La solicitud de la Ley 6: nombre, cédula, dirección y teléfono por ley
La Ley 6 de 2002, la de transparencia, fija lo que debe traer una solicitud de información: el nombre de quien la presenta, su número de cédula, su dirección y un teléfono donde ubicarlo, y le da al funcionario treinta días calendario para contestar por escrito. Cada solicitud que entra a una alcaldía llega, por lo tanto, con los cuatro datos que más identifican a un vecino.
Cuando el funcionario le pide a ChatGPT un borrador de respuesta, o una nota para pedir más plazo porque la solicitud es extensa, a la IA le basta saber qué se pidió y qué documentos tiene la institución. Quién lo pidió no le aporta nada. Para lo que llega en Word, se pueden tapar los datos del documento antes de trabajar con él.
Lo mismo pasa con el paz y salvo municipal que pide un contribuyente, con la solicitud de un permiso de construcción en la dirección de obras o con la queja que llega a la junta comunal del corregimiento. Todo empieza con una persona y termina en un trámite, y la inteligencia artificial en los municipios sólo necesita la segunda parte.
El expediente de un inspector de obras, antes y después de la tecla
El ejemplo de abajo es un expediente de personal inventado: un inspector de obras con ocho años en el municipio, dos ascensos, una amonestación verbal y una licencia por enfermedad, y el encargo de resumirlo para la junta de evaluación sin juicios sobre la persona. Se selecciona el texto, se presiona la tecla y al chat llegan los hechos, no el funcionario.
El funcionario sale como [PERSONA_1], su cédula como [CEDULA_PA_1], su correo como [CORREO_1] y su celular como [TELEFONO_1]. El cargo, la dirección donde trabaja, los años de servicio, la amonestación y la licencia siguen enteros, porque son lo que la junta tiene que evaluar y lo que la IA necesita para ordenar el resumen.
Al copiar la respuesta y presionar la misma tecla, el nombre y la cédula vuelven a su lugar en la pantalla de Recursos Humanos, y el resumen queda listo para revisar. Si después ese resumen termina en una presentación, antes de mandarla conviene limpiar las notas y los datos ocultos del PowerPoint.
Antes: lo que se pega
Expediente de personal: Dirección de Recursos Humanos del municipio Funcionario: Abdiel Rodríguez Moreno Cédula: 9-000-0000 Cargo: inspector de obras, Dirección de Obras y Construcciones Correo: inspector@example.com Celular: +507 6000-0000 Resume el expediente para la junta de evaluación: ingresó hace ocho años, dos ascensos, una amonestación verbal por llegar tarde y una licencia por enfermedad de quince días. Sin juicios sobre la persona, sólo los hechos y las fechas.
Después: lo que recibe la IA
Expediente de personal: Dirección de Recursos Humanos del municipio Funcionario: [PERSONA_1] Cédula: [CEDULA_PA_1] Cargo: inspector de obras, Dirección de Obras y Construcciones Correo: [CORREO_1] Celular: [TELEFONO_1] Resume el expediente para la junta de evaluación: ingresó hace ocho años, dos ascensos, una amonestación verbal por llegar tarde y una licencia por enfermedad de quince días. Sin juicios sobre la persona, sólo los hechos y las fechas.
Ley 6 de 2002, art. 13: lo confidencial no se divulga bajo ninguna circunstancia
La misma Ley 6 de 2002 separa lo público de lo confidencial. Su art. 1 llama confidencial a la información en manos del Estado sobre los datos médicos y psicológicos de las personas, su vida íntima y su historial penal y policivo, y dice expresamente que también lo es lo que contienen los registros individuales o expedientes de personal de los funcionarios.
Su art. 13 no deja margen: lo que la ley define como confidencial no lo divulgan los agentes del Estado bajo ninguna circunstancia. La Ley 81 de 2019 añade, para las entidades públicas, que sólo pueden tratar datos personales en las materias de su competencia. Cómo encaja todo eso con la IA lo resume inteligencia artificial y protección de datos.
Pegar un expediente de personal con nombre y cédula en un chat externo se parece demasiado a divulgarlo. Nonimo lo evita donde ocurre: en la computadora del funcionario, en el momento de pegar, y sin que el texto pase por Nonimo. A la IA le llega una trayectoria laboral sin nombre, que la junta de evaluación puede discutir igual.
Paz y salvo, permisos y junta comunal: lo que ve la IA
En la tesorería municipal, el paz y salvo lleva el nombre del contribuyente, su cédula, la dirección del inmueble y lo que debe o ya pagó de impuestos municipales. Nonimo cambia por etiquetas los nombres, las cédulas, los pasaportes, la dirección que va en su casilla, los correos y los teléfonos. Los montos, los periodos y el tipo de impuesto se quedan a la vista, porque con eso se redacta la nota.
El número de finca del inmueble, o una dirección escrita en medio de una frase, no siempre sale marcado; si la respuesta no lo necesita, se selecciona y se tapa con un clic. Cada dato tapado aparece señalado en la pantalla antes de pegar, y lo que no hacía falta taparlo se devuelve igual de rápido. Con el permiso de construcción pasa lo mismo: el tipo de obra y los requisitos pendientes se quedan.
En la junta comunal, el representante y su equipo reciben pedidos de ayuda social, quejas por la basura o por una calle rota y casos que terminan ante el juez de paz, todos con el nombre y el celular de alguien. Y cuando haya que entregarle después un documento a un tercero sin esos datos, lo correcto es censurar el PDF de verdad.
Para la alcaldía o la junta comunal: por dónde se empieza
Lo sensato es empezar por la oficina que contesta las solicitudes de la Ley 6, que es la que más datos de vecinos pega.
En una alcaldía con departamento de informática, la extensión del navegador se instala por política en las computadoras de la institución y tapa sin que nadie presione la tecla; el contacto es hello@nonimo.ai. En una junta comunal pequeña basta con la app en cada computadora, con Windows o en Mac. Cuándo un texto deja de apuntar a alguien se explica en anonimización de datos personales.
Para probar, se copia el expediente inventado de esta página, se presiona la tecla y se compara lo que entró con lo que salió. Si el resumen de la IA sirve igual sin el funcionario, el director de Recursos Humanos o el secretario general tienen con qué decidir si se usa en el resto del municipio.
Lo que pregunta el funcionario municipal
¿Puedo pedirle a la IA que resuma el expediente de personal de un funcionario?
Sí, sin el funcionario. La Ley 6 de 2002 trata los expedientes de personal como información confidencial, así que el nombre, la cédula, el correo y el celular no deberían salir hacia un chat. Con Nonimo se selecciona el expediente, se presiona la tecla y esos datos pasan a ser etiquetas; el cargo, los años de servicio, las amonestaciones y las licencias se quedan para el resumen.
¿Sirve para responder una solicitud de paz y salvo municipal?
Sí. La respuesta lleva el nombre del contribuyente, su cédula, la dirección del inmueble y lo que debe o ya pagó. Al presionar la tecla, el nombre, la cédula y la dirección que va en su casilla salen como etiquetas, y los montos, los periodos y el tipo de impuesto se quedan para que la IA redacte la nota. Si el número de finca queda a la vista, se selecciona y se tapa con un clic.
¿Qué cuenta como información confidencial para una alcaldía panameña?
La Ley 6 de 2002 la define en su art. 1: los datos médicos y psicológicos de las personas, su vida íntima y sus asuntos familiares, su historial penal y policivo, su correspondencia, la información sobre menores de edad y lo que contienen los expedientes de personal de los funcionarios. Su art. 13 añade que esa información no la divulgan los agentes del Estado bajo ninguna circunstancia.
¿Cuánto tiempo tiene el municipio para contestar una solicitud de información?
Treinta días calendario desde que se presenta, según el art. 7 de la Ley 6 de 2002. Si la solicitud es compleja o extensa, el funcionario avisa por escrito dentro de ese plazo, y la prórroga no puede pasar de otros treinta días. Con IA el borrador de la respuesta sale antes, siempre que el nombre, la cédula y la dirección del solicitante lleguen al chat ya tapados.
¿Y lo que llega a la junta comunal del corregimiento?
Funciona igual que en la alcaldía. Los pedidos de ayuda, las quejas por la recolección de basura o por una calle dañada y los casos que se llevan ante el juez de paz traen el nombre, la cédula y el celular del vecino. Nonimo los tapa en la computadora de la junta comunal y deja el problema, el sector y las fechas, que es con lo que la IA redacta la nota o el informe.