Cómo tapar datos personales en un documento de Word

Tapar datos personales en un documento de Word antes de mandarlo o de pegarlo en Copilot o en otra IA es más que cambiar el nombre que ves en la primera página. Un contrato de locación, una carta documento en borrador o un legajo repiten el mismo nombre en el encabezado, en las cláusulas y en la firma, y basta que se te pase una vez para que el documento ya no sirva. Con la herramienta de esta página subís el .docx y en segundos lo tenés con los datos personales cambiados por marcadores, listo para revisar.

Funciona con contratos, notas, escritos, dictámenes, presupuestos y currículums. El documento se procesa en nuestro servidor y no se guarda nada. Te lo devolvemos como un Word nuevo, en TXT o listo para copiar. Si lo que tenés es un RTF o un documento de LibreOffice, usá la herramienta para texto, CSV, ODT y RTF.

Cómo tapar datos en un Word, paso a paso

1. Prepará una copia

Antes de subirlo, abrí una copia del documento, aceptá todos los cambios y borrá los comentarios. Un cambio sin aceptar guarda el texto borrado dentro del archivo, y cada comentario lleva el nombre de quien lo escribió. Los botones exactos están en cómo quitar el control de cambios en Word.

Aprovechá para mirar el encabezado y el pie de página. Es donde muchos estudios ponen el nombre del cliente, el número de expediente o el mail de quien redactó, y donde menos se mira.

2. Subí el Word

Arrastrá el .docx a la herramienta o elegilo con el botón. Se procesa en nuestro servidor y, en cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el archivo ni su texto. El tope es de 10 MB por archivo.

Si tu documento es un .doc viejo, abrilo en Word y guardalo como .docx antes de subirlo.

3. Revisá lo que se tapó

La herramienta lee el texto del documento y cambia cada dato personal por un marcador que dice qué había. En un Word argentino tapa:

• nombres de personas;
• mails;
• teléfonos con +54;
• el CUIL o el CUIT cuando van con su rótulo, por ejemplo detrás de «CUIL:»;
• el DNI cuando va con su rótulo, como «DNI:» o «DNI N°»;
• el número de trámite del DNI cuando va rotulado;
• el domicilio cuando va con su rótulo, por ejemplo detrás de «Domicilio:».

Cada persona conserva su número en todo el documento: si Nuria Solé Domènech aparece en la cláusula primera y en la firma, las dos veces sale como [PERSONA_1]. Así el texto se sigue entendiendo, y una IA puede revisar una cláusula sin saber de quién es.

En la lista de lo que se tapó podés desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. También podés hacer clic en el documento. Y si ves algo que tendría que ir tapado, seleccionalo y hacé clic en Tapar.

4. Descargá o copiá

Descargá un Word nuevo con el texto ya tapado, bajalo en TXT o copialo para pegarlo en tu IA. El Word que descargás no es el original retocado: está escrito a partir del texto con marcadores, así que debajo no queda nada que recuperar. No conserva el diseño, los estilos ni el membrete del encabezado.

Antes de compartirlo, leelo entero. La herramienta encuentra los datos de la lista de arriba, pero quien conoce el expediente sabe si algo más señala a alguien: un cargo único, un número de legajo, una dirección escrita sin rótulo. Tampoco saca un diagnóstico o una afiliación sindical, que son datos sensibles y conviene tapar a mano.

Así sale un contrato de locación

Un borrador de contrato de una inmobiliaria, con datos de ejemplo:

ANTES
Contrato de locación de vivienda
Locataria: Nuria Solé Domènech
DNI N° 00.000.000
CUIL: 20-00000000-5
Domicilio: Calle Inexistente 0
Mail: cliente@example.com
La locataria abonará el alquiler del 1 al 10 de cada mes. El contrato dura 3 años.
Firma: Nuria Solé Domènech

DESPUÉS
Contrato de locación de vivienda
Locataria: [PERSONA_1]
DNI N° [DNI_AR_1]
CUIL: [CUIT_1]
Domicilio: [DIRECCION_1]
Mail: [CORREO_1]
La locataria abonará el alquiler del 1 al 10 de cada mes. El contrato dura 3 años.
Firma: [PERSONA_1]

Datos de ejemplo: el DNI y el CUIL son de ceros, la calle no existe y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Tres cosas para mirar. El nombre de la firma sale con el mismo marcador que el del encabezado, porque es la misma persona. El CUIL sale como [CUIT_1]: el CUIL y el CUIT tienen la misma forma y la herramienta los marca igual, y el rótulo de la izquierda sigue diciendo cuál era. Y el plazo y las fechas de pago quedan como estaban, porque no identifican a nadie y son justo lo que le vas a preguntar a la IA.

Lo que falta en el ejemplo es tan importante como lo que está. Un contrato real suele traer, en la cláusula del pago, la CBU o el alias de la cuenta del locador. La herramienta no los reconoce: esos se tapan a mano. Lo mismo con un garante que firma con pasaporte. El criterio completo, dato por dato, está en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Tapar datos en Word: por qué los trucos de siempre fallan

Un .docx no es una hoja: es un paquete con varios archivos adentro. El cuerpo va en uno, los comentarios en otro, el encabezado, el pie y las notas al pie en otros. Word junta todo y te muestra una página, pero lo que decide no mostrar sigue en el archivo que mandás. Por eso conviene saber qué pasa cuando subís un documento a ChatGPT: la IA lee el archivo, no la pantalla.

truco	qué hace	¿tapa el dato?
Letra blanca o diminuta	cambia cómo se ve el texto	no: el texto sigue ahí
Recuadro negro encima	dibuja una forma sobre la página	no: se copia por debajo
Resaltado negro	pinta el fondo del texto	no: se copia igual
Texto oculto (formato de fuente)	deja de mostrarlo en pantalla	no: sigue en el archivo
Ocultar las marcas de revisión	deja de mostrar los cambios	no: siguen en el archivo
Cambiar el dato por un marcador	saca el dato y deja una etiqueta	sí

La herramienta hace lo último. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo, y lo contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Lo que guarda el archivo además del texto

Hay tres lugares que se olvidan seguido:

• Las propiedades del documento. En Archivo, Información, Word guarda el autor, la empresa y a veces el título con el nombre del cliente. El Word que descargás de la herramienta es nuevo y no las lleva, pero si mandás el original, pasá antes el Inspector de documento (Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento).
• Los campos y las referencias. Un contrato hecho a partir de una plantilla con combinación de correspondencia puede tener vínculos a la planilla de donde salieron los datos.
• Los objetos incrustados. Una planilla de Excel pegada dentro del Word es un archivo aparte. Si lleva nombres o importes de clientes, sacala y pasala por la herramienta para tapar datos en Excel, o borrala del documento y escribí a mano la cifra que necesitás.

Buscar y reemplazar no alcanza

El atajo de siempre es Reemplazar (Ctrl+L en el Word en español, Ctrl+H en el Word en inglés): buscar el apellido y cambiarlo por «X». Sirve para un dato que conocés, pero falla por tres lados. Primero, sólo encuentra lo que buscás: si el contrato menciona a la garante que no tenías en mente, sigue ahí. Segundo, no encuentra las variantes: «Solé», «SOLÉ», «Sole» sin tilde, o el nombre partido entre dos renglones. Y tercero, no mira los comentarios, el encabezado ni los cuadros de texto si no le decís que lo haga.

La herramienta no busca un nombre que vos le das: lee el documento entero y reconoce lo que tiene forma de mail o de teléfono, y los nombres y números que van detrás de un rótulo como «Cliente:», «CUIL:» o «Domicilio:». Igual conviene revisar el resultado, pero arrancás de un documento ya tapado en vez de uno en blanco.

Qué pedirle a la IA con el Word ya tapado

Un documento tapado no pierde lo que importa para trabajar. La IA no necesita saber quién es [PERSONA_1] para decirte si una cláusula de rescisión es clara, si falta el plazo de preaviso o si el texto se contradice con otra cláusula. Algunos pedidos que funcionan igual de bien con marcadores:

• Revisar la redacción de una cláusula o de un escrito entero, con cambios sugeridos.
• Resumir un contrato largo en diez puntos para mandárselo al cliente.
• Comparar dos versiones de un mismo contrato y listar las diferencias.
• Redactar la respuesta a una nota o a una intimación, a partir de lo que dice el documento.
• Armar una lista de control de lo que falta firmar o adjuntar.

La respuesta te llega con los mismos marcadores. Si le pediste un mail para [PERSONA_1], el mail dice «Estimada [PERSONA_1]». Volver a poner el nombre es cuestión de buscar y reemplazar en tu borrador final, que ya no sale de tu computadora. La app de Nonimo hace ese paso sola: tapa al pegar y destapa al leer la respuesta.

Un consejo práctico: si el documento tiene varias personas, decile a la IA quién es quién por su rol, sin nombres. «[PERSONA_1] es la locataria y [PERSONA_2] es el garante» alcanza para que las respuestas tengan sentido.

Tapar datos en Word a mano, si no podés subir el archivo

Hay documentos que, por política del estudio o por pedido del cliente, no pueden salir de la computadora ni siquiera para taparlos. En ese caso, Word mismo tiene lo necesario, aunque lleva más tiempo:

1. Trabajá en una copia y aceptá los cambios, como en el paso 1 de arriba.
2. Pasá el Inspector de documento (Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento) y quitá los comentarios, las propiedades y el texto oculto.
3. Buscá los datos con forma fija. Con Buscar (Ctrl+B en el Word en español, Ctrl+F en el Word en inglés), buscar «@» te lleva a cada mail, y buscar el rótulo «CUIL» o «DNI», a cada número.
4. Reemplazá cada nombre por una etiqueta propia, como «LOCATARIA» o «GARANTE», y usá siempre la misma para la misma persona.
5. Mirá el encabezado, el pie, las notas al pie y los cuadros de texto, que Buscar no siempre recorre.
6. Guardá con otro nombre y comprobá el resultado: seleccioná todo, copialo en un bloc de notas y buscá cada apellido.

Guardar el Word como PDF al final no tapa nada por sí solo: si el dato estaba en el Word, va a estar en el PDF. Y la app de Nonimo hace todo esto en tu computadora, sin que el archivo salga de ella, si es algo que te toca seguido. Lo mismo pasa con la marca de agua de un PDF: dice para quién es la copia, pero no saca ningún dato.

Para qué se usa en el estudio, la inmobiliaria o el consultorio

• Estudios jurídicos que quieren que una IA revise una cláusula, resuma un escrito o proponga una contestación sin mandarle los nombres de las partes. Para ellos hay una página propia.
• Estudios contables que redactan con IA el mail al cliente sobre una intimación o un plan de pagos. Lo contamos en IA para contadores.
• Recursos humanos, con cartas de oferta, certificados de trabajo y legajos que llevan nombre, CUIL y domicilio de cada persona.
• Consultorios y clínicas que piden a la IA la nota a la obra social o el presupuesto de una cirugía sin el nombre del paciente. Lo explicamos en IA para médicos.
• Inmobiliarias que comparten un contrato de locación como modelo sin los datos del inquilino anterior. Su página es IA para inmobiliarias.
• Escribanías que trabajan un borrador de escritura o de poder con IA. Los datos de los comparecientes se tapan antes, como contamos en IA en la escribanía.
• Productores de seguros que redactan la nota de un siniestro con los datos del asegurado. Tienen su página.

Para un estudio jurídico hay una razón más que la ley de datos: lo que el cliente le cuenta a su abogado está cubierto por el secreto profesional, y pasarlo entero por una IA de terceros es una decisión que conviene pensar. Lo contamos en secreto profesional del abogado e IA.

Si el mismo expediente trae una presentación para el cliente o para el directorio, hay también una herramienta para PowerPoint.

Las personas que aparecen sin que las busques

En un Word casi nunca hay una sola persona. El titular es fácil de ver, porque está en el encabezado. Las demás aparecen en el medio del texto y son las que más se escapan cuando se tapa a mano:

• En un contrato de locación: el garante, su cónyuge cuando firma el asentimiento, el administrador del edificio, el corredor inmobiliario.
• En un escrito judicial: los testigos, el perito, el letrado de la otra parte, los hijos menores que se nombran en un convenio de alimentos.
• En un legajo: el contacto de emergencia, los familiares a cargo para la obra social, el médico que firmó un certificado.
• En un mail reenviado y pegado en el Word: la firma de cada persona de la cadena, con su teléfono y su cargo.

La herramienta busca los nombres en todo el texto, no sólo en el encabezado, aunque uno suelto en una frase puede quedar a la vista, y a cada persona que reconoce le da su propio marcador: [PERSONA_1], [PERSONA_2], [PERSONA_3]. Al revisar el resultado, contá cuántos marcadores distintos hay y preguntate si coincide con la cantidad de personas que sabés que aparecen. Si falta alguna, buscala.

Los datos de los menores merecen un cuidado extra. Un convenio de alimentos o un informe escolar suele nombrar a chicos con su edad y su escuela, y esa combinación los identifica aunque se tape el apellido. Si la IA no necesita la edad ni la escuela para tu pregunta, sacalas.

Por qué conviene tapar el CUIL y el DNI

Ninguno de los dos es secreto, pero los dos dicen mucho. El DNI es la llave de casi cualquier trámite, y el CUIL lo contiene: sus ocho cifras del medio son las del DNI. Juntos con un nombre identifican a una persona sin margen de duda, y abren la puerta a fraudes que empiezan con una copia. Lo explicamos en qué pueden hacer con tu CUIT o CUIL.

En un contrato hay además otro número que se suele olvidar: el número de trámite del DNI. No siempre aparece, pero cuando alguien copió los datos del frente del documento, ahí está. La herramienta lo tapa si va con su rótulo, y para qué sirve ese número lo contamos en número de trámite del DNI.

Lo que pide la ley cuando el Word tiene datos de clientes

Si el documento es de un cliente o de un empleado de tu empresa, sus datos están protegidos por la Ley 25.326. Dos artículos importan acá. El 4 pide que los datos que se usan sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad: si le pedís a la IA que revise la redacción de una cláusula, el nombre de la locataria no hace falta. Y el 10 establece un deber de confidencialidad para todos los que intervienen en el tratamiento de los datos, que sigue aun después de terminada la relación.

Pegar el contrato completo en un chat de IA es, en los hechos, mandarle esos datos a un tercero. Tapar antes es la forma más simple de cumplir con las dos cosas a la vez. Qué más implica la ley para quien usa IA en el trabajo lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos.

Lo que la herramienta no tapa en un Word

Para que no te sorprenda al revisar:

• la CBU, el CVU y el alias, en la cláusula del pago o en los datos del locador;
• el número de pasaporte, cuando una de las partes es extranjera;
• el número de la licencia de conducir, en notas de siniestros o legajos;
• la fecha de nacimiento, en currículums y fichas;
• un dato sin su rótulo, como un DNI escrito en medio de una frase sin la palabra «DNI» delante;
• las fotos y las firmas escaneadas, que son imágenes.

Seleccionalos en el resultado y hacé clic en Tapar, o borralos de la copia antes de subirla. Y si la copia que tenés que mandar es la del documento de identidad de un cliente, mirá qué datos tapar del DNI, que explica cómo hacerlo a mano y con la app.

Si el Word ya llegó a la IA

Si ya pegaste el contrato completo en un chat, tapar los datos ahora no lo saca de ahí. Lo que sí podés hacer es borrar esa conversación y revisar qué guarda el servicio, como explicamos en cómo borrar el historial de ChatGPT. Para la próxima, el orden es éste: primero se tapan los datos, después se pega.

Si lo que salió fue un documento con datos de muchos clientes, puede ser un incidente de seguridad. Qué hacer y a quién avisar lo contamos en incidente de seguridad con datos personales.

Una regla para todo el equipo

Cuando en un estudio o en una inmobiliaria varias personas usan IA con documentos de clientes, la herramienta sirve, pero la costumbre importa más: que nadie pegue un contrato sin tapar antes. Esa regla conviene escribirla, con qué IA se puede usar, para qué y qué se tapa siempre. En la política de uso de IA en la empresa te dejamos un modelo.

Y si además trabajás con clientes que te piden por contrato no usar IA con su información, o que te lo permiten con condiciones, eso se escribe en la cláusula de IA del contrato de honorarios.

Lo que hace la herramienta con tu documento

El Word se procesa en nuestro servidor, se tapan los datos y se te devuelve. En cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el documento ni su texto, y no necesitás cuenta. Cómo lo hacemos lo explicamos en nuestra página de seguridad.

La herramienta sirve para un documento suelto. Si trabajás con Word todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla, conserva el formato del original y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA. Sirve igual en la mesa de entradas de un municipio, como contamos en IA en municipios.