Anonimize um documento Word que a IA vai ler

Para anonimizar um documento Word antes de o pôr numa IA, trabalhe numa cópia e faça sete coisas por esta ordem: aceite todas as alterações registadas, elimine os comentários, substitua os nomes e os números por marcadores, reveja cabeçalho, rodapé, notas de rodapé e caixas de texto, procure texto oculto, passe o Inspetor de Documentos e, no fim, procure outra vez o apelido do cliente. Se o apelido ainda aparecer, o documento não está pronto.

A ordem importa porque um .docx não é uma folha de papel. É um pacote de ficheiros, e o corpo que se lê no ecrã é só um deles. Montámos um requerimento de prova com dados inventados e o apelido da cliente ficou lá dentro nove vezes, em cinco partes diferentes do ficheiro.

Este guia é sobre esse pacote, com os menus do Word em português de Portugal tal como a Microsoft os escreve. Os metadados do ficheiro (autor, empresa, datas) são outro assunto e ficam para outra página. A lista de dados a tirar, também: aqui interessa onde se escondem.

Anonimizar um documento Word em sete passos, antes de o carregar

Cada passo tem a sua secção mais abaixo; o primeiro e o último são os que mais se saltam.

1. Guarde uma cópia. Em Ficheiro, Guardar Como, com outro nome. Tudo o que se segue faz-se na cópia.
2. Aceite as alterações. No separador Rever, em Controlo, abra a lista Aceitar e escolha Aceitar Todas as Alterações.
3. Elimine os comentários. No separador Rever, a seta junto a Eliminar dá Eliminar Todos os Comentários no Documento.
4. Substitua nomes e números. Página Inicial, Editar, Substituir, ou Ctrl+H, uma forma de cada vez.
5. Reveja o que não é corpo. Cabeçalho, rodapé, notas de rodapé, caixas de texto, tabelas e objetos incorporados.
6. Passe o Inspetor de Documentos. Ficheiro, Informações, Verificar Existência de Problemas, Inspecionar Documento.
7. Procure o apelido outra vez. Se aparecer, volte ao passo 4.

Os passos 2, 3 e 6 tiram camadas do documento. Os passos 4 e 5 tiram o que está escrito. São trabalhos diferentes, e o erro mais comum é fazer só um deles. Quem trata processos de clientes todos os dias encontra a mesma lógica no guia dos campos a retirar de uma peça processual, que parte do segredo profissional; aqui parte-se do ficheiro.

Uma nota sobre a palavra. Trocar um nome por um marcador que depois se repõe é, em linguagem do RGPD, pseudonimizar, não anonimizar. A diferença tem consequências, e o guia de pseudonimização e anonimização trata-a por inteiro. Usamos «anonimizar» no título porque é a palavra que se escreve no Google.

Onde um Word guarda o nome do cliente sem o mostrar

Para saber onde o nome fica, montámos à mão um .docx com dados inventados, com os números a começar por zero para não coincidirem com os de ninguém: uma minuta de requerimento em nome de Albertina Morgado Seixas, com NIF, morada em Almada, um cônjuge, um telemóvel e um número de processo. Depois espalhámos o apelido pelos sítios onde um documento de escritório o costuma ter sem que ninguém repare.

9vezes o apelido dentro do ficheiro

5partes do .docx onde aparece

1vez na frase principal do corpo

Um .docx é, por dentro, um ficheiro ZIP. Lá dentro, o corpo do documento é um ficheiro, o cabeçalho é outro, o rodapé outro, as notas de rodapé outro e os comentários outro. Contámos as ocorrências em cada um, separando o texto normal, o texto eliminado com o registo de alterações e o texto formatado como oculto.

Onde estava	O que lá ficou	Como se vê no Word
Corpo	Nome completo, NIF, morada	Na página
Alteração registada	«Albertina M. Seixas, casada com Celso Mendes Seixas» e o NIF dele, eliminados	Marcado como eliminado; nada na vista Sem Marcações
Formatação e desenho	O cônjuge rasurado, o NIF com realce preto e um retângulo preto por cima da linha	Riscado, ou uma barra preta
Caixa de texto	«a Sra. Seixas paga em prestações»	Numa caixa à parte
Texto oculto	Telemóvel e correio eletrónico	Não se vê
Cabeçalho, rodapé, nota	Processo com o apelido, «Preparado para», a declaração de IRS	No topo, no fundo, na nota
Comentário	«Confirmar com a D. Albertina Seixas; tel.»	Na margem

Fonte: contagem própria sobre o ficheiro de prova; nenhum destes dados pertence a alguém.

Nenhuma destas partes é um truque. São o dia a dia de um documento que passou por três pessoas: a estagiária que escreveu, o colega que corrigiu com o registo de alterações ligado e deixou uma nota na margem, e o modelo do escritório que põe o número do processo no cabeçalho de todas as páginas.

O mesmo ficheiro, lido por dois programas

Quando se carrega um Word numa IA, alguém tem de o transformar em texto. Não sabemos que programa usa cada fornecedor para isso, e não vamos fingir que sabemos. O que se pode medir é o que dois programas comuns tiram do mesmo ficheiro.

Dentro do ficheiro9

LibreOffice 26.8, guardar como texto4

python-docx 1.2, parágrafos2

Das 9 vezes que o apelido está no ficheiro, o LibreOffice 26.8 devolveu 4 e o python-docx 1.2 devolveu 2. O LibreOffice leu o texto eliminado como se fizesse parte da frase, leu o telemóvel oculto e leu o cônjuge rasurado; deixou de fora cabeçalho, rodapé, nota e comentário. A biblioteca python-docx leu o texto oculto e o rasurado e ignorou o eliminado e também o inserido. Nenhum dos dois leu a caixa de texto.

A conclusão prática não é que um programa seja melhor que o outro. É que o resultado muda de um para o outro, e o programa que abre o seu ficheiro do outro lado não é escolhido por si. A única versão segura é a que já não tem o dado em parte nenhuma. Guardar o documento como RTF não muda isto: o RTF leva também o texto oculto, e limpar um RTF antes da IA pede os mesmos passos.

O destino do conteúdo depois disso depende do serviço: veja a política de dados do ChatGPT e o tratamento de dados no Copilot.

Localizar e substituir, e as três formas de um nome lhe escapar

A ferramenta de base é a mesma de sempre. No separador Página Inicial, no grupo Editar, escolha Substituir, ou prima Ctrl+H. Escreva o que procura em Localizar, o marcador em Substituir por, e avance.

Há duas escolhas a fazer antes. Uma é o marcador: escreva algo que a IA entenda como um papel, como [CLIENTE] ou [CÔNJUGE], e não um espaço em branco. Um texto com buracos confunde a resposta, e o guia dos advogados explica porque é melhor substituir do que apagar. A outra é o botão. A Microsoft recomenda Substituir em vez de Substituir Tudo, para rever cada ocorrência antes da troca.

A distinção entre maiúsculas e minúsculas é uma opção à parte, em Mais, Respeitar maiúsculas/minúsculas. Para nomes, deixe-a desligada, porque os cabeçalhos e as assinaturas escrevem muitas vezes o apelido todo em maiúsculas.

O apelido sozinho, as iniciais e a senhora do comentário

A primeira forma de escapar é o nome não estar escrito como o procurou. No nosso requerimento, a mesma pessoa aparece de 4 maneiras: Albertina Morgado Seixas no corpo, Albertina M. Seixas no texto que um colega cortou, a Sra. Seixas numa caixa de texto e a D. Albertina num comentário. Procurar o nome completo apanha a primeira e deixa as outras três.

4

A ordem que funciona é do mais longo para o mais curto: nome completo, nome com a inicial do meio, apelido sozinho, nome próprio sozinho. Se começar pelo apelido, a troca parte o nome completo e deixa «Albertina Morgado [CLIENTE]», que ainda identifica. E no fim, procure o nome próprio: numa carta de escritório, «a D. Albertina» é tão identificativo como o NIF.

O NIF com espaços e sem espaços

A segunda forma é o número. Um NIF pode estar escrito 012345675, 012 345 675 ou 012.345.675, e cada um é uma pesquisa diferente. O mesmo vale para o número de Segurança Social, para o Cartão de Cidadão e para o IBAN, que se escreve quase sempre em grupos de quatro. A carta de condução tem o seu próprio número, e a cópia trata-se como a do cartão: tapada e com marca de água.

Há ainda um problema que não é do Word. Nove algarismos também são um telemóvel, e um NIF não se distingue de um número de telefone pela forma, como mostra o guia do contabilista sobre o NIF e o telefone fixo. Por isso, quando procura por padrão, tem de olhar para cada ocorrência.

Carateres universais para apanhar números

Para procurar por padrão, abra Ver, Painel de Navegação, a lupa, Definições e Localizar Avançado & Substituir, e ative a caixa Utilizar carateres universais. A Microsoft publica a tabela completa; com três dos seus carateres, os parênteses retos, o hífen dentro deles e as chavetas, montam-se três padrões úteis num escritório.

Procura	Escreva em Localizar	Apanha também
NIF ou telemóvel escrito seguido	[0-9]{9}	Os primeiros nove algarismos de números mais longos, como o NISS
NIF em grupos de três	[0-9]{3} [0-9]{3} [0-9]{3}	Telemóveis escritos em grupos
Nome com ou sem inicial	Albertina*Seixas	Tudo o que estiver entre os dois nomes na mesma pesquisa

Fonte: padrões montados com os carateres da tabela da Microsoft; confirme cada ocorrência antes de substituir.

A última linha merece cuidado. O asterisco apanha uma cadeia de carateres, e pode apanhar muito mais do que o nome se entre um Albertina e um Seixas houver outras palavras. Use-o com Localizar Seguinte, nunca com Substituir Tudo.

No Word para a Web, só a pesquisa básica

Muitos escritórios abrem os documentos no navegador, dentro do Microsoft 365. A Microsoft escreve que o Word para a Web permite localizar e substituir texto básico, respeitar maiúsculas e minúsculas e procurar palavras inteiras, e remete as opções mais variadas para o Word de ambiente de trabalho. Os carateres universais da tabela acima ficam, portanto, do lado da aplicação instalada. Para um documento que vai sair para uma IA, abra-o no Word do computador, que é a versão a que se referem os caminhos de menu deste guia.

Alterações e comentários, antes de tapar

Na cópia, aceite todas as alterações registadas e elimine todos os comentários antes de substituir os nomes, e repita no fim: uma troca feita com o registo ligado fica ela própria registada, com o nome antigo lá dentro. Mudar para a vista Sem Marcações não chega, porque só esconde, e no nosso requerimento a frase cortada continuava no ficheiro. Os caminhos no Windows, no Mac e na Web estão no guia para remover alterações controladas e comentários no Word.

Os comentários levam o nome de quem os escreveu, e uma política de utilização de IA pode fixar que nenhum documento saia com eles. Se o documento já seguiu para uma IA com estas camadas dentro, veja quando notificar a CNPD.

Cabeçalhos, rodapés, notas de rodapé e caixas de texto

O cabeçalho é o sítio mais traiçoeiro, precisamente porque está em todas as páginas e ninguém o lê. Os modelos de escritório põem lá o número do processo, o nome do cliente, a referência interna. O rodapé traz muitas vezes «Preparado para» e um endereço de correio. As notas de rodapé guardam a fonte do dado, e a fonte é quase sempre um documento com nome: no nosso caso, a declaração de IRS da cliente.

Para cada um, a verificação é manual. Faça duplo clique no cabeçalho para o editar e leia-o. Faça o mesmo com o rodapé, e repita se o documento tiver secções com cabeçalhos diferentes, como é comum em peças com anexos. Percorra as notas de rodapé no fim de cada página.

As caixas de texto são desenhos com texto dentro: procure-as pelas bordas, porque nenhum dos dois programas que testámos as leu, e isso não quer dizer que outro não leia. Nos cartórios, onde a minuta passa por várias mãos antes da escritura, o guia sobre o sigilo profissional do notário explica que a minuta já está coberta pelo sigilo antes da escritura, cantos incluídos.

O que o Inspetor de Documentos faz ao cabeçalho

O Inspetor de Documentos tem uma linha chamada Cabeçalhos, rodapés e marcas de água. A Microsoft escreve que localiza e remove as informações nos cabeçalhos e nos rodapés do documento. Remove, não substitui: o que lá estava desaparece. Se o documento precisa do cabeçalho para fazer sentido, edite-o à mão e desmarque essa linha no Inspetor.

A Microsoft recomenda vivamente correr o Inspetor numa cópia do documento original, porque nem sempre é possível restaurar o que ele remove, nem com Anular. É mais uma razão para o passo 1.

Texto oculto, texto branco e o que o Inspetor não vê

O texto oculto é um efeito de tipo de letra, como o negrito. Quem o usa costuma pô-lo em notas para si próprio, em dados de que o modelo precisa e a versão impressa não, ou em versões antigas de um parágrafo. No ecrã não aparece. No nosso ficheiro, era o telemóvel e o correio eletrónico da cliente, e os dois programas de extração leram-nos como texto normal.

Para o ver, vá a Ficheiro, Opções, Apresentação e ative Texto oculto; a Microsoft descreve que o Word passa a mostrá-lo com uma linha pontilhada por baixo. Depois apague-o ou substitua-o como qualquer outro texto. O Inspetor de Documentos também tem uma linha de Texto Oculto, e remove-o. No PowerPoint, os diapositivos ocultos ficam fora da lista do Inspetor e tiram-se à mão.

O que nenhuma ferramenta automática apanha

A mesma página da Microsoft diz, com todas as letras, duas coisas que o Inspetor não consegue detetar. A primeira é o texto oculto por outros métodos, e o exemplo que dá é o texto branco num fundo branco. A segunda são os objetos tapados por outros objetos.

As duas coisas acontecem em escritórios: uma cláusula pintada de branco para não sair na impressão, um retângulo desenhado por cima de um nome para o «tapar». No nosso ficheiro pusemos quatro destas tentativas de esconder, e comparámos o que se vê na página com o que os dois programas leram.

O que se fez	Na página	No texto extraído
Texto oculto	Não aparece	Lido pelos dois programas
Nome rasurado	Legível, com um traço	Lido pelos dois
NIF com realce preto	Uma barra preta	Lido pelos dois
Retângulo preto desenhado por cima da linha	Nada se lê	A linha inteira, lida pelos dois

Fonte: ficheiro de prova próprio, página gerada pelo LibreOffice 26.8 e texto extraído pelos dois programas, 28-set-2026.

Nenhuma das quatro tira o dado; todas mudam só o aspeto. O rasurado, em particular, engana pelo nome: no Word em português é o traço por cima das letras, segundo a página de formatação de texto rasurado da Microsoft.

Para apanhar o texto branco, selecione tudo com Ctrl+A, mude a cor do tipo de letra para Automático e leia o documento outra vez. Para o que está tapado por um desenho, apague o desenho e trate o texto que aparece por baixo. O mesmo cuidado com o que parece tapado e não está aparece no guia sobre dados sensíveis no papel do escritório, a propósito de recibos e declarações.

Tabelas, campos e objetos incorporados

As tabelas são texto normal, e Localizar e substituir passa por elas. O risco é outro: uma tabela de honorários, de rendas ou de herdeiros tem uma coluna de nomes e outra de NIF, e é fácil tratar a primeira e esquecer a segunda. Leia as tabelas coluna a coluna.

Os campos são texto que o Word calcula: a data, o número da página, o nome do autor, um valor de uma base de dados numa carta em série. A Microsoft nota que, para campos ligados a dados, o Inspetor converte o último valor em texto. Ou seja, o nome que o campo mostrava fica escrito no documento, e tem de ser tratado como qualquer outro nome.

A folha de Excel que vive dentro do Word

Os objetos incorporados são o caso sério. Quando se insere uma folha de Excel num Word como objeto incorporado, a Microsoft explica que ela se torna parte do ficheiro do Word e deixa de fazer parte do ficheiro de origem: o documento passa a levar uma cópia dos dados. Na página pode ver-se só um canto dessa cópia, e o que ela contém ao todo só se sabe abrindo-a.

A folha incorporada edita-se com duplo clique, que abre o Excel dentro do Word. Trate-a como um ficheiro à parte: reveja-a no Excel, ou, se a IA só precisa do que se vê, apague o objeto e cole os valores como tabela simples. Rever no Excel é também mostrar o que um livro guarda em folhas e linhas ocultas.

Um objeto ligado, ao contrário, guarda só a localização do ficheiro de origem, e essa localização é um caminho de pasta que muitas vezes tem o nome do cliente. Os caminhos de pasta são metadados, e ficam para outra página; num gabinete que junta folhas de salários a relatórios, como os contabilistas certificados, vale a pena abrir cada objeto antes de enviar.

Guardar uma cópia e confirmar antes de a carregar

O último passo é o que transforma a lista numa verificação. Com a cópia já limpa, faça três pesquisas com Localizar: o apelido, o nome próprio e os primeiros três algarismos do NIF. Se alguma encontrar alguma coisa, volte atrás. Se nenhuma encontrar, abra o cabeçalho e os comentários uma última vez, porque são as que mais se esquecem.

Depois, pergunte-se se a IA precisa mesmo do documento inteiro. Muitas vezes a tarefa é resumir duas páginas de quarenta, ou melhorar a escrita de uma cláusula. Enviar só o trecho necessário reduz o problema a um parágrafo que se relê de uma vez, e é o que pede o RGPD no seu artigo 5.º, quando manda minimizar: dados limitados ao que é necessário para a finalidade.

1. Localizar ainda encontra o apelido, o nome próprio ou o início do NIF?

   SimVolte ao passo 4 e substitua o que falta.

2. O cabeçalho, o rodapé ou a margem ainda têm alguma coisa do cliente?

   SimEdite-os à mão, ou aceite e elimine outra vez.

3. A tarefa precisa do documento inteiro?

   NãoEnvie só o trecho necessário.

Se Localizar já não encontra nada e as margens estão limpas, a cópia está pronta a carregar.

O contexto também identifica

Mesmo com a cópia limpa, o contexto pode apontar para a pessoa: a rua, a data de uma escritura, a profissão rara, o valor exato de uma herança. No Parecer/2026/6, n.º 20, a autoridade portuguesa pôs isto numa linha: «a exclusão de identificação direta não equivale a anonimização».

O que isso implica para quem usa IA está desenvolvido no guia sobre pseudonimização, e quem trabalha em saúde tem a versão própria em RGPD na saúde.

A lista de marcadores fica no escritório

Se trocou Albertina Morgado Seixas por [CLIENTE] e Celso Mendes Seixas por [CÔNJUGE], vai precisar de saber isso quando a resposta chegar. Escreva essa correspondência num ficheiro à parte, guardado onde guarda o processo, e nunca na mesma conversa nem na cópia que carregou. Essa lista é, sozinha, o que volta a pôr os nomes no texto; se viajar com o documento, a troca não serviu de nada. Numa peça com dez intervenientes, numere os marcadores ([TESTEMUNHA_1], [TESTEMUNHA_2]) em vez de os repetir, para que a resposta da IA ainda se possa ler.

Um Word tapado pelo Nonimo, antes e depois

O Nonimo faz a parte de substituir. Na app, arrasta-se um documento para a janela e obtém-se o texto com os dados tapados, pronto a colar na IA, e uma cópia tapada do documento, sem que o ficheiro saia do computador. Um Word volta como o mesmo Word, tapado também no título e nas propriedades. Os nomes passam a marcadores, e é a app que repõe os valores quando a resposta volta. A ferramenta por cima deste guia devolve-lhe o mesmo Word com os dados tapados, e tem o seu próprio aviso de privacidade. Este é o texto do nosso requerimento tapado pela app:

ANTES   Exma. Senhora Albertina Morgado Seixas, NIF 012 345 675, residente na
        Rua das Amoreiras Velhas, 0, 3.º Esq., em Almada.
        Contacto: telemóvel 000 000 000, albertina.seixas@example.com

DEPOIS  Exma. Senhora [PESSOA_1], NIF [REFERENCIA_1], residente na
        Rua [MORADA_1], 3.º Esq., em Almada.
        Contacto: [CAMPO_FICHA_1], [E-MAIL_1]

Na app, os dados do cliente não saem do seu computador; o detalhe está em Segurança.

Fontes

Verificadas a 28 de setembro de 2026.

• Microsoft Support, Localizar e substituir texto no Word. O caminho Página Inicial, Editar, Substituir; Ctrl+H; Respeitar maiúsculas/minúsculas; a recomendação de Substituir em vez de Substituir Tudo; Utilizar carateres universais e a tabela de carateres ([ ], [-], { n}, *).
• Microsoft Support, Aceitar ou rejeitar alterações registadas no Word. A frase citada sobre a vista Sem Marcações; o caminho Rever, Controlo, Aceitar Todas as Alterações.
• Microsoft Support, Inserir, eliminar ou alterar um comentário. Eliminar Todos os Comentários no Documento, na seta junto a Eliminar (página escrita para o Word para Mac).
• Microsoft Support, Remover dados ocultos e informações pessoais através da inspeção de documentos. O caminho até Inspecionar Documento; as linhas do Inspetor e o que remove; a recomendação de o correr numa cópia; o texto branco num fundo branco e os objetos tapados, que não deteta; os campos ligados a dados convertidos em texto.
• Microsoft Support, Opções do Word (Visualizar). O caminho Ficheiro, Opções, Apresentação; a opção Texto oculto e a linha pontilhada.
• Microsoft Support, Aplicar ou remover formatação de texto rasurado. Rasurado como formatação do texto.
• Microsoft Support, Objetos ligados e objetos incorporados. O objeto incorporado torna-se parte do ficheiro do Word; o ligado guarda a localização do ficheiro de origem; o duplo clique abre o Excel.
• Regulamento (UE) 2016/679, RGPD. Artigo 4.º, n.º 5, pseudonimização; artigo 5.º, n.º 1, alínea c), minimização dos dados.
• CNPD, Parecer/2026/6. Processo PAR/2025/85, n.º 20: a exclusão de identificação direta não equivale a anonimização.
• Ficheiro de prova próprio. Requerimento .docx com dados inventados, escrito à mão em WordprocessingML, 28 de setembro de 2026; contagem parte a parte e extração com LibreOffice 26.8 (guardar como texto) e python-docx 1.2. O antes e depois do Nonimo foi medido com o texto do mesmo requerimento.