Anonimizza un documento Word in pochi secondi

Anonimizzare un documento Word prima di passarlo a ChatGPT, a Copilot o a un altro assistente vuol dire togliere il cliente da tutto il file, non solo dalla pagina che vedi. Un .docx conserva le revisioni cancellate, i commenti con il nome di chi li ha scritti, il testo nascosto, le intestazioni di ogni sezione, le note, i risultati dei campi e gli oggetti incorporati.

Questa guida li prende uno per uno, con i menu di Word in italiano e l’ordine in cui conviene toglierli.

Il punto di partenza è un file di prova che abbiamo costruito apposta, con dati inventati: lo stesso cognome infilato in nove posti diversi di un documento Word. Tre non si vedono affatto con la visualizzazione pulita. Gli altri sei si vedono, ma stanno fuori dalle righe che rileggi, o in una forma che la ricerca del nome completo non prende.

Una premessa sul nome. Quello che si fa in Word, sostituendo i nomi con segnaposto e conservando l’originale, di solito non è anonimizzazione nel senso del regolamento europeo ma pseudonimizzazione: la differenza, e perché conta quando lo scrivi a un cliente, è spiegata nella guida sui dati pseudonimizzati. Qui usiamo la parola che si cerca, e diciamo sempre che cosa si toglie davvero.

Anonimizzare un documento Word: i nove posti in cui resta un cognome

Per capire dove si nasconde un nome serve guardare come è fatto un file .docx. È un archivio compresso con dentro più file di testo: uno per il corpo del documento, uno per ogni intestazione e piè di pagina, uno per le note, uno per i commenti. Word li rimette insieme quando apri il documento e te ne mostra una parte.

Il nostro file di prova ha una lettera di due righe a una cliente inventata, Maria Rossi. Nelle due righe il nome non c’è. Il cognome però sta in un’intestazione, in un piè di pagina, in una revisione cancellata, in un commento, in una riga di testo nascosto, in una tabella, in una casella di testo, nel risultato di un campo e, in fondo, dentro una nota.

Che cosa restituisce un estrattore di testo

Poi abbiamo passato lo stesso file all’estrattore di testo che macOS ha di serie, quello che trasforma un .docx in testo semplice. Ha restituito il cognome in quattro dei nove posti: il testo nascosto, la tabella, la casella di testo e il campo. Gli altri cinque, cioè intestazione, piè di pagina, nota, commento e revisione, non erano nel testo estratto, ma restano nel file che carichi.

9posti del file con il cognome

4restituiti dall'estrattore di testo

3invisibili con la visualizzazione Nessun commento

Da qui la regola che regge tutta la guida.

Non puoi sapere quale programma leggerà il tuo file e quali parti ne tirerà fuori, e non devi saperlo: se il nome è nel file, va tolto dal file. Il testo nascosto, che sulla pagina non si vede, è proprio uno di quelli che l’estrattore ha tirato fuori. Che cosa succede al documento una volta arrivato dal fornitore è un’altra questione, e per OpenAI se ne parla nella pagina dedicata a ChatGPT e privacy.

Trova e sostituisci in Word: le opzioni che cambiano il risultato

Il primo strumento che viene in mente per anonimizzare un documento Word è anche quello che fa la maggior parte del lavoro. Si apre da Home, Modifica, Sostituisci, oppure con CTRL+H. Nella casella Trova scrivi il nome, in Sostituisci con scrivi il segnaposto, e scegli fra Sostituisci e Sostituisci tutto.

La guida di Microsoft in italiano dà un consiglio che vale oro: quando si sostituisce il testo è meglio scegliere Sostituisci invece di Sostituisci tutto, per verificare ogni elemento prima di cambiarlo. Su un contratto di venti pagine sembra una perdita di tempo. È invece il modo più semplice per accorgersi che il cognome della cliente è anche il nome di una via, o una parola dentro la ragione sociale della controparte.

Il limite di fondo di questo metodo, cioè che trova solo quello che sai già di dover cercare, lo abbiamo discusso parlando di segreto professionale e ChatGPT. Qui ci interessa come usare bene lo strumento che Word ti dà.

Opzione	Dove si trova	A che cosa serve qui
Trova tutti	Ricerca avanzata	contare e vedere ogni occorrenza prima di toccarla
Maiuscole/minuscole	freccia in basso nella finestra	di solito va lasciata spenta, per prendere anche ROSSI
Solo parole intere	stessa finestra	evitare di cambiare Rossini o una parola che contiene il cognome
Usa caratteri jolly	stessa finestra	trovare il nome con l’ordine invertito

Fonte: Microsoft, Trovare e sostituire testo in Word.

Nome e cognome invertiti, e il segnaposto giusto

Nei documenti italiani lo stesso nome compare in due ordini: «Maria Rossi» nella lettera, «Rossi Maria» nell’intestazione di una tabella o in un elenco di condomini. Se sostituisci la prima forma, la seconda resta com’era. La stessa guida di Microsoft mostra come i caratteri jolly permettano di trovare due parole e rimetterle in un altro ordine, con un esempio che sembra scritto per un ufficio italiano: trova «Palermo Irma» e lo cambia in «Irma Palermo».

Non serve diventare esperti di caratteri jolly. Basta cercare il cognome da solo, con Solo parole intere attiva, e guardare con Trova tutti in quanti posti compare: la sig.ra Rossi, l’avv. Rossi, Rossi M., ROSSI in una tabella. Ognuna di queste occorrenze va sostituita con lo stesso segnaposto, così chi legge la risposta dell’IA sa che ogni etichetta indica una persona sola.

Revisioni e commenti, prima di tutto il resto

Prima di toccare i nomi, sulla copia si accettano tutte le revisioni e si eliminano tutti i commenti. Le revisioni tengono nel file il testo cancellato, con il nome di chi ha corretto; i commenti, la firma di chi li ha scritti. Nasconderli con la visualizzazione Nessun commento non li toglie, e nemmeno cambiare formato: salvare in RTF non ripulisce il documento.

I comandi esatti in Word per Windows, per Mac e per il Web, con la verifica finale, sono nella guida su come togliere revisioni e commenti da Word.

Testo nascosto e testo bianco: che cosa vede Controllo documento

Il testo nascosto è una formattazione del carattere, come il grassetto. Si applica dalla finestra Tipo di carattere, e il testo scompare dalla pagina, e dalla stampa se non attivi l’opzione apposita, ma resta scritto nel documento. Negli uffici lo si trova in modelli vecchi, in appunti lasciati per il collega, in righe di riferimento interno che nessuno ha mai tolto. In una presentazione gli stessi appunti finiscono nelle note del relatore, che partono con il file.

Per vederlo, in File, Opzioni, Visualizzazione c’è la voce Testo nascosto: attivandola, Word mostra una linea punteggiata sotto il testo formattato così. È il primo controllo da fare su un modello di studio che gira da anni, perché è lì che si accumulano le righe dimenticate.

Il secondo strumento è Controllo documento, in File, Informazioni, Verifica documento, Controlla documento. Trova il testo formattato come nascosto e lo toglie con Rimuovi tutto. Ma la sua pagina di supporto contiene due avvertenze che vale la pena conoscere prima di fidarsi.

Che cosa	Controllo documento	Che cosa fare tu
Testo formattato come nascosto	lo trova e lo rimuove	attivare Testo nascosto e rileggerlo prima
Testo bianco su sfondo bianco	non lo rileva	selezionare tutto e cambiare colore al testo
Oggetti coperti da altri oggetti	non li rileva	spostare le forme e guardare sotto
Oggetti formattati come invisibili	li trova e li rimuove	nessuna azione aggiuntiva

Fonte: Microsoft, Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti.

Evidenziatore nero e carattere bianco non tolgono niente

Evidenziatore nero, carattere bianco o rettangolo sopra il nome cambiano l’aspetto della pagina e lasciano il nome nel file, esattamente come succede con gli allegati che si caricano in chat senza guardarci dentro. Il nome va sostituito, cioè cancellato e riscritto con un segnaposto.

Il Garante ha già sanzionato questo errore nel provvedimento n. 302 del 2021, su un PDF il cui testo coperto, scrive l’Autorità, si incollava in un file .doc: il caso è raccontato nella guida su come oscurare un PDF.

Un’avvertenza pratica, sempre dalla stessa pagina di Microsoft. Controllo documento va usato su una copia, perché i dati rimossi non sempre si recuperano, nemmeno con Annulla. Salva prima con un altro nome, lavora sulla copia e tieni l’originale dove sta.

Intestazioni, piè di pagina e note: il nome fuori dal corpo del testo

Tutto quello che sta sopra e sotto il corpo del testo vive in parti separate del file, e ha una particolarità che sorprende anche chi usa Word da anni: le intestazioni non sono una sola. Ogni sezione del documento può avere la sua, e la prima pagina può averne una diversa dalle altre. Un contratto con allegati ha facilmente tre o quattro intestazioni.

Microsoft lo dice nella pagina su come rimuovere tutte le intestazioni e i piè di pagina: si passa da Inserisci, Intestazione o Piè di pagina, Rimuovi intestazione o Rimuovi piè di pagina, e se il documento ha più sezioni la procedura va ripetuta per ognuna. Lo stesso vale per il controllo: apri l’intestazione di ogni sezione, non solo quella della prima pagina.

Negli studi legali e in quelli dei commercialisti l’intestazione è il posto dove il modello scrive il riferimento della pratica, spesso con il cognome del cliente: «Pratica 2025/00417, Rossi». Il segnaposto va messo anche lì, oppure l’intestazione si toglie del tutto, visto che all’assistente non serve.

Le note a piè di pagina e il comando ^f

Le note sono il posto dove un atto mette i riferimenti precisi: la data di registrazione, il numero di repertorio, a nome di chi. Nel file di prova la nota diceva «registrazione a nome di Maria Rossi». Sulla pagina era in corpo piccolo, in fondo, facile da saltare rileggendo.

Per eliminarle tutte Microsoft indica un comando di Trova e sostituisci: nella casella Trova si scrive ^f per le note a piè di pagina o ^e per le note di chiusura, si lascia vuota la casella Sostituisci con e si sceglie Sostituisci tutto. Lo spiega la pagina Microsoft sulle note da eliminare, a piè di pagina o di chiusura. Se invece le note servono all’assistente, si lasciano e si correggono una per una.

Dove	Come si apre	Che cosa controllare
Intestazione di ogni sezione	doppio clic in cima alla pagina	riferimento pratica, nome del cliente
Prima pagina diversa	doppio clic sulla prima pagina	carta intestata con dati del destinatario
Piè di pagina	doppio clic in fondo alla pagina	nome del file, bozza per, riferimenti
Note a piè di pagina e di chiusura	Trova con ^f o ^e	registrazioni, repertori, nomi citati

Fonte: pagine di supporto Microsoft citate in questa sezione; colonna di destra, classificazione di questa pagina.

Campi, caselle di testo e tabelle: il testo che Word compone da solo

Un campo è un pezzo di testo che Word calcola: la data, il numero di pagina, il nome del destinatario preso da una stampa unione, il valore di una proprietà del documento. Sulla pagina vedi il risultato. Nel file ci sono il codice che lo produce e l’ultimo risultato calcolato, scritto per esteso.

Nel file di prova la riga «Destinataria» era un campo, e il suo risultato era «Maria Rossi». Se sostituisci il nome nella pagina e poi il campo si aggiorna, il nome torna. Per vedere i codici di campo di tutto il documento si preme ALT+F9, e con la stessa combinazione si torna ai risultati.

CTRL+MAIUSC+F9

La soluzione è scollegare i campi prima di sostituire i nomi. Si seleziona il testo e si preme CTRL+MAIUSC+F9: il campo diventa testo normale, e il nome si corregge come tutti gli altri. Lo elenca la pagina Microsoft delle scelte rapide da tastiera in Word, insieme ad ALT+F9.

Il limite di CTRL+A, scritto da Microsoft

C’è un dettaglio nella pagina di Microsoft su come inserire, modificare e visualizzare campi che vale ben oltre i campi. Per aggiornarli tutti si preme CTRL+A e poi F9, ma quelli di intestazioni, piè di pagina e caselle di testo vanno aggiornati a parte, entrando in ciascuna.

Tradotto: selezionare tutto nel corpo del documento non seleziona le intestazioni, i piè di pagina e le caselle di testo. Quando scolleghi i campi, o quando selezioni tutto per copiare il testo in un altro programma, quelle tre parti vanno trattate una per una.

Caselle di testo e tabelle

Le caselle di testo sono forme con dentro del testo, spesso usate per un riquadro a margine, un timbro, un blocco con i dati delle parti. Nel file di prova la casella diceva «Nota a margine: Rossi», e l’estrattore di testo l’ha restituita. Cliccaci dentro e trattala come un piccolo documento a parte.

Le tabelle invece sono testo normale, ma con due abitudini che tradiscono. Il nome è spesso in maiuscolo e in ordine invertito, «ROSSI MARIA», e le celle vicine portano codice fiscale, importi e date che, messi in fila, identificano anche senza nome. Quali campi di una tabella italiana si comportano così è spiegato nella guida su dati sensibili GDPR e IA.

Oggetti incorporati: una cartella Excel intera dentro il Word

È il caso meno noto e quello che può portare più dati di tutti. Quando in un documento si inserisce un foglio di Excel come oggetto incorporato, sulla pagina compare un pezzo del foglio, una tabella di dieci righe, un riepilogo. Dentro il Word però viaggia la copia dei dati.

Microsoft lo spiega nella pagina sugli oggetti collegati e incorporati: gli oggetti incorporati diventano parte del file di Word e, una volta inseriti, non fanno più parte del file di origine. Il documento contiene una copia statica dei dati. Se il foglio di partenza era l’elenco di tutti i clienti dello studio, e nel Word ne volevi mostrare uno, la copia può contenere tutti gli altri.

Il controllo è semplice: fai doppio clic sull’oggetto, guarda che cosa contiene, scorri anche i fogli che non si vedono. Se ti serve solo il riepilogo, cancella l’oggetto e al suo posto inserisci una tabella di Word con i soli valori che servono all’assistente. Le stesse cose che si tolgono da un Excel prima di darlo all’IA valgono anche per l’Excel che vive dentro un Word.

Un oggetto collegato, invece, non contiene i dati ma il percorso del file di origine, che può dire già troppo: una cartella di rete con il nome del cliente, per esempio. Anche qui la scelta più pulita per un documento destinato all’IA è sostituire l’oggetto con testo semplice. Quando il documento esce dallo studio nell’ambito di un incarico, chi ne risponde lo dice il regolamento europeo, e lo riassumiamo nella pagina su regolamento privacy e IA in studio.

Anonimizzare un documento Word passo per passo, nell’ordine giusto

L’ordine conta, perché alcuni passaggi annullano quelli fatti prima. Se sostituisci i nomi con il rilevamento delle modifiche acceso, crei revisioni nuove. Se sostituisci i nomi prima di scollegare i campi, un aggiornamento li rimette. Se lanci Controllo documento prima di aver guardato il testo nascosto, lo cancelli senza sapere che cosa c’era scritto, e magari era proprio la riga che ti serviva.

Per anonimizzare un documento Word di studio questa è la sequenza che funziona, dal primo gesto all’ultimo:

1. Salva una copia con un altro nome e chiudi l’originale. Tutto quello che segue si fa sulla copia.
2. In Revisione, spegni Rileva modifiche, poi scegli Accetta tutte le revisioni, oppure scorrile con Successivo.
3. Elimina tutti i commenti, dopo aver riportato nel testo quello che ti serve ancora.
4. Attiva Testo nascosto nelle opzioni di visualizzazione, rileggi quello che compare e cancella quello che non serve.
5. Premi ALT+F9 per vedere i campi, poi scollega con CTRL+MAIUSC+F9 quelli che contengono nomi, nel corpo e dentro intestazioni, piè di pagina e caselle di testo.
6. Con Trova tutti, cerca ogni cognome da solo e sostituisci con Sostituisci, un’occorrenza alla volta, con una sola etichetta per ogni persona.
7. Apri l’intestazione e il piè di pagina di ogni sezione, le note, le caselle di testo e gli oggetti incorporati, e ripeti la ricerca dentro ciascuno.
8. Lancia Controllo documento e rimuovi commenti, revisioni, proprietà, intestazioni se non servono e testo nascosto.

Per un documento solo è un quarto d’ora. Se a farlo sono più persone, ogni giorno, conviene che la sequenza sia scritta da qualche parte e che qualcuno possa verificare che viene seguita: per metterla per iscritto c’è il modello di regole sull’IA per chi lavora nello studio.

Il controllo finale: cercare il cognome dove Word non lo mostra

La prova che il lavoro è finito non è rileggere la pagina, perché la pagina è l’unica parte del file che hai già controllato. La prova è cercare di nuovo ogni cognome e ogni codice fiscale in tutti i posti in cui si possono nascondere, e trovarli zero volte.

Il primo gesto è rilanciare Controllo documento sulla copia finita: se trova ancora revisioni, commenti o testo nascosto, qualcosa è sfuggito. Il secondo è ripetere Trova tutti per ciascun nome, con Solo parole intere spenta, così da prendere anche le forme attaccate a un’altra parola. Il terzo è aprire le intestazioni di ogni sezione e le note, perché la ricerca nel corpo del testo non ti dice niente di quello che c’è sopra e sotto.

Incollare il testo nel Blocco note

L’ultimo gesto è il più vecchio e funziona ancora. Seleziona tutto il testo del corpo, copialo e incollalo in un editor semplice, come il Blocco note, che non conserva formattazioni. Se ricompare qualcosa che sulla pagina non c’era, per esempio una riga scritta in bianco o un nome sotto una forma, non hai finito. Intestazioni, note e commenti non passano da qui: li hai già guardati a mano, uno per uno.

Se tutto torna a zero, hai finito di anonimizzare un documento Word e puoi portarlo in chat. E conviene tenere a mente che il documento è solo il primo messaggio: nella stessa conversazione, mezz’ora dopo, incollerai la risposta del cliente o un pezzo di email, e quella non è passata da nessuna di queste verifiche. Anche per quei messaggi vale la regola del file: prima si toglie, poi si incolla, come ricorda la guida sugli allegati alle chat.

Che cosa restituisce Nonimo da un file Word

L’app di Nonimo lavora sul testo. Trascini il documento nella sua finestra e si apre un’anteprima del testo con i dati coperti: da lì lo copi per incollarlo nell’IA o scarichi una copia coperta del documento. Un Word (.docx) torna come lo stesso Word, coperto anche nel titolo e nelle proprietà. I dati diventano etichette, e quando incolli la risposta dell’IA l’app ti rimette i nomi veri al loro posto, sul tuo computer. Che cosa resta sul disco e che cosa esce dall’app lo trovi nella pagina sulla sicurezza. Lo strumento sopra questa guida ti restituisce lo stesso Word con i dati sostituiti da etichette.

Qui sotto il testo del corpo di una lettera inventata, passato da Nonimo:

Oggetto: pratica 2025/00417, contratto di locazione
Gentile signora Maria Rossi,
codice fiscale RSSMRA85M52F205Z,
residente in via dei Mille 0, Milano,
le scrivo per il deposito cauzionale.
La sig.ra Rossi ha chiesto il rimborso
su IBAN IT60X0542811101000000123456.
Per ogni chiarimento: maria.rossi@example.com

Oggetto: pratica [RIFERIMENTO_1], contratto di locazione
Gentile signora [PERSONA_1],
codice fiscale [RIFERIMENTO_2],
residente in [INDIRIZZO_1], Milano,
le scrivo per il deposito cauzionale.
La sig.ra [PERSONA_2] ha chiesto il rimborso
su IBAN [IBAN_1].
Per ogni chiarimento: [EMAIL_1]

Anche il cognome ripetuto più sotto è coperto.

Prima di passare il file, accetta le revisioni e cancella i commenti con i passaggi di questa guida. Per uno studio con più postazioni c’è la pagina dedicata alle organizzazioni. Se l’immagine è la foto di una patente, conviene coprirla prima, con lo strumento per la copia della patente.

Fonti

• Microsoft, Trovare e sostituire testo in Word (supporto in italiano). Home, Modifica, Sostituisci e CTRL+H; il consiglio di scegliere Sostituisci invece di Sostituisci tutto per verificare ogni elemento; Trova tutti, Maiuscole/minuscole, i caratteri jolly e l’esempio «Palermo Irma».
• Microsoft, Accettare o rifiutare le revisioni in Word (supporto in italiano). Per rimuovere le revisioni bisogna accettarle o rifiutarle; la visualizzazione Nessun commento le nasconde solo temporaneamente; Accetta tutte le revisioni nel gruppo Verifica.
• Microsoft, Inserire, eliminare o modificare un commento (supporto in italiano). Scheda Revisione, freccia accanto a Elimina, Elimina tutti i commenti nel documento.
• Microsoft, Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti (supporto in italiano). File, Informazioni, Verifica documento, Controlla documento; non rileva il testo bianco su sfondo bianco né gli oggetti coperti da altri oggetti; va usato su una copia perché i dati rimossi non sempre si recuperano.
• Microsoft, Opzioni di Word (Visualizzazione) (supporto in italiano). L’opzione Testo nascosto mostra una linea punteggiata sotto il testo formattato come nascosto.
• Microsoft, Rimuovere tutte le intestazioni e i piè di pagina in Word (supporto in italiano). Inserisci, Intestazione o Piè di pagina, Rimuovi; con più sezioni la procedura si ripete per ognuna.
• Microsoft, Eliminare una nota a piè di pagina, una nota di chiusura o un separatore (supporto in italiano). Trova con ^f o ^e, Sostituisci con vuoto, Sostituisci tutto.
• Microsoft, Inserire, modificare e visualizzare campi in Word (supporto in italiano). ALT+F9 per i codici di campo; i campi di intestazioni, piè di pagina e caselle di testo vanno aggiornati separatamente.
• Microsoft, Scelte rapide da tastiera in Word (supporto in italiano). CTRL+MAIUSC+F9 scollega un campo; ALT+F9 passa da tutti i codici di campo ai risultati.
• Microsoft, Oggetti collegati e incorporati (supporto in italiano). Gli oggetti incorporati diventano parte del file di Word e non fanno più parte del file di origine; il documento contiene una copia statica dei dati.
• Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento n. 302 dell’8 luglio 2021 (doc. web 9703134). Le informazioni sotto le «etichette oscuranti» di un PDF si copiavano e incollavano «all’interno di un mero file .doc (es. Word)»; sanzione di 10.000 euro. Citato in una riga: il caso è della guida sul PDF.
• Prova di questa pagina, 28 settembre 2026. Un file .docx con dati inventati e lo stesso cognome in nove posti; l’archivio aperto parte per parte e il testo estratto con lo strumento di conversione di macOS.