KI für Kommunen: was in einer Bürgerbeschwerde steht
In der Stadtverwaltung landet selten eine ganze Akte in ChatGPT. Es ist die Antwort auf eine Lärmbeschwerde, der Vermerk zu einem Bauantrag oder das Schreiben zu einem Widerspruch, das bis Freitag hinausmuss.
Fast immer stehen dieselben Angaben darin: Name und Anschrift des Bürgers, Telefon und E-Mail, das Aktenzeichen und bei Gebühren das Kassenzeichen. Ein Antrag auf Wohngeld bringt Geburtsdatum und Bankverbindung mit, ein Steuerbescheid die Steuer-ID, eine Ausweiskopie Seriennummer und Zugangsnummer.
Welches Datenschutzgesetz für Ihre Gemeinde gilt und was die Leitfäden der Länder verlangen, steht in unserem Leitfaden KI in der öffentlichen Verwaltung.
Eine Lärmbeschwerde im Chat, der Bürger als Platzhalter
Im Ordnungsamt markieren Sie die Beschwerde, drücken die Taste und fügen sie in ChatGPT, Claude oder Copilot ein. Der Chat erhält die Fassung mit Platzhaltern, und vom Bürger erreicht uns kein Wort.
In der erfundenen Beschwerde darunter hat Nonimo vier Angaben ersetzt: das Aktenzeichen, den Namen des Beschwerdeführers, die Anschrift und die E-Mail. Lärm, Uhrzeiten und Gaststätte bleiben stehen, und mehr braucht die KI für die Antwort nicht.
Die KI schreibt an [PERSON_1]. Sie kopieren die Antwort, drücken die Taste noch einmal, und der echte Name steht wieder auf Ihrem Bildschirm, bereit zur Prüfung und zum Versand.
Vorher: was eingefügt wird
Stadt Birkenwalde · Ordnungsamt Unser Zeichen: 32.1-2026/004512 Beschwerdeführer: Herr Max Mustermann Anschrift: Musterstraße 0, 00000 Birkenwalde E-Mail: m.mustermann@example.com Er beschwert sich über Lärm aus der Gaststätte im Erdgeschoss, seit Juni fast jedes Wochenende bis 2 Uhr nachts. Bitte formuliere eine freundliche Antwort, die das weitere Vorgehen des Ordnungsamts erklärt.
Nachher: was beim Sprachmodell ankommt
Stadt Birkenwalde · Ordnungsamt Unser Zeichen: [AKTENZEICHEN_1] Beschwerdeführer: [PERSON_1] Anschrift: [FORMULARFELD_1] E-Mail: [E-MAIL_1] Er beschwert sich über Lärm aus der Gaststätte im Erdgeschoss, seit Juni fast jedes Wochenende bis 2 Uhr nachts. Bitte formuliere eine freundliche Antwort, die das weitere Vorgehen des Ordnungsamts erklärt.
Was die Datenschutzkonferenz zu offenen KI-Diensten schreibt
Die Datenschutzkonferenz des Bundes und der Länder beschreibt in ihrer Orientierungshilfe, was bei offenen KI-Diensten geschieht: Die Eingaben verlassen den geschützten Bereich der Verwaltung.
Genau dort setzt Nonimo an, und zwar vor dem Verlassen. Was Bürgerinnen und Bürger identifiziert, wird auf dem Arbeitsplatzrechner durch Platzhalter ersetzt; es gibt keinen Server dazwischen, nichts wird zum Bereinigen hochgeladen, und die Ersetzung funktioniert auch ohne Netz. Was auf dem Rechner bleibt, steht auf unserer Seite Sicherheit.
Weil nur Ihr Rechner weiß, welcher Platzhalter wofür steht, bleiben die Daten für die Kommune personenbezogen: Es ist Pseudonymisierung, wie unser Leitfaden Pseudonymisierung vs. Anonymisierung erklärt.
Der Name der Stadt, mit Absicht lesbar
Nonimo ersetzt, um wen es geht, nicht, wer schreibt: Stadt, Amt und Fachbereich bleiben lesbar, denn sie sind der Zusammenhang, den die KI für eine gute Antwort braucht.
Eindeutige Angaben wie eine E-Mail-Adresse oder eine IBAN werden sofort ersetzt. Was Nonimo an seiner Bezeichnung erkennt, etwa den Beschwerdeführer oder das Aktenzeichen, wird ebenfalls ersetzt, und vor dem Einfügen sehen Sie jede Stelle auf dem Bildschirm.
Neben das Werkzeug gehört eine schriftliche Regel, was wer in welchen Chat einfügen darf. Ein Muster dafür finden Sie in unserer KI-Richtlinie.
Nonimo für die Kommune: Preis und Einstieg
Für ChatGPT in der Kommune mit Nonimo genügt ein Rechner mit Windows 10 oder 11 oder ein Mac mit macOS 14 oder neuer.
Nonimo hat einen kostenlosen Tarif, der auf eine bestimmte Zahl von Wörtern im Monat begrenzt ist. Wer mehr braucht, hinterlässt auf der Lizenzseite seine E-Mail-Adresse und erhält eine kostenlose Lizenzdatei, die diese Grenze bis zum 31. Januar 2027 aufhebt, ohne Kundenkonto. Der erste Platz ist meist das Bürgerbüro, das Ordnungsamt oder das Bauamt, also dort, wo den ganzen Tag an Bürger geschrieben wird.
Damit alle Plätze abgedeckt sind, ohne dass jemand die Taste drückt, verteilt die IT die Browsererweiterung per Richtlinie, und ein Dashboard erhält nur Zählwerte nach Kategorie. Wie das geht, steht auf unserer Seite für Organisationen; was OpenAI mit dem Text macht, der dann ankommt, in ChatGPT und Datenschutz.
- Kostenloser Tarif, für Mac und Windows
- Mit einem monatlichen Wortlimit
- Die kostenlose Lizenz hebt es auf, bis 31. Januar 2027, ohne Konto
Lizenz anfordern Für Mac herunterladen Für Windows herunterladen
Die technischen Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit.
Fragen aus der Verwaltung
Dürfen Mitarbeitende der Stadtverwaltung ChatGPT mit Bürgerdaten nutzen?
Das entscheidet die Kommune als Verantwortliche, und sinnvoll ist es nur, wenn personenbezogene Bürgerdaten den Chat nicht erreichen. Nonimo ersetzt Name, Anschrift, Aktenzeichen und Kontaktdaten auf dem Arbeitsplatzrechner durch Platzhalter, bevor der Text hinausgeht, und die KI entwirft die Antwort trotzdem.
Wird der Text zum Bereinigen an einen Server geschickt?
Nein. Die Ersetzung geschieht auf dem Mac oder Windows-Rechner der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, ohne Gateway und ohne Cloud-Dienst dazwischen, und sie funktioniert auch ohne WLAN. Den Rechner verlässt nur die Fassung mit Platzhaltern, die in den Chat eingefügt wird.
Sieht Nonimo, was unsere Mitarbeitenden schreiben?
Kein Wort. Die Ersetzung geschieht auf dem Arbeitsplatzrechner, und ein Konto bei uns braucht niemand.
Was passiert mit dem Namen der Stadt oder des Amts?
Er bleibt mit Absicht lesbar. Stadt, Amt und Fachbereich sind der Zusammenhang, den die KI für eine gute Antwort braucht, keine Angaben über einen Bürger. Ersetzt wird, um wen es geht: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum und die Zeichen, die zu ihm zurückführen.
Geht die Antwort mit dem echten Namen hinaus?
Ja. Die KI schreibt an [PERSON_1], Sie kopieren ihre Antwort, drücken die Taste noch einmal, und Name und Angaben stehen wieder an ihrer Stelle, bereit zur Prüfung und zum Versand aus dem Fachverfahren der Stadt.
Wo fängt eine Kommune an?
An dem Platz, der am meisten an Bürger schreibt, meist Bürgerbüro, Ordnungsamt oder Bauamt. Installieren Sie die Anwendung, drücken Sie die Taste bei einer erfundenen Beschwerde wie der auf dieser Seite und sehen Sie, was ersetzt wird. Für alle Plätze verteilt die IT die Browsererweiterung per Richtlinie.