KI in der Gemeindeverwaltung: was Ämter in der Schweiz dürfen

Eine Mahnung freundlicher formulieren oder die Anfrage eines Zuzügers auf Englisch beantworten: Auf manchen Gemeindekanzleien passiert das inzwischen im Chatfenster. Laut Nationaler E-Government-Studie 2025 setzt knapp ein Viertel der Gemeinden KI ein.

Welche Regeln dafür gelten, legt nicht der Bund fest, sondern Ihr Kanton, oft ergänzt durch die Gemeinde selbst. Diese Seite ordnet fünf Kantone ein und zeigt, was in einen Prompt gehört. Was Nonimo für Verwaltungen anbietet, steht auf der Seite für Gemeinden und Ämter.

Kantonales Recht statt DSG: welches Gesetz für Gemeinden gilt

Art. 2 Abs. 1 DSG nennt zwei Adressaten: private Personen und Bundesorgane. Eine Gemeinde, die eine Baubewilligung erteilt oder Sozialhilfe ausrichtet, ist keines von beiden. Wie das Bundesgesetz für Firmen wirkt, erklärt der Leitfaden zum Schweizer Datenschutzgesetz und KI.

Für die Gemeinde gilt das Gesetz ihres Kantons, und die Aufsicht ist überall anders gebaut. In Bern prüft die kantonale Behörde fast alle Gemeinden, vier grosse Gemeinden haben eigene Stellen. In St. Gallen muss jede politische Gemeinde eine Fachstelle einrichten.

Aus meiner Sicht gehört die Adresse der zuständigen Aufsicht auf die erste Seite jeder internen KI-Regel. Bern verlangt seit dem 1. September 2026, dass Vorfälle mit hohem Risiko möglichst innert 72 Stunden gemeldet werden; die Suche nach der richtigen Stelle sollte dann nicht erst beginnen.

Amtsgeheimnis und Öffentlichkeitsprinzip: wo die Grenze im Prompt verläuft

Art. 320 StGB macht strafbar, wer ein Geheimnis preisgibt, das ihm als Behördenmitglied oder Beamter anvertraut wurde. Das gilt auch für Hilfspersonen und über das Ende der Anstellung hinaus. Nach Art. 110 Abs. 3 StGB zählen auch provisorisch Angestellte dazu, etwa die Aushilfe am Schalter.

Was geheim ist, hängt am Öffentlichkeitsprinzip. Die St. Galler Leitlinien sagen es ausdrücklich: Das Amtsgeheimnis umfasst nur, was nach dem Öffentlichkeitsgesetz nicht zugänglich ist. Wie es sich vom Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB unterscheidet, steht im Leitfaden dazu.

Ich finde diese Verknüpfung im Alltag praktisch, weil sie eine Frage liefert, die jede Kanzlei kennt: Bekäme eine fremde Person dieses Dokument auf Gesuch hin? Lautet die Antwort nein, bleibt es draussen.

Sozialhilfe, Steuern, Einwohnerkontrolle: die heiklen Dossiers

Nicht jedes Amt hütet gleich empfindliche Daten. Die St. Galler Leitlinien zählen zu den besonders schützenswerten Personendaten unter anderem Gesundheit, Leistungen der sozialen Hilfe sowie straf- und disziplinarrechtliche Verfahren. Das Zürcher IDG kennt dieselbe Gruppe als «besondere Personendaten».

St. Gallen zieht die schärfste Linie: Solche Daten dürfen auch anonymisiert oder pseudonymisiert nicht in ein externes System. Die Bundesfassung derselben Kategorien erklärt der Text über besonders schützenswerte Personendaten im DSG.

Nach meinem Urteil ist das die ehrlichste Regel für kleine Gemeinden. In einem Dorf mit 800 Einwohnern verraten Strasse, Familiengrösse und Monat den Sozialhilfefall auch ohne Namen.

KI-Leitlinien von Kantonen und Städten im Vergleich

Im Kern sagen alle fünf Vorgaben dasselbe wie die Kurzantwort oben. Copilot ist dabei kein Sonderfall; Basel-Stadt führt ihn ausdrücklich als externes Werkzeug. Was Microsoft mit Eingaben macht, steht im Leitfaden zu Copilot und Daten bei Microsoft.

Die Unterschiede liegen im Detail, vor allem beim Konto. Die Stadt Zürich und der Kanton Bern verlangen die geschäftliche E-Mail-Adresse, Basel-Stadt rät, möglichst Werkzeuge ohne Registrierung zu nutzen. Welche Kontoarten bei OpenAI welche Zusagen bringen, erklärt der Text zu ChatGPT und dem Schweizer Datenschutz.

Ich kenne kein Dokument unter diesen fünf, das eine Anfrage aus der Bevölkerung unverändert im externen Chat erlaubt. Wer Antworten an Einwohnerinnen mit KI vorbereiten will, muss die Anfrage also zuerst umschreiben.

Eigenes Reglement oder Merkblatt: was Gemeinden schriftlich festhalten

Spreitenbach hat am 13. Oktober 2025 ein «Reglement zur Nutzung von Werkzeugen der Künstlichen Intelligenz» (SRS 1.2-4) erlassen. Es gilt auch für temporär Angestellte und externe Beauftragte. Interne Kennzeichnungen und Abkürzungen dürfen erst nach Prüfung in ein Werkzeug.

Ohne eigenen Text helfen Vorlagen. Myni Gmeind, Partnerverein des Gemeindeverbands, stellt ein anpassbares Merkblatt bereit (Version 2, August 2026); es verbietet private KI-Konten für dienstliche Inhalte. Ein Muster für Firmen nach OR bietet die KI-Richtlinie als Vorlage; für die Gemeinde ersetzt das kantonale Gesetz dort das DSG.

Ich traue einem kurzen Reglement mit klaren Verboten mehr zu als einem langen Konzept, das niemand bis zum Ende liest. Spreitenbach braucht für das Wesentliche sieben Paragrafen.

Darf dieser Bürgerbrief in den Chat? Die Prüfung vor dem Einfügen

Meist geht es um einen einzelnen Text, etwa einen Brief zur Gebührenrechnung. Die Vorlage von Myni Gmeind fasst die Prüfung in fünf Fragen zusammen, die sie «5-Sekunden-Prüfung» nennt: Freigabe, Datenschutz, Anonymisierung, Notwendigkeit und externe Offenlegung.

Oft steckt in solchen Briefen mehr, als die Aufgabe braucht. Eine AHV-Nummer hat in einer Antwort zur Abfallgebühr nichts verloren; wo sie systematisch verwendet werden darf, erklärt der Leitfaden zur AHV-Nummer.

Meiner Meinung nach ist die letzte Frage der Vorlage die stärkste: Dürfte diese Eingabe auch eine externe Person sehen? Sie ersetzt keine Rechtsprüfung, lässt sich aber am Schalter beantworten, ohne ein Reglement aufzuschlagen.

Chatbot auf der Gemeinde-Website: was die Zürcher Kontrolle zeigt

2025 hat die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich erstmals eine KI-Applikation kontrolliert: den Chatbot eines öffentlichen Organs, der nur Inhalte der eigenen Website verwendet. Die Konfiguration war in Ordnung. Er war aber am vorgesehenen Beschaffungsprozess vorbei eingeführt worden, die Verträge mit den Diensten blieben unklar.

Heikler als das Modell ist das Eingabefeld. Freitext lädt laut Bericht dazu ein, sensible Angaben zu tippen, und nicht alle merken, dass sie mit einer Maschine schreiben. Die Luzerner Studie trennt ebenso: Öffnungszeiten brauchen keine Personendaten, Auskünfte zum eigenen Anliegen schon.

Ich sehe in einem offenen Textfeld ohne Hinweis davor eine Einladung, die AHV-Nummer gleich mitzuschicken; der Bericht nennt genau dieses Beispiel. Wer Eingaben vor der KI-Schnittstelle bereinigen will, findet das Gateway für den eigenen Server; Vertrag und Vorabkontrolle ersetzt es nicht.

Bürgerbrief mit Platzhaltern: was beim Anbieter ankommt

Mit der Nonimo-App werden auf Ihrem Computer aus Namen, Postadressen, Telefonnummern mit +41, E-Mail-Adressen, IBAN und AHV-Nummern Platzhalter, bevor der Brief im Chat landet. Kopieren Sie die Antwort und drücken Sie die Taste noch einmal, stehen die echten Angaben wieder darin. Den Ablauf zeigt unsere Startseite für die Schweiz.

Was keinem festen Muster folgt, bleibt stehen: Dossiernummern, Parzellen, der Name eines Weilers. Solche Stellen markieren Sie und wählen «Maskieren», oder Sie streichen sie. Ein Baugesuch als PDF oder eine Verfügung in Word bereinigen die Werkzeuge für Dokumente.

Ich glaube, dass dieser Handgriff im Alltag mehr bewirkt als eine weitere Seite Weisung: Der Anbieter liest «[PERSON_1]» statt eines Namens, den im Dorf alle kennen. Für Sozialhilfe und Gesundheit bleibt die rote Zeile oben trotzdem rot.

Ob ein bestimmter Text in Ihrer Gemeinde hinaus darf, entscheidet verbindlich Ihre Datenschutzaufsicht, nicht diese Übersicht.

Quellen

• Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1: Art. 2 Abs. 1, Geltung für private Personen und Bundesorgane.
• Schweizerisches Strafgesetzbuch, SR 311.0: Art. 110 Abs. 3 (Beamte) und Art. 320 (Amtsgeheimnis).
• Kanton Zürich, Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG), LS 170.4: § 3 Abs. 1 (Gemeinden als öffentliche Organe), § 20 (Zugang zu Informationen).
• Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich, Merkblatt «Vorgehen beim Einsatz von KI bei öffentlichen Organen» (April 2025): formelles Gesetz für besondere Personendaten, Vorabkontrolle.
• Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich, Tätigkeitsbericht 2025, «Erste Kontrolle einer KI-Applikation»: Befunde und Empfehlungen zum Chatbot.
• egovpartner, «Generative KI: Umsetzungshilfe für Städte und Gemeinden im Kanton Zürich» (Juni 2025): Vertraulichkeitsstufen C0 bis C3, Öffentlichkeitsprinzip bei KI-Entwürfen.
• Stadt Zürich, KI-Richtlinie, STRB Nr. 2281 vom 20. August 2025: Konto, zulässige Daten, Ausnahme bei vollständiger Anonymisierung, Verbote.
• Datenschutzbehörde des Kantons Bern, «Was ist neu seit 2026?»: KDSG seit 1. September 2026, Aufsicht über Gemeinden, Ausnahmen.
• Kanton Bern, «Merkblatt generative KI für die Kantonsverwaltung» (15. August 2024): Dateneingabe, Konto, unzulässige Anwendungsfälle.
• Stadt Bern, KI-Merkblatt (11. Dezember 2025): Personendaten und Amtsgeheimnis untersagt, erlaubte und verbotene Beispiele.
• Kanton St. Gallen, Leitlinien über die Verwendung von ChatGPT und ähnlichen Systemen in der Verwaltung (2023): Geltung für Kanton und Gemeinden, Amtsgeheimnis und Öffentlichkeitsgesetz.
• Kanton St. Gallen, Datenschutz in den Gemeinden: regionale Fachstellen, Pflicht zur eigenen Fachstelle.
• Kanton Basel-Stadt, KI-Richtlinie, Version 1.3 (4. November 2026): Vertraulichkeitsstufen, externe und interne Werkzeuge, Copilot als externes Werkzeug.
• Kanton Basel-Stadt, Datenschutzbeauftragte: Zuständigkeit und IDG.
• Datenschutzbeauftragte des Kantons Luzern, Tätigkeitsbericht 2025: Aufsicht nach § 3 KDSG, Anwendungsfelder von KI in der Verwaltung.
• Berner Fachhochschule im Auftrag der Datenschutzbeauftragten Luzern, «Lösungsansätze für die datenschutzkonforme Nutzung von GenAI in der öffentlichen Verwaltung» (11. April 2025): Chatbots mit und ohne Personendaten.
• Gemeinde Spreitenbach, Reglement zur Nutzung von Werkzeugen der Künstlichen Intelligenz, SRS 1.2-4: Geltungsbereich, unzulässige Nutzung, Kennzeichnung.
• Myni Gmeind, Merkblätter zum sicheren Umgang mit KI in der öffentlichen Verwaltung: Vorlage für Gemeinden, Version 2 (August 2026).
• Digitale Verwaltung Schweiz, Nationale E-Government-Studie 2025: KI-Einsatz in knapp einem Viertel der Gemeinden, Kenntnisse nach Staatsebene.

Abgerufen am 10. November 2026.