Datenpanne in der Kanzlei: melden oder nicht, und an wen

Angenommen, eine Mitarbeiterin kopiert am Abend einen Schriftsatzentwurf mit Namen und Sachverhalt in ihr privates ChatGPT-Konto und erzählt es am nächsten Morgen. Ab diesem Gespräch läuft eine Frist. Offen ist, ob Sie melden, benachrichtigen oder nur aufschreiben.

Diese Seite geht den Fall für Kanzleien in Deutschland durch, von der zuständigen Landesbehörde bis zur Schweigepflicht. Wie Mandantendaten auch ohne Tippen abfließen, über Agenten und Schnittstellen, steht im Leitfaden zum Datenabfluss durch KI.

Mandantenakte im privaten ChatGPT-Konto: ist das eine Datenpanne?

Art. 4 Nr. 12 DSGVO nennt eine Verletzung der Sicherheit, die zu Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung personenbezogener Daten führt. Einen Angriff setzt die Definition nicht voraus. Gibt jemand Mandantendaten an einen Anbieter, mit dem die Kanzlei keinen Vertrag hat, liegt «unbefugte Offenlegung» sehr nahe.

Die Datenschutzkonferenz rät in ihrer Orientierungshilfe zu KI, Beschäftigten betriebliche Konten und Geräte zu geben. Der private Zugang ist genau der Weg, den die Aufsicht vermeiden will. Was OpenAI mit solchen Chats macht, steht in unserer Übersicht zu ChatGPT und Datenschutz.

Ich halte den privaten Zugang für eine Datenpanne, bis das Gegenteil belegt ist. Beim Geschäftskonto mit Vertrag bleibt meist eher eine berufsrechtliche Frage als eine Meldung. Wählen Sie unten den Weg, über den der Text tatsächlich ging.

Wann muss eine Datenpanne gemeldet werden, und wann reicht die Notiz?

Art. 33 Abs. 1 DSGVO hat eine einzige Ausnahme: Keine Meldung, wenn die Verletzung voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Den Mandanten selbst benachrichtigen Sie nach Art. 34 erst bei voraussichtlich hohem Risiko.

Die Landesbeauftragte in Nordrhein-Westfalen beschreibt die Schwelle so: gemeldet wird, wenn von der Panne mehr als nur ein geringes Risiko ausgeht. Ihr Webformular schickt eine Meldung gar nicht erst ab, wenn Sie dort kein oder ein geringes Risiko angeben.

Ein Nein halte ich bei Mandantendaten für schwerer zu begründen als bei einer Kundenliste. Der Europäische Datenschutzausschuss zählt den Verlust der Vertraulichkeit von Berufsgeheimnissen ausdrücklich zu den möglichen Schäden. Wer im Haus diese Abwägung trifft, legen Sie am besten vorher in einer KI-Richtlinie für die Kanzlei fest.

Art. 33 DSGVO an Beispielen: drei Irrläufer aus den EDSA-Leitlinien

Die Leitlinien 01/2021 des Europäischen Datenschutzausschusses spielen achtzehn Fälle durch und kreuzen jeweils an, was zu tun ist. Drei davon liegen nah an der Kanzlei, weil Dateien oder E-Mails beim falschen Empfänger landen.

Viel hängt am Empfänger. Ein Vermittler, der selbst ans Berufsgeheimnis gebunden ist, den Fehler meldet und die Löschung schriftlich bestätigt, drückt das Risiko so weit, dass nur die Dokumentation bleibt. Manches hängt auch an der Datei: Wer vorher nachverfolgte Änderungen entfernt, verschickt keine gestrichenen Passagen mit.

Ein KI-Anbieter mit privatem Konto ist kein solcher Empfänger: Er bestätigt keine Löschung und schuldet Ihnen keine Verschwiegenheit. Ich sehe den Chat deshalb näher an Fall 14 als an Fall 09, auch wenn weit weniger Personen betroffen sind.

Dasselbe gilt für ein PDF, in dem die Namen nur überdeckt waren. Der Text unter dem Balken lässt sich weiter kopieren, und dann ist die Datei ein Irrläufer mit vollem Inhalt; wie man richtig schwärzt, steht im Leitfaden zum PDF schwärzen.

Datenpanne melden in 72 Stunden: ab wann die Frist läuft

Die Frist beginnt, wenn Ihnen die Verletzung bekannt wird. Der EDSA setzt diesen Zeitpunkt an, sobald der Verantwortliche hinreichende Gewissheit hat, dass ein Sicherheitsvorfall personenbezogene Daten getroffen hat. Eine kurze Prüfung davor ist erlaubt, sie soll aber sofort beginnen.

Bei einem Chat ist diese Prüfung kurz. Erzählt die Mitarbeiterin, was sie eingegeben hat, ist der Beleg da, ähnlich wie im EDSA-Beispiel, in dem ein Dritter die versehentlich erhaltenen Daten vorlegt. Kenntnis hat die Kanzlei dann, nicht erst die Partnerrunde am Montag.

Art. 33 spricht von Stunden, nicht von Werktagen. Rechnen Sie deshalb durchgehend, Wochenende eingeschlossen. Fehlt etwas, reichen Sie es nach Absatz 4 schrittweise nach; eine pünktliche Meldung mit Schätzungen halte ich für klüger als eine späte mit allen Zahlen.

Datenschutzvorfall melden: welche Behörde in Ihrem Bundesland zuständig ist

Nach § 40 BDSG wachen die Länder über nicht öffentliche Stellen. Zuständig ist die Behörde am Sitz der Kanzlei, nicht am Wohnort des Mandanten. Bayern hat zwei: das BayLDA für Kanzleien, den BayLfD für die Verwaltung, um die es im Leitfaden zu KI in Kommunen geht.

Ein gemeinsames Formular gibt es nicht. Die meisten Länder haben ein Webformular. Hessen, Schleswig-Holstein und Thüringen arbeiten mit Vordrucken zum Herunterladen; Hessen nimmt den ausgefüllten Vordruck über einen Upload-Link entgegen, den Sie anfordern.

Am Hamburger Weg gefällt mir, dass nach dem Absenden ein PDF mit Zeitstempel kommt. Das ist Ihr Fristnachweis. Sichern Sie eine solche Bestätigung in jedem Land sofort in der Akte des Vorfalls.

Was in die Meldung gehört, ohne das Mandatsgeheimnis preiszugeben

Art. 33 Abs. 3 verlangt vier Mindestangaben: Art der Verletzung mit ungefähren Zahlen, Kontakt des Datenschutzbeauftragten, wahrscheinliche Folgen und die ergriffenen oder geplanten Maßnahmen. Den Inhalt des Mandats verlangt keine davon.

§ 29 Abs. 3 BDSG schützt Berufsgeheimnisträger zusätzlich. Die Aufsicht darf ihre Befugnisse auf Zugang zu Daten und Räumen nicht nutzen, soweit das die Geheimhaltungspflicht verletzen würde. Erfährt sie trotzdem Geheimes, ist sie selbst daran gebunden.

Ich würde im Freitextfeld Kategorien beschreiben, keine Inhalte: «Familiensache, Gesundheitsangaben einer Person» statt der Diagnose. Wie man Sachverhalte so fasst, dass niemand sie zuordnen kann, zeigt der Leitfaden zur Pseudonymisierung von Mandantendaten.

Mandanten benachrichtigen nach Art. 34 DSGVO: Muster und Ausnahmen

Bei voraussichtlich hohem Risiko benachrichtigen Sie den Mandanten unverzüglich und in einfacher Sprache, mindestens mit Kontakt, wahrscheinlichen Folgen und Maßnahmen. Art. 34 Abs. 3 erlässt sie bei wirksamer Verschlüsselung und bei nachträglich beseitigtem Risiko. Wäre der Aufwand unverhältnismäßig, tritt eine öffentliche Bekanntmachung an die Stelle der Einzelnachricht.

§ 29 Abs. 1 Satz 3 BDSG fügt eine deutsche Ausnahme an: Die Benachrichtigung entfällt, soweit sie Geheimnisse offenbaren würde. Typisch ist die Gegenseite, deren Daten in Ihrer Akte stehen. Satz 4 kehrt das um, wenn ihre Interessen, etwa wegen drohender Schäden, überwiegen.

Gegenüber dem eigenen Mandanten würde ich mich auf diese Ausnahme nicht stützen. Er ist der Geheimnisherr; über seine eigene Sache verrät ihm die Nachricht nichts Neues. Fragt er danach, ob KI in seinem Mandat überhaupt vorgesehen war, hilft eine vorher unterschriebene Einwilligung mit Musterklausel.

Schweigepflicht, Kammer und Berufshaftpflicht: wer sonst noch Bescheid bekommt

Daneben gilt die Verschwiegenheit aus § 43a Abs. 2 BRAO und § 57 Abs. 1 StBerG. § 203 StGB droht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe an, für Ärzte ebenso, siehe Arztbrief in ChatGPT. Die Meldung an die Aufsicht heilt hier nichts.

Eine Pflicht, die Rechtsanwalts- oder Steuerberaterkammer über eine Datenpanne zu informieren, haben wir in BRAO und StBerG nicht gefunden. Beide Kammern beraten ihre Mitglieder aber kraft Gesetzes in Fragen der Berufspflichten. Für Notare ist die Notarkammer die Anlaufstelle; mehr dazu im Leitfaden zu KI im Notariat.

Am leichtesten übersehen wird der Versicherer. § 104 Abs. 1 VVG verlangt, Tatsachen, die eine Haftung gegenüber Dritten auslösen könnten, binnen einer Woche anzuzeigen. Mir wäre eine Anzeige zu viel lieber als eine zu wenig; was eine Cyberversicherung zusätzlich verlangt, steht in der Police.

Welche Kennungen im Chat standen: den Umfang vor der Meldung schätzen

Für Art. 33 Abs. 3 brauchen Sie Kategorien und ungefähre Zahlen, und beides steht im Chatverlauf. Sichern Sie ihn deshalb, bevor jemand ihn löscht; was nach dem Löschen beim Anbieter bleibt, erklärt der Leitfaden zum ChatGPT-Verlauf.

Kopieren Sie den eingegebenen Text in das Feld unten. Es findet Steuer-ID, Krankenversichertennummer und IBAN mit Prüfziffer, Ausweis- und Rentenversicherungsnummern nach Format, dazu Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Namen und Anschriften zählen Sie selbst.

Eine Ausweisnummer würde ich in der Meldung eigens nennen, weil sie Missbrauch erleichtert. Wie viel auf einer Kopie des Personalausweises steht, unterschätzen viele.

Mein Rat nach der Meldung: der nächste Chat ohne Mandantennamen

Bei der Aufsicht endet der Vorgang oft schon mit der Meldung, in der Kanzlei fängt die Arbeit dann erst an. Am dringlichsten finde ich zwei Dinge: betriebliche Konten statt privater, und Texte, die ohne Mandantendaten in den Chat gehen.

Das Ersetzen muss niemand im Sekretariat von Hand erledigen. Die App, die Sie über die Startseite von Nonimo finden, tauscht Namen und Kennungen auf dem Kanzleirechner gegen Platzhalter, bevor der Text das Gerät verlässt, und setzt sie in der Antwort wieder ein.

Ist die Kanzleisoftware selbst per Schnittstelle an ein Sprachmodell angebunden, erledigt Nonimo Gateway denselben Tausch vor jedem Aufruf. Ob Ihr eigener Vorfall die Meldeschwelle erreicht, klärt diese Seite nicht abschließend; das gehört zu Ihrer Datenschutzbeauftragten, bevor ein Nein in der Akte steht.

Quellen

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), deutsche Fassung: Art. 4 Nr. 12, Art. 33 Abs. 1 bis 5, Art. 34 Abs. 1 bis 3, Art. 90.
• § 29 Bundesdatenschutzgesetz: Abs. 1 Satz 3 und 4 zur Benachrichtigung, Abs. 3 zu den Prüfbefugnissen bei Berufsgeheimnisträgern.
• § 203 Strafgesetzbuch: Strafrahmen bis zu einem Jahr für das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse.
• EDSA, Leitlinien 9/2022 zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten: wann eine Verletzung «bekannt» ist, kurze Prüfung, Berufsgeheimnis als möglicher Schaden.
• EDSA, Leitlinien 01/2021 mit Beispielen zur Meldung: Fälle 09, 14 und 15.
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe KI und Datenschutz, 6. Mai 2024: Abschnitt 2.4, betriebliche statt privater Konten.
• BayLDA, Meldung einer Datenschutzverletzung: Kennung mit Meldezeitpunkt, vorläufige Meldung, Folgemeldung.
• LDI NRW, Meldepflicht für Verantwortliche: Schwelle «mehr als nur ein geringes Risiko», PDF-Export.
• HmbBfDI, Datenpanne melden: PDF mit Zeitstempel als Eingangsbestätigung.
• HBDI, Meldung nach Art. 33 DS-GVO: Vordruck, Upload-Link über HessenDrive.
• Weitere Meldewege ohne Link: LfDI Baden-Württemberg, Berliner Beauftragte, LDA Brandenburg, LfDI Bremen, LfDI Mecklenburg-Vorpommern, LfD Niedersachsen, LfDI Rheinland-Pfalz, Datenschutzzentrum Saarland, SDTB Sachsen, Landesbeauftragte Sachsen-Anhalt, ULD Schleswig-Holstein, TLfDI Thüringen; dazu § 40 und § 43 Abs. 4 BDSG, § 43a BRAO, § 43e BRAO, § 57 und § 76 StBerG, § 73 BRAO und § 104 VVG.

Abgerufen am 8. November 2026.