Protege tu PDF: ponle una marca de agua

Para poner una marca de agua en un PDF gratis tienes dos caminos. Si el documento todavía está en Word o en LibreOffice, pon la marca allí y exporta a PDF: en Word está en Diseño, Marca de agua, y en LibreOffice, en Formato, Marca de agua. Si ya es un PDF, en el Mac basta Vista Previa, y si tienes Acrobat, Editar, Marca de agua, Añadir.

Esta guía lo explica programa a programa con la ayuda oficial de Microsoft, LibreOffice, Apple y Adobe, consultada el 24 de octubre de 2026. También qué escribir en la marca, dónde ponerla para que no se recorte en un segundo y por qué una marca de agua no sustituye a tapar los datos que quien recibe el PDF no necesita.

Cómo poner una marca de agua en un PDF, paso a paso

1. Decide qué va a decir

Para quién es la copia, para qué y cuándo, por ejemplo «Copia para la gestoría, solo para la declaración de la renta · octubre 2026». Ningún dato tuyo en la marca: ni DNI, ni teléfono, ni cuenta.

2. Elige el programa

Si el documento está aún en Word o en LibreOffice, pon la marca ahí y exporta a PDF. Si ya es un PDF, usa Vista Previa en el Mac o Acrobat, si lo tienes. Los pasos de cada uno van más abajo. Y si el PDF es la copia de un carnet, hay una guía para poner marca de agua a la copia del carnet de conducir.

3. Ponla cruzando el contenido

Grande, semitransparente y atravesando el centro de cada página, por encima de los datos. No en una esquina, donde se recorta sin dejar rastro.

4. Guarda un PDF nuevo

Guarda la copia marcada con otro nombre y conserva aparte el original sin marca. En Vista Previa, fija el texto con Archivo, Imprimir, Guardar como PDF, para que la anotación deje de ser editable.

5. Revísalo antes de mandarlo

Abre el PDF que has generado y comprueba que la marca sale en todas las páginas, que deja leer lo que el destinatario necesita y que el texto es el de este envío y no el de uno anterior.

Qué escribir en la marca de agua del PDF

Adobe define la marca de agua como un texto o una imagen que se añade a un PDF para indicar la propiedad, promocionar una marca o señalar que el contenido es confidencial. En una oficina o en casa, el uso que más protege es otro: dejar escrito en la propia página para quién era esa copia.

Una buena marca responde a tres preguntas: quién la recibe, para qué y en qué mes. Si un día ese PDF aparece en un trámite que no reconoces, la frase deja claro que no era para ahí.

Alquiler

Copia para la inmobiliaria, solo para el alquiler del piso · octubre 2026

Gestoría

Copia para la gestoría, solo para la declaración de la renta · octubre 2026

Trabajo

Copia para RR. HH., solo para el alta en la empresa · octubre 2026

Borrador

Borrador para revisión del cliente · no firmar

Si puedes, nombra a la inmobiliaria, a la gestoría o a la empresa. Lo que protege es el destinatario y el motivo, no tu nombre. El error contrario se ve a menudo: escribir en la marca el propio DNI o el teléfono «para que se sepa que es mía». Eso añade datos a la copia y los repite en cada página.

Y si el PDF es de un cliente, no pongas su nombre en la marca: pon el del trámite. Para el mismo criterio aplicado a un documento de identidad, con ejemplos de texto para cada gestión, tienes la guía para poner marca de agua al DNI.

Una palabra suelta protege poco

«COPIA» o «CONFIDENCIAL» es mejor que nada, y Word las trae listas para elegir. Pero sirven para cualquier trámite: si la copia reaparece en otro sitio, la palabra no dice de dónde salió. Una frase con destinatario y fecha hace lo contrario.

Tampoco hace falta una frase larga. Si no cabe en una línea legible, acórtala: el programa reducirá el tamaño de la letra, y una marca pequeña vuelve a ser fácil de ignorar o de recortar.

Dónde ponerla: cruzando los datos, no en una esquina

La posición importa tanto como el texto. Una marca pequeña en un margen se recorta en un segundo y el documento queda como si nunca la hubiera llevado. Una marca grande, en diagonal y atravesando lo importante, obliga a retocar la página entera para quitarla, y el retoque suele notarse.

ajuste	qué conviene	por qué
posición	en diagonal, centrada	es la más difícil de recortar
transparencia	semitransparente, gris o color suave	tiene que dejar leer lo que hay debajo
páginas	todas	una marca solo en la primera deja limpias las demás
tamaño	que cruce la página	una marca pequeña se ignora

Cada programa resuelve lo de «todas las páginas» a su manera. Word mete la marca en el encabezado, que se repite en cada página; LibreOffice la aplica a las páginas del estilo de página actual; y en Acrobat se elige el intervalo de páginas. Si tu documento mezcla estilos de página o tiene páginas en horizontal, revísalo entero.

Una cosa más antes de abrir ningún programa: si el PDF lleva datos que el destinatario no necesita, la marca no los esconde. Lo explicamos más abajo, y para documentos de oficina en general en qué datos hay que anonimizar en un documento.

Marca de agua en un PDF con Word

Si el documento nació en Word, lo más sencillo es poner la marca en Word y guardarlo después como PDF. Microsoft lo explica para las versiones de escritorio de Windows y de Mac.

En Word para Windows:

1. En la pestaña Diseño, selecciona Marca de agua. Ahí están las predefinidas, como BORRADOR, CONFIDENCIAL o NO COPIAR.
2. Para escribir tu texto, elige Marca de agua personalizada en el mismo menú.
3. Elige Marca de agua de texto y escribe el texto en el cuadro Texto.
4. Haz clic en Aceptar.

En Word para Mac:

1. En la pestaña Diseño, selecciona Marca de agua.
2. En el cuadro Insertar marca de agua, elige Texto y escribe el tuyo, o elige uno de la lista.
3. Ajusta la fuente, el diseño, el tamaño, los colores y la orientación, y selecciona Aceptar.

En el Mac, si no ves la marca, Microsoft indica que vayas a Ver, Diseño de impresión. Y en Word para la web, según Microsoft, puedes ver las marcas de agua que ya tiene un documento, pero no cambiarlas ni insertar nuevas: hay que abrirlo en la aplicación de escritorio.

La marca vive en el encabezado

Microsoft explica que, para mover la marca, hay que abrir el encabezado con un doble clic cerca de la parte superior de la página y arrastrarla. Eso tiene una consecuencia práctica: si después pasas el Inspector de documento para limpiar el archivo, su categoría Encabezados, pies de página y marcas de agua la puede borrar. Si quieres limpiar el documento y conservar la marca, no quites esa categoría.

Lo que sí conviene limpiar son los metadatos y lo que Word arrastra sin que se vea; está en cómo borrar los metadatos de un documento antes de enviarlo.

Si solo tienes el PDF

Word abre un PDF: según Microsoft, hace una copia, la convierte a un formato que pueda mostrar y deja el original intacto. Funciona mejor con PDF que son sobre todo texto, y avisa de que el resultado puede no coincidir página a página con el original. Para un contrato de varias páginas con tablas, es más seguro usar Vista Previa o Acrobat sobre el PDF tal cual.

Marca de agua en un PDF con LibreOffice, gratis

LibreOffice es gratuito y ofrece dos formas de poner la marca.

En el documento: Formato, Marca de agua

En Writer, la ayuda de LibreOffice indica que se va a Formato, Marca de agua (con la interfaz en pestañas, Disposición, Marca de agua). El cuadro tiene cinco campos:

• Texto: lo que dirá la marca.
• Tipo de letra: la fuente, de una lista.
• Ángulo: el giro, en sentido antihorario.
• Transparencia: 0 % es opaca y 100 %, invisible.
• Color: de una lista desplegable.

La ayuda avisa de dos cosas. No se puede elegir el tamaño ni el estilo de la letra: el programa lo ajusta para que el texto quepa en un renglón. Y los valores se aplican al estilo de página actual, así que si el documento usa varios, comprueba que la marca sale en todas las páginas. Con la marca puesta, exporta a PDF.

Al exportar: Firmar con marca de agua

La ventana de exportar a PDF, en Archivo, Exportar a, Exportar a PDF, tiene en su pestaña Generales una casilla, Firmar con marca de agua, con su campo de texto. La ayuda la describe como una filigrana de texto vertical, verde claro, en el centro del fondo de la página, que no se guarda en el documento original.

Tiene una limitación que conviene saber: no permite ajustar la posición, la orientación ni las dimensiones. Para una copia que va a alguien de confianza basta; para algo que no quieres que se recorte, es mejor la de Formato, Marca de agua, en diagonal. Y como cualquier marca, no oculta nada: si el documento lleva datos de más, anonimiza el documento de Word o de Writer antes de exportarlo.

Marca de agua en un PDF con Vista Previa del Mac

Vista Previa no tiene una función de marca de agua como tal, pero sí herramientas de anotación, y con la de texto se consigue lo mismo. Según la ayuda de Apple:

1. Abre el PDF en Vista Previa y muestra la barra de herramientas de marcación.
2. Con la herramienta Texto, escribe el texto y arrastra el cuadro hasta que cruce los datos de la página.
3. Con Estilo del texto, cambia el tipo de letra, el estilo y el color; un gris claro funciona bien.
4. Repite el cuadro en cada página.

Lo importante es cómo guardas. Apple explica que Archivo, Guardar, Exportar o Exportar a PDF dejan las anotaciones editables, es decir, que se pueden borrar. Para compactarlas y que no se puedan editar, hay que elegir Archivo, Imprimir y después Guardar como PDF. Para una marca de agua, esa es la opción buena.

Lo que Vista Previa no hace

La ayuda de Apple no describe ninguna forma de poner el texto en todas las páginas a la vez, así que en un PDF largo toca repetirlo página a página. Y el cuadro de texto queda encima del contenido, no lo sustituye: el texto de debajo sigue ahí.

Si quieres ocultar un dato, Apple tiene otra herramienta en la misma barra, Selección para editar, que según su ayuda elimina el texto de la visualización y se vuelve permanente al cerrar el documento. Primero eso, y luego la marca; qué conviene ocultar y cómo comprobar que no queda nada debajo está en tapar los datos de un PDF antes de compartirlo.

Marca de agua en un PDF con Acrobat

Si tienes Acrobat, es la forma más completa. Según la ayuda de Adobe, actualizada en diciembre de 2025:

1. Abre el PDF y selecciona Editar.
2. En el panel izquierdo, selecciona Marca de agua y después Añadir.
3. En el cuadro Añadir marca de agua, elige en Fuente la opción Texto y escribe el tuyo, o Archivo para usar una imagen.
4. En Apariencia, ajusta la opacidad, la rotación y el tamaño; en Posición, la ubicación vertical y horizontal.
5. Selecciona Aceptar.

Adobe añade que, a diferencia de los sellos, las marcas de agua se incrustan en la página, y que con Aplicar a varios archivos puedes marcar varios PDF de una vez. Si mandas el mismo documento a varios destinatarios, una marca distinta para cada uno permite saber después de qué copia salió una filtración.

La misma herramienta quita la marca

Adobe tiene también un comando para eliminarlas: Ver todas las herramientas, Editar un PDF, Marca de agua, Eliminar, y funciona en lote. Es la prueba más clara de lo que es una marca de agua: una etiqueta, no un candado. Por eso va cruzando el contenido, donde quitarla deja huella, y por eso no puede ser lo único que hagas con un documento que lleva datos de más, como la copia de un pasaporte: antes conviene tapar los datos del pasaporte que sobran.

Por qué una marca de agua no sustituye a tapar los datos

Porque no oculta nada. El nombre, el DNI, el número de cuenta y el domicilio siguen legibles debajo de la marca, y en un PDF con texto se pueden seleccionar y copiar como si la marca no estuviera. La marca dice para quién era la copia; no decide qué datos lleva.

INCIBE, en sus recomendaciones para enviar el DNI por internet, lo plantea en ese orden: antes de mandar un documento, evaluar si hace falta enviarlo entero o si se puede reducir la información que se comparte. Primero se quita lo que sobra, y después se marca lo que queda.

Tapar de verdad, no dibujar encima

Un rectángulo negro dibujado sobre un PDF puede quedar en una capa aparte: se ve tapado, pero el texto sigue debajo y sale al copiar y pegar. Para tapar hay que usar la herramienta de censura del programa, como la Selección para editar de Vista Previa, o trabajar sobre una imagen, donde el recuadro se graba en los píxeles.

Si el PDF va a un chat de inteligencia artificial y no a una persona, el problema es el mismo con otra cara; lo contamos en cómo anonimizar un PDF para la IA. Y si es la copia de un documento de identidad, hay una guía para tapar los datos del DNI antes de enviarlo.

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Si usas una web gratuita para poner la marca

Al buscar cómo poner una marca de agua en un PDF gratis salen muchas herramientas en línea que lo hacen en dos clics. Funcionan, pero para usarlas tienes que subirles el documento, y lo que pase con él depende de cada servicio.

INCIBE lo resume en uno de los riesgos que enumera: enviar documentos privados a sitios web desconocidos aumenta el riesgo de pérdida de control y de uso indebido. Si el PDF es un folleto o un borrador sin datos de nadie, da igual. Si lleva datos de clientes, de empleados o tuyos, lee antes qué hace la web con el archivo y cuánto tiempo lo guarda, o hazlo con Word, LibreOffice o Vista Previa.

Para la copia del DNI, del pasaporte o de la TIE, Nonimo pone marca de agua a tus documentos y tapa los datos que sobran sin que tengas que crear una cuenta, y no guarda el documento. La herramienta acepta también el PDF del DNI.

Cuándo conviene una marca de agua en un PDF

Hay tres usos que se repiten:

1. Marcar el estado de un documento. BORRADOR en un contrato que aún se negocia, para que nadie lo firme por error. Una marca en diagonal evita confusiones con el cliente y con terceros.
2. Dejar constancia de para quién era la copia. La nómina para la inmobiliaria, la escritura para el banco, el certificado para la empresa. La copia se queda años en un correo o en una carpeta compartida, y la marca dice para qué la entregaste.
3. Saber de qué copia salió una filtración. Una propuesta enviada a tres clientes, cada uno con su marca.

Con los documentos de identidad, el uso dos es el habitual, y cada uno tiene sus particularidades: dónde poner la marca para que no tape el número que el trámite necesita y qué más conviene tapar. En el DNI, por ejemplo, antes de marcar conviene saber dónde está el número de soporte del DNI, que muchas gestiones no necesitan. Tienes guías para la marcar la copia del NIE verde, para poner marca de agua a la TIE y para proteger el pasaporte con marca de agua.

En todos los casos, la regla es la misma: la marca va sobre una copia, el original se guarda limpio y, si el destinatario no necesita un dato, ese dato se tapa antes.

Fuentes

Consultadas el 24 de octubre de 2026.

• Adobe, «Añadir marcas de agua a documentos PDF» (última actualización: 15 de diciembre de 2025), helpx.adobe.com. Definición, diferencia con los sellos, pasos de Editar, Marca de agua, Añadir, opciones de Fuente, Apariencia y Posición, y Aplicar a varios archivos.
• Adobe, «Quitar marcas de agua» (última actualización: 23 de octubre de 2025), helpx.adobe.com. Ver todas las herramientas, Editar un PDF, Marca de agua, Eliminar, en lote.
• Microsoft, «Insertar una marca de agua», «Usar una marca de agua personalizada» y «Ajustar la colocación de una marca de agua», Insertar · Personalizada · Colocación. Pasos en Windows y Mac, el límite de Word para la web y que la marca se mueve desde el encabezado.
• Microsoft, «Editar un archivo PDF», support.microsoft.com. Word convierte una copia del PDF, deja el original intacto, funciona mejor con PDF de texto y puede no coincidir página a página.
• Microsoft, «Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos», support.microsoft.com. La categoría Encabezados, pies de página y marcas de agua del Inspector.
• LibreOffice, «Marca de agua» y «Generales» (exportar a PDF), Marca de agua · Exportar a PDF. Formato, Marca de agua, sus cinco campos y sus límites; Firmar con marca de agua al exportar, sin ajuste de posición ni de tamaño.
• Apple, «Realizar anotaciones en un archivo PDF en la app Vista Previa del Mac», support.apple.com. Herramienta Texto, Estilo del texto, Selección para editar y cómo compactar las anotaciones con Archivo, Imprimir, Guardar como PDF.
• INCIBE, «Precauciones a tener en cuenta si vas a enviar tu DNI por Internet» (4 de diciembre de 2023), incibe.es. Limitar la información que se comparte y el riesgo de enviar documentos privados a sitios web desconocidos.