Gestorías en España: usa la IA sin darle el DNI ni el NUSS

En una gestoría, la IA no ve un expediente entero. Ve la carta que explica a un trabajador por qué cobra menos tras la regularización del IRPF, el requerimiento de Hacienda sobre un modelo 303 al que hay que contestar en plazo y el alta de un trabajador nuevo que alguien quiere revisar antes de mandarla por el Sistema RED.

Son papeles de otros: de tu cliente y de los empleados de tu cliente, que muchas veces ni saben que existes. El requerimiento lleva el nombre de la sociedad, su NIF y los datos de quien la administra. El alta, el nombre del trabajador, su DNI o NIE, el número de afiliación y la cuenta para la nómina. Si el trabajador es extranjero y reside aquí, puede mandarte la copia de su TIE con marca de agua; si es europeo, el certificado verde de su NIE.

Cuando lo que hay que trabajar es un listado en Excel de nóminas o de autónomos, cómo dejarlo sin datos personales antes de subirlo lo explica nuestra guía de Excel.

Seleccionas la carta de la nómina, pulsas la tecla y la pegas en ChatGPT o en el chat que uséis. El texto se tapa en tu ordenador: al chat le llega con marcadores, y a Nonimo no le llega. Más en la página de seguridad.

En la carta inventada de abajo hay tres datos tapados: el código de cuenta de cotización, el teléfono del trabajador y el número de expediente de la gestoría. El motivo de la regularización, el mes y lo que pides que redacte siguen enteros, y con eso la IA explica por qué el trabajador cobra menos.

Con una nómina real, el nombre del trabajador sale como [PERSONA_1], su DNI como [DNI_1] y su número de afiliación como [NUSS_1]. Cuando copias la respuesta de la IA y pulsas la misma tecla, los datos vuelven a su sitio en tu pantalla. Si la nómina recoge una baja, ese dato de salud se queda en el texto, y por qué pide más cuidado lo cuenta nuestra guía de las categorías especiales.

El secreto del gestor administrativo está escrito en su estatuto. El artículo 24, en la redacción que le dio la reforma de 1998, le obliga a guardar el secreto de lo que conozca por razón de su actividad, y un requerimiento pegado en un chat es algo que conoces por tu actividad.

Hoy ese deber no es sólo tuyo. El artículo 5 de la LOPDGDD sujeta al deber de confidencialidad a todas las personas que intervienen en el tratamiento, y lo mantiene cuando dejan la empresa: el auxiliar de laboral, la administrativa de fiscal y el becario de la campaña de la renta.

No hemos encontrado un criterio publicado del Consejo General de Gestores Administrativos sobre la IA. Mientras no lo haya, lo sensato es dejar escrito qué puede pegar tu equipo y en qué chat, con nuestro modelo de política, y contarle al cliente lo que toque, como explica nuestra guía sobre informar al cliente.

La Ley 10/2010 nombra en su artículo 2.1 m) a los contables externos, a los asesores fiscales y a quien preste asesoramiento fiscal como actividad principal. La gestoría que lleva la contabilidad y los impuestos de una sociedad entra ahí, con todo lo que eso trae: identificar al cliente, saber quién es su titular real y, cuando toca, preguntar de dónde sale el dinero.

Esa documentación es lo más delicado que guarda una gestoría, y la ley pide conservarla diez años en su archivo. No hay ninguna tarea de redacción que necesite pegarla en una IA. Lo que sí se pega es el requerimiento, la carta o el borrador de alegaciones, y ahí Nonimo cambia el nombre de la sociedad, su NIF y los datos del administrador por marcadores.

El Cl@ve y el certificado digital del cliente son otra historia: son llaves, no texto, y no tienen sitio en un chat.

Conviene empezar por quien prepara las nóminas y por quien contesta a Hacienda, que son los que más números ajenos copian en un día.

Para toda la oficina, vuestra informática instala por política la extensión del navegador, que tapa sin que nadie pulse la tecla; escríbenos a hello@nonimo.ai. Para probarlo basta descargar la aplicación, seleccionar una nómina inventada como la de esta página y pulsar la tecla: en un minuto veis qué se tapa y qué se queda.