Prüfen, welche Daten geschwärzt werden müssen

Welche Daten müssen geschwärzt werden, bevor ein Dokument in ChatGPT, Claude oder Copilot geht? Alles, was einen Menschen benennt oder zu ihm führt: der Name, die Anschrift und das Geburtsdatum, die Nummern, die Behörden, Kassen und Banken vergeben, die Aktenzeichen und Kundennummern, über die eine Akte zu finden ist, und die Umstände, die zusammen nur auf eine Person passen. Die Tabelle gleich unten fasst das auf einer Bildschirmseite zusammen.

Diese Liste ist für den Alltag in Kanzlei, Steuerbüro, Praxis und Personalabteilung geschrieben, mit den Nummern, die in deutschen Papieren wirklich stehen. Sie beantwortet die Frage, welche Daten Sie schwärzen oder ersetzen, wenn Sie personenbezogene Daten aus einem Dokument entfernen wollen. Wie das technisch in einem PDF oder einem Word-Dokument gelingt, erklären eigene Leitfäden, auf die wir an der passenden Stelle verweisen. Warum ein ersetzter Name die Daten nicht anonym macht, sondern pseudonymisiert, steht im Beitrag zu Pseudonymisierung und Anonymisierung.

Welche Daten müssen geschwärzt werden: die Liste auf einen Blick

Die Datenschutz-Grundverordnung zählt in Art. 4 Nr. 1 auf, woran eine Person identifizierbar wird: an einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder an besonderen Merkmalen ihrer körperlichen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität. Diese Aufzählung ist abstrakt. Auf einem Schreibtisch in Deutschland übersetzt sie sich in sieben Gruppen von Angaben, die in fast jedem Dokument an denselben Stellen stehen.

Gruppe	typische Angaben	wo sie im Dokument stehen
Name und Anschrift	Vor-, Nach- und Geburtsname, Straße, Postleitzahl	Briefkopf, Rubrum, Grußformel
Geburt	Geburtsdatum, Geburtsort, Alter	Personalbogen, Antrag, Anamnese
Staatliche Nummern	Steuer-ID, Rentenversicherungs- und Krankenversichertennummer, Ausweis- und Passnummer	Lohnabrechnung, Bescheid, Ausweiskopie
Kontakt	Telefon, Mobilnummer, E-Mail, auch dienstlich	Signatur, Kopfzeile, Verteiler
Finanzen	IBAN, Kreditkarte, Buchungen	Kontoauszug, Rechnung, Lastschriftmandat
Akten und Vorgänge	Aktenzeichen, Versicherungsschein, Patienten-, Kunden- und Personalnummer, Kennzeichen	Betreffzeile, Schadensmeldung, Überweisung
Umstände	Funktion, Arbeitgeber, Ort, Datum	Sachverhalt, Zeugnis, Vermerk

Quelle: eigene Zusammenstellung nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO und den im Text genannten Gesetzen, Stand 28. September 2026.

Die ersten sechs Zeilen sind Handarbeit mit klarem Ergebnis: Eine Angabe steht da oder sie steht nicht da. Die siebte ist Abwägung, und an ihr scheitern die meisten Dokumente, die ordentlich aussehen. Wir gehen die Gruppen der Reihe nach durch.

Was nicht in diese Tabelle gehört

Gesundheitsdaten, Konfession, Gewerkschaftszugehörigkeit und die übrigen Merkmale aus Art. 9 DSGVO sind keine eigene Zeile, weil für sie andere Regeln gelten; sie behandelt der Leitfaden zu Art. 9 DSGVO und den besonderen Kategorien gesondert. Was ein KI-Dienst seinerseits bieten muss, damit sein Einsatz vertretbar ist, beschreibt die Übersicht KI und DSGVO: sieben Kriterien.

Name, Anschrift, Geburtsdatum: was eine Person direkt benennt

Der Name ist die Angabe, an die jeder zuerst denkt, und trotzdem bleibt er am häufigsten stehen. Das liegt an seinen vielen Formen. Dieselbe erfundene Person taucht in einem einzigen Vorgang in fünf Schreibweisen auf:

Stelle	Form	Beispiel
Rubrum, Briefkopf	voller Name	Annika Lückerath
Fließtext	Anrede und Nachname	Frau Lückerath
Aktennotiz	Initiale	L.
Grußformel	Vorname	Annika
Dateiname der Anlage	Nachname mit Datum	Lueckerath_2026-03.pdf

Quelle: erfundenes Beispiel.

Jede dieser Formen gehört auf die Liste, ebenso der Geburtsname, der in Lohnunterlagen und Bescheiden neben dem aktuellen Familiennamen auftaucht.

Die Anschrift ist mehr als der Briefkopf. Sie steckt in Lieferadressen, in Zustellvermerken, in der Wegbeschreibung eines Gutachtens und in Grundstücksangaben. Eine Straße mit Hausnummer in einem kleinen Ort benennt oft schon einen Haushalt, auch ohne Namen daneben.

Das Geburtsdatum wirkt harmlos, auch auf einer Führerscheinkopie, weil es so häufig vorkommt. In Verbindung mit Postleitzahl oder Arbeitgeber grenzt es aber sehr schnell auf wenige Menschen ein. Wo die Anfrage ein Alter braucht, genügt eine Angabe wie „Mitte fünfzig“; das genaue Datum braucht sie fast nie.

Nicht nur die Hauptperson: die Namen Dritter

Wer ein Dokument vorbereitet, denkt an die Person, um die es geht: die Mandantin, den Patienten, den Beschäftigten. In fast jedem Schriftstück stehen aber weitere Menschen. Ein Kündigungsschreiben nennt die Vorgesetzte, ein Unfallbericht die Zeugen, ein Scheidungsantrag die Kinder, ein Protokoll die Kolleginnen, die dabei waren. Für sie gilt die Liste genauso, und sie haben der Verarbeitung ihrer Daten noch weniger zugestimmt als die Hauptperson.

Am zuverlässigsten ist ein eigener Durchgang für Dritte, nachdem die Hauptperson erledigt ist: mit der Suche nach Anreden und Rollen wie Herr, Frau, Dr., Zeugin, Kollege oder Tochter, und bei jedem Treffer prüfen, ob ein Name folgt. Bei zwei Seiten dauert das kaum eine Minute.

Unterschrift, Lichtbild und Kürzel

Eine eingescannte Unterschrift und das Lichtbild auf einer Ausweiskopie sind Bilder, und kein Suchen und Ersetzen findet sie. Warum ein Gesichtsbild mehr verrät als ein Name, erklärt der Leitfaden zu den besonderen Kategorien. Wer ein Dokument mit Unterschriftsfeld hochlädt, schneidet die Seite ab oder lässt sie weg. In einer Präsentation hängt am Porträt auf der Teamfolie manchmal noch ein Alternativtext, der den Namen nennt.

Kürzel sind die unauffälligste Form des Namens: das Diktatzeichen „Lü/Ha“ im Briefkopf, die Initialen am Rand, das Namenskürzel im Dateipfad. In einem kleinen Büro reichen zwei Buchstaben, um eine Kollegin zu erkennen. Wie man solche Stellen in einem Word-Dokument findet, zeigt die Anleitung Namen im Word-Dokument schwärzen.

Steuer-ID, Versicherungsnummer, Ausweis: die Nummern vom Staat

Deutsche Behörden und Sozialversicherungsträger vergeben ihren Bürgern mehrere lebenslange Nummern. Jede davon identifiziert einen Menschen eindeutig, und eine KI braucht keine davon, um eine Frage zur Lohnabrechnung, zu einem Bescheid oder zu einer Kündigung zu beantworten. Sie stehen an festen Plätzen: in der Kopfzeile der Entgeltabrechnung, im Adressfeld des Steuerbescheids, auf der Versichertenkarte.

Nummer	Rechtsgrundlage	Aufbau	was sie verrät
Steuer-ID	§ 139a und § 139b AO	11 Ziffern, die letzte ist Prüfziffer	nichts ablesbar, aber eindeutig und dauerhaft
Rentenversicherungsnummer	§ 147 SGB VI, § 2 VKVV	12 Stellen mit Buchstabe	Geburtsdatum, Anfangsbuchstabe, Geschlecht
Krankenversichertennummer	§ 290 SGB V	Buchstabe und 9 Ziffern	Kassenwechsel ändert den festen Teil nicht
Personalausweis	§ 5 PAuswG	Seriennummer und Zugangsnummer	führt zum Dokument und seinem Chip

Quelle: Abgabenordnung, SGB VI mit der Versicherungsnummern-, Kontoführungs- und Versicherungsverlaufsverordnung, SGB V und Personalausweisgesetz, abgerufen am 28. September 2026 auf gesetze-im-internet.de.

Steuer-ID und Steuernummer

Die steuerliche Identifikationsnummer vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Nach § 139a Abs. 1 AO besteht sie aus einer Ziffernfolge, die nicht aus anderen Daten über die Person gebildet werden darf. Nach § 139b Abs. 1 AO erhält jeder Mensch nur eine, und jede wird nur einmal vergeben. Sie verrät also nichts über ihren Träger, zeigt aber auf genau einen.

Echte Nummern beginnen nie mit einer Null; für Beispiele gibt es deshalb die Testnummer 02476291358 aus der technischen Dokumentation von ELSTER, und auch diese Seite verwendet sie.

Die Steuernummer ist etwas anderes: Das Finanzamt vergibt sie, sie ändert sich beim Umzug, und bei Selbstständigen steht sie auf jeder Rechnung. Für die Liste spielt der Unterschied keine Rolle, beide gehören heraus. In Steuerbüros stehen beide Nummern auf fast jedem Blatt; Beispiele aus dem Kanzleialltag zeigt die Seite für Steuerberater. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer eines Unternehmens ist in der Regel nur dann ein personenbezogenes Datum, wenn hinter dem Unternehmen eine einzelne Person steht, etwa ein Einzelunternehmer.

Die Rentenversicherungsnummer trägt das Geburtsdatum in sich

Bei der Versicherungsnummer der Rentenversicherung, im Alltag oft Sozialversicherungsnummer genannt, ist es umgekehrt: Sie ist aus Daten der Person gebaut. § 2 der Versicherungsnummern-, Kontoführungs- und Versicherungsverlaufsverordnung legt den Aufbau fest, Stelle für Stelle.

Die Stellen drei bis acht enthalten nach Abs. 3 Tag, Monat und die letzten beiden Ziffern des Geburtsjahres. Die neunte Stelle ist nach Abs. 4 der Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens. Die Seriennummer an Stelle zehn und elf reicht nach Abs. 5 für Männer von 00 bis 49, für Frauen und Personen mit dem Eintrag divers oder ohne Angabe von 50 bis 99.

Wer die Nummer auf einer Lohnabrechnung stehen lässt, gibt Geburtstag, Geschlecht und den ersten Buchstaben des Geburtsnamens gleich mit. Unsere Nummer 00 310984 P 522 ist so gebaut, dass es sie nicht geben kann: Die Bereichsnummer 00 steht nicht in der Anlage der Verordnung, und einen 31. September hat es nie gegeben, auch nicht am 31.09.1984. Die Seriennummer 52 weist die erfundene Person als Frau aus.

Die Krankenversichertennummer

Die Krankenversichertennummer auf der Gesundheitskarte besteht nach § 290 Abs. 1 SGB V aus einem unveränderbaren Teil, der den Versicherten identifiziert, und einem veränderbaren Teil zur Kassenzugehörigkeit. Der feste Teil bleibt bei einem Kassenwechsel gleich. Das Gesetz verbietet ausdrücklich, dass sich aus ihr auf die Rentenversicherungsnummer zurückschließen lässt; eindeutig ist sie trotzdem.

Sie steht auf jedem Arztbrief, jeder Überweisung und jeder Abrechnung. Welche Angaben ein Arztbrief sonst noch trägt und was davon vor dem Chat verschwinden sollte, führt der Leitfaden Arztbriefe mit ChatGPT Zeile für Zeile auf.

Personalausweis und Reisepass

Auf dem Personalausweis stehen nach § 5 Abs. 2 PAuswG neben Namen, Geburtstag, Anschrift, Größe und Augenfarbe auch Lichtbild, Unterschrift, Seriennummer und Zugangsnummer. Die Seriennummer ist die Nummer des Dokuments selbst, die Zugangsnummer gehört zu seinem elektronischen Teil. Beide gehören zu den Angaben, die man auf einer Ausweis- oder Führerscheinkopie schwärzt, wenn sie nicht gebraucht werden.

Für die Ausweiskopie selbst gilt § 20 Abs. 2 PAuswG: Sie muss als Kopie erkennbar sein, und andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen sie nicht an Dritte weitergeben.

Die Landesbeauftragte für Datenschutz in Nordrhein-Westfalen schreibt, dass Angaben, die für die Identifikation nicht nötig sind, auf der Kopie geschwärzt werden können. Die KI braucht keine davon. Was die Anbieter von einem hochgeladenen Ausweisfoto speichern, steht im Leitfaden zu Fotos in KI-Diensten. Im Notariat, wo Ausweiskopien zur Akte gehören, geht der Leitfaden KI im Notariat die Angaben der Beteiligten einzeln durch.

Telefon und E-Mail, auch die dienstlichen

Kontaktdaten sind schnell übersehen, weil sie nicht im Text stehen, sondern darum herum: in der Signatur unter jeder E-Mail, in der Kopfzeile des Briefpapiers, im Verteiler eines Protokolls, im Feld „Rückfragen an“ am Ende eines Formulars. Eine weitergeleitete E-Mail trägt dazu die vollständige Kette früherer Nachrichten mit, und mit ihr jede Signatur, die darin vorkommt.

Private Mobilnummern und private E-Mail-Adressen gehören ohne Diskussion heraus. Bei dienstlichen Angaben lohnt eine Unterscheidung, denn nicht jede Kontaktangabe gehört einer bestimmten Person:

Angabe	Beispiel	vor dem Upload
E-Mail mit Namen	annika.lueckerath@arbeitgeber.example	ersetzen: nennt Person und Arbeitgeber
Durchwahl	Anschluss mit eigener Endziffer	ersetzen: führt an einen Schreibtisch
Funktionsadresse	buchhaltung@arbeitgeber.example	darf stehen, wenn sie keiner Einzelperson gehört
Zentrale	Hauptnummer ohne Durchwahl	darf stehen

Beispieladressen mit der für Beispiele reservierten Endung .example.

Wer im Verteiler steht, ist auch gemeint

Ein Protokoll mit zwölf Namen im Verteiler verrät, wer an einer Besprechung teilgenommen hat, auch wenn der Inhalt harmlos ist. Für eine Zusammenfassung durch die KI reicht der Inhalt; Verteiler, Anwesenheitsliste und Signaturblöcke können vorher weg. Wer solche Regeln für das ganze Büro festhalten will, findet eine Vorlage im Muster einer KI-Richtlinie.

Online-Kennungen in Tickets und Protokollen

Art. 4 Nr. 1 DSGVO nennt neben dem Namen ausdrücklich die Online-Kennung. Im Büroalltag steckt sie in Dokumenten, die niemand für personenbezogen hält: im Fehlerprotokoll eines Programms, im Ticket an den IT-Dienstleister, im Export eines Webformulars. Dort stehen IP-Adressen, Benutzernamen, Gerätenamen wie „NB-LUECKERATH“ und Sitzungskennungen. Stehen sie in einem Formularexport als CSV-Datei, bilden sie meist eigene Spalten, die sich vor dem Hochladen ganz löschen lassen.

Der Europäische Gerichtshof hat am 19. Oktober 2016 in der Sache Breyer entschieden, dass auch eine dynamische IP-Adresse ein personenbezogenes Datum sein kann, wenn der Betreiber rechtliche Mittel hat, über den Internetanbieter an den Anschlussinhaber zu kommen. Wer ein Protokoll von der KI auswerten lässt, um einen Fehler zu finden, braucht die Zeitstempel und die Fehlermeldungen, aber weder Adressen noch Namen. Beides lässt sich vor dem Hochladen durch Platzhalter ersetzen.

IBAN, Kreditkarte und der Kontoauszug

Eine deutsche IBAN hat 22 Stellen: DE und eine Prüfziffer, danach die achtstellige Bankleitzahl und die zehnstellige Kontonummer. Sie führt zu einem Konto und damit zu seinem Inhaber, und sie steht auf Rechnungen, Lastschriftmandaten, Gehaltsabrechnungen und in jeder Zahlungserinnerung. Eine Kreditkartennummer ist noch heikler, weil sie mit Ablaufdatum und Prüfnummer zum Bezahlen reicht. Die IBAN DE02 0000 0000 0987 6543 21 im Beispiel am Ende dieser Seite trägt die Bankleitzahl 00000000, die keiner Bank gehört.

Auf einem Kontoauszug sind die Nummern das kleinere Problem. Jede Buchung nennt eine Gegenpartei und einen Verwendungszweck, und daraus lässt sich ein Leben lesen: Miete, Arzt, Apotheke, Spende, Anwalt, Gewerkschaftsbeitrag. Wer einen Auszug für eine Frage zur Steuererklärung hochlädt, gibt all das mit, obwohl die KI vielleicht nur drei Beträge braucht.

22 Stellen

Nur die Beträge, die die Frage braucht

Der saubere Weg ist, aus dem Auszug eine kleine Tabelle zu machen: Datum ungefähr, Betrag, Art der Ausgabe in eigenen Worten. „Mitte März, 480 Euro, Fachanwalt“ genügt für die Frage, ob Anwaltskosten absetzbar sind.

Die IBAN der Kanzlei, der Name des Anwalts und das Aktenzeichen im Verwendungszweck bleiben im Auszug. Ist eine vollständige Kontoverbindung schon im Chat gelandet, klärt der Text Datenpanne melden oder nicht, ob daraus eine Meldung folgt.

Aktenzeichen, Versicherungsschein, Patientenakte: Nummern, die eine Akte öffnen

Jedes Büro vergibt eigene Nummern, und fast jede davon ist ein Schlüssel zu einer Person. Das Aktenzeichen eines Gerichts wie „12 F 345/26“ bezeichnet ein Verfahren mit Beteiligten, deren Namen in der Gerichtsakte stehen. Art. 4 Nr. 1 DSGVO nennt die Kennnummer ausdrücklich als Weg, über den jemand identifizierbar wird. Die übrigen Nummern funktionieren genauso:

Nummer	wer sie vergibt	wohin sie führt
Aktenzeichen	Gericht, Behörde, Kanzlei	zur Verfahrensakte mit allen Beteiligten
Versicherungsschein- und Schadennummer	Versicherer	zum Versicherungsnehmer und zum Schadenfall
Patienten- und Fallnummer	Praxis, Klinik	zur Karteikarte
Kunden-, Mandanten-, Personalnummer	das eigene Haus	zum Stammdatensatz
Kfz-Kennzeichen	Zulassungsbehörde	über das Fahrzeugregister zum Halter

Quelle: Art. 4 Nr. 1 DSGVO, § 39 StVG; eigene Zusammenstellung.

Solche Nummern sind für die KI wertlos. Sie versteht eine Frage zu einem Scheidungsverfahren nicht besser, wenn sie dessen Aktenzeichen kennt, und eine Schadensmeldung nicht besser mit der Nummer des Versicherungsscheins. Deshalb ist die Regel einfach: Jede Nummer, die in einem Register, einer Kartei oder einem Kundenstamm nachgeschlagen werden kann, kommt heraus. Wer als Versicherungsmakler mit Schadensmeldungen arbeitet, findet Beispiele auf der Seite für Versicherungsmakler.

Kunden-, Mandanten- und Personalnummern

Interne Nummern gelten gern als harmlos, weil außerhalb des Hauses niemand etwas mit ihnen anfangen kann. Das stimmt nur, solange sie das Haus nicht verlassen. Eine Personalnummer neben einem Gehalt, eine Mandantennummer neben einem Streitwert, eine Kundennummer neben einer Reklamation verbinden die Angabe mit einem Menschen, sobald jemand Zugang zum System hat. Im Chat sind sie überflüssig und gehören ersetzt, am besten durch eine Rolle: der Beschäftigte, die Mandantin, der Kunde.

In Arztpraxen kommen Fallnummer, Patientennummer und die Arztnummer auf Überweisungen hinzu. Für Kanzleien, in denen Aktenzeichen, Mandantennummer und Gegenseite oft in derselben Betreffzeile stehen, ist die Seite Nonimo für Kanzleien der Einstieg.

Das Kfz-Kennzeichen

Ein Kennzeichen wirkt öffentlich, weil es an jedem Auto hängt. Über das Fahrzeugregister führt es aber zum Halter: § 39 Abs. 1 StVG erlaubt die Auskunft über Name und Anschrift des Halters an jeden, der unter Angabe des Kennzeichens darlegt, dass er sie für Rechtsansprüche im Zusammenhang mit dem Straßenverkehr braucht. In Unfallakten, Bußgeldsachen, Werkstattrechnungen und Fahrtenbüchern steht es selbstverständlich neben dem Sachverhalt. Für die Frage an die KI genügt „das Fahrzeug der Mandantin“.

Funktion, Firma, Ort und Datum: wer ohne Namen erkennbar bleibt

Ein Dokument kann frei von Namen und Nummern sein und trotzdem genau einen Menschen beschreiben. Erwägungsgrund 26 der DSGVO stellt auf die Mittel ab, die „nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden“, um eine Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Die Datenschutzkonferenz hält in ihrer KI-Orientierungshilfe, datiert auf den 6. Mai 2024, sinngemäß fest: Ein Personenbezug kann sich durch viele Merkmale ergeben, nicht nur durch Namen und Adressdaten.

In der Fachliteratur heißen solche Merkmale Quasi-Identifikatoren. Keines davon benennt jemanden, zusammen grenzen sie ein. Die üblichen Verdächtigen sind die Funktion im Unternehmen, der Arbeitgeber, der Ort, ein genaues Datum und ein seltenes Ereignis. Je kleiner der Ort und je spezieller die Funktion, desto schneller bleibt nur eine Person übrig.

Ein Beispiel aus einem Aktenvermerk

Ein erfundener Vermerk aus einer arbeitsrechtlichen Kanzlei zeigt, wie das aussieht. Links steht er ohne Namen, aber mit allen Umständen. Rechts ist er so umgeschrieben, dass die juristische Frage dieselbe bleibt.

Ohne Namen, aber erkennbar

Die Mandantin leitet seit 2019 den Einkauf eines Landmaschinenherstellers in Kellershoven. Am 14. März 2026 wurde sie freigestellt, zwei Tage nachdem sie der Geschäftsführung Unregelmäßigkeiten bei einem Lieferanten gemeldet hatte. Hat die Freistellung Bestand?

Für die KI umgeschrieben

Die Mandantin ist seit mehreren Jahren Führungskraft in einem mittelständischen Industrieunternehmen. Kurz nachdem sie intern Unregelmäßigkeiten bei einem Lieferanten gemeldet hatte, wurde sie freigestellt. Hat die Freistellung Bestand?

In der linken Fassung steht kein Name. Trotzdem gibt es in einem Ort dieser Größe vermutlich nur einen Landmaschinenhersteller und darin nur eine Einkaufsleiterin, und das Datum der Freistellung, der 14. März 2026, ist im Betrieb bekannt, ebenso wer dort seit 2019 den Einkauf leitet. Die rechte Fassung lässt die rechtliche Frage vollständig stehen: Hinweis, zeitliche Nähe, Freistellung. Weg sind Branche, Ort, Funktion und genaues Datum, also genau das, was die Antwort auf die Rechtsfrage nicht verändert.

Ungenauer machen, Stufe für Stufe

Die Arbeit an den Umständen ist keine Suche, sondern ein Vergröbern. Jede Angabe wird eine Stufe allgemeiner, bis sie auf viele Menschen passt. Für den Vermerk oben sieht das so aus:

Umstand	im Vermerk	für die KI
Funktion	Leiterin des Einkaufs	Führungskraft
Arbeitgeber	Landmaschinenhersteller	Industrieunternehmen
Ort	Kellershoven	ohne Ortsangabe
Datum	14. März 2026	kurz nach dem Hinweis
Dauer	seit 2019	seit mehreren Jahren

Quelle: erfundenes Beispiel, 28. September 2026.

Welche Stufe reicht, hängt davon ab, wer den Text lesen könnte. Für einen Anbieter in den USA ist ein Industrieunternehmen ohne Ort kaum zuzuordnen; für einen Kollegen aus derselben Branche und Region vielleicht schon. Der Maßstab ist der Leser mit dem meisten Zusatzwissen, den man sich realistisch vorstellen kann.

Für Kanzleien kommt das Berufsrecht hinzu: Ein Mandat kann aus dem Sachverhalt erkennbar sein, auch wenn jeder Name ersetzt ist. Wie weit das Ersetzen dann trägt und wann nur eine abstrakte Frage hilft, erklärt der Abschnitt zum Mandatsbezug im Leitfaden Pseudonymisierung von Mandantendaten. Wann der Mandant vorher gefragt werden sollte, steht im Beitrag zur Einwilligung des Mandanten.

Wo sich die Angaben häufen: Lohnabrechnung, Mietvertrag, Schriftsatz

Die Liste liest sich wie eine Sammlung einzelner Felder. In der Praxis kommen die Felder gebündelt, und drei Dokumente tragen besonders viele davon auf einer Seite. Wer weiß, wo sie stehen, arbeitet schneller und übersieht weniger.

Dokument	was darauf steht	was die Frage meist braucht
Entgeltabrechnung	Name, Anschrift, Steuer-ID, Versicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse, IBAN	Brutto, Abzüge, Monat
Mietvertrag	Namen aller Mieter, Vermieter, Anschrift, Bankverbindung, Unterschriften	die strittige Klausel
Schriftsatz	Parteien, Anschriften, Aktenzeichen, Gericht, Prozessbevollmächtigte	Sachverhalt und Rechtsfrage

Quelle: eigene Zusammenstellung, 28. September 2026.

Die Entgeltabrechnung

Auf einer Entgeltabrechnung stehen fast alle staatlichen Nummern dieser Liste zugleich, dazu die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge und der Name der Krankenkasse. Für die Frage nach dem niedrigeren Netto genügen meist Brutto, Abzüge und Monat. Das Kirchensteuermerkmal ist ein Sonderfall, weil daraus eine Religionszugehörigkeit hervorgeht. Wie eine Rückfrage an eine Mandantin mit ersetzter Steuer-ID und Steuernummer aussieht, zeigt die Seite Nonimo für Steuerberater.

Mietvertrag und Schriftsatz

Ein Mietvertrag nennt oft mehrere Personen: alle Mieter, den Vermieter, manchmal eine Hausverwaltung und einen Bürgen. Für die Frage, ob eine Klausel zur Schönheitsreparatur wirksam ist, genügt die Klausel selbst, abgeschrieben ohne Kopf und Unterschriftsseite. Ein Schriftsatz bündelt Parteien, Anschriften, Aktenzeichen und die Namen der Prozessbevollmächtigten im Rubrum; der Sachverhalt darunter ist das, womit die KI arbeiten soll. Beide Male ist das Rubrum oder der Vertragskopf die Stelle, an der die meisten Angaben auf einmal verschwinden können.

Welche Daten nicht in ChatGPT gehören, auch ohne Personenbezug

Die Liste bis hierhin betrifft Menschen. Ein Dokument kann aber auch Angaben enthalten, bei denen es nicht um den Personenbezug geht und die trotzdem nicht in einen Chat gehören. Die wichtigsten sind Zugangsdaten, die jemand in eine Übergabenotiz oder eine Anleitung geschrieben hat, und Geschäftsgeheimnisse des eigenen Hauses oder eines Mandanten. Ist eine solche Datei schon hochgeladen, reicht das Löschen des Chats nicht immer, denn die Datei kann in der Bibliothek bleiben: So löschen Sie beides bei ChatGPT.

Angabe	Beispiel	vor dem Upload
Zugangsdaten	Passwort, PIN, TAN, Zugang zu einem Portal	löschen, nicht ersetzen
Schlüssel	Schlüssel für Programmierschnittstellen	löschen
Kalkulation	Angebotspreise vor Abgabe, Margen	nur, wenn die Frage sie braucht
Vertragskonditionen	vertrauliche Preise, Sonderrechte	nach der Vertraulichkeitsabrede

Quelle: eigene Zusammenstellung.

Ob Geschäftsgeheimnisse in einen KI-Dienst dürfen, entscheidet weniger der Datenschutz als die Vertraulichkeitsabrede mit dem Mandanten oder Geschäftspartner, bei Berufsgeheimnisträgern zusätzlich § 203 StGB. Wer eine Kalkulation nur deshalb hochlädt, weil sie in derselben Datei steht wie die eigentliche Frage, gibt mehr weiter, als er wollte. Wie lange OpenAI Eingaben aufbewahrt und wer bei OpenAI darauf zugreift, steht im Leitfaden ChatGPT und Datenschutz.

Die Anlage, die niemand geöffnet hat

Ein häufiger Weg, auf dem all das in einen Chat gerät, ist die Anlage. Ein Schriftsatz hat zwölf Anlagen, ein Vertrag drei Anhänge, ein Gutachten einen Tabellenteil. Wer das ganze Paket hochlädt, gibt auch die Teile weiter, die er nicht durchgesehen hat.

Die Liste gilt für jede Seite, nicht nur für die erste, und am einfachsten ist es, nur die Seiten hochzuladen, um die es in der Frage geht. Bei einer Word-Datei gehören auch gestrichene Passagen und Kommentare am Rand dazu: Wer vorher die Änderungen annimmt und die Kommentare löscht, gibt nur den fertigen Text weiter.

Die Checkliste vor dem Hochladen

Die Liste wird erst nützlich, wenn sie in einer festen Reihenfolge abgearbeitet wird. Die folgenden Schritte gehen vom Groben zum Feinen, und jeder baut auf dem vorigen auf. Sie passen für einen Schriftsatz ebenso wie für eine Lohnabrechnung. Bei einer Excel-Liste kommt ein Schritt davor: alles Ausgeblendete erst sichtbar machen.

1. Umfang klären. Nur die Seiten und Absätze nehmen, die die Frage braucht; Anlagen, Verteiler und Signaturen bleiben draußen.
2. Namen in allen Formen. Voller Name, Nachname allein, Vorname, Geburtsname, Kürzel und Initialen, jeweils durch eine Rolle ersetzen.
3. Geburt und Anschrift. Geburtsdatum durch ein ungefähres Alter, Anschrift durch eine Region ersetzen, wenn die Frage sie überhaupt braucht.

Die Punkte vier bis sechs betreffen Nummern und Kontaktwege:

4. Staatliche Nummern. Steuer-ID, Steuernummer, Rentenversicherungs- und Krankenversichertennummer, Ausweis- und Passnummer herausnehmen.
5. Kontakt und Finanzen. Telefon, E-Mail, IBAN, Kartennummer, Buchungen mit Gegenpartei.
6. Akten- und Vorgangsnummern. Aktenzeichen, Versicherungsschein, Patienten-, Kunden-, Mandanten- und Personalnummer, Kennzeichen.

Die letzten beiden Punkte brauchen Urteilsvermögen statt Suche:

7. Umstände lesen. Funktion, Arbeitgeber, Ort und Datum ungenauer machen, bis der Text auch für jemanden aus der Region nicht mehr auf eine Person passt.
8. Nicht personenbezogene Geheimnisse. Passwörter, Zugangsdaten und vertrauliche Konditionen löschen.

Ersetzen, nicht übermalen

Wie die Angaben aus der Datei verschwinden, hängt vom Format ab. Ein schwarzer Balken über einem PDF löscht den Text darunter nicht; wie man das prüft und richtig macht, steht in Geschwärzte PDF sichtbar machen.

Für Word gilt Entsprechendes, dazu kommen Kommentare und Kopfzeilen. Autor, Firma und Bearbeitungszeiten in den Dateieigenschaften sind ein eigenes Thema, das wir gesondert behandeln.

Für die KI ist ein Platzhalter besser als eine Lücke. Wer „Max Mustermann“ durch „der Beschäftigte“ ersetzt und „Kellershoven Logistik GmbH“ durch „die Arbeitgeberin“, bekommt Antworten, in denen die Beteiligten auseinandergehalten werden. Wichtig ist nur, dass dieselbe Person im ganzen Text denselben Platzhalter bekommt.

Was Nonimo aus dieser Liste ersetzt

Die Nonimo-App übernimmt die Punkte zwei bis sechs der Checkliste auf Ihrem Rechner, ohne dass Text oder Dokument ihn verlassen. Das Feld über diesem Leitfaden ersetzt die Angaben im eingefügten Text und gibt Ihnen das Ergebnis; danach wird der Text verworfen. In der App markieren Sie einen Text oder legen ein Dokument in ihrem Fenster ab und bekommen den Text mit Platzhaltern zurück, bei einer Datei zusätzlich eine ersetzte Kopie. Auf dem Rückweg geben Sie der App die Antwort, und sie tauscht die Platzhalter wieder gegen die echten Angaben. Die App pseudonymisiert also, und die Zuordnung liegt verschlüsselt bei Ihnen. So behandelt die App eine Rückfrage aus dem Lohnbüro:

Rückfrage im Original

Name: Annika Lückerath
Geburtsdatum: 31.09.1984
Steuer-ID: 02476291358
Rentenversicherungsnummer: 00 310984 P 522
IBAN: DE02 0000 0000 0987 6543 21
Frau Lückerath fragt, warum ihr Netto im September niedriger ist als im August.

Nach Nonimo

Name: [PERSON_1]
Geburtsdatum: [GEBURTSDATUM_1]
Steuer-ID: [AKTENZEICHEN_1]
Rentenversicherungsnummer: [AKTENZEICHEN_2]
IBAN: [IBAN_1]
Frau [PERSON_2] fragt, warum ihr Netto im September niedriger ist als im August.

Ohne Nachfrage tauscht Nonimo IBAN, Kartennummern und E-Mail-Adressen aus; bei der Steuer-ID und den übrigen Nummern hinter ihrer Bezeichnung zeigt es den Austausch zusätzlich zur Prüfung an. Die Umstände aus Punkt sieben prüfen Sie selbst. Was die App speichert und was sie überträgt, erklärt die Seite Sicherheit.

Quellen

• Datenschutz-Grundverordnung, Art. 4 Nr. 1 und Erwägungsgrund 26: Begriff der personenbezogenen Daten mit Name, Kennnummer, Standortdaten und Online-Kennung; Identifizierbarkeit nach den Mitteln, die nach allgemeinem Ermessen wahrscheinlich genutzt werden.
• Abgabenordnung, § 139a AO: die Identifikationsnummer ist eine Ziffernfolge, die nicht aus anderen Daten über die Person gebildet werden darf, mit Prüfziffer an letzter Stelle.
• Abgabenordnung, § 139b AO: jede natürliche Person erhält nur eine Identifikationsnummer, und jede wird nur einmal vergeben.
• Versicherungsnummern-, Kontoführungs- und Versicherungsverlaufsverordnung, § 2 VKVV: Aufbau der Versicherungsnummer aus Bereichsnummer, Geburtsdatum, Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens, Seriennummer (00 bis 49 männlich, 50 bis 99 weiblich, divers oder ohne Angabe) und Prüfziffer; die Anlage zur VKVV führt die Bereichsnummern auf, eine 00 gibt es nicht; auf Grundlage von § 147 SGB VI.
• Sozialgesetzbuch V, § 290 SGB V: Krankenversichertennummer mit unveränderbarem Teil zur Identifikation und veränderbarem Teil zur Kassenzugehörigkeit; kein Rückschluss auf die Rentenversicherungsnummer.
• Personalausweisgesetz, § 5 PAuswG und § 20 PAuswG: Angaben auf dem Ausweis einschließlich Zugangsnummer, Lichtbild, Unterschrift und Seriennummer; Ablichtung nur als Kopie erkennbar, keine Weitergabe an Dritte durch andere als den Inhaber.
• Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Personalausweis und Datenschutz: Angaben, die für die Identifikation nicht notwendig sind, können auf der Kopie geschwärzt werden.
• Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 19. Oktober 2016, C-582/14, Breyer: eine dynamische IP-Adresse kann für den Betreiber einer Website ein personenbezogenes Datum sein, wenn er über rechtliche Mittel verfügt, den Anschlussinhaber mithilfe des Internetanbieters bestimmen zu lassen.
• Straßenverkehrsgesetz, § 39 StVG: Auskunft aus dem Fahrzeugregister über Name und Anschrift des Halters unter Angabe des Kennzeichens bei Darlegung eines Rechtsanspruchs.
• Deutsche Bundesbank, Solo für IBAN: die deutsche IBAN hat 22 Stellen, zuerst DE und Prüfziffer, dann acht Stellen Bankleitzahl und zehn Stellen Kontonummer.
• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 6. Mai 2024, Abschnitt 1.3, S. 3: ein Personenbezug kann sich durch viele Merkmale ergeben, nicht nur durch Namen und Adressdaten.
• ELSTER, Prüfung der Steuer- und Steueridentifikationsnummer, Stand 2. September 2026, S. 6 und 7: die Steuer-ID ist elfstellig mit Prüfziffer, führende Nullen nur bei Testnummern; Testnummer 02476291358.
• Nonimo, eigene Messung, 28. September 2026: Textausgabe von Nonimo für eine erfundene Rückfrage und eine Liste deutscher Nummern mit ihren üblichen Bezeichnungen; die Steuer-ID ist die Testnummer 02476291358 der ELSTER-Dokumentation, die übrigen Nummern sind so gewählt, dass sie nicht vergeben sein können.