PowerPoint anonymisieren samt Notizen

PowerPoint anonymisieren heißt zuerst, die Notizen zu löschen und danach alles, was eine Präsentation neben den Folien speichert. Eine .pptx-Datei trägt Sprechernotizen, ausgeblendete Folien, Kommentare mit den Namen ihrer Verfasser, Text im Folienmaster, Diagramme mit einer ganzen Arbeitsmappe dahinter, Alternativtext zu Bildern und Objekte neben der Folie. Wer die Datei unverändert zu ChatGPT, Claude oder Copilot schickt, reicht all das weiter, auch wenn in der Bildschirmpräsentation nur ein paar aufgeräumte Folien zu sehen sind.

Diese Anleitung öffnet eine Testpräsentation, zeigt, was darin steckt, und arbeitet sie der Reihe nach ab, am Beispiel von PowerPoint für Microsoft 365. Menünamen und Klickwege stammen aus Microsofts deutschsprachiger Hilfe. Was die großen Anbieter mit hochgeladenen Dateien anfangen dürfen, steht in unserem Vergleich KI unter der DSGVO.

PowerPoint anonymisieren: was eine Präsentation mitschickt, ohne es zu zeigen

Präsentationen landen aus naheliegenden Gründen im Chat. Man will das Angebot für einen Großkunden straffen, aus dem Projektstand eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung machen oder die Folien für einen Vortrag in eine andere Sprache bringen lassen. Für diese Aufgaben braucht die KI die Aussagen der Folien, fast nie aber die Namen der Kundin, die Mobilnummer des Projektleiters oder den Kommentar der Kollegin, die die Zahlen noch prüfen wollte.

Anders als ein Brief ist eine Präsentation in Schichten gebaut. Was im Vortrag zu sehen ist, liegt oben. Darunter liegen der Notizenbereich für die Person am Pult, Folien, die nur für Nachfragen gedacht sind, und die Spuren der Abstimmung im Team. Genau diese unteren Schichten schreibt man am freiesten, weil man sie für privat hält.

Die Folie ist nur die Oberfläche

Microsoft beschreibt die Notizen als den Ort für wichtige Punkte, die man beim Vortragen erwähnen möchte, sichtbar auf dem eigenen Bildschirm und nicht für das Publikum. Das stimmt für den Beamer.

Für die Datei gilt es nicht: In der Hilfe zur Dokumentprüfung heißt es, eine Präsentation könne ausgeblendete Daten und persönliche Informationen enthalten, die nicht unmittelbar sichtbar seien, sich aber aus ihr abrufen ließen. Diese Unterscheidung zwischen dem, was der Beamer zeigt, und dem, was die Datei enthält, zieht sich durch die ganze Anleitung.

Was die Bildschirmpräsentation zeigt

Folie 1 · Projektstand Oktober
Kundin: Erika Mustermann
Folie 2 · Projektteam, Tabelle mit zwei Namen
(Folie 3 ausgeblendet, Notizen nur am Pult)

Was in der Datei steht

Folie 3 · Reserve: Konditionen
Kunde: Waldemar Wiebeck, Telefon: 0171 3920058
Notiz zu Folie 2: Rückruf bei Frau Daniela Pützfeld, Mobil 0171 3920057
Kommentar von Rainer Wollratz: Zahl mit Annika Lückerath abstimmen

Was ein Chatbot aus der .pptx-Datei nimmt

Eine KI sieht die Präsentation nicht so, wie sie auf dem Beamer erscheint, sondern als Datei. OpenAI schreibt in seinen Antworten zum Hochladen von Dateien, ChatGPT könne mit Präsentationen arbeiten, und nennt als Beispiel, eine PowerPoint hochzuladen und Rückmeldung zum Inhalt zu erbitten. Außerhalb von ChatGPT Enterprise verwerte ChatGPT dabei nur Text, der digital in der Datei steht; Bilder würden verworfen.

Ob dabei auch Notizen, ausgeblendete Folien und Kommentare mitgelesen werden, beschreibt OpenAI nicht, und von außen lässt sich das nicht prüfen. Für ChatGPT und seine Datenzusagen gilt deshalb dieselbe Vorsicht wie für Copilot und die Daten bei Microsoft: Was in der Datei steht, liegt nach dem Hochladen beim Anbieter.

Die Probe: eine Projektpräsentation, als Archiv geöffnet

Um das greifbar zu machen, haben wir eine kleine Präsentation gebaut, wie sie in einer Agentur oder einem Vertrieb entsteht: drei Folien zum Projektstand eines Kunden, eine davon ausgeblendet, dazu eine vierte mit einem Umsatzdiagramm. Alle Namen sind erfunden, ebenso die Mobilnummer 0171 3920056 in der Tabelle, die Nummer 0171 3920057 in der Notiz und die Nummer 0171 3920058 auf der ausgeblendeten Folie. Die E-Mail-Adressen stammen aus Domains, die für Beispiele reserviert sind.

Eine .pptx-Datei ist technisch ein Zip-Archiv mit vielen kleinen XML-Dateien, eine pro Folie, pro Notizseite, pro Kommentarliste. Wir haben das Archiv mit Python geöffnet, ohne PowerPoint und ohne Nonimo, und gelesen, was in jedem Teil steht. So arbeitet jedes Programm, das eine Präsentation verarbeitet: Es liest die Teile, nicht die Ansicht.

Wer das an einer eigenen Präsentation nachvollziehen will, braucht kein Werkzeug. Legen Sie eine Kopie an, ändern Sie deren Endung von .pptx in .zip und öffnen Sie sie wie einen Ordner. Die Notizen liegen dann unter ppt/notesSlides, die Folien unter ppt/slides, jeweils als Textdatei, die sich mit jedem Editor lesen lässt.

Stelle in der Präsentation	Teil im Archiv	was dort stand
Sprechernotiz zu Folie 2	notesSlides	Rückruf bei Frau Daniela Pützfeld, Mobilnummer
ausgeblendete Folie 3	slides, mit show=“0”	Kunde: Waldemar Wiebeck, Telefonnummer
zwei Kommentare, alt und neu	comments, zwei Autorenlisten	Rainer Wollratz und Kathleen Lorwitz, im Text Annika Lückerath
Arbeitsmappe im Diagramm	embeddings	Spalte „Zuständig: Max Mustermann“
Alternativtext zu einem Foto	Folie 4, Attribut descr	Foto: Korbinian Haslreiter am Messestand
Textfeld neben der Folie	Folie 4, außerhalb der Fläche	Intern: Theresa Hölzlberger wechselt zum 1. Januar
Dateieigenschaften	docProps	Autorin Kathleen Lorwitz, Firma Agentur Lorwitz

Quelle: unsere Testpräsentation mit erfundenen Angaben; Archiv mit Python gelesen (zipfile und openpyxl), Stand 28.9.2026.

Keine dieser sieben Stellen erscheint in der Bildschirmpräsentation, und jede gab ihren Text vollständig her. Zusammen nennen sie acht Personen, die auf keiner sichtbaren Folie vorkommen. Der Folienmaster ist ein Sonderfall: Sein Text war auf jeder Folie zu sehen, ließ sich dort aber nicht bearbeiten; dazu weiter unten.

7Stellen mit Text außerhalb der sichtbaren Folien

8erfundene Personen, die nur dort genannt waren

0davon in der Bildschirmpräsentation zu sehen

Die Probe ist klein, aber die Stellen sind die üblichen. Eine Vertriebspräsentation mit einer Reservefolie für Rabatte, ein Kanzleivortrag mit Stichpunkten zum Mandat im Notizenbereich, ein Quartalsbericht, an dem drei Leute kommentiert haben: So sehen Dateien aus, die im Chat landen. Welche Angaben grundsätzlich vor der KI hinausgehören, listet unsere Übersicht welche Daten geschwärzt werden müssen; diese Anleitung kümmert sich darum, wo sie in einer Präsentation stecken.

Alle Notizen in PowerPoint löschen

Die Notizen sind die Stelle, an der sich Namen am dichtesten sammeln. Wer frei vorträgt, schreibt sich auf, wen er begrüßt, wer die Zahl geliefert hat und wen er danach anrufen soll. Deshalb kommen sie hier an erster Stelle, und deshalb beginnt jede Vorbereitung mit einer Arbeitskopie über Datei und Speichern unter, wie Microsoft es für die Dokumentprüfung ausdrücklich empfiehlt.

Folie für Folie im Notizenbereich

Der Notizenbereich liegt nach Microsofts Hilfe als Feld unter jeder Folie in der Normalansicht; ist er zugeklappt, öffnet ihn die Schaltfläche Notizen in der Leiste am unteren Fensterrand. Dort markieren Sie den Text und löschen ihn. Das ist bei fünf Folien schnell erledigt und hat einen Vorteil: Man liest dabei, was man geschrieben hat, und merkt, ob ein Stichpunkt auf die Folie gehört.

Bei vierzig Folien wird es mühsam, und einzelne Notizen fallen leicht durch, vor allem bei Folien, die aus einer älteren Präsentation übernommen wurden. Eine Folie, die man aus dem Angebot für einen anderen Kunden kopiert, bringt dessen Stichpunkte unten gleich mit. Wer die Notizen für den nächsten Vortrag braucht, verliert nichts: Gelöscht wird nur in der Kopie, das Original bleibt, wie es ist.

Alle auf einmal mit der Dokumentprüfung

Schneller geht es mit der Dokumentprüfung. Nach Microsofts Anleitung führt sie über die Registerkarte Datei: dort Informationen, dann Auf Probleme prüfen und Dokument prüfen. Im Dialogfeld setzen Sie das Häkchen bei den Präsentationsnotizen, wählen Prüfen und anschließend neben den Notizen Alle entfernen. Danach erneut prüfen und schließen.

Zwei Einschränkungen nennt Microsoft selbst. Bilder, die in den Notizenbereich eingefügt wurden, entfernt die Dokumentprüfung nicht. Und was sie gelöscht hat, bringt die Schaltfläche Rückgängig womöglich nicht wieder, weshalb die Kopie kein Umweg ist, sondern der eigentliche Arbeitsschritt. Die Hilfeseite zur Dokumentprüfung nennt keine Mac-Fassung von PowerPoint; am Mac bleibt in jedem Fall der Weg über den Notizenbereich.

Was in Notizen typischerweise steht

Es lohnt sich, beim Löschen einmal bewusst zu lesen. Die Referentenansicht zeigt nach Microsofts Hilfe der vortragenden Person die aktuelle Folie, eine Vorschau der nächsten und darunter die Notizen, während das Publikum nur die Folien sieht. Aus diesem Gefühl der Privatheit heraus schreibt man Dinge, die man auf keine Folie setzen würde: wer im Raum sitzt und wie man ihn anspricht, welche Reklamation noch offen ist, welcher Rabatt die Untergrenze ist.

Das sind oft genau die Angaben, die unsere Liste welche Daten vor der KI hinausgehören nennt: Namen Dritter, dienstliche Telefonnummern, Kundennummern. In einer Folie würden sie auffallen. Im Notizenbereich stehen sie unauffällig und kommen mit jeder Kopie der Datei mit.

Ausgeblendete Folien stehen weiter in der Datei

Folien auszublenden ist ein beliebter Trick, um eine Präsentation für verschiedene Zuhörer zu nutzen. Die Folie mit den Konditionen bleibt drin, falls jemand fragt, wird aber nicht gezeigt. Microsoft beschreibt genau diesen Zweck: Folien mit zusätzlichen Details, die man bei Bedarf einblendet.

Über den Verbleib ist die Hilfe eindeutig. Eine ausgeblendete Folie verbleibt in der Datei; sie wird nur ausgeblendet, wenn die Bildschirmpräsentation läuft. In unserer Probe stand auf ihr der Name eines Kunden mit Telefonnummer, und das Leseprogramm gab beides aus, versehen nur mit dem Merkmal, dass die Folie nicht gezeigt wird.

Warum die Dokumentprüfung sie übergeht

Hier liegt die Falle, die in vielen Anleitungen fehlt. In Microsofts Aufstellung der Inspektoren für PowerPoint kommen ausgeblendete Folien nicht vor. Es gibt Inspektoren für Kommentare, Dokumenteigenschaften, unsichtbaren Folieninhalt, Inhalt außerhalb der Folie, Präsentationsnotizen und benutzerdefinierte XML-Daten, aber keinen für Folien, die als ausgeblendet markiert sind. Wer sich allein auf die Prüfung verlässt, schickt die Reservefolie mit.

Ausgeblendete Folien erkennen Sie in der Miniaturansicht am linken Rand: Unter Windows trägt ihre Nummer einen Schrägstrich. Ein Rechtsklick auf die Miniatur und Folie löschen entfernt sie; mit gedrückter Strg-Taste lassen sich mehrere auf einmal auswählen. Bei langen Präsentationen hilft die Foliensortieransicht, für die Microsoft denselben Weg beschreibt; dort sieht man alle Folien auf einen Blick.

Soll die Folie für den nächsten Vortrag erhalten bleiben, löschen Sie sie nur in der Arbeitskopie, die hochgeladen wird. Wer unseren Beitrag zum geschwärzten PDF, das sich wieder lesen lässt kennt, erkennt das Muster: Auch dort ist für ein Programm nicht weg, was nur verborgen ist.

Kommentare und die Namen ihrer Verfasser

Kommentare sind in PowerPoint schnell verfasst und schnell vergessen. Man markiert eine Zahl, schreibt „bitte mit Annika klären“, und nach der Abstimmung bleibt der Faden stehen. Microsoft weist in der Hilfe zur Dokumentprüfung darauf hin, dass andere anhand solcher Einträge die Namen der Personen sehen können, die an der Präsentation gearbeitet haben, zusammen mit den Kommentaren der Prüfer.

Unsere Probe zeigt, wie das im Archiv aussieht: Der Kommentartext steht in einem eigenen Teil, der Name der Verfasserin oder des Verfassers in einer eigenen Autorenliste. Wer nur die Anzeige ausschaltet, über Überprüfen und Kommentare anzeigen, ändert nichts an diesen Teilen. In Word ist es genauso, und dort blendet auch die Ansicht Kein Markup Kommentare und Änderungen nur aus.

Dazu kommen Namen im Text der Kommentare selbst. Wer in einem Kommentar ein @-Zeichen vor den Namen einer Kollegin setzt, erwähnt sie; sie bekommt nach Microsofts Hilfe eine E-Mail mit einem Link zum Kommentar. Solche Erwähnungen machen den Faden zu einer kleinen Liste der Beteiligten, samt dem, was man ihnen aufgetragen hat.

Einzeln oder alle auf einmal löschen

Einzelne Kommentare löschen Sie im Bereich Kommentare: den Faden auswählen, auf Weitere Threadaktionen, die drei Punkte, und dann Thread löschen.

Alle Kommentare auf einmal entfernt die Dokumentprüfung mit dem Inspektor Kommentare und Anmerkungen, der nach Microsofts Hilfe auch Freihandanmerkungen erfasst. Lesen Sie die Fäden vorher einmal durch: Manchmal steht darin eine Korrektur, die noch in die Folie gehört. Wie dieselbe Frage in Word aussieht, zeigt unser Leitfaden zum Schwärzen von Word-Dokumenten.

Folienmaster und Layouts: Text, der auf jeder Folie steht

Der Folienmaster ist die Vorlage, aus der alle Folien einer Präsentation ihr Aussehen beziehen. Microsoft beschreibt ihn als den zentralen Ort für Schriften und Logos: Was dort steht, erscheint auf allen Folien, die auf ihm beruhen. Er öffnet sich über die Registerkarte Ansicht und Folienmaster und ist dann die oberste, größere Miniatur links.

In unserer Probe trug der Master ein Textfeld „Vertraulich, erstellt für Erika Mustermann“. So etwas entsteht, wenn eine Vorlage für einen Kunden angepasst und danach für den nächsten weiterverwendet wird. Der Vermerk steht dann auf jeder Folie, lässt sich dort aber nicht markieren. Microsoft erklärt genau dieses Verhalten: Ein Element, das man in der Normalansicht nicht bearbeiten kann, ist möglicherweise auf dem Folienmaster oder einem Layout definiert.

Prüfen Sie deshalb in der Folienmasteransicht den Master und jedes Layout darunter auf Namen, Kundennummern und Vermerke, auch in Fußzeilen. Eine Vorlage, die schon mehrere Kunden gesehen hat, bringt oft mehrere Master mit, einen je Design. In der Liste der Inspektoren für PowerPoint kommt der Folienmaster nicht vor; hier hilft nur das eigene Hinsehen. Welche Angaben eine Datei darüber hinaus in ihren Eigenschaften trägt, beschreibt unser Beitrag zum Entfernen von Metadaten.

Diagramme mit eingebetteter Arbeitsmappe

Ein Diagramm in PowerPoint ist selten nur ein Bild. Wer es aus Excel mit einer der Einfügeoptionen übernimmt, die auf „Arbeitsmappe einbetten“ enden, speichert die Daten dahinter in der Präsentation. Microsoft beschreibt, wie man sie wieder öffnet: das Diagramm auswählen, auf der Registerkarte Diagrammentwurf in der Gruppe Daten die Option Daten bearbeiten wählen; es öffnet sich ein Fenster mit der Tabelle.

Was das Diagramm zeigt

Umsatz im Quartal
Juli: 43
August: 25
(Umsatz in Tausend Euro)

Was die eingebettete Arbeitsmappe enthält

Monat | Umsatz in Tausend Euro | Zuständig
Juli | 43 | Max Mustermann
August | 25 |

In unserer Probe zeigte das Diagramm zwei Balken, 43 und 25 Tausend Euro für Juli und August. In der Arbeitsmappe dahinter stand zusätzlich eine Spalte mit einem Namen, die das Diagramm gar nicht verwendet. Das ist typisch, wenn man eine Auswertung aus einer größeren Liste kopiert hat.

Für eingebettete Excel-Daten schreibt Microsoft selbst, man ermögliche damit vielleicht ungewollt mehr Zugriff auf die Excel-Datei, als man beabsichtige. Was eine Arbeitsmappe außerdem mitführen kann, von ausgeblendeten Blättern bis zu Zwischenspeichern, beschreibt unser Leitfaden, wie man Excel-Daten anonymisiert.

Als Bild einfügen statt einbetten

Braucht die KI nur die Aussage des Diagramms, ist das Bild der sauberste Weg. Beim Einfügen aus Excel bietet Microsoft unter den Einfügeoptionen „Bild“ an; das Diagramm lässt sich danach weder bearbeiten noch aktualisieren, und genau darum geht es. Ist ein Diagramm mit einer Excel-Datei verknüpft, muss man es nach Microsofts Hilfe kopieren und erneut als eingebettetes Diagramm oder als Bild einfügen, um die Verknüpfung aufzuheben.

Soll das Diagramm bearbeitbar bleiben, öffnen Sie die Daten über Daten bearbeiten und löschen alles, was es nicht zeigt: zusätzliche Spalten, Namen, Kommentare, weitere Blätter. Beachten Sie dabei, dass OpenAI für seine Dienste außerhalb von Enterprise angibt, Bilder aus Präsentationen zu verwerfen. Ein Diagramm als Bild gibt der KI dann womöglich gar keine Zahlen mit. Schreiben Sie die zwei oder drei Werte, auf die es ankommt, in diesem Fall als Text auf die Folie.

Alternativtext und Objekte neben der Folie

Zwei kleinere Stellen gehören zu jeder Durchsicht. Die erste ist der Alternativtext. Er beschreibt Bilder, Formen und Diagramme für Menschen, die eine Sprachausgabe nutzen, und ist eine gute Sache. Wer ihn aber mit „Foto: Herr Haslreiter am Messestand“ füllt, hat einen Namen in die Datei geschrieben, den auf der Folie niemand liest. Sie sehen ihn nach Microsofts Hilfe per Rechtsklick auf das Objekt und Alternativtext anzeigen, oder über Bildformat und Alternativtext.

Und das Foto selbst ist eine Angabe zur Person, wie unsere Liste unter Unterschrift, Lichtbild und Kürzel festhält. Ein Porträt auf der Teamfolie gehört deshalb ebenso auf den Prüfstand wie sein Alternativtext.

Objekte neben der Folie und in SmartArt

Die zweite Stelle sind Objekte, die jemand beim Bearbeiten neben die Folie geschoben hat, statt sie zu löschen. In der Normalansicht liegen sie neben der Folie auf der Arbeitsfläche, in der Bildschirmpräsentation erscheinen sie nie. Microsoft zählt Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen dazu. In unserer Probe stand dort eine Personalnotiz. Auch SmartArt-Grafiken und eingebettete Objekte tragen Text, den man in der Eile übersieht; klicken Sie sie einmal an und lesen Sie, was darin steht.

Dokumentprüfung in PowerPoint und ihre Lücken

Die Dokumentprüfung ist das eine Werkzeug, das PowerPoint für diese Aufgabe mitbringt, und sie ist nützlich, wenn man weiß, was sie abdeckt. Microsoft trennt selbst zwischen dem, was sie findet und entfernt, und dem, was sie nur meldet, weil die Präsentation sonst nicht mehr richtig funktionieren könnte.

Bereich	Angabe von Microsoft	was Ihnen bleibt
Präsentationsnotizen	findet und entfernt, ohne Bilder in den Notizen	Bilder im Notizenbereich löschen
Kommentare, auch Freihandanmerkungen	findet und entfernt	vorher durchsehen, ob eine Korrektur noch in die Folie gehört
Dokumenteigenschaften, persönliche Informationen	findet und entfernt	Dateinamen prüfen
Inhalt außerhalb der Folie	findet und entfernt, ohne animierte Objekte	animierte Objekte selbst löschen
unsichtbar formatierte Objekte	findet und entfernt, keine verdeckten	verdeckte Objekte selbst suchen
eingebettete Dateien und Objekte, Makros	findet nur	löschen oder als Bild einfügen
ausgeblendete Folien, Folienmaster, Alternativtext	nicht in der Liste	von Hand prüfen

Quelle: Abschnitt PowerPoint der Hilfeseite „Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen“ von Microsoft Support, abgerufen am 28. September 2026.

Eine Eigenheit betrifft die Zeit danach. Hat die Prüfung persönliche Informationen entfernt, entfernt PowerPoint sie nach Microsofts Hilfe auch bei späteren Speichervorgängen dieser Datei automatisch weiter. Wer die Kopie danach noch mit anderen bearbeitet, sieht dazu den Hinweis „Entfernung personenbezogener Daten aktiviert“ und kann dort über Einstellung ändern zurückschalten.

Vor allem aber lässt die Prüfung jeden Namen stehen, der sichtbar auf einer Folie steht. Sie ist die Kontrolle am Ende, nicht die Vorbereitung. Was die Dateieigenschaften verraten und wie man sie auch ohne PowerPoint leert, erklärt unser Beitrag zum Entfernen von Metadaten.

Eine schlanke Fassung: Folien löschen, als PDF oder nur als Text

Oft ist es einfacher, die Präsentation nicht vollständig aufzuräumen, sondern eine schlanke Fassung nur für diese eine Anfrage zu bauen. Löschen Sie in der Arbeitskopie alle Folien, die für die Frage keine Rolle spielen, einschließlich Anhang, Reserve und Titelfolie mit Kundenlogo. Was nicht in der Datei ist, muss man nicht prüfen.

Für die Namen, die auf den verbleibenden Folien stehen, hat PowerPoint ein Ersetzen: auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten Suchen und Ersetzen, dann Alle ersetzen.

Ersetzen Sie Personen durch Rollen, also „Kundin“, „Projektleitung“ oder „Einkauf“, und die KI versteht den Zusammenhang weiter. Welche Fallen das Ersetzen bei Nachnamen allein und bei Genitivformen hat, beschreibt unser Leitfaden für Word; in PowerPoint stellen sie sich ganz ähnlich.

Der Umweg über PDF oder Text

Beim Speichern als PDF entscheiden Sie in PowerPoint für Windows über die Optionen, ob ausgeblendete Folien, Kommentare und nicht druckbare Informationen wie die Dokumenteigenschaften in die Datei kommen. Das hilft gegen einige der Schichten, aber nicht gegen die Namen auf den Folien, und ein PDF hat eigene Tücken, die unser Beitrag über geschwärzte PDF beschreibt.

Für viele Fragen reicht noch weniger: den Text der Folien markieren und direkt in das Eingabefeld des Chats einfügen. Dann reisen keine Notizen, kein Master, keine Kommentare und keine Arbeitsmappe mit. Lesen Sie den eingefügten Text im Eingabefeld einmal durch, bevor Sie ihn abschicken: Was dort steht, ist genau das, was die KI bekommt, und nicht mehr.

Wenn der Zusammenhang die Person verrät

Auch ohne Namen kann eine Präsentation eine Person kenntlich machen. Die gemeinsamen KI-Hinweise der Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern, als Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz erschienen am 6. Mai 2024, enthalten einen Satz, der auf Folien genau passt: Um personenbezogene Eingaben zu vermeiden, „reicht es regelmäßig nicht, Namen und Anschriften einer Eingabe zu entfernen“. Oft verrät schon der Zusammenhang, um wen es geht.

Eine Folie „Nachfolge Niederlassung Kiel, Leitung ab 1. Januar“ braucht keinen Namen, damit jeder im Haus weiß, wer gemeint ist.

Solche Angaben vergröbern Sie wie jede andere: Ort weglassen, Datum auf das Quartal runden, Funktion allgemeiner fassen. Wer Namen durch Kürzel ersetzt und die Zuordnung aufbewahrt, pseudonymisiert und anonymisiert nicht; was das rechtlich bedeutet, steht in unserem Text über Pseudonymisierung oder Anonymisierung.

Acht Handgriffe an der Arbeitskopie

Die Reihenfolge ergibt sich aus den Abschnitten oben. Sie ist so gewählt, dass kein Schritt einen früheren wieder aufmacht, und sie stützt sich auf Microsofts Beschreibungen der PowerPoint-Menüs und auf das, was unsere Probe im Archiv gefunden hat.

1. Arbeitskopie speichern. Mit Speichern unter eine zweite Datei erzeugen; gearbeitet wird nur an ihr.
2. Folien aussortieren. Ausgeblendete Folien und alles, was für die Anfrage keine Rolle spielt, entfernen.
3. Folienmaster ansehen. Master und Layouts in der Folienmasteransicht auf Namen und Vermerke prüfen.
4. Diagramme klären. Über Daten bearbeiten nachsehen, was darin steckt, oder als Bild einfügen.
5. Namen ersetzen. Mit Suchen und Ersetzen Personen durch Rollen ersetzen.
6. Alternativtext und Randbereich. Beschreibungen von Bildern lesen, Objekte neben der Folie löschen.
7. Dokumentprüfung laufen lassen. Notizen, Kommentare, Eigenschaften und Inhalt außerhalb der Folie entfernen.
8. Dateinamen ändern. „Angebot_Mustermann_final.pptx“ reist beim Hochladen mit.

Wer das im Team öfter braucht, schreibt es am besten in die Regeln für den Umgang mit KI; eine Vorlage dafür gibt es als Muster für eine KI-Richtlinie. Ob und wem es zu melden ist, wenn eine Präsentation schon ungeprüft hochgeladen wurde, klärt unser Leitfaden zur Meldung einer Datenpanne.

Nonimo: Folientext und Notizen mit Platzhaltern

Das Ersetzen Folie für Folie nimmt Ihnen Nonimo ab, und zwar direkt auf Ihrem Computer. Das Werkzeug oben auf dieser Seite ersetzt die Angaben ebenfalls und gibt Ihnen das Ergebnis; danach wird die Datei verworfen. Mit der App markieren Sie die Präsentation im Finder (Mac) oder im Datei-Explorer (Windows) und drücken Ihre Tastenkombination. Danach steht in der Zwischenablage, was die Folien sagen, auch die ausgeblendeten, dazu die Sprechernotizen, jeweils mit Platzhaltern an der Stelle der Namen. Fügen Sie die Antwort der KI wieder ein, setzt Nonimo die echten Namen zurück.

Mit der Tastenkombination nehmen Sie Text mit; legen Sie die Präsentation im Nonimo-Fenster ab, laden Sie aus der Vorschau eine abgedeckte Kopie als PowerPoint-Datei herunter. Eine alte .ppt-Datei speichern Sie vorher als .pptx.

Aus den drei Folien unserer Probe wurde mit Nonimo der folgende Text. Folie 3 war ausgeblendet, die letzte Zeile ist die Notiz zu Folie 2:

Vorher · Folientext und Notizen

Projektstand Oktober
Kundin: Erika Mustermann
Auftrag: Relaunch Webshop
E-Mail: e.mustermann@example.com
Projektteam
Name | Mobil | E-Mail | Abteilung
Carsten Heberer | 0171 3920056 | | Vertrieb
Aylin Öztepeli | | a.oeztepeli@example.net | Einkauf
Reserve: Konditionen
Kunde: Waldemar Wiebeck
Telefon: 0171 3920058
Rückruf bei Frau Daniela Pützfeld, Mobil 0171 3920057

Nachher · Nonimo

Projektstand Oktober
Kundin: [PERSON_1]
Auftrag: Relaunch Webshop
E-Mail: [E-MAIL_1]
Projektteam
Name | Mobil | E-Mail | Abteilung
[PERSON_2] | [FORMULARFELD_1] | | Vertrieb
[PERSON_3] | | [E-MAIL_2] | Einkauf
Reserve: Konditionen
Kunde: [PERSON_4]
Telefon: [TELEFON_1]
Rückruf bei Frau [PERSON_5], Mobil [TELEFON_2]

Das ist Pseudonymisierung: Welcher Platzhalter für welchen Namen steht, bewahrt Nonimo verschlüsselt bei Ihnen auf. Überzählige Folien gehören dennoch vorher aus der Kopie. Was Nonimo auf dem Computer hinterlegt, beschreibt die Seite Sicherheit.

Quellen

• Microsoft Support, Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Arbeitsmappen: Abschnitt PowerPoint; Weg über Datei, Informationen, Auf Probleme prüfen, Dokument prüfen; die Inspektoren für PowerPoint und ihre Grenzen (Bilder in Notizen, animierte Objekte außerhalb der Folie, verdeckte Objekte); was nur gefunden wird (eingebettete Dateien und Objekte, Makros); Kommentare zeigen die Namen der Beteiligten; Prüfung an einer Kopie, Rückgängig nicht immer möglich; aufgeführte Fassungen (keine für Mac); automatische Entfernung persönlicher Informationen bei späterem Speichern und der Hinweis mit Einstellung ändern.
• Microsoft Support, Hinzufügen von Sprechernotizen zu Folien: der Notizenbereich unter jeder Folie, die Schaltfläche Notizen, Notizen nur für die vortragende Person sichtbar; die Referentenansicht mit aktueller Folie, Vorschau und Notizen.
• Microsoft Support, Ausblenden oder Anzeigen einer Folie: eine ausgeblendete Folie verbleibt in der Datei; durchgestrichene Foliennummer; Zweck von Reservefolien; dieselbe Methode in der Foliensortieransicht.
• Microsoft Support, Hinzufügen, Neuanordnen, Duplizieren und Löschen von Folien in PowerPoint: Rechtsklick auf die Miniatur und Folie löschen, mehrere Folien mit gedrückter Strg-Taste.
• Microsoft Support, Hinzufügen, Ändern, Ausblenden oder Löschen von Kommentaren in einer Präsentation: Kommentare anzeigen über Überprüfen; @-Erwähnung schickt der erwähnten Person eine E-Mail; Löschen über Weitere Threadaktionen und Thread löschen.
• Microsoft Support, Was ist ein Folienmaster in PowerPoint?: Ansicht, Folienmaster; Änderungen gelten für alle Folien; Elemente, die sich in der Normalansicht nicht bearbeiten lassen, sind möglicherweise auf dem Master definiert; mehrere Master bei mehreren Designs.
• Microsoft Support, Ändern der Daten in einem vorhandenen Diagramm: Diagrammentwurf, Daten, Daten bearbeiten öffnet die Tabelle des eingebetteten oder verknüpften Diagramms.
• Microsoft Support, Kopieren aus Excel in ein anderes Office-Programm: Einfügeoptionen für Diagramme (Arbeitsmappe einbetten, Daten verknüpfen, Bild); Verknüpfung aufheben durch erneutes Einfügen als eingebettetes Diagramm oder Bild.
• Microsoft Support, Einfügen und Aktualisieren von Excel-Daten in PowerPoint: beim Einbetten womöglich ungewollt mehr Zugriff auf die Excel-Datei als beabsichtigt.
• Microsoft Support, Hinzufügen von Alternativtext zu Formen, Bildern, Diagrammen, SmartArt-Grafiken oder anderen Objekten: Zweck des Alternativtexts; Rechtsklick und Alternativtext anzeigen oder Bildformat und Alternativtext.
• Microsoft Support, Suchen und Ersetzen von Text: Start, Bearbeiten, Suchen und Ersetzen, Alle ersetzen.
• Microsoft Support, Speichern von PowerPoint-Präsentationen als PDF-Datei: über Optionen entscheiden, ob ausgeblendete Folien, Kommentare und nicht druckbare Informationen wie Dokumenteigenschaften ins PDF kommen; unter Was veröffentlichen statt der Folien etwa Handzettel oder Gliederung.
• OpenAI, File Uploads FAQ: ChatGPT arbeitet mit hochgeladenen Präsentationen; Beispiel PowerPoint mit Bitte um Rückmeldung; außerhalb von Enterprise nur textbasierte Auswertung, digitaler Text wird extrahiert und Bilder verworfen.
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0 vom 6. Mai 2024, Ziffer 3.1, S. 12: es reicht regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu entfernen, der Personenbezug kann sich aus dem Zusammenhang ergeben.
• Nonimo, eigene Testpräsentationen und eigene Messung, 28. September 2026: Projektpräsentation mit erfundenen Angaben, als Archiv ausgelesen mit Python; Textausgabe von Nonimo mit deutschen Platzhaltern für Folien, ausgeblendete Folie und Notizen.