CSV-Datei anonymisieren, auch TXT und ODT

Wer eine CSV-Datei anonymisieren will, streicht in erster Linie Spalten. Anders als eine Excel-Arbeitsmappe kennt eine CSV-Datei keine ausgeblendeten Blätter, keine Notizen und keine Formeln. Sie ist reiner Text, Zeile für Zeile, mit Semikolon oder Komma zwischen den Feldern, und was ein Texteditor davon zeigt, ist die ganze Datei.

Genau deshalb reist aber jede Spalte mit, die das Programm beim Export geschrieben hat. Bei einem Dokument aus LibreOffice Writer oder einer RTF-Datei liegt es umgekehrt: Dort stecken Kommentare, gelöschte Passagen und ausgeblendeter Text, die beim Lesen niemand bemerkt.

Dieser Leitfaden nimmt sich die vier Formate der Reihe nach vor: CSV und TSV, einfache Textdateien, Writer-Dokumente im Format .odt und RTF. Für Arbeitsmappen gibt es den eigenen Leitfaden zu Excel-Daten vor der KI, für Präsentationen den zu Notizen und Folien in PowerPoint. Eine Tabelle aus LibreOffice Calc (.ods) speichern Sie für diesen Zweck als .xlsx und gehen dann nach dem Excel-Leitfaden vor.

CSV-Datei anonymisieren: was im Export steht und was nicht

Viele CSV-Dateien, die in einem Chat landen, hat kein Mensch von Hand angelegt. Sie kommen aus einem Programm: der Kundenliste eines CRM, dem Bestellexport eines Onlineshops, den Antworten eines Webformulars, der Terminliste einer Praxissoftware. Hochgeladen werden sie, weil eine KI darin schnell Muster findet. Welche Beschwerden sich häufen, welche Tarife gekündigt werden, wo derselbe Kunde zweimal angelegt ist.

Sparsam ist so ein Export selten. Viele Exporte enthalten eher zu viele Felder als zu wenige, und so steht neben der Spalte mit dem Anliegen auch die Mobilnummer, die Bankverbindung, das Geburtsdatum und das Feld für interne Bemerkungen. Für die Auswertung zählt davon fast nichts.

Keine Blätter, keine Notizen, dafür jede Spalte

Was beim Speichern als CSV von einer Arbeitsmappe übrig bleibt, beschreiben Microsoft und LibreOffice in ihren Hilfeseiten fast wortgleich:

Was eine Arbeitsmappe tragen kann	in der CSV-Datei
weitere Blätter, auch ausgeblendete	nein, nur das aktive Blatt
Kommentare und Notizen	nein
Formeln	nein, nur der angezeigte Wert
Formatierung, Grafiken	nein
ausgeblendete Zeilen des Blatts	ja, als gewöhnliche Zeilen
jede Zelle mit Inhalt	ja

Quelle: Microsoft Support, Dateiformate für Excel und Excel für Mac; LibreOffice-Hilfe, Öffnen und Speichern von CSV-Dateien und Textexport. Ausgeblendete Zeile: Messung mit LibreOffice Calc 26.8, September 2026.

Für das Vorbereiten ist das eine gute Nachricht mit einem Haken. Gut, weil nichts Unsichtbares mitfährt: Wer die Datei im Texteditor öffnet, sieht jedes Zeichen, das auch die KI bekommt. Der Haken ist die vorletzte Zeile der Tabelle. Wer eine Arbeitsmappe als CSV speichert, räumt also vorher auf; der Excel-Leitfaden beschreibt das im Abschnitt über das Speichern als CSV.

Was ChatGPT mit einer hochgeladenen CSV-Datei macht

Unter den Beispielen, die OpenAI für das Hochladen aufzählt, steht die CSV-Datei ausdrücklich. Man könne eine Tabelle hochladen und ChatGPT bitten, die Daten zu verstehen und darzustellen, oder die Zeilen mit einem bestimmten Merkmal zählen lassen. Für Tabellen und CSV-Dateien gilt nach derselben Seite eine Grenze von etwa 50 MB je Datei, abhängig von der Länge der Zeilen. Eine Kundenliste mit einigen tausend Einträgen passt also vollständig hinein, mit allen Spalten.

Wie lange OpenAI hochgeladene Dateien aufbewahrt und was sich abschalten lässt, steht in unserem Überblick ChatGPT und Datenschutz; für Copilot gibt es eine eigene Übersicht. Für die CSV-Datei genügt eine einfache Regel. Was in ihr steht, hat der Anbieter.

Die Kundenliste aus dem CRM: nur die Spalten, die die Frage braucht

Der sauberste Weg beginnt, bevor die Datei entsteht. Manche Programme lassen beim Export auswählen, welche Felder in die CSV-Datei kommen. Wer dort nur Anliegen, Tarif und Kategorie ankreuzt, muss hinterher nichts löschen. Die DSGVO kennt dafür den Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c): Daten müssen dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Wer Beschwerden auswerten lässt, braucht dafür den Namen der Kundin nicht.

Die Aufsicht sieht das ähnlich streng. Aus Hamburg stammt eine Checkliste zu Chatbots mit großen Sprachmodellen, datiert auf den 13. November 2023, herausgegeben vom dortigen Landesbeauftragten, dem HmbBfDI. Ihr Punkt 5 lautet „Keine Eingabe personenbezogener Daten“ für den Fall, dass der Anbieter Eingaben für eigene Zwecke nutzen darf. Punkt 7 ergänzt, auch Rückschlüsse aus dem Zusammenhang seien möglich; Namen und Anschriften zu streichen genüge daher nicht.

Liegt der Export schon vor, gehen Sie die Kopfzeile Spalte für Spalte durch:

Spalte im Export	was Sie tun
Name, Vorname, Nachname	löschen oder durch Kennziffer ersetzen
E-Mail, Telefon, Mobil	löschen
IBAN, Kunden- und Vertragsnummer	löschen
Straße, PLZ, Ort	Straße löschen, PLZ kürzen
Geburtsdatum	nur das Jahr behalten
Bemerkung, Notiz, Info	lesen, kürzen oder löschen
Anliegen, Tarif, Kategorie	behalten

Quelle: eigene Zusammenstellung nach dem Grundsatz der Datenminimierung; die Spaltennamen sind typische Beispiele.

Die Spalte mit den Bemerkungen

Die gefährlichste Spalte trägt oft den harmlosesten Namen. In Bemerkung, Notiz oder Info schreiben Beschäftigte alles, was in kein anderes Feld passt, und das sind häufig Namen Dritter, Rückrufnummern, Hinweise auf eine Krankheit oder einen Streit in der Familie. Anders als eine Spalte mit Telefonnummern lässt sich so ein Feld nicht mit einem Handgriff leeren. Entweder Sie lesen es Zeile für Zeile, oder es bleibt beim Export draußen.

Für Hinweise auf Gesundheit gelten strengere Regeln; was Art. 9 DSGVO dazu verlangt, steht im Leitfaden zu Gesundheitsdaten vor der KI. Und welche Angaben einen Menschen auch ohne Namen erkennbar machen, zeigt unser Beitrag dazu, welche Daten vor der KI geschwärzt werden.

Spalten löschen und Namen ersetzen in Excel oder Calc

Ist der Export schon da, öffnen Sie ihn in einem Tabellenprogramm, löschen die überflüssigen Spalten und speichern wieder als CSV. Das geht in Excel wie in LibreOffice Calc. Für die Namensspalte gibt es zwei Möglichkeiten. Sie fällt ganz weg, wenn die KI nur zählen oder zusammenfassen soll. Oder sie bekommt eine Kennziffer wie K001, wenn Sie die Antwort später einzelnen Personen zuordnen wollen.

Anonym wird die Liste durch die Kennziffer nicht. Solange irgendwo steht, welcher Name zu K001 gehört, bleibt es Pseudonymisierung, wie sie Artikel 4 der DSGVO unter Nummer 5 beschreibt, und die Daten bleiben personenbezogen. Diese Zuordnung gehört in eine eigene Datei, die nie hochgeladen wird. Was aus dem Unterschied rechtlich folgt, erklärt der Beitrag zur Pseudonymisierung von Mandantendaten.

Beim Öffnen: Trennzeichen und Zeichensatz

Der häufigste Unfall passiert schon beim Öffnen. Microsoft schreibt, dass Excel eine in UTF-8 codierte CSV-Datei normal öffnet, wenn sie mit BOM gespeichert wurde, und sonst über die Registerkarte Daten und Aus Text/CSV. Stimmt der Zeichensatz nicht, werden aus Umlauten fremde Zeichen, und wer so speichert, schreibt den Fehler in die Datei.

In Calc setzen Sie im Dialog zum Öffnen das Häkchen bei Filtereinstellungen bearbeiten. Dann erscheint der Dialog Textimport, in dem Sie den Zeichensatz und das Trennzeichen wählen, bei deutschen Exporten meist das Semikolon. Die Vorschau im unteren Teil zeigt, ob die Spalten richtig getrennt sind, bevor etwas geladen wird. Wer die Namen später wieder zuordnen will, findet die Arbeitsschritte mit Kennziffer und SVERWEIS im Excel-Leitfaden.

CSV UTF-8 speichern: der richtige Dateityp in Excel und Calc

Excel bietet beim Speichern unter mehrere CSV-Varianten an, und sie unterscheiden sich im Zeichensatz. Die Microsoft-Hilfe zu Excel für Mac führt den Dateityp CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) als Export des aktiven Blatts in eine Textdatei nach dem UTF-8-Standard. In der allgemeinen Liste der Excel-Dateiformate steht daneben der ältere Typ CSV (Trennzeichen-getrennt), ohne diesen Zusatz.

Woran das liegt, zeigt schon ein einzelner Buchstabe. Das Ö belegt in UTF-8 2 Byte, in der älteren Windows-Codierung Windows-1252 nur eines. Liest ein Programm eine UTF-8-Datei mit der falschen Annahme, beginnt Öztepeli plötzlich mit einem à und einem Strich; im umgekehrten Fall steht statt des Ö ein Ersatzzeichen. Beides haben wir mit Python nachgestellt.

2 Byte

Den Unterschied beschreibt eine Anleitung des Robert Koch-Instituts zum Speichern von CSV-Dateien aus Sicht der Empfänger: Ohne UTF-8 würden Umlaute und Sonderzeichen entfernt oder in unlesbare Zeichen verwandelt. Für eine Datei, die in einen Chat oder in ein Werkzeug zum Vorbereiten geht, wählen Sie deshalb die Variante mit UTF-8 im Namen. Ältere Excel-Versionen kennen sie nicht; dort beschreibt dieselbe Anleitung den Umweg, die Datei im Editor zu öffnen und über Speichern unter mit der Codierung UTF-8 neu zu sichern.

In LibreOffice Calc: Filtereinstellungen bearbeiten

In Calc wählen Sie Datei, Speichern unter, als Dateityp Text CSV und setzen wieder das Häkchen bei Filtereinstellungen bearbeiten. Im Dialog Textexport legen Sie Zeichensatz, Feldtrenner und Zeichenfolgentrennzeichen fest. Nach der LibreOffice-Hilfe speichert Calc den Zellinhalt dabei standardmäßig so, wie er angezeigt wird, mit den angewendeten Zahlenformaten. Und exportiert wird immer nur die aktuelle Tabelle.

Die Gegenprobe im Texteditor

Bevor die Datei hochgeladen wird, öffnen Sie sie einmal in einem einfachen Texteditor. Stehen die Umlaute richtig da, stimmt die Codierung. Zählen Sie die Felder der Kopfzeile, suchen Sie nach dem @-Zeichen für übrig gebliebene E-Mail-Adressen und nach langen Ziffernfolgen, die wie Telefonnummern oder IBAN aussehen. Auch der Dateiname gehört zur Prüfung: „Beschwerden_Mustermann.csv“ verrät, worum es geht, bevor jemand die Datei öffnet. Mehr zu Dateinamen und Eigenschaften steht im Leitfaden Metadaten entfernen.

Textdateien und Markdown: was der Editor zeigt, ist die ganze Datei

Eine .txt-Datei ist die schlichteste Form, die es gibt: Buchstaben und Zeilenumbrüche, sonst nichts. Markdown (.md) fügt nur Zeichen für Überschriften, Listen und Tabellen hinzu, die ebenfalls lesbar im Text stehen. Im Inneren einer solchen Datei gibt es keine Kommentare, keine ausgeblendeten Stellen und keine Eigenschaften mit Autorennamen. Was im Editor erscheint, bekommt auch die KI.

Das macht Textdateien leicht zu prüfen und schwer zu säubern. Leicht, weil nichts versteckt ist. Schwer, weil in Textdateien meist Fließtext steht: das Protokoll eines Telefonats, die Mitschrift einer Besprechung, ein kopierter Chatverlauf, das Transkript einer Videokonferenz. Namen stehen dort nicht in einer Spalte, sondern mitten im Satz, oft nur als Vorname oder als „Frau Mustermann“.

Protokolle, Transkripte und Chatverläufe

Für solche Texte hilft die Suchfunktion des Editors mehr als jedes Durchlesen. Suchen Sie jeden Nachnamen einzeln, dann jeden Vornamen allein, dann die Anreden Frau und Herr. Ersetzen Sie die Namen durch Rollen, die den Text verständlich lassen: die Kundin, der Kollege aus dem Vertrieb, die Hausverwaltung. In Transkripten steht der Name der sprechenden Person am Zeilenanfang, und dort lässt er sich in einem Durchgang ersetzen.

Transkript, wie es gespeichert wurde

Erika Mustermann: Der Abschlag ist zu hoch.
Carsten Heberer: Ich prüfe den Zählerstand und rufe Frau Mustermann morgen zurück.

Vor dem Hochladen, von Hand ersetzt

Kundin: Der Abschlag ist zu hoch.
Kundenservice: Ich prüfe den Zählerstand und rufe die Kundin morgen zurück.

Dazu kommen Angaben, die nicht wie Namen aussehen. Rückrufnummern, Aktenzeichen, Kundennummern und die Anschrift aus einer E-Mail-Signatur, die mit in den Chatverlauf kopiert wurde. Wie man nach der zweiten Fundstelle und nach dem Nachnamen allein sucht, zeigt ausführlich unser Leitfaden zum Schwärzen im Word-Dokument; in einer Textdatei gilt dasselbe, nur ohne Formatierung, die etwas verdeckt. Speichern Sie die bereinigte Datei in UTF-8, im Windows-Editor über Speichern unter und die Auswahl der Codierung.

LibreOffice Writer: was eine .odt-Datei neben dem Fließtext speichert

Ein Dokument aus Writer ist das Gegenteil einer Textdatei. Die .odt-Datei ist ein Zip-Archiv, und in unserer Probe lagen darin mehrere XML-Dateien: der Inhalt mit Kommentaren und Änderungen in content.xml, die Seitenvorlagen mit Kopf- und Fußzeile in styles.xml, die Eigenschaften in meta.xml. Wer das Archiv mit einem gewöhnlichen Entpackprogramm öffnet, kann jede davon als Text lesen.

Welche dieser Teile ein KI-Dienst auswertet, beschreibt keiner der großen Anbieter im Einzelnen. OpenAI nennt in seiner Hilfe aber als Anwendungsbeispiel, aus einem Dokument Metadaten wie den Autor und das Erstellungsdatum herauszuziehen. Eine KI arbeitet also mit der Datei, nicht mit der Seite auf Ihrem Bildschirm. Für Claude und Gemini gilt dieselbe Annahme.

Die Gesprächsnotiz aus unserer Probe

Für diesen Leitfaden haben wir mit LibreOffice 26.8 eine kurze Gesprächsnotiz aus einem Kundenservice angelegt, mit ausgedachten Namen. Sie enthält 11 Angaben zu Personen an neun Stellen: im Fließtext, in einem Kommentar samt Verfasserin, in einer nachverfolgten Löschung samt Autorin, in einem ausgeblendeten Halbsatz, einem ausgeblendeten Bereich, einer Fußnote, der Fußzeile, den Eigenschaften und dem Ziel eines E-Mail-Links. Anschließend haben wir das Dokument als RTF und als Text gespeichert und alle drei Dateien mit einem Leseprogramm ohne Nonimo ausgewertet.

Angabe in der Notiz	in der .odt-Datei	im RTF	im Export als .txt
Kundin im Fließtext	Fließtext	Fließtext	ja
Kommentar und Verfasserin	Kommentar	Steuerwort für Kommentare	nein
gestrichener Satz	Änderung, gelöscht	als gelöscht markiert	ja
ausgeblendeter Halbsatz	Zeichen ausgeblendet	als verborgen markiert	ja
ausgeblendeter Bereich	Bereich ausgeblendet	gewöhnlicher Absatz	ja
Fußnote	Fußnote	Fußnote	nein, nur die Ziffer
Fußzeile	Seitenvorlage	Fußzeile	nein

Quelle: eigene Gesprächsnotiz mit ausgedachten Namen, gespeichert mit LibreOffice 26.8; Stand der Messung 28. September 2026, gelesen mit Python.

Drei Stellen hatten in der Tabelle keinen Platz. Die Autorin der Änderung stand in der .odt-Datei bei der Änderung und im RTF in einer eigenen Autorenliste, die Autorin aus den Eigenschaften in meta.xml und im RTF. Und die E-Mail-Adresse hinter dem Link, der im Dokument nur als „Antwort an den Messstellenbetrieb“ erscheint, stand in beiden Dateien vollständig.

Das ist kein Fehler von LibreOffice, sondern der Zweck des Formats: Es bewahrt die Arbeit am Dokument auf. Vor der Weitergabe an eine KI müssen Sie diese Arbeitsspuren selbst entfernen.

Kommentare in LibreOffice löschen, einzeln oder alle

Kommentare gehören zur Arbeit am Text, nicht zum Text, und deshalb vergisst man leicht, dass sie mitgespeichert werden. In unserer Probe stand im Kommentar einer Kollegin der Name eines weiteren Kollegen, der zurückrufen sollte, dazu ihr eigener Name als Verfasserin. Beide gehören nicht in einen Chat.

Die LibreOffice-Hilfe beschreibt das Menü Kommentare, das Sie über Bearbeiten, Kommentar erreichen und das sich auch im Kontextmenü eines ausgewählten Kommentars öffnet. Dort stehen Kommentar löschen, Kommentar-Thread löschen, Alle Kommentare von … löschen für einen bestimmten Autor und Alle Kommentare löschen für das ganze Dokument. Vorher lohnt ein Blick in jeden Kommentar, denn nicht selten wartet dort eine Korrektur für den Text. Wie dieselben Handgriffe in Word heißen, zeigt der Leitfaden zu Namen im Word-Dokument.

Nachverfolgte Änderungen: gelöschter Text bleibt, bis Sie annehmen

Wer mit Änderungen aufzeichnen arbeitet, löscht nichts, sondern markiert es. LibreOffice schreibt in seiner Hilfe, dass die Funktion jede Änderung mit Autor und Datum aufzeichnet. Der gestrichene Satz bleibt in der Datei, bis jemand die Änderung annimmt, und zwar mit dem Namen der Person, die ihn gestrichen hat. In unserer Probe war das ein Satz über den früheren Betreuer der Kundin. Word hält es genauso: Dort heißt die Funktion Änderungen nachverfolgen, und ihr Abschalten entfernt keine einzige Markierung.

Unter Bearbeiten, Änderungen verfolgen finden Sie Alle annehmen. Einzeln geht es über Verwalten, wo eine Liste alle Änderungen zeigt und sich nach Autor filtern lässt. Nehmen Sie zuerst alle Änderungen an, schalten Sie Änderungen aufzeichnen aus und ersetzen Sie erst dann Namen. Andernfalls zeichnet Writer Ihr Ersetzen als neue Änderung auf, und der alte Name steht als gelöschter Text wieder in der Datei.

Verborgener Text, Kopfzeile, Fußnoten und Eigenschaften in Writer

Writer kann Text auf mehrere Arten ausblenden: über ein Zeichenformat, als verborgenen Absatz, über ein Feld mit Bedingung oder als ganzen Bereich. Die LibreOffice-Hilfe erklärt, wie Absätze und Bereiche mit einer Bedingung versteckt werden. Gedacht ist das für Vorlagen und Serienbriefe. Im Büroalltag landet dort aber auch, was eine bestimmte Leserin nicht sehen soll, und in unserer Probe war es ein Hinweis auf eine frühere Eskalation.

Bereiche finden Sie über Format, Bereiche. Der Dialog listet alle Bereiche des Dokuments und kennzeichnet die sichtbaren mit einem Brillensymbol; mit Aufheben wird aus einem Bereich wieder gewöhnlicher Text, den Sie lesen und löschen können.

Verborgene Absätze und Text aus Feldbefehlen zeigt Writer an, wenn Sie unter Extras, Optionen, LibreOffice Writer, Ansicht die Markierfelder Verborgenen Text und Verborgene Absätze setzen. Kopf- und Fußzeile sowie Fußnoten sehen Sie, wenn Sie das Dokument Seite für Seite durchgehen; eine Fußnote, die nur einen Namen nennt, löschen Sie am besten ganz.

Autorennamen beim Speichern entfernen

Den eigenen Namen in den Eigenschaften steuern Sie über Datei, Eigenschaften, Register Allgemein. Ohne das Häkchen bei Anwenderdaten verwenden speichert LibreOffice Ihren Namen nicht mehr mit der Datei, und Eigenschaften zurücksetzen setzt Bearbeitungszeit, Erstellungsdatum und Versionsnummer zurück. Weiter reicht eine Einstellung unter Extras, Optionen, LibreOffice, Sicherheit und der Schaltfläche Optionen: Persönliche Informationen beim Speichern entfernen. Nach der Hilfe ersetzt LibreOffice dann die Namen in Kommentaren und Änderungen durch Autor 1, Autor 2 und so weiter.

Autor 1

Den Inhalt eines Kommentars lässt diese Option allerdings stehen, und ein Name im Kommentartext bleibt ein Name. Im selben Dialog lässt sich eine Warnung einschalten, die beim Speichern oder Senden eines Dokuments mit aufgezeichneten Änderungen, Versionen oder Kommentaren erscheint. Für alle, die öfter Dokumente an eine KI geben, ist das eine nützliche Erinnerung. Mehr dazu, was die Eigenschaften sonst noch verraten, steht in unserem Leitfaden zu Autor, Firma und anderen Metadaten.

Als Text speichern: was LibreOffice in die .txt-Datei schreibt

Naheliegend ist der Gedanke, das Dokument einfach als Textdatei zu speichern und nur diese hochzuladen. Writer bietet dafür unter Datei, Speichern unter den Dateityp Text mit Wahl der Textcodierung an. Der Dialog, der dann erscheint, fragt nach Zeichensatz und Zeilenumbruch und, bei Unicode, nach der Byte-Reihenfolge-Markierung.

Das Ergebnis unserer Probe rät davon ab, sich allein darauf zu verlassen. Kommentare, Kopf- und Fußzeile und der Text der Fußnote fehlten in der .txt-Datei; von der Fußnote blieb nur die Ziffer.

Drei andere Stellen kamen aber vollständig mit: der ausgeblendete Halbsatz, der ausgeblendete Bereich und der gestrichene, noch nicht angenommene Satz, der ohne Leerzeichen am folgenden Satz klebte. Von den 11 Angaben standen damit 4 in der Textdatei, und 3 davon hätte beim Lesen in Writer niemand gesehen oder für gültig gehalten.

11Angaben zu Personen in der Gesprächsnotiz

4davon im Export als .txt

3dieser vier gelöscht oder ausgeblendet

Der Export als Text ist also ein guter Zwischenschritt, weil er Kommentare und Seitenvorlagen hinter sich lässt, aber erst nach dem Aufräumen. Nehmen Sie vorher die Änderungen an, heben Sie Bereiche auf und löschen Sie verborgenen Text; danach zeigt die .txt-Datei im Editor ehrlich, was übrig ist.

Auch die Funktion Extras, Redigieren hilft hier kaum: Sie erzeugt nach der LibreOffice-Hilfe über ein Zeichnungsdokument ein PDF aus Pixeln, gedacht zum Veröffentlichen und nicht für einen Text, mit dem eine KI weiterarbeitet. Die Eigenheiten solcher PDF beschreibt der Leitfaden zum geschwärzten PDF.

RTF-Dateien: Kommentare und Änderungen im Quelltext

RTF ist ein altes Austauschformat, das Word und LibreOffice gleichermaßen lesen und schreiben. Anders als .odt oder .docx ist eine RTF-Datei kein Archiv, sondern eine einzige Textdatei, in der Steuerwörter mit vorangestelltem Backslash die Formatierung beschreiben. Wer sie in einem Texteditor öffnet, sieht diesen Quelltext, und in ihm stehen auch die Teile, die Writer oder Word nur am Rand oder gar nicht zeigen.

In der RTF-Fassung unserer Gesprächsnotiz fanden sich alle 11 Angaben der .odt-Datei wieder: der Kommentar mit seiner Verfasserin, der gestrichene Satz, der ausgeblendete Halbsatz, die Fußnote, die Fußzeile, die Autorin aus den Eigenschaften und die Adresse hinter dem Link.

Was man auf der Seite liest

Kundin: Erika Mustermann, Tarif Strom Basis.
Zuständig: Team Nord.
Stand: offen.

Im Texteditor, Auszug

{\*\atnauthor Annika Lückerath} …
{\*\annotation … Rückruf übernimmt Korbinian Haslreiter.}
{\deleted … Bisher betreut von Waldemar Wiebeck.}
{\v Daniela Pützfeld hatte schon einmal eskaliert.}

Der ausgeblendete Bereich wurde zu gewöhnlichem Text

Eine Stelle hat uns überrascht. Der ausgeblendete Bereich mit dem Satz zur Kulanz stand im RTF ohne jedes Kennzeichen für Verborgenes, als ganz normaler Absatz. Wer die RTF-Datei in einem anderen Programm öffnet, bekommt ihn also als gewöhnlichen Text zu sehen. Der ausgeblendete Halbsatz dagegen trug im RTF das Steuerwort für verborgenen Text; im Quelltext lesbar war er trotzdem.

Für RTF gilt deshalb dieselbe Reihenfolge wie in Writer, nur vor dem Speichern: Kommentare löschen, Änderungen annehmen, Bereiche aufheben. Wer eine RTF-Datei bekommt und nicht weiß, wie sie entstanden ist, öffnet sie in Writer oder Word, löscht dort die Kommentare, nimmt alle Änderungen an und speichert neu. Für Word finden Sie die Wege im Abschnitt über Änderungen und Kommentare unseres Word-Leitfadens.

Die Prüfliste für Export, Notiz und Textdatei

Wer eine CSV-Datei anonymisieren oder ein Writer-Dokument vorbereiten will, geht am besten in dieser Reihenfolge vor, die sich aus den Abschnitten oben ergibt; jeder Schritt setzt den vorigen voraus. Sie gilt für die Kundenliste aus dem CRM ebenso wie für eine Notiz aus Writer oder ein Protokoll im Editor.

1. Arbeitskopie anlegen. Das Original bleibt unverändert, bearbeitet wird nur die Kopie.
2. Beim Export sparen. Nur die Felder auswählen, die für die Auswertung nötig sind.
3. Spalten löschen oder ersetzen. Namen durch Kennziffern, die Zuordnung in eine eigene Datei.
4. Freitext lesen. Bemerkungen, Notizen und Protokolle mit der Suche nach jedem Namen durchgehen.
5. In Writer aufräumen. Kommentare löschen, Änderungen annehmen oder verwerfen, Fußnoten mit Namen löschen, Bereiche aufheben, verborgenen Text entfernen.
6. Eigenschaften leeren. Anwenderdaten abwählen und einen Dateinamen ohne Personennamen vergeben.
7. Richtig speichern. CSV als UTF-8, Text mit gewählter Codierung, RTF erst nach dem Aufräumen.
8. Gegenprobe im Editor. Umlaute, Spalten, @-Zeichen und lange Ziffernfolgen prüfen.

In einem Betrieb, in dem solche Exporte häufiger an einen KI-Dienst gehen, gehört diese Liste in eine interne Regel, die auch festlegt, welche Datenbestände dafür überhaupt freigegeben sind; eine Grundlage bietet unsere Vorlage für eine KI-Richtlinie. Ging eine Kundenliste bereits ungesäubert hinaus, erklärt der Beitrag zur Meldung einer Datenpanne, welche Fristen dann laufen.

Nonimo bei CSV, Text, ODT und RTF

Das Ersetzen kann auch Nonimo übernehmen, auf Ihrem Rechner. Das Werkzeug oben auf dieser Seite ersetzt die Angaben ebenfalls und gibt Ihnen das Ergebnis; danach wird die Datei verworfen. Mit der App markieren Sie die Datei auf dem Mac im Finder oder unter Windows im Datei-Explorer und drücken die Tastenkombination von Nonimo. Danach enthält die Zwischenablage den Text der Datei mit Platzhaltern; fügen Sie später die Antwort aus dem Chat ein, stehen die Namen wieder an ihrem Platz. Eine CSV-, .txt- oder .md-Datei können Sie auch im Nonimo-Fenster ablegen und aus der Vorschau eine maskierte Kopie im selben Format herunterladen.

Das gilt für CSV und TSV, .txt und .md; aus .odt und .rtf nimmt Nonimo den Fließtext, die Tabellen sowie Kopf- und Fußzeile. Eine CSV-Datei muss in UTF-8, mit oder ohne BOM, oder in UTF-16 mit BOM vorliegen. Aus Excel also CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) wählen. Aus unserer erfundenen Kundenliste, samt Mobilnummer 0171 3920071 und IBAN DE02 0000 0000 0987 6543 21, machte Nonimo diesen Text:

Vorher · Kundenliste als CSV UTF-8

Name;Mobil;E-Mail;IBAN;Tarif;Anliegen
Erika Mustermann;0171 3920071;;;Strom Basis;Abschlag zu hoch
Carsten Heberer;;c.heberer@example.com;;Gas Komfort;Zählerstand fehlt
Aylin Öztepeli;;;DE02 0000 0000 0987 6543 21;Strom Öko;Umzug gemeldet

Nachher · Zwischenablage

Name;Mobil;E-Mail;IBAN;Tarif;Anliegen
[PERSON_1];[FORMULARFELD_1];;;Strom Basis;Abschlag zu hoch
[PERSON_2];;[E-MAIL_1];;Gas Komfort;Zählerstand fehlt
[PERSON_3];;;[IBAN_1];Strom Öko;Umzug gemeldet

Rechtlich bleibt das Pseudonymisierung: Für wen jeder Platzhalter steht, merkt sich Nonimo verschlüsselt auf Ihrem Gerät. Was die Anwendung speichert, steht unter Sicherheit.

Quellen

• Microsoft Support, In Excel für Mac unterstützte Dateiformate: Dateityp CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) exportiert die Daten des aktiven Blatts in eine Textdatei nach dem UTF-8-Standard; Zelleneigenschaften, Formeln, Grafiken und andere Formatierungen werden nicht beibehalten.
• Microsoft Support, Von Excel unterstützte Dateiformate: Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt); gespeichert wird nur das aktive Blatt.
• Microsoft Support, Richtiges Öffnen von CSV-UTF-8-Dateien in Excel: mit BOM öffnet Excel die Datei normal, sonst über Daten und Aus Text/CSV.
• Robert Koch-Institut, Excel-Datei als CSV-Datei mit UTF-8-Codierung speichern: Dateityp mit UTF-8 in neueren Excel-Versionen; ohne UTF-8 werden Umlaute entfernt oder verfälscht; Umweg über den Editor und die Codierung UTF-8 in älteren Versionen.
• LibreOffice-Hilfe, Öffnen und Speichern von CSV-Dateien: Filtereinstellungen bearbeiten; beim Export nur die aktuelle Tabelle, Formeln und Formatierungen gehen verloren.
• LibreOffice-Hilfe, Textimport und Textexport: Zeichensatz, Trennoptionen und Vorschau beim Öffnen; Zeichensatz, Feldtrenner und Speichern des Zellinhalts wie angezeigt beim Speichern.
• LibreOffice-Hilfe, Menü Kommentare: Kommentar löschen, Kommentar-Thread löschen, alle Kommentare eines Autors oder des Dokuments löschen.
• LibreOffice-Hilfe, Änderungen verfolgen und Änderungen akzeptieren oder verwerfen: Aufzeichnung mit Autor und Datum; Alle annehmen; Dialog Änderungen verwalten mit Filter nach Autor.
• LibreOffice-Hilfe, Verbergen von Text, Bereiche und Ansicht: verborgener Text, Absätze und Bereiche mit Bedingung; Format, Bereiche mit Brillensymbol und Aufheben; Anzeige von verborgenem Text und verborgenen Absätzen.
• LibreOffice-Hilfe, Allgemein (Eigenschaften) und Sicherheitsoptionen und -warnungen: Anwenderdaten verwenden, Eigenschaften zurücksetzen; Persönliche Informationen beim Speichern entfernen mit Autor 1, Autor 2; Warnung beim Speichern oder Senden.
• LibreOffice-Hilfe, ASCII Filter Optionen und Redigierung: Zeichensatz, Absatzumbruch und Byte-Reihenfolge-Markierung beim Speichern als Text; Extras, Redigieren erzeugt über ein Zeichnungsdokument ein pixeliertes PDF.
• OpenAI, File Uploads FAQ: Tabellen wie CSV analysieren und Zeilen mit einem Merkmal zählen; Metadaten wie Autor und Erstellungsdatum aus Dokumenten ziehen; Grenze von etwa 50 MB für CSV-Dateien und Tabellen.
• Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots, 13. November 2023, Punkte 5 und 7: keine Eingabe personenbezogener Daten; Namen und Anschriften zu entfernen reicht nicht.
• Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679, Art. 4 Nr. 5 (Pseudonymisierung) und Art. 5 Abs. 1 lit. c (Datenminimierung).
• Nonimo, eigene Testdateien und Messung, 28. September 2026: Kundenliste als CSV in UTF-8 und Windows-1252; Gesprächsnotiz als .odt, RTF und .txt, gespeichert mit LibreOffice 26.8 und ausgelesen mit Python; Textausgabe von Nonimo mit deutschen Platzhaltern.