AI Act: cosa deve fare un'azienda che usa l'IA

Se in ufficio usi un’intelligenza artificiale comprata da altri, per l’AI Act la tua organizzazione è deployer: chi usa il sistema, non chi lo costruisce. È il ruolo di quasi tutte le imprese e gli studi italiani, e quello con meno obblighi.

Il ruolo però va deciso sistema per sistema, ed è l’avvertenza più importante: la stessa impresa può avere obblighi leggeri con Copilot e pesanti con il software che smista i curriculum. Per quello che finisce nel prompt conta un’altra norma, e c’è la guida su GDPR e intelligenza artificiale.

Deployer nell’AI Act: significato e differenza con il fornitore

L’articolo 3, punto 4 del regolamento (UE) 2024/1689 chiama deployer chi usa un sistema di IA sotto la propria autorità. Resta fuori solo l’attività personale non professionale. Il collega che incolla una bozza di contratto dal suo account privato non fa un uso personale: sta lavorando per te.

I modelli dietro gli assistenti più diffusi hanno un capo a parte, il V, applicabile dal 2 agosto 2025, che parla ai loro fornitori. Se un cliente ti chiede la «conformità AI Act» di Microsoft Copilot, rimanderei a Microsoft: scriverne una tua è fatica sprecata.

L’articolo 25 elenca tre casi in cui un deployer diventa fornitore di un sistema ad alto rischio, con tutti gli obblighi dell’articolo 16. Il terzo è il più insidioso: trasformare un modello generalista in un filtro dei curriculum. Lo stesso confine va ricontrollato se pensi a un LLM ospitato in casa.

Alfabetizzazione IA, articolo 4: cosa basta dopo l’omnibus

L’articolo 4 si applica dal 2 febbraio 2025, ma il regolamento (UE) 2026/1744, l’omnibus digitale sull’IA, lo ha sostituito. Ora fornitori e deployer adottano misure «volte a sostenere» l’alfabetizzazione del personale, e il testo aggiunge che non devono garantire un livello specifico a nessuno.

Nelle sue domande e risposte sull’articolo 4, la Commissione scrive che non serve alcun certificato: basta un registro interno delle formazioni o delle altre iniziative. Nemmeno un «responsabile IA» è obbligatorio. Per questo non pagherei un «patentino AI Act» venduto come adempimento.

La vigilanza nazionale sull’articolo 4 parte dal 2 agosto 2026. Le regole da far firmare, che sono anche un primo materiale per la formazione interna, le trovi nel modello di policy per i dipendenti.

Pratiche vietate dall’articolo 5 che un’azienda può comprare senza saperlo

L’articolo 5 vale dal 2 febbraio 2025 e quasi tutto è lontano da un ufficio: punteggio sociale, polizia predittiva, banche dati facciali pescate dal web.

Due lettere però parlano di lavoro. La f) vieta di inferire le emozioni sul lavoro, salvo motivi medici o di sicurezza; la g) la categorizzazione biometrica per dedurre razza, opinioni, religione, sindacato o orientamento sessuale. Un modulo che misura il «coinvolgimento» dei dipendenti dalla webcam lo toglierei dal preventivo senza chiederne il prezzo.

Dal 2 dicembre 2026 si aggiungono due divieti: immagini intime realistiche di una persona riconoscibile senza il suo consenso e materiale pedopornografico. Per chi usa lo strumento, il paragrafo 1 bis fa scattare il divieto solo se lo impiega proprio per produrre quel materiale.

Un volto o una voce trattati per riconoscere qualcuno sono dati biometrici, e lì il GDPR arriva prima dell’AI Act: i criteri del GDPR per l’intelligenza artificiale valgono anche quando il fornitore giura che il sistema è lecito.

Articolo 50 dell’AI Act: trasparenza per chatbot, deepfake e testi pubblicati

L’articolo 50 si applica dal 2 agosto 2026 e divide il lavoro. Il fornitore fa capire che risponde una macchina e marca gli output sintetici. Il deployer dichiara deepfake e testi generati su temi di interesse pubblico, e avvisa chi è esposto al riconoscimento delle emozioni.

L’avviso va dato in modo chiaro e distinguibile, al più tardi alla prima interazione, rispettando l’accessibilità. Sul chatbot del sito non aspetterei il fornitore: una riga che dice «stai scrivendo a un assistente automatico» costa meno di una discussione su chi doveva metterla.

Per i professionisti c’è un obbligo che l’articolo 50 non copre: la legge 132/2025, all’articolo 13, chiede di informare il cliente sui sistemi usati. Come scriverlo lo spiega la guida sull’informativa IA per i clienti.

Obblighi del deployer per i sistemi ad alto rischio: l’articolo 26

Alto rischio vuol dire comparire in una lista chiusa. Per un’impresa privata le voci realistiche dell’allegato III sono tre: personale (punto 4), merito di credito (punto 5, b) e prezzo delle polizze vita e salute (punto 5, c). Possono arrivare dentro un gestionale già comprato.

Per questi sistemi l’articolo 26 si applica dal 2 dicembre 2027. I dispositivi medici con IA seguono invece l’allegato I e il 2 agosto 2028.

Il paragrafo 7 chiede al datore di lavoro di informare lavoratori e rappresentanti prima dell’uso. In Italia un obbligo simile vale già oggi: l’articolo 1-bis del d.lgs. 152/1997 sui sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, richiamato dall’articolo 11 della legge 132/2025. Mi sembra la riga più sottovalutata dell’articolo 26.

FRIA: la valutazione d’impatto dell’articolo 27 e chi la deve fare

La valutazione d’impatto sui diritti fondamentali, la FRIA, si fa prima del primo uso di un sistema dell’allegato III, dal 2 dicembre 2027. La devono solo enti pubblici, privati che forniscono servizi pubblici e chi usa sistemi per il credito o per le polizze vita e salute.

Descrive processi, durata, persone coinvolte, rischi, sorveglianza umana e rimedi, e l’esito va notificato all’autorità di vigilanza. Il paragrafo 4 consente di rinviare alla valutazione d’impatto del GDPR. Con una DPIA fatta bene sei a metà strada; mi preoccupa chi non ha né l’una né l’altra.

In Italia il d.lgs. 179/2026 ha dato all’articolo 27 una fascia di sanzioni propria, più bassa delle altre. Per un Comune o un’azienda sanitaria il percorso cambia, e le date per la pubblica amministrazione sono nella guida sull’IA nei Comuni e i dati dei cittadini.

Omnibus digitale e 2 agosto 2026: le date per chi usa l’IA

Il regolamento (UE) 2026/1744 dell’8 luglio 2026, pubblicato il 24 luglio, ha riscritto l’articolo 113. Il considerando 40 lo motiva con norme tecniche in ritardo e autorità nazionali non pronte. L’allegato III passa al 2 dicembre 2027, l’allegato I al 2 agosto 2028.

Trovo fuorviante raccontare il rinvio come se valesse per tutti. Per chi non ha sistemi ad alto rischio il 2 agosto 2026 è rimasto dov’era, e da quel giorno le autorità nazionali possono vigilare. Il prossimo appuntamento è vicino: il 2 dicembre 2026, con i due nuovi divieti.

Sanzioni AI Act in Italia: d.lgs. 179/2026, ACN e AgID

L’articolo 20 della legge 132/2025 designa AgID come autorità di notifica e ACN come autorità di vigilanza del mercato e punto di contatto con l’Unione. Banca d’Italia, CONSOB e IVASS restano autorità di vigilanza per il settore finanziario, e il comma 4 tiene fermi i poteri del Garante.

Il decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179, in vigore dal 23 ottobre, divide i compiti: AgID sanziona sulla notifica, le autorità di vigilanza sanzionano gli operatori. Per le violazioni lievi l’articolo 22 ammette un ordine di rimedio o una dichiarazione pubblica al posto della multa.

Le cifre dell’articolo 23 sono massimali, e per le PMI vale il più basso fra importo e percentuale. Quei 35 milioni li tirerei fuori solo parlando di pratiche vietate, non per l’assistente che riscrive le mail: lì pesa il GDPR.

Il prompt aziendale: dove il regolamento tace e il GDPR no

L’AI Act non dice una parola su che cosa puoi scrivere in un prompt. Un assistente perfettamente a norma resta un problema se qualcuno ci incolla l’elenco dei dipendenti di un cliente, con codici fiscali e retribuzioni: lì il regolamento sull’IA non è violato, il GDPR probabilmente sì.

Qui rovescerei l’ordine di molte consulenze: prima il testo che esce, poi la carta. Quando i prompt li scrivono in dieci o in cento, l’anello debole è il collega più frettoloso, e l’AI Act non ha un articolo per lui: come coprire tutte le postazioni lo spiega la sezione dedicata alle organizzazioni.

Per i dati nel prompt, che l’AI Act lascia scoperti, c’è Nonimo: sostituisce nomi, codice fiscale, partita IVA e IBAN con etichette prima che il prompt lasci lo studio, e la tabella per tornare ai dati veri resta sul tuo computer.

Fonti

• Regolamento (UE) 2024/1689, testo consolidato al 27 luglio 2026 (EUR-Lex): artt. 3, 4, 5, 25, 26, 27, 50, 99, 111, 113 e allegato III.
• Regolamento (UE) 2026/1744, omnibus digitale sull’IA (EUR-Lex): nuovo art. 4, nuove date dell’art. 113, considerando 40.
• Legge 23 settembre 2025, n. 132 (Normattiva): artt. 11, 13 e 20; in vigore dal 10 ottobre 2025.
• Decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152, art. 1-bis (Normattiva): informazione ai lavoratori sui sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.
• Decreto legislativo 7 ottobre 2026, n. 179 (Gazzetta Ufficiale): poteri di AgID e ACN, misure non pecuniarie e sanzioni (artt. 20-23); in vigore dal 23 ottobre 2026.
• Commissione europea, AI Literacy: Questions & Answers: nessun certificato richiesto, registro interno sufficiente, vigilanza dal 2 agosto 2026.
• Commissione europea, linee guida sulle pratiche di IA vietate: pubblicate il 4 febbraio 2025, non vincolanti.
• AgID, Intelligenza artificiale: il ruolo di AgID come una delle due Autorità nazionali previste dall’art. 20 della legge 132/2025.

Consultate il 10 novembre 2026.