IA para gestorías administrativas: la nómina y los números que lleva
En una gestoría, lo que acaba en un chat rara vez es el expediente completo. Es la carta que acompaña a una nómina con regularización, el correo al cliente que no entiende un requerimiento de Hacienda, el resumen de una escritura de herencia con dos coches dentro o el contrato de alquiler que hay que revisar antes de cambiar la titularidad de la luz.
Son papeles de otros: de tu cliente y, muchas veces, de los empleados de tu cliente, que ni siquiera saben que existes. Llevan el DNI o el NIF, el NUSS, la cuenta bancaria, la matrícula del vehículo que se transfiere y el CUPS del punto de suministro. Quien busca IA para gestorías administrativas busca, en el fondo, cómo usarla sin soltar esos números.
La asesoría fiscal, contable o laboral pega los mismos papeles con otro membrete, y el problema no cambia. Lo que cambia es la norma de secreto de cada uno, y aquí sólo citamos la que hemos leído en el BOE. Para dejar escrito qué puede pegar tu equipo tienes nuestro modelo de política.
ChatGPT y nóminas: lo que le llega después de la tecla
Seleccionas el texto, pulsas la tecla y lo pegas en el chat que uséis. Nonimo funciona en el ordenador de la gestoría: al chat sólo le llega el texto tapado, y a nosotros no nos llega ni una palabra de lo que escribes sobre tus clientes. Qué sale y qué no lo desglosa la página de seguridad.
En la carta de nómina inventada de aquí abajo hay tres datos tapados, y el programa te los enseña: el código de cuenta de cotización, que va detrás de su rótulo, el teléfono del trabajador y el número de expediente de la gestoría. Se cambian a la vista, y cualquiera de ellos lo devuelves con un clic.
El ejemplo no lleva NIF, número de afiliación ni matrícula porque unos inventados no pasarían la comprobación. Con los de un trabajador real, el NIF de una persona física sale como [DNI_1], porque es su DNI. La IA redacta la carta con esos marcadores y, cuando copias su respuesta y pulsas la misma tecla, los datos del trabajador vuelven a su sitio en tu pantalla.
Antes: lo que se pega
Nómina de marzo: carta al trabajador por la regularización del IRPF CCC: 00 0000000 01 Teléfono del trabajador: 000 000 001 Expediente n.º 0000/000000 de la gestoría Explica al trabajador, en dos párrafos, por qué este mes cobra menos.
Después: lo que recibe la IA
Nómina de marzo: carta al trabajador por la regularización del IRPF CCC: [DATO_FICHA_1] Teléfono del trabajador: [TELEFONO_1] Expediente n.º [REFERENCIA_1] de la gestoría Explica al trabajador, en dos párrafos, por qué este mes cobra menos.
IA en la gestoría y secreto profesional: lo que dice tu estatuto
Tu colegio no se ha pronunciado sobre la IA. No hemos encontrado ninguna guía ni circular del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos ni del Consejo General de Economistas sobre IA y datos de cliente, ni a favor ni en contra de contratar la versión de pago de un chat. No te vamos a contar lo que dirían. El RGPD sí marca qué contarle a tu cliente.
Lo que sí existe es tu estatuto. El Decreto 424/1963, que aprueba el Estatuto Orgánico de la profesión de Gestor Administrativo, pone entre las obligaciones generales de su artículo 24 la de «guardar el secreto profesional de lo que conozca por razón de su actividad». Qué norma cubre a cada profesión lo resume nuestra guía del DNI.
A los abogados ya se lo han dicho por escrito. El Libro Blanco de la abogacía pide al despacho, cuando la herramienta no garantiza la confidencialidad, «incorporar sistemas adecuados de anonimización». No es tu colegio, pero es el criterio que tu cliente abogado tiene encima de la mesa, y la AEPD pide a cualquier organización no meter datos de clientes en la IA.
IA para asesorías fiscales y laborales: qué se tapa sin preguntar
El criterio es el mismo para la gestoría y para la asesoría, y cabe en las dos tarjetas de esta sección. Lo que tiene una forma que no admite duda, como un DNI con la letra que le toca o un NUSS con sus dígitos de control, se cambia por un marcador sin preguntar, y la IA trabaja con él.
Lo que el programa no puede confirmar se tapa enseñándotelo, y la decisión es tuya. Una matrícula o un NIF se cambian solos cuando hay con qué confirmarlos, y se enseñan tapados cuando sólo se sospechan. El teléfono del trabajador y el número de expediente del ejemplo salen así, cada uno con su motivo. Lo tienes todo delante antes de pegar nada en ChatGPT.
Lo que no señala a nadie sigue en el texto: el motivo de la regularización, el mes de la nómina o lo que le pides que redacte. Con eso la IA puede explicar por qué un trabajador cobra menos, como en el ejemplo de esta página, y Nonimo se lo deja tal cual. Si algo tapado hacía falta, lo devuelves con un clic antes de pegar.
IA para gestorías administrativas: precio y cómo se empieza
Se instala en Mac y en Windows: necesita Windows 10 u 11, o un Mac con macOS 14 o posterior y Apple Silicon. Nonimo tiene un plan gratuito con un tope de palabras al mes. Para quitarlo nos dejas tu correo en la página de la licencia y te mandamos una licencia gratuita que vale hasta el 31 de enero de 2027, sin crear ninguna cuenta.
Para toda la oficina, vuestra informática instala por política la extensión de navegador, con un panel que recibe recuentos y nunca el texto; escríbenos a hello@nonimo.ai. Con la IA para gestorías administrativas conviene empezar por quien prepara las nóminas o contesta a Hacienda, verlo unas semanas y hacerlo después norma del equipo, junto con vuestra política de uso.
Para probarlo no hace falta cuenta ni tarjeta: descargas la aplicación, seleccionas la carta de una nómina inventada como la de esta página y pulsas la tecla. En un minuto ves qué se tapa y qué se queda, y con eso puedes decidir en la oficina si lo usáis con los papeles de vuestros clientes.
- Gratis hoy, en Mac y Windows
- Con un límite mensual de palabras
- La licencia gratuita lo quita hasta el 31 de enero de 2027, sin cuenta
Preguntas de la gestoría
¿Puede una gestoría usar ChatGPT con datos de clientes?
Puede, pero con los números del cliente dentro choca con tu deber de secreto. El artículo 24 de tu estatuto te obliga a «guardar el secreto profesional de lo que conozca por razón de su actividad», y la AEPD pide no meter datos de clientes en la IA. Nonimo cambia esos números en tu ordenador antes de que nada salga hacia el chat.
¿Mi colegio ha dicho algo sobre usar IA?
No lo hemos encontrado, ni en el Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos ni en el de Economistas. De los gestores consta actividad de debate, no un documento, así que lo honrado es decir que no se han pronunciado, y no que lo rechacen. Tu obligación de secreto existe igual, y a eso responde Nonimo cada vez que alguien pega un papel.
¿Sirve para las nóminas?
Para el texto de la nómina que pegas, sí. El DNI, el NUSS y la cuenta se cambian sin preguntar cuando son inconfundibles, y el NIF de una persona física sale marcado como DNI, porque es su DNI. Lo que Nonimo no puede confirmar lo tapa a la vista, y lo devuelves con un clic si no hacía falta.
¿Y para una transferencia de vehículo?
Para el texto del contrato, sí. La matrícula y el NIF del comprador y del vendedor se cambian sin preguntar cuando Nonimo puede confirmarlos, y se enseñan tapados cuando sólo los sospecha. El resto del contrato, como el precio o la descripción del coche, sigue entero para que la IA pueda ayudarte.
¿Tengo que decirle a mi cliente que uso IA?
Si le llevas la nómina, sí: el artículo 28.2 del RGPD pide su autorización previa por escrito para usar un proveedor de IA. Lo demás depende de lo pactado, no de Nonimo. Lo que sabes seguro es que tu estatuto te obliga a guardar el secreto de lo que conoces por tu actividad, uses IA o no la uses. Lo que cambia Nonimo es qué sale de tu ordenador cuando alguien pega, no lo que le cuentas al cliente.