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Scopri quali dati anonimizzare in un testo

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· Aggiornato il · Scritto e aggiornato da Nonimo

Quali dati anonimizzare in un documento prima di darlo a un assistente di IA? Tutti quelli che portano a una persona, e sono molti di più del nome.

In Italia l’elenco comincia dal codice fiscale e dal numero della carta d’identità, passa per IBAN, cellulare e PEC, arriva ai numeri che solo un ufficio sa leggere, come la pratica, la polizza o il numero di ruolo, e finisce con i dettagli che identificano solo quando stanno insieme: un ruolo, un’azienda, una città, una data.

Questa guida mette in fila quella lista, famiglia per famiglia, con gli identificativi italiani uno per uno, un esempio di quasi identificatori e una checklist da tenere accanto al documento. Qui si decide che cosa togliere; quello che viaggia dentro un allegato, oltre alle parole della pagina, è raccolto nella guida sugli allegati caricati in ChatGPT.

Una nota sulla parola, prima di cominciare. Si cerca «anonimizzare», e la usiamo, ma sostituire i nomi con etichette e conservare l’originale in ufficio è pseudonimizzazione: per chi custodisce la chiave il testo è ancora dato personale, e il perché sta nella pagina dedicata ai dati pseudonimizzati.

Quali dati anonimizzare in un documento: cinque famiglie in una tabella

Il punto di partenza è la definizione del regolamento europeo. L’articolo 4 considera identificabile chi può essere identificato direttamente o indirettamente, e nomina fra gli esempi il nome, un numero di identificazione, i dati di ubicazione e un identificativo online. Il Garante, nella sua scheda sui dati personali, porta tre esempi italiani di identificazione indiretta: il codice fiscale, l’indirizzo IP e il numero di targa.

Da qui si ricavano cinque famiglie. Le prime quattro sono dati che si riconoscono a colpo d’occhio, perché hanno un’etichetta davanti o una forma fissa. La quinta no, e per questo è quella che si dimentica.

FamigliaChe cosa comprendeEsempio italiano
Identificativi direttinome, data e luogo di nascita, numeri di documentocodice fiscale, carta d’identità, tessera sanitaria
Recapitidove si trova e come si contatta la personaindirizzo, cellulare, email, PEC
Finanziariconti e strumenti di pagamentoIBAN, carta, partita IVA di un professionista
Numeri di praticacodici che un archivio collega a una personapratica, polizza, sinistro, R.G., cartella clinica
Quasi identificatoridettagli innocui da soli, rivelatori insiemeruolo, azienda, città, data, età

Fonte: GDPR, articolo 4, punto 1; Garante, «Cosa intendiamo per dati personali»; classificazione di questa guida.

La tabella non è un elenco chiuso. È un modo di guardare il documento: per ogni riga del testo ci si chiede a quale famiglia appartiene e se al lavoro che chiedi all’assistente serve davvero. Un elenco più corto, pensato per lo studio professionale, si trova nella pagina che mette a confronto gli assistenti alla luce del GDPR; qui lo allarghiamo a tutto quello che un documento italiano può contenere.

Gli identificativi diretti: l’anagrafica e i numeri personali

Il nome e il cognome sono il caso ovvio, e proprio per questo si sbaglia sui dettagli. Vanno tolti tutti i nomi di persona del documento, non solo quello dell’intestatario: il coniuge citato in una separazione, il figlio a carico in un 730, il testimone di un sinistro, il collega che ha firmato la relazione. Ognuno è un interessato a pieno titolo.

Poi vengono i numeri. In Italia una persona ha diversi codici personali che ricorrono nelle carte di tutti i giorni, e ciascuno la identifica da solo, a volte meglio del nome, perché non ha omonimi.

Il codice fiscale si legge al contrario

Il codice fiscale è il primo dato da togliere dopo il nome, perché è un nome scritto in un’altra forma. L’Agenzia delle Entrate spiega come sono composti i suoi 16 caratteri: le prime tre lettere vengono dalle consonanti del cognome, le tre successive da quelle del nome, poi l’anno di nascita, una lettera per il mese, il giorno, il codice del comune di nascita e un carattere di controllo.

Quali dati anonimizzare in un documento: che cosa contiene un codice fiscale Il codice fiscale inventato TCCRLB79B71A794H diviso in sette parti: TCC dal cognome, RLB dal nome, 79 per l'anno di nascita, B per febbraio, 71 per il giorno 31 più 40 perché è una donna, A794 per il comune di Bergamo, H come carattere di controllo. Il 31 febbraio non esiste: nessuno può avere questo codice. TCC RLB 79 B 71 A794 H cognome nome anno mese giorno e sesso comune di nascita controllo Tuccinardi Rosalba, donna, «nata» il 31 febbraio 1979 a Bergamo dati inventati: il 31 febbraio non esiste, nessuno ha questo codice
Un codice fiscale inventato, letto con la regola dell'Agenzia delle Entrate. Esempio di questa guida

Nell’esempio inventato qui sopra, TCCRLB79B71A794H si legge così: TCC e RLB vengono da Tuccinardi e Rosalba, poi nata nel 1979 (79), a febbraio (B), il giorno 71, cioè 31 più 40, nel comune con codice A794, Bergamo. La data è scelta apposta: il 31 febbraio non esiste, quindi il codice non può essere di nessuno.

Il giorno di nascita delle donne è aumentato di 40, quindi il codice dice anche il sesso. Chi lo legge ha in mano le consonanti di cognome e nome, il giorno in cui la persona è nata e il comune: con un elenco di omonimi, o con una ricerca, la persona è trovata. Per questo va sostituito ovunque compaia, anche nelle intestazioni dei moduli e nelle ricevute allegate in fondo.

La carta d’identità elettronica lo porta due volte

Chi allega la copia scansionata di una carta d’identità allega più dati di quanti ne veda. Sulla carta d’identità elettronica il numero di serie è stampato in alto a destra ed è fatto di due lettere, cinque cifre e altre due lettere, per esempio CA00000AA, il numero del facsimile del Ministero: 9 caratteri in tutto. Secondo il Ministero dell’Interno, sulla stessa carta il codice fiscale compare due volte: in lettere e cifre, e in un codice a barre.

16caratteri del codice fiscale
2volte il codice fiscale sulla CIE, in chiaro e a barre
9caratteri del numero di serie della CIE
Agenzia delle Entrate e Ministero dell'Interno, pagine ufficiali consultate il 28 settembre 2026

Una foto del documento, poi, è un’immagine: gli strumenti che lavorano sul testo non la vedono, e un assistente che legge le immagini sì. La fotografia del viso, la firma e la zona con le righe leggibili a macchina stanno tutte lì. Se al lavoro servono solo scadenza e comune di rilascio, conviene riscriverli a mano e lasciare la foto dove sta. Se invece la carichi, quanto resta negli archivi dell’assistente lo spiega la guida sulle foto caricate su ChatGPT e gli altri.

Tessera sanitaria, passaporto e patente

La tessera sanitaria contiene il codice fiscale e ha un suo numero, che l’Agenzia delle Entrate mostra fra le informazioni principali della tessera insieme alla scadenza. Compare nei moduli per le visite, nelle ricevute delle farmacie, nelle richieste di rimborso: sono documenti che in uno studio arrivano spesso, e i campi da cercare nei documenti clinici sono elencati nella guida sui referti medici.

Passaporto e patente hanno la stessa funzione e lo stesso trattamento: numero, data e luogo di rilascio, a volte l’ufficio che lo ha emesso. Il passaporto, in particolare, compare nelle pratiche di chi non è residente in Italia e nei documenti di viaggio aziendali. Anche data e luogo di nascita, che accompagnano quasi ogni documento d’identità, vanno trattati come parte dell’anagrafica e non come dettaglio.

Recapiti: indirizzo, cellulare, email e PEC

L’indirizzo di residenza è il recapito più ovvio e anche il più identificante: via, numero civico e CAP indicano una famiglia, spesso una persona. Lo stesso vale per il domicilio, per l’indirizzo di spedizione di un ordine e per quello scritto nella firma di una email. Il cellulare, per la sua natura, porta a una persona sola.

Le linee guida del Garante del 2014, scritte per la pubblicazione di atti amministrativi sul web, sono un buon metro anche per un documento che esce dall’ufficio verso un fornitore di IA. Fra i dati da non diffondere quando non servono citano espressamente le utenze di telefonia fissa o mobile, l’indirizzo di residenza e quello di posta elettronica. Se non servono alla trasparenza di un Comune, non servono nemmeno a riassumere una lettera.

RecapitoDove si nasconde più spesso
Indirizzo di residenzaintestazione, dati del destinatario, visure
Cellularefirma dell’email, moduli, note a margine
Email personaleinoltri, firme, elenchi di destinatari
PECcarta intestata, fatture, piè di pagina

Fonte: classificazione di questa guida.

L’indirizzo email che contiene il cognome

L’email si toglie per due ragioni. La prima è che è un recapito. La seconda è che spesso contiene il nome: r.tuccinardi@ dice il cognome anche dopo che lo hai sostituito nel testo, e lo stesso fa il dominio di una piccola azienda o di uno studio che porta il nome del titolare. Per questo, in un file di testo con email incollate, la prima cosa da cercare è la chiocciola.

La PEC è un caso italiano a parte. È l’indirizzo che compare nelle intestazioni delle lettere formali, nelle fatture, nelle comunicazioni fra studi e con la pubblica amministrazione, e di solito è costruita con nome e cognome o con la ragione sociale.

Va trattata come un’email qualunque, cioè tolta, e va cercata anche nei piè di pagina e nelle firme, dove si nasconde più spesso. Chi scrive una regola per i colleghi fa bene a nominarla per esteso, come fa il modello di regola interna sull’uso dell’IA.

Indirizzo IP e identificativi online

Il terzo esempio del Garante, dopo il codice fiscale e la targa, è l’indirizzo IP. Nei documenti di ufficio compare meno di quanto si pensi, ma compare: nei log allegati a una segnalazione di un problema informatico, nelle email inoltrate con le intestazioni complete, negli estratti di un gestionale che registra chi ha fatto l’accesso e da dove.

Lo stesso vale per gli identificativi che il regolamento chiama online: il nome utente di un portale, il codice cliente di un servizio, l’identificativo di un dispositivo. Se chiedi all’assistente di leggere un log per capire un errore, la riga dell’errore serve; l’indirizzo e l’utente che l’hanno generata no. Si sostituiscono con etichette, come i nomi, e l’analisi resta identica.

Dati finanziari: IBAN, carta di pagamento e partita IVA

L’IBAN identifica un conto e, attraverso il conto, chi lo intesta. Nel testo di un sollecito, di una richiesta di rimborso o di una delega di pagamento è quasi sempre scritto per intero, ed è quasi sempre inutile alla domanda che fai all’assistente: per riscrivere il tono di una lettera, le 27 cifre e lettere del conto non cambiano niente.

Il numero della carta di pagamento si toglie per intero, non solo le ultime cifre, insieme alla scadenza. Le linee guida del Garante del 2014 mettono le coordinate bancarie fra i dati da non diffondere sui beneficiari di contributi; lo stesso criterio vale ancora di più per un estratto conto passato a un chatbot per farsi spiegare una commissione. Per uno studio di commercialisti sono campi che passano sulla scrivania ogni giorno.

Quando l’IBAN è di una società

Qui serve una distinzione. Il regolamento europeo protegge le persone fisiche, e il Garante ricorda nelle stesse linee guida che i dati delle persone giuridiche restano fuori dalla nozione di dato personale. L’IBAN di una società di capitali, quindi, non è un dato personale in senso stretto.

Ma la partita IVA e l’IBAN di una ditta individuale o di un professionista portano dritto a una persona, e anche quando non lo fanno restano informazioni riservate del cliente. Per chi è tenuto al segreto professionale la domanda non è se il dato è personale, ma se il cliente sarebbe contento di saperlo altrove, e il perché è spiegato dal lato del segreto professionale. La risposta pratica non cambia: se non serve, si toglie.

Numeri di pratica, polizza, fascicolo e cartella clinica

C’è una famiglia di numeri che dall’esterno non dice niente e dall’interno dice tutto. Il numero di pratica di uno studio, il numero di ruolo generale di una causa, il numero di sinistro o di polizza di una compagnia, il numero nosologico di una cartella clinica, il protocollo di una domanda in Comune. Da soli sembrano codici di magazzino; nell’archivio che li ha emessi portano a una persona con una sola ricerca.

Il regolamento europeo lo dice nella definizione che abbiamo già visto: una persona è identificabile anche attraverso un numero di identificazione. E il considerando 26 chiede di considerare tutti i mezzi che il titolare o un terzo possono ragionevolmente usare per identificarla: chi ha accesso all’archivio che ha emesso il numero dispone del mezzo più semplice di tutti.

NumeroChi può risalire alla personaEsempio di forma
Pratica o fascicolo internol’ufficio che lo ha aperto2026/0417
Ruolo generale di una causacancelleria, parti, avvocatiR.G. n. 5812/2025
Polizza e sinistrocompagnia, agenzia, peritopolizza n. 7731204558
Cartella clinicastruttura sanitaria, medico curanten. 2026/00318
Protocollo di una domandal’ente che l’ha ricevutaprot. n. 18244

Fonte: GDPR, articolo 4 e considerando 26; numeri inventati da questa guida.

All’assistente questi numeri non servono quasi mai: per scrivere una memoria o riassumere una perizia basta sapere che c’è una pratica. Si sostituiscono con un riferimento neutro e sempre uguale, così il testo resta leggibile. Nei documenti di uno studio legale il numero di R.G. compare in intestazione su ogni pagina, e va cercato lì prima che nel corpo del testo.

Targa, POD e PDR: i codici delle cose che portano alle persone

Alcuni codici identificano un oggetto e, attraverso l’oggetto, il suo proprietario. La targa è l’esempio che fa lo stesso Garante. Nelle pratiche di sinistro compaiono anche il telaio e il numero di patente del conducente, e per un broker assicurativo sono campi di tutti i giorni.

Le bollette ne hanno due che quasi nessuno guarda. Il POD della luce, secondo l’ARERA, è un codice di 14 o 15 caratteri che comincia con IT e identifica il punto fisico in cui l’energia viene consegnata; il PDR del gas è un codice di 14 cifre con la stessa funzione. Tutti e due restano uguali anche se si cambia fornitore: indicano un punto preciso, di solito un’abitazione, e quindi chi ci vive.

I dati che identificano senza un nome: i quasi identificatori

I quasi identificatori sono la famiglia che si dimentica, perché nessuno dei suoi dati, preso da solo, sembra personale. Il ruolo di una persona, l’azienda in cui lavora, la città, una data, l’età, il reparto, il numero di figli. Ognuno descrive migliaia di persone. Due o tre insieme ne descrivono una.

Il Garante lo ha scritto con parole molto concrete nelle linee guida del 15 maggio 2014. In alcuni contesti, per esempio con popolazioni piccole, anche solo la data di nascita, il sesso, la residenza, il CAP, il luogo di lavoro o il numero di telefono bastano a individuare una persona in modo univoco, collegandoli ad altre informazioni che possono essere in mano a terzi o ricavabili da altre fonti.

Un esempio italiano, riga per riga

Prendiamo una richiesta che uno studio potrebbe fare a un assistente per preparare una lettera di contestazione. Il nome è già stato tolto, e resta questo: una responsabile acquisti, assunta nel marzo 2024 da un produttore di valvole di Valmorsano (un paese che non esiste: l’abbiamo inventato), che il 12 settembre 2026 ha contestato una fornitura.

Quasi identificatori: quali dati anonimizzare in un documento anche senza il nome Quattro righe senza nome che si sommano: il ruolo, responsabile acquisti; l'azienda, un produttore di valvole; la città, Valmorsano, inventata; la data, assunta a marzo 2024 e autrice di una contestazione del 12 settembre 2026. A destra, il risultato: chi lavora nel distretto capisce di chi si parla. Ruolo: responsabile acquisti Azienda: produttore di valvole Città: Valmorsano Data: assunta a marzo 2024, contestazione del 12 settembre 2026 nessun nome, una persona sola
Innocui uno per uno, una persona sola se sommati. Caso inventato per questa guida

In queste righe non c’è un solo identificativo. Ma in un distretto industriale le imprese dello stesso settore si conoscono, i fornitori sanno chi firma gli ordini, e la data della contestazione è scritta anche nelle loro email. Chi lavora in quella valle può arrivare al nome in pochi minuti, senza aver mai visto il documento originale.

La correzione non è cancellare tutto. È portare ogni riga a un livello in cui descrive tanti: «un’addetta agli acquisti» al posto del ruolo esatto, «un’azienda manifatturiera del Nord» al posto del settore e della città, «nel 2026» al posto del giorno. L’assistente scrive la stessa lettera, e il testo smette di indicare qualcuno. Il rischio di reidentificazione è approfondito nella guida sui dati pseudonimizzati.

Le iniziali non bastano, lo scrive il Garante

La scorciatoia più diffusa è sostituire nome e cognome con le iniziali. Il Garante l’ha esaminata proprio in quelle linee guida e la giudica «di per sé insufficiente» ad anonimizzare, tanto più quando accanto alle iniziali restano altre informazioni di contesto, come la residenza, o quando la persona ha un doppio nome o un doppio cognome.

Le iniziali sono quasi identificatori travestiti da protezione: restringono il campo invece di chiuderlo. Un’etichetta neutra, che non conserva nessuna lettera del nome, fa lo stesso lavoro nel testo e non lascia tracce. Il tema, nelle amministrazioni che pubblicano atti ogni giorno, ha una pagina propria, quella per i Comuni che adottano l’intelligenza artificiale.

Le persone di contorno

C’è una norma italiana che nomina esplicitamente i dati indiretti e le terze persone. L’articolo 52 del Codice privacy, per chi diffonde sentenze che riguardano minori o rapporti di famiglia, impone di omettere le generalità, gli altri dati identificativi e anche i dati relativi a terzi dai quali si può desumere, anche indirettamente, l’identità dei minori o delle parti.

Non riguarda i documenti che passi a un chatbot, ma la logica vale uguale. La sorella citata in una successione, la scuola del figlio in una separazione, il datore di lavoro del coniuge: sono dati di contorno che, lasciati nel testo, rimettono insieme la persona principale.

Che cosa può restare, e in che forma

Una lista di cose da togliere rischia di svuotare il documento, e un documento vuoto produce una risposta inutile. Il criterio è il principio di minimizzazione del GDPR, letto al contrario: resta tutto quello che serve alla domanda, e nella forma meno precisa che basta. In un foglio di calcolo quella forma si ricava con una formula, prima di cancellare la colonna d’origine.

DatoSe serve alla rispostaSe non serve
Importoarrotondato o in fasciatolto
Dataal mese o all’annotolta
Etàin anni o in fasciatolta
Ruolo e aziendageneralizzatitolti
Nome della personaetichetta coerenteetichetta coerente

Fonte: GDPR, art. 5, par. 1, lett. c (minimizzazione); classificazione di questa guida.

Le informazioni che il GDPR tutela in modo rafforzato, come la salute o l’adesione sindacale, seguono la stessa logica ma con un margine più stretto, e hanno una guida dedicata ai dati sensibili nel GDPR.

Un’etichetta coerente al posto dei puntini

Il modo di togliere conta quasi quanto la scelta di che cosa togliere. Tre puntini, un «omissis» o una riga di X cancellano il dato ma confondono l’assistente: se in una lettera compaiono tre persone e tutte diventano «omissis», la risposta mescolerà chi ha scritto, chi ha ricevuto e chi è citato.

Un’etichetta coerente risolve: Cliente A, Controparte B, Pratica 1, oppure segnaposto del tipo PERSONA_1. La stessa persona prende sempre la stessa etichetta in tutto il documento, e persone diverse ne prendono di diverse. Chi lavora con le proposte d’acquisto in un’agenzia immobiliare lo vede subito: acquirente e venditore devono restare due persone distinte anche senza nome.

Firme, timbri e carta intestata

Nei documenti che arrivano da fuori ci sono tre elementi che nessuna ricerca per parole trova e che identificano come un nome. La firma autografa, che in una scansione è un’immagine. Il timbro dello studio o dell’azienda, con denominazione, indirizzo e a volte partita IVA. La carta intestata, che ripete tutto questo in cima a ogni pagina.

Nel testo che incolli di solito non ci sono, perché copiando si prendono le parole e non la grafica. Nel file che carichi sì, e un assistente che legge le immagini li legge. Se il documento serve all’assistente per il contenuto, la strada più pulita è passargli il testo e lasciare a casa il file con la sua grafica. Una presentazione, oltre alla grafica, si porta dietro le diapositive che non hai proiettato.

Quali dati anonimizzare in un documento: la checklist da tenere accanto

Prima di caricare o incollare, un passaggio per ogni famiglia della tabella. L’ordine va dal dato più evidente a quello più nascosto. Se il documento è un Word passato per più mani, prima ancora chiudi le revisioni ed elimina i commenti, che conservano nomi e frasi che la vista pulita non mostra.

  1. Le persone: cerca ogni nome e cognome, di tutti, compresi familiari, testimoni, colleghi e controparti, anche nelle forme abbreviate o con il titolo davanti.
  2. I codici personali: codice fiscale, numero della carta d’identità, tessera sanitaria, passaporto, patente, data e luogo di nascita.
  3. I recapiti: indirizzo, CAP, cellulare, telefono fisso, email, PEC, anche in firme, intestazioni e piè di pagina.
  4. I dati di pagamento: IBAN, numero di carta con scadenza, partita IVA di ditte individuali e professionisti.
  5. I numeri d’archivio: pratica, fascicolo, R.G., polizza, sinistro, cartella clinica, protocollo, targa, POD e PDR.
  6. Il contesto: rileggi senza nomi e chiediti se un collega del settore riconoscerebbe la persona. Se sì, generalizza ruolo, azienda, città e date.

Se più persone in ufficio usano l’IA, questa checklist sta bene dentro la regola interna, insieme a chi deve controllare e quando: il modello si trova nella policy aziendale sull’intelligenza artificiale.

Dopo la lista: il file, il formato e il nome giusto per quello che fai

Sapere che cosa togliere è metà del lavoro. L’altra metà è toglierlo davvero dal file, e dipende dal formato. In un PDF un riquadro nero lascia il testo sotto, e la pagina su come oscurare un PDF lo dimostra con una prova. In un Word i nomi si nascondono nelle revisioni, nei commenti e nelle intestazioni, e la guida su come anonimizzare un documento Word li prende uno per uno.

Poi ci sono i dati che il file porta con sé senza mostrarli, come l’autore, l’azienda e il nome del file stesso, che valgono una verifica a parte. Se ne occupa la pagina su come rimuovere i metadati da Word e PDF.

E c’è la parola. Se il documento pulito resta in ufficio insieme all’originale, con l’elenco che abbina ogni etichetta al suo nome, quello che hai fatto è una pseudonimizzazione, e dal tuo lato il testo non smette di essere personale. Per questo la lista serve anche con un account aziendale: riduce quello che esce, non cambia chi ne risponde.

Lo stesso elenco passato da Nonimo

L’app di Nonimo parte dal testo. Ci trascini dentro il file e si apre un’anteprima: una versione testuale in cui nomi e codici sono sostituiti da etichette, da copiare nell’assistente, e da lì puoi scaricare anche una copia del documento coperta allo stesso modo. Quando incolli la risposta, i nomi veri ce li riporta dentro l’app, sul tuo computer. Il testo che incolli nel riquadro in cima a questa pagina viene coperto e ti torna pronto da copiare o scaricare; appena hai il risultato, viene scartato.

Questa è una scheda inventata con i campi di questa guida, passata da Nonimo:

PRIMA
Oggetto: sinistro del 3 febbraio 2026, pratica n. 2026/0417
Assicurata: Rosalba Tuccinardi, nata il 31 febbraio 1979
Codice fiscale: TCCRLB79B71A794H
Carta d'identità n. CA00000AA
Residenza: via Borgo Palazzo 0, 24125 Bergamo
Cellulare: +39 300 812 4406
Email: r.tuccinardi@example.com
Polizza n. 7731204558, targa GQ482QT
Rimborso su IBAN IT60X0542811101000000123456

DOPO (Nonimo)
Oggetto: sinistro del 3 febbraio 2026, pratica n. [RIFERIMENTO_1]
Assicurata: [PERSONA_1], nata il [DATA_NASCITA_1]
Codice fiscale: [RIFERIMENTO_2]
Carta d'identità n. [RIFERIMENTO_3]
Residenza: [INDIRIZZO_1]
Cellulare: [TELEFONO_1]
Email: [EMAIL_1]
Polizza n. [RIFERIMENTO_4], targa [RIFERIMENTO_5]
Rimborso su IBAN [IBAN_1]

IBAN ed email vengono sostituiti senza chiedere; codice fiscale, carta d’identità, pratica, polizza e targa vengono coperti e mostrati da rivedere. La data del sinistro resta, perché serve al lavoro. Prima di incollare, un’occhiata all’elenco delle etichette ti mostra in un secondo che cosa è stato coperto. Che cosa l’app lascia sul tuo computer e che cosa fa uscire lo descrive la pagina sulla sicurezza; per installarla su più postazioni vale quanto scritto per le organizzazioni.

Fonti

Nonimo è il software che lo fa sul tuo computer: maschera i nomi dei clienti e i codici prima che il testo arrivi a ChatGPT. Senza account, e con l’app i dati dei tuoi clienti non escono dal tuo computer.

Domande frequenti

Quali dati anonimizzare in un documento, oltre al nome?

Per decidere quali dati anonimizzare in un documento parti da quello che conduce a qualcuno: codice fiscale, numero della carta d'identità, tessera sanitaria e passaporto; indirizzo, cellulare, email e PEC; IBAN e numero di carta; numeri di pratica, polizza, sinistro, R.G. e cartella clinica; targa e codici POD o PDR della bolletta. Poi i dettagli che insieme identificano, come ruolo, azienda, città e data. Nonimo copre nel testo nomi, data di nascita, codice fiscale, carta d'identità, indirizzo, cellulare, email, IBAN, targa e numeri di pratica e di polizza.

Il codice fiscale va tolto anche se il nome è già coperto?

Sì. Secondo l'Agenzia delle Entrate i 16 caratteri del codice fiscale contengono le consonanti di cognome e nome, anno, mese e giorno di nascita, il sesso e il comune di nascita. Chi lo legge ricava quasi tutta l'anagrafica anche senza il nome accanto. Va sostituito con un'etichetta, in ogni punto del documento in cui compare, compresi i moduli allegati.

Basta sostituire nome e cognome con le iniziali?

No. Il Garante lo ha scritto nelle linee guida del 15 maggio 2014: le sole iniziali sono di per sé insufficienti, soprattutto se accanto restano la residenza o un doppio cognome. Con le iniziali e due dettagli di contesto una persona si ritrova facilmente. Meglio un'etichetta neutra, sempre la stessa per la stessa persona, come Cliente A o un segnaposto del tipo PERSONA_1.

Il numero di una pratica o di una polizza è un dato personale?

Spesso sì, perché porta a una persona precisa per chi ha accesso all'archivio: l'ufficio che lo ha emesso, la compagnia, la cancelleria. Il regolamento europeo considera identificabile anche chi si identifica con un numero di identificazione. All'assistente di IA il numero di sinistro o di R.G. quasi mai serve, quindi conviene sostituirlo con un riferimento neutro.

Che cosa sono i quasi identificatori?

Sono dati che da soli non indicano nessuno e insieme indicano una persona: il ruolo, l'azienda, la città, una data, l'età, il reparto. Nelle linee guida del 2014 il Garante nomina data di nascita, sesso, residenza, CAP e luogo di lavoro come dati che in certi contesti bastano a individuare qualcuno. Si generalizzano invece di cancellarli.

La data di nascita va tolta?

Quasi sempre sì, perché restringe molto il campo: insieme al comune o al CAP individua pochissime persone, ed è scritta anche dentro il codice fiscale. Se al lavoro serve l'età, per esempio per un calcolo previdenziale, scrivi l'età in anni o la fascia. Nella prova di questa guida Nonimo ha coperto la data scritta dopo nata, nato o data di nascita.

L'IBAN di una società va oscurato?

Dipende. Il GDPR tutela le persone fisiche, e il Garante ricorda che i dati delle persone giuridiche restano fuori dalla nozione di dato personale. Ma l'IBAN di una ditta individuale o di un professionista porta dritto a una persona, e quello di una società resta un'informazione riservata del cliente. All'assistente l'IBAN non serve quasi mai: toglierlo non costa niente.

Si possono lasciare importi e date nel testo?

Sì, quando servono al lavoro che chiedi e non identificano nessuno da soli. Un importo esatto con una data precisa, in un settore piccolo, però può bastare a riconoscere il cliente. In quel caso arrotonda l'importo, porta la data al mese e togli il resto del contesto. La regola è lasciare ciò che serve alla risposta, non ciò che serve a riconoscere.

Nonimo copre il codice fiscale e la carta d'identità?

Sì, nel testo. Nella prova di questa guida, fatta su un documento inventato, codice fiscale, numero della carta d'identità, polizza e targa sono stati coperti e mostrati da rivedere, mentre IBAN ed email sono stati sostituiti senza chiedere. Un'occhiata all'elenco delle etichette, e il testo è pronto da incollare.