Steuer-ID schwärzen, bevor ein Dokument in die KI geht

Die Steuer-ID ist ein personenbezogenes Datum, die KI braucht sie für keine Antwort, und mit einem Platzhalter bleibt die Frage vollständig erhalten:

Steuer-ID: 02476291358   →   Steuer-ID: [STEUER_ID_1]

Steuer-ID in Sekunden schwärzen →

Die Nummer im Beispiel kann niemandem gehören. Es ist die Testnummer aus der technischen Dokumentation von ELSTER, und echte Identifikationsnummern beginnen nie mit einer Null. An ihr zeigen wir auf dieser Seite alles, was eine Steuer-ID im Alltag einer Kanzlei, eines Lohnbüros oder einer Personalabteilung ausmacht.

Der Platzhalter ist für die KI so gut wie die Nummer selbst. Sie weiß, dass an dieser Stelle eine Steuer-ID stand, und jede weitere Erwähnung von [STEUER_ID_1] im Text meint dieselbe. Eine Frage zum Einkommensteuerbescheid, zur Lohnsteuerbescheinigung oder zu einer Rückfrage der Mandantin liest sich genauso wie vorher.

Dieser Leitfaden erklärt, warum die Abgabenordnung die Nummer so eng an ihren Zweck bindet, warum sie seit der Registermodernisierung weit über das Steuerrecht hinaus gilt, woran Sie sie in einem Dokument erkennen, wie Sie sie von Hand schwärzen und was die Nonimo-App mit ihr macht.

Steuer-ID schwärzen: warum die Nummer vor jeder KI-Anfrage herausgehört

Das Bundeszentralamt für Steuern teilt nach § 139a Abs. 1 AO jedem Steuerpflichtigen ein einheitliches und dauerhaftes Merkmal zu, und zwar zum Zwecke der eindeutigen Identifizierung. Nach § 139b Abs. 1 AO darf eine natürliche Person nicht mehr als eine Identifikationsnummer erhalten, und jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.

Das BZSt beschreibt die Nummer auf seiner Seite zur Identifikationsnummer so: Sie ist elfstellig, enthält keine Informationen über die betreffende Person, ist dauerhaft gültig und ändert sich weder durch einen Umzug noch durch eine Namensänderung oder einen neuen Familienstand.

Eindeutig, lebenslang und unveränderlich: Genau das macht sie zum personenbezogenen Datum im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO, der die Kennnummer ausdrücklich als Kennung nennt, über die ein Mensch identifizierbar wird. Welche übrigen Angaben vor der KI herausgehören, steht in unserer Liste welche Daten vor der KI geschwärzt werden müssen.

Eine Nummer fürs ganze Leben

Laut ELSTER wurde die Steuer-ID zum 1. Januar 2008 eingeführt. Heute bekommt sie jedes Kind kurz nach der Geburt: Das BZSt verschickt sie per Post, sobald die Meldebehörde die Daten übermittelt hat, und danach gilt sie ein Leben lang.

2008

Für eine Frage an die KI heißt das: Eine Nummer, die einen Menschen fast sein ganzes Leben lang eindeutig bezeichnet, trägt zur Antwort nichts bei. Ob ein Arbeitszimmer absetzbar ist oder warum das Netto im September niedriger ausfällt, hängt von Beträgen und Umständen ab, nie von der Identifikationsnummer. Was ein KI-Dienst seinerseits leisten muss, beschreibt der Leitfaden KI und DSGVO.

Was § 139b AO erlaubt: die Zweckbindung der Steuer-ID

Die Steuer-ID ist keine Nummer, die man nach Belieben weiterreicht. § 139b Abs. 2 AO regelt, wer sie verarbeiten darf. Die Finanzbehörden dürfen es, soweit es für ihre Aufgaben erforderlich ist. Für alle anderen gilt ein enger Rahmen, und der Gesetzgeber hat ihn ausdrücklich formuliert.

Andere öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen dürfen die Nummer ohne Einwilligung der betroffenen Person nur verarbeiten, soweit dies für Datenübermittlungen zwischen ihnen und den Finanzbehörden erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift die Verarbeitung ausdrücklich erlaubt oder anordnet. Ihre Dateisysteme dürfen sie nur insoweit nach der Nummer ordnen, als regelmäßige Übermittlungen an die Finanzbehörden das erfordern.

wer die Steuer-ID verarbeitet	wofür
Finanzamt und BZSt	Besteuerung und Verwaltung
Arbeitgeber	Lohnsteuer und elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
Krankenkasse, Rentenversicherung, Familienkasse	Mitteilungen an die Finanzverwaltung
Bank	Kontoeröffnung nach § 154 Abs. 2a AO, Kapitalertragsteuer
Steuerberaterin im Auftrag	Erklärungen und Anträge gegenüber dem Finanzamt

Quelle: § 139a Abs. 1 und § 139b Abs. 2 AO; BZSt, Fragen und Antworten zur IdNr; BfDI, Stichwort Steuer-ID.

Das BZSt fasst die Folge auf seiner Seite in einem Satz zusammen: Die Verwendung der Nummer und der dazu gespeicherten Daten unterliegt nach § 139b AO einer Zweckbindung, und die zweckwidrige Verwendung ist eine Ordnungswidrigkeit, für die eine Geldbuße verhängt werden kann.

Was das für die KI-Anfrage heißt

Jede Zeile der Tabelle hat einen steuerlichen Zweck. Eine Anfrage an ChatGPT, Claude oder Copilot hat einen anderen: einen Brief entwerfen, einen Bescheid erklären, eine Abrechnung prüfen. Für keinen dieser Zwecke wird die Nummer gebraucht, und genau deshalb ist der einfachste Weg auch der sauberste. Die Steuer-ID wird vor der Anfrage durch einen Platzhalter ersetzt, und die Frage bleibt, wie sie war.

Für ein Steuerbüro, in dem die Nummer auf fast jedem Blatt steht, zeigt die Seite Nonimo für Steuerberater, wie das an einem Mandantenstammblatt aussieht. Warum ein ersetzter Name die Daten pseudonymisiert und nicht anonymisiert, erklärt der Leitfaden zur Pseudonymisierung von Mandantendaten.

Wer die Nummer vergessen hat, bekommt sie nur per Brief

Wie ernst die Verwaltung die Nummer nimmt, zeigt der Umgang des BZSt mit der eigenen Auskunft. Wer seine Steuer-ID vergessen hat, bekommt sie aus datenschutzrechtlichen Gründen nur per Brief, an eine andere als die Meldeanschrift nur mit schriftlicher Vollmacht. Einem Dritten ohne Vollmacht teilt das BZSt sie überhaupt nicht mit, und nach seinen Fragen und Antworten nicht einmal die Information, ob einer bestimmten Person eine Nummer zugeteilt wurde.

Diese Sorgfalt endet nicht beim Amt. Sie ist der Maßstab für jede Stelle, die die Nummer von Mandanten oder Beschäftigten in der Akte hat.

Von der Steuer-ID zur Bürger-ID: wo die Nummer heute überall gilt

Ursprünglich war die Identifikationsnummer eine rein steuerliche Nummer. Das hat sich geändert. Nach § 1 des Identifikationsnummerngesetzes wird sie als zusätzliches Ordnungsmerkmal in die Register des Bundes und der Länder eingeführt, die in der Anlage zum Gesetz stehen, um Daten einer Person in einem Verwaltungsverfahren eindeutig zuzuordnen.

Auch § 139a Abs. 1 AO spricht inzwischen nicht mehr nur von Steuerpflichtigen. Das BZSt teilt die Nummer auch jeder sonstigen natürlichen Person zu, die bei einer öffentlichen Stelle ein Verwaltungsverfahren führt.

Der Bundesdatenschutzbeauftragte rät zur Zurückhaltung

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz beschreibt die Entwicklung auf seiner Seite zur Steuer-ID ohne Umschweife. Die Nummer sei eigentlich für rein steuerliche Zwecke vorgesehen gewesen, durch das Registermodernisierungsgesetz aber zu einer allgemeinen Bürger-ID ausgeweitet worden. Als Beispiele nennt er Meldeämter, Führerscheinbehörden, Rentenversicherungen und Krankenkassen.

Seine Empfehlung an Bürgerinnen und Bürger: Schützen Sie Ihre Steuer-ID vor unberechtigten Zugriffen und geben Sie sie nicht öffentlich an. Unternehmern empfiehlt er dringend, die Steuer-ID nicht offen auf Rechnungen anzugeben, und verweist dafür auf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Wer in einer Behörde oder einer Gemeinde mit KI arbeitet, hat die Nummer damit auch außerhalb des Steuerrechts vor sich; nach Angaben des BfDI kann sie künftig von mehr als 50 weiteren Behörden verwendet werden. Der Leitfaden zur KI in der öffentlichen Verwaltung geht auf diese Lage ein, und die Seite für Kommunen zeigt Nonimo an einem Vorgang aus dem Bürgeramt.

So sieht die Steuer-ID aus, und wo sie im Dokument steht

Die technische Dokumentation von ELSTER zur Prüfung der Steuer- und Steueridentifikationsnummer beschreibt den Aufbau genau. Die Steuer-ID ist eine elfstellige Ziffernfolge, und die elfte Stelle ist eine Prüfziffer, die aus den ersten zehn berechnet wird.

11Ziffern insgesamt

1Prüfziffer an letzter Stelle

0echte Nummern, die mit einer Null beginnen

Dazu kommen zwei Regeln, die eine Nummer von einer zufälligen Ziffernfolge unterscheiden. In den ersten zehn Stellen muss genau eine Ziffer doppelt oder dreifach vorkommen, und drei gleiche Ziffern dürfen nie direkt hintereinander stehen. Eine führende Null ist nur bei Testnummern erlaubt, weshalb unsere Beispielnummer 02476291358 keinem Menschen gehören kann.

Wo die Nummer auf dem Papier steht

Das BZSt nennt zwei Orte, an denen jeder seine eigene Nummer findet: den Einkommensteuerbescheid und die Lohnsteuerbescheinigung. In einem Büro kommen weitere hinzu, und sie sind genau die Dokumente, die täglich weitergeleitet, zusammengefasst und geprüft werden.

Dokument	wer es auf dem Tisch hat
Einkommensteuerbescheid	Steuerbüro, Mandant, Bank bei der Finanzierung
Lohnsteuerbescheinigung	Lohnbüro, Steuerbüro, Beschäftigte
Entgeltabrechnung	Personalabteilung, Lohnbüro, Vermieter bei der Wohnungsbewerbung
Mandantenstammblatt	Steuerkanzlei
Freistellungsauftrag, Kontoeröffnung	Bank, Investmentgesellschaft
Export aus Lohn- oder Kanzleisoftware	jeder, der die Datei öffnet

Quelle: BZSt für Bescheid und Lohnsteuerbescheinigung, § 44 Abs. 2a EStG und § 154 Abs. 2a AO laut BZSt für die Bank; im Übrigen Büroalltag.

In fast allen Fällen steht die Nummer hinter einer Bezeichnung: Identifikationsnummer, IdNr., Steuer-ID oder Steuerliche Identifikationsnummer. Manchmal ist sie am Stück geschrieben, manchmal in Gruppen wie 02 476 291 358. Eine Suche nach der einen Schreibweise findet die andere nicht.

Und sie steht nicht nur im sichtbaren Text. Wer eine Lohnsteuerbescheinigung als PDF speichert, benennt die Datei gern nach Person und Nummer, und Word übernimmt Angaben aus der Vorlage in die Dateieigenschaften. Wie Sie beides vor dem Hochladen leeren, zeigt der Leitfaden Metadaten aus Word und PDF entfernen.

Steuer-ID, Steuernummer, USt-IdNr.: drei Nummern, eine Verwechslung

Im Alltag werden drei Nummern ständig verwechselt, und für die KI-Anfrage lohnt es sich, sie auseinanderzuhalten. Die Steuer-ID gehört der Person und begleitet sie lebenslang. Die Steuernummer gehört zum Finanzamt: Ihr Aufbau enthält nach der ELSTER-Dokumentation die Nummer des zuständigen Finanzamts. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer schließlich steht auf den Rechnungen vieler Unternehmen.

§ 139a Abs. 1 AO unterscheidet außerdem zwischen der Identifikationsnummer für natürliche Personen und der Wirtschafts-Identifikationsnummer für wirtschaftlich Tätige. Vor der KI gehören Steuer-ID und Steuernummer einer Mandantin beide heraus; die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines großen Unternehmens ist für sich genommen meist unkritisch, die eines Einzelunternehmers nicht.

Die Prüfziffer, die ELSTER nicht verrät

Mit der Prüfziffer lässt sich jede Steuer-ID formal nachrechnen. ELSTER veröffentlicht das Rechenverfahren, und eine Nummer, deren Prüfziffer nicht stimmt, ist keine gültige Steuer-ID.

Ein Detail aus der Dokumentation zeigt, wie vorsichtig die Finanzverwaltung selbst ist: Schlägt die Prüfung fehl, darf die Fehlermeldung mit der korrekten Prüfziffer nicht nach außen kommuniziert werden. Nicht einmal die richtige letzte Ziffer soll ein Programm verraten.

Steuer-ID von Hand schwärzen, Schritt für Schritt

Für ein einzelnes Dokument und eine einzelne Frage geht es schnell von Hand. Die Reihenfolge ist wichtig, denn der häufigste Fehler ist, die Nummer an einer Stelle zu finden und an der zweiten zu übersehen. Kommt die Nummer aus einem Word-Entwurf mit Korrekturen, nehmen Sie die Änderungen vorher an, denn eine gestrichene Nummer bleibt sonst in der Datei.

1. Mit einer Kopie arbeiten. Das Original, das in die Akte zurückgeht, bleibt unberührt.
2. Nach der Bezeichnung suchen. Identifikationsnummer, IdNr., Steuer-ID und Steuernummer, und jedes Mal die ganze Zeile lesen.
3. Nach der Form suchen. Elf Ziffern am Stück oder in Gruppen findet auch die Nummern, vor denen keine Bezeichnung steht.
4. Ersetzen statt löschen. Ein Platzhalter wie [Steuer-ID] hält den Satz lesbar; dieselbe Person bekommt überall denselben.
5. Kopf, Fuß und Dateiname prüfen. Bescheide und Abrechnungen können die Nummer auf jeder Seite wiederholen.
6. Mit fremden Augen lesen. Erkennt eine Kollegin die Person trotzdem, muss noch etwas anderes weg.

Für Schritt 3 genügt jedes Programm mit Suche nach regulären Ausdrücken, etwa LibreOffice, Notepad++ oder Visual Studio Code. Dieses Muster findet elf Ziffern am Stück und in jeder Gruppierung mit Leerzeichen:

[0-9]( ?[0-9]){10}

Es findet auch andere elfstellige Zahlen, etwa manche Telefonnummer. Sehen Sie sich jeden Treffer kurz an; eine Steuer-ID erkennen Sie meist schon an der Bezeichnung davor.

In Excel die ganze Spalte ersetzen

Steht die Steuer-ID in einer Spalte, lohnt es sich nicht, Zelle für Zelle zu schwärzen. Fügen Sie eine neue Spalte ein, vergeben Sie jeder Person eine neutrale Bezeichnung und löschen Sie danach die Spalte mit den Nummern vollständig. In einem deutschen Excel, mit der ersten Person in Zeile 2:

="Mandant "&ZEILE()-1

Kopieren Sie die neue Spalte, fügen Sie sie als Werte ein und löschen Sie die alte. Ausblenden genügt nicht, denn ausgeblendete Spalten bleiben in der Datei enthalten; wie Sie alles Verborgene vorher sichtbar machen, zeigt der Leitfaden Excel-Daten vor der KI anonymisieren.

Im PDF heißt schwärzen löschen, nicht übermalen

Ein schwarzer Balken über einer Nummer im PDF ist eine Form über dem Text. Die Nummer steht darunter weiter und kommt beim Kopieren wieder zum Vorschein. Wie man das prüft und richtig macht, erklärt Geschwärzte PDF sichtbar machen. Im Word-Dokument halten Kommentare und Änderungsverfolgung eine gelöschte Nummer am Leben; dazu gibt es die Anleitung Word-Dokument schwärzen.

Was die Datenschutzaufsicht zur Eingabe in KI-Dienste sagt

Die Aufsichtsbehörden der Länder haben früh beschrieben, was in einen Chatbot gehört und was nicht. Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hat am 13. November 2023 eine Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots veröffentlicht, und ihr fünfter Punkt trägt die Überschrift „Keine Eingabe personenbezogener Daten“.

Der Grundsatz dort: Wenn sich der Anbieter eines Chatbots in den Geschäftsbedingungen eine Verwendung für eigene Zwecke einräumen lässt, dürfen keine personenbezogenen Daten an die KI übermittelt werden. Das betrifft ausdrücklich Informationen über Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner und sonstige Dritte, ebenso die Daten der eigenen Beschäftigten.

Punkt 5

Der siebte Punkt derselben Checkliste geht einen Schritt weiter. Auch Eingaben, die sich nur unter Umständen auf eine Person beziehen lassen, sollen vermieden werden, und als Beispiel nennt der Hamburgische Beauftragte eine harmlos klingende Bitte: ein Arbeitszeugnis für einen Kundenberater im Autohaus X. Wer weiß, aus welchem Unternehmen und wann die Anfrage kam, kann den Kundenberater erkennen.

Was die Datenschutzkonferenz ergänzt

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder hat den Gedanken in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 übernommen. Um die Eingabe personenbezogener Daten zu vermeiden, reicht es danach regelmäßig nicht, Namen und Anschriften zu entfernen, weil sich ein Personenbezug auch aus dem Zusammenhang herstellen lassen kann.

Für die Steuer-ID ist das eine gute Nachricht. Sie ist das Merkmal, das am einfachsten zu ersetzen ist: eindeutig in der Form, eindeutig in der Bezeichnung, und für die Antwort ohne Wert. Was die großen Anbieter mit Ihren Eingaben tun, steht in den Leitfäden zu ChatGPT und Datenschutz und zu Microsoft Copilot.

Pseudonymisieren, nicht anonymisieren: was Sie getan haben, wenn die Nummer weg ist

Im Büro heißt es oft, ein Dokument sei anonymisiert, sobald Name und Steuer-ID fehlen. Die DSGVO verwendet das Wort strenger. Art. 4 Nr. 5 DSGVO definiert die Pseudonymisierung als eine Verarbeitung, nach der die Daten ohne zusätzliche Informationen keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden können, sofern diese Informationen gesondert aufbewahrt und geschützt werden.

Wer festhält, welcher Platzhalter für welche Person steht, besitzt genau diese zusätzlichen Informationen. Das Ergebnis ist pseudonymisiert und bleibt für ihn ein personenbezogenes Datum.

Warum die Pseudonymisierung die nützliche ist

Das ist kein Haken, sondern der eigentliche Vorteil. Sie wollen die Antwort der KI ja mit den echten Namen zurück, um sie in den Brief an die Mandantin oder in die Akte zu übernehmen. Die Platzhalter halten auseinander, wer wer ist, und die Zuordnung setzt die Angaben auf Ihrem Rechner wieder ein, sobald die Antwort da ist.

Wie weit das Ersetzen trägt, wenn ein Mandat schon aus dem Sachverhalt erkennbar ist, erklärt der Leitfaden zur Pseudonymisierung von Mandantendaten ausführlich.

Schwärzen, ersetzen, entfernen: drei Wörter für denselben Handgriff

Im Büro sagt man schwärzen, weil man an den Balken auf dem Papier denkt. Vor der KI ist Ersetzen meist die bessere Wahl, denn ein Balken hinterlässt eine Lücke, mit der die KI nichts anfangen kann, während ein Platzhalter ihr sagt, was an dieser Stelle stand. Entfernen ist richtig, wo eine Angabe gar keine Rolle spielt, etwa bei der Bankverbindung unter einer Frage zum Arbeitszimmer.

Für die Steuer-ID ist der Platzhalter fast immer die beste Lösung. Er hält den Satz lesbar und erlaubt der Nonimo-App, die echte Nummer später wieder einzusetzen, falls die Antwort sie braucht, etwa in einem Entwurf an das Finanzamt.

Im Steuerbüro und in der Kanzlei: Verschwiegenheit und Dienstleister

Für Steuerberaterinnen und Steuerberater kommt zum Datenschutz das Berufsrecht. Nach § 57 Abs. 1 StBerG üben sie ihren Beruf verschwiegen aus, und die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Die Steuer-ID einer Mandantin gehört dazu, ebenso wie alles, was auf ihrem Bescheid steht.

§ 203 StGB nennt Steuerberater und Steuerbevollmächtigte ausdrücklich unter den Berufsgeheimnisträgern, die ein fremdes Geheimnis nicht unbefugt offenbaren dürfen. Für Rechtsanwälte, Notare und Wirtschaftsprüfer gilt dieselbe Vorschrift.

Was § 62a StBerG für Dienstleister verlangt

Wer einen Dienstleister einbindet, findet die Regeln in § 62a StBerG. Danach dürfen Steuerberater Dienstleistern den Zugang zu Tatsachen, die der Verschwiegenheit unterliegen, eröffnen, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Der Vertrag bedarf der Textform, bei Diensten im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dem inländischen vergleichbar sein, und dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, muss der Mandant eingewilligt haben.

§ 62a

Das Wort „soweit“ ist der Kern. Eine KI braucht für die Frage nach dem Arbeitszimmer die Beträge, nicht die Steuer-ID, und was nicht beim Dienstleister ankommt, muss dort auch niemand schützen. Wie Sie Mandanten über den KI-Einsatz informieren, zeigt die Musterklausel zur Einwilligung des Mandanten; Kanzleien finden Beispiele auf der Seite für Kanzleien.

Lohnbüro und Personalabteilung

Arbeitgeber brauchen die Steuer-ID ihrer Beschäftigten für die Lohnsteuer, und der BfDI nennt sie als Beispiel für Stellen, die die Nummer für steuerliche Übermittlungen an die Finanzverwaltung verwenden dürfen. In der Personalakte steht sie also zu Recht, ebenso wie der Vermerk zur Führerscheinkontrolle. Für eine Frage an die KI zur Abrechnung, zum Arbeitsvertrag oder zu einer Kündigung bleibt sie trotzdem überflüssig.

Ein Lohnbüro, das für mehrere Betriebe abrechnet, hat oft Hunderte dieser Nummern in einem einzigen Export. Bevor eine solche Datei in die Nähe eines Chatbots kommt, gehören die Spalten mit Steuer-ID, Versicherungsnummer und Bankverbindung ganz heraus; wie das bei Exporten im CSV-Format gelingt, zeigt der Leitfaden CSV-Datei anonymisieren.

Was neben der Steuer-ID auf dem Blatt steht

Die Steuer-ID reist fast nie allein. Auf einer Entgeltabrechnung oder einem Bescheid steht sie neben Name, Anschrift, Geburtsdatum und Bankverbindung, und sobald die Nummer weg ist, sind es diese Angaben, die noch auf einen Menschen zeigen.

auf dem Blatt	vor der KI
Name in allen Schreibweisen	durch eine Rolle ersetzen: die Mandantin
Geburtsdatum	ein ungefähres Alter, wenn die Frage es braucht
Anschrift	weglassen oder auf die Region kürzen
Steuernummer	ersetzen wie die Steuer-ID
Rentenversicherungsnummer	ersetzen; sie enthält das Geburtsdatum
Kirchensteuermerkmal	weglassen, wenn die Frage es nicht braucht
Beträge und Steuerklasse	stehen lassen, wenn die Frage davon handelt

Quelle: eigene Zusammenstellung nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO und den im Text genannten Vorschriften.

Die letzte Zeile ist so wichtig wie die anderen. Wer alles schwärzt, bekommt eine allgemeine Antwort, und die Versuchung ist groß, dann doch das Original einzufügen. Bleiben die Beträge stehen, bleibt auch die Antwort genau.

Das Kirchensteuermerkmal und die Daten hinter der Nummer

Das Kirchensteuermerkmal verdient einen eigenen Blick, weil es eine Religionszugehörigkeit erkennen lässt, und die gehört nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien. Das BZSt speichert für die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale nach eigener Auskunft zur Identifikationsnummer auch die Religionszugehörigkeit, den Familienstand und die Nummern von Ehegatten oder Lebenspartnern und von minderjährigen Kindern, soweit diese in derselben Gemeinde gemeldet sind.

Die Steuer-ID selbst verrät davon nichts. Sie ist aber der Schlüssel, unter dem diese Angaben bei der Verwaltung zusammenlaufen. Wie Sie mit den Merkmalen aus Art. 9 umgehen, erklärt der Leitfaden zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Was die Nonimo-App mit der Steuer-ID macht

Sie markieren einen Text oder legen ein Dokument in das Fenster der Nonimo-App, und Sie bekommen denselben Text zurück, in dem die persönlichen Angaben durch Platzhalter ersetzt sind. Die App pseudonymisiert: Die Zuordnung liegt verschlüsselt auf Ihrem Rechner, und wenn die KI antwortet, setzt die App die echten Angaben wieder ein. So sieht eine Rückfrage aus dem Steuerbüro aus, vollständig erfunden:

Die Rückfrage im Original

Mandantin: Gesche Tammerlund
Steuer-ID: 02476291358
Steuernummer: 93/815/08150
Geburtsdatum: 31.04.1968
Bankverbindung: DE02 0000 0000 0987 6543 21
Frau Gesche Tammerlund fragt, ob sie die Kosten für ihr Arbeitszimmer absetzen kann.

Was bei der KI ankommt

Mandantin: [PERSON_1]
Steuer-ID: [STEUER_ID_1]
Steuernummer: [STEUERNUMMER_1]
Geburtsdatum: [GEBURTSDATUM_1]
Bankverbindung: [IBAN_1]
Frau [PERSON_1] fragt, ob sie die Kosten für ihr Arbeitszimmer absetzen kann.

Die Mandantin heißt in beiden Zeilen [PERSON_1], die KI weiß also, dass die Frau in der letzten Zeile dieselbe ist wie in der ersten. Die Steuernummer 93/815/08150 wird zu [STEUERNUMMER_1], das Geburtsdatum 31.04.1968, ein Tag, den es nie gab, zu [GEBURTSDATUM_1], und die IBAN DE02 0000 0000 0987 6543 21 zu [IBAN_1]. Die Frage selbst, das Arbeitszimmer, kommt unverändert an, denn um sie geht es.

Hinter fünf Bezeichnungen, am Stück und in Gruppen

Nonimo erkennt die Steuer-ID hinter fünf Bezeichnungen, die in Bescheiden, Abrechnungen und Stammblättern häufig vorkommen: Steuer-ID, IdNr., Steuer-IdNr., Identifikationsnummer und Steuerliche Identifikationsnummer. Die Nummer darf dabei am Stück stehen oder in Gruppen wie 024 762 913 58, und sie wird in jedem dieser Fälle zu [STEUER_ID_1].

Der Knopf oben auf dieser Seite führt zu unserem Leitfaden mit einem Feld für eingefügten Text: Es ersetzt die Angaben und gibt Ihnen das Ergebnis; danach wird der Text verworfen. Mit der App geschieht dasselbe direkt auf Ihrem Rechner, sodass das Dokument Ihren Schreibtisch nicht verlässt. Was die App speichert und was sie überträgt, steht auf der Seite Sicherheit.

Die Prüfung vor dem Absenden: zehn Sekunden

Welches Werkzeug Sie auch nutzen, der letzte Blick vor dem Absenden entscheidet. Suchen Sie im Text nach elf Ziffern und nach drei Wörtern: Identifikationsnummer, IdNr und Steuer. Lesen Sie die ersten und die letzten fünf Zeilen, denn dort stehen Briefkopf, Bezugszeile und Signatur. Und prüfen Sie, ob die Datei im Anhang die bereinigte Kopie ist und nicht das Original.

Diese Prüfung gilt für jeden Dienst, ob Sie im Browser mit Claude arbeiten oder mit Gemini in Google Workspace. Wer nicht jede Nummer von Hand ersetzen will, überlässt das Ersetzen der App, die jedes Mal dieselbe Sorgfalt anwendet, auch am Freitagnachmittag.

11Ziffern suchen

3Wörter suchen: Identifikationsnummer, IdNr und Steuer

5Zeilen lesen, oben und unten

Für ein ganzes Team lohnt es sich, diese Schritte schriftlich festzuhalten. Eine Vorlage dafür bietet das Muster einer KI-Richtlinie für die Kanzlei, in der die Steuer-ID neben den übrigen Angaben steht, die vor der KI herausgehören.

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Nonimo ist die Software, die das auf Ihrem eigenen Rechner erledigt: Sie ersetzt Namen, Steuer-ID und Mandantendaten, bevor der Text ChatGPT oder Copilot erreicht, und setzt sie wieder ein, wenn die Antwort zurückkommt.

Quellen

Abgerufen am 1. Oktober 2026.

• Abgabenordnung, § 139a AO: einheitliches und dauerhaftes Identifikationsmerkmal zur eindeutigen Identifizierung, auch für sonstige natürliche Personen in Verwaltungsverfahren; Ziffernfolge mit Prüfziffer an letzter Stelle; Identifikationsnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer.
• Abgabenordnung, § 139b AO: nur eine Nummer je Person, jede nur einmal vergeben (Abs. 1); Verarbeitung durch andere Stellen ohne Einwilligung nur für Datenübermittlungen an die Finanzbehörden oder bei ausdrücklicher Erlaubnis (Abs. 2); die beim BZSt gespeicherten Daten (Abs. 3).
• Identifikationsnummerngesetz, § 1 IDNrG: die Identifikationsnummer als zusätzliches Ordnungsmerkmal in den Registern des Bundes und der Länder.
• Bundeszentralamt für Steuern, Die Identifikationsnummer: elfstellig, ohne Informationen über die Person, dauerhaft gültig; zu finden im Einkommensteuerbescheid und auf der Lohnsteuerbescheinigung; Mitteilung nur per Brief; Zweckbindung nach § 139b AO und Geldbuße bei zweckwidriger Verwendung; zusätzlich gespeicherte Meldedaten für die Lohnsteuerabzugsmerkmale.
• Bundeszentralamt für Steuern, Fragen und Antworten zur IdNr: keine Mitteilung an Dritte ohne Legitimation, auch nicht, ob eine Nummer zugeteilt wurde; Arbeitgeber, Rentenversicherungsträger, Krankenkassen, Arbeitsämter und Familienkassen als mitteilungspflichtige Stellen; Erhebung durch Banken nach § 154 Abs. 2a AO und beim Freistellungsauftrag nach § 44 Abs. 2a EStG.
• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Steuer-ID: Ausweitung zur allgemeinen Bürger-ID durch das Registermodernisierungsgesetz; Empfehlung, die Nummer nicht öffentlich und nicht auf Rechnungen anzugeben; Arbeitgeber, Krankenversicherungen und Banken als verwendende Stellen; künftig mehr als 50 weitere Behörden.
• ELSTER, Prüfung der Steuer- und Steueridentifikationsnummer, Stand 2. September 2026, S. 5 bis 11: Einführung zum 1. Januar 2008; elf Ziffern mit Prüfziffer; keine führenden Nullen außer bei Testnummern; eine Ziffer doppelt oder dreifach; keine Mitteilung der korrekten Prüfziffer nach außen; Testnummer 02476291358; Testfinanzamt mit der Steuernummer 93/815/08150.
• Versicherungsnummern-, Kontoführungs- und Versicherungsverlaufsverordnung, § 2 VKVV: die Rentenversicherungsnummer enthält das Geburtsdatum.
• Datenschutz-Grundverordnung, Art. 4 Nr. 1 und Nr. 5, Art. 9: Kennnummer als Merkmal der Identifizierbarkeit; Begriff der Pseudonymisierung; besondere Kategorien einschließlich religiöser Überzeugungen.
• Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots, 13. November 2023, Punkte 5 und 7: keine Eingabe personenbezogener Daten, wenn sich der Anbieter eine Verwendung für eigene Zwecke einräumen lässt; Entfernen von Namen und Anschriften reicht nicht.
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 6. Mai 2024, Abschnitt 3.1, S. 12: das Entfernen von Namen und Anschriften reicht regelmäßig nicht, um die Eingabe personenbezogener Daten zu vermeiden.
• Steuerberatungsgesetz, § 57 StBerG und § 62a StBerG: Verschwiegenheitspflicht für alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist; Zugang von Dienstleistern nur, soweit erforderlich, Vertrag in Textform, vergleichbarer Schutz im Ausland, Einwilligung bei mandatsbezogenen Diensten.
• Strafgesetzbuch, § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen; Steuerberater und Steuerbevollmächtigte unter den genannten Berufen.
• Nonimo, eigene Messung, 1. Oktober 2026: die Rückfrage oben als Ganzes und Zeile für Zeile sowie die Bezeichnungen Steuer-ID, IdNr., Steuer-IdNr., Identifikationsnummer und Steuerliche Identifikationsnummer, am Stück und in Gruppen, mit dem Nonimo-Motor; Steuer-ID und Steuernummer sind die Testnummern der ELSTER-Dokumentation, die IBAN trägt die Bankleitzahl 00000000, die keiner Bank gehört.
• Deutsche Bundesbank, Merkblatt Bankleitzahlendatei, Stand 20. Dezember 2022, S. 2: die erste Stelle der Bankleitzahl bezeichnet das Clearing-Gebiet, und die Clearing-Gebiete tragen die Nummern 1 bis 8; eine Bankleitzahl, die mit 0 beginnt, gehört zu keinem.