Agente residente y beneficiario final: el expediente que no se pega entero
En Panamá, buena parte del trabajo de una firma no pasa por los juzgados sino por el Registro Público: constituir sociedades anónimas y fundaciones de interés privado para clientes de afuera y quedarse como su agente residente. Desde la Ley 124 de 2020, ese servicio pone a la firma bajo la Superintendencia de Sujetos No Financieros, con todo lo que eso trae de debida diligencia.
Por eso el expediente de beneficiario final es el papel más delicado de la oficina. Junta el pasaporte del fundador, la cédula de quien se beneficia, la cadena de titularidad hasta la persona natural y, muchas veces, el origen de los fondos. Pedirle a la IA que ordene esa cadena es útil; mandarle los nombres y los números, no. Para lo que llega escaneado está la guía para tapar los datos del pasaporte.
A la IA le basta con saber que hay un fundador extranjero, una beneficiaria con cédula panameña, dos sociedades en medio y un consejo de tres miembros. Cómo se llaman no le aporta nada. Una herramienta de IA para abogados sirve en una firma panameña si separa la estructura de las personas: así se trabaja con clientes reales sin mezclar el secreto profesional con datos que la ley antilavado manda custodiar.
El reglamento de una fundación, antes y después de la tecla
El ejemplo de abajo es un expediente inventado: una fundación de interés privado con un fundador extranjero, una beneficiaria con cédula panameña y el encargo de ordenar la titularidad y redactar la cláusula del consejo. Se selecciona el texto, se presiona la tecla y lo que se pega en Claude o en ChatGPT ya lleva etiquetas donde antes había personas.
El fundador queda como [PERSONA_1], su pasaporte como [PASAPORTE_1] y su correo como [CORREO_1]; la beneficiaria pasa a [PERSONA_2] y su cédula a [CEDULA_PA_1]. Hasta el nombre de la fundación se cambia, por [EMPRESA_1]. El papel de agente residente, el registro de beneficiarios finales y lo que se pide redactar siguen intactos.
La respuesta del chat regresa con esas mismas etiquetas. Al copiarla y presionar otra vez la tecla, los nombres, el pasaporte y la cédula reaparecen en la pantalla del abogado, que es el único sitio donde estuvieron. Si el reglamento termina en una escritura, lo que conviene quitar antes de llevarla a protocolizar está en IA en la notaría.
Antes: lo que se pega
Expediente de beneficiario final: Fundación Ejemplo de Interés Privado Fundador: Jonathan Whitfield Morgan Pasaporte: 000000000 Correo: fundador@example.com Beneficiaria final: Yaritza Quintero de Gracia, cédula 8-000-0000 Como agente residente, ordena la cadena de titularidad para el registro de beneficiarios finales y redacta la cláusula del reglamento que nombra al consejo de la fundación.
Después: lo que recibe la IA
Expediente de beneficiario final: [EMPRESA_1] Fundador: [PERSONA_1] Pasaporte: [PASAPORTE_1] Correo: [CORREO_1] Beneficiaria final: [PERSONA_2], cédula [CEDULA_PA_1] Como agente residente, ordena la cadena de titularidad para el registro de beneficiarios finales y redacta la cláusula del reglamento que nombra al consejo de la fundación.
Ley 81 de 2019: el custodio y quien llega a los datos por su cargo
La Ley 81 de 2019 tiene un artículo que le queda a la medida al agente residente. El art. 14 hace responsable al custodio que trata datos por encargo de otro, y a todo el que llega a ellos por su lugar en la jerarquía, de cuidarlos con la debida diligencia. En una firma eso alcanza al socio, al asociado, a la paralegal y a quien escanea los pasaportes en la recepción.
El art. 9 añade la confidencialidad sobre lo que no viene de fuentes públicas, y esa obligación sigue aunque el encargo termine. Además, el Colegio Nacional de Abogados tiene un representante en el Consejo de Protección de Datos Personales que crea el art. 34 de la misma ley. Lo que el secreto profesional exige frente a un chat se repasa en secreto profesional e IA.
Ninguna de esas normas menciona la IA, pero todas preguntan lo mismo: si el dato salió de la firma. Nonimo contesta en la computadora del abogado, justo cuando va a pegar, sin esperar a que cada asociado se acuerde de borrar un pasaporte de nueve dígitos. El texto se tapa ahí mismo, y a Nonimo no le llega.
Pacto social, RUC con DV y folio real: qué cambia y qué no
Un pacto social trae suscriptores, directores, dignatarios y a veces apoderados; un poder general, el nombre del poderdante y su cédula. Nonimo cambia a las personas: nombres, pasaportes, cédulas panameñas, correos y celulares con +507. La clase de sociedad, el capital autorizado, las facultades de la junta directiva y las fechas quedan a la vista, porque sobre eso trabaja la IA.
Hay números que no son de una persona. El RUC de una sociedad anónima y su folio en la Sección Mercantil del Registro Público son de la persona jurídica, y si no hacen falta se quitan a mano. El RUC de una persona natural, que sale de su cédula, sí la identifica, y Nonimo lo cambia por una etiqueta. Cómo se lee con su DV está en el RUC y el dígito verificador.
Antes de pegar, cada dato tapado queda marcado en la pantalla, y si alguno convenía dejarlo, un clic lo devuelve. Si algo quedó a la vista, como un número de finca, se selecciona y se tapa. Y cuando el documento tiene que salir de la firma sin los datos de terceros, lo que sirve es censurar el PDF de verdad, no ponerle un recuadro encima.
La firma que hace de agente residente: por dónde empezar
Lo sensato es arrancar por el equipo de servicios corporativos, que es el que más pega pactos, reglamentos y expedientes.
En una firma con varias áreas, el departamento de TI puede instalar la extensión del navegador por política, y entonces el texto se tapa sin que nadie presione la tecla, también para el asociado que entró la semana pasada. El contacto para eso es hello@nonimo.ai. Y vale la pena fijar por escrito qué se pega y qué no en una política de uso de IA.
Para probar basta con instalar la app en una computadora con Windows o en una Mac, copiar el expediente inventado de esta página y presionar la tecla. En un minuto se ve qué cambia y qué se queda, y con eso el socio que lleva el área corporativa decide si lo extiende a litigio, a laboral y al resto de la firma.
Lo que pregunta la firma que hace de agente residente
¿Puedo pegar en ChatGPT el expediente de beneficiario final de una sociedad?
La estructura, sí; las personas, no. Con Nonimo se selecciona el expediente, se presiona la tecla y el fundador, los beneficiarios, sus pasaportes y sus cédulas pasan a ser etiquetas. ChatGPT sigue viendo cuántas capas hay, qué sociedad es dueña de cuál y qué falta para el registro, que es justo lo que necesita para ordenarlo. Al copiar su respuesta, los nombres vuelven en la pantalla del abogado.
¿Qué cambia cuando la firma actúa como agente residente?
Que al secreto profesional se le suma la ley antilavado. La Ley 124 de 2020 cuenta los servicios de agente residente entre los que convierten a la firma en sujeto obligado no financiero, y desde la Ley 254 de 2021 la Superintendencia puede ordenar la suspensión de los derechos corporativos de la sociedad cuando el agente residente incumple sus obligaciones. Son datos que la firma custodia por ley, y por eso no conviene que viajen a un chat.
¿Sirve con el pasaporte de un cliente extranjero que crea una fundación de interés privado?
Sí. El número de pasaporte sale como etiqueta, igual que el nombre del fundador, su correo y su celular. El patrimonio inicial, los fines de la fundación, los beneficiarios por categoría y la composición del consejo se quedan, y con eso la IA puede redactar el reglamento o el acta fundacional. Si el pasaporte llegó escaneado, conviene taparlo también en la imagen antes de reenviarla a nadie.
¿Quién supervisa hoy a las firmas como sujetos no financieros?
La Superintendencia de Sujetos No Financieros, que creó la Ley 124 de 2020; antes la tarea la tenía un ente del Ministerio de Economía y Finanzas. Le toca supervisar al abogado cuando, por cuenta de un cliente, crea o administra sociedades y fundaciones, pone directores o accionistas, da domicilio o actúa como agente residente. Los datos personales, en cambio, los vigila la ANTAI con la Ley 81 de 2019.
¿El Colegio Nacional de Abogados tiene voz en la protección de datos?
Tiene un puesto en la mesa. El art. 34 de la Ley 81 de 2019 crea el Consejo de Protección de Datos Personales, el órgano consultivo de la ley, y entre sus miembros pone a un representante del Colegio Nacional de Abogados, junto a la ANTAI, la Defensoría del Pueblo, el Tribunal Electoral y los gremios empresariales. El Consejo asesora a la ANTAI y recomienda políticas; no sanciona.