Cosa fa Microsoft Copilot con i tuoi dati

Chi cerca «Copilot e privacy» trova quattro risposte, perché Microsoft usa lo stesso nome per l’app gratuita, per l’assistente dentro Word pagato con l’abbonamento di casa e per due prodotti aziendali. Cambia l’account, cambia chi decide sui tuoi dati.

Quattro prodotti con lo stesso nome pesano più di qualunque clausola: basta entrare con l’account sbagliato per passare da un contratto all’altro senza accorgersene. La documentazione Microsoft di novembre 2026 va letta con lo Statuto dei lavoratori, la legge 132/2025 e il Garante; su Google lo stesso esercizio è nella guida su Gemini.

Copilot gratuito o Microsoft 365 Copilot: quale hai davanti

Il primo inciampo è il nome. Nella documentazione aggiornata ad agosto 2026 Microsoft 365 Copilot si chiama Microsoft Copilot, come l’app gratuita, e Microsoft 365 Copilot Chat è diventato Microsoft Copilot Chat. Licenze e schermate useranno ancora i nomi vecchi per un po’.

A decidere è l’account. Con un account Microsoft personale usi l’app per privati. Con un account di lavoro Microsoft Entra ID sei in Copilot Chat e, se l’azienda ti ha dato la licenza, in Copilot collegato a posta, file e riunioni.

Il nome sul pulsante non mi dice niente; lo scudo verde in alto sì, perché Microsoft lo usa per segnalare che vale la protezione dei dati aziendali. Una policy interna dovrebbe vietare l’account di casa sul PC dello studio, non «Copilot».

Addestramento e pubblicità: cosa usa Microsoft delle tue chat

Sull’addestramento oggi Microsoft dà la stessa risposta per tutte e quattro le versioni: prompt, risposte e contenuto dei file non addestrano i modelli di base. Per l’app gratuita la regola vale dalla nuova versione, disponibile dal 18 agosto 2026; ChatGPT, Gemini e Claude seguono regole proprie: per OpenAI c’è la guida su ChatGPT.

Sull’app gratuita senza abbonamento Microsoft 365 il tema diventa la pubblicità. Gli annunci generici guardano la conversazione in corso; quelli personalizzati possono usare cronologia, ricordi salvati e altri dati Microsoft che hai scelto di condividere. Sotto i 18 anni Microsoft non li mostra.

Mi dà fastidio che «Consenti personalizzazione annunci» stia sotto Personalizzazione, accanto ai ricordi: ha l’aria di una comodità e invece decide quali annunci vedi. È il primo interruttore da spegnere dopo l’installazione.

Cronologia di Copilot: come si cancella e chi può rileggerla

Nell’app gratuita la cronologia attività è il registro di prompt e risposte, e Microsoft non indica un termine di conservazione. Una chat si elimina dall’elenco Chat con «Altro» ed «Elimina»; tutta la cronologia si esporta o si cancella dal dashboard per la privacy.

I passaggi completi, insieme a quelli degli altri assistenti, stanno nella pagina dedicata a cancellare la cronologia. Spegnere «Ricordi salvati» ferma i ricordi nuovi ma non cancella quelli già salvati: si svuotano a parte, con «Gestisci».

Con l’account di lavoro il quadro si rovescia: prompt, risposte e citazioni restano nel tenant, cifrati, e l’amministratore li consulta con Content search o Microsoft Purview. Una cronologia senza scadenza in un’app gratuita non è un archivio: io la svuoterei a pratica chiusa.

Prompt dei dipendenti in Exchange: Statuto dei lavoratori e legge 132/2025

Prima che la risposta torni all’utente, prompt e risposta di Copilot Chat vengono registrati in Exchange per audit ed eDiscovery. Copilot si usa per lavorare, ma quel registro lascia per iscritto cosa ha chiesto ogni collega, e quando.

L’art. 4, comma 2, dello Statuto dei lavoratori esclude dall’accordo sindacale gli strumenti di lavoro. I dati raccolti valgono ai fini del rapporto solo con un’adeguata informazione al lavoratore e nel rispetto del Codice privacy. Lo stesso nodo, per un log fatto in casa, è nella guida sull’AI gateway.

La legge 132/2025, art. 11, aggiunge l’obbligo di informare chi lavora quando il datore usa l’IA, nei casi previsti dal decreto trasparenza (art. 1-bis, d.lgs. n. 152 del 1997): sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati. Una conservazione di dieci anni impostata «per prudenza», senza informativa ai colleghi, qui non la firmerei.

Ricerca web e Bing: la query che esce dalla protezione dei dati aziendali

Quando la ricerca web è attiva, Copilot ricava dal prompt poche parole e le manda al servizio di ricerca Bing, senza nome utente, dominio o ID del tenant. Dei file caricati e delle pagine riassunte in Edge parte al massimo qualche termine. Il prompt intero sì, se è molto breve.

Per quel tratto Bing segue il Contratto di Servizi Microsoft e l’Informativa sulla privacy, e Microsoft agisce da titolare autonomo, fuori dall’EU Data Boundary. Le query generate non vanno agli inserzionisti e non addestrano i modelli. Le altre uscite di dati verso l’IA sono nella guida sulla fuga di dati.

Microsoft mostra la query esatta tra le citazioni della risposta, nel thread, per 24 ore. La prima settimana in ufficio le aprirei tutte, perché in uno studio un prompt di tre parole è spesso il nome di un cliente.

EU Data Boundary e modelli Anthropic: le due eccezioni al confine europeo

Per gli utenti dell’Unione Microsoft dichiara che il traffico di Copilot resta dentro l’EU Data Boundary, e dal 1° marzo 2024 Copilot rientra negli impegni di residenza dei dati dei Termini dei prodotti. La nota 3 della pagina sulla protezione dei dati aziendali toglie due pezzi: ricerche web e modelli Claude di Anthropic.

I modelli Claude sono esclusi anche quando lavorano dentro Copilot, Researcher, Copilot Studio o le app di Microsoft 365. Per i tenant di UE, EFTA e Regno Unito partono spenti: l’impostazione sui fornitori di IA sub-responsabili di Microsoft è su nessun utente, e la cambia un amministratore AI o globale.

Quell’interruttore lo lascerei spento finché qualcuno non ha scritto perché serve e chi lo userà. Cosa fa Anthropic con i dati di chi usa Claude direttamente è nella guida su Claude.

Permessi di SharePoint e OneDrive: cosa legge Copilot con licenza

Copilot con licenza mostra solo i dati per cui l’utente ha almeno il permesso di visualizzazione, con gli stessi controlli degli altri servizi Microsoft 365. Contano anche i permessi concessi a persone di altre organizzazioni, per esempio nei canali condivisi di Teams.

Copilot Chat senza licenza è più stretto, non cieco: dentro Outlook legge posta, calendario, riunioni, chat e i file di OneDrive e dei siti SharePoint che frequenti. Se un file è cifrato con un’etichetta di riservatezza di Purview, Copilot rispetta i diritti d’uso concessi all’utente.

Prima delle licenze pagherei volentieri una settimana di pulizia delle condivisioni: Copilot non apre porte, trova in un secondo quelle rimaste aperte.

Titolare o responsabile? DPA di Microsoft e segreto professionale

Con Copilot Chat e Copilot con licenza vale l’addendum sulla protezione dei dati (DPA) di Microsoft: Microsoft è responsabile del trattamento, la tua organizzazione titolare. Con l’app gratuita il rapporto è tra te e Microsoft, e non c’è un contratto da mostrare a un cliente.

Il GDPR, art. 28, par. 2, vuole che un responsabile non ricorra a un altro responsabile senza autorizzazione scritta del titolare, che può opporsi alle aggiunte. Anthropic è entrata come sub-responsabile di Microsoft: è un cambio da leggere, non da subire.

Per avvocati, commercialisti e notai c’è un livello in più, perché il segreto professionale non si trasferisce con un DPA. Come si incastrano le due regole lo racconta l’analisi su ChatGPT e segreto professionale.

Dei cinque scenari, l’ultimo è quello su cui mi fermerei più a lungo: per un modello più avanzato si accetta un contratto diverso da quello firmato con Microsoft. Se un documento di un cliente finisce comunque dove non doveva, cosa fare nelle prime ore lo trovi nella pagina sul data breach.

Copilot in Word: il documento con le etichette prima del prompt

Licenze, interruttori e permessi regolano quasi tutto. Resta fuori il contenuto: il nome scritto in un prompt di tre parole, il contratto incollato nell’app di casa. Dove a usare Copilot sono in tanti, il controllo va pensato per tutti, come nella pagina per le organizzazioni.

Con Copilot il documento è spesso un Word aperto nell’app, e i nomi si annidano in revisioni, commenti e caselle di testo. La guida per anonimizzare un file Word li cerca uno per uno.

Il testo che Copilot non riceve è l’unico per cui non devo cercare una nota a piè di pagina. Su un Mac o un PC Windows lo fa Nonimo: nomi, codici fiscali, IBAN e indirizzi diventano etichette in locale, senza passare dai nostri server, e i dati veri tornano nella risposta.

Fonti

• Microsoft Learn, «Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat»: Microsoft responsabile sotto il DPA, niente addestramento, Bing con Microsoft titolare autonomo, nota 3 sulle due eccezioni all’EU Data Boundary.
• Microsoft Learn, «Claude models from Anthropic in Microsoft Online Services»: modelli Claude esclusi dal confine e spenti di default in UE, EFTA e Regno Unito; modelli «with Data Retention» con conservazione fino a 30 giorni presso Anthropic.
• Microsoft Learn, «Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot» e «Microsoft Copilot Chat Privacy and Protections»: permessi di visualizzazione, Purview, registrazione in Exchange, scudo verde, query brevi, citazioni per 24 ore, residenza dei dati dal 1° marzo 2024.
• Supporto Microsoft, «Microsoft Copilot per individui» (controlli della privacy e cronologia attività) e «Copilot nelle app di Microsoft 365 per utenti privati»: addestramento escluso, annunci personalizzati, ricordi, dashboard per la privacy.
• GitHub Blog, «Updates to GitHub Copilot interaction data usage policy» (25 marzo 2026): dati di interazione dei piani individuali usati per l’addestramento dal 24 aprile 2026, salvo rifiuto; esclusi Business ed Enterprise.
• Garante per la protezione dei dati personali, documento di indirizzo del 6 giugno 2024 sulla posta elettronica nel contesto lavorativo: 21 giorni come orientamento per i metadati tecnici.
• Normattiva, legge 23 settembre 2025, n. 132, art. 11: informazione ai lavoratori sull’uso dell’IA.
• Normattiva, legge 20 maggio 1970, n. 300, art. 4: strumenti di lavoro e adeguata informazione.
• EUR-Lex, Regolamento (UE) 2016/679: art. 28 sul ricorso a un altro responsabile.
• EDPB, linee guida 07/2020 sui concetti di titolare e responsabile: versione finale del 7 luglio 2021.

Consultate il 10 novembre 2026.