KI in der öffentlichen Verwaltung: was Kommunen dürfen

Beschäftigte im Rathaus dürfen KI einsetzen, aber nicht jede und nicht für alles. Ob KI in der öffentlichen Verwaltung zulässig ist, entscheiden drei Fragen: Gibt es für diese Verarbeitung eine Rechtsgrundlage, ist das Werkzeug dienstlich freigegeben, und verlassen dabei personenbezogene Daten von Einwohnerinnen und Einwohnern das Haus? Dieser Leitfaden geht die drei Fragen der Reihe nach durch, mit den Fundstellen und den offiziellen Handreichungen, die es dazu inzwischen gibt.

Zwei Besonderheiten unterscheiden die Kommune vom Unternehmen, und beide werden regelmäßig übersehen. Erstens gilt für eine Gemeinde nicht das Bundesdatenschutzgesetz, sondern das Landesdatenschutzgesetz ihres Landes. Zweitens ist für sie nach der KI-Verordnung nicht die Bundesnetzagentur zuständig, sondern eine Behörde, die das Land bestimmt.

Die allgemeinen Pflichten der KI-Verordnung, die für jede Organisation gelten, stehen in unserem Leitfaden zur KI-Verordnung für Unternehmen. Hier geht es um das, was für Behörden hinzukommt, und um die Frage, die an jedem Schalter zuerst gestellt wird: Welche Daten dürfen in ein Chatfenster, und welche nicht?

KI in der öffentlichen Verwaltung: wofür Kommunen sie heute schon einsetzen

Der Einsatz ist längst kein Pilotthema mehr, jedenfalls nicht in den großen Städten. Bitkom hat für den Studienbericht zum Smart City Index 2025 alle 83 deutschen Städte ab 100.000 Einwohnerinnen und Einwohnern erfasst, mit einer Rücklaufquote von 100 Prozent. Das Ergebnis, veröffentlicht am 13. März 2026: 45 Prozent dieser Städte nutzen bereits KI-Chatbots, um Anfragen rund um die Uhr zu beantworten.

45 %

Chatbots sind dabei der sichtbarste, aber nicht der häufigste Einsatz. Was im Rathaus tatsächlich passiert, ist meistens Textarbeit an Vorgängen, die personenbezogene Daten enthalten, und damit gelten dieselben Grundpflichten wie für jedes Unternehmen; sie stehen in unserem Leitfaden zur KI-Verordnung. Welche Werkzeuge dafür überhaupt in Frage kommen, hängt von deren Bedingungen ab, und die haben wir in den Leitfäden zu den einzelnen Anbietern aufgeschlüsselt.

Diese Zahl gilt für Großstädte, und sie beschreibt damit eine Minderheit der kommunalen Landschaft. Die allermeisten deutschen Gemeinden sind sehr viel kleiner, und für sie stellt sich die Frage anders.

Die Größenordnung, die den Unterschied macht

Deutschland hatte zum Gebietsstand 31. Dezember 2024 genau 10.754 politisch selbständige Gemeinden. Davon hatten 7.811 weniger als 5.000 Einwohnerinnen und Einwohner, also knapp 73 Prozent. In einer Verwaltung dieser Größe gibt es kein KI-Projekt, keine Stabsstelle Digitalisierung und meist auch keine eigene IT.

10.754Gemeinden in Deutschland

7.811davon unter 5.000 Einwohnern

73 %der Gemeinden sind so klein

Was dort trotzdem passiert, ist die Nutzung allgemein zugänglicher Assistenten durch einzelne Beschäftigte, oft mit privaten Konten und ohne Absprache. Das ist derselbe Vorgang, der in Unternehmen als Schatten-KI beschrieben wird, nur mit Daten, die niemand freiwillig gibt: Meldedaten, Sozialdaten, Bauakten. In Sozialdaten stecken oft Angaben zur Gesundheit oder zu einer Behinderung, und warum sie auch ohne Diagnose unter das strengere Regime fallen, zeigt unser Leitfaden zu besonders geschützten Daten im Chat.

Die vier Aufgaben, um die es meistens geht

Wer sich die tatsächlichen Einsatzzwecke ansieht, findet wenig Zukunftsmusik und viel Textarbeit. Vier Aufgaben tauchen in kommunalen Projekten immer wieder auf, und sie unterscheiden sich stark darin, wie viele personenbezogene Daten sie berühren.

1. Auskunft an Einwohnerinnen und Einwohner. Chatbots auf der Website, die Öffnungszeiten, Zuständigkeiten und Formulare erklären. Sie arbeiten mit veröffentlichten Informationen und berühren im Normalfall keine Akte.
2. Sprache und Verständlichkeit. Übersetzungen und Übertragungen in leichte Sprache. Hier hängt alles daran, ob der übersetzte Text personenbezogene Angaben enthält, und bei einem Bescheid ist das der Regelfall.
3. Protokolle und Zusammenfassungen. Niederschriften von Sitzungen, Vermerke, Zusammenfassungen langer Vorgänge. Das ist der Bereich mit den meisten offenen Rechtsfragen, und zugleich der, für den es inzwischen die genaueste Handreichung gibt.
4. Suche im eigenen Bestand. Assistenten, die in Verfahrensakten, Satzungen oder Ratsinformationssystemen suchen. Sie berühren definitionsgemäß den gesamten Bestand und gehören deshalb an den Anfang jeder Prüfung, nicht ans Ende.

Die Reihenfolge ist kein Zufall. Sie entspricht ungefähr der Reihenfolge, in der Verwaltungen solche Anwendungen einführen, und ungefähr auch der, in der das Risiko steigt.

83untersuchte Städte ab 100.000 Einwohnern

13.529erfasste und geprüfte Datenpunkte

100 %Rücklaufquote der Kommunen

Der Anwendungsfall, für den es schon eine Handreichung gibt

Einen kommunalen Einsatzzweck hat eine deutsche Aufsichtsbehörde bereits vollständig durchgeprüft, und zwar auf Wunsch zahlreicher Kommunen: die KI-gestützte Transkription von Gemeinderatssitzungen. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg hat dazu am 11. Juni 2026 einen Leitfaden veröffentlicht, Version 1.0 mit Stand vom 10. Juni 2026.

Gemeint sind damit die automatisierte Audioaufzeichnung, die Verschriftlichung und die Zusammenfassung des gesprochenen Wortes für die Niederschrift. Der Leitfaden kommt zu dem Ergebnis, dass das zulässig ist, und nennt dann die Bedingungen. Sie sind der beste verfügbare Maßstab dafür, wie gründlich eine solche Prüfung ausfallen muss, und sie kommen weiter unten ausführlich zur Sprache.

Bemerkenswert ist vor allem, wie fein er unterscheidet. Zulässig ist die Transkription für Vorsitzende und Gemeinderäte, die als Funktionsträger im öffentlichen Amt handeln, für Bedienstete der Verwaltung, soweit es zur Erfüllung ihrer hoheitlichen Aufgabe erforderlich ist, und für Sachverständige und sonstige Dritte. Für Einwohnerinnen und Einwohner ist sie es nicht: Die Bürgerfragestunde und sonstige Wortbeiträge sind nach dem Leitfaden strikt auszunehmen.

Die Begründung lohnt eine sinngemäße Wiedergabe, weil sie sich auf andere Anwendungen übertragen lässt: keine Funktionsträgereigenschaft, erhöhte Schutzbedürftigkeit, fehlende spezifische gesetzliche Grundlage und Unverhältnismäßigkeit dieser automatisierten Verarbeitung. Wer eine kommunale KI-Anwendung prüft, kann diese vier Fragen fast immer stellen.

Welche Daten im Rathaus liegen, und warum sie heikel sind

Eine Kommune verarbeitet Daten, die die betroffenen Personen ihr nicht freiwillig gegeben haben und denen sie nicht ausweichen können. Das ist der sachliche Unterschied zu einem Unternehmen, und er begründet, warum die Anforderungen strenger ausfallen.

Die Daten verteilen sich über Ämter, die selten miteinander sprechen, und sie unterscheiden sich stark in ihrer Schutzbedürftigkeit.

1. Melde- und Personenstandsdaten. Anschrift, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Auskunftssperren. Eine Auskunftssperre nach dem Bundesmeldegesetz schützt Menschen, die sich vor jemandem verstecken.
2. Sozial- und Jugendhilfedaten. Leistungsakten, Hilfeplanung, Unterhaltsvorschuss. Hier liegen besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und zusätzlich das Sozialgeheimnis.
3. Ordnungs- und Bußgeldvorgänge. Verkehrsordnungswidrigkeiten, Gewerbeuntersagungen, Anzeigen aus der Nachbarschaft.
4. Bau-, Kataster- und Grundstücksdaten. Sie sind über die Adresse fast immer einer Person zuzuordnen, auch wenn in der Akte kein Name steht.
5. Beschäftigtendaten. Personalakten, Beurteilungen, Bewerbungsverfahren, Disziplinarvorgänge.

Warum ein Name allein nicht das Problem ist

In einer Großstadt schützt das Entfernen von Namen und Anschrift schon einiges. In einer Gemeinde mit 1.200 Einwohnerinnen und Einwohnern schützt es fast nichts. Wenn Straße, Bauvorhaben, Betrag und Monat im Text bleiben, ist die betroffene Person für alle im Haus weiterhin bestimmbar, und oft auch für den Rest des Ortes.

unter 1.000 Einwohner3.803

1.000 bis 5.0004.008

5.000 bis 20.0002.237

ab 20.000706

Das ist der Grund, warum die Frage nicht lauten sollte, ob ein Name im Text steht, sondern ob der Vorgang aus dem Zusammenhang heraus einer Person zuzuordnen ist. Bei ein und derselben Anwendung fällt die Antwort in einer kleinen Gemeinde anders aus als in einem Ministerium.

Punkt 5 ist der, den Verwaltungen am häufigsten unterschätzen, weil er nicht nach Bürgerdaten aussieht. Der Leitfaden aus Baden-Württemberg ist hier eindeutig: Bei Personalsachen sind Tonaufnahme und KI-Transkription zu stoppen, und die Sitzungsleitung muss organisatorisch sicherstellen, dass solche Tagesordnungspunkte rechtzeitig erkannt werden.

Für den Umgang mit sensiblen Unterlagen vor der Eingabe in ein KI-Werkzeug gelten dieselben Überlegungen wie in Kanzleien; wir haben sie in unserem Leitfaden zur Pseudonymisierung ausführlich beschrieben.

Welches Datenschutzrecht für die Kommune gilt

Hier beginnt der Unterschied zum Unternehmen, und er reicht tiefer, als man denkt. Die DSGVO gilt für alle, aber das Gesetz darunter ist bei einer Gemeinde ein anderes als bei einer GmbH.

Warum das Landesrecht zählt und nicht das BDSG

§ 2 Abs. 2 BDSG definiert die öffentlichen Stellen der Länder, und er nennt ausdrücklich die Behörden und öffentlich-rechtlich organisierten Einrichtungen einer Gemeinde und eines Gemeindeverbands. Eine Kommune ist damit eine öffentliche Stelle des Landes, mit diesen Folgen:

Frage	Was für die Kommune gilt	Was nicht gilt
Datenschutzgesetz neben der DSGVO	Landesdatenschutzgesetz des Landes	Bundesdatenschutzgesetz
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit der Norm des Landesrechts	BDSG
Datenschutzaufsicht	Die oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz	Die oder der Bundesbeauftragte
Marktüberwachung nach KI-VO	Die nach Landesrecht zuständige Behörde, § 2 Abs. 6 KI-MIG	Bundesnetzagentur, § 2 Abs. 1 KI-MIG
Mitbestimmung	Personalvertretungsgesetz des Landes	Betriebsverfassungsgesetz

Hinzu kommt: Handreichungen, die für die Bundesverwaltung geschrieben sind, passen inhaltlich oft, rechtlich aber nicht unmittelbar.

Manche Länder haben eigene KI-Normen geschaffen. Baden-Württemberg hat mit § 3a LDSG eine Vorschrift, die feststellt, dass die Nutzung von KI-Systemen zur Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist, wenn die Voraussetzungen für die Verarbeitung als solche gegeben sind. Der Landesbeauftragte ordnet die Norm in seiner Handreichung vom 11. Juni 2026 ein: Sie ist keine eigenständige Rechtsgrundlage und hat insoweit lediglich deklaratorischen Charakter.

Art. 22 DSGVO und der Bescheid, den keine KI allein erlässt

Art. 22 Abs. 1 DSGVO gibt betroffenen Personen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz stellt in seiner Orientierungshilfe klar, dass davon sowohl tatsächliches Handeln als auch belastende und begünstigende Verwaltungsakte erfasst sind.

Naheliegend wäre, sich auf § 35a VwVfG zu stützen, der den vollständig automatisierten Erlass eines Verwaltungsakts zulässt, wenn kein Ermessen und kein Beurteilungsspielraum besteht. Genau das trägt nach der Orientierungshilfe aber nicht: Vorschriften, die lediglich einen Ausschluss von Ermessen und Beurteilungsspielraum regeln und keine weiteren Garantien vorsehen, sind für sich genommen keine taugliche Rechtsgrundlage im Sinne des Art. 22 Abs. 2 Buchst. b DSGVO.

Als Gegenbeispiel nennt die Orientierungshilfe § 6g Abs. 2 Straßenverkehrsgesetz in Verbindung mit §§ 15b und 15f Fahrzeug-Zulassungsverordnung: Dort sind nur antragsgemäße begünstigende Entscheidungen zugelassen, und sie stehen zusätzlich unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung. Der Unterschied ist nicht akademisch. Er entscheidet darüber, ob ein automatisierter Bescheid Bestand hat.

Für den Alltag heißt das: Ein Sprachmodell darf einen Entwurf schreiben. Die Entscheidung trifft eine Person, die sie verantwortet, und diese Verantwortung muss im Verfahren sichtbar sein. Wie man das in einer Dienstanweisung formuliert, steht in unserer Muster-KI-Richtlinie.

Die Schwellwertanalyse, die vor allem anderen kommt

Bevor eine Verwaltung entscheidet, ob sie ein System einsetzt, muss sie prüfen, ob die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Ist das der Fall, verlangt Art. 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung, und zwar vor der Verarbeitung.

Der Leitfaden aus Baden-Württemberg nennt für die Transkription eine Schwellwertanalyse und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung als zwingend, und er formuliert dabei eine Anforderung, die leicht überlesen wird: Die Abschätzung ist für die gesamte IT-Umgebung durchzuführen, nicht nur für das einzelne Werkzeug. Der Grund leuchtet ein: Ein Sprachmodell wirkt nicht isoliert, sondern über die Schnittstellen, Speicherorte und Zugriffsrechte, in die es eingebettet wird.

Diese Prüfung ist zugleich die Brücke zur KI-Verordnung. Wer sie ordentlich gemacht hat, spart sich später doppelte Arbeit, denn seit dem KI-Omnibus darf die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 auf die einschlägigen Abschnitte der Datenschutz-Folgenabschätzung verweisen.

Was die KI-Verordnung von Behörden verlangt

Die KI-Verordnung behandelt Behörden in den Grundpflichten wie alle anderen: Eine Verwaltung, die ein KI-System in eigener Verantwortung nutzt, ist Betreiberin. Drei Dinge kommen für sie hinzu, und alle drei hängen am Hochrisiko-Begriff.

Wer die Grundpflichten noch nicht kennt, findet sie samt Zeitplan, Transparenzpflichten und Bußgeldrahmen in unserem Leitfaden zur KI-Verordnung für Unternehmen. Hier geht es nur um das, was für Behörden hinzukommt, und das hängt an einer einzigen Nummer des Anhangs III.

Anhang III Nummer 5: die Leistung, die bewilligt oder verweigert wird

Anhang III Nummer 5 Buchstabe a nennt KI-Systeme, die bestimmungsgemäß von Behörden oder in deren Namen verwendet werden sollen, um zu beurteilen, ob natürliche Personen Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen und Dienste haben, einschließlich Gesundheitsdiensten, und ob solche Leistungen zu gewähren, einzuschränken, zu widerrufen oder zurückzufordern sind.

Erwägungsgrund 58 begründet das ausführlich: Wer staatliche Unterstützungsleistungen beantragt, ist von ihnen abhängig und befindet sich gegenüber der Behörde in einer prekären Lage. Fehler in solchen Systemen treffen die Lebensgrundlage und Grundrechte wie den sozialen Schutz, die Nichtdiskriminierung und einen wirksamen Rechtsbehelf.

Ebenfalls unter Nummer 5 fällt Buchstabe d: die Bewertung und Klassifizierung von Notrufen und die Entsendung oder Priorisierung von Not- und Rettungsdiensten, einschließlich Feuerwehr. Das ist in vielen Kreisen und kreisfreien Städten kommunale Aufgabe.

2. Dezember 2027

Bis dahin bleibt Zeit, und sie wird gebraucht, denn die Abschätzung nach Art. 27 ist kein Formular, das man an einem Nachmittag ausfüllt.

Die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27

Art. 27 Abs. 1 KI-VO verlangt vor der Inbetriebnahme eines Hochrisiko-Systems nach Art. 6 Abs. 2, ausgenommen Anhang III Nummer 2, eine Abschätzung der Auswirkungen auf die Grundrechte. Verpflichtet sind Betreiber, die Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder private Einrichtungen sind, die öffentliche Dienste erbringen, sowie Betreiber von Systemen nach Anhang III Nummer 5 Buchstaben b und c.

Was die Abschätzung enthalten muss	Fundstelle
Beschreibung der Verfahren, in denen das System eingesetzt wird	Art. 27 Abs. 1 Buchst. a
Zeitraum und Häufigkeit der Verwendung	Art. 27 Abs. 1 Buchst. b
Kategorien der betroffenen Personen und Personengruppen	Art. 27 Abs. 1 Buchst. c
Spezifische Schadensrisiken für diese Kategorien	Art. 27 Abs. 1 Buchst. d
Umsetzung der menschlichen Aufsicht nach Betriebsanleitung	Art. 27 Abs. 1 Buchst. e
Maßnahmen im Risikofall, Unternehmensführung und Beschwerdemechanismen	Art. 27 Abs. 1 Buchst. f

Die Aufzählung ist abschließend formuliert, aber nicht trivial abzuarbeiten. Buchstabe c verlangt, die Kategorien der betroffenen Personen zu benennen, und in einer Kommune sind das selten nur die Antragstellenden: Bei einem System in der Jugendhilfe stehen Kinder, Sorgeberechtigte und Dritte in derselben Akte. Buchstabe f verlangt Beschwerdemechanismen, und die müssen vor der Inbetriebnahme existieren, nicht nach der ersten Beschwerde.

Die Pflicht gilt für die erste Verwendung; in ähnlichen Fällen darf sich der Betreiber auf frühere Abschätzungen stützen. Nach Art. 27 Abs. 3 teilt er das Ergebnis der Marktüberwachungsbehörde mit, und zwar mit dem ausgefüllten Muster, das das Büro für Künstliche Intelligenz bereitstellt.

Der KI-Omnibus hat hier zwei Erleichterungen eingebaut. Ist eine Pflicht bereits durch eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfüllt, darf die Grundrechte-Folgenabschätzung auf deren einschlägige Abschnitte verweisen oder sie übernehmen. Und das Muster soll auch als automatisiertes Instrument bereitgestellt werden.

Wer die Kommune beaufsichtigt: nicht die Bundesnetzagentur

Das deutsche Durchführungsgesetz zur KI-Verordnung, das KI-MIG, gilt seit dem 29. Juli 2026. Seine Grundregel in § 2 Abs. 1 macht die Bundesnetzagentur zur zuständigen Marktüberwachungsbehörde. Für Kommunen gilt sie nicht.

§ 2 Abs. 6 KI-MIG bestimmt: Für die Fälle, in denen öffentliche Stellen der Länder im Sinne des § 2 Abs. 2 und 3 BDSG KI-Systeme in Verkehr bringen, in Betrieb nehmen oder verwenden, obliegt die Marktüberwachung den nach Landesrecht zuständigen Behörden. Da § 2 Abs. 2 BDSG die Gemeinden ausdrücklich nennt, ist die Kette geschlossen.

Welche Behörde das in Ihrem Land ist, steht nicht im KI-MIG, sondern im Landesrecht, und die Länder können zusätzlich einheitliche Ansprechpartner für die Zusammenarbeit mit dem Koordinierungs- und Kompetenzzentrum und der zentralen Beschwerdestelle benennen. Das ist eine Frage, die sich vor dem ersten Projekt klären lässt und nach dem ersten Vorfall nicht mehr in Ruhe.

Das Bußgeld, das genau diese Pflichten trifft

Der deutsche Gesetzgeber hat neben die Rahmen des Art. 99 KI-VO einen eigenen Bußgeldkatalog gestellt, und dessen Tatbestände lesen sich wie eine Liste der Pflichten, die eine Verwaltung übersehen kann. § 15 Abs. 1 Nr. 3 KI-MIG erfasst, wer eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 Abs. 1 nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig durchführt. Nr. 5 erfasst die unterbliebene Mitteilung des Ergebnisses.

50.000 €

§ 15 Abs. 2 KI-MIG geht noch einen Schritt weiter und betrifft ausdrücklich Betreiber von Systemen nach Anhang III Nummer 1, 3, 4 oder 5: Wer nicht dafür sorgt, dass einer betroffenen Person die Erläuterung nach Art. 86 gegeben wird, handelt ordnungswidrig. Nummer 5 ist der kommunale Fall.

Die offiziellen Leitfäden, die es in Deutschland gibt

Anders als vor zwei Jahren muss bei KI in der öffentlichen Verwaltung niemand mehr bei null anfangen. Es gibt inzwischen mehrere Handreichungen von Aufsichtsbehörden und Bundesämtern, und sie unterscheiden sich in Reichweite und Adressat.

Wer	Was	Stand
Datenschutzkonferenz	Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz	6. Mai 2024
BayLfD	Datenschutz bei KI-Projekten in der bayerischen Verwaltung	1. März 2026
LfDI Baden-Württemberg	KI-Einsatz durch die Verwaltung: Wie ist § 3a LDSG anzuwenden?	11. Juni 2026
LfDI Baden-Württemberg	Datenschutz-Leitfaden für KI-Transkription von Gemeinderatssitzungen	10. Juni 2026
BSI	Kriterienkatalog für generative KI in der Bundesverwaltung	24. Juni 2025

Keines dieser Papiere ersetzt die Prüfung im Einzelfall, und keines ist für Kommunen aller Länder verbindlich. Was sie liefern, ist ein Maßstab: Wer seine eigene Prüfung so aufbaut wie diese Handreichungen, wird von der eigenen Aufsichtsbehörde selten überrascht. Für die Frage, was vor der Eingabe aus einem Dokument verschwinden muss, kommt unser Leitfaden zur Pseudonymisierung hinzu.

Die bayerische Orientierungshilfe ist die umfangreichste der fünf: 117 Seiten, Version 1.0 mit Stand vom 1. März 2026, veröffentlicht am 31. März 2026. Sie erschließt KI aus der Perspektive des Datenschutzrechts, richtet sich in erster Linie, aber nicht nur an bayerische öffentliche Stellen, und sagt von sich selbst, sie könne nur eine Momentaufnahme sein.

Ihr Vorwort enthält den Satz, der einer Verwaltung die Arbeit erleichtert: KI sei zwar ein anspruchsvolles datenschutzrechtliches Thema, führe die über Jahre entwickelten und erprobten Mechanismen zur Umsetzung der DSGVO aber nicht an ihre Grenzen. Rechtsanwender könnten auf vorhandene Erkenntnisse und bewährte Vorgehensweisen zurückgreifen, und diese Grundlage münde nicht in eine Blockadehaltung.

Was diese Papiere für eine kleine Gemeinde wert sind

Für eine Verwaltung mit zwölf Beschäftigten ist die Frage berechtigt, was sie mit 117 Seiten anfangen soll. Sie muss sie nicht lesen; es genügt, ihre Prüfschritte zu übernehmen. Alle fünf Papiere laufen auf dieselbe Reihenfolge hinaus, und sie passt auf eine Seite.

1. Welche Verarbeitung soll stattfinden, auf welcher Rechtsgrundlage?

2. Ist die Schwelle zur Datenschutz-Folgenabschätzung überschritten?

   JaDatenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO

3. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden festgelegt?

4. Wer ist zuständig?

5. Wie werden die Beschäftigten unterwiesen?

Erst dann wird eingekauft.

Die Reihenfolge umzudrehen ist der häufigste und teuerste Fehler, weil eine getroffene Beschaffungsentscheidung sich hinterher nur noch begründen, nicht mehr prüfen lässt.

Der Kriterienkatalog des BSI ist anders gelagert: Er richtet sich an IT-Sicherheitsbeauftragte und beschreibt, was erfüllt sein sollte, wenn extern bereitgestellte generative KI-Modelle in eigene Anwendungen integriert werden. Für eine Kommune ist er rechtlich nicht verbindlich, als Prüfraster für ein Beschaffungsverfahren aber gut verwendbar.

Welche Werkzeuge und welche Konten

Als Erstes ist zu entscheiden, welches Konto benutzt wird; welches Modell das beste ist, kommt danach. Ein privates Konto einer Beschäftigten ist in einer Verwaltung aus demselben Grund untauglich wie in einer Kanzlei: Die Verwaltung ist Verantwortliche für die Verarbeitung, kann aber weder die Verarbeitungsbedingungen bestimmen noch Betroffenenrechte durchsetzen.

Dienstlich freigegeben heißt dabei mehr als bezahlt. Der Leitfaden aus Baden-Württemberg formuliert für die Transkription Mindeststandards, die sich auf andere Anwendungen übertragen lassen: keine Nutzung der Daten zu Trainingszwecken, Verarbeitung vorzugsweise innerhalb der EU und gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei der Systemarchitektur bevorzugt er eine Lösung im eigenen Rechenzentrum oder eine abgeschottete Instanz; bei Cloud-Diensten verweist er auf den IT-Grundschutz und den Kriterienkatalog C5 des BSI, insbesondere auf Verschlüsselung und Mandantentrennung.

Was die einzelnen Anbieter mit Eingaben tatsächlich machen, steht in ihren eigenen Bedingungen und ändert sich häufiger als das Gesetz. Für die vier verbreitetsten Werkzeuge ist das einzeln aufgeschlüsselt, unter anderem für Microsoft Copilot und für ChatGPT.

Die Funktion, die mit dem Update ins Haus kommt

Zur Fachsoftware eine Beobachtung, die in Verwaltungen häufiger zutrifft als in Unternehmen: KI-Funktionen kommen nicht nur über neue Verträge ins Haus, sondern auch über Aktualisierungen bestehender Verfahren. Das Werkzeugverzeichnis muss deshalb auch die Fachanwendungen führen, nicht nur die offensichtlichen Assistenten.

Praktisch hilft eine einfache Regel: Jede Vertragsverlängerung und jede größere Aktualisierung einer Fachanwendung löst die Frage aus, ob eine KI-Funktion hinzugekommen ist und ob sie abgeschaltet werden kann. Wer diese Frage nicht stellt, erfährt von der Funktion durch eine Beschäftigte, die sie bereits benutzt, und dann kommt die Prüfung zu spät.

Für die Einschätzung, welche Risiken ein Vorfall auslöst und was eine Versicherung davon trägt, gilt in der Verwaltung dasselbe wie in Unternehmen; unser Leitfaden zur Cyberversicherung geht die Deckungen und Ausschlüsse durch.

Die Dienstanweisung für die Beschäftigten

Eine schriftliche Regelung ist in einer Verwaltung das Instrument, mit dem die Behördenleitung ihre Organisationsverantwortung wahrnimmt. Sie heißt je nach Land und Haus Dienstanweisung, Dienstvereinbarung oder Richtlinie, und sie regelt dieselben Punkte wie in einem Unternehmen.

Das vollständige Muster mit zehn Punkten, einem Werkzeugverzeichnis und der Kenntnisnahme zum Unterschreiben steht in unserem Leitfaden zur KI-Richtlinie. Für eine Kommune kommen vier Punkte hinzu, die dort nicht stehen.

1. Die Beteiligung des Personalrats. Welcher Mitbestimmungstatbestand des Personalvertretungsgesetzes greift, hängt vom jeweiligen Land ab und ist vor der Einführung zu klären.
2. Die Beteiligung der oder des behördlichen Datenschutzbeauftragten. Der Leitfaden aus Baden-Württemberg nennt sie vor der Einführung eines Systems als zwingend, zusammen mit einer Schwellwertanalyse.
3. Die Schulung der Sitzungsleitung. Wo Aufzeichnung im Spiel ist, gehört die Bedienung der Unterbrechung ausdrücklich in die Unterweisung.
4. Die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten. Wer gibt ein Werkzeug frei, wer prüft Ergebnisse, wer ist bei einem Vorfall zu unterrichten.

10Punkte im Muster der Richtlinie

4Punkte, die für Kommunen hinzukommen

72 hMeldefrist nach Art. 33 DSGVO

Diese vier Zusätze sind nicht kosmetisch. Drei von ihnen betreffen Beteiligungsrechte und Zuständigkeiten, die in einer Behörde rechtlich geregelt sind und nicht durch eine Hausmitteilung ersetzt werden können; der vierte betrifft die Frage, wer im Ernstfall handelt. Wer die Dienstanweisung ohne sie schreibt, hat ein Papier, das im Innenverhältnis funktioniert und im Aufsichtsverfahren nicht trägt.

Was im Fehlerfall passieren muss

Eine Ergänzung, die sich bewährt: Wer ein Versehen sofort meldet, soll deswegen keine Nachteile haben. Ein Meldeweg, der Konsequenzen androht, führt zu Stillschweigen, und Stillschweigen ist das Gegenteil dessen, was Art. 33 DSGVO in seinen 72 Stunden voraussetzt.

Die Frist beginnt, sobald der Verantwortliche Kenntnis erlangt hat, und eine Verwaltung erlangt sie über ihre Beschäftigten. Wer in der Dienstanweisung also eine kurze, klare Meldestelle benennt, mit Namen und Vertretung, verkürzt diesen Weg auf einen Anruf. Wer stattdessen einen Dienstweg über drei Ebenen vorsieht, hat die Frist strukturell bereits halb verbraucht, bevor irgendjemand die Sache ansieht.

Was Sie von einem Anbieter im Vergabeverfahren verlangen

Die KI-Verordnung verteilt Pflichten über die Lieferkette, und ein Teil dessen, was die Verwaltung erfüllen muss, kann nur der Anbieter liefern. Deshalb gehört in die Leistungsbeschreibung, was später in der Akte stehen soll.

Was verlangt wird	Warum
Einstufung nach Art. 6 mit Begründung	Entscheidet, ob die Hochrisiko-Pflichten gelten
Betriebsanleitung nach Art. 13	Grundlage der menschlichen Aufsicht und der Abschätzung nach Art. 27
Zusicherung, dass keine Eingaben zum Training verwendet werden	Mindeststandard nach dem Leitfaden des LfDI Baden-Württemberg
Verarbeitungsorte und Unterauftragsverarbeiter	Voraussetzung für Art. 28 DSGVO und für Drittlandprüfungen
Nachweise zu IT-Grundschutz oder C5 bei Cloud-Betrieb	Vom LfDI Baden-Württemberg für Cloud-Lösungen genannt
Umgang mit wesentlichen Änderungen	Bestimmt, wann Bestandsschutz und Abschätzung neu zu bewerten sind

Der Anker im Ortsrecht, den nur die Kommune setzen kann

Eine Anforderung kann kein Anbieter liefern, und sie ist in Baden-Württemberg die zentrale: die normative Verankerung im Ortsrecht. Der Landesbeauftragte leitet sie systematisch aus der Regelung zum Videostreaming in § 37a GemO ab und verlangt, dass die Kommune nach ihren kommunalrechtlichen Vorschriften prüft, ob sie in einer Satzung oder in der Geschäftsordnung des Gemeinderats zu treffen ist.

Im Ortsrecht sind die einzelnen Verarbeitungsvorgänge aufzuführen und die wesentlichen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen festzulegen. Für die Transkription zählt der Leitfaden fünf Vorgänge auf, und diese Liste ist die brauchbarste Vorlage, die es derzeit gibt:

Im Ortsrecht zu regelnde Verarbeitungsvorgänge
  1. automatisierte Audioaufzeichnung
  2. Verwendung der Aufzeichnung zur Verschriftlichung
  3. Verwendung der transkribierten Daten für die Niederschrift
  4. interne Speicherung von Aufzeichnung, Transkript und Entwurf
  5. Löschung von Aufzeichnung, Transkript und Entwurf
Dazu: Zugriffsrechte, Kontrolle, Höchstspeicherdauer, Hinweis
in der Sitzung und die Pause-Funktion bei Personalsachen

Die Leistungsbeschreibung ist dabei der einzige Moment, in dem die Verwaltung Verhandlungsmacht hat. Nach der Zuschlagserteilung lassen sich Nachweise nur noch erbitten, und ein Anbieter, der sie dann nicht liefert, hat vertraglich meist nichts zugesagt, was ihn dazu zwingt. Alles, was später in der Akte stehen soll, muss deshalb vorher in der Ausschreibung stehen.

Zwei Punkte werden regelmäßig vergessen. Der erste ist die Löschung: Wer keine Höchstspeicherdauer vereinbart, hat kein Löschkonzept, und ohne Löschkonzept fällt die Prüfung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO negativ aus. Der zweite ist die Nachprüfbarkeit der Angaben. Eine Zusicherung im Angebot, die sich später nicht belegen lässt, hilft in einem aufsichtsbehördlichen Verfahren nicht weiter.

Für die Fragen, die Versicherer und Vertragspartner inzwischen zum KI-Einsatz stellen, gilt dasselbe Prinzip der belegbaren Antwort; wir haben es im Leitfaden zu KI-Fragen im Fragebogen durchgespielt.

Wenn eine Bürgerin fragt: Transparenz, Auskunft und Erklärung

In der Verwaltung besteht Transparenz aus einklagbaren Rechten, und beim KI-Einsatz greifen mehrere davon gleichzeitig.

Art. 13 und 14 DSGVO verlangen eine Information über die Verarbeitung, und der Leitfaden aus Baden-Württemberg nennt sie für die Transkription ausdrücklich, zusammen mit einem Hinweis während der Sitzung, etwa mündlich oder durch ein Lichtsignal, und der Dokumentation der aufgezeichneten Zeitfenster im Protokoll.

Art. 26 Abs. 11 KI-VO kommt bei Hochrisiko-Systemen hinzu: Betreiber von Systemen nach Anhang III, die Entscheidungen über natürliche Personen treffen oder dabei unterstützen, informieren diese Personen darüber, dass sie der Verwendung des Systems unterliegen. Und Art. 86 gibt betroffenen Personen ein Recht auf eine klare und aussagekräftige Erläuterung zur Rolle des Systems im Entscheidungsprozess und zu den wichtigsten Elementen der Entscheidung.

Wo diese Hinweise stehen und wer sie pflegt, gehört in dieselbe Dienstanweisung, die auch die Werkzeugliste trägt; das Muster mit zehn Punkten sieht dafür einen eigenen Punkt vor. Eine Information, die niemand pflegt, wird mit dem ersten Werkzeugwechsel falsch.

Eine solche Information muss nicht juristisch klingen. Sie muss stimmen und im richtigen Moment erscheinen:

Hinweis zur Verarbeitung
  In diesem Verfahren wird eine KI-gestützte Anwendung eingesetzt.
  Sie erstellt Entwürfe und Auswertungen. Die Entscheidung trifft
  eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Stadtverwaltung.
  Auf Wunsch erläutern wir Ihnen, welche Rolle die Anwendung in
  Ihrem Fall gespielt hat. Ihre Ansprechstelle: (Amt, Kontakt)

Drei Rechte, die zusammen greifen, und eines, das fehlt

Die drei Rechte unterscheiden sich darin, wodurch sie ausgelöst werden, und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten. Die Information nach Art. 13 DSGVO gibt die Verwaltung von sich aus, ohne dass jemand fragt. Die Mitteilung nach Art. 26 Abs. 11 KI-VO kommt ebenfalls von selbst, betrifft aber nur Hochrisiko-Systeme nach Anhang III und nur Entscheidungen über Personen. Die Erläuterung nach Art. 86 KI-VO kommt auf Verlangen und nur, wenn die Entscheidung rechtliche Wirkung hat oder die betroffene Person ähnlich erheblich beeinträchtigt.

Art. 86 Abs. 3 enthält dabei eine Klausel, die im Ergebnis entlasten kann: Der Artikel gilt nur insoweit, als das Recht nicht anderweitig im Unionsrecht festgelegt ist. Wo die DSGVO bereits eine Auskunft vorsieht, entsteht also keine zweite, parallele Pflicht, sondern eine, die zusammen mit der ersten erfüllt wird.

Was in dieser Aufzählung fehlt, ist die Informationsfreiheit. Ob und wie eine Einwohnerin Zugang zu Unterlagen über den KI-Einsatz ihrer Kommune bekommt, richtet sich nicht nach der KI-Verordnung, sondern nach dem Informationsfreiheits- oder Transparenzgesetz ihres Landes, und die unterscheiden sich erheblich. Eine Verwaltung, die ihre Prüfunterlagen von vornherein so schreibt, dass sie veröffentlicht werden könnten, spart sich die Frage später.

Die Auskunft nach Art. 15, und wo die Eingaben liegen

Das Gegenstück zur Information ist die Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Wer sie beantworten will, muss wissen, wo die Eingaben gelandet sind, und das ist der praktische Grund, warum das Werkzeugverzeichnis kein Selbstzweck ist: Ohne die Liste lässt sich eine Auskunft nicht vollständig erteilen und eine Löschung nicht zusagen.

Die Löschung ist dabei der Punkt, an dem Verwaltungen am ehesten ins Straucheln geraten. Der Leitfaden aus Baden-Württemberg verlangt für die Transkription eine Höchstspeicherdauer oder die unverzügliche Löschung von Aufzeichnung und Transkript, sobald die Niederschrift verabschiedet ist. Überträgt man das auf einen Assistenten, dann muss beantwortbar sein, wie lange der Anbieter Eingaben vorhält, und diese Antwort steht in seinen Bedingungen, nicht im Angebot.

Ein Beispiel Schritt für Schritt: eine Beschwerde beantworten

Ein Vorgang, wie er täglich vorkommt. Eine Einwohnerin beschwert sich schriftlich über die Bearbeitungsdauer ihres Antrags, und die Sachbearbeiterin möchte einen Entwurf für die Antwort erzeugen lassen.

1. Prüfen, ob das Werkzeug freigegeben ist. Steht es im Werkzeugverzeichnis, mit diesem Zweck und mit dienstlichem Konto? Wenn nein, endet der Vorgang hier.
2. Prüfen, welche Angaben die Aufgabe wirklich braucht. Für die Formulierung einer Antwort braucht das Modell den Sachverhalt, nicht den Namen, nicht die Anschrift und nicht das Aktenzeichen.
3. Die Angaben ersetzen, bevor der Text das Haus verlässt. Von Hand oder mit einem Werkzeug, aber vor dem Absenden, nicht danach.
4. Den Entwurf prüfen und verantworten. Fristen, Rechtsgrundlagen und Zahlen werden an der Quelle nachgeschlagen, nicht aus der Ausgabe übernommen.
5. Die Angaben wieder einsetzen und den Vorgang dokumentieren. Was eingesetzt wurde und wer freigegeben hat, gehört in die Akte.

Vom Vorgang zum Platzhalter

Die Schritte 2 und 3 sind dieselben, die in Kanzleien und Steuerbüros gelten; der Leitfaden zur Pseudonymisierung geht auf die Grenzfälle ein, in denen das Entfernen von Angaben nicht genügt.

Schritt 3 ist der, an dem es scheitert, und er sieht in der Praxis so aus:

VORHER, so wie es kopiert wird
  Beschwerde von Frau Demirci, Lindenweg 14, 88214 Ravensburg,
  Aktenzeichen 2026/AB-4471. Sie fragt, warum ihr Antrag
  vom 18. August noch nicht beschieden ist.

NACHHER, mit Platzhaltern statt Angaben
  Beschwerde von Frau [PERSON_1], [ADRESSE_1],
  Aktenzeichen [AKTENZEICHEN_1]. Sie fragt, warum ihr Antrag
  vom 18. August noch nicht beschieden ist.

Die zweite Fassung beantwortet dieselbe Frage. Der Entwurf, der zurückkommt, passt auf den Fall, und die Angaben werden erst danach wieder eingesetzt. Was dabei nicht verschwindet, ist der Zusammenhang: Wenn aus dem Sachverhalt hervorgeht, um welche Straße, welches Bauvorhaben und welchen Monat es geht, ist die Person in einer kleinen Gemeinde weiterhin bestimmbar.

Was ein Werkzeug löst, und was es nicht löst

Der Schritt aus dem Beispiel ist zunächst eine Arbeitsweise, keine Software. Man kann ihn von Hand ausführen, und genau daran scheitert er, denn von Hand macht ihn niemand dreimal am Tag. Werkzeuge wie Nonimo setzen ihn deshalb zwischen die Zwischenablage und das Chatfenster, als App für Mac und Windows, bei der die Erkennung auf dem Gerät läuft.

Was ein solches Werkzeug leistet, lässt sich in einem Satz sagen: Es ersetzt Angaben durch Platzhalter und kann sie danach wieder einsetzen, wobei die Zuordnung verschlüsselt auf dem Gerät des Nutzers liegt. Das ist Pseudonymisierung und nicht Anonymisierung, und pseudonymisierte Daten bleiben nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO personenbezogene Daten. Deutsche Kennungen wie die Steuer-ID werden erkannt und zur Prüfung markiert, statt still ersetzt zu werden.

Was ein solches Werkzeug nicht leistet

Ebenso wichtig ist die andere Hälfte. Ein solches Werkzeug blockiert nichts, ersetzt keine Dienstanweisung und schafft keine Rechtsgrundlage. Es entscheidet nicht, ob eine Verarbeitung zulässig ist, und es macht aus einem nicht freigegebenen Dienst keinen freigegebenen.

Für eine Verwaltung ist außerdem der Unterschied zwischen zwei Fehlern wichtig. Der eine ist, dass ein Werkzeug eine Angabe übersieht; dagegen hilft die Prüfung vor dem Absenden, und sie kostet Sekunden. Der andere ist, dass sich jemand auf das Werkzeug verlässt und deshalb einen Vorgang in einen Dienst kopiert, den er ohne das Werkzeug gar nicht benutzt hätte. Der zweite Fehler ist der teurere, und gegen ihn hilft nur die Dienstanweisung.

Am Ende bleibt die Reihenfolge, die diesen Leitfaden trägt. Zuerst die Rechtsgrundlage, dann das freigegebene Werkzeug, dann die Frage, welche Angaben die Aufgabe wirklich braucht. Ein Werkzeug hilft bei der dritten Frage. Die ersten beiden beantwortet die Verwaltung selbst, und die Handreichungen ihrer Aufsichtsbehörde sagen inzwischen ziemlich genau, wie.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) auf EUR-Lex. Art. 26 Abs. 11 (Information der betroffenen Personen), Art. 27 (Grundrechte-Folgenabschätzung), Art. 86 (Recht auf Erläuterung), Art. 99, Anhang III Nummer 5 und Erwägungsgrund 58. eur-lex.europa.eu
• Verordnung (EU) 2026/1744, Digital-Omnibus-Verordnung zur KI. Änderung von Art. 27 Abs. 4 und 5: Verweis auf die Datenschutz-Folgenabschätzung und automatisiertes Muster. eur-lex.europa.eu
• KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG) vom 22. Juli 2026. § 2 Abs. 1 und Abs. 6 (Zuständigkeit bei öffentlichen Stellen der Länder), § 15 Abs. 1 Nr. 3 und 5, Abs. 2 und Abs. 3 (Höchstbetrag 50.000 Euro). gesetze-im-internet.de
• Bundesdatenschutzgesetz, § 2 Abs. 2. Gemeinden und Gemeindeverbände sind öffentliche Stellen der Länder. gesetze-im-internet.de
• Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Orientierungshilfe „Datenschutz bei KI-Projekten in der bayerischen Verwaltung“. Version 1.0, Stand 1. März 2026, 117 Seiten; Art. 22 DSGVO, § 35a VwVfG als untaugliche Rechtsgrundlage und § 6g Abs. 2 StVG als Gegenbeispiel. datenschutz-bayern.de
• Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Datenschutz-Leitfaden für KI-Transkription von Gemeinderatssitzungen. Version 1.0, Stand 10. Juni 2026; Anker im Ortsrecht, Ausschluss der Bürgerfragestunde, Personalsachen, technische Mindeststandards. baden-wuerttemberg.datenschutz.de
• Derselbe, Handreichung „KI-Einsatz durch die Verwaltung: Wie ist § 3a LDSG anzuwenden?“. Veröffentlicht am 11. Juni 2026; § 3a LDSG ist keine eigenständige Rechtsgrundlage und hat deklaratorischen Charakter. baden-wuerttemberg.datenschutz.de
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz. Vom 6. Mai 2024; die abgestimmte Position der Aufsichtsbehörden des Bundes und der Länder. datenschutzkonferenz-online.de
• BSI, Kriterienkatalog zum Einsatz generativer KI in der Bundesverwaltung. Vorgestellt am 24. Juni 2025; Anforderungen an die Integration extern bereitgestellter generativer KI-Modelle. bsi.bund.de
• Bitkom, Presseinformation zum Studienbericht Smart City Index 2025. Berlin, 13. März 2026; 45 Prozent der 83 deutschen Städte ab 100.000 Einwohnern nutzen KI-Chatbots, Rücklaufquote 100 Prozent. bitkom.org
• Statistisches Bundesamt, Gemeindeverzeichnis: Gemeinden in den Ländern nach Einwohnergrößenklassen. Gebietsstand 31. Dezember 2024, Erscheinungsmonat September 2025; 10.754 Gemeinden, davon 7.811 unter 5.000 Einwohnern. destatis.de