Excel-Daten anonymisieren, bevor sie zur KI gehen

Excel-Daten anonymisieren heißt vor allem, Spalten wirklich zu löschen oder ihren Inhalt zu ersetzen. Eine Arbeitsmappe hält mehr fest, als auf dem Bildschirm steht: ausgeblendete Arbeitsblätter, Zeilen und Spalten, Zellen mit unsichtbarem Zahlenformat, Kommentare, Notizen, Kopfzeilen für den Druck und die Zwischenspeicher von PivotTables. Wer die Datei so in ChatGPT, Copilot oder Claude hochlädt, gibt all das mit, auch wenn er es selbst nicht mehr sieht.

Diese Anleitung zeigt an einer Testdatei, was eine Tabelle mitgibt, und geht die Stellen einzeln durch, so wie man in Excel für Microsoft 365 nacheinander auf sie stößt. Die Menüs folgen der deutschen Hilfe von Microsoft. Welche Anbieter welche Zusagen für hochgeladene Dateien machen, vergleicht unser Beitrag zu den Maßstäben für KI unter der DSGVO. Am Ende steht eine kurze Folge von Schritten für die Zeit zwischen Speichern und Hochladen.

Excel-Daten anonymisieren: was die Tabelle mitgibt, ohne dass man es sieht

In Personalabteilungen, Steuerkanzleien und Arztpraxen wandern Listen in den Chat, etwa die Liste der Führerscheinkontrollen, weil eine KI mit Tabellen gut umgehen kann. Sie summiert Überstunden, sucht Ausreißer in einer Honorarliste, entwirft aus einer Terminübersicht einen Plan. Für diese Aufgaben braucht sie fast nie die Namen. Sie braucht Zahlen, Kategorien und eine Zeile pro Vorgang. Genau das macht das Vorbereiten einfacher als bei einem Brief: In einer Tabelle stehen Namen in einer Spalte, nicht verstreut im Text.

Die Schwierigkeit liegt woanders. Excel ist gebaut, um Dinge aus dem Blick zu nehmen, ohne sie zu entfernen. Eine Hilfsspalte wird schmal gestellt, ein Blatt mit den Rohdaten wird ausgeblendet, damit die Kollegin nur die Auswertung sieht, und eine Zeile verschwindet, weil der Filter sie ausblendet. Für die Arbeit im Büro ist das praktisch. Für eine Datei, die das Haus verlässt, ist es eine Falle.

Ausblenden ändert die Ansicht, nicht die Datei

Microsoft sagt das in seiner Hilfe zur Dokumentprüfung ohne Umschweife: Wer eine Kopie einer Arbeitsmappe mit ausgeblendeten Zeilen, Spalten oder Arbeitsblättern weitergibt, ermöglicht anderen, diese einzublenden und die Daten darin anzusehen. Und über ausgeblendete Blätter heißt es an anderer Stelle, ihre Daten seien nicht sichtbar, könnten aber weiterhin von anderen Blättern referenziert und bei Bedarf problemlos wieder eingeblendet werden.

Ausblenden ist also eine Eigenschaft der Ansicht, wie die Breite einer Spalte oder die Farbe eines Registers. Der Inhalt bleibt Zeichen für Zeichen gespeichert. Das gilt für die Person, die die Datei öffnet, und erst recht für ein Programm, das sie liest. Dasselbe Muster kennen Sie vielleicht vom geschwärzten PDF, das sich wieder lesen lässt.

Was ein Programm aus der Arbeitsmappe liest

Eine KI sieht nicht Ihren Bildschirm, sondern die Datei. OpenAI beschreibt in seiner Hilfe zur Datenanalyse, dass ChatGPT für solche Aufgaben Python-Code schreibt und ausführt, der mit den bereitgestellten Dateien arbeitet, und empfiehlt, bei unvollständigen Ergebnissen gezielt einzelne Blätter, Zeilen oder Spalten untersuchen zu lassen. Ein Programm, das so arbeitet, liest die Werte aus der Datei, nicht aus der Ansicht.

Ob ein Dienst dabei jedes Blatt von sich aus einliest, lässt sich von außen nicht prüfen, und darauf sollte man nicht wetten. Bei Claude und bei Gemini gilt dieselbe Vorsicht: Was hochgeladen ist, liegt beim Anbieter, gleich ob es im Chat zur Sprache kommt.

Was Excel auf dem Bildschirm zeigt

Blatt „Überstunden Q3“
Name | Mobil | E-Mail | Abteilung | Überstunden
Carsten Heberer | | | Lager | 14
(Spalte B, Zeile 3 und Blatt „Q2 alt“ ausgeblendet)

Was ein Programm aus der Datei liest

Name | Geburtsdatum | Mobil | E-Mail | Abteilung | Überstunden
Carsten Heberer | 31.09.1984 | 0171 3920041 | | Lager | 14
Aylin Öztepeli | | | a.oeztepeli@example.net | Vertrieb | 9
Name | Geburtsdatum | Mobil | E-Mail | Abteilung | Überstunden
Daniela Pützfeld | | | | Buchhaltung | 3

Welche Zusagen OpenAI zu hochgeladenen Inhalten macht und welche Einstellungen es gibt, fasst unser Beitrag ChatGPT und Datenschutz zusammen. Für die Tabelle selbst heißt das: Alles, was die Datei enthält, ist mit dem Hochladen aus der Hand gegeben.

Die Testdatei: vier Verstecke in einer Überstundenliste

Damit das nicht Theorie bleibt, entstand für diesen Leitfaden eine kleine Überstundenliste, mit ausgedachten Namen und Angaben, die es so nicht geben kann. Das Geburtsdatum 31.09.1984 existiert nicht, auch die Mobilnummer 0171 3920041 und die Adresse bei example.net sind erfunden. Im Blatt „Überstunden Q3“ stehen zwei Beschäftigte mit ihren Überstunden, 14 und 9, und ein zweites Blatt führt eine Kollegin aus der Buchhaltung mit 3 Stunden.

Vier Dinge haben wir so versteckt, wie man es im Büroalltag tut, und die Datei danach mit einem gewöhnlichen Leseprogramm für .xlsx-Dateien geöffnet, das nicht zu Nonimo gehört:

Versteck	wie in Excel gemacht	im ausgelesenen Text
Geburtsdatum	Spalte B ausgeblendet	vollständig
Mobilnummer	Zahlenformat aus drei Semikolons, Zelle wirkt leer	vollständig
zweite Beschäftigte mit E-Mail	Zeile 3 ausgeblendet	vollständig
Kollegin aus dem Vorquartal	Blatt „Q2 alt“ ausgeblendet	vollständig, mit Überschrift

Quelle: unsere Überstundenliste mit ausgedachten Werten; gelesen am 28. September 2026 mit Python und der Bibliothek openpyxl.

Das Leseprogramm meldet zu jedem Blatt sogar, dass es ausgeblendet ist, und zu jeder Spalte, dass sie ausgeblendet ist. Es gibt die Werte trotzdem aus, weil ausgeblendete Inhalte für ein Programm ganz normale Zellen sind. Alle 4 Angaben kamen vollständig heraus, keine war auch nur verkürzt.

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Die Testdatei ist klein, aber die Verstecke sind die üblichen. Eine Personalliste mit ausgeblendeter Spalte für Geburtsdaten, eine Mandantenliste mit einem Blatt für Honorare, das nur die Partnerin sehen soll, eine Patientenliste mit gefilterten Zeilen: So sehen Tabellen aus, die in eine KI geladen werden. Welche Angaben aus solchen Listen grundsätzlich hinausgehören, beschreibt unsere Übersicht welche Daten vor der KI geschwärzt werden; hier geht es darum, wie sie in Excel verschwinden.

Ausgeblendete Blätter, Zeilen und Spalten finden und löschen

Der erste Schritt ist immer eine Arbeitskopie. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Prüfungen und Löschungen an einer Kopie vorzunehmen, weil sich entfernte Inhalte nicht in jedem Fall mit Rückgängig zurückholen lassen. Das Original bleibt, wo es ist, und nur die Kopie wird vorbereitet.

Danach wird sichtbar gemacht, was verborgen ist. Das dauert bei einer normalen Arbeitsmappe wenige Minuten, und es erspart Überraschungen in der Antwort der KI, die plötzlich eine Person nennt, die man für gelöscht hielt.

Blätter einblenden, auch die sehr ausgeblendeten

Ein ausgeblendetes Blatt erkennt man daran, dass seine Registerkarte fehlt. Nach Microsofts Hilfe klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein sichtbares Blattregister und wählen Einblenden; ein Dialogfeld listet alle ausgeblendeten Blätter auf. Den gleichen Weg bietet die Registerkarte Start über die Gruppe Zellen, Format, Sichtbarkeit und Ausblenden & Einblenden. Was dort erscheint, sehen Sie sich an und löschen es, wenn die Frage an die KI es nicht braucht.

Es gibt eine zweite Stufe, die dieser Dialog nicht zeigt. Blätter, die per VBA auf „sehr ausgeblendet“ gesetzt wurden, tauchen nach Microsofts eigener Hilfe im Dialog Einblenden nicht auf und lassen sich nur mit einem Makro wieder sichtbar machen. Bei Arbeitsmappen mit Makros rät Microsoft, sich an die Person zu wenden, die sie gebaut hat.

Der sichere Weg führt an dieser Frage vorbei: Man kopiert nur das Blatt, das man braucht, in eine neue Arbeitsmappe. Wie das geht, steht weiter unten.

Zeilen und Spalten: erst einblenden, dann löschen

Ausgeblendete Spalten verraten sich durch eine doppelte Linie zwischen zwei Spaltenköpfen, ausgeblendete Zeilen ebenso zwischen zwei Zeilennummern. Microsoft beschreibt das Einblenden so: die benachbarten Spalten oder Zeilen markieren, mit der rechten Maustaste Einblenden wählen, oder auf die doppelte Linie doppelklicken.

Zeilen, die ein Filter verbirgt, sind ein eigener Fall, denn sie stehen genauso in der Datei. Heben Sie Filter vor dem Prüfen auf. Erst wenn alles sichtbar ist, löschen Sie, und zwar die ganze Spalte oder Zeile über Zellen löschen, nicht nur ihren Inhalt. Eine leere Spalte mit der Überschrift „Geburtsdatum“ verrät immerhin noch, dass es einmal eine gab.

Leere Zellen, die nicht leer sind

Eine Zelle kann leer aussehen und trotzdem einen Wert tragen. Das benutzerdefinierte Zahlenformat aus drei Semikolons blendet den Inhalt aus; Microsoft schreibt dazu, die Zelle erscheine auf dem Blatt leer, ihr Wert werde aber in der Bearbeitungsleiste weiter angezeigt. In unserer Testdatei stand so die Mobilnummer. Dasselbe erreicht weiße Schrift auf weißem Grund oder schwarze Füllung mit schwarzer Schrift, die in manchen Anleitungen als Schwärzen in Excel verkauft wird.

Die Gegenprobe ist einfach. Markieren Sie das Blatt, wählen Sie über Start und Zahlenformat wieder das Standardzahlenformat, wie Microsoft es zum Anzeigen ausgeblendeter Werte beschreibt, und stellen Sie die Schriftfarbe auf Automatisch. Was danach in den Zellen erscheint, war die ganze Zeit da. Für Word gilt übrigens dasselbe, und unser Leitfaden zum Ersetzen von Namen in Word zeigt die Gegenstücke dort.

Kommentare, Notizen, Kopfzeilen und Blattnamen

Neben den Zellen trägt eine Arbeitsmappe Text an Stellen, die man beim Durchsehen einer Liste selten anschaut. Kommentare und Notizen hängen an einzelnen Zellen und erscheinen nur als kleines Dreieck in der Ecke. Microsoft weist darauf hin, dass aus ihnen hervorgeht, wer an der Arbeitsmappe gearbeitet hat. Eine Notiz wie „mit Frau X telefoniert, will Teilzeit“ ist eine Personalangabe, auch wenn in der Zelle darunter nur eine Zahl steht.

Kopf- und Fußzeilen sind in Excel noch unauffälliger als in Word. Nach Microsofts Hilfe erscheinen sie nur in der Seitenlayoutansicht, in der Druckvorschau und auf dem Ausdruck. Wer die Liste immer in der Normalansicht bearbeitet, sieht eine Kopfzeile wie „Personalakte Standort Nord, Ansprechpartnerin …“ nie. Sie steht trotzdem in der Datei. Prüfen Sie sie über Seitenlayout und Seite einrichten, Register Kopfzeile/Fußzeile.

Die Entf-Taste lässt den Kommentar stehen

Beim Löschen gibt es eine Falle, die Microsoft selbst beschreibt: Wer eine Zelle markiert und Entf drückt, entfernt den Inhalt, lässt aber Formate und Kommentare stehen. Kommentare und Notizen löschen Sie über Start, in der Gruppe Bearbeiten über den Pfeil neben Löschen und dort mit Kommentare und Notizen löschen. Markieren Sie vorher das ganze Blatt, dann trifft es alle auf einmal. Geht die Tabelle später in einen Word-Bericht, hat Word dafür einen eigenen Befehl: Alle Kommentare im Dokument löschen.

Zuletzt die Namen, die man für Beschriftung hält. Ein Blattregister heißt schnell „Heberer Kündigung“, und der Dateiname „Überstunden_Öztepeli_final.xlsx“ reist beim Hochladen mit. Ein Blatt benennen Sie nach Microsofts Hilfe per Doppelklick auf das Register oder per Rechtsklick und Umbenennen um. Autor und Firma in den Dateieigenschaften gehören zu den Metadaten; wie Sie diese leeren, zeigt unser Leitfaden Metadaten entfernen.

Was hinter der Zahl steht: Formeln, Verknüpfungen und PivotTables

Nicht jede Zahl in einer Tabelle ist nur eine Zahl. Eine Formel kann auf ein anderes Blatt verweisen, eine Verknüpfung auf eine andere Datei, eine PivotTable auf einen Datenbestand, der gar nicht im Blatt zu sehen ist. Für das Vorbereiten heißt das: Man muss wissen, woher die Werte kommen, bevor man die Quelle löscht.

Eine Formel speichert zweierlei, die Rechenvorschrift und ihr letztes Ergebnis. In der Fassung unserer Liste mit Stundenspalten addiert die Spalte Überstunden die Stunden aus Juli und August, 9 und 5 für die erste Zeile. In der Zelle steht die Formel =E2+F2, und gespeichert ist daneben ihr Ergebnis 14. Ein Programm, das die Datei liest, kann beides auslesen: die Zahl und die Vorschrift, aus welchen Zellen sie stammt.

Werte statt Formeln

Bevor Sie eine Spalte mit Namen oder ein Blatt mit Rohdaten löschen, verwandeln Sie die Formeln, die darauf verweisen, in feste Werte. Microsoft beschreibt den Weg: Bereich markieren, kopieren, beim Einfügen über den Pfeil der Einfügeoptionen Nur Werte wählen. Excel entfernt die Formeln dabei dauerhaft; auch das spricht für die Arbeitskopie. Ohne diesen Schritt zeigt die Tabelle nach dem Löschen der Quelle nur noch Fehlermeldungen.

Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen sind die andere Richtung. Microsoft schreibt, dass die Namen der verknüpften Blätter mit der Arbeitsmappe gespeichert werden, dort aber nicht sichtbar sind. Eine Formel, die auf „Gehälter_2026.xlsx“ zeigt, verrät also mindestens, dass es diese Datei gibt und wie ihre Blätter heißen. Auch hier helfen feste Werte.

Die PivotTable und ihr Zwischenspeicher

Eine PivotTable zeigt Summen, etwa Überstunden je Abteilung, und wirkt dadurch unverfänglich. Sie rechnet aber aus einem Zwischenspeicher, den Excel mit der Arbeitsmappe speichert. Microsoft nennt diese zwischengespeicherten Daten von PivotTables, PivotCharts, Datenschnitten und Zeitachsen ausdrücklich als mögliche Quelle nicht sichtbarer Daten. Eine Übersicht nach Abteilungen kann so die Liste mit allen Namen mitführen, aus der sie entstanden ist.

In den PivotTable-Optionen gibt es zwar die Einstellung „Quelldaten mit Datei speichern“. Microsoft schreibt aber zu ihr selbst, sie solle nicht zum Verwalten des Datenschutzes verwendet werden. Der verlässliche Weg ist, die Summen als Werte in ein neues Blatt zu kopieren und die PivotTable dort nicht mitzunehmen. Wer mit Copilot direkt in Excel arbeitet, findet die Fragen dazu im Beitrag über Copilot und die Daten bei Microsoft.

Dokument prüfen in Excel: was die Inspektoren entfernen und was nicht

Excel bringt ein eigenes Werkzeug mit. Über Datei, Info, Auf Probleme prüfen und Dokument prüfen startet die Dokumentprüfung, die eine Arbeitsmappe nach verborgenen Inhalten durchsucht. Microsoft empfiehlt dringend, dafür eine Kopie zu verwenden, und warnt, dass sich Entferntes nicht immer mit Rückgängig wiederherstellen lässt. In einer freigegebenen Arbeitsmappe funktionieren die Inspektoren nicht.

Wichtig ist die Unterscheidung, die Microsoft selbst trifft: Manches entfernt die Prüfung, anderes findet sie nur und überlässt Ihnen die Entscheidung.

Bereich	Dokumentprüfung laut Microsoft	was Sie selbst tun
Kommentare und Freihandanmerkungen	findet und entfernt	vorher lesen, ob etwas gebraucht wird
Dokumenteigenschaften, Benutzername	findet und entfernt	nichts weiter
Kopf- und Fußzeilen	findet und entfernt	benötigten Text vorher notieren
ausgeblendete Zeilen, Spalten, Blätter	findet und entfernt	vorher einblenden und prüfen
externe Verknüpfungen, eingebettete Objekte	findet nur	Werte einfügen, Objekte löschen
PivotTables mit Zwischenspeicher, Filter	findet nur	Summen als Werte übernehmen
Makros und VBA-Code	findet nur	als .xlsx ohne Makros speichern

Quelle: Microsoft Support, „Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen“, abgerufen am 28. September 2026.

Zwei Grenzen verdienen einen Satz. Ausgeblendete Zeilen und Spalten, die zu einer Tabellenüberschrift oder einer PivotTable gehören, entfernt die Prüfung nach Microsofts Hilfe nicht, sondern blendet sie ein. Und Formen, Diagramme oder Bilder in ausgeblendeten Spalten erkennt sie nicht.

Vor allem aber rührt sie keinen einzigen Namen in den sichtbaren Zellen an. Sie ist die letzte Kontrolle, nicht die Vorbereitung selbst. Was sie in den Dateieigenschaften findet und wie man diese auch ohne Excel leert, beschreibt der Beitrag zu Autor, Firma und anderen Metadaten.

Namensspalte löschen oder durch eine Kennziffer ersetzen

Für die sichtbaren Zellen gibt es zwei Wege, und welcher der richtige ist, hängt davon ab, ob Sie die Antwort der KI später wieder Personen zuordnen müssen. Soll die KI nur eine Summe bilden oder eine Verteilung beschreiben, löschen Sie die Spalten mit Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Personalnummern ersatzlos. Das ist der einfachste und sauberste Weg.

Soll die KI dagegen etwas über einzelne Zeilen sagen, etwa wer die Grenze für Überstunden überschreitet, braucht jede Zeile ein Kennzeichen. Dann ersetzen Sie den Namen durch eine Kennziffer. Rechtlich bleibt die Liste damit pseudonymisiert und nicht anonym. Welche Folgen dieser Unterschied hat, zeigt der Beitrag Pseudonymisierung oder Anonymisierung.

Die Zuordnungstabelle gehört in eine andere Datei

In Excel geht das in vier Handgriffen. Fügen Sie links von der Namensspalte eine Spalte „Kennziffer“ ein, tragen Sie in die erste Zeile P001 ein und ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach unten; Excel zählt die Ziffern weiter, zu P002, P003 und so fort. Kopieren Sie Kennziffer und Name in eine neue Arbeitsmappe, die Sie getrennt speichern. Wandeln Sie in der Arbeitskopie Formeln in Werte um und löschen Sie die Spalten mit Namen und Kontaktdaten.

Arbeitskopie für die KI

Kennziffer | Abteilung | Überstunden
P001 | Lager | 14
P002 | Vertrieb | 9

Zuordnung, getrennt gespeichert

Kennziffer | Name
P001 | Carsten Heberer
P002 | Aylin Öztepeli

Die Trennung ist nicht bloß Ordnung. Die DSGVO definiert Pseudonymisierung in Art. 4 Nr. 5 gerade dadurch, dass die zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt und durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Eine Zuordnungstabelle auf einem zweiten Blatt derselben Mappe erfüllt das nicht, und sie würde, ausgeblendet oder nicht, mit hochgeladen. Kommt die Auswertung zurück, holen Sie die Namen mit SVERWEIS oder XVERWEIS aus der Zuordnung.

Spalten, die ohne Namen verraten, wer gemeint ist

Eine Tabelle ohne Namensspalte kann eine Person trotzdem eindeutig beschreiben. In einem Betrieb mit vierzig Beschäftigten gibt es oft nur eine Person, die in einem bestimmten Jahr geboren ist, in einem bestimmten Postleitzahlbezirk wohnt und im Lager arbeitet. Jede Spalte für sich ist harmlos; zusammen sind sie ein Steckbrief. Wer die Liste an eine KI gibt und gleichzeitig weiß, wer im Lager arbeitet, erkennt die Person sofort wieder.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat den Maßstab in seinem Positionspapier zur Anonymisierung vom 29. Juni 2020 beschrieben. Eine absolute Anonymisierung, bei der niemand den Personenbezug je wiederherstellen kann, sei häufig nicht möglich und in der Regel auch nicht gefordert. Ausreichend sei, dass sich der Personenbezug praktisch nicht wiederherstellen lässt, weil das unverhältnismäßigen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft erfordert. Eine Liste, die ein Kollege in zwei Minuten entschlüsselt, erfüllt das nicht.

Geburtsjahr statt Geburtsdatum: Werte vergröbern mit Formeln

Wer Excel-Daten anonymisieren will, kommt deshalb um einen weiteren Schritt nicht herum. Die Abhilfe heißt vergröbern: so viel Genauigkeit wegnehmen, dass mehrere Personen in dieselbe Gruppe fallen, und nur so viel behalten, wie die Frage braucht. Excel hat dafür die passenden Funktionen. Legen Sie neben jeder heiklen Spalte eine neue an, füllen Sie sie mit der Formel, wandeln Sie das Ergebnis in Werte um und löschen Sie die Originalspalte.

Spalte	Formel in der neuen Spalte	was übrig bleibt
Geburtsdatum (in B2)	=JAHR(B2)	das Geburtsjahr
Postleitzahl (in C2)	=LINKS(C2;2)	die ersten zwei Ziffern
Eintrittsdatum (in D2)	=JAHR(D2)	das Eintrittsjahr
Stelle	keine Formel, von Hand	eine Gruppe wie Lager oder Verwaltung

Quelle: eigene Zusammenstellung mit den Excel-Funktionen JAHR und LINKS; die Zellbezüge sind Beispiele.

Ob das reicht, hängt von der Größe der Gruppe ab. Eine Faustregel ist, nach dem Vergröbern zu zählen, wie viele Zeilen dieselbe Kombination teilen; steht eine Kombination nur einmal da, vergröbern Sie weiter oder lassen die Spalte ganz weg. Bei Angaben zur Gesundheit, etwa Krankheitstagen mit Diagnose, gelten strengere Regeln, die unser Beitrag zu Gesundheitsdaten und anderen besonderen Kategorien beschreibt.

Eine neue Arbeitsmappe mit den nötigen Spalten

Oft ist der kürzeste Weg, die vorhandene Arbeitsmappe gar nicht erst aufzuräumen, sondern das Nötige in eine neue zu übertragen. Nach Microsofts Hilfe klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister, wählen Verschieben oder kopieren, setzen das Häkchen bei Kopie erstellen und wählen als Ziel eine neue Arbeitsmappe. Die übrigen Blätter, auch die sehr ausgeblendeten, bleiben dabei im Original.

Mitgenommen werden allerdings die ausgeblendeten Zeilen und Spalten des kopierten Blatts, seine Kommentare und seine Kopfzeilen. Und Formeln, die auf andere Blätter zeigten, verweisen danach auf die alte Datei. Microsoft weist darauf hin, dass Berechnungen beim Verschieben ungenau werden können. Wandeln Sie deshalb im neuen Blatt sofort alles in Werte um und löschen Sie dann die Spalten, die die Frage nicht braucht.

Nur das eine Blatt als CSV

Ein zweiter Weg zu einer schlanken Datei ist das Textformat. Speichern Sie die vorbereitete Mappe über Speichern unter als CSV, weist Excel nach Microsofts Hilfe in einem Dialog darauf hin, dass nur das aktuelle Arbeitsblatt in der neuen Datei gespeichert wird; ein zweiter Hinweis warnt, dass Funktionen verloren gehen, die das Textformat nicht kennt. Für diesen Zweck ist genau das erwünscht: keine weiteren Blätter, keine Formeln, keine Kommentare, keine PivotTable.

Ein Textformat kennt allerdings auch kein Ausblenden. Was im Blatt ausgeblendet war, landet in der CSV-Datei als ganz gewöhnliche Zeile oder Spalte. Deshalb gilt die Reihenfolge von oben auch hier: erst einblenden und löschen, dann speichern. Die CSV-Datei öffnen Sie zur Kontrolle einmal mit einem einfachen Texteditor; was Sie dort lesen, ist genau das, was ein Programm daraus liest.

Oder gar keine Datei

Für viele Fragen genügt noch weniger. Wer nur wissen will, wie sich die Überstunden je Abteilung entwickeln, kann die drei Spalten markieren und ihren Inhalt als Text in den Chat kopieren; hochgeladen wird dann gar keine Datei. Dann gibt es keine Blätter, keine Kommentare und keine Kopfzeilen, die mitreisen könnten. Was Nonimo in einer Steuerkanzlei abdeckt, steht auf der Seite für Steuerberater.

Sieben Schritte, bevor die Arbeitsmappe in den Chat geht

Wer Excel-Daten anonymisieren oder pseudonymisieren will, fährt mit einer festen Reihenfolge am besten. Die folgende ergibt sich aus den einzelnen Abschnitten, und in ihr macht kein Schritt den vorigen zunichte. Grundlage sind Microsofts Beschreibungen der Excel-Menüs und die Ergebnisse unserer Probe.

1. Arbeitskopie anlegen. Über Speichern unter eine Kopie anlegen und nur diese bearbeiten.
2. Alles sichtbar machen. Blätter einblenden, Zeilen und Spalten einblenden, Filter aufheben, Zahlenformat auf Standard setzen.
3. Formeln in Werte umwandeln. Vor jedem Löschen, damit keine Zahl ihre Quelle verliert.
4. Überflüssiges löschen. Blätter, Spalten und Zeilen, die die Frage nicht braucht, ganz entfernen.
5. Namen ersetzen oder löschen. Kennziffer einfügen, Zuordnung in eine eigene Datei, heikle Spalten vergröbern.
6. Kommentare, Notizen, Kopfzeilen und Blattnamen. Löschen oder umbenennen, auch den Dateinamen.
7. Dokumentprüfung als Gegenprobe. Alle Inspektoren laufen lassen und lesen, was sie nur melden.

Wer diese Schritte in einem Büro regelmäßig braucht, hält sie am besten schriftlich fest, zusammen mit der Frage, welche Tabellen überhaupt in einen KI-Dienst dürfen. Als Ausgangspunkt eignet sich die Vorlage für eine KI-Richtlinie im Büro. Und falls eine Liste schon ungeprüft hochgeladen wurde, hilft der Leitfaden zur Meldung einer Datenpanne bei der Frage, was jetzt zu tun ist.

Nonimo: die Tabelle als Text, die Angaben ersetzt

Wer die Namen nicht von Hand ersetzen will, kann das Nonimo überlassen, auf dem eigenen Rechner. Das Werkzeug oben auf dieser Seite ersetzt die Angaben ebenfalls und gibt Ihnen das Ergebnis; danach wird die Datei verworfen. Mit der App markieren Sie die Excel-Datei im Finder (Mac) oder im Datei-Explorer (Windows) und drücken Ihre Tastenkombination. In der Zwischenablage liegt danach der Text der Tabelle mit Platzhaltern, bereit zum Einfügen. Die Antwort der KI bekommt über Nonimo ihre echten Namen zurück. Mit der Tastenkombination nehmen Sie Text mit; legen Sie die Arbeitsmappe im Nonimo-Fenster ab, laden Sie aus der Vorschau eine abgedeckte Kopie als Excel-Datei herunter. Eine alte .xls-Datei speichern Sie vorher als .xlsx.

Mit Nonimo wurde aus dieser Fassung der Überstundenliste der folgende Text. Die Zeile von Aylin Öztepeli, mit 4 und 5 Stunden, war ausgeblendet und kam ersetzt mit, und in der letzten Spalte steht das gespeicherte Ergebnis der Formel:

Vorher · Blatt „Überstunden Q3“

Name | Mobil | E-Mail | Abteilung | Stunden Juli | Stunden August | Überstunden
Carsten Heberer | 0171 3920041 | | Lager | 9 | 5 | 14
Aylin Öztepeli | | a.oeztepeli@example.net | Vertrieb | 4 | 5 | 9

Nachher · Nonimo

Name | Mobil | E-Mail | Abteilung | Stunden Juli | Stunden August | Überstunden
[PERSON_1] | [FORMULARFELD_1] | | Lager | 9 | 5 | 14
[PERSON_2] | | [E-MAIL_1] | Vertrieb | 4 | 5 | 9

Nonimo pseudonymisiert: Die Zuordnung von Platzhaltern und Namen liegt verschlüsselt auf Ihrem Rechner. Blätter und Spalten, die die Frage nicht braucht, löschen Sie trotzdem vorher. Was die Anwendung speichert, erklärt die Seite Sicherheit.

Quellen

• Microsoft Support, Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen: Weg über Datei, Info, Auf Probleme prüfen, Dokument prüfen; ausgeblendete Zeilen, Spalten und Blätter lassen sich von anderen einblenden; Inspektoren für Excel; was nur gefunden und nicht entfernt wird (externe Verknüpfungen, eingebettete Objekte, Makros, Zwischenspeicher von PivotTables, Filter); Prüfung an einer Kopie; keine Inspektoren in freigegebenen Arbeitsmappen.
• Microsoft Support, Ein- oder Ausblenden von Arbeitsblättern: Daten ausgeblendeter Blätter bleiben referenzierbar und lassen sich einblenden; per VBA sehr ausgeblendete Blätter erscheinen nicht im Dialog Einblenden.
• Microsoft Learn, Ausblenden von Blättern und Verwenden der xlVeryHidden-Konstante in einem Makro: ein sehr ausgeblendetes Blatt wird nur per Makro wieder sichtbar.
• Microsoft Support, Ein- oder Ausblenden von Zeilen oder Spalten: die doppelte Linie als Zeichen einer ausgeblendeten Spalte; Einblenden per Rechtsklick oder Doppelklick.
• Microsoft Support, Ausblenden oder Anzeigen von Zellenwerten: das Format aus drei Semikolons; die Zelle wirkt leer, der Wert steht in der Bearbeitungsleiste; Anzeigen über das Standardzahlenformat.
• Microsoft Support, Löschen von Inhalten oder Formaten in Zellen: Entf löscht den Inhalt, nicht die Kommentare; Kommentare und Notizen löschen über Start, Bearbeiten, Löschen.
• Microsoft Support, Kopf- und Fußzeilen auf einem Arbeitsblatt: sichtbar nur in der Seitenlayoutansicht, der Druckvorschau und auf dem Ausdruck.
• Microsoft Support, Umbenennen eines Arbeitsblatts: Doppelklick auf das Register oder Rechtsklick und Umbenennen.
• Microsoft Support, Ersetzen einer Formel durch ihr Ergebnis in Excel: Einfügeoptionen, Nur Werte; Excel entfernt die Formeln dauerhaft; vorher eine Kopie anlegen.
• Microsoft Support, PivotTable-Optionen: die Einstellung „Quelldaten mit Datei speichern“ und der Hinweis, sie nicht zum Verwalten des Datenschutzes zu verwenden.
• Microsoft Support, Verschieben oder Kopieren von Arbeitsblättern oder Arbeitsblattdaten: Verschieben oder kopieren, Kopie erstellen, neue Arbeitsmappe als Ziel; Berechnungen können dabei ungenau werden.
• Microsoft Support, Importieren oder Exportieren von Textdateien (TXT oder CSV): beim Speichern als Textdatei nur das aktuelle Arbeitsblatt; Hinweis auf nicht unterstützte Funktionen.
• OpenAI, Data analysis with ChatGPT: ChatGPT schreibt und führt für Datenanalysen Python-Code aus, der mit den bereitgestellten Dateien arbeitet; bei unvollständigen Ergebnissen einzelne Blätter, Zeilen oder Spalten gezielt untersuchen lassen.
• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Positionspapier zur Anonymisierung unter der DSGVO unter besonderer Berücksichtigung der TK-Branche, Stand 29. Juni 2020, S. 4: absolute Anonymisierung häufig nicht möglich und in der Regel nicht gefordert; Maßstab des unverhältnismäßigen Aufwands; pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen.
• Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679, Art. 4 Nr. 5: Pseudonymisierung setzt voraus, dass die zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden.
• Nonimo, eigene Testdateien und eigene Messung, 28. September 2026: Überstundenliste mit erfundenen Angaben und vier Verstecken, ausgelesen mit Python und openpyxl; Textausgabe von Nonimo mit deutschen Platzhaltern für eine Liste mit ausgeblendeter Zeile und Formelspalte.