Caricare documenti su ChatGPT: che cosa togliere prima

Su ChatGPT puoi caricare un PDF, un Word, un foglio Excel o una presentazione, anche senza abbonamento. La parte delicata viene dopo il clic: dove resta quel contratto, e che cosa conteneva il file oltre al testo visibile. Le immagini seguono regole loro: vedi cosa succede alle foto caricate su ChatGPT.

Un contratto caricato per controllare una clausola non ha bisogno dei nomi delle parti: se quei nomi partono lo stesso, è una scelta, non una svista. Che cosa fa OpenAI con le conversazioni in generale lo racconta la guida sulla privacy di ChatGPT.

Caricare un PDF o un Word su ChatGPT: formati e limiti

I documenti accettati sono DOCX, PDF e TXT; i fogli di calcolo XLSX, XLS, CSV e TSV; le presentazioni PPTX. Un file di Google Documenti non entra così com’è: va esportato prima in PDF o in DOCX.

Il tetto di 512 MB per file sembra enorme, e per un contratto lo è. Prima si incontrano i 2 milioni di token dei documenti di testo, o i circa 50 MB dei fogli di calcolo.

Sul piano Free il limite che si sente davvero è un altro: tre caricamenti al giorno. Non mi dispiace, perché obbliga a chiedersi quale documento valga la pena mandare.

Dove finiscono i file: la Libreria resta anche se cancelli la chat

Ogni documento caricato in una conversazione viene salvato anche nella Libreria, in automatico, accanto ai file che ChatGPT genera. La funzione è attiva anche nello Spazio economico europeo, quindi riguarda chi lavora dall’Italia.

Per me è la regola più controintuitiva di tutta la faccenda: eliminare la chat non elimina il file. Sono due gesti separati, e il contratto resta nella Libreria finché non lo togli da lì. Dove si clicca lo spiega la guida su come cancellare la cronologia di ChatGPT.

Ci sono tre eccezioni. I file caricati in una chat temporanea non finiscono nella Libreria. Quelli aggiunti a un progetto restano finché esistono il progetto o il file; quelli dati a un GPT, finché esiste il GPT.

Piano Free, Plus o Business: spazio, addestramento e memoria

Lo spazio della Libreria è separato dai limiti di caricamento, e qui le pagine di OpenAI non coincidono: quella sulla Libreria dà una quota per piano, quella sul caricamento un tetto di 25 GB per utente e 100 GB per organizzazione. In tabella seguo la prima, più dettagliata.

Sull’addestramento valgono le regole delle chat: nei piani per privati anche i file possono servire ai modelli, se lasci accesa l’opzione sul miglioramento del modello («Improve the model for everyone» nella versione inglese). Poi c’è la memoria: se è attiva, file e chat possono aiutare ChatGPT a ricordare dettagli su di te.

Con la memoria il problema si allunga nel tempo: una busta paga caricata a marzo per un conteggio può finire tra le cose che l’assistente sa di te a settembre. Su un account di lavoro dovrebbe stabilirlo la policy per i dipendenti, non l’umore del singolo.

Metadati e revisioni: ChatGPT legge anche l’autore del file

Fra gli usi che OpenAI stessa suggerisce c’è estrarre i metadati di un documento, come l’autore o la data di creazione. Lo presenta come una comodità. Per chi carica la pratica di un cliente suona come un promemoria: parte il file intero, non la pagina.

In un Word d’ufficio, oltre all’autore, possono viaggiare revisioni non accettate, commenti risolti e testo nascosto. La vista pulita li nasconde senza toglierli. In Word il controllo sta in File, Informazioni, Verifica documento; i passaggi sono nella guida per togliere revisioni e commenti.

Sui PDF sono più sospettoso. Un rettangolo nero sopra una riga non la cancella: nel 2021 il Garante ha sanzionato con 10.000 euro un ente pubblico il cui testo oscurato ricompariva con un copia e incolla. Un PDF si sistema togliendo il testo sotto il nero.

Busta paga, contratto di lavoro, fattura elettronica: i campi da togliere

Ogni documento italiano ha il suo campo insidioso. La busta paga riporta codice fiscale e IBAN dello stipendio, e spesso la trattenuta sindacale e i giorni di malattia: appartenenza sindacale e salute sono categorie particolari per l’articolo 9 del GDPR.

Il contratto di lavoro porta nascita, residenza, livello e paga. La fattura elettronica è un file XML in cui le due parti sono identificate per legge, e il blocco allegati può contenerne un altro. Busta paga e contratto includono il codice fiscale, che da solo rivela nascita e sesso.

Per sapere se un conteggio delle ferie torna non serve nessuno di questi campi. Una busta paga intera non la caricherei mai: copierei le tre righe del calcolo, senza intestazione. Che cosa tenere e che cosa generalizzare è nella guida su quali dati anonimizzare.

Documenti dei clienti su ChatGPT: chi ne risponde in Italia

Quando carichi il documento di un cliente, il titolare del trattamento è lo studio o l’azienda, non chi ha premuto invio: lo ricavi dagli articoli 4 e 24 del GDPR. Un file finito nel posto sbagliato può diventare un data breach da valutare e notificare.

Per i professionisti la legge 132/2025, all’articolo 13, aggiunge un dovere: informare il cliente sugli strumenti di IA che adoperi, con parole chiare e complete. Il segreto dell’articolo 622 del codice penale resta dov’era, e lo tratta la guida su ChatGPT e segreto professionale.

Il Garante ha limitato ChatGPT in Italia il 30 marzo 2023. La multa da 15 milioni annunciata a dicembre 2024 non va citata come vigente: il Tribunale di Roma ha accolto l’opposizione e l’Autorità ha tolto il provvedimento dal suo sito. Comunque vada a finire, il file del tuo cliente resta affar tuo.

Prima di caricare il documento: l’ultimo controllo sul file

Il giro si fa sul file salvato, non sulla stampa, e dopo la pulizia del testo, mai al posto suo. Seleziona tutto, incolla in un editor vuoto e rileggi: quello che era solo coperto ricompare. Per un Word la sequenza intera sta dove spieghiamo come anonimizzare un file Word.

Il nome del file è la voce più beffarda. Togli il cognome da tutte le pagine e poi trascini «Bonvicini_contratto_2026.docx», che lo ripete prima ancora che qualcuno apra il documento. Se nel PDF c’è la scansione di un passaporto, vale la guida su come oscurare il passaporto.

Al posto del file, il testo del documento senza dati

Fra un contratto pulito a metà e il suo testo senza dati, scelgo il testo: niente autore, niente revisioni, niente copia nella Libreria con il cognome del cliente nel nome del file. È il lavoro che Nonimo fa sui documenti.

Legge Word, Excel, PowerPoint e PDF e ti restituisce il testo con nomi, codici fiscali e IBAN sostituiti da etichette, pronto da incollare. Di un Word, un Excel o un PowerPoint puoi scaricare anche una copia mascherata nello stesso formato. Come trattiamo il testo lo racconta la pagina sulla sicurezza.

Fonti

• OpenAI, Uploading files and audio to ChatGPT: formati, 512 MB, 2 milioni di token, 50 MB, 20 MB, 80 file ogni tre ore, 3 al giorno sul Free, file per progetto, estrazione dei metadati, 25 GB per utente e 100 GB per organizzazione, API ed Enterprise escluse dall’addestramento. La pagina Enterprise privacy di OpenAI estende l’esclusione predefinita a Business ed Edu.
• OpenAI, Using Library to manage files in ChatGPT: salvataggio automatico, chat cancellata e file che resta, 30 giorni, chat temporanee, spazio per piano, memoria; la pagina sulla conservazione di chat e file aggiunge progetti e GPT.
• Garante privacy, provvedimento n. 112 del 30 marzo 2023: limitazione provvisoria del trattamento dei dati degli utenti italiani di ChatGPT. Il provvedimento n. 302 dell’8 luglio 2021 (doc. web 9703134) riguarda il testo oscurato leggibile con un copia e incolla.
• Garante privacy, avviso sul provvedimento n. 755 del 2 novembre 2024: il provvedimento con la sanzione a OpenAI, annunciata nel comunicato del 20 dicembre 2024, è stato rimosso dopo la sentenza del Tribunale di Roma n. 4153/2026 che ha accolto l’opposizione.
• Regolamento (UE) 2016/679, EUR-Lex: art. 4 sul titolare, art. 9 sulle categorie particolari, art. 24 sulla responsabilità del titolare.
• Legge 23 settembre 2025, n. 132, art. 13, Normattiva: informazione al cliente sui sistemi di IA usati dal professionista; l’art. 11 riguarda il lavoro.
• Agenzia delle Entrate, specifiche tecniche della fattura elettronica 1.9.1: tracciato XML utilizzabile dal 15 maggio 2026.
• Microsoft, controllo documento: proprietà, revisioni, commenti e testo nascosto che la funzione trova e rimuove.

Consultate il 10 novembre 2026.