Praxisleitfäden für den KI-Einsatz im Arbeitsalltag: wie Namen, Ausweisnummern und Akten auf Ihrem Rechner bleiben, statt bei ChatGPT zu landen.
eAT-Kopie schwärzen: Zugangsnummer (CAN), Unterschrift und die drei Zeilen der MRZ abdecken, Art des Titels und Gültigkeit bleiben lesbar. Gratis, ohne Konto.
Die Ausweisnummer steht vorne rechts oben auf dem Personalausweis, hinten noch einmal in der maschinenlesbaren Zone. Wie sie aufgebaut ist und was die CAN ist.
PDF-Wasserzeichen einfügen mit Word, LibreOffice, der Vorschau am Mac oder Acrobat: welcher Text hineingehört, wo er sitzt und warum er Schwärzen nicht ersetzt.
Datenabfluss durch KI: wie Kundendaten über private Konten, Uploads im Chat und Werkzeugaufrufe von Agenten abfließen und was dagegen hilft.
Lokales LLM betreiben oder die API behalten und personenbezogene Daten vorher ersetzen? Wann sich private KI lohnt und was sie an Technik und Personal verlangt.
Presidio liefert nur die Bauteile zum Finden und Ersetzen. Nonimo Gateway ist der fertige LLM-Proxy und setzt die echten Werte in der Antwort wieder ein.
Was ein LLM Gateway (AI Gateway) leistet: Routing, Schlüssel, Kosten, Protokolle. Und was die DSGVO sagt, wenn es Prompts mit Personenbezug speichert.
Wasserzeichen auf die Kopie Ihres Aufenthaltstitels: Empfänger, Zweck und Monat, auf Wunsch Vorder- und Rückseite als ein PDF. Für Arbeitgeber oder Vermieter.
Ausweiskopie mit Wasserzeichen: Empfänger, Zweck und Datum quer über den Personalausweis, wie es das Personalausweisportal rät. Ohne Konto.
Führerschein mit Wasserzeichen für Fuhrpark, Mietwagen oder Carsharing: Empfänger und Monat über die Karte, Klassen in Feld 9 und Feld 4b gut lesbar.
Reisepass schwärzen: Passnummer, Zugangsnummer (CAN), Unterschrift und die zwei MRZ-Zeilen der Passkopie abdecken, Name und Foto bleiben lesbar. Ohne Konto.
Reisepass mit Wasserzeichen versehen: Empfänger, Zweck und Monat quer über die Passkopie, als PNG, JPG oder PDF. Für Visum, Bank oder Ferienwohnung, ohne Konto.
ChatGPT-Verlauf löschen: einen Chat über das Menü, alle unter Einstellungen, Datenkontrollen. Was Erinnerung und Bibliothek behalten, was 30 Tage bleibt.
Nachverfolgte Änderungen in Word entfernen und alle Kommentare löschen, bevor der Entwurf an die Gegenseite oder in die KI geht. Mit der Dokumentprüfung.
Speichert ChatGPT Bilder? Ja, auch in der Bibliothek, die das Löschen des Chats übersteht. So löschen Sie Fotos, und was Gemini, Claude und Copilot behalten.
Führerscheinkopie schwärzen für Arbeitgeber, Mietwagen oder Carsharing: was Sie abdecken und was lesbar bleibt, Feld für Feld in einer Tabelle. Ohne Konto.
Ausweis schwärzen: Seriennummer, Zugangsnummer (CAN) und Unterschrift auf der Ausweiskopie abdecken, der Name bleibt lesbar. Alle Felder in der Tabelle.
Aus Steuer-ID: 02476291358 wird [STEUER_ID_1]. Was § 139b AO zur Zweckbindung sagt, wo die Nummer im Dokument steht und wie Sie sie vor der KI schwärzen.
CSV-Datei anonymisieren, bevor sie in ChatGPT oder Copilot landet: Spalten streichen, Namen und Nummern ersetzen. Auch für TXT, ODT und RTF.
Excel-Daten anonymisieren vor ChatGPT oder Copilot: ausgeblendete Blätter, Zeilen und Spalten gehen mit. So löschen Sie sie und ersetzen Namen durch Codes.
PowerPoint anonymisieren vor ChatGPT oder Copilot: Notizen löschen, ausgeblendete Folien, Kommentare und Diagrammdaten prüfen, Namen ersetzen.
Metadaten entfernen in Word und PDF: was Autor, Firma, Vorlage und Fotos verraten, wie Sie sie finden und löschen, bevor die Datei in die KI geht.
PDF schwärzen, ohne dass der Text unter dem Balken kopierbar bleibt: PDF ablegen, Namen und Nummern ersetzen lassen, geschwärztes PDF herunterladen.
Welche Daten müssen geschwärzt werden? Text einfügen und in Sekunden sehen, was ersetzt wurde. Dazu die Checkliste vor dem Hochladen, mit Steuer-ID und IBAN.
Word-Dokument anonymisieren statt nur schwärzen: Namen durch Platzhalter ersetzen, auch in Kommentaren, Kopfzeilen und Änderungen, in fünf Minuten.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten in Lohnabrechnung, Krankmeldung und Akte: was davon in die KI darf und was vorher gestrichen wird.
KI und Einwilligung des Mandanten: wann ein Hinweis genügt, wann § 43e BRAO eine Einwilligung verlangt, und die Klausel für Ihren Mandatsvertrag.
Mit ChatGPT Arztbriefe schreiben, ohne die Schweigepflicht zu brechen: welche Patientendaten tabu sind und was die Bundesärztekammer dazu sagt.
KI im Notariat ohne Bruch der Amtsverschwiegenheit: was § 18 und § 26a BNotO verlangen und welche Daten der Beteiligten vor ChatGPT herausmüssen.
Mandantendaten in einem KI-Tool: ob das eine meldepflichtige Datenpanne ist, wann die 72 Stunden laufen und welche Landesaufsicht für Kanzleien zuständig ist.
DSGVO-konforme KI ist kein Produkt, konform ist der Einsatz. Sieben Kriterien, und ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot und DeepL für Firmen im Vergleich.
Welche KI im Rathaus erlaubt ist, welche Bürgerdaten nicht hinausgehen, was Art. 27 KI-VO verlangt und welche Leitfäden von Bund und Ländern schon gelten.
Wen die KI-Verordnung als Betreiber trifft, welche Fristen der KI-Omnibus verschoben hat und was seit dem 2. August 2026 gilt. Mit Zeitplan und Bußgeldern.
Was OpenAI bei ChatGPT speichert, wie lange, wann trainiert wird, wer mitlesen kann und wer in Europa zuständig ist. Stand der Hilfeseiten: November 2026.
Datenschutz bei Claude: trainiert Anthropic mit Ihren Chats, wie lange wird gespeichert, wo liegen die Daten? Und was die DSGVO von Ihrer Firma verlangt.
Gemini-Datenschutz: Google speichert Chats und Bilder voreingestellt 18 Monate, von Prüfern gelesene bis zu 3 Jahre. Welche Einstellung das Training stoppt.
Vier Copilots, zwei Kontoarten und eine Lücke bei der Websuche: was Microsoft speichert, wann trainiert wird und wie weit die EU-Datengrenze reicht.
Was eine Cyberversicherung in Deutschland deckt, was sie ausschließt und was sie vorher verlangt: sechs öffentliche Bedingungswerke im Vergleich.
Fragebogen der Cyberversicherung und des Auftraggebers: was Sie zum KI-Einsatz eintragen und welche Nachweise Sie beilegen. Kostenlos als Word und PDF.
Muster einer KI-Richtlinie für Kanzleien und kleine Unternehmen: zehn Punkte und die Kenntnisnahme zum Unterschreiben, kostenlos als Word und PDF.
Pseudonymisierung nach DSGVO: Definition, Abgrenzung zur Anonymisierung, § 62a StBerG für Mandantendaten und wann Verfremden vor der KI nicht reicht.