Datenpanne in der Kanzlei: melden oder nicht, und an wen

Jemand in Ihrer Kanzlei hat Mandantendaten in ein KI-Tool eingegeben. Unter Umständen müssen Sie jetzt eine Datenpanne melden, und die Frist läuft womöglich schon. Sie läuft aber nicht seit dem Vorfall, sondern seit dem Moment, in dem Sie davon erfahren haben.

Für eine Kanzlei sind es zwei Pflichten mit zwei Uhren und zwei Empfängern: die Meldung nach Art. 33 DSGVO an eine von achtzehn Behörden, und das Berufsrecht, das keine Behörde für Sie erledigt. Und es gibt einen dritten Punkt, den fast niemand nennt: Dokumentieren müssen Sie auch dann, wenn Sie nicht melden.

Datenpanne melden oder nicht: drei Fragen, in dieser Reihenfolge

Die Prüfung ist in der Verordnung angelegt, und sie hat eine Reihenfolge. Wer sie überspringt, meldet entweder zu viel oder zu spät. Die erste Frage ist, ob überhaupt eine Verletzung vorliegt. Die zweite, ob ein Risiko wahrscheinlich ist. Die dritte, ob dieses Risiko hoch ist.

Nur die zweite Frage entscheidet über die Meldung an die Aufsichtsbehörde. Die dritte entscheidet darüber, ob Sie zusätzlich Ihre Mandanten benachrichtigen müssen. Und die Dokumentationspflicht hängt an keiner der drei: Sie gilt, sobald die erste Frage mit ja beantwortet ist.

Frage	Norm	Wenn ja
Liegt eine Verletzung vor?	Art. 4 Nr. 12 DSGVO	Dokumentationspflicht, immer
Ist ein Risiko wahrscheinlich?	Art. 33 Abs. 1 DSGVO	Meldung an die Aufsichtsbehörde, binnen 72 Stunden
Ist das Risiko hoch?	Art. 34 Abs. 1 DSGVO	zusätzlich Benachrichtigung der Betroffenen
Keine der drei?	Art. 33 Abs. 5 DSGVO	trotzdem dokumentieren, mit Begründung

Quelle: Verordnung (EU) 2016/679, deutsche Fassung, Art. 4, 33 und 34.

Diese vierte Zeile ist die, die in der Praxis am häufigsten fehlt. Wahrscheinlich endet auch Ihr Fall dort. Wer die drei Fragen schon vor dem Ernstfall beantwortet haben will, findet den Rahmen dafür in unserer Musterrichtlinie für Kanzleien.

Wann eine Eingabe in ein KI-Tool eine Datenpanne ist

Der Wortlaut ist enger, als der Alltagsbegriff vermuten lässt. Art. 4 Nr. 12 DSGVO spricht von einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von personenbezogenen Daten führt.

Entscheidend ist also nicht, ob etwas kaputtgegangen ist. Entscheidend ist, ob Daten an eine Stelle gelangt sind, die sie nicht haben durfte. Ein Angriff ist dafür nicht nötig, und in der Mehrzahl der gemeldeten Fälle liegt auch keiner vor.

Der Text hat Ihr Haus verlassen

Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Aufsichtsbehörden, unterscheidet in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 zwischen geschlossenen und offenen Systemen. Bei geschlossenen liegt die Kontrolle über Ein- und Ausgabedaten bei den Anwendenden, und eine Weiterverwendung zum Training ist systemseitig nicht vorgesehen.

Bei einem offenen System ist genau das nicht gesichert. Der Text ist übermittelt, er wird verarbeitet, und was danach mit ihm geschieht, steht in den Bedingungen des Anbieters und nicht in Ihrem Mandatsvertrag. Was die einzelnen Anbieter dazu schreiben, steht in unseren Übersichten zu OpenAI, Anthropic und Microsoft.

Entscheidend ist der Vertrag, nicht das Logo

Dieselbe Marke kann beides sein. Ein Geschäftskonto mit Auftragsverarbeitungsvertrag und abgeschaltetem Training ist ein anderer Sachverhalt als dasselbe Produkt in der kostenlosen Fassung, über einen privaten Zugang, am Wochenende.

Für Ihre Prüfung heißt das: Fragen Sie zuerst, über welchen Zugang die Eingabe lief. Keine andere Antwort ändert die Bewertung so oft. Welche Vertragsgestaltungen in Deutschland tragen und welche nicht, haben wir in der Übersicht zu KI und DSGVO zusammengestellt.

Warum Namen streichen nicht genügt

Die Bundesrechtsanwaltskammer ist an dieser Stelle deutlicher als die meisten Ratgeber. Ihr Leitfaden zum KI-Einsatz, Stand 12/2024, schreibt zur Frage, ob das Schwärzen der Klarnamen genügt:

Dabei reicht es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften von Mandanten zu entfernen, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können.

BRAK, Leitfaden mit Hinweisen zum KI-Einsatz, Stand 12/2024

Ein paar Zeilen weiter steht der Satz, der für Ihre Prüfung noch mehr wiegt. Die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen an Sprachmodelle wie ChatGPT sei nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich, weil eine Nutzung auch ohne diese Daten möglich sei und eine Weitergabe mit unkalkulierbaren Risiken für die Mandanten verbunden wäre.

Das ist unbequem und zugleich nützlich. Unbequem, weil es die schnelle Lösung ausschließt. Nützlich, weil es Ihnen bei der Risikoabwägung einen belastbaren Maßstab gibt, der von Ihrem eigenen Berufsstand kommt und nicht von einem Anbieter. Wie weit eine saubere Pseudonymisierung trägt, behandelt unser Leitfaden zu Mandantendaten und KI.

Wie Sie das Risiko nachvollziehbar bewerten

Die zweite Frage entscheidet über die Meldung, und sie ist die einzige, die Ihnen niemand abnimmt. Die Verordnung nennt keinen Katalog. Den liefert der Europäische Datenschutzausschuss in seinen Leitlinien 9/2022, und die dort genannten Merkmale lassen sich an einem Nachmittag durchgehen.

Nützlich ist die Reihenfolge: erst die Art des Vorfalls, dann die Daten, dann die Menschen dahinter. Ob der Text vorher pseudonymisiert war, wirkt sich dabei auf fast jedes einzelne Merkmal aus. Wer mit der Zahl der Betroffenen anfängt, überschätzt kleine Vorfälle mit vielen Namen und unterschätzt den einen Fall, in dem ein einziges Mandat offenliegt.

Merkmal	Was es bei einer KI-Eingabe bedeutet
Art der Verletzung	Offenlegung, nicht Verlust: Die Daten sind noch da, aber auch woanders
Art und Sensibilität	Gesundheits-, Straf- oder Familiensachen wiegen schwerer als eine Adresse
Leichte Identifizierbarkeit	Klarname, Aktenzeichen, oder ein Sachverhalt, der nur auf eine Person passt
Schwere der Folgen	Rufschaden, Verlust des Rechtsschutzes, Nachteile im laufenden Verfahren
Besonderheiten der Betroffenen	Minderjährige, Beschäftigte, Mandanten in ohnehin belastender Lage
Besonderheiten Ihres Hauses	eine Kanzlei ist kein beliebiger Verantwortlicher, und das wirkt erschwerend

Quelle: Europäischer Datenschutzausschuss, Leitlinien 9/2022, Abschnitt zur Bewertung des Risikos.

Die letzte Zeile wird am häufigsten übersehen und ist für Sie die wichtigste. Dass Sie Berufsgeheimnisträger sind, erhöht die Schwere derselben Offenlegung, weil die Betroffenen Ihnen Daten anvertraut haben, die sie sonst niemandem geben. Derselbe Vorfall in einem Handwerksbetrieb und in einer Kanzlei ist nicht derselbe Vorfall.

Wann Sie den Mandanten selbst anrufen müssen

Die dritte Frage ist die, vor der sich die meisten fürchten. Art. 34 Abs. 1 DSGVO verlangt die Benachrichtigung der betroffenen Person nur dann, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat, und dann unverzüglich sowie in klarer und einfacher Sprache.

Bei Berufsgeheimnisträgern ist diese Schwelle in der Praxis schneller erreicht als anderswo, aus demselben Grund, der schon die Schwere erhöht hat. Trotzdem gilt sie nicht automatisch: Hohes Risiko ist eine Stufe über wahrscheinlichem Risiko, und wer beides gleichsetzt, benachrichtigt in Fällen, in denen die Verordnung es nicht verlangt, und beunruhigt Mandanten ohne Anlass.

Der häufigste Fall ist immer noch die falsche E-Mail

Es lohnt, den KI-Vorfall neben den Klassiker zu legen. Eine E-Mail an den falschen Empfänger ist der Fall, den jede Behörde hundertfach kennt, und er wird meist milder bewertet: ein bekannter Empfänger, ein begrenzter Inhalt, eine Löschzusage, die sich einholen lässt.

Bei einer Eingabe in ein offenes KI-System fehlt genau dieser Teil. Es gibt keinen Empfänger, den Sie anrufen können, und keine Löschzusage, die Sie sich schriftlich geben lassen. Das ist kein Grund zur Panik, aber es ist der Grund, warum die beiden Vorfälle in Ihrer Dokumentation nicht gleich aussehen dürfen.

Die 72 Stunden laufen ab Kenntnis, nicht ab dem Vorfall

Art. 33 Abs. 1 DSGVO formuliert es genau: Gemeldet wird unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde.

1. Eingabe in das KI-Tool

   Die Frist läuft noch nicht.

2. Kenntnis im Haus, etwa durch die Assistenz

   Ab hier laufen die 72 Stunden.

3. Kurze Feststellung, ob überhaupt etwas passiert ist

   Zulässig, solange sie kurz bleibt.

4. Meldung an die Aufsichtsbehörde

   Unverzüglich, möglichst binnen 72 Stunden. Später nur mit Begründung der Verzögerung.

Was noch fehlt, wird schrittweise nachgereicht, Art. 33 Abs. 4 DSGVO.

Ein Schlupfloch ist das nicht. Wer eine Meldestruktur hat, erfährt früh und muss schnell handeln. Wer keine hat, erfährt spät, und die Aufsicht fragt dann, warum eine Kanzlei mit Berufsgeheimnis so lange nichts bemerkt hat.

Wer im Haus Kenntnis hat

Kenntnis hat die Kanzlei nicht erst, wenn die Geschäftsführung Bescheid weiß. Sie entsteht, wenn die Kanzlei als verantwortliche Stelle hinreichend sicher weiß, dass ein Sicherheitsvorfall stattgefunden hat, der personenbezogene Daten betrifft. Bemerkt die Assistenz den Vorfall am Donnerstagabend, beginnt die Uhr nicht erst am Montag im Partnermeeting.

Wer im Haus überhaupt melden darf und an wen intern, gehört deshalb in die interne KI-Richtlinie und nicht in die Erinnerung der Beteiligten. Die Leitlinien 9/2022 des Europäischen Datenschutzausschusses erlauben ausdrücklich eine kurze Feststellungsphase, um zu klären, ob überhaupt etwas passiert ist. Nicht zulässig ist eine Untersuchung, die sich ohne absehbares Ende hinzieht, während die Frist verstreicht.

Wenn die Frist reißt, gehört eine Begründung dazu

Die Verordnung rechnet damit, dass 72 Stunden nicht immer reichen. Art. 33 Abs. 1 Satz 2 sieht deshalb vor, dass der Meldung eine Begründung für die Verzögerung beizufügen ist, wenn sie später erfolgt.

Das ist in der Praxis der wichtigste Hinweis in diesem Beitrag. Eine verspätete Meldung mit nachvollziehbarer Begründung ist ein anderer Vorgang als eine verspätete Meldung ohne. Notieren Sie deshalb von der ersten Minute an, wer wann was wusste, auch wenn Sie am Ende gar nicht melden.

Welche der achtzehn Behörden Ihre ist

In Deutschland gibt es nicht die eine Datenschutzbehörde. Es gibt den Bundesbeauftragten und in den Ländern siebzehn Behörden, weil Bayern zwei hat: das BayLDA in Ansbach für nicht öffentliche Stellen, also auch für Kanzleien, und den BayLfD in München für die öffentliche Verwaltung. Für eine Kanzlei ist fast immer die Landesbehörde zuständig.

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Das klingt nach Verwaltungsfolklore und ist in einer Fristsituation ein echtes Problem. Sie haben 72 Stunden, und bevor Sie etwas ausfüllen, müssen Sie die richtige Behörde finden.

Der Sitz entscheidet, nicht der Wohnort des Mandanten

Maßgeblich ist, wo Ihre Kanzlei ihre Niederlassung hat. Ein Mandant aus Hamburg, betreut von einem Münchner Büro, ändert daran nichts: Zuständig ist die bayerische Behörde. Bei mehreren Standorten in mehreren Ländern wird es aufwendiger, und dann lohnt der Anruf beim eigenen Datenschutzbeauftragten vor dem Ausfüllen.

Sitz der Kanzlei	Zuständige Behörde	Kürzel
Bayern	Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht	BayLDA
Baden-Württemberg	Der Landesbeauftragte für den Datenschutz	LfDI
Niedersachsen	Die Landesbeauftragte für den Datenschutz	LfD Niedersachsen
Bundesbehörde, Telekommunikation, Post	Bundesbeauftragter für den Datenschutz	BfDI, für Kanzleien selten

Quelle: die Zuständigkeitsregelungen der Länder; Art. 33 Abs. 1 DSGVO verweist auf die nach Art. 51 zuständige Aufsichtsbehörde.

Ein gemeinsames Formular gibt es nicht

Wer eine Datenpanne melden muss, findet in jedem Land einen eigenen Meldeweg. Bayern führt einen Online-Dienst, über den nicht öffentliche Stellen ihrer Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO nachkommen. Baden-Württemberg hat eine eigene Seite für Verantwortliche. Die abgefragten Felder ähneln sich, weil sie aus Art. 33 Abs. 3 DSGVO stammen, aber Konto, Oberfläche und Bestätigungsweg unterscheiden sich.

Wenn Sie eines vorbereiten wollen, bevor etwas passiert, dann dieses: Legen Sie den Link Ihrer Behörde in Ihrer internen KI-Richtlinie ab. In unserer Musterrichtlinie für Kanzleien ist dafür eine Zeile vorgesehen, und sie ist an einem Freitagabend mehr wert als das ganze übrige Dokument.

Was in der Meldung stehen muss

Die Felder sind in Art. 33 Abs. 3 DSGVO vorgegeben, und deshalb ähneln sich die Formulare der Länder trotz aller Unterschiede. Vier Angaben verlangt die Vorschrift als Mindestmaß, und keine davon setzt voraus, dass Sie den Vorfall schon vollständig aufgeklärt haben.

Was	Norm	Was das praktisch heißt
Art der Verletzung, Kategorien und ungefähre Zahlen	Art. 33 Abs. 3 lit. a	ungefähr genügt, geschätzt und als Schätzung gekennzeichnet
Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten	Art. 33 Abs. 3 lit. b	oder einer sonstigen Anlaufstelle, wenn Sie keinen bestellt haben
Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen	Art. 33 Abs. 3 lit. c	Ihre Einschätzung, nicht die Gewissheit
Ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen	Art. 33 Abs. 3 lit. d	auch Vorschläge zählen, nicht nur Erledigtes

Quelle: Art. 33 Abs. 3 DSGVO, deutsche Fassung.

Und der Absatz danach nimmt den Druck aus der Frist. Nach Art. 33 Abs. 4 DSGVO dürfen Informationen, die nicht zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, ohne unangemessene weitere Verzögerung schrittweise nachgereicht werden. Eine pünktliche Meldung mit Schätzungen ist also vorgesehen, eine verspätete mit perfekten Zahlen nicht.

Der BfDI ist für Ihre Kanzlei fast nie zuständig

Der Bundesbeauftragte ist zuständig für Bundesbehörden und für die Bereiche Telekommunikation und Post. Eine Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskanzlei fällt regelmäßig nicht darunter. Eine Meldung an die falsche Stelle wahrt die Frist nicht zuverlässig, und sie kostet Stunden, die Sie in dieser Woche nicht haben.

Was das BayLDA im vergangenen Jahr gesehen hat

Eine Zahl hilft beim Einordnen. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht schreibt in seinem 15. Tätigkeitsbericht, dass im Jahr 2025 insgesamt 3603 Datenpannenmeldungen eingingen, eine Steigerung von 23 Prozent gegenüber dem Vorjahr.

3603Datenpannenmeldungen 2025

+23 %gegenüber dem Vorjahr

9746Beschwerden und Kontrollanregungen

Im selben Berichtsjahr gingen dort 9746 Beschwerden und Kontrollanregungen ein, ein Anstieg von 61 Prozent. Und das ist nur ein Bundesland. Mit diesem Vorgang sind Sie also einer von mehreren tausend Fällen im Jahr. Behörden, die täglich solche Meldungen bearbeiten, reagieren auf eine saubere und pünktliche Meldung anders als auf einen Vorfall, der erst durch eine Beschwerde auffliegt.

Was die Behörde selbst zu KI schreibt

Im selben Bericht nennt das BayLDA die zügige Verbreitung von Künstlicher Intelligenz und speziell von großen Sprachmodellen als maßgeblich für den Anstieg seiner Fallzahlen. Bemerkenswert ist die Begründung. Es liegt nicht allein an den datenschutzrechtlichen Fragen des Themas, sondern daran, dass KI-Werkzeuge Betroffenen die Beschwerde erleichtern.

Wie die Behörden generativer KI gegenübertreten, haben wir in der Übersicht zu KI und DSGVO ausgewertet, und für den öffentlichen Sektor in der Übersicht zu Kommunen und KI. Für Ihre Kanzlei ist das eine nüchterne Information. Der Weg von einem verärgerten Mandanten zu einer förmlichen Eingabe bei der Aufsicht ist kürzer geworden. Die Annahme, ein unbemerkter Vorfall bleibe unbemerkt, trägt weniger als vor zwei Jahren.

Für die Kanzlei läuft eine zweite Uhr, und die ist strafrechtlich

An dieser Stelle trennt sich Ihr Fall von dem eines gewöhnlichen Unternehmens. Für Berufsgeheimnisträger gilt neben der DSGVO das Strafrecht, und die beiden Regelwerke haben unterschiedliche Adressaten, unterschiedliche Fristen und unterschiedliche Folgen.

	Art. 33 DSGVO	§ 203 StGB mit § 43e BRAO
Wer prüft	die Aufsichtsbehörde Ihres Landes	Staatsanwaltschaft, daneben die Kammer
Frist	72 Stunden ab Kenntnis	keine Meldefrist, aber Sorgfaltspflichten im Vorfeld
Folge	Geldbuße, Anordnungen	Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe
Erledigt die Meldung das?	ja, für diese Pflicht	nein

Quellen: Art. 33 DSGVO; § 203 Abs. 1 und Abs. 4 StGB; § 43e BRAO.

Das Tool ist eine sonstige mitwirkende Person

§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB erlaubt das Offenbaren fremder Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit dies für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Den Dienstleister sieht das Gesetz damit ausdrücklich vor. Für Arztpraxen gilt dieselbe Erlaubnis, und sie endet dort schon an der Erforderlichkeit: Um einen Arztbrief im Chat sprachlich zu straffen, braucht niemand den Namen des Patienten.

Die Erlaubnis hat aber eine Kehrseite, und die steht in Absatz 4. Strafbar macht sich auch, wer als Berufsgeheimnisträger nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine sonstige mitwirkende Person zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Die Frage ist also nicht, ob ein Werkzeug mitwirken darf. Die Frage ist, ob Sie es verpflichtet haben. Beide Absätze drohen dieselbe Folge an: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

bis zu 1 Jahr

§ 43e BRAO verlangt Textform und Belehrung

Die Bundesrechtsanwaltsordnung macht daraus eine Checkliste. Nach § 43e Abs. 3 BRAO bedarf der Vertrag mit dem Dienstleister der Textform. In ihm ist der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten, auf das Erforderliche zu beschränken und hinsichtlich weiterer Personen festzulegen. Für Notare steht das Gegenstück in der Bundesnotarordnung, und daran hängt, wann ein KI-Anbieter für den Notar arbeiten darf.

Und beachten Sie, dass die Erlaubnis des § 43e BRAO nur greift, soweit der Zugang erforderlich ist. Genau das verneint die BRAK für Sprachmodelle, womit die Norm in diesen Fällen gar nicht erst greift. Für die nächste Eingabe heißt das: Namen und Kennungen des Mandanten vorher unkenntlich machen.

Prüfen Sie die drei Punkte an dem Zugang, über den die Eingabe tatsächlich lief, und halten Sie daneben fest, wie weit die Pseudonymisierung von Mandantendaten im konkreten Fall reichte. Ein kostenloses Konto, das jemand am Abend mit der privaten Adresse angelegt hat, erfüllt keinen davon. Das ist unabhängig davon, wie gut das Produkt ist, und es ist der Punkt, an dem aus einem Datenschutzvorfall ein Berufsrechtsvorfall wird.

Die Einwilligung des Mandanten trägt weniger, als sie aussieht

Ein verbreiteter Reflex ist, den Mandanten anzurufen und sich das Vorgehen genehmigen zu lassen. Das kann sinnvoll sein, löst das Problem aber nicht vollständig. Das BayLDA hält in seinem Tätigkeitsbericht zur Kommunikation von Berufsgeheimnisträgern fest, dass die vorzuhaltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen nicht zur Disposition der Beteiligten stehen.

Ihre Pflichten aus Art. 32 DSGVO sind also nichts, was Sie mit dem Betroffenen aushandeln. Eine Einwilligung kann die Risikobewertung beeinflussen. Sie ersetzt weder die Meldepflicht noch die Sorgfalt, die Sie vorher schuldeten. Ihren eigentlichen Platz hat sie vorher, wenn ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient, und dafür gibt es eine Musterklausel mit gesonderter Erklärung.

Was die Meldung über Sie aussagt, und was nicht

Der häufigste Grund, nicht zu melden, ist die Sorge, sich selbst zu belasten. Der Gesetzgeber hat das gesehen. § 43 Abs. 4 BDSG bestimmt, dass eine Meldung nach Art. 33 DSGVO oder eine Benachrichtigung nach Art. 34 Abs. 1 DSGVO in einem Verfahren nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten gegen den Meldepflichtigen nur mit dessen Zustimmung verwendet werden darf.

Eine Meldung nach Artikel 33 […] darf in einem Verfahren nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten gegen den Meldepflichtigen […] nur mit Zustimmung des Meldepflichtigen […] verwendet werden.

§ 43 Abs. 4 BDSG

Lesen Sie den Wortlaut genau, denn die Reichweite ist enger, als sie zitiert wird. Die Sperre gilt für das Bußgeldverfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz. Für ein Strafverfahren, etwa wegen § 203 StGB, nennt die Vorschrift sie nicht.

Der Schutz ist also real und ein guter Grund zu melden, aber er ist kein allgemeiner Freibrief, und wer ihn als solchen verkauft, hat die Norm nicht zu Ende gelesen. An eine zweite Meldung denken in dieser Lage ohnehin die wenigsten: die an den eigenen Versicherer, deren Fristen in unserer Übersicht zur Cyberversicherung stehen.

Was nach der Meldung passiert, und was meistens nicht passiert

Die Sorge, eine Meldung setze eine Maschine in Gang, die am Ende ein Bußgeld ausspuckt, hält viele Kanzleien von der Meldung ab. Der übliche Ablauf sieht anders aus, und es hilft, ihn zu kennen, bevor man entscheidet.

In der Regel bestätigt die Behörde den Eingang, vergibt ein Aktenzeichen und stellt Rückfragen, wenn Felder unklar geblieben sind. Bei einem klar umrissenen Einzelfall mit erkennbaren Abhilfemaßnahmen endet der Vorgang häufig mit einem Hinweis. Ein Bußgeldverfahren ist der Ausnahmefall, nicht der Regelfall, und es knüpft meist nicht an den Vorfall an, sondern an das, was davor fehlte.

Was die Behörde ansieht	Was Sie dafür brauchen
Ob die Frist gewahrt wurde	den schriftlichen Zeitstempel Ihrer Kenntnis
Ob der Vorfall aufgeklärt wurde	Sachverhalt, Umfang, betroffene Kategorien
Ob Abhilfe erfolgt ist	was Sie abgestellt haben, mit Datum
Ob es Struktur gab, nicht nur Zufall	eine Richtlinie, eine Meldekette, ein Verzeichnis

Quelle: die Prüfungsgegenstände folgen aus Art. 33 Abs. 3 und Abs. 5 DSGVO.

Den Unterschied macht die letzte Zeile. Eine Kanzlei, die den Vorfall bemerkt, bewertet, abstellt und dokumentiert hat, liefert das Bild einer funktionierenden Organisation mit einem Zwischenfall. Eine, bei der der Vorfall über eine Beschwerde auffliegt und kein Verzeichnis existiert, liefert ein anderes. Wie Sie denselben Nachweis gegenüber Mandanten führen, die vorab fragen, behandelt unser Leitfaden zu KI-Fragebögen.

Mandantendaten und Kundendaten sind nicht dasselbe Problem

Wenn Sie kein Berufsgeheimnisträger sind, sondern ein Unternehmen mit Kundendaten, fällt die zweite Uhr weg. Die erste bleibt unverändert: dieselbe Prüfung, dieselben 72 Stunden, dieselbe Landesbehörde.

Dafür kommen andere Fragen dazu, die eine Kanzlei selten hat: Beschäftigtendaten, Betriebsvereinbarungen und je nach Branche die Meldewege aus der NIS-2-Umsetzung oder aus dem Vertrag mit einem Großkunden. Wer nebenbei prüft, ob die eigene Police einen Vorfall ohne Angriff überhaupt abdeckt, findet in unserer Übersicht zur Cyberversicherung die üblichen Ausschlüsse. Was die KI-Verordnung zusätzlich verlangt, steht in unserem Leitfaden für Unternehmen.

Der Unterschied ist keine Wortklauberei. Er entscheidet, ob Sie eine Behörde anrufen oder zwei Rechtsgebiete parallel führen.

Die erste Stunde: was Sie in welcher Reihenfolge tun

Was Sie in den nächsten sechzig Minuten tun, bestimmt, wie die nächsten drei Tage aussehen. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Geschwindigkeit.

1. Halten Sie fest, was passiert ist. Wer, wann, welcher Zugang, welches Werkzeug, welcher Inhalt, ungefährer Umfang. Diese Notiz ist später Ihre Dokumentation nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO.
2. Klären Sie den Zugang. Geschäftskonto mit Vertrag oder privater Zugang. Keine andere Antwort ändert die Bewertung so oft.
3. Schätzen Sie den Personenbezug. Namen, Aktenzeichen, Gesundheitsdaten, Angaben zu Dritten. Und prüfen Sie, ob sich das Mandat aus dem Zusammenhang erschließen lässt, auch ohne Klarnamen.
4. Dokumentieren Sie den Fristbeginn. Notieren Sie Datum und Uhrzeit Ihrer Kenntnis schriftlich. Ohne diesen Zeitstempel können Sie später weder Pünktlichkeit belegen noch eine Verzögerung begründen.
5. Suchen Sie Ihre Behörde. Nach dem Sitz der Kanzlei, nicht nach dem Wohnort des Mandanten.
6. Entscheiden Sie, und schreiben Sie die Entscheidung auf. Auch ein begründetes Nein ist ein Ergebnis, aber nur, wenn es dokumentiert ist.

Was Sie in dieser Stunde nicht tun

Löschen Sie den Chatverlauf nicht, bevor Sie ihn festgehalten haben. Er ist Ihr Beweismittel für Umfang und Inhalt, und ohne ihn beruht Ihre Risikoabwägung auf einer Erinnerung. Löschen beseitigt außerdem die Kopien beim Anbieter nicht zwangsläufig, und bei manchen Diensten überdauern geprüfte Unterhaltungen das Löschen der eigenen Aktivitäten deutlich. Welche Aufbewahrungsfristen die großen Anbieter nennen, haben wir für Google aufgeschlüsselt.

Und melden Sie nicht in der ersten Stunde. Eine Meldung mit vier offenen Feldern erzeugt Rückfragen und einen zweiten Vorgang. Die Verordnung erlaubt sogar ausdrücklich, Informationen schrittweise nachzureichen.

Dokumentieren müssen Sie auch dann, wenn Sie nicht melden

Art. 33 Abs. 5 DSGVO ist der Satz, den die meisten Ratgeber in einem Nebensatz erledigen. Er verlangt, dass der Verantwortliche Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten dokumentiert, einschließlich aller damit zusammenhängenden Fakten, ihrer Auswirkungen und der ergriffenen Abhilfemaßnahmen.

Der zweite Satz der Vorschrift sagt, wofür das gut ist: Die Dokumentation muss der Aufsichtsbehörde die Überprüfung der Einhaltung dieses Artikels ermöglichen. Übersetzt heißt das, die Behörde will Ihre Entscheidung nachvollziehen können, gerade dann, wenn Sie sich gegen eine Meldung entschieden haben.

Was hineingehört	Warum
Zeitpunkt der Kenntnis	ohne ihn ist keine Frist belegbar
Sachverhalt und Umfang	Grundlage jeder Risikoabwägung
Betroffene Datenkategorien	entscheidet über die Schwelle des Art. 34
Getroffene Abhilfemaßnahmen	ausdrücklich in Art. 33 Abs. 5 genannt
Die Entscheidung und ihre Begründung	macht ein Nein überprüfbar

Quelle: Art. 33 Abs. 5 DSGVO, deutsche Fassung.

Führen Sie dieses Verzeichnis auch für die kleinen Fälle. Die Kanzlei, die zwölf dokumentierte Vorfälle und elf begründete Nein vorlegen kann, steht in einem Prüfverfahren anders da als die, deren Verzeichnis leer ist. Wie Sie solche Fragen in Mandantenfragebögen beantworten, behandelt unser Leitfaden zu KI-Fragebögen.

Was ein Werkzeug hier leisten kann, und was nicht

Vorweg: Für den Vorfall, der schon passiert ist, leistet Software nichts. Die Prüfung, die Zuständigkeit und die Entscheidung sind Ihre Arbeit, und keine Vorlage nimmt sie Ihnen ab.

Was sich ändern lässt, ist der nächste Fall. Nonimo pseudonymisiert Text auf Ihrem Gerät, bevor er es verlässt. Jede Ersetzung wird angezeigt und begründet, und sie lässt sich vor dem Absenden mit einem Klick übernehmen oder verwerfen. Die Zuordnung bleibt bei Ihnen umkehrbar, und genau deshalb bleibt der Text personenbezogen.

Ein Nachweis für die Aufsichtsbehörde entsteht dabei nicht. Das Werkzeug zeigt seine Entscheidungen im Augenblick der Eingabe; es führt kein Verzeichnis der Vorfälle, das Sie einer Behörde später vorlegen könnten. Was Art. 33 Abs. 5 DSGVO von Ihnen verlangt, schreiben Sie selbst, und der Zeitstempel Ihrer Kenntnis entsteht in keiner Software.

Wo die Grenze zwischen Pseudonymisierung und Anonymisierung genau verläuft, behandelt unser Leitfaden zu Mandantendaten und KI. Die übrigen Grenzen der Anwendung stehen auf der Seite Sicherheit.

Quellen

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), deutsche Fassung. Art. 4 Nr. 12 für die Definition der Verletzung, Art. 33 Abs. 1 für die 72 Stunden ab Kenntnis und die Begründungspflicht bei Verzögerung, Art. 33 Abs. 5 für die Dokumentationspflicht, Art. 34 Abs. 1 für die Benachrichtigung bei hohem Risiko. EUR-Lex
• § 43 Bundesdatenschutzgesetz. Absatz 4 für die Verwendungssperre der Meldung im Verfahren nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten und für ihre Grenzen. gesetze-im-internet.de
• § 203 Strafgesetzbuch. Absatz 1 für den Kreis der Berufsgeheimnisträger und das Strafmaß von bis zu einem Jahr, Absatz 3 Satz 2 für die sonstigen mitwirkenden Personen, Absatz 4 für die Verantwortung bei fehlender Verpflichtung. gesetze-im-internet.de
• § 43e Bundesrechtsanwaltsordnung. Absatz 3 für die Textform des Dienstleistervertrags, die Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und die Beschränkung auf das Erforderliche. gesetze-im-internet.de
• BayLDA, 15. Tätigkeitsbericht für das Jahr 2025. Abschnitt 2.3 für die 3603 Datenpannenmeldungen und die Steigerung um 23 Prozent, Abschnitt 2.1 für die 9746 Beschwerden, Kapitel 12.1 für die technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Berufsgeheimnisträgern. lda.bayern.de
• BayLDA, Datenpannen melden. Der bayerische Meldeweg für nicht öffentliche Stellen nach Art. 33 DSGVO. lda.bayern.de
• Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg, Datenpanne melden. Ein zweiter Landesmeldeweg, als Beleg dafür, dass kein gemeinsames Formular existiert. baden-wuerttemberg.datenschutz.de
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Stand 6. Mai 2024. Die Unterscheidung zwischen geschlossenen und offenen Systemen. datenschutzkonferenz-online.de
• BRAK, Leitfaden mit Hinweisen zum KI-Einsatz, Stand 12/2024. Abschnitt zur Verschwiegenheit für den Satz, dass das Entfernen von Namen und Anschriften regelmäßig nicht genügt, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben können, und für die Feststellung, dass die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen an Sprachmodelle nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich ist. Abschnitt 3.2 für das IT-Outsourcing nach § 43e BRAO. brak.de
• Europäischer Datenschutzausschuss, Leitlinien 9/2022 zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Wann Kenntnis vorliegt, die kurze Feststellungsphase und die schrittweise Nachmeldung. edpb.europa.eu