KI in der Immobilienverwaltung: Mieterwechsel, Mängel, Abnahme
Ein gewöhnlicher Morgen in der Bewirtschaftung: drei Mängelmeldungen im Postfach, eine Kündigung auf Ende Monat, und für die Wohnung im 2. OG muss der Abgabetermin bestätigt werden. Hier spart ein Sprachmodell Zeit, weil es aus ein paar Stichworten einen höflichen, korrekten Brief macht. Nur stehen in diesen Stichworten fast immer Name, Anschrift, Mailadresse und Natel der Mietpartei, oft auch das Kontrollschild für den Einstellplatz.
Damit der Brief gelingt, muss die KI wissen, um welches Objekt es geht, welcher Termin gilt, wie hoch der Mietzins ist und was mit dem Depot passiert. Wer in der Wohnung lebt, ändert an der Formulierung nichts. Nonimo zieht diese Grenze für Sie: Was die Mietpartei identifiziert, wird ausgetauscht, alles Sachliche zur Liegenschaft bleibt lesbar. Das gilt für die Mietwohnung ebenso wie für Briefe an eine Stockwerkeigentümergemeinschaft. Wird eine Liegenschaft verkauft, entsteht der Kaufvertrag beim Notariat; wie man dort Parteidaten vor der KI schützt, zeigt der Leitfaden zu Urkundenentwürfen und KI.
Heikler als ein einzelner Brief ist der Export aus der Verwaltungssoftware: Mieterspiegel, Leerstandsliste, Nebenkostenabrechnung pro Einheit. Die Tabelle zeigt Quadratmeter und Franken, aber jede Zeile gehört zu jemandem. Soll eine solche Liste ausgewertet werden, lesen Sie vorher, wie Sie eine CSV-Liste aus der Verwaltungssoftware bereinigen.
Die Bestätigung zum Mieterwechsel, bevor ChatGPT sie liest
Konkret markieren Sie den Entwurf im Mailprogramm oder in Word, drücken die Nonimo-Taste und fügen das Ergebnis im Chat ein. Der Austausch geschieht lokal, auf Windows wie auf dem Mac. Beim KI-Anbieter landet nur die Version mit Platzhaltern, und was er nie erhält, kann er weder ablegen noch auswerten.
Im frei erfundenen Beispiel unten heisst die Mieterin danach [PERSON_1], ihre Mailadresse [E-MAIL_1], das Natel [TELEFON_1], die Wohnadresse [ADRESSE_1] und das Kontrollschild des Einstellplatzes [KENNZEICHEN_CH_1]. Stehen bleiben die 3½ Zimmer im 2. OG links, der 30. November um 10 Uhr, die CHF 2’350.– samt Nebenkosten, die Kündigung des Platzes in der Tiefgarage und das Depot. Mehr braucht das Modell für die Bestätigung nicht.
Kommt der Entwurf zurück, kopieren Sie ihn und drücken nochmals die Taste: Nonimo trägt die richtigen Personalien ein. Welcher Platzhalter zu wem gehört, weiss nur Ihr Rechner. Weshalb die Mieterin für die Verwaltung trotzdem bestimmbar bleibt und das DSG weiter gilt, steht im Leitfaden zur Pseudonymisierung von Mieter- und Kundendaten.
Vorher: was eingefügt wird
Betreff: Mieterwechsel 3½-Zimmer-Wohnung, 2. OG links Mieterin: Sandra Gehrig E-Mail: s.gehrig@example.ch Natel: +41 79 000 00 00 Adresse: Musterstrasse 12, 8002 Zürich Kontrollschild: ZH 000000 Schreibe ein Bestätigungsschreiben: Wohnungsabgabe am 30.11.2026 um 10 Uhr, Mietzins CHF 2'350.– inkl. Nebenkosten, Einstellplatz in der Tiefgarage per gleichem Datum gekündigt, Rückzahlung des Mietzinsdepots nach der Abnahme.
Nachher: was beim Sprachmodell ankommt
Betreff: Mieterwechsel 3½-Zimmer-Wohnung, 2. OG links Mieterin: [PERSON_1] E-Mail: [E-MAIL_1] Natel: [TELEFON_1] Adresse: [ADRESSE_1] Kontrollschild: [KENNZEICHEN_CH_1] Schreibe ein Bestätigungsschreiben: Wohnungsabgabe am 30.11.2026 um 10 Uhr, Mietzins CHF 2'350.– inkl. Nebenkosten, Einstellplatz in der Tiefgarage per gleichem Datum gekündigt, Rückzahlung des Mietzinsdepots nach der Abnahme.
Zweckbindung im DSG: das Mieterdossier ist kein Rohstoff für die KI
Über ihre Mietparteien erfährt eine Verwaltung viel: Anmeldeformular mit Arbeitgeber und Einkommen, Auszug aus dem Betreibungsregister, Ausweiskopie, Haustiere, Korrespondenz aus Jahren. Beschafft wurde das für die Vergabe und Verwaltung der Wohnung. Art. 6 Abs. 3 DSG bindet jede weitere Bearbeitung an diesen Zweck, und ein externer Dienst, der beim Formulieren hilft, gehört kaum zu dem, womit eine Interessentin beim Ausfüllen der Anmeldung rechnen musste.
Auch das Mietrecht zeigt, worum es in den meisten Briefen geht. Bei der Rückgabe prüft der Vermieter nach Art. 267a OR den Zustand der Wohnung und meldet Mängel, für die der Mieter einsteht, sofort. Das Depot von höchstens drei Monatszinsen liegt nach Art. 257e OR bei einer Bank, auf einem Sparkonto oder Depot, das auf den Namen der Mieterin lautet. Für beides zählen Zustand, Fristen und Beträge, nicht die Personalien. Was das Gesetz sonst zu KI-Werkzeugen sagt, etwa zur Datensicherheit nach Art. 8, fasst der Leitfaden DSG und KI für kleinere Verwaltungen zusammen.
Nonimo greift dort ein, wo ein Text die Verwaltung verlassen würde. Sie sehen vor dem Absenden, was tatsächlich hinausgeht, und entscheiden selbst, ob noch etwas wegmuss, zum Beispiel eine Lohnangabe, die versehentlich im Entwurf steht.
Betreibungsauszug, Ausweiskopie, Einstellplatz: was ersetzt wird
Ersetzt werden Namen, vor denen eine Bezeichnung wie «Mieterin:» steht, dazu Adressen, Mailadressen, Telefonnummern mit +41, Geburtsdaten, IBAN aus der Schweiz und Liechtenstein, AHV-Nummern und das Kontrollschild, sofern «Kontrollschild:» davor steht. Bleibt etwas stehen, das wegsoll, etwa die Objekt- oder Mieternummer aus Ihrer Software, markieren Sie es von Hand und wählen „Maskieren“.
Bilder bleiben aussen vor: Gescannte Ausweise erkennt Nonimo nicht automatisch. Statt Kopien nachträglich abzudecken, bitten Sie Interessenten besser um eine Kopie mit Zweckvermerk; der Leitfaden zeigt, wie eine Identitätskarte-Kopie mit Wasserzeichen fürs Mietdossier aussieht. Schickt jemand den Pass statt der ID, zeigt eine eigene Anleitung, welche Passfelder die Verwaltung nicht braucht. Die Unterlagen der Bewerbungen, die nicht zum Zug kamen, gehören nach der Vergabe ohnehin nicht mehr ins Archiv.
Bewusst lesbar bleiben Liegenschaft, Stockwerk, Fläche, Mietzins, Akonto, Termine und Fristen. Jede Ersetzung ist am Bildschirm hervorgehoben, ein Klick macht sie rückgängig. Bei einem Streit um Schäden oder eine Mietzinserhöhung lohnt sich ein zweiter Blick, bevor die Fassung den Chat erreicht.
Nonimo in der Liegenschaftsverwaltung: Kosten und erste Plätze
Die App gibt es für Windows 10 und 11 und für macOS ab Version 14. Sinnvoll ist sie zuerst dort, wo heute schon Briefe mit ChatGPT, Claude oder Copilot entstehen: in der kleinen Verwaltung meist am Platz der Inhaberin, in einer grösseren Firma beim Team, das Mieterwechsel und Mängel betreut.
Für Personal oder Team zahlen Sie wahlweise monatlich oder jährlich, im Team je Person; was das kostet, lesen Sie auf der Preisseite von Nonimo.
Soll jeder Platz geschützt sein, rollt die IT die Erweiterung für den Browser zentral per Richtlinie aus; sie greift, bevor der Text beim KI-Werkzeug ankommt. Einzelne Mietverträge oder Abrechnungen als Datei bereinigen Sie mit den Werkzeugen im Browser für Verträge und Abrechnungen. Testen lässt sich das alles mit einem erfundenen Mieterwechsel wie dem oben, und Fragen zur Einführung beantworten wir unter hello@nonimo.ai.
Was Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter fragen
Darf die Verwaltung Bewerbungsunterlagen von Mietinteressenten in ChatGPT kopieren?
Mit Namen und Personalien besser nicht. Die Unterlagen wurden für die Vergabe der Wohnung beschafft, und Art. 6 Abs. 3 DSG lässt die weitere Bearbeitung nur zu, soweit sie mit diesem Zweck vereinbar ist. Für eine Absage oder die Einladung zur Besichtigung braucht die KI weder Einkommen noch Betreibungen. Mit Nonimo gehen Name, Anschrift, Mailadresse und Natel als Platzhalter hinaus; was sonst nicht nötig ist, streichen Sie vor dem Absenden.
Hilft die KI beim Abnahmeprotokoll?
Ja, vor allem beim Umschreiben der Notizen vom Rundgang in eine Mängelliste, die der ausziehende Mieter versteht. Nach Art. 267a OR muss der Vermieter Mängel, für die der Mieter einsteht, sofort melden, ein klarer Text eilt also. Räume, Zustand, Schäden und Fristen stehen weiter im Entwurf; ausgetauscht werden Name, Anschrift und Kontaktangaben der Mietpartei.
Was geschieht mit Betreibungsauszug und Ausweiskopie?
Gescannte oder fotografierte Ausweise erkennt Nonimo nicht automatisch: Decken Sie die Felder selbst ab oder verlangen Sie gleich eine Kopie mit Wasserzeichen. Liegt der Betreibungsauszug als Text vor, ersetzt Nonimo Name mit Bezeichnung, Adresse, Geburtsdatum und AHV-Nummer wie in jedem anderen Text. Lesen Sie das Resultat trotzdem, bevor es hinausgeht.
Geht das auch mit dem Protokoll der Stockwerkeigentümerversammlung?
Ja, mit einem Vorbehalt. Namen mit einer Bezeichnung davor ersetzt Nonimo; ein Name mitten in einer Wortmeldung kann stehen bleiben. Solche Stellen markieren Sie selbst und wählen „Maskieren“. Traktanden, Beschlüsse, Wertquoten und Beträge bleiben lesbar, damit die KI die Zusammenfassung für die Eigentümer schreiben kann.
Kann ich den Mieterspiegel oder die Nebenkostenabrechnung auswerten lassen?
Dateien bereinigen Sie mit den Werkzeugen im Browser, auch Excel und CSV. Bei der Spalte mit den Mietparteien wählen Sie „Spalte maskieren“; Flächen, Nettomieten und Akontozahlungen bleiben stehen. Kontrollieren Sie vor dem Hochladen auch ausgeblendete Spalten und weitere Blätter, denn dort stehen oft noch Namen aus dem Export der Verwaltungssoftware.
Was kostet Nonimo für eine Liegenschaftsverwaltung?
Personal und Team kosten dasselbe, im Team je Person, und keiner der beiden begrenzt die Wörter; die Beträge nennt die Preisseite. Wer zuerst testen will, nimmt den Einstiegstarif: 100'000 Wörter monatlich, kein Konto, keine Kreditkarte. Hat die Verwaltung mehrere Standorte, verteilt Ihre IT die Erweiterung per Richtlinie; melden Sie sich dafür unter hello@nonimo.ai.