KI in der öffentlichen Verwaltung: was Kommunen dürfen

Im Rathaus wird schon mit KI geschrieben: Antworten an Bürgerinnen, Entwürfe für Beschlussvorlagen, Zusammenfassungen dicker Akten. Selten ist die Frage, ob das überhaupt geht. Meist geht es darum, auf welcher Grundlage, mit welchem Werkzeug und mit welchen Daten.

Eine Kommune spielt dabei nach anderen Regeln als eine Firma. Die Pflichten aus der KI-Verordnung, die für alle gelten, stehen in unserem Leitfaden für Unternehmen. Diese Seite behandelt, was nur im öffentlichen Dienst dazukommt.

Datenschutz bei KI in der öffentlichen Verwaltung: Landesrecht statt BDSG

Gemeinden und Gemeindeverbände sind nach § 2 Abs. 2 BDSG öffentliche Stellen der Länder. Neben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für sie deshalb das Landesdatenschutzgesetz. Die Aufsicht führt die oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Im Alltag stützt sich das Rathaus auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO: eine Aufgabe im öffentlichen Interesse, verbunden mit einer Befugnis aus dem Landesrecht. Das berechtigte Interesse nach Buchstabe f ist Behörden für ihre Aufgaben verschlossen, so steht es in Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 2.

Viele KI-Muster stammen aus der Wirtschaft und führen genau dort in die Irre. Eine solche Vorlage taugt für mich erst, wenn die Rechtsgrundlage ausgetauscht ist. Liegen Sozial- oder Gesundheitsdaten im Vorgang, kommt Art. 9 dazu; unser Leitfaden zu besonders geschützten Daten zeigt, woran man sie erkennt.

KI-Freigabe in Behörden: wer ein Werkzeug zulassen darf

Für die bayerischen Staatsbehörden ist es ausdrücklich geregelt. Beschäftigte dürfen KI-Systeme dienstlich nur nutzen, wenn die Behörde sie freigegeben hat (§ 10 Abs. 4 Satz 1 AGO). Das steht im KI-Leitfaden für Behörden der Staatsregierung, 2. Auflage vom April 2025.

Für frei im Internet zugängliche Systeme empfiehlt der Leitfaden, personenbezogene Daten grundsätzlich nicht zuzulassen und mit Funktionsadressen statt persönlicher Konten zu arbeiten. Vorzuziehen sei ein KI-System im eigenen Mandanten. Was das bei Microsoft Copilot bedeutet, haben wir getrennt aufgeschlüsselt.

Für Gemeinden gilt die AGO nicht. Eine Freigabe braucht es trotzdem, und nach meiner Lesart gehört sie in eine Dienstanweisung der Verwaltungsspitze. Fehlt sie, kann man niemandem vorwerfen, dass er privat zu ChatGPT greift.

Bayerns Staatsbehörden haben seit Oktober 2024 mit der BayernKI ein eigenes System im Behördennetz, das laut Leitfaden auf Modellen von OpenAI beruht. Kleinere Verwaltungen ohne solche Infrastruktur adressiert der Landesbeauftragte in Mecklenburg-Vorpommern mit einem eigenen Leitfaden für KI mit beschränktem oder minimalem Risiko.

Personalrat und KI: Mitbestimmung nach Landesrecht

Das Betriebsverfassungsgesetz gilt im Rathaus nicht. Zuständig ist der Personalrat, und seine Rechte stehen im Personalvertretungsgesetz des jeweiligen Landes. Die Tatbestände ähneln sich, Nummern und Reichweite unterscheiden sich von Land zu Land.

Der bayerische Leitfaden nennt Beispiele: Mitwirkung bei der Regelung des Verhaltens der Beschäftigten, bei grundlegend neuen Arbeitsmethoden und bei Maßnahmen zur Hebung der Arbeitsleistung, dazu Mitbestimmung nach Art. 75a BayPVG. Ob ein Tatbestand greift, sei vorab im Einzelfall zu prüfen.

Ich sehe im Personalrat eher den Verbündeten als die Hürde. Er sitzt näher an den Arbeitsplätzen als die IT und weiß, wo der Druck entsteht, schnell etwas zu kopieren. Welche Punkte eine Dienstvereinbarung abdecken sollte, zeigt unsere Muster-KI-Richtlinie.

KI für kommunale Beschlüsse: Vorlagen, Sitzungen, Niederschriften

Bei Beschlussvorlagen liegt der Nutzen auf der Hand: Ein Sprachmodell gliedert den Sachverhalt, schlägt eine Beschlussformel vor, kürzt die Begründung. Wird die Vorlage öffentlich beraten und nennt keine Privatpersonen, ist das datenschutzrechtlich wenig aufregend. Heikel sind die Punkte, die in den nichtöffentlichen Teil gehören.

Für die Sitzung selbst hat der Landesbeauftragte in Baden-Württemberg im Juni 2026 einen Leitfaden zur KI-Transkription vorgelegt. Danach ist sie in öffentlichen Gemeinderatssitzungen zulässig, wenn das Ortsrecht sie regelt, in Satzung oder Geschäftsordnung und angelehnt an das Videostreaming nach § 37a GemO.

Die Bürgerfragestunde ist auszunehmen, bei Personalsachen stoppt die Aufnahme, für nichtöffentliche Sitzungen verlangt der Leitfaden eine gesonderte Prüfung. Bis die vorliegt, ließe ich dort kein Mikrofon laufen. Notizen daraus gehen nur ohne Namen in ein Werkzeug, so wie ein Word-Dokument vor der KI.

KI in der Bürgerkommunikation: Chatbot, Antwortbrief, Amtsblatt

Der Deutsche Städtetag hat am 23. Oktober 2025 29 Beispiele kommunaler KI veröffentlicht, acht davon aus Bürgerservice und Verwaltung, darunter den Chatbot CiSA in Augsburg. Für solche Chatbots gilt seit dem 2. August 2026 Art. 50 Abs. 1 KI-VO: Menschen müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen.

Weniger bekannt ist Art. 50 Abs. 4. Wer KI-Text veröffentlicht, um über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das offenlegen. Die Pflicht entfällt, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt. Mir wäre wichtig, dass Pressestelle und Amtsblatt diese Freigabe schriftlich festhalten, sonst lässt sie sich später nicht belegen.

Beim Antwortbrief an eine einzelne Bürgerin greift diese Pflicht nicht, dafür umso mehr der Datenschutz. Name, Anschrift und Aktenzeichen braucht ein Sprachmodell für einen guten Entwurf nicht. Wie lange Eingaben beim Anbieter liegen bleiben, steht in unserer Anleitung zum Löschen von Chats.

Anfragen kommen oft mit Anhängen: Kontoauszug, Bescheid, Passkopie. Was auf einem Pass verdeckt gehört, zeigt Reisepass schwärzen. Den Text einer Anfrage können Sie hier prüfen, bevor er in ein Werkzeug geht.

KI-Haftung in der öffentlichen Verwaltung: wer für Fehler einsteht

Schreibt eine KI einen fehlerhaften Bescheidentwurf und geht er ungeprüft hinaus, haftet nach außen weder die Software noch in erster Linie die Sachbearbeiterin. Nach Art. 34 GG mit § 839 BGB trifft die Verantwortung die Körperschaft. Rückgriff bleibt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit vorbehalten.

Dazu kommen Art. 82 DSGVO für Schäden aus Datenschutzverstößen und Art. 22 DSGVO für Entscheidungen ohne Menschen. Der Bayerische Landesbeauftragte hält § 35a VwVfG für sich genommen nicht für eine taugliche Grundlage nach Art. 22 Abs. 2 Buchst. b, weil Garantien fehlen.

Der Leitfaden der Staatsregierung sagt Beschäftigten klar, dass sie für Ergebnisse mit KI-Anteil selbst verantwortlich bleiben und sie auf Richtigkeit prüfen müssen. Dieser Satz gehört für mich in jede Dienstanweisung. Was eine Versicherung trägt, klärt unser Leitfaden zur Cyberversicherung.

Hochrisiko-KI und Aufsicht: was ab 2027 auf Kommunen zukommt

Hochriskant wird es, sobald ein System beurteilt, ob Menschen Anspruch auf öffentliche Unterstützungsleistungen haben, oder solche Leistungen kürzt oder zurückfordert (Anhang III Nr. 5 Buchst. a). Öffentliche Einrichtungen müssen dann vorab eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 durchführen.

Die Aufsicht liegt nicht bei der Bundesnetzagentur. § 2 Abs. 6 KI-MIG weist sie für öffentliche Stellen der Länder den nach Landesrecht zuständigen Behörden zu. § 15 KI-MIG sieht bis zu 50.000 € vor, etwa für eine fehlende Folgenabschätzung oder eine ausgebliebene Erläuterung nach Art. 86.

Die Digital-Omnibus-Verordnung hat die Fristen verschoben und Art. 4 zur KI-Kompetenz entschärft. Als Aufschub würde ich das trotzdem nicht lesen: Ein Fachverfahren, das heute gekauft wird, läuft 2028 noch. Läuft der Zugang über ein LLM-Gateway, gehören dessen Protokolle in dieselbe Prüfung.

Datenschutzkonforme KI-Nutzung in der Behörde: mein Rat für den Schreibtisch

Freigabe, Personalrat und Dienstanweisung sind die halbe Arbeit. Die andere Hälfte passiert jeden Tag am Schreibtisch, wenn ein Vorgang in ein Eingabefeld kopiert wird. Mein Eindruck: Für einen guten Antwortentwurf braucht das Modell den Sachverhalt, fast nie den Namen. Wie wir Verwaltungen dabei unterstützen, steht auf unserer Seite für Kommunen.

Den Tausch gegen Platzhalter muss niemand im Amt von Hand erledigen. Nonimo ersetzt Namen, Anschriften und Aktenzeichen vor dem Absenden und setzt sie in der Antwort wieder ein; die Zuordnung bleibt auf dem Gerät. Rechtlich bleiben solche Daten personenbezogen (Art. 4 Nr. 5 DSGVO), das Risiko sinkt trotzdem deutlich.

Wer ein Sprachmodell per Schnittstelle an ein Fachverfahren anbindet, sollte die Maskierung auf den Server legen, etwa mit unserem Gateway vor der OpenAI-API. Vor jedem Vorgang lohnt der kurze Blick auf diese Liste.

Wer die Maskierung lieber selbst baut, findet den Vergleich in Presidio und die Alternativen. Was davon in Ihrem Land und unter Ihrer Gemeindeordnung genau gilt, entscheiden Rechtsamt oder Kommunalaufsicht, nicht diese Seite.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689, KI-Verordnung (EUR-Lex): Art. 4, 27, 50, 86, 113 und Anhang III Nr. 5.
• Verordnung (EU) 2026/1744, Digital-Omnibus zur KI (EUR-Lex): neue Fassung von Art. 4, Fristen in Art. 111 und 113.
• Bundesdatenschutzgesetz, § 2: Gemeinden als öffentliche Stellen der Länder.
• KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG) vom 22. Juli 2026: in Kraft seit 29. Juli 2026; § 2 Abs. 1 und 6 zur Zuständigkeit, § 15 zu Bußgeldern bis 50.000 €.
• LfDI Baden-Württemberg, Leitfaden KI-Transkription von Gemeinderatssitzungen: Ortsrecht, Bürgerfragestunde, Personalsachen, Löschung.
• LfDI Baden-Württemberg, KI-Einsatz durch die Verwaltung und § 3a LDSG: § 3a LDSG ist keine eigenständige Rechtsgrundlage.
• Bayerische Staatsregierung, KI-Leitfaden für Behörden (PDF): Freigabe nach § 10 Abs. 4 AGO, Personalvertretung, BayernKI.
• Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Orientierungshilfe KI-Projekte (PDF): kein berechtigtes Interesse für Behörden, § 35a VwVfG und Art. 22 DSGVO.
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe KI und Datenschutz (PDF): Einsatzfeld öffentlicher Stellen nur im Rahmen ihrer Aufgaben.
• LfDI Mecklenburg-Vorpommern, Leitfaden zu KI mit beschränktem oder minimalem Risiko: ausdrücklich auch für kleinere Verwaltungen.
• Deutscher Städtetag, Künstliche Intelligenz in der kommunalen Praxis: 29 Beispiele, veröffentlicht am 23. Oktober 2025.

Abgerufen am 8. November 2026.