Anonimiza un PowerPoint y sus notas para la IA

La herramienta Inspector de documentos de PowerPoint quita de una presentación buena parte de lo que no se ve al proyectarla: las notas del orador, los comentarios firmados por sus autores, lo que se arrastró fuera de la diapositiva y las propiedades del archivo. Conviene pasarlo antes de subir el .pptx a una IA.

Pero no deja la presentación limpia. Las diapositivas ocultas y el texto del patrón no están entre sus categorías, la hoja de Excel de cada gráfico la encuentra pero no la quita, y lo que escribiste en las diapositivas no lo lee.

El orden que proponemos: trabajar en una copia, quitar las notas, decidir qué pasa con las ocultas, borrar los comentarios, revisar el patrón y el pie, convertir los gráficos en imagen y cerrar con el Inspector. Qué conserva después cada servicio es otra pregunta, que para ChatGPT responde nuestra guía sobre lo que guarda OpenAI.

La AEPD sacó en enero de 2026 un decálogo, «Cuidado con lo que le confIAs». Para el trabajo, pide respetar las normas de cada organización y no darle a la IA nada que descubra datos reservados de la empresa, de quienes trabajan en ella o de su clientela. Una presentación de resultados, una propuesta comercial o la de un comité suelen llevar las tres cosas, y muchas veces justo donde el público no mira.

Inspector de documentos de PowerPoint: lo que la presentación guarda sin enseñarlo

Un .pptx es, por dentro, un .zip con decenas de ficheros. Cada diapositiva va en el suyo; las notas, en otro; los comentarios, en otro, y la lista de sus autores, aparte. El patrón tiene su fichero, y un gráfico lleva dentro un libro de Excel completo. PowerPoint lo junta y te enseña la diapositiva. Lo demás viaja igual.

Pasa en cualquier oficina que presente a clientes: la propuesta de una inmobiliaria con la ficha del comprador, la reunión anual de una asesoría con un cliente o la renovación que prepara una correduría. Se hace una vez, se reutiliza veinte, y cada reunión deja algo en el archivo.

Una presentación de prueba, leída sin abrir PowerPoint

Para verlo, hemos montado una presentación inventada de tres diapositivas, con personas y datos inventados, y le hemos dejado lo que deja cualquiera: una nota para quien presenta, una diapositiva oculta con un plan de ajuste, dos comentarios de compañeros, una línea en el patrón, un pie de página, un gráfico con su hoja, un texto alternativo y un cuadro de texto arrastrado fuera del lienzo.

Luego la hemos leído con un programa de unas pocas líneas que abre el paquete y recorre sus ficheros, sin PowerPoint. Lo que PowerPoint enseña, frente a lo que el programa encontró:

lo escondido	lo que enseña PowerPoint	lo que sacó el lector
las notas del orador	un panel bajo la diapositiva, que se puede plegar	que la baja de Andrés Pastor Alcaide sigue sin cubrir
la diapositiva 3, oculta	su número tachado en el panel	«Responsable: Vicenta Soler Ibars» y el plan de ajuste
dos comentarios	un icono, o el panel Comentarios	el texto y sus autores, Pilar Esteve Roig y Jordi Alapont Sanz
una línea en el patrón	la línea en cada diapositiva, sin poder seleccionarla	«preparado para Hortensia Marí Bou»
el pie de página	una línea al pie, también en la oculta	«Informe de Salvador Tormo Ribes», tres veces
un cuadro fuera del lienzo	nada al proyectar	«Pendiente: llamar a Amparo Gil Server»
la hoja del gráfico	tres barras	dos comerciales y su comisión, que el gráfico no dibuja

Nuestra presentación de prueba, abierta como .zip el 28/09/2026. Personas inventadas.

Siete escondites y siete aciertos, sin ningún esfuerzo por parte del programa. Hubo un octavo: el texto alternativo del gráfico, que decía qué comercial lleva la oficina de Castellón. Además, las propiedades del archivo decían quién lo había creado y el nombre de su empresa; eso es metadato, y cómo se quita está en la guía para borrar metadatos antes de la IA.

Lo que llega si subes el archivo

Cuando subes un .pptx a un chat, no mandas lo que ves: mandas el paquete.

Qué partes lee cada servicio, y con qué herramienta, no lo cuentan las páginas de ayuda que hemos consultado. Y aunque hoy leyera solo las diapositivas visibles, el fichero entero, con sus notas y su hoja de cálculo, ya estaría en su servidor. Pedirle en el chat que no mire las notas tampoco arregla nada: la instrucción no saca ni una línea de un fichero que ya has enviado.

32

La nuestra, de tres diapositivas, lleva 32 ficheros dentro. Si la IA es Copilot, dentro del propio PowerPoint, qué conserva depende de tu licencia, como cuenta nuestra guía sobre Copilot y tus datos. La limpieza es la misma en los dos casos.

Una copia de la presentación y una pregunta previa

Todo lo que sigue se hace en una copia. En Archivo, Guardar como, con otro nombre. Microsoft lo recomienda expresamente antes de usar el Inspector, porque Deshacer no siempre devuelve lo que este borra, y el consejo vale para cada paso. La presentación buena se queda en la carpeta del cliente, con sus notas y sus comentarios; la copia es la única que sale.

La pregunta previa es qué necesita la IA de verdad. Si quieres que mejore la redacción de cinco diapositivas, necesita esos textos, no las notas, no las ocultas, no la hoja que alimenta el gráfico. El RGPD lo llama minimización y lo exige en el apartado c) de su artículo 5; aplicado a un fichero, fuera todo lo que no sirva a lo que pides. A veces eso significa borrar de la copia la mitad de las diapositivas.

Y a veces conviene no subir el archivo. Cuando lo que la IA necesita es el texto de unas pocas diapositivas, cópialo, revísalo y pégalo en el chat: lo que no copias no viaja, ni las notas, ni la oculta, ni la hoja del gráfico. El resto de esta guía es para cuando necesitas darle el fichero.

Si lo que vas a subir es un PDF

Exportar a PDF no resuelve el problema por sí solo. En las opciones de Publicar como PDF, Microsoft deja elegir si entran las diapositivas ocultas, los comentarios y las propiedades del documento; en macOS no están todas esas opciones. Y el texto de cada diapositiva publicada va entero. Tapar un nombre con un recuadro en el PDF tiene sus propias trampas, que cuenta la guía para anonimizar un PDF.

Eliminar las notas de un PowerPoint, una a una o todas a la vez

Las notas del orador viven en un panel debajo de cada diapositiva. Microsoft lo explica así: durante la presentación, quien habla las ve en su monitor y el público no. Por eso se escribe ahí lo que no se proyectaría nunca: a quién llamar, qué precio se aceptaría, qué pasó con el cliente la última vez.

En la nota de nuestra prueba se leía que la baja de un trabajador seguía sin cubrir. Es una frase corriente, y dice algo de la salud de una persona con nombre y apellidos. Si tus presentaciones hablan de bajas, de enfermedades o de quién está en un sindicato, lee antes lo que cambia con los datos de categoría especial.

De una en una

Si el panel no está a la vista, Microsoft indica que se abre con el botón Notas de la barra inferior de la ventana. Selecciona el texto de la nota, bórralo y pasa a la siguiente diapositiva. Sirve cuando son pocas y quieres decidir nota por nota, por ejemplo para dejar en la copia una indicación que la IA sí necesite.

Todas a la vez, con el Inspector

Para vaciarlas todas, entra en Archivo desde la copia; en el apartado Información está el botón Comprobar si hay problemas, y dentro está Inspeccionar documento. Deja marcada la casilla Notas de presentación, pulsa Inspeccionar y, junto al resultado, Quitar todo. Microsoft avisa de un límite: las imágenes pegadas en las notas no se van con el Inspector, así que una captura con datos dentro de una nota hay que borrarla a mano.

Diapositivas ocultas: fuera de la proyección, dentro del archivo

Ocultar una diapositiva cambia la proyección, no el archivo. Según Microsoft, la diapositiva oculta permanece en el fichero y solo se salta al pasar a la vista Presentación con diapositivas. En el panel de la izquierda se reconoce por la barra que cruza su número.

Suelen ser diapositivas de reserva para las preguntas, versiones anteriores que nadie se atrevió a borrar o, como en nuestra prueba, el margen interno y el plan de ajuste que no se enseñan al cliente. El lector sacó esa diapositiva igual que las demás, con el nombre de la responsable.

Para revisarlas, abre el menú contextual de la miniatura y elige Mostrar diapositiva, como indica Microsoft; o hazlo en la vista Clasificador de diapositivas, que Microsoft cita para lo mismo.

Cuando ya la veas, elige: o le hace falta a la IA, o se borra de la copia. Volver a ocultarla no la saca del archivo. Si presentas a menudo con diapositivas de reserva, guarda esa versión como original y saca de ella, cada vez, una copia sin las ocultas.

Y no esperes que te avise el Inspector. Entre las categorías que Microsoft enumera para PowerPoint no hay ninguna de diapositivas ocultas, a diferencia de lo que ocurre con las hojas ocultas de Excel. Esta revisión es tuya, y si la oficina tiene su política de uso de la IA por escrito, una línea sobre las diapositivas ocultas cabe en ella.

Eliminar comentarios en PowerPoint: van firmados y nombran a terceros

Un comentario, en palabras de Microsoft, es una nota que se adjunta a una letra, a una palabra o a una diapositiva entera, y se guarda en el propio archivo. Y va firmado: con el nombre de su autor. Si alguien usó la arroba para mencionar a un compañero, ese compañero recibió un correo con un vínculo, y su nombre se queda en el comentario.

En nuestra prueba, un comentario preguntaba si quitábamos a Andrés de la lista, y otro pedía confirmar una cifra con otra persona. Cuatro nombres en dos líneas que nadie ve al proyectar: los de quienes los escribieron y los de las personas nombradas. Un Word que acompañe a la presentación tiene el mismo problema, y allí los comentarios y los cambios sin aceptar se quitan por separado.

Para borrarlos de uno en uno, en el panel Comentarios selecciona el comentario, abre Más acciones de conversación, el botón de los tres puntos, y elige Eliminar conversación. Para quitarlos todos de golpe, el Inspector tiene la categoría Comentarios y anotaciones, que se lleva también las anotaciones hechas con lápiz. Si la conversación con tus compañeros sigue viva, déjala en el original.

Dos formatos de comentario en el mismo archivo

En nuestra prueba pusimos los dos tipos de comentario que puede guardar un .pptx: el de toda la vida y el de hilo, con respuestas, que usa Microsoft 365. Cada uno va en su fichero dentro del paquete, y cada uno con su propia lista de autores. Una presentación que ha pasado por varias versiones de PowerPoint y por varias manos puede llevar los dos.

Después de borrarlos, vuelve a abrir el panel Comentarios en la copia y pasa otra vez el Inspector. Y si la presentación ya se fue con ellos a un chat, los pasos siguientes están en qué hacer si ya la has subido.

El patrón de diapositivas y el pie de página

El patrón es la diapositiva que da a las demás sus colores, sus fuentes y su logotipo. Algunas plantillas añaden ahí una línea fija, del tipo «Confidencial, preparado para» y el nombre del cliente. Esa línea sale en todas las diapositivas, pero desde cada una de ellas no se puede seleccionar, y por eso sobrevive a revisiones muy cuidadosas del contenido.

Se revisa en la pestaña Ver, Patrón de diapositivas. Microsoft explica que el patrón es la miniatura más grande, arriba del panel, y que los diseños asociados cuelgan debajo; el texto puede estar en el patrón o en cualquiera de esos diseños, así que hay que mirarlos uno a uno. Cuando termines, cierra la vista del patrón.

Si la presentación sale de una plantilla de la casa, arréglalo también en la plantilla, o volverá en la siguiente. Las plantillas dejan además rastro en las propiedades del archivo, como cuenta con el Word la guía para borrar metadatos.

El pie de página se cambia en la pestaña Insertar, con el botón Encabezado y pie de página: en la pestaña Diapositiva, desmarca Pie de página y pulsa Aplicar a todo. En nuestra prueba, el pie con el nombre del autor del informe aparecía en las tres diapositivas, la oculta incluida. Las páginas de notas tienen su propio encabezado y pie, en la pestaña Notas y documentos del mismo cuadro.

Gráficos, texto alternativo y lo que queda fuera de la diapositiva

Aquí está lo que menos se sospecha. Un gráfico de PowerPoint no es un dibujo: según Microsoft, sus datos se escriben en una hoja de Excel, y al guardar la presentación esa hoja se guarda dentro de ella. Si el gráfico se hizo a partir de un listado, el listado entero puede ir detrás.

Los otros dos escondites de esta sección son más pequeños y se escapan igual: la descripción que alguien escribió para los lectores de pantalla y el cuadro de texto que se apartó del lienzo para que no molestara.

El gráfico lleva su hoja de Excel dentro

En nuestra prueba, el gráfico enseñaba tres barras, las ventas de tres oficinas. La hoja incrustada tenía además dos columnas que el gráfico no usaba, con el nombre de dos comerciales y su comisión. Con Editar datos, cualquiera que abra la copia la ve; un programa que lea el paquete la saca sin abrirla.

La salida que propone Microsoft es convertirlo en imagen: selecciona el área del gráfico, cópialo con Ctrl+C, y pégalo con Ctrl+Alt+V eligiendo un formato de imagen. Luego borra el gráfico original de la copia. La imagen conserva el dibujo, no la hoja.

Si el gráfico está vinculado a un Excel de tu red en lugar de incrustado, la presentación necesita saber dónde está ese archivo para poder actualizarlo, y su nombre a veces ya es un dato, del tipo «Comisiones de Nuria.xlsx». La imagen corta también ese vínculo. El Inspector, por su parte, encuentra los objetos incrustados, pero no los quita, porque borrarlos podría estropear la presentación.

Si prefieres limpiar el Excel de origen antes de hacer el gráfico, la hoja de cálculo tiene sus propios escondites, y los repasa la guía para anonimizar datos en Excel.

Texto alternativo y contenido fuera del área

El texto alternativo es la descripción que oye quien usa un lector de pantalla. Se escribe con buena intención y a veces nombra a quien sale en la foto o, como en nuestra prueba, a quien lleva una oficina. Se revisa desde el menú contextual del objeto, en Ver texto alternativo, y se reescribe sin nombres: describir lo que muestra la imagen no exige decir de quién es.

Lo que queda fuera del lienzo es otra clásica: un cuadro de texto que se apartó a un lado para no borrarlo. El Inspector lo busca con la categoría Contenido externo a la diapositiva, que cubre cuadros de texto, imágenes, gráficos y tablas, con una excepción que Microsoft reconoce: los objetos con efectos de animación.

Las siete categorías del Inspector en PowerPoint, y lo que no lee

Con todo lo anterior hecho, toca pasar el Inspector por la copia. Desde Archivo, en Información, pulsa el botón Comprobar si hay problemas y elige Inspeccionar documento. Deja activadas las casillas de todas las categorías, pulsa Inspeccionar y, en cada categoría que traiga resultados, decide si pulsas Quitar todo. Lo que hace con el autor y las demás propiedades lo explica con detalle la guía para borrar metadatos.

categoría del Inspector	qué quita	ojo
Comentarios y anotaciones	los comentarios y las anotaciones con lápiz	con ellos se van los nombres de sus autores
«Propiedades del documento e información personal»	autor, título y las fichas de propiedades	el texto de cada diapositiva lo deja
Datos de seguimiento de revisión	quién editó el archivo y cuándo	una versión antigua no ve los de una nueva
Contenido de diapositiva invisible	objetos con formato invisible	no detecta lo que tapa otro objeto
Contenido externo a la diapositiva	lo que está fuera del área	no los objetos con animación
Notas de presentación	el texto de las notas	no las imágenes pegadas en ellas
Datos XML personalizados	información que el archivo no enseña	si aparecen, pregunta de dónde vienen

Las siete categorías para PowerPoint y sus límites, tomados de la página de Microsoft «Quite datos ocultos e información personal inspeccionando documentos, presentaciones o libros».

Tras usarlo, PowerPoint sigue quitando la información personal cada vez que guardas ese archivo, hasta que lo cambies en el aviso Eliminación de información personal habilitada. En el duplicado que sale de la oficina, es justo lo que quieres. Y si la guardas como presentación de OpenDocument, en .odp, Microsoft avisa de que hay que pasar el Inspector cada vez que la guardes en ese formato.

El Inspector no lee. Un nombre escrito en el cuerpo de una diapositiva, en una tabla o en un título es contenido, y para él todo está en orden. Tampoco tiene categoría para las diapositivas ocultas ni para el texto del patrón, y el gráfico incrustado lo señala, pero no lo toca.

Cinco miradas antes de subir la copia

Cuando el Inspector ya no encuentre nada, abre la copia y comprueba lo que él no mira:

1. En el Clasificador de diapositivas, ningún número tachado.
2. En el panel de notas, nada escrito en ninguna diapositiva.
3. En el panel Comentarios, ninguna conversación.
4. En la vista Patrón de diapositivas, ninguna línea con nombres, ni en el patrón ni en sus diseños.
5. En cada gráfico, que ya sea una imagen: al seleccionarlo no debe ofrecerte Editar datos.

Lo que sí se ve: nombres, fotos y organigramas

Lo que el Inspector no lee es justo lo que más datos lleva, el cuerpo de las diapositivas: nombres en los títulos, en las tablas de asistentes o de responsables, el teléfono en la diapositiva de contacto, el documento de identidad de quien firma. Todo eso la IA lo lee como lee cualquier texto, porque para eso se lo das.

Antes de cambiar nada, vuelve a la pregunta del principio. Si la IA tiene que revisar el tono de una propuesta, no necesita saber cómo se llama el cliente; si tiene que resumir quién hace qué en un proyecto, necesita distinguir a las personas, pero no sus nombres.

Códigos en lugar de nombres

Cuando la IA necesita distinguir a cada persona, cambia cada nombre por un código estable: la misma persona, el mismo código en todas las diapositivas, en las tablas y en las notas que conserves. La lista que dice quién es cada código se guarda fuera de la presentación.

Dónde guardes esa lista cambia la naturaleza de lo que haces. Para el RGPD, que la define en el 4.5, todo depende de una condición: hay seudonimización cuando, sin una información adicional guardada aparte, los datos ya no dicen de quién son. Si esa lista viaja en una diapositiva oculta de la misma presentación, no hay separación ninguna. En qué se diferencia eso de anonimizar lo explica nuestra guía de seudonimizar para la IA.

Fotos, organigramas y capturas

El mismo decálogo de la AEPD cuenta las imágenes de personas entre los datos que no conviene dar a la IA. En una presentación hay muchas: la foto del equipo, la del cliente con las llaves de su casa, la captura de un correo, de una ficha o de un carnet de conducir para explicar un proceso. Una captura es una imagen, pero lleva texto dentro, y ese texto puede ser un nombre y un teléfono. Y una captura subida suelta no siempre desaparece al borrar el chat: ChatGPT guarda las fotos que subes también en su Biblioteca.

Los organigramas hechos con SmartArt son texto dentro de un gráfico: en cada casilla, un nombre y un cargo. Para que la IA entienda una estructura suelen bastar los cargos. Cambia los nombres por el puesto o por el código, y quita las fotos: una presentación que va a una IA para que la revise no necesita caras.

Qué datos cuentan, uno a uno, está en la lista de datos que conviene quitar de un documento. Si lo que vas a pasar es un contrato o un informe, el recorrido equivalente está en la guía de Word.

Nonimo: pegar el texto en vez de subir la presentación

Nonimo se instala en tu equipo, Mac o Windows, y trabaja sobre el texto: te lo da tapado para pegarlo y, si sueltas la presentación en su ventana, puedes descargar una copia tapada de la misma presentación.

Seleccionas la presentación, en el Finder o en el Explorador de archivos, y pulsas la tecla de Nonimo. Queda en el portapapeles el texto de las diapositivas, también el de las ocultas, y las notas del orador, con los datos tapados por marcadores. Ese texto va al chat; cuando pegas de vuelta la respuesta, recuperas tus datos reales. Si tienes un .ppt antiguo, guárdalo antes como .pptx y Nonimo lo lee igual.

Esta es la salida real de Nonimo con una presentación de prueba de tres diapositivas, la tercera oculta, con una tabla y con notas en la primera:

ANTES
Propuesta de reforma
Cliente: Maite Borrull Sanchis
Correo: maite.borrull@example.com

Quién firma
Nombre y apellidos	DNI/NIE	Correo	Papel
Maite Borrull Sanchis	99999999R		titular
Joan Ferrandis Alpuente		joan.ferrandis@example.org	cotitular

Margen interno
Nombre: Ximo Benavent Roig
Cuenta: ES76 9999 0000 0000 0000 0000

Persona de contacto: Pascual Enguix Mora
Móvil: 000 000 000

DESPUÉS (Nonimo)
Propuesta de reforma
Cliente: [PERSONA_1]
Correo: [CORREO_1]

Quién firma
Nombre y apellidos	DNI/NIE	Correo	Papel
[PERSONA_1]	[DNI_1]		titular
[PERSONA_2]		[CORREO_2]	cotitular

Margen interno
Nombre: [PERSONA_3]
Cuenta: [IBAN_1]

Persona de contacto: [PERSONA_4]
Móvil: [TELEFONO_1]

Nada de esto es de nadie: el DNI es el del modelo oficial de muestra, la cuenta lleva un código de banco que no existe, el móvil empieza por cero, cosa que en España no hace ninguno, y los correos usan dominios reservados para ejemplos. Lo que Nonimo guarda cifrado en tu equipo y el recuento diario sin texto que nos llega están en seguridad; para toda una oficina, organizaciones.

Fuentes

• AEPD, nota de prensa del 27 de enero de 2026 sobre el decálogo «Cuidado con lo que le confIAs»: en el ámbito laboral, seguir las políticas de la organización y no incluir información que revele datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes. aepd.es.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 5.1.c): la minimización de datos. BOE.
• Microsoft Support, «Quite datos ocultos e información personal inspeccionando documentos, presentaciones o libros»: la ruta de Inspeccionar documento, sus siete categorías para PowerPoint y sus límites, el consejo de trabajar sobre una copia, Deshacer, los objetos incrustados que encuentra y no quita y el aviso de eliminación de información personal. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Archivos u objetos incrustados encontrados»: el gráfico de Excel incrustado con datos que no se ven, y cómo pegarlo como imagen con Ctrl+Alt+V. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Crear un gráfico de principio a fin»: los datos del gráfico se guardan dentro de la presentación de PowerPoint. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Cambiar los datos de un gráfico existente»: Editar datos abre la hoja del gráfico, incrustado o vinculado. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Agregar notas del orador a las diapositivas»: el panel de notas, visible para quien presenta y no para el público, y el botón Notas. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Mostrar u ocultar una diapositiva»: la diapositiva oculta permanece en el archivo, la barra sobre su número y Mostrar diapositiva. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Agregar, cambiar, ocultar o eliminar los comentarios en una presentación»: qué es un comentario, que se guarda en el archivo, la mención con arroba y Eliminar conversación. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Personalizar un patrón de diapositivas»: la vista Patrón de diapositivas, el patrón y sus diseños. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Insertar o cambiar los números de diapositiva, la fecha o el pie de página»: Encabezado y pie de página, la casilla Pie de página y Aplicar a todo. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Editar la numeración de página, pies de página y encabezados de las páginas de Notas»: la pestaña Notas y documentos. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Agregar texto alternativo a formas, imágenes, gráficos, gráficos SmartArt u otros objetos»: para qué sirve y Ver texto alternativo. support.microsoft.com.
• Microsoft Support, «Guardar presentaciones de PowerPoint como archivos PDF»: las opciones de diapositivas ocultas, comentarios y propiedades, qué se publica y lo que no está en macOS. support.microsoft.com.
• Prueba propia, 28 de septiembre de 2026: una presentación .pptx inventada con notas, una diapositiva oculta, dos comentarios, texto en el patrón, pie de página, un gráfico con su hoja, texto alternativo y un cuadro fuera del área, leída como paquete comprimido; y otra de tres diapositivas pasada por Nonimo.