KI in deutschen Kanzleien, ohne Mandantendaten preiszugeben

Wer in der Kanzlei mit KI arbeitet, lädt selten die ganze Akte hoch, sondern kopiert den Entwurf einer Klageerwiderung oder einen Absatz Sachverhalt hinein. Genau darin stehen Name, Anschrift, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN des Mandanten.

Oft ist es auch der ausgefüllte Mandantenfragebogen, den das Sekretariat in eine Tabelle bringen soll. Liegt ihm eine Passkopie bei, bitten Sie Mandanten um eine Kopie mit Wasserzeichen, die Kanzlei und Mandat nennt. Bei Mandanten aus Drittstaaten gilt das auch für die Kopie des Aufenthaltstitels. Was Sie Mandanten über den KI-Einsatz zusagen können, zeigt eine KI-Klausel für Mandatsverträge.

Für Anwältinnen und Anwälte ist das keine Stilfrage, sondern eine des Strafrechts. Den Rahmen stecken § 43a Abs. 2 und § 43e BRAO ab, dahinter steht § 203 StGB. Die BRAK stellt in ihren KI-Hinweisen, Stand Dezember 2024, auf S. 4 klar, dass es nicht darauf ankommt, ob der Anbieter tatsächlich mitliest: „Ausreichend ist wie bei der Offenbarung in § 203 StGB, dass sie die Möglichkeit dazu haben.“

Nonimo setzt deshalb vor dem Absenden an und nicht beim Anbieter. Es sucht im markierten Ausschnitt nach den Kennungen des Mandanten und legt Platzhalter darüber, solange der Ausschnitt noch auf Ihrem Rechner liegt. Was daneben in Ihre interne Regel zum KI-Einsatz gehört, von der Liste zugelassener Werkzeuge bis zur Unterweisung, zeigt unser Muster einer KI-Richtlinie für die Kanzlei.

Bei KI für Anwälte kommt es darauf an, was den Chat erreicht. Mit Nonimo markieren Sie den Ausschnitt und drücken eine Taste; erst dann geht der Text an ChatGPT, Claude oder Copilot, mit Platzhaltern statt Mandantendaten.

Nonimo arbeitet direkt auf dem Arbeitsplatzrechner, unter Mac wie unter Windows, und setzt an jede erkannte Stelle einen Platzhalter. Das Modell antwortet mit den Platzhaltern, und Nonimo setzt die echten Angaben wieder ein, weil nur Ihr Rechner die Zuordnung kennt.

Sie behalten den Überblick: Jede ersetzte Angabe ist auf dem Bildschirm markiert und lässt sich mit einem Klick zurücknehmen. Ihr Text erreicht uns dabei nicht; mehr dazu auf unserer Seite Sicherheit.

Am erfundenen Schriftsatz unten ist das Prinzip abzulesen. Name und Geburtsdatum des Mandanten sind ersetzt, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer ebenso. Anrede und Bitte an die Kollegin bleiben stehen, denn sie benennen niemanden.

Zur anwaltlichen Schweigepflicht beim Einsatz von KI schreibt die BRAK in ihren Hinweisen, Stand Dezember 2024, auf S. 4 unmissverständlich: „Falls möglich, müssen die Daten anonymisiert oder verschlüsselt werden.“

Welches Werkzeug eine Kanzlei nehmen soll, sagt die BRAK nicht, wohl aber, was vor dem Hochladen zu geschehen hat; den Satz von S. 3 finden Sie hier im Wortlaut. Bindend ist das nicht, eine klare Richtung schon, und sie gilt auch für den ganzen Schriftsatz: Ziehen Sie ihn in das Nonimo-Fenster, entsteht neben dem Original eine abgedeckte Kopie; aus Word wird wieder Word.

Ebenfalls auf S. 4 steht der Satz, den man sich über den Bildschirm hängen könnte: „Bei Sprachmodellen wie ChatGPT ist die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich.“ Ein Enterprise- oder Business-Konto nennt die BRAK an keiner Stelle als Schutz, das Wort kommt im ganzen Dokument nicht vor. Zu OpenAI heißt es vielmehr, dass „wie bisher weitere Schutzmaßnahmen ergriffen werden müssen“.

Was die BRAK für den Dienstleister verlangt, bleibt davon unberührt: einen Vertrag zumindest in Textform, mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Nonimo ergänzt ihn um die technische Schutzmaßnahme, die bei Ihnen liegt; die vertragliche steckt im Vertrag mit dem KI-Anbieter. Was OpenAI mit eingehenden Texten macht, erklärt ChatGPT und Datenschutz.

Ein KI-Anbieter ist für die Kanzlei ein Dienstleister im Sinne von § 43e BRAO. Abs. 3 kennen die meisten: Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit, Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Wer das versäumt, trägt selbst ein Risiko, denn nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB kann sich auch strafbar machen, wer eine mitwirkende Person nicht zur Geheimhaltung verpflichtet hat, wenn diese dann ein Geheimnis offenbart.

Weniger beachtet werden die Absätze 4 und 5. Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, wie bei den großen Chatbots aus den USA, darf die Kanzlei den Zugang zu Mandatsgeheimnissen nur eröffnen, wenn der Schutz dort dem inländischen vergleichbar ist. Dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, etwa weil die KI genau diese Klageerwiderung glätten soll, verlangt Abs. 5 zusätzlich die Einwilligung des Mandanten.

Beide Hürden knüpfen an den Zugang zu fremden Geheimnissen an. Nonimo setzt davor an: Was es auf Ihrem Rechner durch Platzhalter ersetzt hat, erreicht den Anbieter nicht. Namen und Nummern herauszunehmen reicht aber oft nicht, warnt die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 (Rn. 49), auf die auch die BRAK verweist, weil sich der Mandant aus dem Zusammenhang erkennen lässt. Kürzen Sie den Sachverhalt deshalb auf das, was die Frage braucht, und lesen Sie das Nachher, bevor Sie absenden.

Wie die europäischen Anwaltschaften das technisch sehen, zeigt der Technische Leitfaden zum Umgang mit KI, den der CCBE am 27. März 2026 angenommen hat und den die BRAK in ihren Nachrichten aus Brüssel 08/2026 vorstellt. Er unterscheidet vier Bereitstellungsformen, vom Modell auf eigener Hardware in der Kanzlei bis zum vollständig vom Anbieter betriebenen Dienst, und nennt die eigene Hardware die sicherste Wahl für die Vertraulichkeit. Ist trotzdem einmal etwas beim falschen Anbieter gelandet, hilft der Leitfaden Datenpanne in der Kanzlei.

Nonimo installieren Sie an jedem Arbeitsplatz, an dem in der Kanzlei mit KI-Tools gearbeitet wird, unter Windows oder auf einem Mac.

Die Anwendung laden Sie oben auf dieser Seite herunter, und jede Anwältin, jeder Anwalt und jede Fachangestellte installiert sie am eigenen Platz.

In der Einzelkanzlei ist damit alles erledigt; in der Sozietät fängt man dort an, wo schon mit ChatGPT oder Copilot gearbeitet wird. Für alle Plätze der Sozietät verteilt die IT die Browsererweiterung per Richtlinie; sie maskiert ohne Tastendruck, bevor etwas beim KI-Werkzeug ankommt. Schreiben Sie uns dazu an hello@nonimo.ai.

Ausprobieren lässt sich das an einem Nachmittag: Anwendung installieren, einen Ausschnitt aus einer abgeschlossenen Akte markieren, Taste drücken und das Nachher Zeile für Zeile mit dem Original vergleichen. Danach wissen Sie, was bei ChatGPT oder Copilot ankommen würde, und können in Ruhe entscheiden, an welchen Plätzen der Kanzlei Sie anfangen und welche Regeln dort gelten sollen. Fragen später Ihr Versicherer oder ein Mandant per Fragebogen nach dem KI-Einsatz, hilft KI im Fragebogen.