KI im Schweizer Notariat: die Daten der Parteien schützen

Ein Kaufvertrag über ein Einfamilienhaus, ein Ehevertrag mit Gütertrennung, die Statuten einer neuen GmbH: Solche Entwürfe könnte ein Sprachmodell in Sekunden glätten. Darin stehen aber Personalien, Grundstücke, Vermögen und manchmal die AHV-Nummer der Parteien.

Wer in der Schweiz beurkundet, folgt dem Recht seines Kantons, und das sieht in Bern anders aus als in Zürich. Die Regeln für alle Geheimnisträger fasst der Leitfaden zum Berufsgeheimnis im Umgang mit KI zusammen. Hier geht es um das, was nur Urkundspersonen betrifft.

Amtsnotariat, freiberuflich oder gemischt: welches Recht für Ihr Büro gilt

Welche Geschäfte eine öffentliche Urkunde brauchen, sagt das Bundesrecht. Wie sie entsteht, überlässt Art. 55 des Schlusstitels zum ZGB den Kantonen. Der Schweizer Notarenverband unterscheidet drei Modelle: das Amtsnotariat, geläufig in Zürich und Schaffhausen, das freiberufliche Notariat und Mischformen, die nach Sachgebieten trennen.

Für den Einsatz eines Chatprogramms ist das keine Formalie. Im freiberuflichen Büro entscheidet die Inhaberin selbst über ihre Informatik. In Bern darf sie zugleich als Anwältin arbeiten (Art. 4 Abs. 4 NG); wie Kanzleien mit Klientendaten umgehen, zeigt die Seite für Anwaltskanzleien.

Im Amtsnotariat fällt der Entscheid in der Organisation, nicht am Arbeitsplatz. Mir leuchtet ein, dass ein solcher Entscheid dort nicht am einzelnen Arbeitsplatz fällt: Ein Notariat, das zugleich Grundbuch und Konkursamt führt, verwaltet weit mehr als die eigenen Urkunden.

Schweigepflicht der Notare: was Strafgesetz und Kantonsrecht verlangen

Art. 321 StGB nennt Notare ausdrücklich, samt ihren Hilfspersonen. Bestraft wird auf Antrag, mit Freiheitsstrafe bis drei Jahre oder Geldstrafe. Wer im Amtsnotariat als Beamter gilt, kann zusätzlich unter Art. 320 StGB fallen, das Amtsgeheimnis. Dort braucht es keinen Strafantrag.

Das Berner Gesetz geht weiter als das Strafrecht. Es schützt alle Tatsachen, die Beteiligte anvertraut haben, und verbietet Unbefugten schon die Einsicht in Unterlagen. Ob ein KI-Anbieter als Hilfsperson zählen kann, ist offen; die Positionen dazu sammelt der Querschnitt zu Art. 321 StGB.

Mir gefällt an der Berner Fassung, dass sie nicht beim Weitererzählen ansetzt, sondern beim Hineinschauen. Ein Entwurf im Chatfenster ist genau das: Einsicht in Unterlagen, durch jemanden ausserhalb des Büros.

Grundbuch, Ehevertrag, Erbvertrag, GmbH: was im Dossier steht

Der Bund verlangt die öffentliche Urkunde unter anderem für den Grundstückkauf (Art. 657 ZGB), den Ehevertrag (Art. 184 ZGB), den Erbvertrag (Art. 512 ZGB) und die Gründung einer GmbH (Art. 777 OR). Genau diese Dossiers tragen die meisten Personendaten.

Neu ist die Rolle der AHV-Nummer im Grundbuch. Seit dem 1. Januar 2023 identifizieren die Grundbuchämter Personen systematisch damit (Art. 949b ZGB) und geben sie nur an berechtigte Stellen weiter. Wo die Nummer sonst überall auftaucht, erklärt der Leitfaden zur AHV-Nummer.

Mir missfällt, wie leicht gerade diese Nummer über eine Ausweiskopie oder einen Lohnausweis zur Finanzierung in ein Dossier gelangt, obwohl das Grundbuch sie so eng abschirmt. Bei Gesellschaften kommt die UID der GmbH dazu.

Datenschutzgesetz oder IDG: das Amtsnotariat als öffentliches Organ

Das DSG gilt für private Personen und Bundesorgane (Art. 2 DSG). Eine kantonale Behörde fällt nicht darunter. Die Zürcher Notariate sind Behörden des Kantons und damit öffentliche Organe im Sinn von § 3 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG).

Inhaltlich laufen beide Gesetze auf dieselbe Hürde hinaus. § 6 IDG erlaubt das Auslagern nur, wenn keine rechtliche Bestimmung entgegensteht. Art. 9 DSG sagt für Private, keine Geheimhaltungspflicht dürfe die Übertragung verbieten. Was das DSG sonst verlangt, steht im Leitfaden zum Datenschutzgesetz.

Bei freiberuflichen Notaren ist die Zuordnung weniger eindeutig: Sie erfüllen eine vom Staat übertragene Aufgabe. Das Zürcher IDG zählt solche Private ausdrücklich zu den öffentlichen Organen (§ 3), andere Kantone regeln es selbst. Mir scheint, dass hier jede Aufsicht ihre eigene Antwort hat; eine Anfrage dort kostet wenig.

Elektronische öffentliche Urkunde und UPReg: digital, aber ohne Chat

Art. 55a SchlT ZGB erlaubt den Kantonen seit 2012, Urkundspersonen für elektronische Ausfertigungen und Beglaubigungen zu ermächtigen. Dafür braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur. Die Ausführung regelt die Verordnung des Bundesrats vom 8. Dezember 2017, kurz EÖBV (SR 211.435.1).

Wer elektronisch beurkundet, trägt sich im Schweizerischen Register der Urkundspersonen (UPReg) des Bundesamts für Justiz ein und lässt sich von der Aufsicht freischalten. Für jede Zulassungsbestätigung auf einem Dokument verrechnet das Register CHF 2.00.

Mir fehlt in dieser Kette ein Glied für den Entwurf: Signatur und Register belegen, wer die Urkunde erstellt hat, nicht, welche Programme sie vorher gelesen haben. Vor dem Signieren gehören Autor und Kommentare aus dem PDF, wie in der Anleitung zu Metadaten in Word und PDF.

KI im Notariatsbüro: zuarbeiten ja, beurkunden nie

Das Basler Gesetz bringt die Grenze auf einen Satz: Die Beurkundungsbefugnis ist nicht übertragbar, Hilfspersonen sind erlaubt, bezeugt wird nur, was die Notarin mit eigenen Sinnen wahrgenommen hat (§ 6 Abs. 3 NotG). Ein Sprachmodell kann also zuarbeiten, aber nichts bezeugen.

Zuarbeit heisst hier: eine Klausel verständlicher fassen, Verweise und Fristen abgleichen, ein Begleitschreiben entwerfen, einen Absatz für eine fremdsprachige Partei übersetzen. Sollen die Parteien dem Einsatz ausdrücklich zustimmen, hilft ein Blick auf die KI-Klausel im Mandatsvertrag, wie Kanzleien sie verwenden.

Mir genügt eine einfache Probe: Ändert sich die Antwort, wenn statt des Namens ein Platzhalter steht? Wenn nicht, hat der Name im Prompt nichts verloren.

Ein fiktiver Kaufvertragsentwurf, vorher und nachher

Der Ausschnitt unten ist erfunden: Verkäufer Mauro Bezzola, Käuferin Simona Kälin, ein Grundstück in der Fantasiegemeinde Musterwil. Er enthält, was in einem echten Entwurf zu einer Liegenschaft üblicherweise steht, inklusive AHV-Nummer und Zahlungsweg.

Nach dem Ersetzen bleibt der Sachverhalt lesbar, die Personen sind weg. Grundstücknummer und Gemeinde erkennt Nonimo nicht von selbst; die markieren oder verallgemeinern Sie. Für einen kurzen Absatz reicht die Anleitung, einen Text vor dem Chat zu anonymisieren.

Mir wäre lieber, die Grundstücknummer bliebe ganz draussen: Für eine Frage zur Klausel spielt sie keine Rolle. Ganze Word- oder PDF-Entwürfe bereinigen Sie mit den Werkzeugen für Dokumente.

Was im Haus bleibt: eine kurze Regel für das ganze Büro

Das Berner Gesetz verlangt, dass die Notarin alle Mitarbeitenden über die Schweigepflicht belehrt (Art. 36 Abs. 2a NG). Eine Belehrung ohne ein Wort zum Chat lässt heute eine Lücke. Mir ist wichtig, dass die Regel kurz bleibt und neben dem Bildschirm Platz hat.

Den mechanischen Teil übernimmt die Nonimo-App auf Ihrem Computer: Namen, AHV-Nummern, UID, E-Mail-Adressen, Telefonnummern mit +41, IBAN und Postadressen werden zu Platzhaltern, bevor der Entwurf zu ChatGPT, Claude oder Copilot geht. Den Ablauf zeigt die Schweizer Startseite von Nonimo.

Kopieren Sie die Antwort, setzt die App die Angaben wieder ein; Grundstücke und Flurnamen markieren Sie selbst. Die Preise stehen auf der Preisseite. Die Verantwortung für die Urkunde bleibt bei der Urkundsperson, diese Seite zeichnet nur die Landkarte.

Quellen

• Schweizerisches Strafgesetzbuch, Art. 320 und 321: Amtsgeheimnis ohne Antrag; Berufsgeheimnis mit Notaren und Hilfspersonen, auf Antrag.
• Schweizerisches Zivilgesetzbuch: Art. 55 und 55a SchlT, Art. 184, 512, 657 und 949b.
• Notariatsgesetz des Kantons Bern (NG), BSG 169.11: Art. 2, 4, 36 bis 36b, 38 und 47.
• Notariatsgesetz des Kantons Basel-Stadt (NotG), SG 292.100: § 6, 7, 14, 21 und 59.
• Notariatsgesetz des Kantons Zürich (NotG), LS 242: Aufgaben, Wahl, Personalrecht, Aufsicht.
• Gesetz über die Information und den Datenschutz des Kantons Zürich (IDG), LS 170.4: öffentliche Organe, Auslagern, Meldepflicht.
• Notariate des Kantons Zürich: 44 Notariate, Teil der Judikative, auch Grundbuch- und Konkursamt.
• Schweizerisches Register der Urkundspersonen (UPReg): Eintrag, Freischaltung, Gebühr je Zulassungsbestätigung.
• Schweizer Notarenverband, Das Notariat in der Schweiz: Amtsnotariat, freiberufliches Notariat, Mischformen.

Abgerufen am 10. November 2026.