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Anonimizza CSV e TXT prima di inviarli all'IA

· Scritto e aggiornato da Nonimo

Anonimizzare un file CSV prima di darlo a un’IA vuol dire scegliere, colonna per colonna, che cosa deve arrivare all’assistente. Fuori i nomi, i codici fiscali, i recapiti e gli IBAN che al compito non servono, fuori le note scritte a mano libera, e il file salvato in UTF-8 prima di aprirlo con qualunque programma. Un CSV non nasconde niente, ed è proprio per questo che si porta dietro tutto quello che il gestionale ha esportato.

Lo stesso lavoro, con problemi diversi, riguarda gli altri formati di solo testo che girano negli uffici: il .txt e il .md, il documento .odt di LibreOffice Writer e il vecchio RTF. Nel .odt e nell’RTF ci sono commenti, modifiche registrate, testo nascosto, intestazioni e note che il file conserva anche quando lo schermo non li mostra. Il foglio Excel e la presentazione hanno guide proprie, su righe e fogli nascosti di Excel e su note e diapositive di PowerPoint.

Sul verbo, una precisazione. Mettere un codice al posto dei nomi e custodire altrove la tabella che li ricollega alle persone è pseudonimizzazione: per il GDPR quei dati restano personali, come spiega la guida su chi ha la chiave dei dati pseudonimizzati. Qui usiamo «anonimizzare» perché è la parola con cui si cerca, e di volta in volta indichiamo che cosa rimane nel file.

Anonimizzare un file CSV: che cosa porta con sé un’esportazione

Un CSV nasce quasi sempre da un’esportazione. Il gestionale dello studio, il CRM, il programma delle paghe, il modulo online delle iscrizioni, oppure un foglio Excel salvato con un altro tipo di file. Chi esporta raramente sceglie i campi: il programma scrive tutto quello che ha nella tabella, mentre la schermata da cui si è partiti ne mostrava solo una parte.

Anonimizzare un file CSV: le colonne a schermo e quelle nel file esportato A sinistra la schermata del gestionale, con tre colonne: cliente, servizio, stato. A destra il file CSV esportato dalla stessa tabella, con nove colonne: cliente, codice fiscale, cellulare, email, IBAN, note, operatore, servizio, stato. nella schermata Cliente Servizio Stato nel file .csv Cliente Codice fiscale Cellulare Email IBAN Note Operatore Servizio Stato
Un'esportazione tipica: tre colonne in vista, nove nel file. Esempio costruito per questa guida

Nell’esempio qui sopra la schermata del gestionale mostrava tre colonne e il file ne contiene nove, compresi il campo note e il nome dell’operatore che ha aperto la pratica. Dentro il file, però, c’è soltanto testo. Microsoft lo descrive così: il CSV «salva solo il testo e i valori così come sono visualizzati nelle celle del foglio di lavoro attivo», con tutte le righe e tutti i caratteri di ogni cella. Niente formattazione, niente commenti.

Gli assistenti questi file li accettano senza fatica. Anthropic, per esempio, elenca CSV, TXT, ODT e RTF tra i documenti che si possono caricare in Claude e scrive che da questi file estrae il testo; che cosa succeda poi a quel testo dipende dal servizio, ed è il tema della guida su Claude e i tuoi dati.

Tutte le righe, anche quelle che non guardavi

Il rovescio della semplicità è che nel CSV non c’è un posto per nascondere qualcosa, ma nemmeno un filtro. Se in Excel avevi nascosto delle righe per non vederle, il formato, secondo Microsoft, salva tutte le righe del foglio attivo. In una prova fatta con LibreOffice, la riga nascosta del foglio di partenza è finita nel CSV come le altre.

Gli altri fogli della cartella di lavoro, invece, restano fuori, perché entra solo quello attivo. Conviene quindi verificare di aver esportato il foglio giusto, e non il riepilogo con l’anagrafica completa.

Per sapere che cosa contiene davvero, un CSV si apre con un editor di testo, il Blocco note su Windows o TextEdit sul Mac, e non con Excel. Excel lo rimette in colonne; l’editor ti fa vedere i caratteri così come sono, separatori compresi, ed è molto più vicino a quello che riceverà l’assistente. Chi fa ogni giorno esportazioni dal gestionale, come gli studi di commercialisti, può farne un’abitudine di trenta secondi.

Codifica e separatore: salvare il CSV in UTF-8 da Excel o da LibreOffice

Un CSV non ha un’intestazione che dica in che codifica è scritto. Al massimo porta all’inizio un segno invisibile, il BOM, che secondo Microsoft basta a Excel per aprire bene un CSV in UTF-8. Se chi apre il file sbaglia codifica, le lettere accentate diventano simboli: la «ò» di Niccolò, la «à» di «già».

Per un elenco di clienti italiani non è un difetto estetico. Un cognome storpiato non si ritrova più con una ricerca, e quando lo cerchi per sostituirlo con un codice ti sfugge. Le codifiche che si incontrano in pratica sono due: UTF-8, che tiene tutti i caratteri, e Windows-1252, la vecchia codifica dei programmi Windows per le lingue dell’Europa occidentale.

Salvare il CSV in UTF-8: la stessa riga letta con la codifica giusta e con quella sbagliata Tre righe. Salvato in UTF-8 e letto in UTF-8: Niccolò Cavazzutti. Salvato in UTF-8 e letto come Windows-1252: Niccolò Cavazzutti. Salvato in Windows-1252 e letto come UTF-8: la ò diventa un simbolo di carattere sconosciuto. salvato in UTF-8, letto in UTF-8 Niccolò Cavazzutti salvato in UTF-8, letto come Windows-1252 Niccolò Cavazzutti salvato in Windows-1252, letto in UTF-8 Niccol� Cavazzutti
Lo stesso cognome con la codifica giusta e con quella sbagliata, nei due sensi. Prova fatta per questa guida

In Excel, il tipo di file giusto

In Excel si passa da File, Salva con nome, e nel menu Tipo file ci sono più CSV. Quello che Microsoft indica quando spiega come convertire un CSV in UTF-8 si chiama «CSV UTF-8 (con valori delimitati da virgole) (*.csv)», e la stessa pagina raccomanda la codifica UTF-8 perché funziona per tutte le lingue e gli alfabeti. Scegli quello, non «CSV (delimitato dal separatore di elenco)».

Se il CSV esiste già ed è stato salvato nell’altro modo, la strada descritta da Microsoft è reimportarlo: una cartella di lavoro vuota, Dati, Da testo/CSV, nella finestra Origine file la codifica con cui i caratteri si leggono bene, Carica. Poi di nuovo Salva con nome, con il tipo UTF-8.

Il nome dice «virgole», ma con le impostazioni italiane il file esce quasi sempre con il punto e virgola. Non è un errore. Excel usa il separatore di elenco del sistema, e Microsoft spiega che la virgola usata come separatore decimale, come da noi, costringe Excel al punto e virgola. Quando invece il separatore è la virgola, ogni cella che ne contiene una viene racchiusa tra virgolette doppie.

In LibreOffice Calc, le opzioni del filtro

In LibreOffice Calc si passa da File, Salva con nome, tipo «Testo CSV», con la casella Modifica impostazioni filtro spuntata. Si apre la finestra Esportazione file di testo, dove scegli il set di caratteri, Unicode (UTF-8), e il separatore di campo. È anche il momento di ricordarsi che le righe nascoste del foglio finiscono nel file come le altre.

Un foglio di LibreOffice da passare all’assistente così com’è, con più schede e celle commentate, è un altro discorso: salvalo come .xlsx e segui quella sui fogli di Excel, che parte dalle schede e dalle righe nascoste.

Le colonne che servono all’assistente e quelle che restano in studio

La domanda da farsi prima di esportare è che cosa deve fare l’assistente con quella tabella. Se deve raggruppare le pratiche per tipo, contare i solleciti o preparare un riepilogo per mese, gli bastano il servizio, lo stato, l’importo e un codice che distingua una riga dall’altra.

Nomi, codici fiscali, cellulari, email e IBAN non gli servono quasi mai, e l’articolo 5 del GDPR vuole dati adeguati, pertinenti e limitati allo scopo. L’elenco completo, con gli identificativi italiani, ha una pagina sua; qui ci limitiamo alle colonne che un’esportazione porta con sé.

Colonna che trovi spessoChe cosa rivelaPrima di caricare
Cliente, Nominativo, Ragione socialechi è la persona o la ditta individualeun codice al posto del nome
Codice fiscalel’identità, senza possibilità di equivocoeliminare la colonna
Cellulare, Email, PEC, IBANun recapito o un contoeliminare la colonna
Note, Oggetto, Descrizionetesto libero, spesso con nomi di terzirileggere riga per riga o eliminare
Operatore, Creato dai nomi dei colleghieliminare la colonna
Data di nascita, CAPchi è, se incrociati con il restoridurre ad anno o provincia
Servizio, Stato, Importoil lavoro da faretenere

Per sostituire il nome con un codice basta una colonna nuova, C001, C002 e così via, e una tabella a due colonne salvata in un altro file e in un’altra cartella. Il foglio di calcolo resta lo strumento più comodo per farlo; la guida su Excel spiega la formula e come trasformarla in valori prima di esportare.

Un codice che non si lascia decifrare

Il codice deve fare una cosa sola: distinguere una persona dall’altra senza dire chi è. Le scorciatoie che sembrano comode lo tradiscono. Le iniziali, in un elenco di clienti di uno studio di provincia, bastano spesso a riconoscere qualcuno; un pezzo del codice fiscale, che si costruisce proprio dalle lettere di cognome e nome, le riporta dentro; un numero progressivo assegnato in ordine alfabetico ricostruisce l’ordine dei cognomi.

Meglio numeri assegnati a caso, o nell’ordine in cui le righe compaiono nel file, e sempre lo stesso codice per la stessa persona, in tutte le righe e in tutti i file che mandi. Altrimenti l’assistente conta due clienti dove ce n’è uno solo, e i suoi riepiloghi non tornano.

Se nella tabella ci sono più colonne con persone diverse, per esempio il cliente e il suo referente, ognuna prende una serie propria, con una lettera diversa davanti. La tabella che collega codici e nomi resta nello studio, fuori dalla cartella da cui carichi i file.

La colonna delle note, e il registro di Langhirano

La colonna più pericolosa è quella che nessuno guarda: le note, l’oggetto, la descrizione. Lì dentro chi usa il gestionale scrive liberamente, e i nomi entrano senza essere dichiarati come tali. Il Garante lo ha visto in un registro pubblicato da un Comune.

Con il provvedimento del 10 luglio 2025 il Garante ha sanzionato per 12.000 euro il Comune di Langhirano, in provincia di Parma, che teneva online i registri delle richieste di accesso agli atti. Erano tabelle con data e protocollo, oggetto, classificazione, mittente, destinatario, tipo di accesso ed esito: 1.455 istanze presentate tra il 2017 e settembre 2023, secondo la newsletter dell’Autorità. Nel campo oggetto comparivano anche persone diverse dal richiedente, come l’intestatario di una pratica edilizia.

Il Comune si era difeso sostenendo che mancavano codice fiscale, indirizzo e data di nascita, e che nome e cognome da soli non bastavano a identificare qualcuno. Il Garante ha risposto con l’articolo 4 del GDPR, che tra gli identificativi elenca proprio il nome, e ha ricordato che le linee guida dell’ANAC chiedono un registro con oggetto, data ed esito, oscurando i dati personali presenti.

La lezione vale per qualunque esportazione. Le colonne utili c’erano già, bastava svuotare le altre e rileggere il campo oggetto. Per un ente pubblico che usa l’IA le regole sono anche più strette, e le raccoglie la pagina su enti locali e dati dei cittadini.

File .txt e .md: quello che si vede, e il commento che non compare

Un file di testo semplice è il formato più onesto che ci sia: quello che vedi aprendolo in un editor è quello che contiene. Non ha commenti, non ha revisioni, non ha fogli. Il rischio sta nel modo in cui si riempie. Un .txt nasce quasi sempre incollando: il corpo di una email con la firma di chi scrive, una chat copiata con i nomi dei partecipanti, gli appunti presi durante una telefonata.

Il controllo di un .txt, quindi, è una lettura fatta con la funzione Trova. Cerca la chiocciola delle email, il +39 dei cellulari, le prime lettere dei cognomi che sai esserci. Le firme in fondo ai messaggi e le intestazioni delle email inoltrate sono i posti dove i nomi si accumulano senza che nessuno li abbia scelti.

Anche un .txt ha una codifica, e vale quello che si è detto per il CSV: se lo salvi tu, salvalo in UTF-8. Chi ha un obbligo di segreto trova in una pagina a parte ciò che non deve finire in una chat.

Markdown: il commento che l’anteprima non mostra

Il file .md, quello dei programmi per appunti e dei testi preparati apposta per un’IA, è testo come il .txt, con una differenza: si legge quasi sempre in anteprima. Un commento HTML, scritto tra <!-- e -->, nell’anteprima non compare e nel file sì. Le specifiche di CommonMark lo trattano come HTML grezzo, che passa intatto nella pagina senza essere mostrato.

Lo stesso vale per i collegamenti. In anteprima vedi il testo del link, nel file c’è anche l’indirizzo, che può essere un mailto: con l’email di un cliente. Un .md da caricare si controlla aprendolo come testo, non guardando l’anteprima.

Un .odt di LibreOffice Writer: modifiche registrate e sezioni nascoste

Il documento di LibreOffice Writer è un’altra cosa. Il file .odt è un archivio zip con dentro diversi file XML: il testo sta in uno, gli stili in un altro, e con gli stili viaggiano intestazione e piè di pagina; le proprietà stanno in un terzo. Sullo schermo vedi l’impaginazione finale, e chi apre l’archivio trova anche quello che l’impaginazione ha messo da parte.

Un documento .odt di LibreOffice: le tre parti dell'archivio che contengono testo Tre riquadri. content.xml: il testo, le tabelle, i commenti con autore e data, le modifiche registrate, le note, le sezioni nascoste. styles.xml: intestazione e piè di pagina. meta.xml: chi ha creato il file e chi lo ha salvato. content.xml testo e tabelle commenti, con autore e data modifiche registrate note a piè di pagina sezioni nascoste styles.xml intestazione piè di pagina meta.xml chi l'ha creato chi l'ha salvato
Dove stanno i testi dentro un .odt. Schema ricavato dal file di prova di questa guida

Il punto non è che queste cose siano invisibili per forza. Una revisione si nasconde con un clic, un commento risolto sparisce dal margine, una sezione con la spunta Nascondi non si vede affatto. Il punto è che dal file non se ne va nessuna.

Una lettera di prova, smontata parte per parte

Per vederlo abbiamo scritto una lettera di studio con dati inventati: un oggetto, il nome della cliente, la richiesta, i saluti. Dentro ci sono una riga cancellata con le revisioni attive e mai accettata, un commento, una nota in calce, una sezione nascosta, intestazione e piè di pagina, il nome dell’autrice nelle proprietà. Un programma di poche righe che apre lo zip e stampa il testo di ogni parte restituisce questo:

[content.xml]
  Marta Ciampolini
  Intestatario precedente: Ottavio Brancaleoni
  Oggetto: richiesta di rateizzazione
  Cliente: Loredana Cavazzutti
  La cliente chiede di dividere l'importo in dodici rate.
  Marta Ciampolini
  Sentire prima il geometra Rinaldi, cellulare +39 300 812 4406
  Documenti consegnati dal figlio, Aurelio Cavazzutti.
  Da non inviare: garante Gaetano Brunazzi, g.brunazzi@example.com
  Resto a disposizione per ogni chiarimento.
[styles.xml]
  Pratica Cavazzutti
  Redatto da Marta Ciampolini
[meta.xml]
  Marta Ciampolini
  Marta Ciampolini

La riga cancellata, «Intestatario precedente: Ottavio Brancaleoni», viene prima di tutto il resto, staccata dal punto in cui stava, con sopra il nome di chi l’ha cancellata. L’autrice del commento compare accanto al commento, con il cellulare del geometra. La sezione «Riservato», che nel documento non si vede, è lì con il nome e l’email del garante.

Accettare, rifiutare, eliminare: i comandi di Writer

Le modifiche registrate si chiudono da Modifica, Revisioni, Gestisci. Nella finestra Gestione modifiche le accetti o le rifiuti una per una oppure tutte insieme; finché restano in sospeso, il testo cancellato resta nel file. In Word la logica è la stessa, con altri menu, e la guida su come togliere le revisioni da un file Word li segue sul computer e nel browser.

I commenti portano in fondo alla casella il nome dell’autore con data e ora. Il Navigatore li mette tutti in fila, uno sotto l’altro, e un clic destro permette di eliminarli. Attenzione a quelli segnati come risolti: la guida di LibreOffice avverte che, se nascosti, non compaiono nel margine della pagina ma non vengono eliminati.

Il testo nascosto, in Writer, nasce dai comandi di campo Testo nascosto e Paragrafo nascosto, oppure da una sezione con la spunta Nascondi, messa da Inserisci, Sezione. La spunta Paragrafi nascosti in Strumenti, Opzioni, LibreOffice Writer, Vista li fa ricomparire; le sezioni si ritrovano nel Navigatore.

Intestazione, piè di pagina e note non sono nascosti, ma si dimenticano: il nome della pratica in alto, il «Redatto da» in fondo, la nota che dice chi ha consegnato i documenti. Rileggili come il corpo del testo. In Word le stesse cose hanno altri nomi e altri menu, raccolti nella guida su revisioni e commenti in Word.

Le proprietà del file e l’opzione che sostituisce gli autori

In File, Proprietà, scheda Generale, LibreOffice mostra chi ha creato il file e chi ha fatto l’ultimo salvataggio, con data e ora. Il pulsante Azzera le proprietà riporta a zero il tempo di modifica e il numero di revisione e cancella le date di modifica e di stampa. La casella Utilizzo dati utente decide se il tuo nome completo viene salvato insieme al file.

Più utile, prima di mandare fuori un documento, è un’opzione poco conosciuta. In Strumenti, Opzioni, LibreOffice, Sicurezza, il pulsante Opzioni apre la finestra Opzioni di sicurezza e avvisi. La voce Rimuovi le informazioni personali al salvataggio toglie i dati dell’utente dalle proprietà, dai commenti e dalle revisioni: i nomi degli autori diventano «Autore1», «Autore2», e gli orari un valore unico.

Quello che non fa è toccare il testo. Il commento sul geometra Rinaldi resta dov’è, con il suo cellulare, firmato da Autore1. Nella stessa finestra c’è l’avviso Al salvataggio o all’invio, che ti ferma se il documento contiene modifiche, versioni o commenti registrati: è il promemoria da lasciare acceso. Il resto dei metadati, per Word e PDF, è spiegato nella guida su come rimuovere i metadati.

RTF: che cosa resta dentro un documento salvato in Rich Text

L’RTF è il formato di scambio che Word e LibreOffice sanno ancora scrivere. Si tende a considerarlo povero, quasi testo semplice, e a usarlo come scorciatoia per ripulire un documento prima di mandarlo a qualcuno. Non funziona così.

Un file RTF è testo con dei comandi tra parentesi graffe, e si apre anche con un editor di testo. Il formato prevede i commenti, ciascuno con la firma del suo autore, il testo cancellato con le revisioni, il testo nascosto, intestazione, piè di pagina e note. In una prova fatta con LibreOffice, un documento salvato in RTF si è portato dietro il commento con il nome dell’autrice, il testo cancellato, quello nascosto e la nota.

La stessa lettera, aperta come testo

Ecco alcune righe della stessa lettera di prova, scritta in RTF per questa guida, come appaiono aprendo il file con un editor di testo:

{\header \pard\plain Pratica Cavazzutti\par}
\pard Cliente: Loredana Cavazzutti {\deleted\revauthdel1 Intestatario precedente: Ottavio Brancaleoni}\par
{\*\atnauthor Marta Ciampolini}\chatn{\*\annotation{\*\atnref 1}\pard\plain Sentire prima il geometra Rinaldi, cellulare +39 300 812 4406}\par
\pard {\v Da non inviare: garante Gaetano Brunazzi, g.brunazzi@example.com}\par

Il gruppo \deleted è la revisione mai accettata, \atnauthor è l’autrice del commento, \v è il testo nascosto. In un programma di videoscrittura compaiono solo se attivi la visualizzazione giusta; per chi legge il file come testo sono lì, sempre. In testa al file può esserci anche un gruppo di informazioni sul documento, con l’autore e a volte la società: sono metadati come quelli di un Word, e si trattano allo stesso modo.

La conseguenza è semplice. In Word si accettano le revisioni e si eliminano i commenti, e solo dopo si salva in RTF; in LibreOffice valgono i passaggi descritti per il .odt. Salvare in RTF non è una pulizia, è un cambio di contenitore, e il quadro generale per chi prepara documenti da dare a ChatGPT vale anche qui.

Anonimizzare un file CSV e gli altri formati in sette passaggi

Gli stessi controlli, messi in ordine, valgono per tutti e quattro i formati. L’ordine conta: si toglie prima quello che non serve, poi si sostituisce quello che serve ma identifica, e per ultimo si guarda il file con gli occhi del programma che lo riceverà.

La tabella riassume dove guardare; la lista subito dopo è la sequenza da seguire ogni volta, anche quando il file sembra innocuo. Se nello studio ci sono regole scritte sull’uso dell’IA, questa sequenza è un buon allegato alla policy per i dipendenti.

Dove guardare, formato per formato

FormatoDove si nascondono i datiCome si tolgono
CSVcolonne in più, note, righe nascoste esportateeliminare le colonne prima di salvare
.txtfirme, messaggi incollatiTrova, e una rilettura
.mdcommenti HTML, indirizzi dei linkaprire il file come testo
.odtrevisioni, commenti, sezioni nascoste, noteGestione modifiche e Navigatore
.odt, proprietàautore e dateAzzera le proprietà, Rimuovi le informazioni personali
RTFcommenti, revisioni, testo nascostopulire in Word o Writer prima di salvare

I passaggi

  1. Lavora su una copia. Esporta di nuovo dal gestionale o duplica il documento: l’originale resta intatto e nello studio.
  2. Tieni solo le colonne utili. Eliminale nel foglio prima di salvare il CSV, oppure scegli i campi nell’esportazione se il programma lo permette.
  3. Rileggi il campo note. È il posto dove i nomi entrano senza avviso; se non serve al compito, svuotalo.
  4. Metti un codice al posto dei nomi. La tabella di corrispondenza va in un altro file, e non viaggia con il CSV.
  5. Salva in UTF-8. In Excel con il tipo «CSV UTF-8», in LibreOffice scegliendo Unicode (UTF-8) nel filtro.
  6. Chiudi revisioni e commenti. Nel .odt e nel documento da cui nasce un RTF: accetta o rifiuta, elimina, controlla sezioni e testo nascosto.
  7. Guarda il file come lo leggerà l’IA. Aprilo in un editor di testo e cerca chiocciole, +39 e cognomi.

Portare un CSV nell’assistente senza caricarlo, con Nonimo

Con Nonimo il file non si carica: ne porti via il testo. Sul Mac lo selezioni nel Finder, su Windows in Esplora file, poi premi il tasto di Nonimo, e il contenuto del CSV finisce negli appunti con etichette come [PERSONA_1] dove c’erano nomi e recapiti, da incollare nell’assistente; copiata la sua risposta, lo stesso tasto rimette i nomi al loro posto.

Il CSV si salva in UTF-8, con il tipo «CSV UTF-8 (con valori delimitati da virgole)», e Nonimo lo apre subito. Da un .odt o da un RTF Nonimo legge corpo, tabelle, intestazione e piè di pagina. I dati che rimangono sul tuo computer, e in che forma, li descrive la pagina sulla sicurezza.

L’esportazione di prova, quattro clienti inventati con un identificativo diverso per riga, passata da Nonimo: sopra il file, sotto gli appunti.

Cliente;Codice fiscale;Cellulare;Email;IBAN;Servizio
Rosalba Tuccinardi;TCCRLB79B71A794H;;;;dichiarazione 730
Loredana Cavazzutti;;+39 300 812 4406;;;rateizzazione
Gaetano Brunazzi;;;g.brunazzi@example.com;;IMU seconda casa
Ottavio Brancaleoni;;;;IT44 H000 0000 0000 0000 4718 025;F24 da addebitare
Cliente;Codice fiscale;Cellulare;Email;IBAN;Servizio
[PERSONA_1];[RIFERIMENTO_1];;;;dichiarazione 730
[PERSONA_2];;[TELEFONO_1];;;rateizzazione
[PERSONA_3];;;[EMAIL_1];;IMU seconda casa
[PERSONA_4];;;;[IBAN_1];F24 da addebitare

Fonti

Nonimo è il software che lo fa sul tuo computer: maschera i nomi dei clienti e i codici prima che il testo arrivi a ChatGPT. Senza account, e con l’app i dati dei tuoi clienti non escono dal tuo computer.

Domande frequenti

Anonimizzare un CSV prima di caricarlo nell'assistente: quali colonne togliere?

Parti da una copia e decidi colonna per colonna: via codici fiscali, recapiti, IBAN e nomi dei colleghi, il campo note riletto o svuotato, i nomi dei clienti trasformati in codici con la tabella di corrispondenza tenuta in un altro file. Poi salvi in UTF-8 e riapri il risultato in un editor di testo, per cercare quello che è sfuggito. Con Nonimo, invece del file, porti nell'assistente il suo testo con i dati sostituiti.

Quale formato CSV scegliere in Excel per non rovinare gli accenti?

«CSV UTF-8 (con valori delimitati da virgole)», dal menu Tipo file della finestra Salva con nome. È il tipo che Microsoft indica quando spiega come convertire un CSV in UTF-8, e questa codifica conserva le lettere accentate dei cognomi italiani. Se il file è già stato salvato in un altro modo, lo reimporti da Dati, Da testo/CSV, scegli la codifica con cui si legge bene e lo salvi di nuovo.

Perché il CSV salvato da Excel usa il punto e virgola?

Perché Excel prende il separatore dalle impostazioni del sistema. Microsoft spiega che la virgola come separatore decimale, quella delle impostazioni italiane, porta Excel a usare il punto e virgola, e che il carattere si cambia dalle impostazioni dell'area geografica di Windows. Non serve correggerlo a mano: conta che sia lo stesso in tutto il file. Se invece il separatore è la virgola, le celle che ne contengono una finiscono tra virgolette doppie.

Quando salvi in CSV, che fine fanno le righe nascoste?

Entrano nel file, e lì non sono più nascoste: il CSV è solo testo e non ha modo di nascondere niente. Microsoft scrive che il formato salva tutte le righe del foglio attivo, e in una prova fatta con LibreOffice la riga nascosta è finita nel file come le altre. Gli altri fogli, invece, restano fuori. Per controllare, apri il CSV in un editor di testo e scorri ogni riga.

Nome e cognome da soli, in una tabella esportata, sono un dato personale?

Sì. L'articolo 4 del GDPR mette il nome tra gli identificativi, e il Garante lo ha ricordato al Comune di Langhirano, che si difendeva dicendo che nei suoi registri online mancavano codice fiscale e indirizzo: sanzione di 12.000 euro, con il provvedimento del 10 luglio 2025. In una tabella, poi, il nome sta accanto all'oggetto della pratica, che racconta molto di più. Prima di caricarla, quel nome diventa un codice o sparisce.

Come si eliminano commenti e modifiche registrate in LibreOffice Writer?

Le modifiche si chiudono da Modifica, Revisioni, Gestisci: nella finestra Gestione modifiche le accetti o le rifiuti, una alla volta o tutte insieme. I commenti compaiono in elenco nel Navigatore, dove basta un clic destro per eliminarli. Attenzione a quelli risolti: la guida di LibreOffice avverte che, se nascosti, spariscono dal margine ma non vengono eliminati. Restano da controllare le sezioni nascoste e i campi di testo nascosto.

Il formato RTF conserva commenti e revisioni?

Sì. Un RTF è testo con comandi tra parentesi graffe, e prevede un posto per i commenti, ognuno con il nome di chi l'ha scritto, per il testo cancellato con le revisioni e per il testo nascosto. In una prova con LibreOffice, salvando in RTF un documento che li conteneva, sono finiti tutti nel file. Salvare in RTF non ripulisce niente: prima si accettano le revisioni e si eliminano i commenti, poi si salva.

Rimuovi le informazioni personali al salvataggio cancella i commenti?

No. L'opzione di LibreOffice, che si trova in Strumenti, Opzioni, LibreOffice, Sicurezza, pulsante Opzioni, toglie i dati dell'utente da proprietà, commenti e revisioni e sostituisce i nomi degli autori con valori generici come Autore1. Il testo dei commenti e delle revisioni resta dov'è, con i nomi e i numeri che contiene. Protegge chi ha scritto il documento, non le persone di cui il documento parla.

Nonimo apre i file CSV, TXT, ODT e RTF?

Sì, li apre tutti e quattro. Selezionato il file, basta premere il tasto di Nonimo perché arrivi negli appunti il testo, dove nomi e recapiti sono diventati etichette, da incollare nell'assistente. Se invece trascini un CSV o un .txt nella finestra di Nonimo, si apre un'anteprima del testo mascherato e da lì puoi scaricarne una copia mascherata, sempre come testo. CSV e .txt vanno salvati in UTF-8. Da un .odt e da un RTF vengono letti corpo, tabelle, intestazione e piè di pagina. Quali colonne togliere comunque da un CSV lo dice questa guida.