KI-Verordnung: was Unternehmen jetzt tun müssen

Wenn Ihr Unternehmen ein KI-System beruflich nutzt, sind Sie nach der KI-Verordnung in aller Regel Betreiber. Drei Pflichten treffen Sie dann schon heute: die verbotenen Praktiken nach Art. 5, die KI-Kompetenz nach Art. 4 und, seit dem 2. August 2026, die Transparenzpflichten nach Art. 50. Alles Weitere hängt davon ab, was Sie einsetzen und wofür. Dieser Leitfaden geht die Pflichten in der Reihenfolge durch, in der sie fällig werden, und nennt zu jeder das Datum und die Fundstelle.

Zwei Dinge vorweg, weil sie in vielen älteren Texten noch falsch stehen. Erstens hat sich der Zeitplan verschoben: Die Verordnung (EU) 2026/1744, der sogenannte KI-Omnibus, ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und hat die Hochrisiko-Fristen nach hinten gesetzt. Zweitens gilt in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 ein eigenes Durchführungsgesetz, das KI-MIG, das die Zuständigkeiten und einen nationalen Bußgeldkatalog regelt.

Dieser Leitfaden ist für Unternehmen geschrieben, die KI einkaufen und nutzen, nicht für Hersteller. Wer KI in einer Behörde einsetzt, findet die Besonderheiten der öffentlichen Hand in unserem Leitfaden zu KI in der öffentlichen Verwaltung. Und wer zuerst wissen will, was die einzelnen Anbieter mit den Eingaben machen, findet das in unseren Leitfäden zu den einzelnen Werkzeugen.

Für wen die KI-Verordnung gilt: Anbieter, Betreiber und der Unterschied

Die KI-Verordnung verteilt Pflichten nach Rollen, nicht nach Branchen. Nach Art. 2 gilt sie für alle Unternehmen, Behörden und Organisationen, die ein KI-System in der Union in Verkehr bringen oder verwenden. Entscheidend ist dabei nicht der Sitz des Unternehmens, sondern ob das System in der Union in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird oder ob seine Ausgaben Menschen in der EU betreffen.

Die Bundesnetzagentur zählt in ihrem KI-Service Desk fünf Rollen auf: Anbieter, Betreiber, Einführer, Händler und Bevollmächtigte. Für ein typisches deutsches Unternehmen, das Software kauft, statt sie selbst zu entwickeln, ist genau eine davon einschlägig.

1. Anbieter entwickelt ein KI-System oder lässt es entwickeln und bringt es unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke auf den Markt oder setzt es im beruflichen Kontext ein.
2. Betreiber nutzt ein KI-System in eigener Verantwortung oder integriert es in die eigenen Arbeitsabläufe.
3. Einführer bringt Systeme von Anbietern aus Drittländern auf den Unionsmarkt, Händler bieten sie hier an, und Bevollmächtigte vertreten einen Anbieter aus einem Drittstaat schriftlich in der Union.

Behörden sind in dieser Aufzählung keine eigene Kategorie. Eine Stadtverwaltung, die eine Fachanwendung mit KI-Funktion einsetzt, ist Betreiberin wie jedes Unternehmen, mit denselben Pflichten und einigen zusätzlichen; welche das sind, steht in unserem Leitfaden zu KI in der öffentlichen Verwaltung. Wer wissen will, welche Rolle sein konkretes Werkzeug hat, findet die Angaben in den Leitfäden zu den einzelnen Anbietern.

Die Definition des Betreibers steht in Art. 3 Nr. 4 KI-VO und ist kurz: eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, das System wird im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwendet. Wer also im Büro ein fremdes Werkzeug beruflich einsetzt, ist Betreiber. Wer dasselbe Werkzeug abends privat benutzt, ist es nicht.

Wann ein Betreiber zum Anbieter wird

Die Grenze zwischen den Rollen ist durchlässig, und das kann teuer werden. Art. 25 KI-VO nennt drei Fälle, in denen ein Betreiber oder ein Händler als Anbieter eines Hochrisiko-Systems gilt.

1. Versehen Sie ein bereits in Verkehr gebrachtes oder in Betrieb genommenes Hochrisiko-System mit Ihrem Namen oder Ihrer Handelsmarke?

   JaSie gelten als Anbieter, unbeschadet vertraglicher Vereinbarungen über eine andere Aufteilung der Pflichten.

   NeinWeiter mit Frage 2.

2. Verändern Sie ein solches System wesentlich, und bleibt es danach ein Hochrisiko-System?

   JaSie gelten als Anbieter.

   NeinWeiter mit Frage 3.

3. Ändern Sie die Zweckbestimmung eines Systems, das nicht als hochriskant eingestuft war, so, dass es dadurch zu einem Hochrisiko-System wird?

   JaSie gelten als Anbieter.

Keiner der drei Fälle: Es bleibt bei der bisherigen Rolle.

Wer die Anbieterrolle übernimmt, übernimmt die Pflichten aus Art. 16, und das sind die schweren: Risikomanagement, Datenqualität, technische Dokumentation, Protokollierung, Betriebsanleitung, menschliche Aufsicht, Genauigkeit und Cybersicherheit. Der ursprüngliche Anbieter ist dann nach Art. 25 Abs. 2 nicht mehr Anbieter dieses Systems, muss aber eng mit dem neuen zusammenarbeiten und ihm die nötigen Unterlagen und den nötigen technischen Zugang bereitstellen.

Wer ein Modell über eine Programmierschnittstelle anspricht und die Ausgabe im eigenen Produkt unter eigenem Namen anzeigt, sollte diese drei Fälle einmal ernsthaft durchgehen, bevor er sich für einen reinen Betreiber hält. Der KI-Omnibus hat Art. 25 dabei präzisiert: Der Erstanbieter kann eindeutig festlegen, dass sein System nicht in ein Hochrisiko-System umgewandelt werden darf, und unterliegt dann weder der Pflicht zur Zusammenarbeit noch der zur Übergabe der Dokumentation. Diese Erklärung steht in den Nutzungsbedingungen, nicht im Angebot.

Gilt die KI-Verordnung auch, wenn Sie nur ChatGPT oder Copilot nutzen?

Kurz: ja, aber längst nicht mit allen Pflichten. Die berufliche Nutzung eines allgemein zugänglichen Assistenten macht Sie zum Betreiber. Sie macht Sie nicht zum Betreiber eines Hochrisiko-Systems, und sie löst keine Konformitätsbewertung aus. Was bleibt, sind drei Dinge: Art. 5, Art. 4 und, sofern Sie Ausgaben veröffentlichen oder Menschen mit dem System interagieren lassen, Art. 50.

Art. 2 Abs. 10 KI-VO nimmt ausdrücklich nur natürliche Personen aus, die KI-Systeme im Rahmen einer ausschließlich persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwenden. Das private Konto, das im Büro für die Arbeit benutzt wird, fällt also nicht unter diese Ausnahme. Es ist berufliche Nutzung, und sie wird dem Unternehmen zugerechnet, auch wenn die Rechnung auf eine Privatperson läuft.

Die Verordnung gilt außerdem nicht für KI-Systeme, die ausschließlich zu Forschungs- und Entwicklungszwecken entwickelt werden, und nicht für solche, die für militärische und verteidigungspolitische Zwecke konzipiert und eingesetzt werden. Beide Ausnahmen sind enger, als man denkt: Sobald ein Forschungsprototyp im Tagesgeschäft eingesetzt wird, ist er kein reines Forschungssystem mehr.

Der blinde Fleck: was mit den Eingaben passiert

Was die Verordnung nicht regelt, ist die Frage, die in der Praxis zuerst gestellt wird: Was macht der Anbieter mit dem, was eingegeben wird? Das steht nicht in der KI-Verordnung, sondern in den Nutzungs- und Datenschutzbedingungen des jeweiligen Dienstes, und es ändert sich häufiger als das Gesetz. Für die vier verbreitetsten Werkzeuge haben wir das aufgeschlüsselt, etwa in unserem Leitfaden zu ChatGPT und Datenschutz und dem Leitfaden zu Microsoft Copilot.

Praktisch heißt das: Der Umstand, dass Sie keine eigene KI bauen, befreit Sie nicht. Er begrenzt nur, welche Kapitel der Verordnung Sie lesen müssen. Welche das sind, klärt sich, sobald Sie wissen, wann welche Frist greift.

27. Juli 2026

Über keinen Teil der Verordnung ist inzwischen so viel Falsches im Umlauf wie über den Zeitplan.

Der Zeitplan der KI-Verordnung, Datum für Datum

Die KI-Verordnung ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird schrittweise anwendbar. Der KI-Omnibus hat einzelne Fristen verschoben, andere nicht. Die folgende Übersicht gibt den Stand wieder, den die Bundesnetzagentur in ihrem KI-Service Desk führt, abgerufen am 20. September 2026.

Datum	Was ab dann gilt
2. Februar 2025	Verbotene Praktiken (Art. 5) und KI-Kompetenz (Art. 4)
2. August 2025	Regeln für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck; die Mitgliedstaaten benennen ihre Behörden
27. Juli 2026	Änderungen anderer EU-Rechtsakte (Art. 102 bis 110)
2. August 2026	Transparenzpflichten nach Art. 50, Sanktionsregeln und alle übrigen Anforderungen
2. Dezember 2026	Die mit dem KI-Omnibus neu hinzugekommenen verbotenen Praktiken
2. August 2027	Mindestens ein einsatzbereites KI-Reallabor je Mitgliedstaat; Regeln für GPAI-Modelle, die vor August 2025 eingesetzt wurden
2. Dezember 2027	Hochrisiko-KI nach Anhang III
2. August 2028	Hochrisiko-KI nach Anhang I

Zwei Zeilen dieser Tabelle sind für ein Unternehmen ohne eigene Entwicklung die einzigen, die schon fällig sind: der 2. Februar 2025 und der 2. August 2026. Wer nur diese beiden abarbeitet, hat den größten Teil erledigt, und die Vorlage dafür steht in unserem Leitfaden zur KI-Richtlinie.

Eine Tabelle wie diese veraltet. Die Fristen der KI-Verordnung sind einmal verschoben worden und können erneut verschoben werden, und die Kommission arbeitet weiter an Leitlinien, die einzelne Pflichten konkretisieren. Prüfen Sie vor jeder Entscheidung, die an einem Datum hängt, den Zeitstrahl der Bundesnetzagentur nach.

Was der KI-Omnibus verschoben hat, und was nicht

Der KI-Omnibus heißt mit vollem Namen Verordnung (EU) 2026/1744 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 8. Juli 2026 zur Änderung der Verordnungen (EU) 2024/1689, (EU) 2018/1139 und (EU) 2023/1230. Veröffentlicht wurde sie im Amtsblatt vom 24. Juli 2026, in Kraft getreten ist sie am 27. Juli 2026. Ihre Begründung nennt zwei Gründe für die Verschiebung: die verzögerte Ausarbeitung harmonisierter Normen, die den Anbietern technische Lösungen liefern sollen, und die verzögerte Einrichtung der Governance- und Konformitätsbewertungsrahmen auf nationaler Ebene.

Verschoben wurden die Hochrisiko-Pflichten. Ursprünglich sollten sie für Anhang III ab dem 2. August 2026 greifen und für Anhang I ab dem 2. August 2027; jetzt gelten sie für Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 und für Anhang I ab dem 2. August 2028. Nicht verschoben wurden die Transparenzpflichten des Art. 50: Sie gelten seit dem 2. August 2026, und mit ihnen die Pflicht der Mitgliedstaaten, ihre Sanktionsregeln umgesetzt zu haben.

Wer aus der Verschiebung liest, die Verordnung sei ausgesetzt, hat sie falsch verstanden. Die Einstufung der eigenen Systeme, die Verträge in der Lieferkette, die Transparenz und die Regeln für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck bleiben unverändert in Kraft. Verschoben ist der Termin, an dem die schweren Pflichten für eine kleine Gruppe von Systemen fällig werden, nicht die Verordnung.

Der Omnibus hat außerdem zwei Dinge vereinfacht, die im Alltag zählen. Kleine Midcap-Unternehmen, also solche, die aus der KMU-Definition herausgewachsen sind, werden an mehreren Stellen wie KMU behandelt. Und die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 darf jetzt auf eine bereits durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzung verweisen, statt sie zu wiederholen.

Die Übergangsregelungen, die leicht übersehen werden

Vier Übergangsregelungen stehen nicht im Zeitstrahl, sondern daneben, und zwei davon können ein Unternehmen betreffen.

Regelung	Wen sie betrifft	Was gilt
Generative Systeme von vor dem 2. August 2026	Anbieter von KI-Systemen, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen und vor diesem Tag in Verkehr gebracht wurden	Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 bis zum 2. Dezember 2026 nachrüsten
Bestandssysteme im Hochrisiko-Bereich	Anbieter und Betreiber von Hochrisiko-Systemen, die vor dem Geltungsbeginn ihrer Regeln in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden (bei Anhang III vor dem 2. Dezember 2027, bei Anhang I vor dem 2. August 2028)	Vorgaben nur erfüllen, wenn das System in seinem Design wesentlich geändert wurde
Behörden	Anbieter und Betreiber von Hochrisiko-Systemen, die für den Einsatz durch Behörden bestimmt sind	Zeit bis zum 2. August 2030
Große IT-Systeme der EU	Systeme im Bereich Freiheit, Sicherheit und Recht, die vor dem 2. August 2027 eingeführt wurden	Es gilt der 31. Dezember 2030

Die zweite Regelung taucht in Ausschreibungen und Vertragsverhandlungen auf. Sie nimmt kein System dauerhaft aus der Pflicht, sondern nur so lange, wie sein Design unverändert bleibt. Wer ein System kauft, das der Anbieter laufend weiterentwickelt, sollte sich die Frage, wann eine Änderung wesentlich ist, vertraglich beantworten lassen und nicht erst dann, wenn eine Behörde sie stellt.

Was schon heute gilt: die verbotenen Praktiken nach Art. 5

Art. 5 verbietet das Inverkehrbringen, die Inbetriebnahme und die Verwendung bestimmter KI-Systeme. Diese Verbote gelten seit dem 2. Februar 2025, also seit über anderthalb Jahren, und sie sind die Vorschriften mit den höchsten Bußgeldern der gesamten Verordnung. Die Kommission hat am 4. Februar 2025 Leitlinien dazu veröffentlicht, die seit dem 29. Juli 2025 in allen Amtssprachen der Union vorliegen.

Die Bedingungen der Verbote sind kumulativ. Ein System fällt nur dann darunter, wenn alle Voraussetzungen eines Verbots erfüllt sind, und die Kommission betont, dass jeder Einzelfall geprüft werden muss. Die Leitlinien sind unverbindlich, weil die maßgebliche Auslegung dem Gerichtshof der Europäischen Union vorbehalten ist; als Orientierung sind sie trotzdem das beste verfügbare Material.

Artikel	Verbotene Praktik
5 (1)(a)	Schädliche Manipulation und Täuschung
5 (1)(b)	Schädliche Ausnutzung von Vulnerabilitäten
5 (1)(c)	Soziale Bewertung
5 (1)(d)	Individuelle Risikobewertung und Vorhersage von Straftaten
5 (1)(e)	Ungezieltes Auslesen von Gesichtsbildern
5 (1)(f)	Emotionserkennung an Arbeitsplätzen und in Bildungseinrichtungen
5 (1)(g)	Biometrische Kategorisierung nach sensiblen Merkmalen
5 (1)(h)	Biometrische Echtzeit-Fernidentifizierung zu Strafverfolgungszwecken

Die meisten dieser Verbote sind für ein Handelsunternehmen oder eine Kanzlei theoretisch. Zwei sind es nicht, und sie lohnen je einen eigenen Absatz.

Emotionserkennung am Arbeitsplatz: das Verbot, das Büros trifft

Art. 5 Abs. 1 Buchst. f verbietet KI-Systeme zur Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen. Erwägungsgrund 44 begründet das Verbot mit ernsthaften Bedenken gegen die Zuverlässigkeit solcher Systeme und mit dem Machtgefälle am Arbeitsplatz.

Das Verbot erfasst sowohl Systeme, die Emotionen erkennen, als auch solche, die sie ableiten. Erkennen heißt dabei, biometrische Daten mit einer gespeicherten Emotion abzugleichen; Ableiten heißt, aus verschiedenen Datenquellen neue Information zu erzeugen.

Verboten

Die Bundesnetzagentur nennt als Beispiel Callcenter, die Webcams und Spracherkennung einsetzen, um die Emotionen von Beschäftigten zu verfolgen.

Nicht erfasst

Systeme, die aus medizinischen oder sicherheitstechnischen Gründen eingesetzt werden, etwa zu therapeutischen Zwecken. Die Feststellung physischer Zustände wie Müdigkeit oder Krankheit zählt nach den Leitlinien nicht zur Emotionserkennung.

Wer Analysewerkzeuge für Kundengespräche einkauft, findet die Funktion gelegentlich als Beiwerk in der Produktbeschreibung, mit Namen wie Stimmungsanalyse oder Sentiment-Erkennung. Solange sie nur auf Kundinnen und Kunden zielt, greift das Verbot nicht; sobald sie auf die eigenen Beschäftigten zielt, sehr wohl. Das ist der praktische Grund, warum das Werkzeugverzeichnis aus unserer Muster-KI-Richtlinie nicht nur den Namen des Werkzeugs führen sollte, sondern auch den Zweck, für den es freigegeben ist.

Soziale Bewertung: weiter gefasst, als der Name vermuten lässt

Art. 5 Abs. 1 Buchst. c verbietet KI-gestützte soziale Bewertung, und das Verbot gilt ausdrücklich im öffentlichen wie im privaten Bereich und ist nicht auf bestimmte Sektoren beschränkt. Erfasst ist die Bewertung oder Einstufung von Personen über einen bestimmten Zeitraum anhand ihres sozialen Verhaltens oder abgeleiteter persönlicher Eigenschaften, wenn sie zu einer Schlechterstellung führt.

Entscheidend sind die beiden Ergebnisse, die das Verbot auslösen. Das erste ist die Benachteiligung in einem sozialen Zusammenhang, der mit der ursprünglichen Datenerhebung nichts zu tun hat. Das zweite ist eine Benachteiligung, die im Hinblick auf das Verhalten ungerechtfertigt oder unverhältnismäßig ist. Wer Kundendaten aus einem Bereich in einen anderen überträgt und daraus eine Bewertung baut, sollte diesen Absatz zweimal lesen.

Nicht jede Bewertung ist soziale Bewertung. Ein Scoring, das der Bonitätsprüfung dient, fällt nicht unter Art. 5, sondern unter Anhang III Nummer 5 Buchstabe b und damit in den Hochrisiko-Bereich. Die Kommission weist darauf hin, dass beide Kategorien zusammen zu lesen sind: Der Einsatz eines Hochrisiko-Systems kann im Einzelfall eine verbotene Praxis sein, wenn alle Voraussetzungen eines Verbots erfüllt sind.

Die zwei neuen Verbote ab dem 2. Dezember 2026

Der KI-Omnibus hat Art. 5 ergänzt. Ab dem 2. Dezember 2026 sind zusätzlich KI-Systeme verboten, die nicht einvernehmliches intimes Bildmaterial oder Darstellungen des sexuellen Missbrauchs von Minderjährigen erzeugen oder manipulieren. Auf der Anbieterseite erfasst die Regelung auch Systeme, bei denen solche Ausgaben vernünftigerweise vorhersehbar und reproduzierbar erzeugt werden können und angemessene technische Schutzmaßnahmen fehlen.

Für ein Unternehmen, das Standardsoftware einsetzt, ändert das praktisch nichts. Für eines, das Bildgeneratoren in ein eigenes Produkt einbaut, ändert es die Frage, die im Einkauf gestellt werden muss: nicht nur, was das Modell können soll, sondern auch, mit welchen Schutzmaßnahmen der Anbieter verhindert, dass es solche Inhalte erzeugt.

KI-Kompetenz nach Art. 4: die Pflicht ohne Größenausnahme

Art. 4 verlangt von Anbietern und Betreibern Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und hat keine Ausnahme nach Unternehmensgröße. Seit dem 27. Juli 2026 gilt der Artikel in der Fassung des KI-Omnibus.

Was Art. 4 verlangt und was er ausdrücklich nicht verlangt, haben wir an anderer Stelle im Detail behandelt, samt der Hinweise der Bundesnetzagentur zu Zertifikaten, Schulungsformaten und Dokumentation. Wer das sucht, findet es in unserem Leitfaden zur KI-Richtlinie für Kanzleien und kleine Unternehmen, zusammen mit einem Muster zum Übernehmen und der Kenntnisnahme zum Unterschreiben.

Der Rückstand ist dabei ungleich verteilt, und zwar nach Größe. Bitkom Research hat erhoben, wie viele Unternehmen ihren Beschäftigten überhaupt einen offiziellen Zugang zu generativer KI bereitstellen. Je kleiner das Unternehmen, desto seltener gibt es einen, und ohne offiziellen Zugang ist auch die Unterweisung schwer zu organisieren.

20 bis 99 Beschäftigte23 %

100 bis 499 Beschäftigte36 %

ab 500 Beschäftigte43 %

Für diesen Leitfaden zählt nur die Einordnung: Art. 4 ist die einzige Pflicht der KI-Verordnung, deren Frist längst abgelaufen ist und die zugleich jedes Unternehmen trifft, das KI beruflich nutzt. Wer mit der Umsetzung irgendwo anfangen will, fängt hier an, weil hier der Rückstand am größten und der Aufwand am geringsten ist.

Transparenzpflichten nach Art. 50: Kennzeichnung, Chatbots und Deepfakes

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten des Art. 50. Sie sind die Pflichten, die im Alltag eines normalen Unternehmens am ehesten greifen, weil sie nicht an der Risikoklasse hängen, sondern an der Art der Anwendung. Die Kommission hat am 20. Juli 2026 Leitlinien zu diesen Verpflichtungen veröffentlicht und am 10. Juni 2026 einen Praxisleitfaden zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte.

Wer	Wann	Was
Anbieter	System ist für die direkte Interaktion mit Menschen bestimmt	Die betroffene Person muss über die Interaktion informiert werden
Anbieter	System erzeugt synthetische Text-, Bild-, Audio- oder Videoinhalte	Ausgaben maschinenlesbar markieren und als künstlich erzeugt erkennbar machen
Betreiber	Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung	Betroffene über den Betrieb des Systems informieren
Betreiber	Deepfakes und veröffentlichte Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse	Offenlegen, dass die Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden

Welche dieser Zeilen Sie betrifft, hängt davon ab, was Ihre Werkzeuge tun und wer sie bedient. Die Zuordnung gehört deshalb in dasselbe Werkzeugverzeichnis, das die Muster-KI-Richtlinie ohnehin verlangt, und nicht in eine eigene Liste, die niemand pflegt.

Die Ausnahmen stehen im selben Artikel und sind eng gefasst. Bei der Interaktionspflicht entfällt die Information, wenn aus dem Kontext ohnehin ersichtlich ist, dass es sich um ein KI-System handelt. Bei der Kennzeichnung synthetischer Inhalte entfällt sie, wenn das System eine unterstützende Funktion für Standardbearbeitungen ausführt und die Eingaben oder deren Semantik nicht wesentlich verändert. Die Rechtschreibhilfe im Textprogramm löst also keine Kennzeichnungspflicht aus.

Warum die Kennzeichnung Sache des Anbieters ist

Die Pflicht, synthetische Ausgaben maschinenlesbar zu markieren, trifft den Anbieter, nicht den Betreiber. Die Verordnung verlangt dafür technische Lösungen, die wirksam, interoperabel, belastbar und zuverlässig sind, soweit das technisch durchführbar ist. Gemeint sind Verfahren wie Wasserzeichen, Metadaten-Kennungen oder kryptografische Nachweise der Herkunft, nicht ein Hinweis im Kleingedruckten.

Für ein Unternehmen als Betreiber hat das zwei Konsequenzen.

1. Kaum Kontrolle. Sie können von außen kaum prüfen, ob Ihr Anbieter die Markierung korrekt setzt, und sind darauf angewiesen, dass er es tut.
2. Keine eigene Pflicht. Was Ihre Pflicht ist, steht in den beiden Betreiberzeilen der Tabelle.

Der Fall, der die meisten Unternehmen betrifft

Die für ein Unternehmen wichtigste Zeile ist die letzte, und zwar ihre zweite Hälfte. Sie betrifft nicht Videos, sondern Text: Wer KI-erzeugte oder KI-veränderte Texte veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss offenlegen, dass die Inhalte künstlich erzeugt oder manipuliert wurden.

Dazu gibt es eine Ausnahme, die man kennen sollte: Die Pflicht entfällt, wenn die KI-erzeugten Inhalte nachgelagert durch einen Menschen überprüft oder einer redaktionellen Kontrolle unterzogen wurden und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung übernimmt. Wer also Entwürfe erzeugen lässt und sie vor der Veröffentlichung prüft und verantwortet, fällt regelmäßig aus dieser Pflicht heraus. Genau das sollte im Übrigen ohnehin passieren.

Für den Chatbot auf der eigenen Website gilt die Anbieterpflicht aus der ersten Zeile, und sie ist leicht zu erfüllen. Ein Satz im ersten Kontakt genügt, solange er nicht im Kleingedruckten steht:

Sie schreiben mit einem KI-Assistenten, nicht mit einer Mitarbeiterin
oder einem Mitarbeiter. Der Assistent kann Fehler machen. Für eine
verbindliche Auskunft verbinden wir Sie mit dem Kundendienst.

Hinzu kommt, dass Art. 50 nicht abschließend ist. Wer zusätzlich ein Hochrisiko-System betreibt, erfüllt die Transparenzpflichten neben den Hochrisiko-Anforderungen, und weitere Transparenzpflichten aus dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht bleiben bestehen.

Hochrisiko-KI: was dazugehört und warum die Fristen gerutscht sind

Ob ein System als Hochrisiko gilt, richtet sich nach seinem Verwendungszweck. Es gibt zwei Wege in diese Kategorie, und sie funktionieren unterschiedlich.

Der erste Weg ist Anhang I: Das KI-System ist selbst ein Produkt, das unter eine der zwanzig dort aufgeführten EU-Produktvorschriften fällt, oder es ist ein Sicherheitsbauteil eines solchen Produkts, und der jeweilige Rechtsakt verlangt vor dem Inverkehrbringen eine Konformitätsbewertung durch Dritte. Genannt sind unter anderem die Maschinenverordnung, die Spielzeugrichtlinie, die Funkanlagenrichtlinie und die Medizinprodukteverordnung.

Der zweite Weg ist Anhang III: Das System wird in einem der acht dort genannten Bereiche für einen dort genannten Anwendungsfall verwendet. Die Bereiche sind Biometrie, kritische Infrastruktur, allgemeine und berufliche Bildung, Beschäftigung und Personalmanagement, Zugang zu grundlegenden privaten und öffentlichen Diensten, Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle sowie Rechtspflege und demokratische Prozesse.

Zwei dieser acht Bereiche erfassen typische Anwendungsfälle außerhalb der Industrie. Nummer 4 betrifft Beschäftigung und Personalmanagement, Nummer 5 den Zugang zu grundlegenden Diensten, darunter die Prüfung, ob jemand Anspruch auf öffentliche Unterstützungsleistungen hat. Der zweite Fall trifft vor allem Behörden und ist in unserem Leitfaden zu KI in der öffentlichen Verwaltung ausführlich behandelt.

2. Dezember 2027

Wer wissen will, ob ihn das betrifft, findet die Antwort fast immer in Anhang III, und meistens an einer einzigen Stelle.

Der Anwendungsfall, der Unternehmen ohne Produktzulassung trifft

Anhang III Nummer 4 ist der Grund, warum sich auch ein Unternehmen ohne jede Produktzulassung mit Hochrisiko befassen sollte. Darunter fallen KI-Systeme, die bestimmungsgemäß für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen verwendet werden, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten.

Ebenfalls erfasst sind Systeme für Entscheidungen, die die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen, Beförderungen und Kündigungen beeinflussen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale und für die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten in solchen Beschäftigungsverhältnissen. Das ist die Personalabteilung, nicht das Labor, und die Funktion steckt in vielen Bewerbermanagementsystemen bereits als Modul.

20Produktvorschriften in Anhang I

8Bereiche in Anhang III

4Ausnahmen nach Art. 6 Abs. 3

Die vier Ausnahmen sind der Teil, über den in der Praxis gestritten wird.

Die Ausnahmen des Art. 6 Abs. 3, und ihre Grenze

Ein System, das in eine Kategorie des Anhangs III fällt, gilt trotzdem nicht als Hochrisiko-System, wenn es kein erhebliches Risiko für Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechte birgt. Die Verordnung nennt dafür vier Fälle.

1. Enge Aufgabe. Das System ist für die Ausführung einer engen verfahrenstechnischen Aufgabe bestimmt.
2. Verbesserung. Es verbessert nur das Ergebnis einer zuvor ausgeführten menschlichen Tätigkeit.
3. Muster. Es deckt Entscheidungsmuster oder Abweichungen davon auf, ohne die zuvor durchgeführte menschliche Bewertung zu ersetzen oder zu beeinflussen.
4. Vorbereitung. Es übernimmt eine vorbereitende Aufgabe für eine Bewertung.

Die Grenze steht im selben Absatz und ist absolut: Profiling natürlicher Personen gilt ungeachtet dieser Ausnahmen immer als hochriskant. Die Kommission sollte nach Art. 6 Abs. 5 bis zum 2. Februar 2026 eine Leitlinie zur praktischen Umsetzung vorlegen; deren zweite öffentliche Konsultation lief bis zum 23. Juli 2026.

1. Ist das System ein Produkt oder Sicherheitsbauteil nach Anhang I, für das eine Konformitätsbewertung durch Dritte vorgeschrieben ist?

   JaHochrisiko-System über Anhang I.

   NeinWeiter mit Frage 2.

2. Wird es für einen Anwendungsfall aus Anhang III verwendet?

   JaWeiter mit Frage 3.

   NeinKein Hochrisiko-System.

3. Profiliert das System natürliche Personen?

   JaImmer hochriskant, keine Ausnahme hilft.

   NeinWeiter mit Frage 4.

4. Greift eine der vier Ausnahmen des Art. 6 Abs. 3?

   JaKein Hochrisiko-System. Die Prüfung dokumentieren.

   NeinHochrisiko-System über Anhang III.

Die Registrierung, an die niemand denkt

Bevor ein Anbieter ein Hochrisiko-System aus Anhang III in Verkehr bringt, muss er sich und das System in der EU-Datenbank nach Art. 71 registrieren. Für Systeme aus Anhang III Nummer 2, also Sicherheitsbauteile kritischer Infrastruktur, gilt eine nationale Ausnahme: Nach § 20 Abs. 1 KI-MIG führt die Bundesnetzagentur dafür ein nicht öffentliches Register, und die Angaben gehen per E-Mail an eine eigens eingerichtete Registratur.

Betreiber trifft diese Pflicht meist nicht, mit einer Ausnahme: Ist der Betreiber eine öffentliche Stelle des Bundes, muss er sich und das System vor der Inbetriebnahme registrieren, mit den Angaben nach Anhang VIII Abschnitt C. Wer als Unternehmen an solche Stellen liefert, wird nach diesen Angaben gefragt werden.

Welche Unterlagen Sie anlegen sollten

Die KI-Verordnung verlangt von einem gewöhnlichen Betreiber keine Akte, wohl aber ein bestimmtes Verhalten. Nachweisbar wird dieses Verhalten jedoch nur über Unterlagen, und die Bundesnetzagentur empfiehlt für Art. 4 ausdrücklich eine Dokumentation. Vier Dokumente reichen für den Anfang, und sie passen zusammen auf wenige Seiten.

1. Ein Werkzeugverzeichnis. Welches Werkzeug, welches Konto, welcher Zweck, wer hat freigegeben, seit wann. Es ist die Grundlage für alles Weitere, weil ohne die Liste niemand sagen kann, wofür die übrigen Regeln gelten.
2. Eine schriftliche Richtlinie. Wer was einsetzen darf, was nicht eingegeben wird, wer Ergebnisse prüft und was im Fehlerfall passiert.
3. Ein Unterweisungsnachweis. Datum, Art, Inhalt, Dauer und Teilnehmende, so wie es die Bundesnetzagentur zu Art. 4 vorschlägt.
4. Ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Der gehört nicht zur KI-Verordnung, sondern zu Art. 30 DSGVO, und er fehlt erfahrungsgemäß häufiger als die anderen drei.

Die Dokumentation, die die Bundesnetzagentur empfiehlt

Ein Unterweisungsnachweis muss nicht schön sein. Er muss existieren und ein Datum tragen:

Unterweisung KI-Nutzung
Datum:          14.09.2026, 10:00 bis 10:45 Uhr
Inhalt:         Werkzeugliste, zulässige Konten, Daten, die nicht
                eingegeben werden, Prüfung vor Verwendung, Meldeweg
Grundlage:      KI-Richtlinie der Firma, Stand 01.09.2026
Teilnehmende:   (Name, Unterschrift)
Durchgeführt:   (Name, Funktion)

Wie weit deutsche Unternehmen damit sind, hat Bitkom Research für Unternehmen ab 20 Beschäftigten erhoben. Knapp ein Viertel hat Regeln für den Einsatz von KI aufgestellt, ein gutes Viertel stellt offiziellen Zugang bereit, und vier von zehn gehen zumindest davon aus, dass Beschäftigte private Zugänge für die Arbeit nutzen.

23 %haben Regeln für den KI-Einsatz

26 %stellen offiziellen Zugang bereit

4 von 10vermuten private Zugänge im Job

Der häufigste Fehler bei diesen vier Unterlagen ist nicht, dass sie fehlen, sondern dass sie einmal geschrieben und nie wieder angefasst werden. Ein Werkzeugverzeichnis, das ein Jahr alt ist, beschreibt selten noch den Bestand: KI-Funktionen kommen heute mit Programmen ins Haus, die längst gekauft sind, als Aktualisierung des Büropakets oder der Fachsoftware.

Wer diese vier Unterlagen hat und pflegt, kann auch die Fragen beantworten, die Versicherer und Kunden inzwischen stellen. Welche das sind und wie man sie wahrheitsgemäß beantwortet, steht in unserem Leitfaden zu KI-Fragen im Fragebogen.

Bußgelder und die deutsche Aufsicht

Die Bußgeldrahmen der KI-Verordnung stehen in Art. 99 und sind nach Schwere gestaffelt. Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups gilt nach Art. 99 Abs. 6 jeweils der niedrigere der beiden Beträge, also der Prozentsatz statt der Summe, wenn der Prozentsatz niedriger ausfällt. Die Mitgliedstaaten müssen die Sanktionen zudem wirksam, verhältnismäßig und abschreckend ausgestalten und dabei das wirtschaftliche Überleben von KMU berücksichtigen.

35 Mio.oder 7 % bei verbotenen Praktiken nach Art. 5

15 Mio.oder 3 % unter anderem bei Betreiber- und Transparenzpflichten

7,5 Mio.oder 1 % bei falschen oder irreführenden Auskünften

Die 15 Millionen der mittleren Stufe sind die Zahl, die ein normales Unternehmen angeht. Art. 99 Abs. 4 listet auf, wofür sie gilt, und dort stehen unter Buchstabe e die Pflichten der Betreiber nach Art. 26 und unter Buchstabe g die Transparenzpflichten nach Art. 50. Art. 4 steht nicht in dieser Liste.

Wer in Deutschland zuständig ist

Seit dem 29. Juli 2026 gilt das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungs-Gesetz, kurz KI-MIG, verkündet im Bundesgesetzblatt 2026 I Nr. 223. Nach § 2 Abs. 1 ist die Bundesnetzagentur die zuständige Marktüberwachungsbehörde, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Sie ist nach § 6 auch zentrale Anlaufstelle und nach § 8 zentrale Beschwerdestelle, bei der jede Person einen Verstoß melden kann.

Das Gesetz kennt mehrere Ausnahmen von dieser Grundregel, und drei davon sind im Alltag relevant. Für KI-Systeme, die mit Produkten aus Anhang I Abschnitt A zusammenhängen, bleiben die dafür schon bestehenden Marktüberwachungsbehörden zuständig. Für Finanzinstitute unter Aufsicht der BaFin ist die BaFin zuständig. Und für öffentliche Stellen der Länder, also auch für Gemeinden, sind nach § 2 Abs. 6 die nach Landesrecht zuständigen Behörden zuständig.

Für die sensibelsten Fälle hat der Gesetzgeber eine eigene Konstruktion gewählt. Nach § 4 KI-MIG entscheidet über die Marktüberwachung bei Systemen aus Anhang III Nummer 6, 7 und 8, also Strafverfolgung, Migration sowie Rechtspflege und Demokratie, eine unabhängige KI-Marktüberwachungskammer bei der Bundesnetzagentur. Sie hat drei Mitglieder, handelt völlig unabhängig und legt dem Bundestag jährlich einen Tätigkeitsbericht vor, erstmals für 2026 bis zum 31. März 2027.

Das deutsche Bußgeld, das neben dem europäischen steht

Neben den Rahmen des Art. 99 hat der deutsche Gesetzgeber einen eigenen, kleineren Bußgeldkatalog geschaffen. § 15 KI-MIG stellt neun Verstöße unter Bußgeld, darunter das Nichtgewähren von Zugang nach Art. 21 Abs. 2 und, für Betreiber, das Unterlassen oder verspätete Durchführen der Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 Abs. 1.

50.000 €

Diese 50.000 Euro sind der Betrag, der in einem mittelständischen Betrieb oder einer deutschen Behörde realistischer ist als 35 Millionen. Er greift bei Mitwirkungs- und Verfahrenspflichten, nicht bei den großen materiellen Verboten, und er steht in einem Gesetz, das viele Unternehmen noch gar nicht gelesen haben. Wie er sich im öffentlichen Sektor auswirkt, steht in unserem Leitfaden zu KI in der öffentlichen Verwaltung.

KI-Verordnung und DSGVO: zwei Gesetze, die nebeneinander gelten

Die KI-Verordnung ersetzt den Datenschutz nicht. Art. 2 Abs. 7 KI-VO sagt es ausdrücklich: Die Rechtsvorschriften der Union zum Schutz personenbezogener Daten gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den Rechten und Pflichten der KI-Verordnung, und die Verordnung berührt die DSGVO nicht.

Praktisch laufen damit zwei Prüfungen nebeneinander. Die eine fragt, ob das System nach der KI-Verordnung zulässig ist und welche Pflichten es auslöst. Die andere fragt, ob die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage hat, ob die Informationspflichten erfüllt sind, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist und wie lange gespeichert wird. Die zweite dieser Prüfungen ist die, die über den Einsatz eines Assistenten entscheidet, und welche Punkte dabei zusammenkommen müssen lässt sich für die gängigen Anbieter nebeneinanderlegen.

Die beiden Prüfungen kommen nicht immer zum selben Ergebnis, und das ist der Punkt, an dem Projekte scheitern. Ein System kann nach der KI-Verordnung unproblematisch sein, also weder verboten noch hochriskant, und trotzdem an Art. 6 DSGVO scheitern, weil für die Verarbeitung keine Rechtsgrundlage besteht. Die Einstufung als geringes Risiko ist keine Erlaubnis, personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Die Datenschutzkonferenz, in der sich die Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder abstimmen, hat dazu am 6. Mai 2024 eine Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz veröffentlicht. Sie ist älter als der KI-Omnibus und deckt die Datenschutzseite ab, nicht die Fristen. Was die Unterscheidung zwischen Anonymisierung und Pseudonymisierung für Ihre Unterlagen bedeutet, steht in unserem Leitfaden zur Pseudonymisierung von Mandantendaten.

Was die KI-Verordnung nicht löst

Die Verordnung regelt Systeme, nicht Eingaben. Sie sagt, welche Systeme verboten sind, welche als hochriskant gelten, was gekennzeichnet werden muss und wer in Deutschland zuständig ist. Sie sagt nichts darüber, was eine Sachbearbeiterin um 16:40 Uhr in ein Chatfenster kopiert, um schnell einen Entwurf zu bekommen.

Diese Lücke schließt kein Artikel der Verordnung, weil sie nicht in der Verordnung liegt. Sie liegt zwischen der Richtlinie, die es im Haus gibt, und dem, was am Bildschirm passiert. Ein vollständiger Vorgang, in ein fremdes Werkzeug kopiert, sieht dann so aus:

VORHER, so wie es kopiert wird
  Sehr geehrte Frau Demirci,
  zu Ihrem Widerspruch vom 3. September gegen den Bescheid
  vom 18. August, Aktenzeichen 2026/AB-4471:
  Ihre Anschrift Lindenweg 14, 88214 Ravensburg ist in der Akte
  noch mit der alten Hausnummer erfasst.

NACHHER, mit Platzhaltern statt Angaben
  Sehr geehrte Frau [PERSON_1],
  zu Ihrem Widerspruch vom 3. September gegen den Bescheid
  vom 18. August, Aktenzeichen [AKTENZEICHEN_1]:
  Ihre Anschrift [ADRESSE_1] ist in der Akte
  noch mit der alten Hausnummer erfasst.

Für den Entwurf genügt die zweite Fassung genauso. Was zurückkommt, passt auf den Fall, und die Angaben werden erst danach wieder eingesetzt.

Warum daraus in der Praxis ein Werkzeug wird

Das ist zunächst eine Arbeitsweise, keine Software: Man kann sie von Hand anwenden. Genau daran scheitert sie auch, denn von Hand macht es niemand dreimal am Tag. Werkzeuge wie Nonimo setzen diesen Schritt deshalb zwischen die Zwischenablage und das Chatfenster, als App für Mac und Windows, bei der die Erkennung auf dem Gerät läuft.

Was ein solches Werkzeug leistet, sollte man nüchtern beschreiben. Es ersetzt Angaben durch Platzhalter und kann sie danach wieder einsetzen; die Zuordnung liegt verschlüsselt auf dem Gerät des Nutzers. Das ist Pseudonymisierung, nicht Anonymisierung, und pseudonymisierte Daten bleiben nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO personenbezogene Daten.

Ebenso wichtig ist, was ein solches Werkzeug nicht leistet. Es blockiert nichts und ersetzt keine Richtlinie. Deutsche Kennungen wie die Steuer-ID werden erkannt und zur Prüfung markiert, statt still ersetzt zu werden. Und was aus dem Kontext erkennbar bleibt, bleibt erkennbar: Wenn Ort, Branche, Betrag und Zeitraum zusammen verraten, um wen es geht, hilft kein Platzhalter.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) auf EUR-Lex. Art. 2 Abs. 7 und 10 (Verhältnis zur DSGVO, private Nutzung), Art. 3 Nr. 4 (Betreiber), Art. 5 (verbotene Praktiken), Art. 6 Abs. 3 (Ausnahmen und Profiling), Art. 25 (Rollenwechsel), Art. 50, Art. 71, Art. 99 (Bußgeldrahmen), Anhang III. eur-lex.europa.eu
• Verordnung (EU) 2026/1744, Digital-Omnibus-Verordnung zur KI. Vom 8. Juli 2026, Amtsblatt vom 24. Juli 2026, in Kraft am 27. Juli 2026; Begründung der Verschiebung, Änderung von Art. 25 und Art. 27 Abs. 4 und 5. eur-lex.europa.eu
• Bundesnetzagentur, KI-Service Desk, Ziele, Zielgruppe, Zeitplan. Der vollständige Zeitstrahl samt Übergangsregelungen und die fünf Akteursrollen; abgerufen am 20. September 2026. bundesnetzagentur.de
• Bundesnetzagentur, KI-Service Desk, Verbotene Praktiken. Die acht Verbote mit Beispielen, das Datum der Kommissionsleitlinien (4. Februar 2025) und die Emotionserkennung am Arbeitsplatz. bundesnetzagentur.de
• Bundesnetzagentur, KI-Service Desk, Transparenzpflichten. Die Aufstellung der Anbieter- und Betreiberpflichten nach Art. 50 samt Ausnahmen und die Daten der Leitlinie und des Praxisleitfadens. bundesnetzagentur.de
• Bundesnetzagentur, KI-Service Desk, Hochrisiko-KI. Die beiden Wege nach Anhang I und Anhang III, die Ausnahmen des Art. 6 Abs. 3 und die Registrierung nach § 20 KI-MIG. bundesnetzagentur.de
• KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG) vom 22. Juli 2026. § 2 (Zuständigkeiten, Abs. 6 für öffentliche Stellen der Länder), § 4 (KI-Marktüberwachungskammer), § 6, § 8, § 15 (Bußgeldkatalog, Höchstbetrag 50.000 Euro), § 20. gesetze-im-internet.de
• Bitkom, Presseinformation „Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI“. Berlin, 21. Oktober 2025; 23 Prozent mit Regeln, 26 Prozent mit offiziellem Zugang, repräsentative Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, KW 27 bis KW 32 2025. bitkom.org
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz. Vom 6. Mai 2024; die Datenschutzseite des KI-Einsatzes neben der KI-Verordnung. datenschutzkonferenz-online.de