Anonimiza un texto antes de enviarlo a la IA

Lo que hay que anonimizar en un documento antes de entregárselo a una IA cabe en cinco familias: quién es la persona, cómo se la localiza, qué números de dinero lleva, a qué expediente pertenece y qué combinación de detalles la señala sin nombrarla. Las cuatro primeras son identificadores con forma, casi todos con número. La quinta es contexto, y es la que se escapa.

Esta guía es la lista, con los identificadores que circulan por cualquier oficina española: DNI, NIE, IBAN, NUSS (número de la Seguridad Social), NIG, historia clínica, matrícula. Para cada uno, dónde aparece, cómo se reconoce y qué norma lo explica. Al final, una lista de comprobación para repasar el documento antes de subirlo, que sirve igual a un despacho de abogados que a una asesoría o gestoría.

Qué datos hay que anonimizar en un documento: las cinco familias

El RGPD no trae una lista cerrada. Para su artículo 4, es dato personal cualquier información relativa a una persona física que esté identificada o que se pueda identificar, y se añade que es identificable quien puede ser identificado directa o indirectamente, en particular mediante un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o elementos de su identidad física, económica, cultural o social.

Esa definición es amplia a propósito, y por eso cualquier lista práctica tiene que agrupar. La AEPD lo hace en su nota técnica sobre la k-anonimidad: distingue los identificadores, que por sí solos señalan a alguien (el nombre completo, el DNI, el pasaporte, el NUSS), de los que solo identifican agrupados con otros, como la fecha de nacimiento o el municipio. Y separa además los atributos sensibles, como una enfermedad.

Lo que el documento necesita, y lo que sobra

La nota de la AEPD dice que los identificadores deben eliminarse y que sobre los demás se trabaja quitando lo que no hace falta para el fin, que es lo que exige el artículo 5.1.c) del RGPD con su principio de minimización. Aplicado a una consulta, el fin es la pregunta que le haces a la IA, no el expediente entero.

Eso ordena el trabajo. Si preguntas por la redacción de una cláusula, sobran casi todos los datos de las partes; si preguntas por un plazo de prescripción, sobra la persona y basta con las fechas. La lista que sigue dice qué buscar; qué conservar lo decide la pregunta.

Dos matices antes de empezar. Si el documento habla de salud, de afiliación sindical o de otras categorías especiales del artículo 9, quitar el nombre no cambia su naturaleza. Y lo que se hace para una consulta casi nunca es anonimizar en sentido estricto, sino seudonimizar: tú conservas la correspondencia.

Los identificadores directos: nombre, DNI, NIE, NUSS y pasaporte

Son los que señalan a una persona sin ayuda de nada más. En un documento español aparecen casi siempre en la cabecera o en la comparecencia, pegados al nombre, y se repiten en las firmas, en los anexos y a veces en el nombre del propio fichero. Y si uno de ellos ya llegó a un chat, conviene saber qué borra de verdad cada botón del historial antes de darlo por retirado.

Identificador	Dónde suele estar	Cómo se reconoce
Nombre y apellidos	cabecera, firma, cuerpo	depende del contexto
DNI	contratos, escrituras, nóminas	ocho cifras y una letra de control
NIE	expedientes de extranjería, contratos	X, Y o Z, siete cifras y letra
NUSS	nóminas, contratos, vida laboral	un número que no cambia
Pasaporte	viajes, extranjería, bancos	letras y cifras
Tarjeta sanitaria	informes clínicos, partes	CIP autonómico y CIP-SNS

El DNI y el NIE, según el Ministerio del Interior; el NUSS, según la Seguridad Social; la tarjeta, según el Real Decreto 183/2004.

La letra de control del DNI y del NIE

El Ministerio del Interior publica cómo se calcula la letra: se divide el número entre 23 y el resto se sustituye por una letra de una tabla fija. En el NIE, la X, la Y o la Z inicial se cambian antes por 0, 1 o 2. Esa letra es la que permite distinguir un DNI de cualquier otra ristra de ocho cifras, y la que hace que se encuentre sin dudar.

Lo que no resuelve es el criterio. La tentación es dejar cuatro cifras visibles, que es lo que la LOPDGDD prevé para publicar actos administrativos, y en un chat no sirve igual; por qué, lo explica la guía dedicada al DNI. Para esta lista basta la regla corta: el número entero sale del documento, con su letra.

El número de afiliación, que también abre la tarjeta sanitaria

Según la revista de la Seguridad Social, el NUSS identifica al ciudadano en sus relaciones con ella, se convierte en su número de afiliación con el primer empleo, y el sistema sanitario de cada comunidad lo usa para dar de alta la tarjeta. La misma revista manda a buscarlo en una nómina, en un contrato anterior o en el informe de vida laboral.

Por eso pesa más de lo que parece. El DNI se enseña a menudo y en muchos sitios, también en la copia del carnet de conducir; el número de afiliación es el que une a esa persona con sus empleos, sus cotizaciones y su tarjeta sanitaria. En una gestoría es el dato que más se repite en la documentación de los trabajadores del cliente.

La tarjeta sanitaria es otra puerta. El Real Decreto 183/2004 obliga a imprimir en su anverso dos códigos: el CIP autonómico, que asigna la administración sanitaria emisora, y el CIP-SNS, único para cada persona en todo el sistema. Cualquiera de los dos, copiado en un informe o en un parte, señala al paciente; qué más lleva la cabecera de un informe se repasa en la guía de los informes médicos.

Pasaporte y nombre, sin forma fija

El pasaporte no tiene un formato tan fácil de cazar como el DNI, y aparece en documentos de extranjería, de viajes o en la identificación de un cliente de otro país. La AEPD lo cita junto al DNI entre los identificadores que deben eliminarse. Se busca por su rótulo, «pasaporte» o «n.º de pasaporte», no por su forma.

El nombre es el caso más difícil, precisamente porque no tiene forma. Aparece completo en la cabecera, abreviado en el cuerpo, en mayúsculas en un encabezado y a veces solo como apellido con tratamiento. Cómo buscarlo en todas sus variantes dentro de un Word lo explica paso a paso la guía de anonimizar un Word.

Teléfono, correo y domicilio: lo que localiza a alguien

Los datos de contacto no dicen quién es alguien, pero dicen cómo llegar hasta él. El artículo 4 del RGPD nombra expresamente los datos de localización entre lo que hace identificable a una persona, y en un documento de oficina los tres habituales son el teléfono, el correo y el domicilio.

El teléfono móvil es personal casi siempre: un número que alguien lleva encima y que muchas veces ha tenido durante años. El correo suele ser peor, porque en la parte anterior a la arroba lleva el nombre y el apellido, y en la posterior el dominio de la empresa donde trabaja. Un correo corporativo del tipo nombre.apellido dice quién es y dónde trabaja en una sola línea.

El domicilio es el que más se subestima. Una calle con número y piso señala un hogar, y en una comunidad pequeña, una persona. Aparece en la comparecencia de cualquier escritura, en las demandas, en los contratos de alquiler y en las notificaciones, y casi nunca hace falta para la pregunta que se le quiere hacer a una IA.

Y no son solo los del cliente. Un contrato de alquiler lleva el teléfono del avalista; una demanda, el domicilio de la parte contraria; un correo reenviado, la firma completa de quien lo escribió, con su cargo, su móvil y su extensión. Esos terceros ni siquiera saben que su documento ha pasado por tus manos, y son los que más fácilmente se quedan dentro cuando alguien repasa solo lo que se refiere a su cliente.

Una demanda de conciliación y quince minutos en Twitter

La AEPD ya ha resuelto un expediente cuyo centro era justo ese dato, metido dentro de un documento. En el procedimiento PS/00048/2021, una asociación de trabajadores penitenciarios difundió en Twitter la copia de una demanda de acto de conciliación dirigida contra una persona conocida por su trabajo, y en la demanda constaba su domicilio particular.

La asociación alegó que retiró la publicación de inmediato y que no estuvo en la red más de 15 minutos. La Agencia le impuso un apercibimiento por tratar datos sin base legítima, con el artículo 6 del RGPD. No es un caso de inteligencia artificial, pero enseña lo que importa aquí: el documento se compartió entero cuando lo que interesaba contar no necesitaba el domicilio.

15 minutos

Con una IA el riesgo no es el mismo que con una red social, porque el documento no se hace público. Pero sale de tu ordenador hacia otra empresa, y qué hace luego con él depende del plan y del proveedor, como detalla la guía de ChatGPT para OpenAI. Lo que no sale no hay que explicarlo después.

Los números del dinero: IBAN, tarjeta e importes con céntimos

Los datos financieros identifican a alguien a través de su dinero. El más frecuente en un documento español es el IBAN, que aparece en contratos de alquiler, domiciliaciones, nóminas, facturas y en cualquier escrito que reclame o devuelva una cantidad.

Lo que cuenta un IBAN además de la cuenta

El Banco de España explica que un IBAN español tiene 24 caracteres: el código de país, dos dígitos de control, cuatro para la entidad, cuatro para la oficina, otros dos de control y el número de cuenta. Es decir, además de la cuenta, un IBAN completo dice en qué banco y en qué sucursal la abrió su titular.

Los dígitos de control tienen otra consecuencia práctica: un IBAN bien escrito se puede reconocer y validar sin leer el texto de alrededor. Por eso es de los datos más fáciles de encontrar con una búsqueda o con una herramienta, y de los menos justificables si se escapan. Dejar solo los últimos dígitos es un término medio que en una consulta rara vez hace falta.

En un contrato de arrendamiento de una inmobiliaria suele haber dos cuentas: la del inquilino que domicilia la renta y la del propietario que la cobra. En un finiquito, la del trabajador. Conviene buscar la cadena «ES» seguida de cifras en todo el documento, y no solo en la cláusula de pago, porque las cuentas se repiten en los anexos y en los justificantes que se adjuntan.

La tarjeta y el importe exacto

Un número de tarjeta aparece menos, pero aparece: en justificantes de pago, en reclamaciones a comercios y en capturas de una banca en línea. Se trata igual que la cuenta, entero fuera. Los datos de tarjeta de terceros, además, rara vez tienen por qué estar en un documento que no sea el propio justificante.

El importe con céntimos es el dato financiero que no parece un identificador. Una nómina de 1.843,27 euros, una indemnización o la renta exacta de un alquiler pueden señalar a una persona dentro de una empresa o de un edificio tan bien como su nombre. Si la pregunta no depende de la cifra exacta, basta con redondearla o decir un rango.

Referencias de expediente: procedimiento, NIG, póliza y número de historia

Son números que no identifican a nadie para quien no tiene acceso al sistema del que salen, pero que abren el expediente entero a quien sí lo tiene. Y en una consulta a una IA casi nunca aportan nada: la pregunta sobre un plazo o una cláusula se contesta igual sin la referencia.

Referencia	Qué abre	Norma o fuente
Número de asunto	el asunto, en su oficina judicial	Instrucción 1/2009 del CGPJ
NIG	el asunto, en todo su recorrido	Instrucción 1/2009 del CGPJ
Número de historia clínica	la historia entera del paciente	Ley 41/2002
Póliza y número de siniestro	el contrato y el parte	la aseguradora
Referencia interna del despacho	la carpeta del cliente	tu propio programa

Elaboración propia. La referencia interna, que a menudo incluye un apellido, va casi siempre en el encabezado.

El NIG, del escrito inicial a la sentencia

La Instrucción 1/2009 del Pleno del CGPJ establece que los procedimientos llevan un Número de Identificación General que se asigna al presentar el escrito iniciador, y que las aplicaciones mantienen esa referencia a lo largo de todo su recorrido. Es la matrícula del asunto: con él se llega a las partes, a los escritos y a las resoluciones.

En la documentación de un despacho, el NIG aparece en la cabecera de cada resolución y de cada notificación, junto al número de procedimiento. Si le pasas a una IA una sentencia para que la resuma, las dos referencias pueden salir sin que la respuesta pierda nada; las partes, con una etiqueta, tampoco.

La historia clínica, que la ley manda separar del paciente

En su artículo 16.3, la Ley 41/2002 ya contiene la idea: cuando la historia clínica se usa con fines de investigación, docencia o salud pública, obliga a guardar lo que identifica al paciente aparte de lo clínico, para que, «como regla general, quede asegurado el anonimato», salvo que el propio paciente consienta no separarlos.

Una consulta a una IA sobre un caso clínico no es investigación en el sentido de esa ley, pero la lógica es la misma: el número de historia, el nombre y la tarjeta sanitaria van por un lado y el cuadro clínico por otro. En una clínica, el número de historia es lo primero que conviene quitar de la cabecera.

La póliza y el siniestro

En una correduría de seguros, la póliza y el parte llevan cada uno su número, y cada número abre su expediente, con el tomador, el asegurado y, a veces, las lesiones. Son números internos de cada aseguradora, sin un formato común, y por eso se buscan por su rótulo. Si la pregunta es sobre una cláusula del condicionado, ninguno de los dos hace falta.

Matrícula, bastidor y referencia catastral: cosas que señalan a su dueño

Hay números que no identifican a una persona, sino una cosa, y la cosa tiene dueño inscrito en un registro. La guía de anonimización que la AEPD tradujo y publica en su web pone entre los identificadores indirectos la matrícula y el número de bastidor de un vehículo, junto a la dirección IP y la posición GPS.

La matrícula española tiene desde septiembre de 2000 una forma fijada en el BOE: cuatro cifras y tres letras, sin vocales, sin la Ñ ni la Q, para evitar palabras malsonantes y confusiones con la N y el cero. Esa forma la hace fácil de reconocer en un parte, en una multa o en la factura de un taller. El bastidor no tiene esa ventaja, y se busca por su rótulo.

La referencia catastral hace lo mismo con un inmueble: localiza la finca con exactitud. Hasta dónde llega quien la tiene, sumada a los datos registrales, lo explica la guía para notarías. En una inmobiliaria es habitual en los encargos de venta y en las notas simples.

Cargo, empresa, pueblo y fecha: los cuasiidentificadores

Aquí se acaba lo que tiene forma. La AEPD llama cuasiidentificadores, o identificadores indirectos, a los datos que por sí solos no identifican a nadie pero que agrupados con otros pueden señalar de forma unívoca a una persona. Sus ejemplos son la fecha de nacimiento, el municipio de residencia, el género y el código postal; en los papeles de una oficina, el cargo, la empresa y una fecha concreta hacen el mismo trabajo.

La guía de anonimización que publica la Agencia añade a esa lista la edad, el estado civil, el título del trabajo y la empresa donde se trabaja. Ninguno de ellos es sensible por sí mismo, y justo por eso se quedan en el documento cuando alguien ha quitado con cuidado nombre, DNI y cuenta. En una hoja de cálculo, donde cada fila es una persona, una fórmula dice qué combinación se queda sola.

En un documento de oficina aparecen en sitios previsibles: en el relato de los hechos de una demanda, en la descripción del puesto de una carta de despido, en el historial de una reclamación, en la firma de un correo reenviado. Cuanto más pequeño es el entorno, menos datos hacen falta: en una empresa con doce empleados, el puesto y la fecha de alta suelen bastar.

Cómo encaja esto con la minimización, y con los demás criterios que el RGPD pone a quien usa una IA en el trabajo, se repasa en la comparativa de criterios y proveedores.

Una farmacéutica de un pueblo inventado

Un ejemplo, con un pueblo inventado para no señalar a nadie real. Un despacho laboralista quiere preguntar a una IA por un despido y pega este párrafo, del que ya ha quitado el nombre y el DNI: «La cliente, de 52 años, es la farmacéutica titular de la única farmacia de Villaseca del Tozal. Fue despedida por la cooperativa en marzo de 2026 tras once años».

No hay un solo número en esa frase, y cualquier vecino de Villaseca del Tozal sabe de quién habla. En la terminología de la nota de la AEPD, esa persona es 1-anónima dentro de su grupo, es decir, perfectamente identificable: no hay otra que comparta a la vez esa profesión, ese pueblo, esa edad y esa fecha.

Generalizar en vez de borrar

La nota técnica de la AEPD describe dos maneras de tratar estos datos sin inventar nada: eliminar los que no hacen falta y generalizar los demás, haciéndolos menos precisos. Aplicado al párrafo del despido, la pregunta jurídica sigue intacta con mucha menos información:

Dato	Tal cual	Generalizado
Edad	52 años	más de 50 años
Puesto	farmacéutica titular	trabajadora cualificada
Lugar	la única farmacia de Villaseca del Tozal	un municipio pequeño
Empleador	la cooperativa	la empresa
Fecha	marzo de 2026	en 2026
Antigüedad	once años	más de diez años

Ejemplo inventado. Técnicas de eliminación y generalización según la nota técnica de la AEPD sobre la k-anonimidad.

La antigüedad y la edad importan para calcular una indemnización o valorar una discriminación por edad, y por eso se generalizan sin borrarse del todo. El pueblo y el puesto no importan para la respuesta, y son los que identificaban. Esa lectura es tuya: qué detalles pide la pregunta y cuáles solo cuentan quién es.

Lista de comprobación antes de subir el documento

La lista de arriba es de datos; esta es de pasos, en el orden en que conviene darlos. Se hace sobre una copia, nunca sobre el original, y sobre el fichero que de verdad vas a subir. Si ese fichero sale de un programa de gestión, la lista empieza un paso antes: recortar la exportación en CSV a las columnas que hacen falta.

1. Formula la pregunta primero. Escribe qué quieres que haga la IA. Lo que la pregunta no necesita es lo que hay que buscar.
2. Busca los directos. Nombre en todas sus formas, DNI, NIE, NUSS, pasaporte y tarjeta sanitaria, en el cuerpo, en los encabezados y en las firmas.
3. Busca el contacto. Teléfonos, correos y domicilios, también los de terceros: el cónyuge, el avalista, el testigo.
4. Busca el dinero. IBAN, tarjetas e importes exactos que no hagan falta para la respuesta.
5. Busca las referencias. Número de procedimiento, NIG, póliza, siniestro, historia clínica, matrícula, bastidor, referencia catastral y tu propia referencia interna.
6. Relee buscando a la persona. Cargo, empresa, lugar y fecha: si alguien que conoce el caso la reconocería, generaliza.
7. Mira lo que no se ve. En un PDF, que el tachado haya quitado el texto; en un Word, comentarios y cambios, que se quitan aceptando y borrando, no ocultando; en los dos, las propiedades del fichero.
8. Renombra el fichero. El nombre del archivo viaja con él, y a menudo lleva el apellido de quien protagoniza el asunto.

El paso siete tiene su propia guía para cada formato: cómo quitar de verdad el texto de un PDF, lo que un Word guarda sin enseñarlo y las propiedades y metadatos del fichero. Esta lista dice qué buscar; aquellas, dónde se esconde en cada formato. Si lo que subes es una foto del documento, viaja además lo que se vea en ella, como una cara o una firma, y a veces la ubicación del móvil, y cada IA guarda esa foto a su manera.

Si tu oficina ya tiene una política interna para trabajar con IA, esta lista cabe en un anexo de una página. Y si un documento ya salió con los datos dentro, lo que toca es valorar si es una brecha y actuar en consecuencia.

Antes y después en Nonimo, con un expediente inventado

Buena parte de esta lista es mecánica: números con forma fija que se reconocen sin dudar. La app de Nonimo se encarga de esa parte sin que el documento abandone tu ordenador. Le das el documento y obtienes dos cosas: su texto, con cada dato cambiado por una marca y preparado para la IA, y una versión tapada del propio documento. Con un texto suelto, la herramienta de esta página te devuelve esos números tapados y descarta lo que pegas en cuanto recibes el resultado.

Así queda la ficha de un asunto laboral inventado con Nonimo, en una prueba del 28 de septiembre de 2026:

ANTES
Ficha del asunto
Cliente: Ainhoa Recuero Baldó
DNI 99999999R, nacida el 3 de marzo de 1974
Cónyuge: Samir Oufkir Benali, NIE X9999999J
Número de afiliación: 00 00000000 00
Correo: ainhoa.recuero@example.com
Móvil: 000 000 000
Domicilio: calle Inventada 0, 3.º B, Valencia
Cuenta para la indemnización: ES76 9999 0000 0000 0000 0000
NIG: 00000 00 0 2026 0000000

DESPUÉS (Nonimo)
Ficha del asunto
Cliente: [PERSONA_1]
DNI [DNI_1], nacida el [FECHA_NAC_1]
Cónyuge: [PERSONA_2], NIE [NIE_1]
Número de afiliación: [NUSS_1]
Correo: [CORREO_1]
Móvil: [TELEFONO_1]
Domicilio: [DATO_FICHA_1]
Cuenta para la indemnización: [IBAN_1]
NIG: [REFERENCIA_1]

Ficha inventada. DNI y NIE son los números de espécimen oficiales; las demás cifras no corresponden a nadie porque no pueden existir.

Con la respuesta de la IA, la app devuelve en tu pantalla cada marca a su dato: es seudonimización, no anonimización. De tu ordenador, la app solo envía un recuento por día, sin una palabra del documento; qué conserva en tu equipo está en seguridad.

Fuentes

• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): artículo 4.1, definición de dato personal y de persona identificable, con el nombre, el número de identificación y los datos de localización como ejemplos; artículo 5.1.c), minimización; artículo 6, base jurídica. Texto en el BOE.
• AEPD, nota técnica «La k-anonimidad como medida de la privacidad»: identificadores (nombre, DNI, pasaporte, teléfono, número de la Seguridad Social), cuasiidentificadores o identificadores indirectos, atributos sensibles, la 1-anonimidad como identificación perfecta, y la generalización y la eliminación. PDF.
• AEPD, «Guía básica de anonimización» (traducción publicada en octubre de 2022 de la guía de la autoridad de Singapur): la clasificación en identificadores directos e indirectos, con la matrícula, el bastidor, la dirección IP, la posición GPS, el título del trabajo y el nombre de la empresa entre los indirectos. PDF.
• AEPD, resolución PS/00048/2021: apercibimiento a una asociación por difundir en Twitter una demanda de conciliación con el domicilio particular de la reclamada; la alegación de los quince minutos. PDF.
• Ministerio del Interior, «Cálculo del dígito de control del NIF/NIE»: la división entre 23, la tabla de letras y la sustitución de X, Y y Z por 0, 1 y 2. interior.gob.es.
• Seguridad Social, revista, «Cómo obtener el NUSS»: el número de la Seguridad Social identifica al ciudadano, coincide con el número de afiliación y lo usa el sistema sanitario autonómico para la tarjeta; dónde localizarlo (nómina, contrato, vida laboral). revista.seg-social.es.
• Banco de España, Portal del Cliente Bancario, «¿Qué se esconde tras los números de tu cuenta corriente?»: los 24 caracteres del IBAN español, con entidad, oficina y dígitos de control. clientebancario.bde.es.
• Instrucción 1/2009 del Pleno del CGPJ, sobre el registro de asuntos: el Número de Identificación General que se asigna con el escrito iniciador y se mantiene en todo el procedimiento, y el número de asunto que da la oficina judicial. BOE.
• Real Decreto 183/2004, de la tarjeta sanitaria individual: artículo 3, el CIP autonómico y el CIP-SNS en el anverso de la tarjeta. BOE.
• Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD): disposición adicional séptima, las cuatro cifras del documento al publicar actos administrativos. BOE.
• Ley 41/2002, de autonomía del paciente: artículo 16.3, la separación de los datos de identificación del paciente de los clínicos. BOE.
• Orden de 15 de septiembre de 2000, que modifica el anexo XVIII del Reglamento General de Vehículos: la matrícula de cuatro cifras y tres letras, sin vocales, Ñ ni Q. BOE.
• Prueba propia, 28 de septiembre de 2026: la ficha inventada pasada por el motor de Nonimo.