Deutsche Immobilienmakler: KI ohne Selbstauskunft im Chat

Wer als Immobilienmakler mit KI arbeitet, kopiert selten die ganze Bewerbermappe in den Chat, sondern die Mieterselbstauskunft, den Gehaltsnachweis des Wunschmieters oder die Notiz nach der Besichtigung.

Oben stehen fast immer dieselben Zeilen: Name, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, Arbeitgeber. Und in der Gehaltsabrechnung, die ungeschwärzt mitkam, stehen Steuer-ID und IBAN gleich daneben.

Was davon überhaupt erhoben werden darf, ordnet die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe zur Selbstauskunft, Version 2.0 vom Januar 2026, nach dem Zeitpunkt. Zur Besichtigung genügen Name und eine Kontaktangabe, Arbeitgeber und Einkommen erst mit dem Anmietungswunsch. Den Einkommensnachweis sieht sie kurz vor Vertragsschluss als Kopie vor, „jeweils unter Schwärzung der nicht erforderlichen Angaben“ (S. 8).

Genau diese Zeilen deckt Nonimo ab, bevor der Text das Büro verlässt. In einer erfundenen Bewerbung standen danach Name, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, Arbeitgeber, Steuer-ID und IBAN als Platzhalter da. Nettoeinkommen und SCHUFA-Score bleiben lesbar, weil sie für sich genommen niemanden benennen. Ziehen Sie einen Nachweis als Word-Datei oder Text-PDF in das Nonimo-Fenster, liegt danach eine abgedeckte Kopie neben dem Original. Welche KI-Anbieter überhaupt in Frage kommen, vergleicht unser Leitfaden DSGVO-konforme KI.

Welche Daten der Notar vom Käufer braucht, steht im Datenblatt, das vor dem Kaufvertragsentwurf ans Notariat geht: Name, Anschrift, Geburtsdatum und Steuer-ID, dazu dieselben Angaben zum Verkäufer.

Vorgegeben ist das am Ende vom Steuerrecht: Die Anzeige an das Finanzamt nennt diese Angaben nach § 20 Abs. 1 GrEStG für beide Seiten, dazu das Grundstück nach Grundbuch. Wer die Mail ans Notariat vorformulieren lässt, kopiert genau das.

Markieren, Taste drücken, mehr ist es nicht. Nonimo ersetzt jede erkannte Angabe direkt auf dem Arbeitsplatzrechner durch einen Platzhalter, unter Mac wie unter Windows. Antwortet das Modell mit den Platzhaltern, setzt Nonimo auf Ihrem Bildschirm die echten Werte wieder ein, denn nur Ihr Rechner weiß, wofür jeder steht. Was mit dem Text bei OpenAI passiert, steht in ChatGPT und Datenschutz.

Die zweite Schreibarbeit im Verkauf ist das Exposé. Den Text lassen viele Büros inzwischen von der KI vorformulieren, und die Vorlage sind die eigenen Notizen aus Besichtigung, Grundbuchauszug und Energieausweis. Darin steht der Eigentümer, oft mit Telefonnummer, und darunter Gemarkung, Flur und Flurstück. Namen und Grundbuchblatt deckt Nonimo ab. Flur und Flurstück lässt es stehen, und über sie lässt sich das Grundstück eindeutig zuordnen, auch ohne Namen. Ins Exposé gehören sie ohnehin nicht, also streichen Sie die Zeile vor dem Einfügen. Wohnfläche, Baujahr, Lage und Energieklasse bleiben lesbar, und mehr braucht ein guter Exposé-Text nicht.

Im Beispiel unten, einem erfundenen Datenblatt, sind Käuferin, Geburtsdatum und Steuer-ID abgedeckt, und die Mail ans Notariat lässt sich trotzdem schreiben, weil Wohnung, Kaufpreis und Übergabetermin lesbar bleiben.

Was die DSGVO für Immobilienmakler bei der Selbstauskunft bedeutet, konkretisiert die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe. KI kommt darin nicht vor, sie regelt aber die Daten selbst und damit jede Kopie davon, auch im Verlauf eines Chats.

Makler nennt die Orientierungshilfe gleich im ersten Satz, neben Vermietern und Hausverwaltungen, als diejenigen, die bei Mietinteressenten persönliche Angaben erheben, auf deren Basis über den Vertrag entschieden wird. Kommt dabei eine Ausweiskopie mit, ist eine mit Wasserzeichen, das Ihr Büro und den Zweck nennt, die bessere: Sie taugt für diese Vermietung und für keinen anderen Vorgang. Legen Interessenten statt des Personalausweises einen Aufenthaltstitel vor, lässt sich auch dessen Kopie mit Wasserzeichen versehen.

Auf S. 10 steht, wie lange ein Immobilienbüro diese Angaben behalten darf, und der Satz ist für jede Vermietung wichtig: Die Daten der übrigen Bewerber sind in der Regel spätestens zu löschen, wenn der Mietvertrag mit jemand anderem geschlossen ist. Liegt eine Selbstauskunft dann noch im Verlauf eines KI-Anbieters, müsste sie eigentlich auch dort verschwinden, und ob sie dort wirklich weg ist, hat Ihr Büro nicht in der Hand.

Konkreter zu Chatbots wird der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz in seiner Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots vom 13. November 2023, gedacht für Unternehmen und Behörden. Punkt 5 schließt personenbezogene Daten aus, sobald sich der Anbieter die Verwendung für eigene Zwecke vorbehält, und meint damit ausdrücklich alles, was Rückschlüsse auf Kunden zulässt. Als unproblematische Eingabe nennt Punkt 6 ausgerechnet das, was im Immobilienbüro täglich anfällt: „Schreibe einen Werbetext zum Produkt X.“ Ein Exposé ohne Eigentümer und ohne Flurstück kommt dem sehr nahe.

Eine Einwilligungszeile im Formular, die den KI-Einsatz abdecken soll, hilft ebenfalls nicht. Nach S. 2 ist sie bei der Selbstauskunft „nicht das richtige Mittel zur Datenerhebung“, weil der Mietvertrag an den Angaben hängt. Es bleibt die Erforderlichkeit, und warum Platzhalter den Personenbezug für Ihr Büro nicht aufheben, erklärt Pseudonymisierung vs. Anonymisierung.

Immobilienmakler sind Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG und identifizieren beide Vertragsparteien mit Vorname, Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift (§ 11 Abs. 4). In einen KI-Chat gehört davon nichts.

Damit liegt in jedem Immobilienbüro ein zweiter Stapel Personendaten, Ausweiskopien eingeschlossen. Identifiziert wird, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht (§ 11 Abs. 2), aufgezeichnet und aufbewahrt nach § 8. Schickt ein Käufer seinen Pass vorab als Datei, bitten Sie um eine Passkopie mit Wasserzeichen, die Ihr Büro und den Vorgang nennt.

Für einen Identifizierungsvermerk gilt dasselbe wie für jeden anderen Text: Jede ersetzte Angabe ist auf dem Bildschirm markiert und lässt sich mit einem Klick zurücknehmen. Lieber einmal zu viel abgedeckt als ein Name beim Anbieter.

In einem erfundenen Identifizierungsvermerk waren danach Name, Geburtsdatum und Wohnanschrift abgedeckt, und das Ergebnis sehen Sie, bevor etwas abgeht. Die Aufzeichnung nach § 8 GwG selbst bleibt, wo sie hingehört: in Ihrer Akte und nicht im Chat. Was die KI-Verordnung Ihrem Büro darüber hinaus abverlangt, fasst KI-Verordnung: was Unternehmen tun müssen zusammen.

Wer im Immobilienbüro mit KI arbeitet, fängt mit Nonimo an einem Rechner an, unter Windows oder auf einem Mac, am besten dort, wo die Selbstauskünfte ankommen: in der Vermietung oder am Empfang.

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KI-Tools für Makler gibt es viele, und Nonimo ist keins davon: Es sitzt davor. Installiert wird es an jedem Platz einzeln. Soll es im ganzen Büro greifen, rollt Ihre IT oder Ihr Systemhaus dazu eine Browsererweiterung aus, die auch ohne Taste abdeckt; wie das läuft, steht unter Organisationen.

Die Nachweise nach DSGVO und GwG führt Ihr Büro weiterhin selbst, mit Ihren eigenen Unterlagen. Nonimo sorgt dafür, dass die Angaben, die es erkennt, ersetzt sind, bevor ein Text zum KI-Anbieter geht. Wie Nonimo mit Ihren Daten umgeht, steht auf unserer Seite Sicherheit.