Qué pasa al subir documentos a ChatGPT: PDF, Word y Excel

Arrastras un contrato al chat, preguntas qué cláusula te perjudica y en un minuto tienes la respuesta. Lo que no se ve es que el archivo entero ha salido de tu ordenador y sigue guardado en tu cuenta. El panorama general lo tienes en qué hace ChatGPT con tus datos.

Aquí voy a lo concreto de los documentos: qué saca de un PDF, un Word o un Excel, dónde se queda cada archivo y qué haría yo antes de subirlo. Y por qué un recuadro negro no te protege.

Qué lee ChatGPT de un PDF, un Word o un Excel

La ayuda de OpenAI decía antes que, fuera de Enterprise, ChatGPT sacaba el texto digital y descartaba las imágenes. Ha cambiado: la página actual dice que analiza texto e imágenes de los PDF, gráficos y esquemas incluidos, sin reservarlo a ese plan. Si lees lo contrario por ahí, está desactualizado.

ChatGPT no mira la página como la miras tú. Trabaja con lo que hay dentro del archivo, y por eso yo pienso en cada documento como en un paquete cerrado con más cosas de las que enseña. En Claude tampoco se libra nada: el archivo entero cuenta como entrada.

Lo que yo tendría más presente es el autor. OpenAI incluye, entre lo que se le puede pedir, extraer metadatos de un documento, como el autor o la fecha de creación. Ese nombre que no ves en la página está a su alcance: basta preguntárselo.

De los cambios sin aceptar, los comentarios y las hojas ocultas no aclara nada, y yo no contaría con que se los salte. Lo decisivo para mí llega antes: esas piezas ya están en los servidores de OpenAI, las lea el modelo o no.

Dónde se guardan los documentos que subes a ChatGPT

El archivo se queda en la conversación. Sin que se lo pidas, ChatGPT también guarda otra copia en la Biblioteca: documentos, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes. Si tu cuenta tiene acceso a ChatGPT Espacio, este la sustituye. Con las imágenes ocurre lo mismo, y lo cuento en qué guarda ChatGPT de las fotos.

Lo que más gente pasa por alto es que borrar el chat no toca esa copia. Yo iría siempre a los dos sitios: tienes el recorrido en cómo borrar el historial de ChatGPT. Elige aquí tu cuenta y mira qué pasa con el archivo:

Si en tu oficina conviven varios asistentes, míralos uno a uno, porque cada proveedor tiene su reloj. En la versión anterior de Copilot, por ejemplo, los archivos subidos se guardan hasta 18 meses.

¿Es seguro compartir un documento con datos personales?

Depende de lo que lleve. La AEPD aconseja, en su decálogo de enero de 2026, no dar a la IA datos personales ni detalles médicos, financieros o contractuales. En el trabajo, tampoco datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes. Propone describir un caso ficticio.

Si el documento es de un cliente, además cuenta el artículo 5.1.c) del RGPD: solo los datos necesarios para lo que vas a hacer. Para resumir un contrato sobran los nombres. Lo que le pediría yo al proveedor está en qué IA cumple el RGPD.

Por qué un recuadro negro no borra los datos de un PDF

Dentro de un PDF, las letras y los dibujos son objetos independientes. Un rectángulo negro es uno más: se pinta encima y lo tapa en pantalla, pero las letras no se mueven. La NSA ya lo advertía en 2006 en su guía de redacción: lo oculto en un documento digital casi siempre se recupera.

Por eso yo no me fiaría de ningún tachado que no haya comprobado. Toca cada opción y compara lo que ves con lo que obtiene quien extrae el texto. El método completo, con sus programas, lo tienes en cómo anonimizar un PDF.

La comprobación que haría con cualquier formato: abre el archivo limpio, selecciona todo, copia y pega en un bloc de notas. Si sale el nombre o el DNI, ese archivo no se sube.

Control de cambios, metadatos y hojas ocultas: lo que se va con tu archivo

Word y Excel fallan de otra manera. Una frase borrada con el control de cambios activado sigue en el archivo hasta que alguien acepta el cambio, y por eso yo nunca subiría el borrador de un contrato sin revisarlo. Los pasos están en cómo quitar el control de cambios en Word.

Mira el tuyo aquí antes de decidir. Se lee en tu navegador y no se envía a ningún sitio:

Las propiedades guardan el autor, la empresa o el programa que creó el archivo, y ya has visto que ChatGPT puede sacar el autor. No dejaría ahí un nombre que no deba salir: sigue la guía para quitar los metadatos de un documento.

En un Excel, lo que más me preocuparía es la hoja que alguien ocultó hace dos años con los datos de la plantilla. El Inspector de Microsoft busca hojas, filas y columnas ocultas, y lo pasaría sobre una copia, como aconseja la propia Microsoft.

Cómo quitar los datos personales antes de subir un documento

Empieza por lo que necesita ver ChatGPT. Para revisar una nómina le bastan los importes, sin el NIF de cada empleado. La lista de lo que sobra suele ser más larga de lo que crees: repásala en qué datos anonimizar en un documento.

Después, yo cambiaría el texto en lugar de cubrirlo, y siempre en una copia, por si te hace falta el original. Las herramientas web de Nonimo no guardan tu documento, y lo que subes luego lleva marcadores en lugar de los datos.

Si solo quieres un resumen, pega el texto sin subir el archivo

Muchas veces no hace falta el documento, sino un párrafo. Si lo copias y lo pegas, no viajan propiedades, revisiones ni hojas ocultas, ni se crea una copia en la Biblioteca. Esto vale fuera de ChatGPT: en Gemini, los archivos que compartes se guardan con tu actividad.

Yo solo subiría el archivo si la pregunta depende de un gráfico, de la maquetación o de la tabla entera. Sal de dudas con esto:

Si llevas la contabilidad o los impuestos de tus clientes, esta decisión la tomas muchas veces al día. Te lo explico con tus papeles en IA para asesorías y gestorías.

Por defecto, texto limpio: cuándo subiría el documento a ChatGPT

Yo no subiría un documento con datos de otra persona tal como está, por muy cómodo que sea. Por defecto pegaría el texto limpio y dejaría el archivo para cuando la pregunta lo exija. El resto del problema lo cuento en cómo se escapan los datos con la IA.

Para ese caso está la app de Nonimo, que cambia por marcadores los datos de tus clientes antes de que pegues el contrato en ChatGPT. Funciona en tu propio equipo, en Windows y Mac, con extensión para el navegador, y al copiar la respuesta te devuelve los reales.

Cuando el documento es de un cliente, decide si puede salir del despacho quien responde de ese encargo, con su asesor de protección de datos.

Fuentes

• OpenAI, ayuda, Subir archivos y audio. Texto e imágenes del PDF, archivos de proyecto y conocimiento de los GPT, y extraer metadatos como el autor.
• OpenAI, ayuda, Conservación de chats y archivos. Que borrar el chat no borra el archivo, los 30 días y sus excepciones, y la copia del chat temporal.
• OpenAI, centro de ayuda, «Usar la Biblioteca» (copia automática, planes, EEE, ChatGPT Espacio), «Análisis de datos con ChatGPT» (el código Python), «Chat temporal» y «Eliminar y archivar chats» (Chats archivados y su plazo).
• OpenAI, «Cómo se usan tus datos para mejorar los modelos» (ajuste, pulgar, planes de empresa), «Datos en los servicios para particulares» (quién accede, no vende) y «Privacidad empresarial» (administradores de Business y conservación).
• AEPD, Decálogo para usar herramientas de IA, 27 de enero de 2026. Qué no compartir con un chatbot, el ámbito laboral y el caso ficticio.
• RGPD, texto en el BOE. Minimización de datos, artículo 5.1.c), y categorías especiales, artículo 9.
• NSA, Redacting with Confidence, 2 de febrero de 2006, copia del Centro de Información Técnica de Defensa de EE. UU. Que tapar con rectángulos no sirve y hay que eliminar la información.
• Microsoft, Quite datos ocultos e información personal inspeccionando documentos. Comentarios, revisiones, propiedades, hojas y filas ocultas, y trabajar sobre una copia.
• Adobe, Quitar información confidencial. Que Censurar elimina de forma permanente y guarda un archivo nuevo.

Consultadas el 7 de noviembre de 2026.