Pseudonymisierung nach DSGVO: was die KI sehen darf

Ersetzen Sie im Einspruch den Namen Ihrer Mandantin durch einen Platzhalter und behalten eine Liste, wer hinter welchem Platzhalter steht, dann ist der Text pseudonymisiert. Anonym ist er damit nicht. Für Ihre Kanzlei bleiben es personenbezogene Daten, mit allen Pflichten, die daran hängen.

Seit dem 4. September 2025 gibt es ein Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union, das die Lage beim Empfänger neu sortiert. Für Anwälte und Steuerberater liegt darüber das Berufsrecht, und das fragt zuerst, ob Mandatsgeheimnisse die Kanzlei überhaupt verlassen dürfen.

Pseudonymisiert vs. anonymisiert: der Unterschied in Art. 4 Nr. 5 DSGVO

Art. 4 Nr. 5 DSGVO beschreibt Pseudonymisierung als Verarbeitung, nach der sich Daten ohne zusätzliche Informationen keiner bestimmten Person mehr zuordnen lassen. Diese Zusatzinformation wird gesondert aufbewahrt und durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt. Zwei Bausteine also: der Austausch und der verwahrte Schlüssel.

Erwägungsgrund 26 zieht die Folge. Was sich mit Zusatzwissen wieder einer Person zuordnen lässt, gilt als Information über eine identifizierbare Person. Anonym ist erst, was niemand mit Mitteln zurückverfolgen kann, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden, gemessen an Kosten, Zeit und Technik.

In einer Mandantenliste ist der Schlüssel meist eine zweite Datei mit der Zuordnung. Diese Datei halte ich für das heikelste Stück der ganzen Übung: Wer sie neben die bearbeitete Fassung legt, hat wieder Klartext vor sich.

Was ist das Gegenteil von anonymisiert? Ein Satz in drei Fassungen

Wer nach dem Gegenteil von anonymisiert sucht, landet oft bei pseudonymisiert. Das trifft es nicht. Das Gegenteil ist personenbezogen, also Angaben über eine identifizierte oder identifizierbare Person nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Pseudonymisierte Daten stehen rechtlich auf dieser Seite und technisch irgendwo dazwischen.

Art. 32 Abs. 1 Buchst. a DSGVO nennt sie als Schutzmaßnahme, Erwägungsgrund 28 als Weg, Risiken zu senken. Erwägungsgrund 29 verlangt bei demselben Verantwortlichen getrennte Aufbewahrung des Schlüssels und die Angabe, wer befugt ist. Für eine Kanzlei würde ich daraus eine einfache Regel machen: festlegen, wer die Auflösung öffnen darf.

An sensiblen Inhalten ändert der Platzhalter wenig. Eine Diagnose bleibt eine Diagnose, auch ohne Namen daneben. Wie man solche Angaben im Büropapier erkennt, steht im Leitfaden zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Sind pseudonymisierte Daten personenbezogen? Das EuGH-Urteil C-413/23 P

Am 4. September 2025 hat die Erste Kammer des EuGH in der Rechtssache C-413/23 P (EDSB gegen SRB) über pseudonymisierte Stellungnahmen entschieden, die an Deloitte gingen, nach der Verordnung 2018/1725 für EU-Stellen. Nach Rn. 52 sind ihr Begriff der personenbezogenen Daten und der der DSGVO gleich auszulegen.

Für den, der pseudonymisiert hat, bleiben die Daten personenbezogen (Rn. 76). Beim Empfänger kann das anders sein, unter zwei Bedingungen aus Rn. 77: Er kann die Maßnahmen nicht aufheben, und er findet die Person auch durch Abgleich mit anderen Elementen nicht. Einen Freibrief lese ich darin nicht.

Für die Informationspflicht zählt nach Rn. 111 die Sicht des Verantwortlichen beim Erheben. Diese Pflicht bleibt bei Ihnen, ebenso die Rechenschaft aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Wie sich das für ein ganzes Team nachweisbar regeln lässt, ist eine eigene Aufgabe.

Sicht des Empfängers: wie LDI NRW, HBDI und EDSA das Urteil lesen

Zwei Landesaufsichten haben das Urteil binnen Tagen kommentiert, im Ton deutlich verschieden. Der Hessische Beauftragte (HBDI) schrieb am 8. September 2025, Anonymität sei allein aus der Sicht des jeweils Verantwortlichen zu bestimmen. Er begrüßte, dass das Urteil die Annahme von Anonymität erheblich erleichtere.

Die Landesbeauftragte in Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) blieb am 5. September 2025 enger am Text: Die maßgebliche Sicht richte sich nach den Umständen des Einzelfalls, für die Informationspflicht zähle die Sicht des Verantwortlichen. Das Urteil sei dem Sinn nach auch auf die DSGVO anwendbar.

Die Leitlinien 01/2025 des EDSA stammen vom 16. Januar 2025, also von vor dem Urteil, und sind bis November 2026 über die Konsultationsfassung nicht hinausgekommen. In einer Kanzlei plane ich mit der strengeren Lesart. Am wenigsten Auslegung braucht der Empfänger, der die Mandatsdaten gar nicht erst bekommt.

Mandantendaten an die KI: § 203 StGB, § 43e BRAO und § 62a StBerG

Für Berufsgeheimnisträger ist die DSGVO nur eine Schicht. § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB bestraft Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, die ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbaren, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Für Notare kommt hinzu, was vom Urkundenentwurf im Chat nichts verloren hat.

Die Tür zu Dienstleistern öffnen § 43e BRAO und § 62a StBerG, in den maßgeblichen Absätzen gleich gebaut. Absatz 1 erlaubt den Zugang nur, soweit er für die Dienstleistung erforderlich ist. Absatz 3 verlangt einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen.

Absatz 4 betrifft Leistungen aus dem Ausland, Absatz 5 den Einsatz für ein einzelnes Mandat: Dann braucht es die Einwilligung, am besten schriftlich und mit Nennung des Dienstes. Absatz 8 lässt den Datenschutz unberührt. Bevor eine dieser Fragen offen ist, würde ich keinen Mandatstext absenden.

Anonymisieren oder pseudonymisieren? BRAK und Bundessteuerberaterkammer

Die Bundesrechtsanwaltskammer legt sich in ihren KI-Hinweisen vom Dezember 2024 fest: Bei Sprachmodellen wie ChatGPT sei die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich. Gehen Daten doch hinaus, müssen sie falls möglich anonymisiert oder verschlüsselt werden. Pseudonymisieren nennt das Papier nicht.

Zwei Sätze daraus nehme ich ernst. Für den Zugang genügt, dass der Anbieter Kenntnis nehmen könnte; ob er liest, spielt keine Rolle. Und Namen und Anschriften zu entfernen reicht regelmäßig nicht, wenn sich Mandatsinformationen aus dem Kontext ergeben. Die Verschwiegenheit selbst konkretisiert § 2 BORA.

Die Bundessteuerberaterkammer ist in ihrem FAQ vom 27. Oktober 2026 offener. Ist nicht sichergestellt, dass der Anbieter der Verschwiegenheit unterliegt, sind personenbezogene und identifizierende Daten vorher zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren. Welche Angaben ein Werkzeug dabei von selbst findet, ist auf der Startseite aufgeführt.

Ein Beispiel für Pseudonymisierung: wann der Sachverhalt den Mandanten verrät

Ein Beispiel, an dem man das Problem sieht. Aus der Mandantin wird ein Platzhalter, aus ihrer Bäckerei ein zweiter. Stehen bleibt: einzige Bäckerei im Ortsteil, Brand in der Backstube im März, Streit mit der Versicherung über die Betriebsunterbrechung. Wer die Lokalzeitung liest, braucht keinen Schlüssel.

Genau diesen Weg meint der EuGH in Rn. 77 mit dem Abgleich mit anderen Elementen. Der EDSA nennt in Rn. 21 seiner Leitlinien öffentlich zugängliche Quellen wie Beiträge in sozialen Netzwerken oder Foren. Bei einem Werkzeug, das Querbezüge herstellen soll, ist das keine Theorie.

Mein Maßstab: Würde jemand aus dem Landgerichtsbezirk erraten, um wen es geht? Dann gehört der Sachverhalt umgeschrieben oder die Frage abstrakt gestellt. Dateien bringen zusätzlich eigene Spuren mit, etwa Autor und Kanzleivorlage in den Dateieigenschaften.

Software für die Anonymisierung: welches Werkzeug für welches Material

Wer nach Software für die Anonymisierung sucht, sollte wissen, was ein Programm leisten kann. Angaben mit festem Format, etwa Steuer-ID, IBAN oder Telefonnummer, findet Software zuverlässig, Namen meistens. Den verräterischen Sachverhalt erkennt sie nicht, weil er keine Form hat, sondern eine Bedeutung.

Die zweite Frage ist, wo die Zuordnung liegt. Liegt sie beim Anbieter, hat er genau das Mittel, das nach Rn. 77 den Personenbezug zurückbringt. Ein Werkzeug, das die Auflösung auf fremden Servern ablegt, käme für Mandantendaten bei mir nicht in Frage.

Auch Werkzeuge, die schon im Haus sind, gehören in diese Prüfung. Copilot kommt oft mit der Microsoft-Lizenz, und unter dem Namen laufen mehrere Produkte mit eigenen Regeln. Für Bilder und Ausweiskopien braucht es ohnehin andere Werkzeuge als für Text.

Mein Rat: erst die Erlaubnis klären, dann die Platzhalter setzen

Die Reihenfolge ist mir wichtiger als jedes Werkzeug. Zuerst die Erlaubnis: Ist die Übermittlung erforderlich, ist der Anbieter verpflichtet, liegt bei Einzelmandaten die Einwilligung vor? Welche Pflichten die KI-Verordnung Ihrer Kanzlei daneben auferlegt, ist ein eigenes Thema.

Danach kommen die Platzhalter und der ehrliche Blick auf den Sachverhalt. Den Austausch übernimmt Nonimo auf dem Kanzleirechner: Welcher Platzhalter wofür steht, weiß nur dieser Rechner. Jede Ersetzung wird angezeigt und lässt sich zurücknehmen.

Wer das im ganzen Team einsetzen will, findet die Tarife auf der Preisseite. Für die Prüfung Ihres eigenen Anbietervertrags ist Ihre Kammer die richtige Adresse, nicht dieser Leitfaden.

Quellen

• EUR-Lex, Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO): Art. 4 Nr. 1 und 5, Art. 5 Abs. 2, Art. 32 Abs. 1, Erwägungsgründe 26, 28 und 29.
• EUR-Lex, Urteil des Gerichtshofs vom 4. September 2025, C-413/23 P: EDSB gegen SRB, Rn. 52, 76, 77, 85, 86 und 111.
• LDI NRW, EuGH zu „personenbezogene Daten“ und „Pseudonymisierung“, 5. September 2025: Einzelfall, Informationspflicht aus Sicht des Verantwortlichen.
• HBDI, Entscheidendes Urteil des EuGH zur Anonymität von Daten, 8. September 2025: Sicht des jeweils Verantwortlichen, Erleichterung für anonyme Daten.
• EDSA, Guidelines 01/2025 on Pseudonymisation: angenommen am 16. Januar 2025, Fassung zur Konsultation (Version 1), Rn. 21 und 22.
• § 43e BRAO: Inanspruchnahme von Dienstleistungen, Abs. 1 bis 5 und 8; § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB im selben Portal.
• § 62a StBerG: gleich gebaute Regel für Steuerberater und Steuerbevollmächtigte.
• BRAK, Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz, Fassung Dezember 2024, Abschnitte 3.1 und 3.2: abstrakte Anfragen, anonymisiert oder verschlüsselt, Kontext, Möglichkeit der Kenntnisnahme.
• BStBK, FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand, Fassung vom 27. Oktober 2026, Seiten 20, 21 und 25.

Abgerufen am 8. November 2026.