KI für Gemeinden: Baugesuch, Einwohnerkontrolle, Protokoll
In der Gemeindekanzlei entsteht jeden Tag Korrespondenz: die Nachforderung beim Baugesuch, weil ein Plan fehlt, die Bestätigung der Einwohnerkontrolle für einen Zuzug, die Einladung zur Gemeindeversammlung, das Protokoll der Gemeinderatssitzung, das auf zwei Seiten passen soll. Wer dafür ChatGPT nutzt, kopiert meist einen Entwurf hinein, und der beginnt fast immer mit Name, Adresse, Mail und Telefonnummer.
Die KI braucht für den Brief etwas anderes: die Geschäftsnummer, die fehlenden Unterlagen, die Frist und den passenden Ton gegenüber Bürgerinnen und Bürgern. Nonimo tauscht die Personalien gegen Platzhalter und lässt das Verfahren lesbar, in der Landgemeinde mit ein paar hundert Einwohnern ebenso wie in der Stadtverwaltung.
Welche Aufgaben sich in einer Verwaltung überhaupt für KI eignen und wo die Grenzen liegen, steht im Leitfaden für Mitarbeitende zur KI in der Gemeindeverwaltung. Hier geht es um den Augenblick davor: wenn ein Text den Computer verlassen und bei einem Anbieter ausserhalb der Verwaltung landen würde.
Die fehlenden Baugesuchsunterlagen, nachgefordert mit Platzhaltern
Der Ablauf: Entwurf markieren, Taste drücken, im Chat einfügen. Nonimo arbeitet direkt auf dem Gerät der Mitarbeiterin, unter Windows oder auf dem Mac. ChatGPT, Claude oder Copilot sehen nur die Fassung mit Platzhaltern, und was dort nie ankommt, wird dort weder gespeichert noch weiterverwendet.
Im erfundenen Beispiel unten wird aus dem Gesuchsteller samt Anrede «Herr» [PERSON_1], die Mailadresse wird zu [E-MAIL_1], die Telefonnummer mit +41 zu [TELEFON_1] und die Adresse in Ossingen zu [ADRESSE_1]. Unverändert bleiben die Baugesuchsnummer 2026-118, der fehlende Situationsplan 1:500, die Unterschrift der Grundeigentümerin und die 20 Tage für die Nachreichung, also alles, woraus der Brief der Bauverwaltung besteht.
Der Entwurf, den die KI liefert, enthält dieselben Platzhalter. Kopieren, Taste drücken, und Nonimo setzt Name und Anschrift wieder ein; die Zuordnung verlässt das Gerät nie. Liegen Gesuchsformular oder Pläne als PDF vor, zeigt der Leitfaden, wie Sie ein Baugesuch als PDF schwärzen, bevor es weitergeht.
Vorher: was eingefügt wird
Betreff: Baugesuch Nr. 2026-118, Rückfragen Gesuchsteller: Herr Markus Ammann E-Mail: m.ammann@example.ch Telefon: +41 52 000 00 00 Adresse: Musterweg 7, 8475 Ossingen Formuliere einen freundlichen Brief der Bauverwaltung: Es fehlen der Situationsplan im Massstab 1:500 und die Unterschrift der Grundeigentümerin. Die Frist für die Nachreichung beträgt 20 Tage.
Nachher: was beim Sprachmodell ankommt
Betreff: Baugesuch Nr. 2026-118, Rückfragen Gesuchsteller: [PERSON_1] E-Mail: [E-MAIL_1] Telefon: [TELEFON_1] Adresse: [ADRESSE_1] Formuliere einen freundlichen Brief der Bauverwaltung: Es fehlen der Situationsplan im Massstab 1:500 und die Unterschrift der Grundeigentümerin. Die Frist für die Nachreichung beträgt 20 Tage.
Was die KI-Richtlinie der Stadt Zürich kleineren Gemeinden zeigt
Zürich hat den Umgang mit generativer KI verbindlich geregelt. Der Stadtrat verabschiedete die Richtlinie am 20. August 2025 (STRB Nr. 2281/2025); ausgearbeitet haben sie die Datenschutzstelle, die Organisation und Informatik (OIZ) und der Rechtskonsulent. Sie gilt für alle, die in der Stadtverwaltung Werkzeuge externer Anbieter wie ChatGPT nutzen.
Im Tätigkeitsbericht 2025 benennt die Datenschutzstelle das Problem ohne Umschweife: Eine Verwaltung bearbeitet häufig besondere Personendaten oder solche unter speziellen Geheimhaltungsbestimmungen, etwa zu Gesundheit, Sozialleistungen, Strafverfahren oder Steuern, und was unbedacht in ein externes System gerät, entzieht sich der Kontrolle. Jedes KI-Vorhaben der Stadt durchläuft deshalb den Prozess für Datenschutz und Informationssicherheit, mit Folgenabschätzung und in heiklen Fällen einer Vorabkontrolle.
Ihre eigene KI-Assistenz ZüriA lässt die Stadt in den städtischen Rechenzentren laufen. Eine Gemeinde mit einer Handvoll Angestellter hat diese Möglichkeit nicht. Übernehmen kann sie die Grundsätze: schriftliche Regeln, Prüfung vor dem Einsatz, keine Personendaten im fremden Chat. Für die eigenen Regeln eignet sich ein Muster für eine KI-Weisung, das sich auch für Gemeinden anpassen lässt. Nonimo kümmert sich um den dritten Grundsatz, am Bildschirm jeder einzelnen Mitarbeiterin.
Amtsgeheimnis, Steuern, Sozialhilfe: was ersetzt wird und was nicht
Wer bei einer Gemeinde arbeitet, steht unter dem Amtsgeheimnis: Art. 320 StGB bestraft Mitglieder von Behörden und Beamte, die ein Geheimnis offenbaren, das ihnen in dieser Eigenschaft anvertraut wurde. Bei Steuerdaten kommt das Steuergeheimnis dazu, für die Bundessteuer in Art. 110 DBG, für die Kantons- und Gemeindesteuern im kantonalen Steuergesetz. Gerade im Steueramt, im Sozialdienst und in der Einwohnerkontrolle steht auf vielen Formularen die AHV-Nummer.
Nonimo ersetzt Namen mit Bezeichnung, Adressen, Mailadressen, Telefonnummern mit +41, Geburtsdaten, IBAN, die UID von Firmen und die AHV-Nummer, die zu [AHV_CH_1] wird. Ein Nachname, der allein im Fliesstext steht, kann durchrutschen: Markieren Sie ihn und wählen Sie „Maskieren“. Was Unbefugte mit einer solchen Nummer anstellen können, beschreibt der Leitfaden darüber, was mit einer AHV-Nummer möglich ist.
Geschäftsnummern, Fristen, Pläne, Beträge und die eigentliche Frage bleiben stehen. In einer kleinen Gemeinde verrät das manchmal allein schon, um wen es geht, besonders bei Sozialhilfe oder einem Strafverfahren; solche Fälle kürzen Sie aufs Nötigste oder lassen sie draussen. Auch hinter einem Platzhalter, der sich zurücktauschen lässt, stehen weiterhin Personendaten; das kantonale Datenschutzrecht bleibt anwendbar. Jede Ersetzung ist am Bildschirm sichtbar und mit einem Klick rückgängig zu machen, und die letzte Prüfung bleibt bei Ihnen, so sieht es auch die Stadt Zürich.
KI in Gemeinde und Kanton: Preis und erste Arbeitsplätze
Die App läuft auf Windows 10 und 11 und auf Macs ab macOS 14. Zuerst gehört sie an die Plätze, an denen heute schon Briefe mit ChatGPT, Claude oder Copilot entstehen: in der kleinen Gemeinde oft zur Gemeindeschreiberin, in der Stadt zur Abteilung mit dem meisten Schriftverkehr.
Personal oder Team rechnen Sie monatlich oder jährlich ab, im Team für jede Person; die Beträge finden Sie in der Tarifübersicht.
Damit alle Plätze geschützt sind, verteilt die Informatik die Browsererweiterung per Richtlinie; sie ersetzt die Personalien, bevor ein KI-Werkzeug den Text liest. Wer KI-Zugriffe für die ganze Verwaltung zentral regeln will, findet das Nonimo Gateway für Gemeinden und Kantone. Testen lässt sich alles mit einem erfundenen Brief wie dem oben; Fragen nehmen wir unter hello@nonimo.ai entgegen.
Fragen aus Gemeindekanzlei und Verwaltung
Dürfen Angestellte einer Gemeinde ChatGPT verwenden?
Das entscheiden Kanton und Gemeinde, im kantonalen Datenschutzrecht und in internen Weisungen. In der Stadt Zürich ist dafür die KI-Richtlinie verbindlich, die der Stadtrat am 20. August 2025 verabschiedet hat. Wo der Einsatz erlaubt ist, sorgt Nonimo dafür, dass Name, Adresse, Mail und Telefonnummer mit +41 nicht beim Anbieter ankommen, sondern nur Platzhalter an ihrer Stelle.
Gilt das Amtsgeheimnis auch für den Chat?
Nach Art. 320 StGB macht sich strafbar, wer als Behördenmitglied oder Beamter ein Geheimnis preisgibt, das ihm in dieser Stellung anvertraut wurde. Ob ein Prompt bei einem externen Anbieter schon darunter fällt, beurteilt kein Werkzeug. Sicher ist nur: Was vorher durch Platzhalter ersetzt wurde, erreicht den Anbieter nicht. Den Rahmen klären Sie am besten mit der kantonalen Datenschutzaufsicht oder Ihrer Rechtsberatung.
Gilt für Gemeinden das Datenschutzgesetz des Bundes?
In der Regel nicht. Das DSG gilt nach seinem Art. 2 für private Personen und Bundesorgane. Gemeinden und kantonale Stellen unterstehen dem Datenschutzgesetz ihres Kantons und dessen Aufsichtsstelle. An der Sache ändert das wenig: Daten der Einwohnerinnen und Einwohner gehören nicht ungeschützt zu einem Anbieter ausserhalb der Verwaltung.
Welche Angaben ersetzt Nonimo in Gesuchen und Formularen?
Namen mit Bezeichnung wie «Gesuchsteller: Herr», Adressen, Mailadressen, Telefonnummern mit +41, Geburtsdaten, IBAN, AHV-Nummern und die UID von Firmen. Ein Nachname allein im Fliesstext kann stehen bleiben; markieren Sie ihn und wählen Sie „Maskieren“. Geschäftsnummern, Fristen und Pläne bleiben lesbar, damit die KI den Brief der Verwaltung entwerfen kann.
Sind die Daten danach anonym?
Nein. Nonimo ersetzt die Personalien durch Platzhalter und setzt sie in der Antwort wieder ein; es bleiben also Personendaten. Auch die Stadt Zürich hält fest, dass eine wirksame Anonymisierung oft viel schwieriger ist, als allgemein bekannt. Ein Strassenname, ein seltener Beruf oder ein hängiges Verfahren können in einer kleinen Gemeinde genügen, damit man weiss, um wen es geht.
Was kostet Nonimo für eine Gemeindeverwaltung?
Personal und Team sind pro Person gleich teuer, ohne Grenze bei den Wörtern; die Preise sind auf der Tarifseite aufgeführt. Für einen Versuch genügt der Einstiegstarif mit 100'000 Wörtern monatlich, ohne Konto und Kreditkarte. Soll die ganze Verwaltung mitmachen, verteilt die Informatik die Erweiterung per Richtlinie; schreiben Sie uns an hello@nonimo.ai.