Sigilo profissional do notário e IA: o que tirar da minuta

Uma minuta de compra e venda chega ao cartório com nomes, regime de bens, artigo matricial e dois IBAN, e alguém quer que a IA lhe arrume a cláusula de pagamento. O texto já está protegido, como o segredo do contabilista certificado protege uma declaração por entregar.

Este guia segue a minuta desde que os documentos entram no cartório até à escritura, com os artigos portugueses de cada passo. Quando a minuta nasce num escritório de advogados, o mandatário responde a outro Estatuto, e o que um advogado tira antes de colar.

Sigilo profissional do notário: onde está e quem o dispensa

O dever está escrito três vezes: no artigo 23.º do Estatuto do Notariado, no 81.º do Estatuto da Ordem dos Notários, que lhe junta o que se sabe por ter um cargo na Ordem, e no 32.º do Código do Notariado. Nenhum deixa o notário dispensá-lo sozinho.

Este último é o que mais pesa para quem usa IA, porque fala dos elementos entregues ao notário para preparar o ato, e não só do que ele vê ao lavrar. Das três regras, é a que eu poria impressa ao lado de cada computador do cartório.

A minuta de escritura já é segredo antes de ser assinada

O processo começa muitas vezes fora do cartório. A imobiliária prepara o contrato-promessa meses antes, com o NIF do comprador e o IBAN do sinal, e uma imobiliária que use IA tem o seu próprio problema com esse texto.

Quando os documentos passam para o cartório, muda a regra. Caderneta, certidão permanente, cópia do cartão e a mensagem com o preço tornam-se elementos confiados para preparar um ato. Esperar pela escritura para ter cuidado é, a meu ver, chegar tarde.

Num PDF, um retângulo preto sobre o nome não o tira do ficheiro: o texto debaixo da tarja continua legível para qualquer modelo. Numa certidão permanente tarjada à mão, o código de acesso pode ficar lá por baixo, inteiro.

Num Word que andou entre o banco, o advogado e o cartório, os nomes ficam também em alterações registadas e comentários que nunca chegam à escritura. A versão final parece limpa, e a anterior continua dentro do ficheiro para quem abrir o painel de revisões.

Que dados de uma escritura nunca devem ir para a IA

Uma escritura portuguesa é densa em dados pessoais por força da lei. O artigo 46.º pede nome, estado, naturalidade e residência dos outorgantes; o 48.º, o número e a data do documento de identificação. Se for um passaporte, a cópia no processo pede tapar a zona de leitura ótica.

Nos atos sujeitos a registo, o artigo 47.º junta o cônjuge, o regime de bens e, numa transferência, as contas do ordenante e do beneficiário. O 54.º pede a descrição predial e o 57.º o artigo matricial.

A linha que mais me inquieta numa minuta é o artigo matricial. Ninguém o lê como dado pessoal, mas o registo predial é público e o número leva ao dono. O código de acesso da certidão permanente, que o artigo 46.º manda mencionar, abre a certidão a quem o tiver.

O verificador apanha o NIF, o IBAN e o email do exemplo. Deixa passar os dois nomes, a descrição n.º 4417 e o artigo U-2306, que são justamente a parte que pede olhos humanos.

Testamento, habilitação de herdeiros e procuração: o que muda

A compra e venda não é o caso mais delicado. Há atos em que a lei manda escrever mais sobre a família, e um em que o próprio texto é confidencial enquanto o autor viver.

Um rascunho de testamento não entra num assistente, nem com marcadores: o artigo 32.º, n.º 2, protege «tudo o que com eles se relacione». Aqui não abro exceções.

Na habilitação, datas e parentescos reconhecem-se numa freguesia pequena, mesmo sem nomes. Pedir ajuda com «autor da herança viúvo, três filhos, um pré-falecido com descendentes» resolve a ordem dos sucessíveis sem expor ninguém.

Funcionários do cartório e estagiários: quem guarda o segredo

Quem abre o assistente raramente é o notário. O artigo 8.º do Estatuto deixa-o autorizar trabalhadores a praticar certos atos, sob sua responsabilidade e com registo na Ordem. Escrituras, testamentos públicos e procurações ficam de fora; preparar a minuta, não.

O dever acompanha o texto. O estagiário está obrigado pelo artigo 27.º-C, e todos os que tratam dados devem confidencialidade pelo artigo 10.º do diploma de execução do RGPD (Lei n.º 58/2019). Entre uma regra em papel e a memória de quem está ao balcão às seis da tarde, fico com o papel.

No Código Penal, revelar segredo conhecido pelo emprego dá até um ano de cadeia ou multa até 240 dias (art. 195.º), e o procedimento depende de queixa ou participação (art. 198.º). Colar à pressa dificilmente chega a crime, mas continua a ser matéria disciplinar e de proteção de dados.

Subcontratante no RGPD: porque o contrato não abre o segredo

Para o RGPD, o cartório é o responsável pelos dados das partes, e o fornecedor de uma conta empresarial é subcontratante. O artigo 28.º exige garantias suficientes, e a CNPD lembra que subcontratar não tira ao responsável a responsabilidade global.

Uma conta empresarial é melhor do que uma pessoal, mas não lhe peço o que não pode dar. O segredo proíbe revelar, e um contrato com um fornecedor não é nenhuma das vias do artigo 23.º, n.º 2. Daí haver quem pense em ter o modelo dentro de casa.

As duas regras somam-se: na Lei n.º 58/2019 (art. 10.º), a confidencialidade de quem trata dados «acresce aos deveres de sigilo profissional». E se o programa de gestão chamar um modelo por API, a minuta atravessa uma peça intermédia, o AI gateway, com os dois deveres em cima.

Quando a minuta já foi colada: o histórico da conversa

O artigo 33.º do Código do Notariado só deixa sair do cartório livros e documentos com autorização escrita e fundamentada do notário. Não foi pensado para uma conversa com uma IA, mas um histórico cheio de minutas é um cartório paralelo, sem nenhuma dessas regras.

O erro mais provável, parece-me, é apagar a conversa e dar o assunto por arrumado. Apagar é o primeiro passo; o segundo é perceber se houve violação de dados. Com seguro de riscos cibernéticos, as exclusões da apólice entram nessa mesma conta.

Os caminhos por onde uma minuta escapa vão além da janela de conversa: estão contados na página das fugas de dados para a IA. Uma extensão do navegador com acesso à página, por exemplo, também chega à minuta.

Pedir a minuta à IA com marcadores, sem as partes

A IA ajuda nas tarefas que não precisam de saber quem outorga: rever uma cláusula de reserva de usufruto, conferir as menções de uma habilitação, adaptar uma procuração.

O método é escrever OUTORGANTE_1, PRÉDIO_1 e VALOR desde a primeira linha, em vez de limpar depois um texto cheio de dados. Os valores reais entram no programa do cartório quando a resposta volta. É a única versão de minuta que eu colaria.

Se a minuta já chegou preenchida em Word, anonimizar o documento obriga a ver o corpo, os comentários e as revisões.

As propriedades do ficheiro dizem quem o redigiu, por isso convém tirar os metadados antes de qualquer carregamento. Num PDF exportado do Word, o campo Autor pode trazer o nome de quem preparou a minuta.

Caderneta, certidão e cartão de cidadão não seguem em anexo, mesmo depois de traçar a cópia. E o que volta relê-se: pelo artigo 4.º do Estatuto, quem redige conforme a vontade das partes é o notário.

Regras de IA no cartório, com o Nonimo ao lado

O sigilo do Estatuto é um dever pessoal do notário que consta do registo público da Ordem para aquele cartório, e é a ele que cabe dirigir o serviço (art. 23.º, n.º 1, als. d) e i)). A CNPD pede, além disso, que cada responsável classifique a informação pelo grau de confidencialidade.

Se o cartório fosse meu, as regras caberiam numa folha assinada por toda a equipa: assistentes só com conta do cartório, testamentos nunca, minutas com marcadores, nenhum anexo das partes e releitura pelo notário. Um modelo de regras internas adapta-se a um cartório.

Essa folha serve também quando um banco pergunta por escrito como o cartório usa IA, e há um banco de respostas a esse questionário. A pergunta sobre testamentos responde-se numa linha: não entram em assistente nenhum.

Nos dois caminhos, o Nonimo troca os dados das partes antes de a minuta sair do cartório, e os valores verdadeiros voltam ao sítio na resposta. Para o testamento não há caminho, e ainda bem.

Para o instalar em todos os postos de uma vez, veja a página para organizações. Num caso concreto de segredo, a palavra é da Ordem ou de quem a lei designar, não desta página.

Fontes

• Estatuto do Notariado, Decreto-Lei n.º 26/2004, Diário da República: arts. 3.º, 4.º, 8.º, 23.º e 27.º-C.
• Código do Notariado, Decreto-Lei n.º 207/95, Diário da República: arts. 32.º, 33.º, 46.º, 47.º, 48.º, 54.º, 57.º e 83.º.
• Estatuto da Ordem dos Notários, Lei n.º 155/2015, PGDL: art. 81.º, sigilo profissional.
• Código Penal, art. 195.º, PGDL: violação de segredo e pena; o art. 198.º faz depender o procedimento de queixa ou participação.
• RGPD, Regulamento (UE) 2016/679, na EUR-Lex: arts. 5.º, 28.º, 32.º e 33.º.
• Diretriz/2023/1 da CNPD, segurança dos tratamentos: subcontratação, classificação da informação, confidencialidade dos trabalhadores.
• Ordem dos Notários, Registo Público de Notários: cada notário associado ao seu cartório.
• Lei n.º 58/2019, que assegura em Portugal a execução do RGPD, art. 10.º, n.º 2: confidencialidade de quem trata dados, que acresce ao sigilo profissional.
• Código do Registo Predial, art. 104.º: qualquer pessoa pode pedir certidões dos atos de registo.

Consultadas em 10/11/2026.