Word-Dokument schwärzen, bevor die KI es liest

Namen in Word schwärzen heißt, sie zu ersetzen: Das Wort muss aus der Datei verschwinden und einem Platzhalter wie [Mandant] weichen. Ein schwarzer Balken, eine schwarze Hervorhebung oder weiße Schrift verdecken den Namen nur auf dem Bildschirm. Wer die .docx-Datei in ChatGPT, Claude oder Copilot hochlädt, gibt den Text darunter mit, dazu Kommentare, nachverfolgte Änderungen, ausgeblendeten Text, Kopf- und Fußzeilen und die Adressen hinter Links.

Diese Anleitung geht die Stellen einzeln durch, an denen ein Word-Dokument Angaben zu Mandanten, Kunden oder Beschäftigten trägt, auch wenn man sie nicht sieht. Sie folgt den Menüs des deutschen Word für Microsoft 365, wie Microsoft sie in seiner Hilfe beschreibt, und endet mit einer Reihenfolge, die sich vor jedem Upload in fünf Minuten abarbeiten lässt. Warum die Frage überhaupt zählt, wenn ein Anbieter wie OpenAI Ihre Eingaben verarbeitet, erklärt unser Beitrag zu ChatGPT und Datenschutz.

Namen in Word schwärzen: warum der schwarze Balken nicht reicht

Ein Word-Dokument ist kein Blatt Papier, auf dem ein schwarzer Stift die Schrift überdeckt. Es ist ein Paket aus mehreren Teilen: Der Fließtext steht in einem, die Kommentare in einem zweiten, jede Kopfzeile in einem eigenen, die Linkadressen in einer Liste daneben. Was Sie auf dem Bildschirm sehen, setzt Word aus diesen Teilen zusammen. Eine Farbe, eine Form oder ein Häkchen bei „ausgeblendet“ ändert, wie der Text erscheint. Der Text selbst bleibt, wo er war.

Der Balken stammt aus der Papierakte, wo der Filzstift die Schrift wirklich überdeckt. Im Word-Dokument ist er ein eigenes Objekt, das über der Zeile schwebt und mit einem Klick zur Seite rückt.

Drei Methoden, die nur die Ansicht ändern

Die Anleitungen, die man zum Schwärzen in Word findet, laufen fast immer auf eine von drei Methoden hinaus. Die erste färbt den Hintergrund schwarz, über die Texthervorhebungsfarbe. Die zweite setzt Schrift und Hintergrund auf dieselbe Farbe, schwarz auf schwarz oder weiß auf weiß. Die dritte legt über Einfügen und Formen ein schwarzes Rechteck über die Zeile. Alle drei sehen im Ausdruck ordentlich aus.

Warum die Datenschutzaufsicht in Niedersachsen und Sachsen genau diese Methoden für ungeeignet hält, steht in unserem Leitfaden Geschwärzte PDF sichtbar machen.

Was eine KI mit der Datei bekommt

Beim Hochladen einer Datei sieht die KI nicht Ihren Bildschirm. OpenAI schreibt in seiner Hilfe zum Hochladen von Dateien, dass ChatGPT bei Dokumenten den digitalen Text aus der Datei zieht und die Bilder verwirft; eine Ausnahme nennt es nur für PDF in ChatGPT Enterprise. Der schwarze Kasten ist aber gerade eine Grafik, und der Name darunter ist digitaler Text. Das Programm, das ihn ausliest, hat keinen Grund, ihn auszulassen. Ein eingefügter Scan, etwa ein Führerschein, bleibt im Dokument ein Bild; wie Sie die Kopie selbst schwärzen, steht in der Anleitung zur Führerscheinkopie.

Wie OpenAI, Microsoft, Anthropic und Google mit hochgeladenen Inhalten umgehen, vergleicht unser Beitrag zu den Kriterien für KI unter der DSGVO.

Was in einer .docx-Datei steckt: die Probe mit einer Testdatei

Um nicht bei Behauptungen stehen zu bleiben, haben wir am 28. September 2026 eine Testdatei gebaut, mit erfundenen Angaben und sechs typischen Verstecken: der Name eines Lagerleiters, beschäftigt seit 2009, schwarz markiert in schwarzer Schrift, die Telefonnummer 0171 3920000 als ausgeblendeter Text, ein Kommentar mit dem Namen einer Personalleiterin, das Geburtsdatum 30.02.1961 als Löschung im Korrekturmodus, eine Kopfzeile mit dem Mandat und ein Link, dessen sichtbarer Text schon ersetzt war, die Adresse dahinter aber nicht.

Diese Datei haben wir auf zwei Wegen gelesen, wie es ein Programm tut, das Text aus Dokumenten zieht. Einmal mit dem Textexport, der auf jedem Mac vorhanden ist. Einmal, indem wir die .docx-Datei als das geöffnet haben, was sie technisch ist, ein ZIP-Archiv mit XML-Teilen, und den Text aus jedem Teil gelesen haben. Das Ergebnis steht in der Tabelle.

Versteck	Teil der Datei	im Textexport
Name, schwarz auf schwarz markiert	Fließtext	vollständig lesbar
Telefonnummer, ausgeblendet	Fließtext	vollständig lesbar
gelöschtes Geburtsdatum im Korrekturmodus	Fließtext, als Löschung	nicht ausgegeben, aber in der Datei
Kommentar mit Namen	eigener Teil für Kommentare	nicht ausgegeben, aber in der Datei
Kopfzeile mit dem Mandat	eigener Teil je Kopfzeile	nicht ausgegeben, aber in der Datei
Linkadresse mit E-Mail	Liste der Verknüpfungen	nicht ausgegeben, aber in der Datei

Quelle: eigene Testdatei mit erfundenen Angaben, gebaut und ausgelesen am 28. September 2026 mit dem Textexport von macOS und durch Lesen der XML-Teile.

Zwei der sechs Angaben gab schon der schlichteste Export aus, obwohl sie auf dem Bildschirm schwarz oder unsichtbar waren. Die übrigen vier lagen in der Datei, nur in Teilen, die dieser Export nicht liest. Ob ein KI-Dienst beim Hochladen auch Kommentare, Kopfzeilen oder Löschungen einliest, hängt von seinem Programm ab und lässt sich von außen nicht sicher sagen. Deshalb gilt die einfache Regel: Was in der Datei steht, gilt als weitergegeben.

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Auch ein PDF-Export räumt nicht auf. Als wir die Testdatei als PDF gespeichert haben, mit LibreOffice, weil auf dem Testrechner kein Word lief, stand der schwarz markierte Name im PDF weiter als Text, der sich kopieren lässt. Die Kopfzeile stand darin, und das im Korrekturmodus gelöschte Geburtsdatum erschien sogar wieder im Fließtext. Wie man ein PDF richtig schwärzt, ist ein eigenes Thema; für das Word-Dokument heißt es: erst ersetzen, dann exportieren.

Wer die Datei nur für eine Frage an die KI braucht, hat also zwei Wege. Entweder er räumt sie auf, wie es die folgenden Abschnitte beschreiben, oder er kopiert nur den Absatz, um den es geht, in eine neue, leere Datei. Wie weit das Ersetzen von Namen rechtlich trägt, erklärt der Beitrag zu Pseudonymisierung und Anonymisierung.

Suchen und Ersetzen: Namen durch Platzhalter austauschen

Das Werkzeug, das in Word wirklich schwärzt, heißt nicht so. Es ist das Ersetzen. Microsoft beschreibt den Weg in seiner Hilfe über die Registerkarte, die Gruppe Bearbeitung und den Befehl Ersetzen; schneller geht es mit Strg+H. In das Feld „Suchen nach“ kommt der Name, in das Feld „Ersetzen durch“ der Platzhalter.

Ein guter Platzhalter sagt, welche Rolle die Person spielt, und verrät nichts über sie. [Mandant], [Gegnerin], [Arbeitgeberin], [Zeuge 1] lesen sich im Chat so, dass die KI den Zusammenhang versteht, und Sie wissen später noch, wer gemeint war. Ein Balken aus X nimmt der KI diesen Zusammenhang. Für die Arbeit mit einer KI ist die Rolle die bessere Markierung.

Microsoft rät selbst, lieber Ersetzen als Alle ersetzen zu wählen, damit man jede Fundstelle vor dem Ersetzen prüft. Für Namen ist das mehr als Vorsicht. Ein Nachname wie Wolf oder Kurz steckt auch in Wolfsburg und in kurzfristig, und Alle ersetzen macht daraus Sätze, die niemand mehr lesen kann. Die Option „Nur ganzes Wort suchen“ hilft dagegen, verhindert aber, dass der Genitiv gefunden wird.

Die zweite Fundstelle und der Nachname allein

Die häufigste Lücke entsteht nicht beim ersten Namen, sondern beim zweiten Auftreten derselben Person. Im Rubrum steht der volle Name, drei Absätze später nur noch „Herr Beispielmann“, auf Seite vier „der Mandant B.“, und in der Grußformel der Vorname. Wer nach „Anton Beispielmann“ sucht, ersetzt die erste Stelle und lässt alle anderen stehen.

Die Abhilfe ist langweilig und wirksam: jede Person in mehreren Durchgängen suchen, zuerst den vollen Namen, dann den Nachnamen, dann den Vornamen, dann Initialen mit Punkt. So bleibt der Platzhalter einheitlich. Wer den vollen Namen durch [Mandant] ersetzt, ersetzt den Nachnamen allein ebenfalls durch [Mandant] und nicht durch etwas Neues, sonst wirkt es im Chat, als seien es zwei Personen.

Nur der volle Name ersetzt

Mandant: [Mandant], geboren am 30.02.1961.
Herr Beispielmann ist seit 2009 als Lagerleiter beschäftigt.
Rückfragen an anton.beispielmann@example.com.

Alle Formen ersetzt

Mandant: [Mandant], geboren am [Geburtsdatum].
[Mandant] ist seit 2009 als Lagerleiter beschäftigt.
Rückfragen an [E-Mail Mandant].

Genitiv, Umlaute und die E-Mail-Adresse

Deutsche Namen haben Eigenheiten, die eine Suche verfehlen kann. Der Genitiv hängt ein s an: „Beispielmanns Kündigung“. Wer mit „Nur ganzes Wort suchen“ arbeitet, findet diese Stelle nicht; wer ohne arbeitet, findet sie, und das s bleibt hinter dem Platzhalter stehen, was sich lesen lässt. Umlaute tauchen in zwei Schreibweisen auf: Müller im Text, mueller in der E-Mail-Adresse, Weiß im Briefkopf, Weiss im Dateinamen einer Anlage.

Die E-Mail-Adresse verdient einen eigenen Durchgang. Sie enthält den Namen, oft auch den Arbeitgeber, und sie steht häufig nicht nur als Text im Dokument, sondern auch als Link, der beim Klick ein Mailprogramm öffnet. Dazu gleich mehr.

Telefonnummern, Aktenzeichen und Kontonummern suchen Sie mit ihren ersten Ziffern, weil sie in Leerzeichen und Schrägstrichen unterschiedlich geschrieben sein können. Wer diese Angaben in einer Kanzlei vorher in einer Regel festhält, spart die Diskussion im Einzelfall; als Vorlage eignet sich unser Muster einer KI-Richtlinie.

Änderungen und Kommentare, bevor Sie ersetzen

Bevor Sie Namen ersetzen, räumen Sie die Arbeitskopie auf: alle nachverfolgten Änderungen annehmen oder ablehnen und alle Kommentare im Dokument löschen. Die Ansicht Kein Markup blendet beides nur aus; in unserer Testdatei stand das gestrichene Geburtsdatum weiter im Fließtext. Ersetzen Sie danach mit ausgeschaltetem Korrekturmodus, sonst wandert der alte Name als Löschung in die Datei. Die Schritte für Windows, Mac und Web zeigt unser Leitfaden Änderungen nachverfolgen entfernen und Kommentare löschen.

Ein Kommentar wie „mit Mandant am Telefon besprochen“ ist ein Mandatsgeheimnis, auch ohne Namen, und Präsentationen bringen zu ihren Kommentaren noch Sprechernotizen mit. Eine Übersicht für Kanzleien bietet die Seite Nonimo für Kanzleien.

Ausgeblendeter Text, Feldfunktionen und Linkadressen

Drei weitere Stellen tragen Angaben, die man beim Durchlesen nicht bemerkt. Sie sind leicht zu finden, wenn man weiß, wo man schauen muss.

Ausgeblendeter Text

Word kann Text als ausgeblendet formatieren, eine Eigenschaft der Schriftart, die ihn auf dem Bildschirm und im Ausdruck unsichtbar macht. Manche Vorlagen nutzen das für interne Hinweise, manche Kolleginnen für Notizen, die im Brief nicht erscheinen sollen. In unserer Testdatei gab der Textexport die ausgeblendete Telefonnummer vollständig aus. Sichtbar machen Sie solchen Text über Datei, Optionen, Anzeige und das Häkchen bei „Ausgeblendeter Text“; Word unterstreicht ihn dann gepunktet. Schneller geht es mit der Schaltfläche, die alle Formatierungszeichen einblendet.

Feldfunktionen

Felder sind Platzhalter, die Word selbst füllt: das Datum, die Seitenzahl, der Name der Autorin, ein Verweis auf eine andere Stelle im Text. Microsoft schreibt dazu, dass Word die Ergebnisse standardmäßig nahtlos mit dem übrigen Text anzeigt, sodass der Leser nicht bemerkt, dass ein Teil in einem Feld steht.

Und weiter heißt es dort: Da Feldfunktionen für jeden Leser sichtbar sein können, solle man darin nichts ablegen, was privat bleiben soll. Mit Alt+F9 wechseln Sie zwischen Feldergebnis und Feldfunktion und sehen, was dahintersteht. Ein Feld mit dem Autor zieht seinen Inhalt aus den Eigenschaften der Datei; wie Sie diese leeren, behandeln wir getrennt. Welche Angaben dort im Büroalltag landen, zeigt auch unser Leitfaden zu KI im Notariat am Beispiel eines Urkundenentwurfs.

Linkadressen

Ein Link hat zwei Teile: den Text, den man liest, und die Adresse, zu der er führt. Ersetzen ändert den sichtbaren Text. In unserer Testdatei stand im Dokument bereits „[E-MAIL]“, in der Liste der Verknüpfungen aber weiter die vollständige Adresse mit dem Namen des Mandanten. Nach Microsofts Hilfe öffnet ein Rechtsklick auf den Link und „Link bearbeiten“ das zugehörige Dialogfeld; dort steht die Adresse. Am saubersten ist es, den Link zu entfernen, bevor Sie den Text ersetzen.

Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Textfelder und Tabellen

Das Rubrum steht oft nicht im Fließtext. Briefköpfe, Aktenzeichen, „Mandat X gegen Y“, die Durchwahl der Sachbearbeiterin: Vieles davon liegt in der Kopf- oder Fußzeile. Jede davon ist in der Datei ein eigener Teil, und ein Dokument kann je Abschnitt eigene haben, dazu eine abweichende für die erste Seite und für gerade Seiten. In unserer Testdatei stand der Name des Mandanten allein in der Kopfzeile, und der einfache Textexport gab sie gar nicht aus.

Das ist tückisch, denn wer nur den Export kontrolliert, hält die Datei für sauber. Microsoft beschreibt zwei Wege in die Kopfzeile: ein Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile oder Einfügen, Kopfzeile, Kopfzeile bearbeiten. Gehen Sie jeden Abschnitt durch, auch die erste Seite, wenn das Dokument eine andere erste Seite hat. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein Ersetzen im Fließtext auch die Kopfzeilen erfasst, sondern sehen Sie nach.

Fußnoten, Textfelder und Tabellen

Fußnoten und Endnoten tragen in juristischen Texten oft Aktenzeichen, Fundstellen mit Parteinamen oder Hinweise auf frühere Schreiben. Sie stehen am Seiten- oder Dokumentende und werden beim Überfliegen gern übersprungen. Textfelder und Formen mit Text liegen außerhalb des Fließtexts und fallen erst auf, wenn man sie anklickt. Tabellen sind unauffälliger: Sie stehen im Fließtext, aber eine Namensliste in einer Tabelle lädt dazu ein, eine Zeile zu übersehen.

Für alle drei gilt dasselbe Verfahren: nach dem Ersetzen jede Person noch einmal mit der Suche (Strg+F) aufrufen und im Navigationsbereich auf null Treffer prüfen. Ein Treffer in einer Fußnote oder einem Textfeld zeigt Ihnen, dass die Stelle übersehen war. Für Arztpraxen, die Befunde in Tabellen führen, beschreibt unser Beitrag zu Arztbriefen und ChatGPT, welche Angaben dort vorher herausmüssen.

Eingebettete Tabellen und Bilder im Dokument

Ein Word-Dokument kann andere Dateien enthalten. Eine eingefügte Excel-Tabelle, ein Organigramm, ein eingebettetes PDF liegen als eigene Datei im Paket, und Word zeigt davon nur eine Vorschau. Ersetzen in Word erreicht den Inhalt dieser Objekte nicht, weil er nicht Teil des Word-Textes ist. Wer eine Gehaltsliste als Excel-Objekt eingebettet hat, gibt sie beim Hochladen vollständig weiter, auch wenn im Dokument nur die obersten Zeilen zu sehen sind. Und in der eingebetteten Arbeitsmappe können noch ausgeblendete Blätter und Spalten stecken.

Der sicherste Weg ist, solche Objekte vor dem Hochladen zu löschen und, wenn die Zahlen gebraucht werden, als einfache Word-Tabelle mit ersetzten Namen neu einzufügen. Bilder sind ein eigener Fall. Ein eingescannter Ausweis, ein Foto eines Briefs, ein Screenshot aus der Buchhaltung: Deren Inhalt ist kein Text, und Ersetzen findet nichts darin. Wer ein solches Bild nicht braucht, löscht es. Ein schwarzes Rechteck darüber hilft so wenig wie über dem Text, denn das Bild bleibt darunter in der Datei.

Für Bilder gilt außerdem, dass sie eigene Angaben mitbringen können, etwa Aufnahmeort und Kamera. Das gehört zu den Metadaten, die wir in einem eigenen Leitfaden behandeln. Ob ein KI-Dienst solche Angaben aus einem hochgeladenen Foto speichert oder entfernt, lassen die großen Anbieter offen. Welche Folgen es hat, wenn eine solche Datei trotzdem hinausgegangen ist, steht im Leitfaden Datenpanne in der Kanzlei melden.

Die Dokumentprüfung als letzte Kontrolle

Word bringt ein eigenes Werkzeug für versteckte Inhalte mit, die Dokumentprüfung. Microsoft beschreibt den Weg so: auf der Registerkarte Datei die Option Info wählen, dann „Auf Probleme überprüfen“ und „Dokument prüfen“. Die Prüfung zeigt mehrere Inspektoren, Sie wählen aus, welche laufen sollen, und entfernen die Funde mit „Alle entfernen“. Microsoft empfiehlt dringend, das an einer Kopie zu tun, weil sich entfernte Daten nicht immer wiederherstellen lassen, auch nicht mit Rückgängig.

Wichtig ist, was die Dokumentprüfung nicht tut. Sie ersetzt keinen einzigen Namen im sichtbaren Text, denn der gilt ihr nicht als versteckt. Und sie hat blinde Flecken, die Microsoft selbst nennt:

Inspektor	findet und entfernt	sieht laut Microsoft nicht
Kommentare, Überarbeitungen, Versionen	Kommentare, Änderungsmarkierungen, Freihand
Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen	Autor, Vorlagenname, Eigenschaften
Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen	Inhalt von Kopf- und Fußzeilen
Ausgeblendeter Text	als ausgeblendet formatierten Text	weißen Text auf weißem Hintergrund
Nicht sichtbarer Inhalt	als unsichtbar formatierte Objekte	Objekte, die von anderen verdeckt werden
Benutzerdefinierte XML-Daten	XML-Daten im Dokument

Quelle: Microsoft Support, „Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen“, abgerufen am 28. September 2026.

Die beiden Einträge in der rechten Spalte betreffen genau die Tricks, die Anleitungen als Schwärzen verkaufen. Text in gleicher Farbe wie der Hintergrund erkennt der Inspektor für ausgeblendeten Text nicht, und einen Namen unter einem schwarzen Rechteck erkennt der Inspektor für unsichtbaren Inhalt nicht, weil das Rechteck sichtbar ist. Ein Durchlauf mit grünem Ergebnis sagt also nichts darüber, ob übermalte Namen noch im Dokument stehen.

Die Kopfzeilen entfernt die Dokumentprüfung auf Wunsch ganz, nicht nur die Namen darin. Wer den Briefkopf behalten will, bearbeitet ihn vorher von Hand und lässt diesen Inspektor aus. Die Eigenschaften mit Autor und Firma gehören zu den Metadaten; hier reicht es zu wissen, dass die Prüfung sie findet. Wer Word mit Copilot nutzt, sollte außerdem wissen, was Microsoft mit den Inhalten tut; darauf geht unser Beitrag über Copilot in Microsoft 365 ein.

Die Reihenfolge, in der Sie das Dokument aufräumen

Aus den einzelnen Schritten ergibt sich eine Reihenfolge, die sich in wenigen Minuten abarbeiten lässt und in der jeder Schritt den nächsten nicht stört. Sie folgt den Menüs, die Microsoft für Word beschreibt, und dem, was unsere Testdatei gezeigt hat.

1. Kopie anlegen. Über Datei und Speichern unter eine Arbeitskopie anlegen und nur diese bearbeiten. Das Original bleibt in der Akte.
2. Änderungen und Kommentare auflösen. Korrekturmodus aus, alle Änderungen annehmen oder ablehnen, alle Kommentare im Dokument löschen.
3. Unsichtbares sichtbar machen. Ausgeblendeten Text und Formatierungszeichen einblenden, mit Alt+F9 die Feldfunktionen ansehen, Links und eingebettete Objekte entfernen.
4. Ersetzen, Person für Person. Voller Name, Nachname, Vorname, Initialen, Genitiv, E-Mail, Telefon, Anschrift, Aktenzeichen, jeweils mit demselben Platzhalter.
5. Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Textfelder. Jeden Abschnitt öffnen und dort ebenso ersetzen.
6. Gegenprobe. Jeden Namen noch einmal mit Strg+F suchen, dann die Dokumentprüfung laufen lassen und den Rest entfernen.

Wenn der Kontext die Person verrät

Auch eine sauber ersetzte Datei kann die Person verraten, wenn der Sachverhalt selten ist: der einzige Lagerleiter eines kleinen Standorts, eine bekannte Firma, ein Datum, das in der Lokalzeitung stand. Die Datenschutzkonferenz warnt in ihrer Orientierungshilfe zu KI, es genüge in der Regel nicht, Namen und Anschriften herauszunehmen, weil der Zusammenhang die Person oft erkennen lässt. Dann hilft nur, die Frage abstrakter zu stellen oder Details wegzulassen.

Welche Angaben dafür besonders heikel sind, beschreibt unser Beitrag zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Nur so viel Dokument, wie die Frage braucht

Oft ist die sauberste Datei die, die gar nicht hochgeladen wird. Wer eine Klausel prüfen, einen Absatz umformulieren oder eine Frist nachrechnen lassen will, braucht dafür selten den ganzen Schriftsatz mit Briefkopf, Anlagenverzeichnis und Kommentarspalte. Je kleiner der Ausschnitt, desto weniger Stellen gibt es, an denen ein Name übersehen werden kann.

Ein neues, leeres Dokument als Zwischenstation

Der einfachste Weg: den Absatz markieren, ein neues, leeres Dokument öffnen und dort einfügen. Microsoft beschreibt dafür drei Einfügeoptionen, darunter „Nur den Text übernehmen“. Damit kommt der Absatz ohne seine Formatierung an, und was im alten Dokument in Kopfzeilen, Fußnoten oder anderen Abschnitten stand, bleibt dort. Die Gegenprobe mit Strg+F machen Sie trotzdem, jetzt nur über eine halbe Seite statt über vierzig.

Im neuen Dokument ersetzen Sie Namen, Anschrift und Aktenzeichen wie oben beschrieben. Den Text können Sie dann auch direkt in das Chatfenster einfügen, statt eine Datei hochzuladen. Das spart den Umweg über ein Format, dessen Teile Sie nicht sehen. Muss es doch eine Datei sein, zeigt eine schlichte Textdatei im Editor alles, was auch die KI bekommt.

Wann die ganze Datei doch sein muss

Manche Aufgaben brauchen das ganze Dokument: ein Vertrag, den die KI auf Widersprüche zwischen Paragraf 3 und Paragraf 17 prüfen soll, ein Gutachten, das zusammengefasst werden muss. Dann führt kein Weg an der Reihenfolge aus dem vorigen Abschnitt vorbei. Für Kanzleien gehört dazu auch die Frage, ob der Mandant überhaupt eingewilligt hat; unser Beitrag zur Einwilligung des Mandanten enthält eine Musterklausel. Was Anthropic und Google mit hochgeladenen Dateien tun, beschreiben unsere Beiträge zu Claude und zu Gemini.

Platzhalter statt Namen: Nonimo im Word-Dokument

Die Nonimo-App nimmt Ihnen das Ersetzen ab, auf Ihrem Rechner, und die Datei bleibt dort. Das Werkzeug oben auf dieser Seite gibt Ihnen dasselbe Word-Dokument mit maskierten Angaben zurück. In der App ziehen Sie die .docx-Datei in ihr Fenster und bekommen zweierlei zurück: den Text mit Platzhaltern, den Sie so in den Chat übernehmen, und eine Kopie des Dokuments als Word, in der die Angaben auch im Titel und in den Eigenschaften ersetzt sind. Kopieren Sie die Antwort der KI zurück in die App, setzt sie die echten Namen wieder ein. So sieht ein Aktenvermerk nach Nonimo aus:

Vorher · der Aktenvermerk

Mandant: Anton Beispielmann
Geburtsdatum: 30.02.1961
Anschrift: Lindenstraße 0, 00000 Nirgendwo
Kontakt: anton.beispielmann@example.com
Mobil: 0171 3920000
Arbeitgeberin: Nirgendwo Logistik GmbH
Der Mandant ist seit 2009 als Lagerleiter beschäftigt. Herr Beispielmann bittet um Rückruf bis Freitag.

Nachher · Nonimo

Mandant: [PERSON_1]
Geburtsdatum: [GEBURTSDATUM_1]
Anschrift: [FORMULARFELD_1]
Kontakt: [E-MAIL_1]
Mobil: [TELEFON_1]
Arbeitgeberin: [FIRMA_1]
Der Mandant ist seit 2009 als Lagerleiter beschäftigt. Herr [PERSON_2] bittet um Rückruf bis Freitag.

Die App pseudonymisiert: Die Zuordnung zwischen Platzhalter und Name bleibt verschlüsselt bei Ihnen. Ihre Word-Kopie ersetzt Angaben in Kommentaren, eingefügtem Text, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten und Textfeldern wie im Fließtext; Kommentare und Änderungen bleiben dabei erhalten, und die Namen ihrer Autoren werden geleert.

Welche Daten die App ablegt und was sie an den Server schickt, erklärt die Seite Sicherheit; für Steuerkanzleien gibt es eine eigene Übersicht unter Nonimo für Steuerberater.

Quellen

• Microsoft Support, Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten: Weg über Datei, Info, Auf Probleme überprüfen, Dokument prüfen; Liste der Inspektoren; erkennt weder weißen Text auf Weiß noch verdeckte Objekte; Prüfung an einer Kopie.
• Microsoft Support, Suchen und Ersetzen von Text in Word: Ersetzen über die Gruppe Bearbeitung oder Strg+H; die Empfehlung, Ersetzen statt Alle ersetzen zu wählen.
• Microsoft Support, Akzeptieren oder Ablehnen nachverfolgter Änderungen in Word: Überprüfen, Nachverfolgung, Akzeptieren, Alle Änderungen annehmen.
• Microsoft Support, Einfügen, Löschen oder Ändern eines Kommentars: Überprüfen, Löschen, Alle Kommentare im Dokument löschen.
• Microsoft Support, Word-Optionen (Anzeigen): die Option „Ausgeblendeter Text“ und die gepunktete Linie.
• Microsoft Support, Einfügen, Bearbeiten und Anzeigen von Feldern in Word: Alt+F9; Feldergebnisse erscheinen nahtlos im Text; der Hinweis, in Feldfunktionen nichts Privates abzulegen; Link bearbeiten per Rechtsklick.
• Microsoft Support, Bearbeiten Sie Ihre vorhandenen Kopf- und Fußzeilen in Word: Doppelklick oder Einfügen, Kopfzeile, Kopfzeile bearbeiten.
• Microsoft Support, Steuern der Formatierung beim Einfügen von Text: die Einfügeoptionen, darunter „Nur den Text übernehmen“.
• OpenAI, File Uploads FAQ: Abschnitt zu eingebetteten Bildern: außer bei PDF in ChatGPT Enterprise zieht ChatGPT den digitalen Text aus der Datei und verwirft die Bilder.
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe KI und Datenschutz, 6. Mai 2024, S. 12, Rn. 49: Namen und Anschriften zu entfernen reicht regelmäßig nicht, wenn sich der Bezug aus dem Zusammenhang herstellen lässt.
• Nonimo, eigene Testdatei und eigene Messung, 28. September 2026: .docx mit erfundenen Angaben und sechs Verstecken, ausgelesen mit dem Textexport von macOS und über die XML-Teile; Ausgabe von Nonimo mit deutschen Platzhaltern für den Aktenvermerk.