Anonimize dados no Excel antes de os passar à IA

Para anonimizar dados no Excel antes de os enviar para uma IA, trabalhe numa cópia do livro e siga esta ordem: mostre todas as folhas, linhas e colunas ocultas, elimine as colunas de que a IA não precisa, troque os nomes por códigos com a lista de correspondência guardada noutro ficheiro, apague comentários e notas, reveja cabeçalhos e nomes dos separadores e passe o Inspetor de Documentos. Ocultar uma coluna não a tira do ficheiro.

A razão cabe numa linha: o que o ecrã mostra é uma vista do livro, não o livro. Montámos uma folha de prova com três dados escondidos de três maneiras e lemo-la com dois programas que nada têm em comum. Os dois devolveram os três dados em texto corrido.

3dados escondidos no livro, de três maneiras

3dados no texto que os leitores tiraram

2programas de leitura, independentes um do outro

Este guia fica pelo que é próprio de uma folha de cálculo, e usa os nomes dos menus que aparecem no Excel instalado em Portugal. O autor, as datas e as outras propriedades do livro são metadados, com guia à parte, e a pergunta sobre quais dados contam como pessoais também. Aqui interessa onde o Excel guarda os dados sem os mostrar, e como se tiram.

Quanto ao verbo: substituir um nome por um código reversível chama-se, em rigor, pseudonimizar, e a fronteira com a anonimização tem efeitos práticos. Escrevemos «anonimizar» porque é esse o verbo que as pessoas põem na pesquisa.

Como anonimizar dados no Excel: oito passos numa cópia do livro

A ordem conta: primeiro vê-se tudo, depois tira-se o que sobra e, no fim, confirma-se.

1. Guarde uma cópia. Guardar Como, com um nome novo; o original fica intacto, porque há remoções que Anular não desfaz.
2. Mostre o que está oculto. Folhas, linhas e colunas, e as células que parecem vazias mas não estão.
3. Elimine o que a IA não precisa. Uma coluna de NIF, de telemóvel ou de morada que não serve para a pergunta elimina-se inteira; ocultá-la não conta.
4. Troque nomes por códigos. Uma coluna de códigos no lugar da coluna de nomes, e a lista que liga uns aos outros guardada noutro livro.
5. Apague comentários e notas. Um a um, pelo menu de cada célula, ou todos de uma vez com o Inspetor.
6. Reveja o que não é célula. Cabeçalho e rodapé, nomes dos separadores, tabelas dinâmicas e ligações a outros livros.
7. Passe o Inspetor de Documentos. Está em Ficheiro, no painel Informações, dentro de Verificar Existência de Problemas.
8. Procure outra vez. Com Localizar, dentro do livro inteiro, procure o apelido de um cliente e um NIF; se aparecer, volte ao passo 3.

Os passos 2 e 8 são os que a pressa corta primeiro, e são eles que dizem se o trabalho ficou feito. Num gabinete de contabilidade, onde os mapas de clientes passam de mão em mão durante meses, é fácil um livro chegar ao fim do ano com uma coluna ou uma folha escondida por alguém que já não se lembra porquê.

Ocultar não é apagar: um livro de prova lido por dentro

Para ver o que um Excel leva sem mostrar, montámos um livro com dados inventados, incluindo um NIF começado por 0, que não pertence a ninguém. Na folha Resumo, a linha de um segundo processo ficou oculta. Na coluna do contribuinte aplicámos o formato personalizado ;;;, que deixa a célula com ar de vazia. E os contactos de uma terceira pessoa foram para uma segunda folha, Contactos, marcada como oculta.

Depois lemos o ficheiro com dois programas que não partilham código: o leitor de documentos do Nonimo e a biblioteca pandas, que é a que um ambiente de Python usa para abrir um .xlsx. Devolveram o mesmo. Este é o texto que o primeiro tirou do livro, tal como saiu, com as colunas separadas por tabulações:

Processo	Responsável	Contribuinte	Horas
Processo A	Inês Vasconcelos Paiva	012 345 675	12
Processo B	Hernâni Pacheco Veloso	Sem NIF	7
Nome	Email
Marta Correia Lobo	marta.lobo@example.com

No ecrã, quem abrisse este livro via uma linha de dados, uma coluna em branco e um só separador. No texto está tudo: o segundo processo, o NIF, a terceira pessoa e o seu email. É o mesmo defeito de um PDF tapado com um retângulo preto, por outro caminho: o que se tapa à vista continua no ficheiro.

A folha oculta e a folha muito oculta

A Microsoft não esconde para que serve ocultar uma folha. Na página de ajuda em português, escreve que os dados em folhas ocultas não estão visíveis, mas podem continuar a ser referenciados a partir de outras folhas e livros. É uma arrumação, não um cofre. Por dentro do ficheiro, a folha Contactos do nosso livro é igual à folha Resumo, com uma única diferença: uma marca de estado a dizer oculta.

Há um segundo grau. Uma folha pode ficar no estado xlSheetVeryHidden, o que em regra só se faz por código VBA, e aí a Microsoft avisa que o comando Mostrar não a apresenta. Quem abre o livro não tem como saber que ela existe. Fizemos um livro assim, com uma folha de notas internas, e a biblioteca pandas devolveu-a inteira, com nome e email, ao lado da folha visível.

O formato ;;; e a célula que parece vazia

O terceiro esconderijo é o mais discreto. Com o formato personalizado de três pontos e vírgulas, a Microsoft explica que a célula parece vazia, mas a barra de fórmulas ainda contém o valor. O número não saiu do ficheiro: só deixou de ser desenhado. No nosso livro, o NIF escondido assim saiu inteiro nos dois leitores.

O mesmo vale, de forma mais banal, para qualquer formato. Uma célula que mostra só o ano pode guardar a data completa, e uma que mostra um valor arredondado guarda o número inteiro. E uma fórmula fica no ficheiro com o último resultado que o Excel calculou ao lado, pronto para quem o ler. O que conta é o que está guardado, não o que está desenhado.

Carregar a folha de cálculo leva o livro inteiro

Quando se carrega um .xlsx no ChatGPT, vai o ficheiro, não a vista. A OpenAI explica no seu centro de ajuda que, para tarefas de análise de dados, o ChatGPT recorre a código Python, que ele mesmo gera e executa, sobre os ficheiros disponíveis na sessão, e o .xlsx é um dos formatos aceites. Um programa que abre um .xlsx lê o ficheiro, e foi assim que a pandas chegou à folha oculta no nosso teste.

Não sabemos que folhas o código de cada assistente decide ler em cada pedido, e não o afirmamos. Sabemos que estão todas lá dentro. Para onde vão os dados depois, quanto tempo ficam e se entram no treino de modelos são perguntas de outra natureza, respondidas com as fontes de cada fornecedor no guia do ChatGPT e no do Copilot.

Copiar um intervalo e colá-lo no chat é outro caminho, e também não é tão limpo como parece. A Microsoft escreve que, por predefinição, o Excel copia células ocultas ou filtradas além das visíveis, e noutra página descreve um comportamento diferente quando se cola noutra aplicação. Não testámos isto num Excel real. Em vez de confiar na predefinição, antes de copiar selecione só as células visíveis, ou, melhor ainda, não deixe nada oculto para copiar.

Mostrar folhas, linhas e colunas ocultas antes de apagar

Pode parecer contraditório mostrar o que se quer tirar, mas é a única maneira de decidir com os olhos abertos. A Microsoft avisa que remover linhas, colunas ou folhas ocultas com dados pode alterar os resultados de fórmulas do livro, e recomenda mostrá-las e rever o conteúdo antes de as remover. Uma folha oculta pode ter os cálculos de que o resumo depende.

O que está oculto	Como se nota	Como se mostra
Uma folha	O separador não aparece em baixo	Botão direito num separador, Mostrar, e escolher na lista
Uma folha muito oculta	Nem na lista Mostrar aparece	Só por código; pergunte a quem fez o livro
Linhas ou colunas	Uma linha dupla entre os cabeçalhos	Selecionar as vizinhas, botão direito, Mostrar
Um valor com ;;;	A célula parece vazia, a barra de fórmulas não	Formatar Células, Número, categoria Geral

Fonte: Microsoft Support em português, páginas sobre folhas, linhas e colunas e valores de células ocultos.

Na página de ajuda sobre folhas, a Microsoft indica também o caminho pelo friso: no separador Base, grupo Células, Formatar, Visibilidade, Ocultar e Mostrar, Mostrar Folha. Serve quando o menu de contexto não aparece, e dá a mesma lista.

Ir Para Especial, para encontrar o que falta

Numa folha grande, uma coluna oculta entre a CZ e a DB passa facilmente. A Microsoft sugere um truque: Ctrl+G, Especial, Só células visíveis, e OK. O Excel seleciona tudo o que se vê, e as margens junto a linhas e colunas ocultas ficam marcadas com um limite branco, o que as denuncia.

Com tudo à vista, a pesquisa faz o resto. Em Localizar, abra as Opções e escolha procurar dentro do Livro, e não só da Folha; a mesma caixa deixa procurar em Valores, em Notas ou em Comentários. Um apelido que só aparece numa nota não se encontra a procurar nos valores.

Os filtros também escondem linhas, e a Microsoft lista os filtros ativos entre as coisas que podem fazer com que dados ocultos fiquem guardados no livro: limpe-os antes. Nas peças processuais que um advogado prepara, o equivalente é procurar o número do processo; aqui é procurar o apelido e o NIF.

Comentários, notas, cabeçalho e o nome do separador

O Excel de hoje tem duas coisas diferentes com nomes parecidos. Os comentários têm uma caixa Responder e servem para conversar sobre os dados; as notas, que a Microsoft diz que antes se chamavam comentários, são lembretes presos a uma célula. Os dois guardam texto livre, e é aí que aparecem frases como «ligar à cliente sobre a fatura de março», com o nome dela.

Comentário

Tem caixa Responder e junta uma conversa. O nome de quem o escreveu não se remove nem se altera.

Nota

É um lembrete preso à célula, o antigo comentário. O nome que leva pode ser mudado ou tirado.

O nome de quem comentou fica agarrado ao comentário

Há um pormenor que costuma escapar. Na tabela em que a Microsoft compara as duas funcionalidades, os comentários por tópicos não deixam remover nem alterar o autor; nas notas, o nome pode ser mudado ou tirado. Um livro com comentários leva, por isso, os nomes dos colegas que os deixaram, além dos dados dos clientes. No Word, onde os comentários também guardam o autor, eliminá-los todos de uma vez é um passo à parte das alterações registadas.

Para os apagar um a um, abra o menu de contexto da célula e escolha Eliminar Comentário ou Eliminar Nota. Para os rever todos, o painel Comentários percorre a folha e, no fim da lista, Ver mais comentários salta para a folha seguinte. Num livro com muitos, é mais rápido deixar o Inspetor fazer a limpeza, que tem uma linha própria para Comentários e Anotações. No Word a lógica é parecida, e o guia do documento Word trata dos comentários de lá.

O cabeçalho e o rodapé só se veem na vista de Esquema de Página ou na pré-visualização de impressão, e é lá que muitas vezes se põe o nome do cliente ou o número do processo, para sair em cada página impressa. O Inspetor tem uma verificação para Cabeçalhos e Rodapés.

Os separadores são outro caso: o Excel chama-lhes Folha1, Folha2 e por aí adiante, mas é comum alguém lhes dar o nome de um cliente. Mude-o com duplo clique no separador. Quanto ao autor do livro e às restantes propriedades, isso já são metadados.

Tabelas dinâmicas, ligações externas e dados em cache

Uma tabela dinâmica parece um resumo, e é-o no ecrã. Mas a Microsoft inclui as Tabelas Dinâmicas, os Gráficos Dinâmicos, as segmentações de dados e as linhas cronológicas entre os itens que podem guardar dados em cache no livro, sem estarem visíveis. O resumo que se vê pode ter quatro linhas e a cópia guardada ter as quatrocentas de origem.

Quando basta o resumo, o caminho mais limpo é copiar a tabela dinâmica e, num livro novo, usar Colar Especial com a opção de colar só os valores. O que chega ao livro novo são os números que se viam, sem a estrutura por trás. Numa clínica que resume consultas por médico ou por especialidade, esta é a diferença entre enviar uma contagem e enviar a lista dos doentes.

As ligações externas têm um problema do mesmo género. Quando uma fórmula vai buscar valores a outro livro, a Microsoft explica que os nomes das folhas de onde vêm os dados ficam guardados com o livro, embora não se vejam. Se a folha de origem tiver o nome de um cliente, esse nome acaba dentro de um livro que nunca o escreve numa célula.

Aqui o Inspetor tem um limite declarado. As ligações externas, os objetos incorporados, as macros e as caches das tabelas dinâmicas estão na lista de coisas que ele deteta mas não remove automaticamente, porque removê-las pode impedir o livro de funcionar. Mostra-as, e a decisão fica consigo.

Apagar a coluna ou trocá-la por um código

Antes de pensar em códigos, faça a pergunta mais simples: a IA precisa desta coluna? Para «analisa os atrasos de pagamento por mês», precisa das datas e dos valores, não de quem pagou. Nesse caso a coluna dos nomes elimina-se: botão direito no cabeçalho da coluna, Eliminar. O mesmo para o NIF, o telemóvel e a morada, que raramente fazem falta a uma análise.

Às vezes, porém, a pergunta precisa de distinguir pessoas, como em «que clientes pagam sempre tarde». Aí os nomes trocam-se por códigos. Insira uma coluna ao lado da dos nomes e escreva C01, C02 e seguintes, um por cliente. Copie as duas colunas, nome e código, para um livro novo: essa é a lista de correspondência. Na cópia que vai para a IA, elimine a coluna dos nomes e fique só com o código.

Os nomes nem sempre vivem só na sua coluna. Uma coluna de observações, com frases como «pagou depois de falar com o filho, o Rui», leva nomes que a troca não apanha. Para esses, use Localizar e Substituir, no separador Substituir, dentro do Livro, com cada nome e com cada apelido sozinho; ou, se a IA não precisa das observações, elimine a coluna inteira, que é mais seguro.

Quando a resposta voltar a falar de C07, é na lista que se descobre quem é. Os códigos não devem levar nada da pessoa: nem iniciais, nem os últimos algarismos do NIF, nem a ordem alfabética dos apelidos, se a IA puder reconstruí-la. Um número de sequência, atribuído depois de baralhar a ordem das linhas, não diz nada a ninguém.

A tabela de correspondência fica fora do ficheiro

Na definição de pseudonimização, no n.º 5 do artigo 4.º, o RGPD põe uma condição: a informação que permite voltar ao titular tem de ser mantida «separadamente». É essa palavra que decide. Uma lista de correspondência numa folha oculta do mesmo livro viaja com ele, como a folha Contactos viajou no nosso teste.

Guarde a lista num livro próprio, numa pasta a que só quem trata do processo tem acesso, e não a anexe nunca ao mesmo pedido. Com a lista longe, o que a IA recebe continua a ser informação sobre pessoas, mas já não tem como chegar a elas por si.

O que a CNPD pede nas listas de candidatos

A CNPD usou esta mesma técnica como exemplo. Na orientação sobre a disponibilização de dados pessoais em procedimentos administrativos, aprovada a 11 de abril de 2023, escreveu que, nos procedimentos de recrutamento, em regra os interessados não precisam de conhecer a identidade dos outros candidatos, e que se deve assegurar desde o início a pseudonimização dos dados, por exemplo pela sua codificação.

Uma lista de candidatos ordenados é, quase sempre, uma folha de Excel. A recomendação foi escrita para a administração pública e para outro destino, a consulta pelos interessados, mas a técnica coincide com a deste guia: o código na folha que sai, e o nome guardado em casa. Nas organizações com processos de recrutamento, o livro que se prepara para os candidatos é um bom ponto de partida para o que se prepara para uma IA.

A coluna que identifica sem ser um nome

Apagar as colunas de nome, NIF e contacto não garante que a folha deixou de apontar para alguém. O RGPD considera identificável a pessoa que possa ser identificada direta ou indiretamente, por um identificador ou por elementos próprios da sua identidade. Numa folha, isso acontece quando várias colunas inofensivas, juntas, só deixam uma hipótese: a data de nascimento, o código postal e o cargo, por exemplo.

Aponta para uma pessoa

Data de nascimento completa, código postal completo e «diretora financeira», numa empresa com uma só diretora financeira.

Já não aponta

Faixa de idade de cinco anos, só o distrito e «direção», o suficiente para a análise que se pediu.

Há um teste que se faz no próprio Excel. Ligue os filtros e filtre as combinações de colunas que sobraram, uma de cada vez. Se uma combinação devolve uma única linha, essa linha é de uma pessoa, e quem conheça a empresa sabe de quem. A solução é generalizar: trocar a data pela faixa de idade, o código postal pelo distrito, o cargo pela área. Em equipas pequenas, às vezes basta uma coluna para identificar.

A ideia dos quase-identificadores é geral, e está desenvolvida, com exemplos portugueses, no guia dos dados a retirar. O que a folha de cálculo acrescenta é a facilidade do cruzamento: está tudo em colunas, pronto a filtrar, para si e para quem receber o ficheiro. Numa imobiliária, a morada do imóvel e a data da escritura fazem o mesmo papel que o nome.

O Inspetor de Documentos no Excel, e o que deixa ficar

Chega-se lá como nas outras aplicações do Office: no separador Ficheiro abre-se Informações, e em Verificar Existência de Problemas escolhe-se Inspecionar Documento. Escolhem-se as verificações, carrega-se em Inspecionar e, ao lado de cada resultado, em Remover Tudo. A Microsoft recomenda vivamente fazê-lo numa cópia, porque a remoção nem sempre se desfaz com Anular. No Word o Inspetor tem outras verificações, e o guia de metadados mostra o que ele faz às propriedades de um documento.

Encontra e remove	Encontra, mas não remove sozinho
Comentários e anotações	Ligações externas a outros livros
Cabeçalhos e rodapés	Ficheiros e objetos incorporados
Linhas e colunas ocultas, com exceções	Macros e código VBA
Folhas ocultas	Tabelas e gráficos dinâmicos com cache
Propriedades do documento	Filtros, cenários e nomes ocultos

Fonte: Microsoft Support, «Remover dados ocultos e informações pessoais através da inspeção de documentos, apresentações ou livros».

As exceções da primeira coluna estão escritas pela Microsoft: as linhas e colunas ocultas que fazem parte de um cabeçalho de tabela, de uma lista ou de uma tabela dinâmica não são removidas, e são mostradas. E num livro guardado como livro partilhado, as verificações de comentários, de propriedades e de cabeçalhos e rodapés não se podem usar; é preciso copiar o livro e anular a partilha primeiro.

O mais importante é o que não está em nenhuma das duas colunas. O Inspetor trata do que está escondido; não mexe no conteúdo das células que se veem. A coluna A com os nomes dos clientes sai do Inspetor exatamente como entrou. Por isso ele é o sétimo passo, e não o primeiro: só limpa bem um livro que já foi limpo à mão.

O Nonimo com uma folha de Excel: o texto tapado, pronto a colar

A troca de nomes e números é o trabalho do Nonimo. Selecione o Excel no Finder, num Mac, ou no Explorador de Ficheiros, no Windows, e carregue na tecla do Nonimo: na área de transferência fica o texto da folha, com os dados já tapados, para colar na IA. Se largar o livro na janela da app, vê o texto tapado e pode descarregar uma cópia tapada no mesmo formato; no Mac, a janela para a guardar abre na pasta do original. Quando colar de volta a resposta, os nomes regressam.

O Nonimo lê as linhas ocultas e, em cada célula, o valor que o Excel guardou, e não a fórmula. Este é um livro de prova com uma linha oculta e uma coluna calculada, tratado pelo Nonimo:

Nome	NIF	Telemóvel	Total com IVA (€)
Inês Vasconcelos Paiva → [PESSOA_1]	012 345 675 → [CAMPO_FICHA_1]		1537.5 → 1537.5
Hernâni Pacheco Veloso → [PESSOA_2]		000 000 000 → [CAMPO_FICHA_2]	1020.9 → 1020.9
Marta Correia Lobo → [PESSOA_3]			510.45 → 510.45

Antes e depois de cada célula, lidos da saída do Nonimo; na área de transferência fica texto separado por tabulações. A linha do meio estava oculta, e a última coluna era uma fórmula.

Para um .xls antigo, guarde-o antes como .xlsx. Os dados do cliente não saem do seu computador; o detalhe está em Segurança.

Fontes

Verificadas a 28 de setembro de 2026.

• Microsoft Support, Ocultar ou Mostrar folhas de cálculo. Os dados em folhas ocultas podem continuar a ser referenciados; o caminho pelo botão direito e pelo separador Base; as folhas xlSheetVeryHidden, que o comando Mostrar não apresenta.
• Microsoft Support, Ocultar ou mostrar linhas ou colunas. A linha dupla que indica o que está oculto; Mostrar pelo botão direito.
• Microsoft Support, Localizar células ocultas numa folha de cálculo. Ctrl+G, Especial, Só células visíveis, e o limite branco junto ao que está oculto.
• Microsoft Support, Mostrar ou ocultar valores de células. O formato personalizado de três pontos e vírgulas; a célula parece vazia e a barra de fórmulas mantém o valor (página escrita para o Excel para Mac).
• Microsoft Support, Copiar apenas células visíveis e Mover ou copiar células, linhas e colunas. A predefinição de copiar células ocultas ou filtradas; o comportamento diferente descrito para colar noutra aplicação; Colar Especial.
• Microsoft Support, A diferença entre comentários por tópicos e notas e Inserir comentários e notas no Excel. As notas como antigos comentários; o nome de quem comenta, que não se remove nos comentários por tópicos; Eliminar Comentário, Eliminar Nota e o painel Comentários.
• Microsoft Support, Mudar o nome de uma folha de cálculo e Localizar ou substituir texto e números numa folha de cálculo. Os nomes Folha1, Folha2 por predefinição e o duplo clique no separador; Localizar dentro do Livro e em Valores, Notas ou Comentários.
• Microsoft Support, Remover dados ocultos e informações pessoais através da inspeção de documentos, apresentações ou livros. O caminho até Inspecionar Documento e a recomendação de usar uma cópia; o que remove e as exceções das linhas ocultas; as caches das tabelas dinâmicas, as ligações externas e o que deteta sem remover; os filtros; o livro partilhado.
• OpenAI, Data analysis with ChatGPT e File Uploads FAQ. Para análise de dados, o ChatGPT gera e executa código Python sobre os ficheiros da sessão; o .xlsx entre os formatos aceites.
• CNPD, Orientação relativa à disponibilização de dados pessoais tratados no âmbito de procedimentos administrativos. Aprovada a 11 de abril de 2023; ponto 13, a pseudonimização por codificação nos procedimentos de recrutamento.
• Regulamento (UE) 2016/679, RGPD. Artigo 4.º, n.º 1, pessoa identificável direta ou indiretamente; artigo 4.º, n.º 5, pseudonimização com informações mantidas separadamente.
• Livros de prova próprios. Ficheiros .xlsx com dados inventados, gerados a 28 de setembro de 2026 com openpyxl 3.1.5; lidos com o leitor de documentos do Nonimo e com pandas 2.3.3.