Steuerberater: KI nutzen, ohne Mandantendaten preiszugeben

Wer ChatGPT oder andere KI in der Steuerberatung nutzt, kopiert selten die ganze Akte hinein, sondern die Rückfrage an die Mandantin, die Belegliste oder einen Absatz aus dem Bescheid. Oben stehen fast immer dieselben Stammdaten, oft bis hin zur Bankverbindung. Manchmal liegt noch eine Passkopie bei, etwa zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz. Bitten Sie die Mandantin, sie gleich mit einem Wasserzeichen zu schicken, das Ihre Kanzlei als Empfänger nennt.

Die Bundessteuerberaterkammer hat diese Zeilen selbst aufgezählt. In ihrem FAQ zum KI-Einsatz vom 27. Oktober 2026 schreibt sie auf S. 21, beim Hochladen müsse darauf geachtet werden, dass auf keiner Seite mehr Daten „wie Name, Adresse oder Steuernummer erkennbar sind“. Auf S. 24 nennt sie „Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten, Steuer-IDs, Kontoverbindungen“. Das FAQ beruht nach eigener Angabe auf dem Rechtsstand September 2026.

Wer mit ChatGPT arbeitet, muss diese Zeilen also loswerden, bevor der Text die Kanzlei verlässt, und zwar Seite für Seite. Dafür ist Nonimo gebaut: Es findet die Kennungen der Mandantin im markierten Text und ersetzt sie durch Platzhalter. Auch ein ganzes Dokument können Sie in das Nonimo-Fenster ziehen: Neben dem Original liegt dann eine abgedeckte Kopie, aus Word wird wieder Word. Warum die Daten dadurch nicht anonym werden, erklärt unser Leitfaden Pseudonymisierung vs. Anonymisierung.

KI für Steuerberater, ohne dass Mandantendaten im Chat landen: Text markieren, Taste drücken. Nonimo ersetzt jede erkannte Kennung durch einen Platzhalter, bevor der Text ChatGPT, Claude oder Copilot erreicht.

Das geschieht direkt auf dem Arbeitsplatzrechner, auf Mac wie auf Windows. Das Modell arbeitet mit den Platzhaltern, und in seiner Antwort sehen Sie wieder die echten Werte, weil nur Ihr Rechner weiß, welcher Platzhalter wofür steht.

Sie behalten den Überblick: Jede ersetzte Angabe ist auf dem Bildschirm markiert und lässt sich mit einem Klick zurücknehmen. Was OpenAI mit dem Text macht, der dann ankommt, steht in unserem Leitfaden ChatGPT und Datenschutz.

Im Beispiel darunter, einer erfundenen Rückfrage zur Einkommensteuererklärung, sind Name, Geburtsdatum, Steuernummer und Steuer-ID der Mandantin abgedeckt. Und die Frage selbst kommt vollständig an, mit Arbeitgeberwechsel und Kilometern, denn für die Werbungskosten braucht das Modell keinen Namen.

Für die Schweigepflicht des Steuerberaters ist S. 25 des BStBK-FAQ entscheidend: Ist nicht gesichert, dass der KI-Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, müssen Kanzleien Mandantendaten „vor der Nutzung anonymisieren oder pseudonymisieren“, wie es im FAQ heißt.

Die Folgerung, die die Kammer daraus zieht, steht unten im Wortlaut. Auf S. 24 steht, was sonst gilt: Ohne ausreichende vertragliche Absicherung ist die Eingabe in einen öffentlich zugänglichen Dienst wie ChatGPT ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht.

Das Business-Konto nennt das FAQ auf S. 16, und es verbindet damit genau eine Zusage: Es kann vereinbart werden, dass die Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Für die Verschwiegenheit verweist die Kammer auf die vertragliche Absicherung oder auf die Anonymisierung oder Pseudonymisierung vor der Nutzung. Nonimo setzt beim zweiten Weg an, denn was ersetzt ist, erreicht den Anbieter gar nicht. Beiden Wegen entspricht je eine Fassung der Klausel für Auftragsbedingungen.

Welcher Platzhalter wofür steht, weiß allein Ihr Rechner, und den Sachverhalt lässt Nonimo stehen, damit das Modell mit ihm arbeiten kann. Deshalb bleiben die Daten für Ihre Kanzlei personenbezogen, auch wenn beim Anbieter statt der Kennungen Platzhalter ankommen. Neben das Werkzeug gehört darum eine schriftliche Regel für alle am Platz. Ein Muster dafür finden Sie in unserer KI-Richtlinie für Kanzleien.

Für den KI-Einsatz in der Steuerberatung empfiehlt die BStBK ein KI-Verzeichnis mit sechs Angaben je Werkzeug. Die Zeile für Nonimo haben wir vorbereitet; Nummer und zuständige Person tragen Sie ein.

Neben dem Verzeichnis, für das die Kammer ein Muster mitliefert, empfiehlt das FAQ der Kanzleileitung einen KI-Beauftragten und Freigabeprozesse. Die Doku-Stufe in unserer Zeile ist ein Vorschlag, entscheiden müssen Sie.

Eine Angabe der Zeile ist mit Absicht so genau formuliert: Unter Datenart steht Mandantendaten, weil genau die in Nonimo hineingehen. Ob Sie Nonimo als eigene Zeile führen oder bei ChatGPT vermerken, liegt bei Ihnen. Wie Nonimo mit den Daten umgeht, steht auf unserer Seite Sicherheit.

Zur Dokumentation schreibt die BStBK auf S. 31, dass es derzeit keine gesetzlichen Vorgaben gibt, wie der Einsatz von KI-Tools zu dokumentieren ist. Anforderungen können sich aber aus den Haftpflichtbedingungen ergeben. Wer wissen will, ob er mehr festhalten muss, schaut also zuerst in die eigene Berufshaftpflicht; was Versicherer dazu fragen, zeigt KI im Fragebogen.

Damit ChatGPT und andere KI in der Steuerkanzlei keine Mandantendaten sehen, installieren Sie Nonimo an jedem Arbeitsplatz, unter Windows oder auf einem Mac.

Die Anwendung selbst laden Sie oben auf dieser Seite herunter.

Für die ganze Kanzlei verteilt die IT zusätzlich die Browsererweiterung per Richtlinie, die ohne Tastendruck abdeckt; eingerichtet wird das über hello@nonimo.ai. Für die Steuerkanzlei heißt das: Man fängt an den Plätzen an, an denen ChatGPT schon genutzt wird, und nicht mit einem Projekt, das erst im nächsten Quartal startet.

Den Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO führt Ihre Kanzlei, mit Richtlinie und Verzeichnis; die Zeile für Nonimo haben Sie weiter oben schon. Nonimo sorgt dafür, dass die Kennungen, die es erkennt, ersetzt sind, bevor ein Text die Kanzlei verlässt, und das Nachher zeigt Ihnen jede Stelle, bevor etwas abgeht. Anfangen können Sie heute, an einem einzigen Platz.