Qué IA es conforme al RGPD: lo decide el uso, no la marca

No hay ninguna, y no por esquivar la pregunta: el Reglamento no funciona así.

El RGPD no certifica productos ni publica una lista de herramientas aprobadas. Regula tratamientos, y un tratamiento es lo que tú haces con unos datos, para qué, con quién y durante cuánto tiempo. La misma herramienta puede estar bien usada en un despacho y mal usada en el de al lado, con la misma pantalla delante.

Así que la pregunta útil no es cuál elegir, sino qué siete cosas hay que tener resueltas para que el uso lo sea. Esta guía las recorre una a una y luego las aplica a los cuatro asistentes que se usan en España, con el documento oficial de cada uno y su fecha.

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Cada herramienta aparece aquí con una o dos frases por criterio y un enlace a su ficha, que es donde está el detalle.

Por qué nadie puede decirte que una IA es conforme al RGPD

Cuando alguien afirma que su herramienta cumple el Reglamento, está diciendo algo que el Reglamento no permite decir. No existe un sello europeo de producto para esto. Los mecanismos de certificación del artículo 42 que sí existen sirven, con sus palabras, para demostrar el cumplimiento en las operaciones de tratamiento de responsables y encargados, no en un catálogo de productos.

Lo que sí existe es un reparto de papeles. Alguien decide para qué se tratan los datos, y ese es el responsable. Alguien los trata por cuenta del primero, y ese es el encargado. Si tú metes el expediente de un cliente en un chat, el responsable eres tú.

Lo que esto cambia en la práctica

Cambia quién responde. Por lo que tú hayas escrito en su ventana de texto, la Agencia va a llamar a tu puerta, no a la del proveedor. Y lo primero que preguntará es con qué contrato le encargaste el tratamiento a ese tercero.

Cambia también lo que hay que mirar antes de firmar. En vez de buscar un logotipo de conformidad, hay que leer siete cosas que sí se pueden comprobar documento en mano. Son las que vienen ahora.

Y una costura que conviene no confundir

El Reglamento de IA y el RGPD son normas distintas y se suman. Lo que aquí se discute es protección de datos, que es exigible hoy y lleva siéndolo desde 2018. Las obligaciones nuevas de la ley de IA, su calendario y lo que aplazó el ómnibus digital están en la guía del Reglamento de IA, y ahí se quedan.

Meter datos de un cliente en un chat no te convierte en proveedor de un sistema de alto riesgo. Te convierte en responsable de un tratamiento, que es otra cosa y viene con otro juego de papeles.

Los siete criterios que deciden si tu uso es conforme

Esta lista no me la he inventado. Cuatro de los siete puntos están escritos, casi con estas palabras, en el apartado de contratación del resumen de obligaciones que la AEPD publicó en enero de 2026 para sus propios procesos.

La Agencia dice ahí que antes de contratar un sistema de IA generativa hay que evaluar el tratamiento de metadatos y registros, el uso de datos para entrenamiento, la ubicación de los datos y los periodos de retención. Y añade que se contrate en modalidad empresarial, con cláusulas de no reutilización.

La lista, por orden de lo que cuesta arreglar

criterio	qué se pregunta	de quién depende
1. Contrato	Si hay anexo de tratamiento, con quién se firma y qué servicios cubre	Del plan que contrates
2. Entrenamiento	Si usa lo que escribes para entrenar, por defecto y con el ajuste apagado	Del proveedor y del plan
3. Ubicación	Dónde se almacena y con qué mecanismo del capítulo V se ampara la salida	Del proveedor
4. Conservación	Cuánto tiempo, quién lo fija y qué pasa cuando borras	Del plan, y luego de tu administrador
5. Accesos	Quién puede leerlo: tu administrador, un revisor humano, un subencargado	Del proveedor y de tu configuración
6. Formación	Si tu gente sabe qué puede escribir, y si eso está en un documento	Solo de ti
7. Datos de entrada	Qué entra de verdad en la ventana de texto	Solo de quien escribe

Fuente de los cuatro primeros: apartado de contratación del resumen de la AEPD, enero de 2026.

Los cinco primeros dependen del proveedor y del plan, y el sexto, de ti. El séptimo no depende de nadie más, y por eso es el único que puedes cambiar esta misma semana sin firmar nada.

El contrato y el entrenamiento, que van juntos

Los dos primeros parecen independientes y no lo son. Sin contrato de encargo no hay forma de exigir por escrito que el proveedor no reutilice tus datos, y la promesa de no entrenar se queda en una casilla de un menú que cualquiera puede volver a encender.

Con contrato, en cambio, la promesa está en el papel y es exigible. Por eso la Agencia recomienda incluir cláusulas de no reutilización de datos, y no confiar en el ajuste. El interruptor vale para el día a día, y el contrato vale para el día de la reclamación.

Conviene además comprobar qué pasa cuando el ajuste está apagado. En dos de los cuatro asistentes de esta guía hay una vía documentada por la que el contenido puede usarse igual, y es la más inocente de todas: valorar una respuesta con el pulgar.

El detalle, con la frase exacta de cada proveedor y su fecha, está en la guía de ChatGPT y en la de Claude.

La ubicación y la conservación, que se confunden mucho

La ubicación responde a dónde reposa el dato. La conservación responde a cuánto tiempo sigue ahí. Son dos preguntas distintas y la respuesta de un proveedor a una no dice nada de la otra.

Un proveedor puede almacenar en Fráncfort y conservar indefinidamente. Otro puede almacenar en Virginia y borrar en treinta días. Lo que un cliente te va a preguntar, si pregunta, son las dos cosas, y lo que un formulario de seguro pide es que las tengas escritas.

Hay un matiz de la conservación que casi nadie mira y que decide bastante: quién la fija. En una cuenta personal la fija un menú, y por tanto la fija cada empleado. En una cuenta de empresa la fija tu administrador, que es lo que convierte un ajuste en un control.

Los accesos, la formación y lo que entra

Estos tres son los que no se resuelven leyendo un contrato. Los accesos dependen de cómo esté montada tu cuenta y de qué haga el proveedor por dentro, y hay más gente leyendo de la que se supone: tu propio administrador, los equipos de seguridad del proveedor y, en uno de los cuatro casos, revisores humanos documentados.

La formación es el criterio que la AEPD repite tres veces en su resumen de enero de 2026, con tres verbos distintos: restringir el uso a personas formadas y autorizadas, garantizar la capacitación continua y formar en las limitaciones concretas de cada sistema. Lejos de ser un adorno del documento, ocupa la mitad de su apartado de recursos humanos.

Y el séptimo, los datos de entrada, es el que cierra el círculo. Puedes tener los seis anteriores impecables y seguir mandando fuera la nómina entera de una empresa cliente porque alguien tenía prisa.

Por qué el orden importa

Un despacho que tiene resueltos los seis primeros y no el séptimo sigue mandando fuera el nombre, el documento y la nómina de gente que no es cliente suya, sino empleado de su cliente. Un despacho que tiene resuelto el séptimo y ninguno de los seis anteriores ha reducido el daño de una fuga, aunque le falten papeles.

Lo cómodo sería decir que hay que hacerlo todo. Lo honesto es decir por dónde se empieza cuando no hay tiempo para todo, y se empieza por el séptimo, porque no cuesta dinero y es inmediato.

Las cuatro herramientas, criterio a criterio

Aquí está el resumen. Cada celda lleva su fuente en el bloque del final, y cada herramienta lleva su guía propia, que es donde está la letra pequeña que no cabe en una tabla.

herramienta	contrato de encargo	entrena por defecto	dónde se almacena
ChatGPT	Sí en los términos de negocio, con OpenAI Ireland si estás en el EEE	Sí en las cuentas personales, no en las de empresa	Fuera del EEE, incluido Estados Unidos
Claude	Sí, incorporado por referencia a los términos comerciales	No, salvo que lo permitas o se marque el chat	Estados Unidos, según su propia documentación
Gemini	Sí, en Workspace	Sí con cuenta personal y la actividad activada, no en Workspace	Red global de Google, con Google Ireland como contraparte en el EEE
Copilot	Sí, el anexo de protección de datos de los términos del producto	Sí con cuenta personal, no con cuenta de trabajo	Dentro del Límite de Datos de la UE, con dos excepciones escritas

Fuentes: documentación oficial de los cuatro proveedores, consultada entre el 19 y el 20 de septiembre de 2026. Las fechas de cada documento están en el bloque final.

Lo que la tabla no puede enseñar

Que las cuatro últimas celdas dicen cosas parecidas y significan cosas distintas. El Límite de Datos de la UE de Microsoft es un compromiso más fuerte que cualquiera de los otros tres, y aun así tiene dos agujeros escritos en notas al pie: las consultas de búsqueda web y los modelos de Anthropic quedan fuera.

Y que la residencia europea de OpenAI existe pero no llega a los planes de consumo, ni a Business. Cuando llega, en su nivel más estricto, la propia página avisa de que el procesamiento en CPU de un PDF o un Word puede seguir ocurriendo fuera de la región.

5 añosClaude, si permites usar tus chats para mejorar el modelo

3 añosGemini, las conversaciones que revisa una persona

18 mesesGemini y Copilot de consumo, la actividad por defecto

La columna que no cambia de fila

Hay una quinta columna que no he puesto porque diría lo mismo cuatro veces: en los cuatro casos, el texto sale de tu equipo y viaja a un servidor de un tercero. Ese es el hecho que ninguna configuración toca, y es el que define el tratamiento.

Por eso, sea cual sea el asistente, se acaba en el mismo sitio: la pregunta que queda después de leer las cuatro políticas es qué haces tú con lo que escribes, y esa tiene respuesta en el índice de guías.

Cuenta gratuita y cuenta de empresa: la línea que de verdad separa

Si hay una frontera en todo esto, pasa entre la cuenta que se abre con un correo y la que se contrata con una empresa detrás, no entre marcas, y se puede comprobar leyendo dos documentos del mismo proveedor.

Lo hice con dos de los cuatro. Los términos de consumo de Anthropic no nombran ni una vez el anexo de tratamiento de datos, y sus términos comerciales lo incorporan por referencia. Las condiciones de uso de OpenAI para particulares tampoco lo nombran, y remiten expresamente a sus términos de negocio para los servicios de empresa y de desarrollo.

Qué trae la modalidad de negocio, y qué no

lo que cambia	cuenta personal	cuenta de empresa
Anexo de tratamiento de datos	No lo hay	Sí, incorporado al contrato
Entrenamiento por defecto	Depende del proveedor, y a veces sí	No, en los cuatro
Quién fija la conservación	Un menú de ajustes	Tu administrador, por contrato
Quién puede leer tus chats	El proveedor, según su política	También tu administrador
El dato sale de tu equipo	Sí	Sí

Fuentes: condiciones de consumo y de negocio de los cuatro proveedores, consultadas el 20 de septiembre de 2026.

La fila del administrador sorprende a mucha gente y conviene decirla en voz alta antes de migrar a toda la oficina: en la modalidad de empresa, alguien de tu propia casa puede ver, exportar y borrar lo que escriben los demás. Es exactamente lo que necesitas para gobernar la herramienta, y también algo que hay que contarle a la plantilla.

En Claude hay además una fila que merece leerse dos veces: en el plan Enterprise los datos se conservan indefinidamente por defecto, salvo que alguien fije un periodo personalizado. Contratar la modalidad de empresa no acorta la retención, la pone en manos de tu administrador.

La trampa de creer que con el plan de empresa ya está

El plan de empresa te da papeles, y los papeles importan. Te da un contrato, un anexo, control sobre los plazos, cifrado y una auditoría que enseñar cuando alguien pregunte. Nada de eso es poco.

Lo que no te da es que el dato deje de salir. Y las dos cosas se mezclan cada vez que alguien resume la migración diciendo que ya está cubierto. Cubierto está el papel, y ese era el primer problema, no el único.

El contrato de encargo: qué mirar en el anexo de cada proveedor

El artículo 28.3 del RGPD no pide un contrato cualquiera. Pide que conste por escrito, que fije el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las categorías de interesados, y que obligue al encargado a un listado concreto de cosas.

Cuando abras el anexo de un proveedor, esas son las que hay que buscar. Basta con comprobar que están, sin leerlo entero.

Los seis puntos que hay que buscar en el anexo

1. Quién firma contigo. Si estás en el EEE, lo normal es que la contraparte sea la filial irlandesa. En el anexo de OpenAI está escrito así, y en el de Anthropic la autoridad de control competente que se declara es la de Irlanda.
2. Qué servicios cubre. Un anexo que suplementa el acuerdo de servicios de negocio no cubre la cuenta con la que alguien entró desde casa.
3. Las instrucciones documentadas. El encargado solo trata los datos siguiendo tus instrucciones, y eso tiene que estar escrito.
4. Los subencargados. Quién más toca el dato, y cómo te avisan cuando cambia la lista. En Copilot hay modelos de terceros como subprocesadores, y el administrador decide si se usan.
5. La supresión al terminar. Qué pasa con lo tuyo cuando dejas de pagar.
6. La asistencia y la auditoría. El artículo 28.3.h) obliga al encargado a poner a tu disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de ese artículo, y a permitir auditorías.

Lo que encontré al abrirlos

El anexo de OpenAI está fechado el 1 de diciembre de 2025 y en vigor desde el 1 de enero de 2026, y dice en su primera cláusula que OpenAI actúa como encargado por cuenta del cliente. Se incorpora al acuerdo de servicios al aceptar el pedido, no hace falta una firma aparte.

El de Anthropic está en vigor desde el 24 de febrero de 2025 y define sus transferencias sobre los módulos dos y tres de las cláusulas contractuales tipo de 2021. Google y Microsoft publican los suyos dentro de los términos de Workspace y de los términos del producto, respectivamente.

Cómo comprobarlo tú mismo, sin abogado

Lo que hice para escribir la tabla de esta guía lo puede repetir cualquiera, y es la comprobación más barata de las siete. Consiste en abrir dos documentos del mismo proveedor y comparar.

1. Abre sus condiciones de consumo y busca la expresión anexo de tratamiento de datos, o su equivalente en inglés. En los dos proveedores que comprobé no aparece ni una vez.
2. Abre sus condiciones de negocio y busca lo mismo. Ahí sí está, y normalmente dice que se incorpora por referencia al contrato.
3. Abre el anexo y busca la palabra encargado, o processor. La cláusula que te interesa dice que el proveedor trata los datos por cuenta del cliente, y suele estar en el primer apartado.
4. Comprueba la contraparte. Si estás en el EEE, busca el nombre de la filial irlandesa. Si el anexo solo nombra a la matriz estadounidense, pregunta.

Si el paso dos no da nada, eso no significa que el proveedor sea malo, sino que ese plan no viene con encargo de tratamiento y, por tanto, no es el plan con el que se tocan datos de clientes.

La pregunta que sí conviene hacerle a tu proveedor

No es si cumple el Reglamento, porque contestará que sí y no significará nada. Es si el anexo de tratamiento de datos se aplica al plan concreto que tú tienes contratado, y que te lo señale por escrito.

Esa misma pregunta, con otras palabras, es la que aparece en los formularios de renovación de las pólizas. Está desarrollada en la guía del cuestionario de ciberriesgos, con las respuestas que se pueden dar sin comprometerse de más.

El criterio de los accesos: quién más lee lo que escribes

De los siete, este es el que menos se mira y el que más sorprende cuando se mira. La pregunta no es si el proveedor es de fiar, sino cuántas manos distintas pueden llegar a un texto concreto y con qué justificación.

Hay tres grupos, y los tres están documentados por los propios proveedores.

Tu propio administrador

En la modalidad de empresa puede ver, exportar y eliminar lo que escriben los demás.

Los revisores humanos del proveedor

Google documenta que leen una parte de las conversaciones de las cuentas personales de Gemini.

Los subencargados

Cada proveedor se apoya en otros, y la lista cambia. En Copilot, el administrador decide si se usan modelos de terceros.

Tu propio administrador

En la modalidad de empresa, quien gestiona el espacio de trabajo tiene herramientas para ver, exportar y eliminar lo que escriben los demás. En Copilot con cuenta de trabajo se hace con la búsqueda de contenido o con Microsoft Purview, y en ChatGPT Business está escrito en la página de privacidad empresarial de OpenAI.

Esto es una función, no un defecto. Sin ella no podrías cumplir un derecho de supresión ni responder a una inspección. Lo que conviene es que la plantilla lo sepa antes y no después, y ese es uno de los apartados del modelo de política de uso de IA.

Los revisores humanos del proveedor

Aquí hay una diferencia real entre los cuatro, y no es de matiz. Google documenta con detalle que revisores humanos, incluidos proveedores de servicios, leen una parte de las conversaciones de las cuentas personales de Gemini, y que esas conversaciones revisadas se conservan hasta tres años.

El dato que hay que leer dos veces es el que va justo detrás: esas conversaciones no se eliminan cuando eliminas tu actividad. Está en la guía de Gemini, con la frase completa y su fecha.

En el otro extremo, Microsoft dice que los servicios de Copilot han optado por no participar en la supervisión de abusos con revisión humana. Es la afirmación más fuerte de los cuatro en este punto concreto, y conviene reconocerla cuando toca.

Los subencargados

El tercer grupo es el que suele quedarse fuera del registro de actividades. Cada proveedor se apoya en otros, y esa lista cambia. El caso más llamativo de los cuatro es Copilot, que ofrece modelos de terceros dentro del mismo producto, de Anthropic y de OpenAI, con el administrador decidiendo si se usan.

La consecuencia práctica es que dos personas de la misma oficina, con el mismo icono en la pantalla, pueden estar mandando su texto a proveedores distintos según lo que haya configurado quien administra. Y eso se anota en tus papeles, no en los de Microsoft.

Transferencias fuera del EEE: lo que el marco UE-EE. UU. cubre y lo que no

Los cuatro proveedores tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Eso no es irregular: el capítulo V del RGPD prevé cómo hacerlo. Lo que cambia de un proveedor a otro es el mecanismo, y ahí sí hay una diferencia comprobable.

Si el proveedor está certificado en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., la transferencia se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión, de 10 de julio de 2023, y puede llevarse a cabo sin necesidad de una autorización adicional. Si no lo está, quedan las cláusulas contractuales tipo, que te obligan a valorar tú si el país de destino ofrece garantías suficientes.

Quién está en la lista y quién no

Consulté la lista oficial el 20 de septiembre de 2026, y el resultado no es el que mucha gente supone.

proveedor	en la lista del marco	mecanismo que declara
Google LLC	Sí, activo en los tres marcos	Adecuación
Microsoft Corporation	Sí, activo, con la recertificación en revisión	Adecuación
OpenAI	No aparece, ni como activo ni como inactivo	Adecuación y cláusulas tipo, según su política europea
Anthropic	No aparece, ni como activo ni como inactivo	Cláusulas tipo, módulos dos y tres, según su anexo

Fuente: lista del Data Privacy Framework, Departamento de Comercio de Estados Unidos, consultada el 20 de septiembre de 2026 sobre 3.664 participantes activos.

Antes de dar por bueno ese cero comprobé que la búsqueda funcionaba: Microsoft y Google aparecen a la primera, y en el filtro de participantes inactivos una consulta de control devuelve una empresa con el estado de baja. La herramienta encuentra lo que hay. Lo que no hay, no está.

Qué significa eso para ti, sin dramatismos

Que con Google y Microsoft el papeleo de la transferencia es más corto, porque hay decisión de adecuación detrás. Y que con OpenAI y Anthropic hay que apoyarse en las cláusulas tipo, lo cual es perfectamente legal y es lo que hace media Europa, pero traslada al responsable una valoración que la adecuación le ahorra.

No convierte a unos en conformes y a otros en no conformes. Cambia cuánto tienes que documentar tú, y es una de las casillas que aparece tal cual en el cuestionario de la póliza.

El estado del marco, sin prometer de más

El Tribunal General de la Unión Europea desestimó el 3 de septiembre de 2025 el recurso que pedía anular la decisión de adecuación, en el asunto Latombe contra Comisión. Confirmó que, en la fecha de adopción de la decisión, Estados Unidos garantizaba un nivel adecuado de protección.

Esa frase lleva dentro su propio límite. El Tribunal recordó además que la Comisión está obligada a hacer un seguimiento permanente del marco jurídico estadounidense y que, si cambia, puede modificar o derogar la decisión. Contra las resoluciones del Tribunal General cabe casación ante el Tribunal de Justicia.

Dicho de otro modo: hoy el marco está en pie y confirmado por una sentencia, y la historia de las dos decisiones anteriores aconseja no escribir en ningún contrato que esto es para siempre.

¿Y las herramientas europeas? Lo que un servidor en Fráncfort resuelve

Si buscas esta pregunta en español, buena parte de los resultados son listas de herramientas europeas presentadas como la salida limpia. Conviene mirar esas listas con los siete criterios delante, porque el argumento que usan casi siempre es uno solo.

Un proveedor con servidores en la Unión resuelve el criterio tres, y lo resuelve bien: si no hay transferencia internacional, no hace falta ni decisión de adecuación ni cláusulas tipo, y el capítulo V del RGPD deja de ser tu problema. Eso es una ventaja real y no conviene quitársela.

Lo que resuelve un servidor europeo

La ubicación, el criterio tres: sin transferencia internacional no hace falta decisión de adecuación ni cláusulas tipo.

Lo que deja donde estaba

El contrato, el entrenamiento, la conservación, los accesos, la formación y lo que entra en la ventana de texto.

Los seis que deja donde estaban

Un servidor europeo no te da el contrato de encargo: eso sigue dependiendo de qué plan contrates. No te dice si el proveedor entrena con lo que escribes, que es una política y no una geografía. No fija los plazos de conservación. No decide quién accede.

No forma a tu gente. Y desde luego no decide qué escribes en la ventana de texto, que es el criterio que más pesa y el único que no aparece nunca en una comparativa de proveedores.

Y la frontera se ha movido

Hay además un motivo por el que la vieja divisoria entre unos y otros ya no separa lo que separaba. Dos de los cuatro asistentes de esta guía ofrecen alguna forma de tratamiento o almacenamiento en Europa en alguno de sus planes, aunque con condiciones y con letra pequeña, y el capítulo de ChatGPT recorre la suya con el detalle de qué queda fuera incluso con la residencia activada.

Dicho de otra manera: preguntar dónde está el servidor sigue siendo una buena pregunta, y sigue siendo una de siete. Un proveedor europeo con una cuenta personal sin contrato detrás no te deja mejor que uno americano con contrato, anexo y plazos configurados.

Lo que la AEPD ha escrito sobre IA generativa

La Agencia lleva años publicando material sobre esto y no está todo al mismo nivel. Conviene saber qué es cada cosa antes de citarla en una reunión, porque hay documentos recientes, documentos en revisión y documentos que son política interna de la propia Agencia.

Los cuatro que importan para esta conversación son fáciles de confundir, porque los cuatro llevan el mismo membrete y tres de ellos son de 2026. Van en orden de utilidad para un despacho, que no es el orden en que los devuelve un buscador.

El decálogo de enero de 2026, que habla a las personas

Se llama Cuidado con lo que le confías y está escrito para el ciudadano, no para la empresa. Aun así, dos de sus diez puntos son directamente aplicables a una oficina.

El punto que pide revisar las condiciones del servicio antes de usarlo avisa de que, además de lo que escribes, se envían cookies, direcciones IP, datos de seguimiento y de uso, metadatos e información del dispositivo. Y el punto de información profesional dice que no se incluya la que desvele datos confidenciales de la entidad ni de su personal o clientes.

El resumen de enero de 2026, que es la lista de la compra

Este es el documento más útil de los cuatro y casi nadie lo cita. Es el resumen de obligaciones y recomendaciones para la gestión de IA generativa en la propia AEPD, y su apartado de contratación es una lista de comprobación lista para usar.

Hay un inciso que hay que decir siempre que se use: es la política interna de la Agencia para sus procesos administrativos, no una norma que obligue a un despacho privado. Y precisamente por eso vale tanto. Es lo que la autoridad se impone a sí misma cuando puede elegir.

10puntos del decálogo para el ciudadano

7bloques de obligaciones en el resumen interno

2020el año del documento que sale primero al buscar

Los otros dos, con su matiz

Las orientaciones sobre inteligencia artificial agéntica son de febrero de 2026 y van sobre agentes que encadenan acciones, no sobre pegar un texto en un chat. Sirven si estás montando un agente; no son el documento de esta conversación.

Y la introducción a la adecuación al RGPD de tratamientos que incorporan IA, que es la que sale primero al buscar, lleva fecha de febrero de 2020 y la propia portada dice en revisión. Se puede citar para los conceptos, no para el estado de la técnica.

Si tu organización es una administración local, hay un juego de reglas añadido que no está en ninguno de estos cuatro y que está recogido en la guía de IA en los ayuntamientos.

Qué datos no deberían entrar nunca, aunque la cuenta sea de empresa

Este es el criterio siete, el único que no depende de ningún proveedor. Y es el que más se salta, porque no lo vigila nadie y porque el ahorro de tiempo es inmediato.

La regla práctica cabe en una pregunta, sin lista de palabras prohibidas: ¿esta pregunta se contesta igual sin el nombre? Casi siempre la respuesta es que sí, y entonces el nombre sobra. En un informe médico pasa igual: el diagnóstico se queda y sobra la cabecera con los datos del paciente.

Los que sobran casi siempre

• El nombre y los apellidos, cuando la consulta es sobre un supuesto y no sobre una persona.
• El DNI, el NIE y el NIF, que además llevan dígito de control y se reconocen a simple vista.
• El número de la Seguridad Social, que en una nómina viaja pegado al nombre.
• La dirección postal, que sola identifica un hogar.
• La causa de una baja médica, que es dato de salud del artículo 9 y no es de tu cliente, sino de su empleado.
• El número de expediente o de póliza, que reidentifica en cuanto alguien tiene el otro lado.

Cómo se quita, en orden de fiabilidad

Lo primero es no escribirlo. Redactar el caso en abstracto cuesta veinte segundos más y resuelve el problema entero.

Lo segundo es sustituirlo por un marcador estable antes de pegar, para que el texto siga teniendo sentido. El método manual de siete pasos y el criterio de las cuatro cifras están en la guía de cómo tapar un DNI antes de pegarlo, que es la pieza que cubre esto en detalle.

Un ejemplo con el formato que emite nuestro motor en castellano:

antes   Adjunto la nómina de Lucía Ferrer Anglada, DNI 51827364S,
        NUSS 281234567840, con la baja del 3 de marzo.

después Adjunto la nómina de [PERSONA_1], DNI [DNI_1],
        NUSS [NUSS_1], con la baja del 3 de marzo.

Por qué a esto se le llama seudonimización

El RGPD define la seudonimización en su artículo 4.5, y la clave está en la vuelta atrás. Si existe una correspondencia que permite recuperar el dato original, lo que tienes es un dato seudonimizado, que sigue siendo dato personal y sigue dentro del Reglamento. Cuándo se puede dar el paso a anonimizar de verdad lo explica la guía sobre anonimizar o seudonimizar datos.

Eso no le quita valor: reducir la superficie de lo que sale es exactamente lo que pide el principio de minimización. Pero hay que llamarlo por su nombre, porque llamarlo anonimización cuando hay tabla de correspondencia es lo que te desmonta en la primera reunión con un delegado de protección de datos.

Cuándo deja de bastar hacerlo a mano

A mano funciona bien para un caso al día. Deja de funcionar cuando son quince, cuando el documento tiene ocho páginas o cuando el que pega es otra persona del despacho que tiene prisa.

Lo que hace nuestra herramienta, y lo que no

Ahí es donde encaja lo que hacemos nosotros. Nonimo es una aplicación de Mac y de Windows que se llama con una tecla, encuentra los identificadores del papel español y los sustituye por marcadores antes de que el texto salga, con el motor funcionando en el propio ordenador.

Encuentra el DNI, el NIE, el NIF, el número de la Seguridad Social, la matrícula, el CUPS y la referencia catastral, y valida los dígitos de control antes de tapar nada.

Y no te pone a cumplir el Reglamento, porque eso no lo hace ningún programa. Reduce lo que sale, que es uno de los siete criterios de esta guía, y deja los otros seis exactamente donde estaban.

Cómo se documenta: registro, política y evaluación de impacto

Llegados aquí, el trabajo que queda es de papel. Son tres documentos, ninguno de los tres es un certificado y los tres los puedes tener tú mismo sin contratar a nadie.

Ninguno demuestra que la herramienta sea buena. Lo que demuestran es que tú miraste, que decidiste con información delante y que dejaste constancia. El artículo 5.2 del RGPD lo llama responsabilidad proactiva, y lo que pide es que seas capaz de demostrarlo.

El registro de actividades de tratamiento

Si ya lo tienes, usar un asistente de IA no crea un tratamiento nuevo por sí solo: el tratamiento sigue siendo la gestión laboral, o la llevanza contable, o la defensa jurídica. Lo que cambia son dos casillas: el encargado, que ahora incluye a un proveedor más, y las transferencias internacionales, con su mecanismo.

Mucha gente cree que la exención del artículo 30.5 le salva porque emplea a menos de 250 personas. Casi nunca lo hace.

250

Un despacho que trata datos de clientes todos los días no hace un tratamiento ocasional, así que la excepción de la excepción se le aplica y el registro le toca igual. Es una lectura incómoda y es la literal.

La política escrita de uso de IA

Es el documento que convierte una buena costumbre en un control. Sin él, lo que tienes es que unas cuantas personas hacen bien las cosas mientras se acuerden, y eso no se puede enseñar el día que alguien pregunte.

Basta con que sea corto, siempre que diga qué herramientas están autorizadas, con qué cuenta se entra, qué datos no entran nunca y a quién se avisa cuando alguien se equivoca. El modelo completo, listo para adaptar, está en la guía de la política de uso de IA.

La evaluación de impacto, cuando toca

El artículo 35.1 obliga a hacerla cuando el tratamiento entrañe probablemente un alto riesgo, y dice expresamente que ese riesgo aumenta cuando se usan nuevas tecnologías. Para orientar, la AEPD publicó una lista de once tipos de tratamiento al amparo del artículo 35.4.

El criterio operativo está escrito en la introducción de esa lista, y es más concreto de lo que parece.

Dos o más

Una asesoría laboral que pasa nóminas con causa de baja por un asistente de IA reúne dos sin esfuerzo: el criterio cuatro, por las categorías especiales del artículo 9, y el criterio diez, por el uso de una tecnología nueva. Si además lo hace a gran escala, son tres. En una clínica dental el dato de salud va en cada informe para la mutua, y por eso allí importa que el nombre del paciente no llegue al chat.

Eso no significa que haya que parar. Significa que el papel que toca no es una nota en el cajón, y que conviene hacerlo antes y no después, porque después se llama informe de incidente. Lo útil es que deje escrito qué se pega y qué se quita antes, y en extranjería el criterio de las personas vulnerables puede sumar otro más.

Lo que ninguna herramienta resuelve sola

Hay tres cosas que no se compran, y conviene decirlas al final para que no queden tapadas por la tabla.

La primera es el criterio de la persona que escribe. Ningún programa sabe si el caso que estás describiendo se puede reconocer por el contexto aunque hayas quitado todos los nombres, y el colegio de la abogacía lo dice en la circular que aprobó el 10 de abril de 2026: hay que extremar el cuidado al decidir qué datos se introducen.

La segunda es el contrato. Se firma con un proveedor, se revisa cuando cambia el plan y no lo genera ninguna función del producto.

La tercera es el registro de lo que hiciste. El día que haya una reclamación, lo que te va a servir no es que la herramienta fuera buena, sino poder enseñar qué decidiste, cuándo y con qué información delante. Esa misma lógica es la que explica por qué una póliza pregunta lo que pregunta, y está desarrollada en la guía de lo que cubre un seguro de ciberriesgos.

Y la ley española, en cuatro líneas

El deber de confidencialidad del artículo 5 de la LOPDGDD alcanza a todas las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento y subsiste después de terminar la relación. Para el abogado se suma el secreto profesional del artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, con respaldo penal en el artículo 199 del Código Penal.

El asesor fiscal no tiene una norma de secreto propia equivalente, aunque el artículo 199.2 alcanza a cualquier profesional que divulgue secretos ajenos incumpliendo su obligación de reserva. El gestor administrativo sí tiene el suyo, en su Estatuto Orgánico, y el graduado social en su reglamento colegial. Y el notario responde del secreto del protocolo, que alcanza a cada escritura de su archivo.

Y por encima de todos está el artículo 28 del RGPD, que es el que te obliga a ti frente a tus clientes cuando eres tú quien encarga el tratamiento a un tercero. Qué hay que contarles de ese tercero, y en qué papel, lo resuelve la cláusula para la hoja de encargo.

Qué hacer esta semana, si solo hay tiempo para una cosa

Mira con qué cuenta entra cada persona de tu oficina. Si alguien está usando la cuenta personal para trabajo, ahí tienes el cambio que más mueve la aguja y que en algunos casos no cuesta dinero, porque el despacho ya paga la suite.

Y escribe, aunque sea en media página, qué no entra nunca en la ventana de texto. Es lo único de esta guía que puedes tener hecho hoy.

Fuentes

Cada una, con el dato concreto que sostiene. La documentación de los proveedores cambia varias veces al año: las fechas son las de consulta, el 19 y el 20 de septiembre de 2026.

• RGPD, texto en el BOE. El artículo 4.5 y la definición de seudonimización; el artículo 28.3 y su letra h); el artículo 30.5 y el umbral de 250 personas con sus tres excepciones, citado literal; los artículos 35.1 y 35.3; y el capítulo V sobre transferencias.
• LOPDGDD, artículo 5, en el BOE. El deber de confidencialidad que alcanza a todas las personas que intervienen en el tratamiento y que subsiste tras terminar la relación.
• AEPD, resumen básico de obligaciones y recomendaciones para la gestión de IA generativa, enero de 2026. El apartado de contratación, con la evaluación previa de metadatos y registros, el uso para entrenamiento, la ubicación y los periodos de retención; la recomendación de contratar en modalidad empresarial; las cláusulas de no reutilización; y la obligación de no ingresar datos privados ni personales. Es la política interna de la Agencia para sus propios procesos administrativos.
• AEPD, decálogo Cuidado con lo que le confías, enero de 2026. El punto sobre revisar las condiciones del servicio, con la lista de lo que se envía además del texto, y el punto sobre no incluir información profesional que desvele datos confidenciales de la entidad, su personal o sus clientes.
• AEPD, orientaciones sobre inteligencia artificial agéntica, versión 1.2 de febrero de 2026. Que el documento va sobre implementar tratamientos con agentes, no sobre el uso de un asistente conversacional.
• AEPD, adecuación al RGPD de tratamientos que incorporan inteligencia artificial, febrero de 2020. Su portada lleva la marca en revisión, que es el motivo por el que aquí se cita para los conceptos y no para el estado de la técnica.
• AEPD, listas de tipos de tratamientos que requieren evaluación de impacto, artículo 35.4. Los once criterios, el cuatro sobre categorías especiales y el diez sobre nuevas tecnologías, y la regla de que hará falta una evaluación en la mayoría de los casos que reúnan dos o más.
• Tribunal General de la Unión Europea, comunicado de prensa 106/25 sobre el asunto T-553/23, Latombe contra Comisión, 3 de septiembre de 2025. La desestimación del recurso; la fórmula de que la adecuación se confirma en la fecha de adopción de la decisión; la obligación de seguimiento permanente de la Comisión; y la nota sobre el recurso de casación.
• Comisión Europea, Decisión de Ejecución (UE) 2023/1795, de 10 de julio de 2023. La decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• Departamento de Comercio de Estados Unidos, lista del Data Privacy Framework, consultada el 20 de septiembre de 2026. Que Google LLC figura como activo en los tres marcos y Microsoft Corporation como activo con la recertificación en revisión; que OpenAI y Anthropic no aparecen ni en la lista de activos ni en la de inactivos; y el total de 3.664 participantes activos.
• OpenAI, anexo de tratamiento de datos, actualizado el 1 de diciembre de 2025 y en vigor desde el 1 de enero de 2026. Que suplementa el acuerdo de servicios; que la contraparte es OpenAI Ireland Ltd. para clientes del EEE y Suiza; y que OpenAI actúa como encargado por cuenta del cliente.
• OpenAI, condiciones de uso para particulares. Que no nombran el anexo de tratamiento de datos y que remiten a los términos de negocio para ChatGPT Enterprise, la API y los demás servicios para empresas y desarrolladores.
• Anthropic, anexo de tratamiento de datos, en vigor desde el 24 de febrero de 2025. Que se incorpora a los términos comerciales; que define sus transferencias sobre los módulos dos y tres de las cláusulas contractuales tipo de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914; y que declara a Irlanda como autoridad de control competente.
• Anthropic, términos comerciales y términos de consumo. Que los comerciales incorporan el anexo por referencia y los de consumo no lo nombran.
• Google, centro de privacidad de IA generativa en Workspace, 14 de agosto de 2026. Que el contenido no se somete a revisión humana ni se usa para entrenar modelos fuera del dominio sin permiso, y que la retención la fijan los administradores.
• Microsoft Learn, protección de datos de empresa en Microsoft Copilot, 20 de agosto de 2026. Que Copilot es un servicio del Límite de Datos de la UE, y las dos excepciones escritas en notas al pie: las consultas de búsqueda web y los modelos de Anthropic.
• CGAE, Circular Interpretativa 3/2026, Madrid, 10 de abril de 2026. La advertencia sobre extremar el cuidado al decidir qué datos se introducen. La propia circular declara que no trata la confidencialidad ni el secreto profesional, que remite a otra.

Lo que afirmamos de nuestro propio producto sale del código del motor y de sus tests: qué identificadores españoles encuentra, que valida los dígitos de control y que las etiquetas van en castellano.