· Actualizado el · Escrito y mantenido por Nonimo
Para anonimizar un DNI se tapa todo menos cuatro cifras, siempre las mismas, las de las posiciones cuarta a séptima:
12345678X → ***4567**Lo pusieron por escrito la AEPD, la Autoridad Catalana, la Vasca y el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía, y esas cuatro cifras salieron de un sorteo. El documento se llama “orientación para la aplicación provisional”, recomienda en vez de obligar y no usa ni una vez la palabra anonimizar.
Se escribió para publicar actos administrativos en un boletín, y allí el nombre no se oculta: la disposición adicional séptima de la LOPDGDD manda identificar al afectado “mediante su nombre y apellidos, añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias” del documento. El criterio no esconde a la persona: impide reconstruir su número. En un chat necesitas lo otro: esconder a la persona.
Y la IA ya está en la mesa: según el Barómetro de la Asesoría de Wolters Kluwer, de junio de 2026, el 71 % de los asesores españoles la usa a diario, frente al 42 % del año pasado.
Esta guía cuenta cómo se tapa bien un DNI y qué queda por tapar cuando el documento entero sale de tu ordenador. Si te piden la foto del DNI para un alquiler, un banco o una empresa, ve a qué datos tapar del DNI antes de enviarlo: campo a campo, y con la herramienta de esta página los tapas en el navegador.
Cómo anonimizar un DNI según la AEPD (que no lo llama así)
El documento resuelve una duda concreta: cuando una administración publica una lista de personas, ¿qué parte del número puede enseñar?
| documento | formato | cómo se publica |
|---|---|---|
| DNI | 12345678X | ***4567** |
| NIE | L1234567X | ****4567* |
| Pasaporte | ABC123456 | *****3456 |
| Otro, con 7 cifras o más | XY12345678AB | *****4567*** |
| Otro, con menos de 7 cifras | ABCD123XY | *****23XY |
Se numeran las cifras de izquierda a derecha, sin contar las letras, y se enseñan las de las posiciones cuarta a séptima. Con dos excepciones: el pasaporte va de la tercera a la sexta, y un documento más corto se numera entero, letras incluidas, y enseña las cuatro últimas.
Las cuatro posiciones se sortearon: una bola entre cinco, de una bolsa opaca, el 27 de febrero de 2019 en la sede de la Agencia. Salió la número 4.
Qué datos tapar del DNI antes de enviarlo
La máscara de la AEPD sirve para un número suelto en una lista. Cuando una inmobiliaria, un banco, una empresa o una gestoría te pide “una copia del DNI”, le llega la foto de la tarjeta entera, que lleva bastante más que el número. Si lo que te piden es una credencial mexicana para votar, mira qué pueden hacer con una copia de una INE.
La AEPD lo dijo en junio de 2025, a propósito de los hoteles: el DNI lleva información que la gestión no necesita, “como la fotografía, la fecha de caducidad, el CAN o nombres de los padres”, y tratarla “incrementa el riesgo de suplantación de identidad”. La salida es una copia que oculta lo que sobra. Las inmobiliarias, que reciben uno con cada alquiler, tienen su propia página, y en la portada se ve cómo Nonimo tapa el DNI.
Cómo tapar los datos del DNI con la herramienta de esta página
- Sube la foto o el PDF del DNI, o hazla con la cámara del móvil. Se lee en tu navegador y no sale de tu dispositivo.
- Pulsa los campos que quieres tapar. El DNI se abre con todo a la vista y cada dato tiene su botón: con un toque la herramienta le pone un recuadro negro encima, y con otro lo destapa, según lo que pida la gestión. La tabla de abajo dice cuáles suelen sobrar.
- Descarga la copia tapada en PNG, JPG o PDF. Los recuadros se graban en los píxeles, debajo no queda nada y el fichero sale sin metadatos.
Para que la copia diga para quién es, mira cómo poner una marca de agua al DNI. Tienes también la marca de agua para el pasaporte, la de la TIE, con anverso y reverso en un solo PDF, y la del certificado verde del NIE de los ciudadanos de la Unión.
Qué tapar del DNI, campo a campo
El destinatario casi siempre necesita tu nombre, tus apellidos y tu número. Lo demás se tapa salvo que la gestión lo pida expresamente:
| campo | dónde está | qué hacer |
|---|---|---|
| Nombre, apellidos y número del DNI | anverso | se dejan: es lo que te piden |
| Foto | anverso | se deja si tienen que comprobar que eres tú |
| Número de soporte | anverso, arriba a la derecha | se tapa |
| CAN, seis cifras | anverso, abajo a la derecha | se tapa: da acceso al chip |
| Firma | anverso | se tapa siempre |
| Domicilio, lugar de nacimiento y nombre de los padres | reverso | se tapan si no los piden |
| Las líneas de letras y cifras del pie | reverso | es la zona de lectura mecánica: se tapa al tapar los datos que repite (número, nombre y fechas); lo que quede, a mano |
Las posiciones son las de la guía técnica del DNI electrónico de la FNMT. El número de soporte importa porque hay trámites en línea que lo piden junto al número del DNI para comprobar que tienes la tarjeta delante; la Junta de Extremadura, por ejemplo, explica dónde encontrarlo. Quien tiene los dos tiene media llave.
La zona de lectura mecánica, las tres líneas del reverso, repite tus datos en un formato que cualquier lector de documentos lee de un vistazo, y lo que tapes en el anverso y dejes ahí sigue a la vista. En la herramienta de esta página esas líneas no tienen botón propio: se tapan cuando tapas el número, el nombre y las fechas que repiten. Si después queda algo a la vista, lo tapas tú a mano con un recuadro.
La Policía Nacional, en sus consejos de enero de 2025 para quien sigue mandando fotos del DNI, incluye pixelar lo que sobra, sobre todo la firma, y mandar la imagen en blanco y negro, que deja claro que es una copia.
Cómo hacerlo con el móvil, y lo que no se ve en la foto
Basta con el editor de fotos del propio móvil: el rotulador, a trazo opaco. El difuminado suave no sirve, porque deja adivinar la forma de lo que había debajo. Guarda el resultado como copia nueva y manda esa, no la original.
La foto lleva además datos que no se ven: el modelo del móvil, la fecha y, si tenías la ubicación activada, el sitio. Se resuelve igual que los metadatos de un documento: quitándolos antes de enviar. Si el destino es un chat, ten en cuenta que ChatGPT guarda las fotos que subes también fuera de la conversación.
Por WhatsApp, por correo o por la web de la empresa
INCIBE da tres pautas para cualquier canal: comprueba que quien te lo pide es quien dice ser, usa si puedes un servicio que proteja el fichero con contraseña y, cuando la gestión acabe, pide al destinatario que borre la copia.
En WhatsApp la foto se queda además en el chat y en la galería de los dos teléfonos: bórrala de la conversación y de tu carrete al terminar. Si mandas un PDF con el DNI escaneado, comprueba antes que el tachón de verdad borra lo de debajo.
NIE, TIE y pasaporte: lo mismo con otros rótulos
En la TIE el número de soporte empieza por E y lleva ocho cifras; se tapa igual que el del DNI. En el carnet de conducir, el número es el mismo del DNI.
En el pasaporte, las dos líneas de lectura mecánica del pie de la página de datos se tratan como las del DNI: líneas y firma tapadas, nombre y número a la vista si te los piden. Como no tiene número de soporte, si dejas también las fechas a la vista, esas líneas se tapan a mano, con un recuadro dibujado con el ratón o con el dedo. Y la casilla 11 del pasaporte español es tu número de DNI: cómo taparla lo cuenta la guía para anonimizar el pasaporte.
Antes de enviar nada, del DNI o del carnet de conducir, pregunta si de verdad hace falta la copia. La AEPD ya ha dicho que un alojamiento no puede pedírtela, porque sería un tratamiento excesivo: le basta con un formulario y, en persona, con ver el documento.
Si los DNI están en una tabla
Para anonimizar los DNI de una lista de trescientos no hace falta ir a mano. Con el DNI en A2, de corrido y sin espacios:
="***"&EXTRAE(A2;4;4)&"**"Vale igual en Calc. En un Excel en inglés, MID.
La fórmula crea una columna nueva y no borra la vieja: pega el resultado como valor y elimina la original, o el fichero seguirá llevando los DNI enteros. Y si vas a pegar la tabla en una IA, la columna del DNI es lo de menos, porque al lado siguen el nombre, la afiliación y el salario, y con eso ya se identifica a alguien. Para el resto de la hoja está la guía para anonimizar datos en Excel.
Por qué todos tapan las mismas cuatro cifras, y cuánto protegen
La orientación lo explica en su frase más útil: el criterio único existe para evitar que fórmulas distintas publiquen cifras en posiciones distintas, “posibilitando la recomposición íntegra de dichos documentos”.
Léelo pensando en un chat, donde el mismo expediente vuelve a pasar una y otra vez. Si el lunes pegas la nómina tapando las tres primeras cifras, el miércoles el contrato tapando las tres últimas y el viernes la vida laboral tapando el medio, has repartido el documento entero en tres mensajes.
La máscara del DNI deja 10.000 DNI compatibles: quedan tres cifras por delante, una por detrás y la letra. Si se viera la letra, bajarían a unos 435. Protege cuando el número va solo, y mucho menos cuando al lado hay un nombre, una empresa y una fecha. Por eso importa tanto dónde se tapa como qué se tapa: dentro de tu ordenador o fuera. Nosotros lo hacemos dentro.
Seudonimización o anonimización: cuál de las dos estás haciendo
En cualquier despacho se dice “anonimizar” para todo. En el RGPD son dos cosas distintas, y la diferencia decide si el documento sigue bajo la ley.
El artículo 4.5 define la seudonimización como el tratamiento de datos personales de manera que ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información adicional, siempre que esa información figure por separado y esté protegida. Anonimizar, en cambio, es irreversible, y por eso el considerando 26 dice que los principios de protección de datos no deben aplicarse a la información anónima. Y añade:
“Los datos personales seudonimizados, que cabría atribuir a una persona física mediante la utilización de información adicional, deben considerarse información sobre una persona física identificable.”
Si guardas la equivalencia para devolver los nombres al texto que te contesta la IA, has seudonimizado, y el expediente sigue siendo dato personal y responsabilidad tuya.
No es mala noticia: el artículo 32.1.a) pone la seudonimización y el cifrado en primer lugar de su lista de medidas. Pero seudonimizar reduce el riesgo, no te saca de la ley. Nuestra herramienta explica qué hace, al detalle.
Un conjunto de datos, o dos: la prueba que decide cuál es cuál
La prueba de la AEPD cabe en una frase: la anonimización genera un único conjunto de datos nuevo; la seudonimización genera dos, la información seudonimizada y la información adicional que permite revertirla. En los siete pasos de más abajo se ve solo: el paso 3, cambiar cada nombre por una etiqueta estable, crea el segundo conjunto, y el paso 6, borrar esa tabla al acabar, te deja otra vez con uno.
| anonimización | seudonimización | |
|---|---|---|
| ¿se puede deshacer? | no | sí, con la información adicional |
| ¿sigue bajo el RGPD? | no, si el proceso aguanta | sí, el texto y la tabla |
| garantías que exige | una, la robustez del proceso | cuatro, según la propia Agencia |
Y anonimizar es, en sí mismo, un tratamiento de datos personales, como dice la propia Agencia: un paso dentro de la ley y no previo a ella, que necesita su base y su registro, igual que cualquier otro uso de la IA.
Se escribe seudonimización, sin pe: así lo escriben el texto español del RGPD, el Diccionario panhispánico del español jurídico de la Real Academia Española, que remite el lema al artículo 4.5, y la AEPD en Anonimización y seudonimización.
Desde septiembre de 2025, el dato seudonimizado no es personal para todo el mundo
El 4 de septiembre de 2025 el Tribunal de Justicia de la Unión Europea resolvió el asunto C-413/23 P: no cabe considerar, dice, que los datos seudonimizados sean datos personales “de cualquier forma y para cualquier persona”. Pero diez apartados antes deja claro que, para quien guarda la información adicional, siguen siendo personales.
La sentencia aclara la posición de quien recibe el texto, la empresa que hay detrás de la IA, y para que esa posición aguante, la clave no puede entrar en lo que el CEPD llama el dominio de seudonimización.
Para él los datos "conservan, a pesar de la seudonimización, su carácter personal". La sentencia no le cambia nada.
Para él pueden dejar de ser dato personal, y solo si de verdad no puede saltarse las medidas ni reidentificar cruzando con otra cosa.
Dos precisiones. La sentencia interpreta el Reglamento 2018/1725, el de las instituciones europeas, cuyos artículos 3.1 y 3.6 están redactados igual que los 4.1 y 4.5 del RGPD. Y el asunto volvió al Tribunal General, así que no está cerrado.
447 nóminas y ningún hacker
El caso que mejor lo explica en España es una tarde de oficina, no una macrosanción a una tecnológica. En agosto de 2022 una persona que ya no trabajaba en UNIQLO pidió por correo su nómina de julio. El día 8 recursos humanos le respondió con un PDF adjunto: dentro iban las nóminas de 447 trabajadores, “constando nombre y apellidos, DNI, número de afiliación de la SS y número de cuenta bancaria, entre otros datos”.
La empresa lo atribuyó en sus alegaciones a un “error humano” de alguien que “no siguió el proceso interno”. Sin intrusión ni mala fe: un fichero equivocado en un adjunto, que es lo que pasa al pegar un expediente en un chat.
La AEPD publica cada mes cómo se materializaron las brechas
No es una rareza. El informe mensual de la AEPD de julio de 2026 cuenta cuántas brechas se materializaron de cada forma, y la más frecuente de estas tres es la más simple:
Ese mes, 127 brechas tuvieron su origen en el encargado del tratamiento, que es lo que tu despacho es para sus clientes en la nómina.
La AEPD no impuso una multa firme
La cifra circula mal. El acuerdo de inicio proponía 300.000 euros por el artículo 5.1.f) y 150.000 por el 32.1, y el procedimiento terminó por pago voluntario: la empresa pagó 270.000 euros el 22 de julio de 2024 con las dos reducciones del 20 %, lo que implica reconocer la responsabilidad y renunciar a recurrir.
Al razonar la infracción del 32.1, la Agencia recuerda que las medidas deben determinarse teniendo en cuenta “la seudonimización y el cifrado”. No dice que fuera esa la medida que faltaba, y no se lo atribuimos. Qué hace cada pieza nuestra está en la página de seguridad, con sus comprobaciones al lado.
El decálogo de la AEPD, y el único punto escrito para tu trabajo
El 27 de enero de 2026 la Agencia publicó un decálogo con un título con retranca, Cuidado con lo que le confIAs. Son diez recomendaciones para la ciudadanía, no para empresas, pero siete tienen lectura en un despacho:
| punto | qué pide la AEPD | qué significa en un despacho |
|---|---|---|
| 1 | No subas a la IA tu información personal | describir un caso ficticio: la receta manual |
| 3 | Respeta la privacidad de terceros | los terceros son los empleados de tu cliente |
| 4 | No incluyas información profesional | el único escrito para tu trabajo: nombra a los clientes |
| 5 | Revisa las condiciones del servicio y elige las versiones más seguras | además del texto viajan los metadatos |
| 7 | No creas todo lo que dice | un artículo de convenio inventado acaba en una nómina real |
| 9 | Usa distintas cuentas y borra el historial | configurar la cuenta, sin coste |
| 10 | Tus preguntas pueden definirte | tu historial dibuja tu cartera de clientes |
Las otras tres son la 2, evitar la información delicada o sensible; la 6, acudir a un profesional antes que a la IA, y la 8, guiar a los menores a tu cargo.
El punto 4 nombra expresamente a los clientes: “no incluyas información que desvele datos confidenciales de tu entidad (como contratos, informes o estrategias) ni de su personal o clientes”.
La receta manual: describe un caso ficticio
El punto 1 da la receta, literal: “describe un caso ficticio y evita ofrecer detalles que permitan identificarte”. Es disciplina en cada consulta, no un programa, y borrar la consulta después no la sustituye, porque un chat eliminado no desaparece al momento de los sistemas de OpenAI.
El 5 recuerda que además de tu texto viajan “cookies, direcciones IP, datos de seguimiento y de uso, metadatos, información de tu dispositivo, de contactos y de localización”, y remata: “Recuerda que nadie da nada gratis.”
El 7 va de otro riesgo, la respuesta inventada, y para los abogados ya está tipificado, como verás más abajo. Del Reglamento de IA, que es otra cosa, hablamos en esta nota.
Un expediente no es un DNI: lo que sigue identificando cuando el número ya no está
Aquí se detienen casi todas las guías, y es donde empieza lo nuestro. El número lleva dígito de control y una máquina lo reconoce sin dudar. El resto cuesta bastante más.
Una carta de despido sin nombre ni DNI conserva el puesto, la antigüedad, el centro de trabajo, el importe con céntimos y la empresa, y en una plantilla de ocho personas eso identifica a cualquiera. El considerando 26 del RGPD ya lo previó: para decidir si alguien es identificable hay que contar todos los medios, “como la singularización”, que cualquiera pueda usar razonablemente.
| lo que sigue identificando | por qué |
|---|---|
| El número de afiliación a la Seguridad Social | acompaña a la persona toda su vida laboral |
| El IBAN | además delata la entidad y la oficina |
| El domicilio | a menudo basta la calle y el número |
| El número de expediente | la llave a todo lo demás dentro de tu propio programa |
| La matrícula | en cualquier expediente de tráfico o de flota |
| El importe exacto | en una plantilla pequeña identifica tan bien como un nombre |
| La combinación de empresa, puesto y fecha | no necesita ningún número |
El modelo 145 lleva el grado de discapacidad reconocido
Si eres graduado social, el dato más delicado te llega cada mes de enero: el modelo 145 lleva el grado de discapacidad reconocido del trabajador y el de sus hijos. Categoría especial del artículo 9 del RGPD, de alguien que no es tu cliente sino el empleado de tu cliente.
El diagnóstico de una baja ya no llega a tu despacho: desde 2023 el INSS solo os comunica los datos administrativos. Si el trabajador lo cuenta en un correo, el diagnóstico entra por otra puerta, y sigue siendo dato de salud. Contra esa lista no hay atajo: hay que leerla entera cada vez. Cómo la recorre una máquina está en soluciones por sector.
Cómo se comprueba que algo está anonimizado: los tres criterios del CEPD
El Comité Europeo de Protección de Datos adoptó el 7 de julio de 2026 sus Directrices 02/2026 sobre anonimización, con tres criterios que hay que pasar a la vez. Están en consulta pública hasta el 30 de octubre de 2026, así que todavía pueden cambiar.
| criterio | qué tiene que ser imposible |
|---|---|
| Sin aislamiento de registro | separar a una persona del resto del conjunto |
| Sin vinculación | cruzar lo que queda con otra información y volver a juntarla |
| Sin inferencia | deducir un dato de la persona a partir de lo que queda |
La carta de despido de antes singulariza a la persona y permite deducir cosas de ella: falla dos de los tres, así que no está anonimizada. Y la evaluación se hace desde la perspectiva de cada entidad para la que se pretende que el dato sea anónimo, con una respuesta por destinatario, igual que pasa con la política que escribes para tu equipo.
El soporte miente: el tachón, la foto, las capas y los metadatos
Un rectángulo negro dibujado encima del nombre es una capa: el texto sigue debajo, sale con seleccionar y copiar, y una IA que lee ficheros lo lee entero. Por eso un PDF tapado se comprueba antes de subirlo, copiando, pegando y buscando el dato.
Con la foto del DNI pasa lo mismo: el rotulador de la app de fotos tapa de verdad; un recuadro en una app que guarda capas, no siempre. Cómo trabajar con IA inmobiliaria sin que ese número viaje al chat tiene su propia página.
Los Word con control de cambios o comentarios al margen y los Excel con pestañas ocultas o filas filtradas tampoco se limpian al guardar como PDF: el Word se limpia antes de exportarlo. Y están los metadatos, que nombra el punto 5 del decálogo: el autor, la organización, la fecha, el programa y a veces la ruta del fichero, que puede llevar el nombre del cliente en una carpeta.
Qué hacer, en orden de fiabilidad:
| qué hacer | cómo |
|---|---|
| 1. Censurar de verdad | con la herramienta del editor que borra el contenido en vez de taparlo |
| 2. Exportar a texto plano | revisar ahí y pegar solo el texto |
| 3. Inspeccionar el documento | antes de exportarlo, con la herramienta que traen Word y Acrobat para quitar propiedades y datos personales |
El orden lo ponemos nosotros; los nombres de los menús son los de Acrobat y Word. En Acrobat la primera se llama “Censurar”, no “Redactar”, y la segunda es lo más seguro y rápido cuando quieres una consulta y no un fichero. La tercera tiene su trampa: un PDF guardado encima de sí mismo puede conservar el autor que acabas de vaciar.
Responsable de lo tuyo, encargado en la nómina y los seguros sociales
El punto 3 del decálogo dice “respeta la privacidad de terceros”, y en una gestoría los terceros son los empleados de tu cliente. Un despacho de ocho personas es responsable de sus propios datos, pero en la nómina y en los seguros sociales es encargado del tratamiento de doscientas empresas clientes: custodia el DNI, el IBAN, el número de afiliación, la nómina y los partes de baja de trabajadores ajenos.
No expones a tu empresa: expones a los trabajadores de tu cliente
Si pegas un expediente en un chat, quedan al descubierto los trabajadores de tu cliente, con dos consecuencias. La primera, el artículo 28.2 del RGPD: “El encargado del tratamiento no recurrirá a otro encargado sin la autorización previa por escrito, específica o general, del responsable.” Meter los datos en un servicio de terceros que el contrato no contempla es hacer algo que no has pactado.
Contarle a tu cliente que los datos de sus empleados han salido de tu despacho
La segunda es el artículo 33.2: “El encargado del tratamiento notificará sin dilación indebida al responsable del tratamiento las violaciones de la seguridad de los datos personales de las que tenga conocimiento.” Para ti es una llamada concreta a una persona concreta.
Tu cliente tiene después su propio plazo, en principio 72 horas desde que tiene constancia, “a menos que sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas” (artículo 33.1). Tú no tienes esa excepción: a él le avisas siempre, y ese aviso le abre un procedimiento con su propio orden, su plazo y su formulario.
La multa es un riesgo. Perder al cliente después de esa llamada está bastante más cerca.
Tu cliente puede pedirte que demuestres que cumples
El tercer motivo no es la responsabilidad proactiva, que obliga al responsable. Al encargado le obliga el 28.3.h): “pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente artículo”. Y antes de meter en un chat los datos de su plantilla, el mismo artículo te pide su autorización por escrito.
Lo que te puede pasar, en orden de probabilidad
-
Uno. Una reclamación. Ante la AEPD es gratis, se presenta por internet y no hace falta que reclame tu cliente: puede ser el empleado de tu cliente. En 2025 se presentaron 30.931, la cifra más alta de la historia de la Agencia y un 64 % más que el año anterior. Entre las seis áreas con más procedimientos figuran las quiebras de datos personales.
-
Dos. La llamada a tu cliente. El 33.2, otra vez, y no depende de que nadie te denuncie.
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Tres. Tu colegio. El deber de secreto no es una recomendación, y cada profesión tiene el suyo escrito:
| profesión | norma | qué dice |
|---|---|---|
| Gestor administrativo | Decreto 424/1963, art. 24, obligación decimotercera | “guardar el secreto profesional de lo que conozca por razón de su actividad” |
| Graduado social | RD 1415/2006, art. 32.j) | “Guardar el secreto profesional, entendiendo éste como la obligación y el derecho de no revelar ningún hecho de los que tengan conocimiento por razón del ejercicio profesional” |
| Abogado | Art. 542.3 LOPJ | “Los abogados deberán guardar secreto de todos los hechos o noticias de que conozcan por razón de cualquiera de las modalidades de su actuación profesional” |
Si además eres despacho de abogados, el Consejo General de la Abogacía aprobó su Circular 3/2026 el 10 de abril de 2026. Dice que usar IA generativa para redactar borradores es “una práctica lícita y admisible”, y que el uso acrítico puede “incurrir en la conducta tipificada como infracción grave en el artículo 125 u) del EGAE”.
Se está citando torcida: excluye de su objeto las infracciones “referidas a la vulneración del deber de confidencialidad o del secreto profesional”, que deja para otra circular sin publicar. Sobre los datos solo dice, en la motivación, que “es preciso extremar el cuidado al decidir qué datos se le introducen”. Y no alcanza a una gestoría que no sea despacho de abogados.
- Cuatro. El Código Penal. El artículo 199.1 castiga a quien revelare secretos ajenos “de los que tenga conocimiento por razón de su oficio o sus relaciones laborales”, y el 199.2 sube la pena, con inhabilitación, cuando quien divulga es un profesional obligado a sigilo. Revelar y divulgar apuntan a hacerlo a propósito: pegar un expediente en un chat por descuido no encaja ahí.
No nos consta ninguna sanción española por meter datos de cliente en un chatbot; lo que sí está resuelto es un adjunto equivocado que costó 270.000 euros. El deber de hoy es el de protección de datos, no el del Reglamento de IA, y así conviene tratarlo en toda la organización.
Cómo anonimizar el DNI y el resto del expediente a mano, paso a paso
Antes de la lista, lo que sí puedes pegar sin pensarlo:
| se pega sin pensarlo | por qué |
|---|---|
| Un convenio colectivo, una consulta vinculante de Tributos, el texto de una orden o un modelo en blanco | son públicos |
| Tu propia pregunta escrita como supuesto | te la has inventado tú |
Es criterio propio, no de ninguna norma. El problema empieza cuando el documento trae dentro a una persona, y entonces toca repasar qué datos hay que anonimizar en ese documento, que casi nunca se quedan en el nombre y el número.
Una consulta suelta: necesitas quince minutos y este orden
Si el documento sí la trae y solo vas a hacer una pregunta, ve por este orden.
- Decide qué le vas a preguntar de verdad. La mayoría de las consultas de un despacho no necesitan el expediente: necesitan el supuesto. Es el “describe un caso ficticio” del punto 1 del decálogo.
- Saca el texto del fichero y trabaja en texto plano. Así ves lo que hay, comentarios y control de cambios incluidos.
- Sustituye, no borres. Cambia cada nombre por una etiqueta estable, “Trabajador A”, “Empresa B”, y mantenla en todo el texto. Si borras sin más, la IA pierde el hilo de quién es quién y la respuesta no sirve.
- Repasa la lista de campos de arriba: documento, afiliación, IBAN, domicilio, expediente, matrícula, importes y fechas exactas. Los importes redondéalos si la pregunta lo permite.
- Relee buscando la singularización, que es el paso que se salta: ¿reconocería alguien de esa empresa a la persona por lo que queda?
- Guarda la tabla de equivalencias fuera del chat, en tu equipo, y bórrala al terminar.
- Configura la cuenta: revisa las condiciones, desactiva el uso de tus conversaciones para entrenamiento si la plataforma lo permite y borra el historial. Son los puntos 5 y 9 del decálogo, y no cuestan dinero.
Con el punto 7 se exagera en los dos sentidos: desactivar el entrenamiento reduce un riesgo real, pero no impide que el texto salga de tu ordenador, ni que viaje a un tercero, ni que quede en un historial.
Si contrato el plan de empresa, ¿ya está?
Cambia una mitad del problema. En ChatGPT, por ejemplo, la cuenta de empresa deja de entrenar por defecto pero le da a tu administrador acceso a lo que escribes, y pasas a tener un contrato con el proveedor sobre qué hace con tus textos. Pero el dato sigue saliendo de tu ordenador hacia un tercero, y frente a tu cliente sigues necesitando la autorización previa del artículo 28.2: eso se habla con cada cliente, uno a uno.
Es un método que cabe en un folio, y para lo demás está el índice de guías.
El juzgado ya tiene una herramienta para anonimizar documentos; tu despacho, no
El juzgado del otro lado del expediente tiene un programa que tapa por él. Se llama ADIA, Asistente de Documentos con IA, es del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y lo desarrolló Ineco, empresa pública. Es un servicio interno, no un producto que se pueda contratar.
| ADIA, según su ficha oficial | |
|---|---|
| Qué hace | anonimiza, resume y hace “lectura clara” de documentos |
| Para quién | jueces, fiscales y letrados de la Administración de Justicia |
| Por dónde se entra | red interna y red SARA, sin autenticación de usuario |
| Dónde dice estar implantado | en todo el territorio nacional, y nombra el Tribunal Supremo y la Audiencia Nacional |
Al juez, además, se lo prohíben por escrito. La Instrucción 2/2026 del Consejo General del Poder Judicial, de 28 de enero, le deja usar sistemas de IA que no le haya dado la Administración solo para preparar o estudiar, y solo con fuentes abiertas; y remata que “no podrán en ningún caso incorporar datos judiciales a estos sistemas de IA”. Al despacho que trabaja con los mismos datos nadie le ha dado ni la herramienta ni esa frase.
Y el Consejo General de la Abogacía dice que el despacho debe incorporar sistemas de anonimización
El Consejo General de la Abogacía Española y el Ilustre Colegio de Abogados de Valencia publicaron en enero de 2026 un Libro Blanco sobre inteligencia artificial y abogacía. Su cuarta recomendación, la de confidencialidad, dice en la página 75:
“cuando los sistemas de IA utilizados no garanticen estos estándares, los profesionales de la abogacía no deben incluir datos innecesarios cuando utilicen estas herramientas y el despacho debe incorporar sistemas adecuados de anonimización”
Es una recomendación, no un régimen sancionador: nadie te multa por no tener esos sistemas, pero es la vara con la que tu profesión mide lo diligente. En el cuerpo del informe la frase va en condicional, “debería”; en el catálogo pasa al indicativo, y eso pide un sistema que actúe al pegar, en cada puesto del despacho. El mismo libro nombra ADIA en una nota al pie: la profesión sabe que la herramienta existe al otro lado, y le pide a cada despacho la suya.
El propio Ministerio no lo llama anonimización: lo llama pseudoanonimización
La documentación de transparencia del Ministerio sobre sus servicios de IA para documentos, de agosto de 2026, describe en su apartado 3.6 el de anonimización como “un servicio automatizado que aplica técnicas de pseudoanonimización en documentos”, y explica: “El servicio basándose en la extracción previa de entidades nominales (NER), genera un documento anonimizado de forma automática o personalizada”. (No nombra ADIA.)
El menú dice anonimización y el fichero, anonimizado, pero la técnica es otra: quitar los nombres que encuentra un extractor de entidades deja un documento tratado, no anónimo. Y pseudoanonimización no es ni seudonimización ni pseudonimización.
Cuándo dejar de hacerlo a mano
El folio deja de bastar cuando ya no lo haces tú solo: siete pasos, cinco personas, veinte veces al día, en el cierre del mes. El día que alguien se salta el paso 5 no pasa nada visible, porque ese fallo no da error. La extensión es para organizaciones: la despliega su informática, y a una persona sola no le hace falta.
| qué | estado |
|---|---|
| La aplicación de escritorio de Mac, firmada y descargable | construida |
| La aplicación de escritorio de Windows, firmada y descargable | construida |
| La extensión de navegador desplegada por política | para organizaciones, la instala la informática |
Con el DNI, el NIE, el número de la Seguridad Social o un IBAN no hace falta preguntar: la aritmética lo demuestra. Lo que se encuentra por la posición, como los nombres, se tapa a la vista, con el motivo en una frase y un clic para deshacerlo.
Las comprobaciones que tu informático puede correr en una tarde están en la página de seguridad. Si eres consultora de protección de datos o asesoría informática, en la página del canal te contamos cómo trabajamos contigo.
Esto es divulgación, no asesoramiento jurídico. Para tu caso, habla con tu delegado de protección de datos o con tu abogado.
Nonimo es el software que hace esto en tu propio ordenador: tapa nombres, DNI y expedientes antes de que el texto llegue a ChatGPT. Sin cuenta y sin que los datos de tus clientes salgan de tu equipo.
Fuentes
Cada una, con el dato que sostiene. Lo que afirmamos de nosotros mismos está aparte, en la página de seguridad.
- AEPD, APDCAT, AVPD y Consejo de Transparencia de Andalucía, Orientación para la aplicación provisional de la disposición adicional séptima de la LOPDGDD. Las cifras cuarta a séptima, la tabla, la bola número 4 del 27 de febrero de 2019 y la frase sobre la recomposición íntegra. El texto se declara provisional.
- AEPD, decálogo Cuidado con lo que le confIAs y su nota de prensa del 27 de enero de 2026. Los diez puntos y las citas del 1, 3, 4, 5, 7 y 10. El PDF no lleva fecha impresa: la citable es la de la nota.
- AEPD, resolución EXP202304685 (PS/00238/2024). Los 447 trabajadores, los campos filtrados, el “error humano”, las sanciones propuestas, el pago voluntario de 270.000 el 22 de julio de 2024 y la mención de la seudonimización.
- AEPD, Memoria 2025, 6 de mayo de 2026, e informe de brechas de julio de 2026. Las 30.931 reclamaciones y el 64 %; el desglose de 53, 35 y 15, y las 127 brechas con origen en el encargado. El informe es mensual: un mes no es una tendencia.
- AEPD, nota sobre la copia del DNI en los hospedajes, 17 de junio de 2025. Que la foto, la caducidad, el CAN y el nombre de los padres incrementan el riesgo de suplantación, y que un alojamiento no puede pedir la copia.
- Policía Nacional, publicación del 5 de enero de 2025. Los tres consejos para enviar fotos del DNI: blanco y negro, pixelar y anotar el motivo.
- INCIBE, Precauciones a tener en cuenta si vas a enviar tu DNI por Internet, 4 de diciembre de 2023. Comprobar al destinatario, proteger el fichero con contraseña y pedir que lo borre.
- FNMT, guía de referencia del DNIe con NFC. Dónde están en la tarjeta el número de soporte, el CAN, el domicilio, el nombre de los padres y la información para lectura mecanizada del reverso.
- Junta de Extremadura, instrucciones del número de soporte. Que un trámite en línea lo pide junto al DNI, y que en la tarjeta de extranjero empieza por E y lleva ocho cifras.
- RGPD, texto del DOUE. Los artículos 4.5, 5.2, 9, 28.2, 32.1.a), 33.1 y 33.2, y el considerando 26.
- AEPD, entrada Anonimización y seudonimización, 6 de octubre de 2021. El conjunto único frente a los dos conjuntos, que el tratamiento de anonimización es él mismo un tratamiento de datos personales, y la garantía única frente a las cuatro.
- Tribunal de Justicia de la Unión Europea, sentencia de 4 de septiembre de 2025, asunto C-413/23 P (SEPD contra la JUR). Los apartados 76 y 86: el dato conserva su carácter personal para quien guarda la información adicional, y no es dato personal “de cualquier forma y para cualquier persona”. ⚠️ Interpreta el Reglamento 2018/1725, de redacción idéntica al RGPD en los puntos citados, y el asunto se devolvió al Tribunal General.
- CEPD, Directrices 02/2026 sobre anonimización, versión 1.0, adoptadas el 7 de julio de 2026. Los tres criterios y la evaluación por entidad. ⚠️ En consulta pública hasta el 30 de octubre de 2026: pueden cambiar.
- Real Academia Española, Diccionario panhispánico del español jurídico, lema seudonimización. La grafía sin pe y la remisión al artículo 4.5.
- Código Penal, artículo 199, y LOPDGDD, artículo 5. Las penas transcritas y el deber de confidencialidad que subsiste al terminar la relación.
- Secreto profesional: art. 542.3 LOPJ · RD 1415/2006, art. 32.j) · Decreto 424/1963, art. 24, obligación decimotercera.
- AEAT, modelo 145. El grado de discapacidad del trabajador y de sus hijos.
- CGAE, Circular Interpretativa 3/2026, 10 de abril de 2026. Las tres citas. ⚠️ La copia del Portal de Transparencia lleva la fecha del borrador, 20 de marzo.
- Consejo General de la Abogacía Española e Ilustre Colegio de Abogados de Valencia, Libro Blanco sobre Inteligencia Artificial y Abogacía, enero de 2026. La cita de la cuarta recomendación, que ocupa las páginas 75 y 76; la versión en condicional de la página 26; y la nota al pie de la página 27, que nombra ADIA. ⚠️ Es un catálogo de recomendaciones, no un régimen sancionador, y el propio informe advierte que sus opiniones son de los autores y no reflejan necesariamente la posición oficial de las instituciones firmantes del convenio.
- Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, ficha de ADIA, Asistente de Documentos con IA. Las tres funciones, los destinatarios, el acceso por red interna y red SARA sin autenticación de usuario, y la implantación. El desarrollo es de Ineco, según su nota del 23 de enero de 2026.
- Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, documentación de transparencia de los servicios de IA aplicados a los documentos, agosto de 2026, apartado 3.6. Las dos citas sobre la pseudoanonimización y el NER. ⚠️ El documento no nombra ADIA: describe los servicios de IA del Ministerio para documentos.
- CGPJ, Instrucción 2/2026, de 28 de enero, ordinal noveno. La prohibición de incorporar datos judiciales a sistemas de IA que no haya facilitado la Administración. ⚠️ Obliga a jueces, no a la abogacía ni a las gestorías.
- Wolters Kluwer Tax & Accounting España, Barómetro de la Asesoría, quinta edición, junio de 2026. El 71 % frente al 42 %. ⚠️ Sin tamaño de muestra publicado.
Las cifras de 10.000 DNI compatibles con ***4567**, y de unos 435 si se viera la letra, están calculadas sobre el propio formato, no estimadas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se anonimiza un DNI según la AEPD?
Tapando todo menos las cifras cuarta, quinta, sexta y séptima: un DNI 12345678X queda en ***4567**. Lo acordaron la AEPD y otras tres autoridades en 2019, para publicar actos administrativos. Es una orientación provisional, recomienda en vez de obligar, y el documento no usa la palabra anonimizar.
¿Qué hay que tapar del DNI antes de enviarlo?
La firma, el CAN de seis cifras, el número de soporte y la zona de lectura mecánica del reverso. Si no te los piden, también el domicilio, el lugar de nacimiento y el nombre de los padres. Nombre, apellidos y número suelen quedarse a la vista, porque es lo que comprueba quien te pide la copia.
¿Cómo ocultar los datos del DNI en una foto?
Con un tapado opaco que quede grabado en la imagen: el rotulador del editor del móvil a trazo lleno, o la herramienta de esta página: pulsas cada campo que quieres ocultar, le pone un recuadro negro en tu navegador y descargas la copia sin metadatos. El difuminado suave no basta, porque deja adivinar la forma de lo que había debajo.
¿Basta con un tachón negro para censurar el DNI en un PDF?
Normalmente no. Un rectángulo dibujado encima es una capa gráfica: el texto sigue debajo y sale copiando y pegando. Hay que usar la herramienta de censura del editor, que en Acrobat se llama Censurar, o tapar el DNI en una imagen, donde el recuadro se graba en los píxeles y debajo no queda nada.
¿Qué dice la Guardia Civil sobre enviar el DNI?
Ya en diciembre de 2014 avisó en sus redes de que, con la copia escaneada de tu DNI, otra persona puede firmar contratos a tu nombre. Por eso conviene que la copia que mandes sirva solo para esa gestión, con la firma, el CAN, el número de soporte y lo que no te pidan tapados.
¿Es seguro enviar el DNI por WhatsApp?
Puede hacerse, con la copia ya tapada. Ten en cuenta que la foto se queda en el chat y en la galería de los dos teléfonos: bórrala cuando acabe el trámite y pide al destinatario que la borre también, como recomienda INCIBE. Y comprueba antes que quien te la pide es quien dice ser.
¿Cómo se anonimiza el NIE, la TIE o el pasaporte?
Igual que el DNI, cada uno con su máscara. Un NIE escrito en una lista se enmascara con el criterio de la AEPD, ****4567*, y un pasaporte, *****3456. En la foto de la TIE se tapa el número de soporte, que empieza por E, y en el pasaporte las dos líneas de lectura mecánica del pie de la página de datos.
¿Cómo anonimizar un DNI en Excel?
Con una fórmula. Si el DNI está en A2, escribe ="***"&EXTRAE(A2;4;4)&"**", que vale igual en LibreOffice Calc. Ojo: eso crea una columna nueva y no borra la vieja, así que pega el resultado como valor y elimina la original, o el fichero seguirá llevando los DNI enteros.
¿Es seguro subir un documento a ChatGPT si le he tapado el DNI?
No del todo. Ese criterio nació para publicar actos administrativos, y allí el nombre se publica a propósito: protege el número, no a la persona. En un chat lo que necesitas proteger es justo lo otro, y el puesto, el importe o la empresa pueden seguir identificando a alguien sin nombre ni DNI.
¿Qué es la seudonimización y en qué se diferencia de la anonimización?
Seudonimizar es tratar los datos para que ya no puedan atribuirse a nadie sin información adicional guardada aparte, según el artículo 4.5 del RGPD. Deja dos conjuntos: el texto y la tabla que lo revierte. Anonimizar deja uno solo, es irreversible y saca al conjunto del Reglamento.