Anonimiza un Excel antes de subirlo a la IA

Para anonimizar datos en Excel antes de subir la hoja a una IA, borrar la columna de nombres que tienes delante se queda corto. Además de lo visible, un .xlsx guarda las hojas ocultas, las filas y columnas ocultas, las notas con el nombre de quien las escribió, el valor de cada celda aunque su formato la pinte en blanco y, si tiene tablas dinámicas, su propia copia de los datos de origen.

El recorrido, en resumen: duplicar el libro, sacar a la luz lo escondido, borrar lo que sobra, cambiar los nombres por códigos con la lista de equivalencias en otro sitio, repasar las columnas que identifican sin nombre y cerrar con Inspeccionar documento. Qué hace luego cada proveedor con el archivo lo cuenta, para ChatGPT, nuestra guía sobre qué guarda OpenAI.

Si has buscado cómo anonimizar un Excel, habrás visto sobre todo fórmulas para enmascarar una columna. Resuelven lo que se ve en la celda; esta guía va de lo que el archivo lleva además, y del orden en que se quita.

Una hoja de cálculo casi nunca lleva los datos de una persona: lleva los de toda una plantilla o toda una cartera de clientes. En febrero de 2025, la AEPD cerró un procedimiento contra Ibermutua por un Excel semanal que la mutua enviaba a empresas y asesorías con los datos de sus trabajadores. Un error de programación hizo que cada envío arrastrara los ficheros de los destinatarios anteriores.

3.395

Eran 3.395 personas, y en esos ficheros iban el nombre, el NIF o NIE, el número de afiliación y datos de las bajas. La multa, de un millón de euros por infringir el 5.1.f) del RGPD, quedó en 600.000 al pagar voluntariamente y reconocer la responsabilidad. El caso no tiene nada que ver con la IA. Lo que deja es una lección de formato: el archivo llevaba mucha más gente de la que su remitente creía.

Anonimizar datos en Excel: lo que la hoja guarda aunque no se vea

Un .xlsx no es una hoja, sino un paquete comprimido con varios ficheros dentro. Uno dice qué hojas tiene el libro y en qué estado está cada una; cada hoja vive en su propio fichero, con sus filas y columnas ocultas marcadas como tales; las notas van en otro. Excel lo junta todo y te enseña una parte. El resto sigue dentro del archivo que vas a subir.

Si trabajas en una asesoría o gestoría, en un departamento de personal o en cualquier oficina que viva de listados, tus Excel más delicados son justo los que pasan por más manos, y cada mano deja algo escondido.

Un libro de prueba leído sin abrir Excel

Lo hemos probado con el listado de personal de una pequeña empresa inventada, con tres personas y datos que no son de nadie. Y le hemos escondido cosas como las esconde cualquiera: la fila de Lucía, que ya no trabaja allí; la columna del móvil; una observación con un formato que la deja en blanco; una nota de una compañera; una hoja de nóminas oculta y otra hoja muy oculta con apuntes.

Después lo hemos abierto con openpyxl, una biblioteca de Python que lee archivos .xlsx sin tener Excel instalado; es el tipo de programa con el que una herramienta procesa una hoja de cálculo. Esto es lo que se ve en Excel y lo que sacó el lector:

lo escondido	lo que enseña Excel	lo que sacó el lector
la fila de Lucía, oculta	una línea doble entre dos filas	su nombre y su puesto
la columna del móvil, oculta	una línea doble entre dos columnas	000 000 000
una celda con formato ;;;	la celda en blanco	«Reducción de jornada»
una nota en la fila de Óscar	un indicador en la esquina	el texto y su autora, Rocío Almela
la hoja Nóminas, oculta	una pestaña menos	nombre y cuenta bancaria
la hoja Notas, muy oculta	nada, ni en el cuadro Mostrar	una frase con el nombre de Lucía

Prueba nuestra, 28/09/2026, con un libro inventado y la biblioteca openpyxl.

Seis escondites, seis aciertos del lector. Ninguno le costó nada: el programa no sabe lo que es «oculto» en el sentido de Excel, solo lee lo que hay en cada fichero del paquete y te dice, si se lo preguntas, qué estaba marcado como invisible.

Ocultar no es quitar

Microsoft, en su ayuda, viene a decir lo mismo: los datos de una hoja oculta no están visibles, pero otras hojas y otros libros pueden seguir haciendo referencia a ellos. Es decir, siguen ahí. Ocultar es una decisión sobre la pantalla, no sobre el archivo.

Y no es una prueba de laboratorio. Anthropic explica en su ayuda que, para subir un .xlsx a Claude, hay que tener activada la ejecución de código y la creación de archivos, y la documentación de su herramienta de ejecución de código enumera openpyxl entre las bibliotecas que trae instaladas. No decimos que Claude lea así cada libro que le das; decimos que tiene a mano el mismo lector de nuestra prueba, y que tú no eliges cuál usa.

Primero, una copia del libro con todo a la vista

Lo primero es duplicar el libro con otro nombre y no tocar el bueno. Microsoft lo aconseja al hablar de Inspeccionar documento, avisando de que Deshacer puede no devolverte lo quitado, y el consejo sirve para cada paso de esta guía. El libro de verdad sigue en la carpeta del cliente; el duplicado es lo único que sale.

El segundo paso es sacar a la luz todo lo escondido antes de decidir qué se queda. No se puede borrar con criterio lo que no se ve. Y si el libro ya salió tal cual hacia un chat, lo que toca no es esto, sino qué hacer si ya lo has subido.

Qué necesita la IA de ese libro

Antes de limpiar, conviene hacerse una pregunta que ahorra la mitad del trabajo: qué columnas necesita de verdad la IA para lo que le vas a pedir. Si la pregunta es cuántos días de vacaciones le quedan a cada persona, le bastan tres columnas de las siete del listado.

Lo pide el apartado c) del artículo 5 del RGPD, el de la minimización: datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para el fin. Aplicado a una hoja de cálculo, se traduce en algo muy concreto: la copia lleva solo las columnas que la pregunta necesita, y todo lo demás se borra, no se oculta.

Hojas ocultas, y la hoja que el menú no enseña

Para ver las hojas ocultas, pulsa con el botón derecho en cualquier pestaña visible y elige Mostrar. Aparece un cuadro con las hojas ocultas; según la ayuda de Microsoft, puedes seleccionar varias a la vez con la tecla Ctrl y confirmar con Aceptar.

Hay un tercer estado que ese cuadro no enseña. Desde Visual Basic, una hoja se puede marcar como muy oculta, y Microsoft explica que entonces no aparece en el cuadro Mostrar y que la única forma de volver a verla es otra macro. En nuestro libro de prueba, la hoja Notas estaba así, y el lector la sacó con su frase.

Si el libro es tuyo y lo has hecho tú, es raro que tenga una. Si viene de fuera, de un cliente o de una plantilla heredada, no lo sabes. La salida más sencilla no es buscarla: es crear un libro nuevo y pegar en él, como valores, solo las hojas y columnas que la IA necesita. Un libro nuevo no lleva nada que no hayas puesto tú.

Filas y columnas ocultas

Una fila o una columna oculta se delata por una línea doble entre sus vecinas. Para mostrarla, selecciona las filas o columnas de alrededor, pulsa con el botón derecho y elige Mostrar, o haz doble clic en esa línea doble, como indica Microsoft.

Una vez a la vista, decide: si no hace falta, se elimina del duplicado: botón derecho en su número o en su letra, y Eliminar. Ocultarla otra vez no sirve de nada. Microsoft avisa de una consecuencia: si esas filas o columnas tienen datos, quitarlas puede cambiar los resultados de las fórmulas del libro. Por eso conviene, antes, lo del apartado siguiente.

El valor que hay debajo del formato y de la fórmula

Hay celdas que parecen vacías y no lo están. Pasa lo mismo que con el recuadro negro sobre un PDF: lo que la pantalla tapa sigue en el archivo. Con un formato de número personalizado de tres puntos y coma, ;;;, la celda se ve en blanco, pero según Microsoft su valor sigue en la barra de fórmulas. En el libro de prueba, así estaba la observación de Nerea, y el lector la sacó entera.

;;;

Para encontrarlas, selecciona la columna y mira la barra de fórmulas celda a celda, o quita el formato: en la pestaña Inicio, Formato de número, y vuelve a una categoría normal. Lo que aparezca de golpe estaba escondido. Y cuidado con la letra del mismo color que el fondo: Excel no la considera oculta, pero el efecto es el mismo.

Las fórmulas, pasadas a valores

Una fórmula no es un dato: es un camino hacia otro sitio. Una celda que muestra una cuenta bancaria puede estar leyéndola de una hoja oculta, y mientras la fórmula siga ahí, esa hoja es necesaria para que el libro funcione. Si quieres quitar la hoja, primero hay que cortar el camino.

La forma es pegar valores. Selecciona las celdas con fórmulas, Copiar, y al pegar elige Solo valores en las Opciones de pegado. Microsoft avisa de que así la fórmula se quita para siempre y recomienda hacer antes una copia del libro, que ya tienes. A partir de ahí, la celda guarda solo el número o el texto.

Fórmulas que traen el dato de otro libro

Algunas fórmulas apuntan fuera del archivo, a otro libro de tu red o de tu equipo, y a veces el nombre de ese libro ya es un dato: «Nóminas García 2026.xlsx». Para verlos, en la pestaña Datos, Consultas y conexiones, abre Vínculos de libro.

Microsoft da además un truco: en Buscar, con Dentro de en Libro y Buscar en en Fórmulas, busca «.xl» y te enseña cada fórmula que menciona otro archivo de Excel. Desde el panel de vínculos, Romper vínculos convierte esas fórmulas en su valor actual, que es lo que quieres en la copia.

Notas, comentarios y el nombre de quien los escribió

Excel tiene dos cosas que parecen la misma. Los comentarios, en Microsoft 365, son hilos de conversación con respuestas; las notas son las anotaciones de toda la vida, las que antes se llamaban comentarios. Las dos viajan dentro del archivo, y las dos llevan un nombre: según Microsoft, cada comentario se etiqueta con la persona que tenía la sesión iniciada y cada nota con el nombre que figura en las opciones de Excel.

En el libro de prueba, la nota decía que había que renovar el contrato de Óscar, y el lector la sacó con el nombre de su autora, Rocío Almela. Es decir, la nota filtra dos personas: la de la fila y la compañera que la escribió. En un Word pasa lo mismo con los comentarios, que allí se borran todos de una vez desde la pestaña Revisar.

Para quitarlas de una en una, botón derecho en la celda y Eliminar comentario o Eliminar nota. Para encontrarlas todas, Buscar, con Buscar en en Notas o en Comentarios. Ojo con Reemplazar: según Microsoft, en esa pestaña solo se busca en las fórmulas, así que un nombre escrito en una nota no se cambia con Reemplazar todo.

Si alguna nota lleva información que necesitas, pásala a tu propio fichero de notas, nunca al duplicado que vas a subir. Y si tenéis por escrito cómo se usa la IA en la oficina, añadir que ningún libro sale con notas ni comentarios es una frase más.

Encabezados, nombres de hoja, tablas dinámicas y gráficos

El encabezado y el pie de página de una hoja solo se ven, según Microsoft, en la vista Diseño de página, en la vista previa y al imprimir. En la vista normal no se ven, y ahí es donde muchas plantillas ponen el nombre del cliente, la referencia del expediente o la ruta del archivo. Se revisan en Insertar, Encabezado y pie de página.

El nombre de la pestaña es otro dato que se olvida. Una hoja llamada con los apellidos de un cliente dice quién es en cuanto alguien lea la lista de hojas, y cualquier programa que abra el archivo la tiene delante. Se cambia con el botón derecho en la pestaña y Cambiar nombre: «Cliente 1», «Datos», lo que no diga nada.

La tabla dinámica guarda su propia copia

Una tabla dinámica resume datos de otra hoja, y Excel puede guardar con el archivo una copia de esos datos de origen. La opción está en Opciones de tabla dinámica, pestaña Datos, y se llama Guardar datos de origen con el archivo. Microsoft la explica, de hecho, en su guía para reducir el tamaño de los libros.

La consecuencia práctica es que borrar la hoja de origen no garantiza que los datos se vayan. Si para la IA te basta el resumen, copia la tabla dinámica y pégala como valores en el libro nuevo. Lo mismo con los gráficos: enseñan lo que hay en las celdas a las que apuntan, y el nombre de una serie puede ser el de una persona.

Si la IA que vas a usar es Copilot, dentro del propio Excel, qué guarda y para qué depende de la versión que tengas, y qué conserva Copilot según tu licencia se explica aparte. La limpieza de este apartado sirve igual.

Microsoft reconoce además un límite de su propia herramienta: Inspeccionar documento no detecta formas, gráficos, controles, objetos ni imágenes situados en columnas ocultas. Si una columna oculta tiene algo encima, lo ves al mostrarla o no lo ves.

Anonimizar nombres en Excel: códigos y una tabla aparte

Con el libro limpio de escondites queda el contenido: las columnas con nombres, documentos de identidad, carnets de conducir, teléfonos, correos y cuentas. Lo que funciona para los nombres es cambiarlos por un código que siga distinguiendo a cada persona, porque la IA necesita saber que la fila 3 y la fila 40 son la misma trabajadora para sumar sus días o comparar sus pagos.

En el listado de prueba, Nerea Castelló Vidal pasa a ser EMP01, Óscar Ribas Llorente EMP02 y Lucía Ferrándiz Mora EMP03. La lista con esas tres equivalencias se queda en tu equipo; a la IA solo le llegan los códigos.

EMP01

Evita las iniciales, que en una plantilla de veinte personas siguen señalando a una sola, y los asteriscos, porque cuando vuelva la respuesta no podrás saber a quién correspondía cada uno. Para el documento de identidad hay además un criterio de la AEPD y una fórmula que lo aplica a toda la columna, explicados en la guía del DNI con su fórmula de Excel.

La tabla de correspondencias va en otro fichero

La lista que dice qué código es cada persona es la llave de todo, y el sitio donde la guardes decide lo que estás haciendo. Para el RGPD, en la definición de su artículo 4, hay seudonimización cuando los datos ya no pueden atribuirse a una persona concreta sin información adicional, y esa información se guarda aparte, con medidas que impidan la atribución.

Por separado quiere decir en otro fichero, y no en una hoja oculta del mismo libro, que es exactamente donde muchos la dejarían. Si la lista viaja con el Excel, lo que has subido lleva los nombres dentro. Un artículo del blog de la AEPD lo cuenta así: al seudonimizar quedan dos conjuntos de datos, y los dos siguen siendo personales. Lo desarrolla la guía que separa anonimizar de seudonimizar.

Buscar y reemplazar en todo el libro

Para cambiar un nombre por su código, en la pestaña Inicio, Buscar y seleccionar, Reemplazar. En Opciones, pon Dentro de en Libro para que recorra todas las hojas, no solo la que tienes delante. Microsoft distingue Reemplazar, que cambia una aparición cada vez, de Reemplazar todo; con nombres, la primera te enseña casos que no esperabas.

Busca por un apellido solo, sin el nombre de pila, porque en otras hojas la misma persona puede aparecer como «Castelló, N.» o en mayúsculas. Y recuerda lo de antes: Reemplazar no entra en las notas, y tampoco verás así lo que haya en el encabezado.

La columna que identifica sin llevar ningún nombre

Una hoja de cálculo tiene una propiedad que un contrato no tiene: cada fila es una persona. Si quitas el nombre y dejas el puesto, el municipio y la fecha de nacimiento, la fila sigue siendo alguien, y en una empresa pequeña es fácil saber quién.

La AEPD lo trata con tablas de ejemplo en su nota de la k-anonimidad. Separa el dato que señala a alguien por sí mismo, como el nombre completo o el DNI, del que solo lo hace combinado con otros, al que llama cuasiidentificador; entre sus ejemplos están la fecha de nacimiento, el género y el municipio donde vive la persona. Lo que busca es que cada combinación se repita en varias filas, para que ninguna apunte a una sola persona.

En Excel eso se puede comprobar sin saber de estadística. Añade una columna con CONTAR.SI.CONJUNTO que cuente, para cada fila, cuántas filas tienen su mismo año, su mismo municipio y su mismo puesto. Si alguna da 1, esa fila es única y sigue identificando a alguien.

antes	después
14/05/1988 · Valencia · jefa de almacén	1988 · Valencia · almacén
02/11/1990 · Valencia · administrativo	1990 · Valencia · oficina
23/07/1961 · Valencia · director financiero	década de 1960 · Valencia · dirección

Valores inventados. Generalizar es cambiar el dato por uno menos preciso: el año en vez de la fecha, la categoría en vez del puesto.

El arreglo es generalizar la columna hasta que ninguna combinación quede sola, o quitarla si la IA no la necesita para lo que le vas a pedir. Si el Excel lleva además bajas médicas, diagnósticos o afiliación sindical, hay que leer lo que cambia con las categorías especiales. Y la lista completa de lo que hay que quitar, identificador a identificador, está en la guía de qué datos hay que anonimizar.

Inspeccionar documento en Excel: qué revisa y qué se le escapa

Para acabar, en el duplicado abre Archivo y, en Información, pulsa Comprobar si hay problemas; ahí está Inspeccionar documento. Deja marcadas todas las categorías y lanza la revisión: su informe dice qué se te ha quedado atrás.

lo que revisa en un libro	qué encuentra	ojo
Comentarios y anotaciones	comentarios y anotaciones con lápiz	toca repetir el paso de las notas
Propiedades del documento	las fichas Resumen, Estadísticas y Personalizar	no mira el texto de las celdas
Encabezados y pies de página	su contenido	solo se ven al imprimir
Filas y columnas ocultas	las ocultas que contienen datos	puede cambiar las fórmulas
Hojas de cálculo ocultas	las hojas ocultas	trabaja siempre sobre la copia
Contenido invisible	objetos con formato no visible	no ve lo que hay en columnas ocultas
Datos XML personalizados	datos guardados sin mostrarse	si aparece, pregunta de dónde viene

Categorías y avisos según la ayuda de Microsoft «Quite datos ocultos e información personal inspeccionando documentos, presentaciones o libros».

Lo que Inspeccionar documento no hace es leer las celdas. Si «Castelló» sigue en la columna B, para él está todo bien. Entre sus categorías tampoco están la celda con formato ;;; ni la copia que guarda la tabla dinámica. Así que se cierra como se empezó, con Buscar y Dentro de en Libro: un apellido, los últimos dígitos de un documento, el comienzo de un correo. Si ninguna búsqueda devuelve nada, el duplicado ya puede salir.

Los metadatos del fichero, quién lo creó y qué empresa figura en él, tienen su propia guía para borrarlos, y sirve también para Excel.

Lo que te llevas de la hoja con Nonimo

Nonimo funciona dentro de tu ordenador, con Windows o con macOS. Marcas el Excel en el Finder o en el Explorador de archivos, pulsas tu tecla de Nonimo y en el portapapeles queda el texto de la hoja con los identificadores cambiados por marcadores; lo pegas en el chat, y cuando traes la respuesta de vuelta, Nonimo vuelve a poner tus datos reales.

Lee también las filas ocultas y, de cada celda, el valor que Excel guardó, no la fórmula. Si sueltas el Excel en la ventana de la app, desde la vista previa puedes descargar además una copia tapada del mismo Excel. Si tienes un .xls antiguo, guárdalo como .xlsx y Nonimo lo lee al momento.

Este es el resultado de Nonimo sobre un listado de prueba de una sola hoja, con la fila de Lucía oculta y los días pendientes calculados con una fórmula:

ANTES
Nombre y apellidos	DNI/NIE	Correo	Cuenta de la nómina	Días disfrutados	Días pendientes
Nerea Castelló Vidal	99999999R			16	6
Óscar Ribas Llorente		oscar.ribas@example.com		11	11
Lucía Ferrándiz Mora			ES76 9999 0000 0000 0000 0000	22	0

DESPUÉS (Nonimo)
Nombre y apellidos	DNI/NIE	Correo	Cuenta de la nómina	Días disfrutados	Días pendientes
[PERSONA_1]	[DNI_1]			16	6
[PERSONA_2]		[CORREO_1]		11	11
[PERSONA_3]			[IBAN_1]	22	0

Todo es inventado: el DNI es el número de muestra oficial, la cuenta lleva un dígito de control imposible y el correo acaba en example.com, un dominio apartado para ejemplos. Hacia nosotros solo viaja, una vez al día, una cifra de cuánto se ha usado, sin nada de texto; lo que se guarda en tu disco, cifrado, está explicado en seguridad. Si lo quieres para toda la oficina, mira organizaciones; para un bufete, despachos de abogados.

Fuentes

• AEPD, resolución del procedimiento PS/00540/2024 (expediente EXP202412881), Ibermutua, febrero de 2025: el Excel semanal a empresas y asesorías, el error que acumulaba ficheros, 3.395 personas, 354 destinatarios, los datos afectados y la sanción de 1.000.000 euros por el artículo 5.1.f) del RGPD, reducida a 600.000. PDF.
• AEPD, nota técnica «La k-anonimidad como medida de la privacidad»: identificadores y cuasiidentificadores, con la fecha de nacimiento, el municipio de residencia y el género como ejemplos. PDF.
• AEPD, blog «Anonimización y seudonimización», 6 de octubre de 2021: la seudonimización genera dos conjuntos de datos, y los dos siguen dentro del RGPD. aepd.es.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 4.5: la definición de seudonimización y la información adicional que figura por separado; y artículo 5.1.c), la minimización de datos. BOE.
• Microsoft Support, «Quite datos ocultos e información personal inspeccionando documentos, presentaciones o libros»: la ruta de Inspeccionar documento, sus categorías para Excel, el aviso de trabajar sobre una copia, el efecto sobre las fórmulas y los objetos en columnas ocultas que no detecta. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Ocultar o mostrar hojas de cálculo»: los datos de una hoja oculta siguen pudiendo referenciarse, y el cuadro Mostrar. support.microsoft.com.
• Microsoft Learn, «Ocultar hojas y usar la constante xlVeryHidden en una macro»: la hoja muy oculta no aparece en el cuadro Mostrar y solo otra macro la vuelve visible. learn.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Mostrar u ocultar filas o columnas»: la línea doble y cómo mostrarlas. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Ocultar o mostrar valores de celda»: el formato ;;; deja la celda en blanco y el valor sigue en la barra de fórmulas. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Reemplazar una fórmula con su resultado en Excel»: Copiar, Pegar, Solo valores, y el aviso de que la fórmula se quita para siempre. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Administrar vínculos de libros»: el panel Vínculos de libro, Romper vínculos y la búsqueda de «.xl» en las fórmulas. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «La diferencia entre comentarios y notas encadenados»: comentarios y notas, con qué nombre se etiqueta cada uno y cómo se eliminan. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo»: Dentro de Hoja o Libro, Buscar en Notas o Comentarios solo en la pestaña Buscar, y Reemplazar frente a Reemplazar todo. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Usar encabezados y pies en hojas de cálculo impresas»: solo se ven en Diseño de página, en la vista previa y al imprimir. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Reducir el tamaño de archivo de las hojas de cálculo de Excel»: la opción Guardar datos de origen con el archivo de las tablas dinámicas. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Función CONTAR.SI.CONJUNTO»: cuenta las filas que cumplen a la vez varios criterios. support.microsoft.com.
• Anthropic, «Upload files to Claude»: para subir archivos XLSX hay que activar la ejecución de código y la creación de archivos. support.claude.com.
• Anthropic, documentación de la herramienta de ejecución de código: openpyxl entre las bibliotecas preinstaladas para procesar archivos. platform.claude.com.
• Prueba propia, 28 de septiembre de 2026: un libro .xlsx inventado con fila, columna, hoja y hoja muy oculta, una celda con formato ;;; y una nota, leído con openpyxl; y un listado de una hoja pasado por Nonimo.