Filigrana PDF: come aggiungerla, passo per passo

La filigrana PDF è un testo o un’immagine sovrapposti alle pagine per dire a colpo d’occhio di chi è il documento, per chi è la copia o in che stato si trova: bozza, riservato, copia per una pratica. Per aggiungerla gratis bastano LibreOffice o Anteprima del Mac; se hai già Word o Acrobat, la funzione è lì.

Qui sotto trovi i passaggi presi dalle guide ufficiali di Microsoft, LibreOffice, Apple e Adobe, consultate il 24 ottobre 2026, cosa scrivere, dove metterla e perché la filigrana non sostituisce l’oscuramento dei dati.

Come aggiungere una filigrana a un PDF, passo per passo

1. Decidi cosa scriverci

Per chi è la copia, a cosa serve e quando, per esempio «Copia per l’agenzia, solo per la locazione, ottobre 2026». Nessun dato tuo nella filigrana: né codice fiscale, né numero di documento, né telefono. Se la copia è di un documento d’identità, c’è una guida apposta per mettere la filigrana sulla carta d’identità.

2. Scegli il programma

Se il documento è ancora in Word o in LibreOffice, aggiungi lì la filigrana ed esporta in PDF. Se è già un PDF, usa Anteprima sul Mac o Acrobat. I passaggi di ciascun programma sono più sotto.

Programma	Parte da	Dove si trova	Tutte le pagine in una volta
Word	documento Word	Progettazione, Filigrana	sì
LibreOffice, gratuito	documento Writer	Formato, Filigrana	sì
Anteprima, sul Mac	PDF già pronto	strumento Testo	no, pagina per pagina
Acrobat, in abbonamento	PDF già pronto	Modifica, Filigrana, Aggiungi	sì, anche su più file

Fonte: guide ufficiali di Microsoft, LibreOffice, Apple e Adobe.

3. Mettila sopra il contenuto

Grande, semitrasparente e in diagonale al centro di ogni pagina, non in un angolo dove si ritaglia in un secondo.

4. Salva un PDF nuovo

Salva o esporta la copia con la filigrana con un altro nome e tieni da parte l’originale pulito. In Anteprima fissa il testo con File, Stampa, Salva come PDF, così non resta modificabile.

5. Controllalo prima di inviarlo

Apri il PDF che hai salvato e verifica che la filigrana ci sia su tutte le pagine, che lasci leggere quello che serve al destinatario e che il testo sia quello di questo invio, non di uno precedente.

A cosa serve una filigrana su un PDF

Adobe la definisce un testo fisso o un’immagine aggiunta a un PDF per indicare la proprietà, mostrare il marchio o contrassegnare il contenuto come riservato. Nel lavoro d’ufficio la si usa soprattutto per tre cose.

Segnare lo stato del documento. BOZZA su un contratto ancora in trattativa, perché nessuno lo firmi per errore; RISERVATO su una relazione interna. È l’uso classico, e Word propone già filigrane pronte di questo tipo.

Dire per chi era la copia. La copia di un contratto, di una busta paga o di un atto che mandi a un’agenzia, a una banca o a un datore di lavoro resterà anni in una casella di posta o in una cartella condivisa. Una filigrana con scritto «Copia per l’agenzia, solo per la locazione» lascia sulla pagina il motivo per cui l’hai consegnata. Se un giorno ricompare in un’altra pratica, si vede che non era per quella.

Capire da quale copia è uscita una fuga. Quando lo stesso documento va a più persone, per esempio un’offerta a tre potenziali clienti, una filigrana diversa per ciascuno permette di risalire alla copia che è circolata. Se l’offerta è nata in PowerPoint, prima di esportarla conviene togliere le note del relatore con i dati dei clienti.

Quello che la filigrana non fa è impedire di leggere, copiare o usare i dati del documento. Nomi, numeri e indirizzi restano leggibili sotto, e chi ha gli strumenti giusti la può togliere. È un’etichetta, non un lucchetto.

Cosa scrivere nella filigrana

Prima di aprire qualunque programma, decidi il testo. È la parte che decide quanto serve la filigrana, e quasi nessuno ci pensa più di un secondo. Una buona filigrana risponde a tre domande: per chi è la copia, a cosa serve e quando.

Situazione	Testo della filigrana
Contratto d’affitto	Copia per l’agenzia, solo per la locazione, ottobre 2026
Apertura di un conto	Copia per la banca, solo per l’apertura del conto, ottobre 2026
Contratto in trattativa	Bozza per la revisione del cliente, non firmare
Sinistro	Copia per l’assicurazione, sinistro di ottobre 2026

Esempi di questa guida.

Se puoi, scrivi il nome dell’agenzia, della banca o dell’azienda. Non serve nessun dato tuo: quello che protegge è il destinatario con il motivo, non il tuo nome. E se ti chiedi quali dati del documento siano di troppo, la guida per capire quali dati anonimizzare in un documento li elenca uno per uno.

L’errore opposto si vede spesso: mettere dati personali nella filigrana stessa, come il codice fiscale o il numero di telefono, «così si sa che è mia». In questo modo la copia ha più dati, non meno, e li ripete su ogni pagina. E vale anche al contrario: se la copia è di un cliente, nella filigrana metti la pratica, non il suo nome.

Corta e concreta

Non serve un testo lungo. Se non sta su una riga leggibile, accorcialo: destinatario, una parola per il motivo e il mese bastano. Un testo troppo lungo costringe a rimpicciolire il carattere, e una filigrana piccola torna a essere facile da ignorare o da ritagliare.

Scrivere solo COPIA o RISERVATO è meglio di niente, ma vale per qualunque pratica. Se la copia ricompare in una richiesta di finanziamento che non hai mai fatto, la parola da sola non dice da dove è uscita. Una frase concreta fa il contrario: «solo per la locazione» su una copia arrivata a una finanziaria dice subito che non era destinata lì.

Dietro c’è un principio del GDPR: l’articolo 5 chiede che i dati siano raccolti per finalità determinate e non trattati in modo incompatibile con esse. La filigrana non ha valore legale suo, ma scrive quella finalità sul documento, sotto gli occhi di chiunque lo riceva.

Dove metterla: sopra il contenuto

La posizione conta quanto il testo. Una filigrana piccola in un angolo si ritaglia in un secondo e il documento torna come se non l’avesse mai avuta. Una filigrana grande, in diagonale, che attraversa il centro della pagina e passa sopra il contenuto importante, obbliga a ritoccare l’intera pagina per toglierla, e il ritocco di solito si nota.

• In diagonale e al centro. Word, secondo Microsoft, la centra già nella pagina per impostazione predefinita, ed è la posizione più difficile da ritagliare.
• Semitrasparente. Deve lasciar leggere quello che c’è sotto: se copre una cifra che serve al destinatario, il documento non serve più. Sui documenti d’identità vale doppio, e per mettere la filigrana sulla patente senza coprire i campi che servono c’è una guida apposta. In LibreOffice si regola con la trasparenza, in Acrobat con l’opacità.
• Su tutte le pagine. Word la mette nell’intestazione, che si ripete; LibreOffice la applica allo stile di pagina corrente; in Acrobat si imposta l’intervallo di pagine.
• Ripetuta, se la copia va a qualcuno che non conosci. A un destinatario di fiducia basta una filigrana per pagina; a uno appena conosciuto conviene ripeterla in più punti.

Filigrana PDF con Word

Se il documento è nato in Word, la via più semplice è aggiungere la filigrana lì e poi salvarlo in PDF. Microsoft lo spiega per le versioni desktop.

In Word per Windows:

1. Nella scheda Progettazione seleziona Filigrana. Trovi filigrane già pronte, come BOZZA, RISERVATO o NON COPIARE.
2. Per un testo tuo, scegli Filigrana personalizzata nello stesso menu.
3. Seleziona Filigrana testo e scrivi il testo nella casella Testo.
4. Fai clic su OK.

In Word per Mac:

1. Nella scheda Progettazione seleziona Filigrana.
2. Nella finestra Inserisci filigrana seleziona Testo e scrivi il tuo testo, oppure scegline uno dall’elenco.
3. Imposta tipo di carattere, layout, dimensioni, colori e orientamento.
4. Seleziona OK. Se non vedi la filigrana, Microsoft indica di passare a Visualizza, Layout di stampa.

In Word per il Web, avverte Microsoft, le filigrane già presenti si vedono ma non si possono modificare né inserire: serve l’applicazione desktop, con il comando Apri in Word.

La filigrana vive nell’intestazione

Microsoft spiega che per spostare la filigrana bisogna aprire l’intestazione, con un doppio clic nella parte superiore della pagina. Ne segue una conseguenza pratica: Controllo documento, lo strumento che ripulisce il file, ha una categoria Intestazioni, piè di pagina e filigrane, e se la rimuovi va via anche la filigrana.

Se vuoi pulire autore e proprietà e tenere la filigrana, su quella riga non scegliere Rimuovi tutto. È spiegato nella guida su come rimuovere i metadati da Word e PDF. Poi File, Salva con nome, e come tipo di file scegli PDF. Conserva anche il Word senza filigrana, per la copia del prossimo destinatario.

Filigrana PDF con LibreOffice

LibreOffice è gratuito, gira su Windows, Mac e Linux e offre due modi per aggiungere una filigrana.

Nel documento: Formato, Filigrana

In Writer la guida di LibreOffice indica Formato, Filigrana (con l’interfaccia a schede, Layout, Filigrana). Nella finestra si compilano:

• Testo: quello che dirà la filigrana.
• Tipo di carattere: da un elenco.
• Angolo: la rotazione, in senso antiorario.
• Trasparenza: 0% è opaca, 100% è invisibile.
• Colore: da un menu a discesa.

La guida avverte di due cose. Non si possono scegliere dimensione e stile del carattere: il programma ridimensiona il testo per farlo stare su una riga. E i valori si applicano allo stile di pagina corrente, quindi se il documento usa più stili di pagina controlla che la filigrana compaia ovunque. Poi File, Esporta nel formato PDF.

All’esportazione: Firma con la filigrana

Nella finestra di esportazione in PDF, scheda Generale, c’è una sezione Filigrana con l’opzione Firma con la filigrana e un campo Testo. Secondo la guida aggiunge allo sfondo della pagina un testo verde chiaro, verticale e centrato, che non viene memorizzato nel documento originale.

È comodo quando ti servono più copie con filigrane diverse dallo stesso file: esporti una volta per destinatario e cambi il testo ogni volta. Il limite, dice la guida, è che posizione, orientamento e dimensione non si possono regolare. Se vuoi una diagonale grande sopra il contenuto, usa Formato, Filigrana. E se il file è un foglio di calcolo con dati di clienti, prima conviene anonimizzare il file Excel.

Filigrana PDF con Anteprima, sul Mac

Anteprima non ha una funzione chiamata filigrana, ma permette di scrivere un testo sopra un PDF, e per la maggior parte degli usi basta. La guida di Apple lo descrive così:

1. Apri il PDF in Anteprima e, se non vedi la barra strumenti di modifica, fai clic sul pulsante per mostrarla.
2. Scegli lo strumento Testo, digita il testo e trascina la casella dove vuoi.
3. Con Stile testo cambia font, stile e colore.
4. Ripeti su ogni pagina che deve avere la filigrana.

Il passaggio decisivo è come salvi. Apple spiega che con File, Salva, con File, Esporta o con File, Esporta in PDF le note restano modificabili, e chiunque apra il file può spostare o cancellare il tuo testo. Per incorporarle in modo che non si possano modificare, la guida indica File, Stampa e poi «Salva come PDF».

Nella stessa barra c’è anche lo strumento Oscuramento selezione, che secondo Apple toglie dalla vista il testo selezionato e diventa permanente quando chiudi il file. Prima di usarlo, leggi come oscurare un PDF prima di inviarlo senza lasciare il testo sotto.

Con Anteprima il testo va messo pagina per pagina. Per un documento di due o tre pagine non è un problema; per uno di quaranta, Word, LibreOffice o Acrobat sono più pratici.

Filigrana PDF con Acrobat

Se hai Acrobat, la sua funzione è la più completa. Adobe precisa che, a differenza dei timbri, le filigrane sono incorporate nella pagina. I passaggi, secondo la guida di Adobe:

1. Apri il PDF e seleziona Modifica.
2. Nel riquadro a sinistra seleziona Filigrana, poi Aggiungi.
3. Nella finestra Aggiungi filigrana, in Origine scegli Testo per una filigrana di testo o File per un’immagine.
4. In Aspetto regola opacità, rotazione e dimensioni.
5. In Posizione imposta il posizionamento verticale e orizzontale.
6. Seleziona OK.

Dal pannello Impostazioni della filigrana si regolano font, dimensione, rotazione, opacità e intervallo di pagine, con l’anteprima. Se devi marcare molti documenti, l’opzione Applica a più file aggiunge la stessa filigrana a un gruppo di PDF e ti chiede dove salvarli. Prima di un invio in blocco, vale la pena rimuovere i metadati da Word e PDF, perché autore e titolo viaggiano con ogni file.

Rimuovere una filigrana in Acrobat

Acrobat permette anche di togliere le filigrane. Adobe indica di andare alla visualizzazione Home, poi Visualizza tutti gli strumenti, Modifica un PDF, e nel riquadro Modifica scegliere Filigrana, Rimuovi. Si possono aggiungere più file e togliere le filigrane a tutti insieme.

È utile quando la copia era per te e ora ti serve pulita. Ma mostra anche il limite di qualunque filigrana: se esiste un pulsante per toglierla, lo può usare anche qualcun altro. Una filigrana grande sopra il contenuto è più difficile da cancellare senza lasciare traccia rispetto a una piccola in un angolo, soprattutto se il PDF è stato stampato e riscansionato. Ma una filigrana impossibile da togliere non esiste.

La filigrana non oscura i dati

È il punto su cui ci si confonde di più. Una copia con la filigrana mostra ancora tutto: nome, codice fiscale, indirizzo, email. Se il PDF contiene testo, lo si può selezionare e copiare come se la filigrana non ci fosse. La filigrana dice per chi era la copia; non decide quali dati ci finiscono dentro.

Per questo l’ordine giusto è:

1. Decidi cosa serve al destinatario. Una banca che deve identificarti ha bisogno di leggere il documento intero. Un’agenzia che chiede una busta paga per valutare una garanzia deve vedere l’importo, ma forse non il tuo codice fiscale né quello del datore di lavoro.
2. Oscura quello che non serve. Prima di aggiungere la filigrana, non dopo.
3. Aggiungi la filigrana con destinatario, motivo e data.
4. Invia la copia nuova, non l’originale.

È l’altra metà dell’articolo 5 del GDPR: i dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario. La filigrana scrive la finalità; oscurare fa sì che non viaggi niente di più.

Attenzione a un dettaglio che la guida su come oscurare un PDF prima di inviarlo spiega per esteso: un rettangolo nero disegnato sopra il testo non lo cancella, e sotto resta copiabile. Per i documenti di lavoro c’è Nonimo, che oscura i dati personali di PDF e documenti prima che li legga ChatGPT: carichi il file, non conserviamo il documento, non serve un account e scarichi una copia nuova a cui aggiungere la filigrana. Se il file è ancora in Word, puoi anche anonimizzare il documento Word e poi esportarlo.

Documenti d’identità: le guide apposite

La ricerca più comune sulle filigrane non riguarda un contratto ma la copia di un documento d’identità chiesta da un’agenzia, da un datore di lavoro o da un B&B. Il procedimento sul PDF è quello di questa guida, ma ogni documento ha le sue domande: dove mettere la filigrana senza coprire il campo che serve, cosa oscurare prima.

Per questo ci sono guide dedicate, ciascuna con uno strumento che lavora dal browser: per mettere la filigrana sulla copia del passaporto, per aggiungere la filigrana al permesso di soggiorno e per mettere la filigrana sulla patente.

Prima di inviarlo: controlla la copia

Apri il PDF che stai per mandare, non quello che avevi sullo schermo, e controlla cinque cose:

1. La filigrana c’è su tutte le pagine. Scorrile tutte, non solo la prima.
2. Lascia leggere quello che serve. Importo, data o numero che servono al destinatario devono restare leggibili.
3. Passa sopra il contenuto. Se è finita in un margine, spostala al centro.
4. Il testo è quello giusto. Se riusi un documento, controlla che la filigrana non riporti il destinatario precedente.
5. Le proprietà sono pulite. Un PDF con una filigrana perfetta può ancora portarsi nelle proprietà il nome di chi l’ha creato o quello del cliente nel titolo.

Per l’ultimo punto, se il PDF viene da Word, guarda anche le revisioni e i commenti rimasti nel file: la guida su come togliere le revisioni e i commenti da Word spiega dove si nascondono.

Fonti

Consultate il 24 ottobre 2026.

• Adobe, Aggiungere filigrane ai file PDF (ultimo aggiornamento 15 dicembre 2025), helpx.adobe.com. Definizione di filigrana, differenza con i timbri, i passaggi Modifica, Filigrana, Aggiungi con Origine, Aspetto e Posizione, Applica a più file e il pannello Impostazioni della filigrana.
• Adobe, Rimuovere le filigrane (ultimo aggiornamento 23 ottobre 2025), helpx.adobe.com. Visualizzazione Home, Visualizza tutti gli strumenti, Modifica un PDF, Filigrana, Rimuovi, anche su più file.
• Microsoft, Inserire una filigrana, support.microsoft.com. I passaggi in Windows e Mac, le filigrane pronte e il limite di Word per il Web.
• Microsoft, Usare una filigrana personalizzata, support.microsoft.com. Filigrana personalizzata, Filigrana testo e casella Testo.
• Microsoft, Regolare la posizione di una filigrana nella pagina, support.microsoft.com. La filigrana centrata per impostazione predefinita e l’intestazione da aprire per spostarla.
• Microsoft, Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti, support.microsoft.com. La categoria Intestazioni, piè di pagina e filigrane di Controllo documento.
• LibreOffice, Filigrana, help.libreoffice.org. Formato, Filigrana, i campi Testo, Tipo di carattere, Angolo, Trasparenza e Colore, il testo adattato a una riga e lo stile di pagina corrente.
• LibreOffice, Esporta nel formato PDF, Generale, help.libreoffice.org. Firma con la filigrana: testo verde chiaro, verticale e centrato, posizione e dimensione non regolabili, non memorizzato nel documento originale.
• Apple, Annotare un PDF in Anteprima sul Mac, support.apple.com. Gli strumenti Testo e Stile testo e come incorporare le note con File, Stampa, Salva come PDF.
• Regolamento (UE) 2016/679, GDPR, EUR-Lex. Articolo 5, paragrafo 1, lettere b e c: limitazione della finalità e minimizzazione dei dati.