IA communes : une journée de courrier au guichet
Au greffe ou au guichet d’une commune romande, la correspondance du jour mélange tout : un habitant qui conteste la taxe au sac facturée après son départ, une demande d’attestation de domicile, une inscription à l’accueil parascolaire, un voisin qui se plaint d’un chantier. S’y ajoutent les textes internes : procès-verbal de la commission des finances, préavis de la municipalité à résumer pour le conseil, communiqué sur la fermeture d’une route. L’IA y sert d’abord de plume.
Le courrier d’un habitant, lui, s’ouvre toujours sur son identité : nom, date de naissance, e-mail, natel. Pour expliquer une procédure de réclamation, le modèle n’a besoin que des faits : un logement quitté en mars, une facture, un délai. La façon d’organiser ces usages service par service est développée dans l’IA dans l’administration communale.
Certaines pièces partent entières : une présentation au conseil avec ses notes d’orateur, un tableau des inscriptions, une liste pour un recensement. Avant de les confier à un assistant, supprimer les notes d’une présentation PowerPoint évite qu’un commentaire nominatif accompagne les diapositives.
ChatGPT au guichet : répondre à une réclamation sans nommer l’habitant
Contrôle des habitants, bourse communale ou service social : la marche à suivre ne varie pas. Le collaborateur sélectionne le courrier, presse une touche et colle le résultat dans ChatGPT, Claude ou Copilot. Tout se passe sur l’ordinateur de l’administration avant l’envoi, et Nonimo ne reçoit pas le texte. Le chat voit une réclamation signée [PERSONNE_1], né le [DATE_NAISSANCE_1].
L’exemple inventé ci-dessous reprend la contestation d’une taxe au sac après un déménagement. Le nom, la date de naissance, l’e-mail et le natel avec +41 sont devenus des étiquettes ; l’objet de la réclamation, le mois du départ et la demande de réponse polie restent, assez pour obtenir une lettre claire sur la procédure.
La réponse revenue, le collaborateur la copie et réappuie sur la touche : l’habitant retrouve son nom, et la lettre peut partir signée par le service. Dans une commune équipée de Google Workspace, Gemini pose la même question, et ce que Google garde des données personnelles y répond.
Avant : ce qui est collé
Courrier d'un habitant, service de la population Habitant : Patrick Jaccoud Né le : 08.05.1972 E-mail : p.jaccoud@example.ch Natel : +41 79 000 00 00 L'habitant conteste la taxe au sac facturée pour un logement qu'il a quitté en mars. Rédige une réponse polie qui explique la procédure de réclamation.
Après : ce que reçoit l’IA
Courrier d'un habitant, service de la population Habitant : [PERSONNE_1] Né le : [DATE_NAISSANCE_1] E-mail : [E-MAIL_1] Natel : [TELEPHONE_1] L'habitant conteste la taxe au sac facturée pour un logement qu'il a quitté en mars. Rédige une réponse polie qui explique la procédure de réclamation.
Art. 320 CP et loi cantonale : le cadre de l’employé communal
L’employé communal est tenu au secret de fonction. L’art. 320 CP punit quiconque révèle un secret confié en sa qualité de membre d’une autorité ou de fonctionnaire, ou appris à raison de sa charge, et l’obligation subsiste après la fin des rapports de service. Les auxiliaires d’une autorité sont visés eux aussi, ce qui peut englober un mandataire externe travaillant sur les dossiers.
Pour la protection des données, une commune ne relève en principe pas de la nLPD, faite pour les personnes privées et les organes fédéraux, mais du droit de son canton : la LPrD dans le canton de Vaud, la LIPAD à Genève, la CPDT-JUNE pour Neuchâtel et le Jura, la LIPDA en Valais. Chaque texte désigne son autorité de surveillance, et tous protègent ce qui identifie un administré.
Coller dans un chat le courrier d’un habitant avec son nom et sa date de naissance, c’est le remettre à un fournisseur que l’exécutif n’a jamais mandaté. Étiqueter avant l’envoi l’évite au moment précis où le texte part. Pour poser la règle par écrit, un modèle de charte IA pour l’administration s’adapte sans peine à une commune.
Contrôle des habitants, service social, taxes : qui reste lisible
Dans un courrier communal, Nonimo remplace les noms, les dates de naissance, les e-mails, les numéros de téléphone avec +41, les IBAN suisses, le numéro AVS, la plaque d’un véhicule et la bande MRZ d’un passeport suisse. Le numéro d’un permis de séjour n’est pas reconnu ; il suffit de le sélectionner et de choisir « Masquer ». Chaque remplacement apparaît à l’écran.
L’objet de la demande, les montants, les dates et les articles de règlement cités restent lisibles. Une situation exposée au service social reste aussi : si elle permet de reconnaître la personne dans un village de quelques centaines d’âmes, retirez le détail à la main. Pour un texte long, la liste des données personnelles à retirer avant l’IA sert d’aide-mémoire au guichet.
La commune correspond avec d’autres métiers qui tiennent des dossiers de personnes. La régie qui signale l’arrivée d’un locataire en fait partie, sur l’IA dans une régie de Suisse romande. Le cabinet médical qui écrit au service social aussi, sur l’IA pour un cabinet médical.
IA pour l’administration communale : coût et essai au guichet
Un poste Mac ou Windows et le courrier inventé de cette page permettent un essai immédiat, sans compte. Le collaborateur du guichet installe l’application, sélectionne, appuie, et voit ce qui partirait vers le chat. Pour l’ensemble de l’administration, le service informatique déploie l’extension de navigateur par politique ; le contact se fait à hello@nonimo.ai.
Le guichet, qui écrit chaque jour au plus grand nombre d’habitants, est le premier poste à essayer.
Personal est facturé au mois ou à l’année, et Équipe le même montant par collaborateur ; le détail est sur la page des tarifs. Pour un document isolé, sans installation, voyez les outils en ligne pour un document communal. Et si la commune mandate une étude pour un recours, l’IA pour les avocats en Suisse romande décrit le côté de l’étude.
Greffes et guichets : les questions des communes
Une commune peut-elle répondre aux habitants avec ChatGPT ?
Oui, si le chat ne reçoit rien qui permette de savoir de quel habitant il s'agit. Le collaborateur sélectionne le courrier, appuie sur la touche Nonimo, et le nom, la date de naissance, l'e-mail et le natel en +41 deviennent des étiquettes. L'objet de la demande et la procédure restent ; la réponse recopiée et repassée par la touche retrouve les coordonnées.
La nLPD s'applique-t-elle à une commune ?
En principe non. La loi fédérale régit les personnes privées et les organes fédéraux ; une commune relève de la loi de son canton, comme la LPrD vaudoise ou la LIPAD genevoise, et ses collaborateurs sont liés par le secret de fonction de l'art. 320 CP. Les deux mènent au même réflexe : ne rien confier à un fournisseur externe qui identifie un habitant.
Les dossiers de l'aide sociale peuvent-ils passer par un assistant ?
Avec beaucoup de retenue. Le droit fédéral classe les mesures d'aide sociale parmi les données sensibles, et la loi cantonale applicable mérite d'être relue sur ce point. Nonimo retire le nom, la date de naissance et les coordonnées, mais garde la situation décrite, dont l'assistant a besoin. Dans une petite commune, un détail suffit parfois à reconnaître quelqu'un : retirez-le à la main.
Le procès-verbal d'une commission peut-il être résumé par l'IA ?
Oui, à condition de le passer d'abord par la touche. Les noms des intervenants et des habitants cités, avec leurs coordonnées, deviennent des étiquettes ; les décisions, les montants et les échéances restent. Si la séance touchait des situations personnelles, relisez le résultat avant de l'envoyer : le secret de fonction couvre aussi ce qui s'y est dit.
Le secret de fonction vaut-il encore après le départ d'un employé ?
Oui : selon l'art. 320 CP, la révélation demeure punissable une fois la charge ou l'emploi terminé. Raison de plus pour qu'un courrier copié dans un chat ne porte pas l'identité d'un habitant. Ce qui est arrivé chez un éditeur ne se récupère pas le jour où le collaborateur quitte la commune, alors que ce qui n'y est jamais arrivé ne pose pas la question.
Combien coûte Nonimo pour une administration communale ?
Personal se prend en mensuel ou en annuel, pour deux ordinateurs au plus. Équipe reprend le même prix par personne, pour les équipes de 2 à 49 personnes, du greffe au contrôle des habitants. Une offre de départ limitée à un nombre de mots par mois permet d'essayer avant d'en parler à l'exécutif.