Copilot-Datenschutz: was Microsoft speichert und wofür

Wer nach Copilot und Datenschutz sucht, findet Antworten, die sich widersprechen. Meist stimmen beide, nur für verschiedene Produkte: Microsoft nennt die App mit privatem Konto, den Assistenten in Word im Familienabo und den Firmen-Chat gleich. Was bei den anderen Anbietern gilt, steht in unseren Leitfäden.

Hier trenne ich die drei Fälle und zeige, wo Ihr Copilot-Verlauf liegt, wer ihn lesen kann und was Löschen bewirkt. Die Fragen sind dieselben wie bei OpenAI, die Antworten nicht: Vergleichen Sie mit ChatGPT und Datenschutz.

Copilot und Datenschutz: Welches Konto gilt?

Microsoft hat umbenannt. Microsoft 365 Copilot heißt jetzt Microsoft Copilot, der Firmen-Chat Microsoft Copilot Chat. Die App für Privatleute heißt ebenfalls Microsoft Copilot. Welche Regeln gelten, verrät Ihnen also nicht der Name, sondern das Konto, mit dem Sie angemeldet sind.

Es gibt drei Fälle: die Copilot-App mit privatem Microsoft-Konto, Copilot in Word, Excel oder Outlook mit einem Abo wie Microsoft 365 Family, und jedes Arbeits- oder Schulkonto (Microsoft Entra). Nur im dritten Fall handelt Microsoft als Auftragsverarbeiter nach dem Datenschutznachtrag.

Am Dienstrechner halte ich das grüne Schild neben «Neuer Chat» für die schnellste Kontrolle: Es zeigt, dass der Schutz von Unternehmensdaten greift. Fehlt es, sitzen Sie im falschen Konto. Diese Regel gehört in jede KI-Richtlinie.

Copilot-Verlauf löschen: Chat, Gesamtverlauf, Erinnerungen

Einen einzelnen Chat löschen Sie in der Chatliste links: auf «…» neben dem Chat, dann «Löschen». Den ganzen Verlauf entfernen Sie im Datenschutz-Dashboard Ihres Microsoft-Kontos, unter Datenschutz, «Steigern Sie Ihre Produktivität», Copilot. Dort gibt es «Gesamten Aktivitätsverlauf exportieren» und «Gesamten Aktivitätsverlauf löschen».

Copilot in Word, Excel und Outlook hat im selben Dashboard einen eigenen Eintrag. Erinnerungen sind wieder etwas anderes: Einstellungen, Personalisierung, neben «Gespeicherte Erinnerungen» auf «Verwalten». Wer den Schalter nur ausschaltet, löscht laut Microsoft nichts, was schon gespeichert ist.

Den CSV-Export vor dem Löschen würde ich bei heiklen Chats auslassen. Sonst liegt genau die Liste, die Sie loswerden wollen, im Download-Ordner. Wie das bei ChatGPT und Gemini geht, zeigt die Anleitung zum Chatverlauf löschen.

Alte Copilot-App: Training, 18 Monate und die Frist zum Jahresende

Seit dem 18. August 2026 gibt es eine neue Copilot-App für Web, Desktop und Handy. Die alte Datenschutz-FAQ gilt laut Microsoft nur noch für die ältere Version, und ihre Regeln waren andere: Unterhaltungen gingen voreingestellt ins KI-Training, gespeichert wurde 18 Monate lang.

Ausgenommen vom Training waren laut dieser FAQ unter anderem Arbeitskonten, Nutzer unter 18 Jahren und sechs Länder. Deutschland gehörte nicht dazu. Wer die alte App noch benutzt, sollte das Training dort abschalten, denn Uploads samt Bildern waren eingeschlossen, wie auch bei anderen Assistenten.

Die Frist zum 31. Dezember 2026 finde ich hier ausnahmsweise praktisch: Was bis dahin nicht migriert ist, löscht Microsoft dauerhaft. Aber Vorsicht, die Übernahme läuft über die Anmeldung in der neuen App. Wer sich dort anmeldet, holt berechtigte alte Chats mit herüber.

Copilot-Einstellungen: Erinnerungen, Bing, MSN und Werbung

In der neuen App liegen die Schalter unter Einstellungen, Personalisierung. «Gespeicherte Erinnerungen» lässt Copilot Details wie Ihren Stil, Ziele und wiederkehrende Aufgaben behalten. «One shared experience» verknüpft Copilot mit Bing, Edge und MSN, in beide Richtungen.

Werbung sehen Sie in Copilot nur ohne Microsoft-365-Abo. Ist «Personalisierung von Werbung zulassen» an, darf sie Ihren Chatverlauf und gespeicherte Erinnerungen nutzen. Unter 18 Jahren zeigt Copilot laut Microsoft nie personalisierte Werbung.

Den Schalter für gemeinsame Erfahrungen halte ich für den, der am ehesten übersehen wird. Ein Chat über eine Kündigung oder eine Diagnose sollte nicht als Interesse in MSN auftauchen. Wie schnell eine Angabe heikel wird, zeigt der Leitfaden zu besonderen Kategorien.

Microsoft 365 Copilot im Büro: Ihr Verlauf liegt im Postfach

Mit Arbeitskonto protokolliert Copilot Prompt und Antwort, bevor Sie die Antwort sehen, und legt beides in Exchange ab. Laut der Purview-Dokumentation landet es in einem versteckten Ordner Ihres eigenen Postfachs. Sie selbst sehen ihn nicht, die Compliance-Administration durchsucht ihn mit eDiscovery.

Microsoft schreibt offen, dass Administratoren diese Daten über die Inhaltssuche oder Purview anzeigen können und dort auch die Aufbewahrung festlegen. Dateien, die Sie in Copilot Chat hochladen, speichert Microsoft in Ihrem OneDrive for Business.

Die DSK verlangt, gespeicherte Eingabe-Historien offen zu kommunizieren. Ein durchsuchbares Prompt-Protokoll ist zudem ein naheliegender Fall für die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ich würde es vor dem ersten Prompt ansprechen; mehr unter DSGVO-konforme KI.

M365 Copilot-Verlauf löschen: Was die Aufbewahrung übrig lässt

Ihren Verlauf löschen Sie im Portal «Mein Konto», unter Datenschutz, im Abschnitt «Copilot-Aktivitätsverlauf». Das Kästchen «Microsoft Copilot» löscht in Word, Excel, Outlook, Teams, Loop, Copilot Chat und den anderen Apps zugleich. Einzelne Apps lassen sich nicht auswählen.

Mit Copilot gespeicherte Änderungen in Dateien bleiben. Und hat Ihre Organisation eine Aufbewahrungsrichtlinie, wandert ein gelöschter Chat in einen zweiten versteckten Ordner und bleibt bis zum Ende der Frist per eDiscovery durchsuchbar. Bei einem Hold aus rechtlichen Gründen wird gar nicht gelöscht.

Für Beschäftigte bedeutet der Knopf also: weg aus der eigenen Ansicht. So würde ich ihn in jeder Schulung nennen. Wie sich Aufbewahrung und Hinweise für ein Team organisieren lassen, steht auf der Seite für Organisationen.

Websuche in Copilot: Bing, Microsoft als Verantwortlicher

Braucht Copilot aktuelle Informationen, macht es aus Ihrem Prompt eine Suchanfrage von wenigen Wörtern und schickt sie an Bing. Benutzer- und Mandantenkennung entfernt Microsoft, Ihre IP-Adresse geht aber mit. Auch Begriffe aus hochgeladenen Dateien können in der Anfrage landen.

Der Bing-Suchdienst läuft unabhängig von Microsoft 365. Microsoft handelt dort nach eigener Angabe als unabhängiger Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), nicht als Auftragsverarbeiter. Der Datenschutznachtrag Ihrer Firma deckt diesen Teil also nicht, und die EU-Datengrenze gilt für Websuchanfragen nicht.

Microsofts eigenes Beispiel zeigt einen Firmennamen in der Suchanfrage. Einen Mandanten oder Kunden würde ich deshalb nie in einen Prompt mit eingeschalteter Websuche schreiben. Was Auftraggeber dazu abfragen, steht bei den KI-Fragen im Fragebogen.

EU-Datengrenze: Wo Copilot Ihre Daten verarbeitet

Für EU-Kunden ist Copilot laut Microsoft ein Dienst der EU-Datengrenze und seit dem 1. März 2024 Teil der Datenresidenz-Zusagen. Aufrufe an das Sprachmodell gehen an das nächstgelegene Rechenzentrum, bei hoher Auslastung auch in andere Regionen. Der EU-Datenverkehr soll dabei innerhalb der Grenze bleiben.

Zwei Ausnahmen nennt Microsoft selbst: Websuchanfragen und Claude-Modelle von Anthropic, die derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen sind. Für alle Dienste der Datengrenze listet Microsoft zudem Netzwerkwege, die gelegentlich außerhalb verlaufen, und Verzeichnisdaten wie Benutzername und E-Mail-Adresse.

Ob Ihre Administration die Claude-Modelle freigeschaltet hat, gehört vor jede Aussage «bleibt in der EU». Dann verarbeitet Anthropic die Kundendaten laut Microsoft in den USA. Was Anthropic selbst mit Daten macht, steht unter Claude und Datenschutz.

Berechtigungen: Was Microsoft 365 Copilot im Unternehmen findet

Copilot zeigt laut Microsoft nur Unternehmensdaten an, für die die fragende Person mindestens Leserechte hat. Das klingt beruhigend, solange die Rechte stimmen. Ein Ordner, der vor Jahren für alle freigegeben wurde, ist mit Lizenz für Copilot so erreichbar wie für einen Menschen, der ihn sucht.

Copilot Chat ohne Lizenz greift nur in bestimmten Fällen auf Firmeninhalte zu: bei Uploads, geöffneten Dateien, in Outlook und über Agents. Für Agents rät Microsoft, deren eigene Datenschutz- und Nutzungsbedingungen zu prüfen.

Vor einer Lizenz für alle hielte ich das Aufräumen der Freigaben für die wichtigere Ausgabe. Ob ein Vorfall aus zu weiten Rechten versichert wäre, ist eine eigene Frage: Cyberversicherung.

Ist Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform? DSK und Hessen

Am 24. November 2022 stellte die Datenschutzkonferenz fest, dass Verantwortliche auf Grundlage des damaligen Datenschutznachtrags nicht nachweisen können, Microsoft 365 rechtskonform zu betreiben. Am 15. November 2025 hielt der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) einen konformen Betrieb für möglich, bezogen auf die sieben Kritikpunkte der DSK.

Der Bericht grenzt sich aber selbst ab: Geprüft wurde der Datenschutznachtrag in der Fassung vom 1. September 2025, nicht einzelne Produkte, und ohne technische Prüfung. Wir haben das 137 Seiten lange PDF per Volltextsuche nach «Copilot», «KI» und «künstliche Intelligenz» durchsucht: null Treffer.

Den Bericht als Freigabe für Copilot zu zitieren, halte ich deshalb für einen Fehler. Für Kommunen gilt das doppelt, weil dort Landesrecht und Vergaberecht dazukommen.

Mein Rat: In Copilot nur, was auch im Postfach stehen dürfte

Mit Arbeitskonto ist das wörtlich gemeint: Jeder Prompt landet in Ihrem Postfach, auffindbar für die Compliance. Privat liegt er in Ihrem Microsoft-Konto, und eine Frist nennt Microsoft dafür nicht. Steuer-ID, Diagnosen und Mandantennamen gehören deshalb vorher aus dem Text.

Diesen Schritt nimmt Ihnen Nonimo ab, eine App für Mac und Windows. Sie ersetzt Namen, IBAN, E-Mail-Adressen und Kennnummern durch Platzhalter, bevor der Text in Copilot geht, und trägt die echten Angaben in Copilots Antwort wieder ein. Was ersetzt wird, zeigt sie Ihnen vorher markiert an.

Nonimo setzt beim eingefügten Text an. Was Copilot über Microsoft Graph aus Ihren Dateien holt, regeln weiter die Berechtigungen. Welcher Platzhalter wofür steht, verlässt Ihren Rechner nicht (Sicherheit). DSFA und Betriebsrat ersetzt dieser Leitfaden nicht.

Quellen

• Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot: kein Training mit Prompts, Antworten und Graph-Daten; Zugriff der Administration; EU-Datengrenze und Ausnahme der Anthropic-Modelle; Leserechte.
• Microsoft Support, Copilot für Einzelpersonen: Ihre Datenschutzkontrollen und -optionen: Erinnerungen, gemeinsame Erfahrungen, Websuche, personalisierte Werbung, Chat löschen.
• Microsoft, weitere Seiten: «Unternehmensdatenschutz in Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat», «Microsoft Copilot Chat Datenschutz und Schutzmaßnahmen», Purview-Aufbewahrung für Copilot, «Löschen Ihres Microsoft Copilot-Aktivitätsverlaufs», Datenschutz-FAQ der früheren App, Copilot in Microsoft 365 Apps für zuhause.
• DSK, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 6. Mai 2024: Abschnitt 1.10 zur Eingabe-Historie, 2.4 zu betrieblichen Accounts.
• DSK, Festlegung zu Microsoft 365 vom 24. November 2022: Nachweis auf Grundlage des Datenschutznachtrags vom 15. September 2022 nicht möglich.
• HBDI, Bericht zum Einsatz von Microsoft 365, 15. November 2025: Ergebnis zu den sieben Kritikpunkten und Abgrenzung in Abschnitt C.
• Datenschutz-Grundverordnung, EUR-Lex: Art. 4 Nr. 7 und 8, Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter; Art. 28.
• § 87 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Überwachung, Abs. 1 Nr. 6.

Abgerufen am 8. November 2026.