Política de uso de IA en la empresa: modelo y pautas

Tu equipo ya usa inteligencia artificial, lo sepas o no. Alguien en administración le pide a ChatGPT que redacte un recordatorio de pago, alguien en ventas pega un presupuesto en Gemini para que suene mejor y alguien en recursos humanos resume un legajo con Copilot. Una política de uso de inteligencia artificial no está para frenar eso. Está para que lo hagan rápido y sin que los datos de tus clientes terminen donde no deben. Y cada herramienta guarda distinto: Gemini, por ejemplo, conserva las conversaciones 18 meses por defecto.

Esta guía explica qué tiene que decir esa política, por qué cada punto, en qué se apoya en la ley argentina y cómo se pone en marcha. El modelo está más abajo, en el texto, listo para copiar en un documento de tu empresa y adaptar. Al final vas a encontrar también qué contestar cuando un cliente grande te manda su cuestionario de seguridad y pregunta, entre otras cosas, cómo usás la IA.

Por qué tu empresa necesita una política de uso de inteligencia artificial

Ninguna ley argentina pide una «política de IA» con ese nombre. Lo que sí pide la Ley 25.326 de protección de los datos personales son dos cosas que una política resuelve de una sola vez.

La primera está en el artículo 9: el responsable o usuario de un archivo de datos debe adoptar las medidas técnicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, de modo de evitar su consulta o tratamiento no autorizado, y que permitan detectar desviaciones de información, sean intencionales o no, vengan de la acción humana o del medio técnico. Pegar la ficha de un cliente en un chat externo es, justamente, una desviación de información por acción humana. Una regla escrita sobre qué se pega y qué no es, a nuestro juicio, una medida organizativa en el sentido de ese artículo.

La segunda está en el artículo 10: el responsable y las personas que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales están obligados al secreto profesional respecto de ellos, y esa obligación sigue aun después de terminada la relación. No es un deber sólo del dueño de la empresa: alcanza al administrativo que contesta mails y a la pasante que arma planillas. Una política firmada por cada persona es la manera más simple de dejar constancia de que ese deber se conoce.

La Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP), que controla el cumplimiento de esa ley, publicó en 2018 un documento de medidas de seguridad recomendadas para el tratamiento de datos personales, aprobado por la Resolución 47/2018. No es una lista obligatoria, sino recomendaciones, pero sirve de guía: incluye el control de acceso a la información y la gestión de incidentes de seguridad. Una política de uso de IA toca las dos cosas.

Y en septiembre de 2024 la AAIP presentó una guía para entidades públicas y privadas sobre transparencia y protección de datos personales para una inteligencia artificial responsable, en versión preliminar, que recomienda entre otras cosas proteger los datos personales con medidas de seguridad y evaluar el impacto antes de implementar sistemas de IA. Está pensada sobre todo para quien desarrolla o implementa sistemas, pero el criterio de fondo sirve igual para una pyme que sólo usa un chat.

El panorama completo de esa ley frente a la IA lo contamos en inteligencia artificial y protección de datos en Argentina.

Modelo de política de uso de IA, para copiar

Está pensado para un estudio jurídico o contable, una agencia, una inmobiliaria o una empresa de menos de cincuenta personas. Cambiá lo que va entre corchetes y borrá lo que no aplique. Una regla que nadie va a cumplir es mejor no escribirla, porque le quita fuerza a las demás.

POLÍTICA DE USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
[Razón social] · versión [1] · [fecha]

1. HERRAMIENTAS AUTORIZADAS
Sólo estas, con la cuenta de la empresa:
· [herramienta], aprobada el [fecha].
Ninguna cuenta personal para asuntos de trabajo.
Una herramienta nueva sólo entra si la aprueba
[nombre y cargo], y se agrega a esta lista con
su fecha.

2. DATOS QUE NUNCA SE PEGAN
En ninguna herramienta de IA, esté o no en la lista:
· nombres, DNI, CUIT o CUIL, correos, teléfonos ni
  domicilios de clientes, proveedores o empleados;
· CBU, CVU, alias ni datos de tarjetas;
· datos de salud, afiliación sindical, religión u
  opiniones políticas, aunque no lleven nombre;
· contraseñas, claves fiscales ni tokens de acceso.

3. ANTES DE PEGAR
Todo texto con datos de personas se pega con esos
datos tapados, cambiados por marcadores como
[PERSONA_1] o [CORREO_1]. Si no se pueden tapar,
el texto no se pega.

4. REVISIÓN HUMANA
Lo que escriba la IA lo lee completo y lo verifica
quien lo firme o lo mande. La IA no decide sobre
contrataciones, despidos, sanciones, créditos ni
cobranzas.

5. SI ALGO SALE MAL
Responsable: [nombre e interno].
Si un dato del punto 2 llega a una herramienta por
error, se le avisa el mismo día, antes de borrar nada.

6. REVISIÓN DE ESTA POLÍTICA
Cada [doce] meses y siempre que entre una herramienta
nueva o cambien las condiciones de una aprobada.

Leí esta política, la voy a cumplir y voy a guardar
secreto sobre los datos personales que trate en la
empresa, también después de dejar de trabajar en ella.
Nombre, fecha y firma: ___________________________

La última frase no es adorno. Repite casi con las mismas palabras lo que pide el artículo 10 de la Ley 25.326: un secreto que subsiste aun después de finalizada la relación. Y la firma con fecha es lo que después vas a poder mostrar si te lo preguntan una aseguradora, un cliente o la AAIP.

Lo de abajo explica cada punto, para que sepas qué cambiar y qué no al adaptarlo.

Herramientas autorizadas: una lista corta y la cuenta de la empresa

El punto 1 es una lista cerrada: lo que no está, no se usa. Parece rígido, pero te ahorra discutir todas las semanas si la extensión que encontró alguien sirve o no. Se decide una vez, se anota con su fecha y se revisa cuando algo cambia. Antes de sumar una, leé sus condiciones: lo que Claude hace con tus datos, por ejemplo, cambia bastante entre la cuenta personal y la de empresa.

La cuenta importa tanto como la herramienta. Con una cuenta personal, las condiciones las acepta el empleado, el historial se va con él y, según el plan, lo que escribe puede usarse para entrenar el modelo. Con la cuenta de la empresa sabés qué condiciones aceptaste y quién tiene acceso. Antes de aprobar una herramienta, revisá si es seguro usar ChatGPT con datos de trabajo o la guía equivalente de la que vayas a usar, que en nuestra lista también están Claude, Gemini y Copilot.

Un detalle que pocos esperan: en los planes de empresa, el administrador del espacio de trabajo suele poder ver las conversaciones. No es malo, es control, pero tu equipo tiene que saberlo antes de empezar. La Ley de Contrato de Trabajo dice en su artículo 71 que los controles relativos a la actividad del trabajador deben ser conocidos por él. Si la herramienta guarda un registro que alguien de la empresa puede leer, ponelo por escrito en la política. En Copilot con cuenta de trabajo pasa algo parecido: la conservación la fija tu organización.

Otra cosa que conviene definir es qué pasa con los archivos. Subir un PDF o una planilla entera a un chat es pegar todo lo que tiene adentro, incluidas las propiedades del archivo. Si tu equipo trabaja así, sumá una línea al punto 1 o al 3, y contales qué pasa cuando suben documentos a ChatGPT.

Qué datos no se pegan nunca: una lista que se entienda sin pensar

El punto 2 nombra datos concretos y no categorías abstractas, porque «información confidencial» se interpreta y «CUIL» no. En un cierre de mes nadie se detiene a clasificar campos: mira la lista y sabe.

La lista sigue la definición del artículo 2 de la Ley 25.326: dato personal es información de cualquier tipo referida a personas determinadas o determinables. Esa palabra importa. Un CUIL sin nombre al lado sigue señalando a una persona, y lo explicamos con detalle en qué pueden hacer con tu CUIT o tu CUIL.

El tercer renglón del punto 2 va aparte porque son datos sensibles. El mismo artículo 2 los define: los que revelan origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical e información referente a la salud o a la vida sexual. El artículo 7 dice que ninguna persona puede ser obligada a proporcionarlos y limita mucho cuándo se pueden tratar. Por eso nuestro modelo pide no pegarlos ni siquiera sin nombre: un diagnóstico con la edad, el barrio y la fecha de la consulta puede alcanzar para reconocer a alguien. Qué entra en esa categoría, con ejemplos, está en datos sensibles.

Ajustá la lista a tu rubro. En un estudio contable la encabezarían la clave fiscal, las constancias de inscripción y los extractos bancarios. En un área de personal, los recibos de sueldo, los certificados médicos y la afiliación sindical, como contamos en la guía de IA para recursos humanos. En una inmobiliaria, el DNI de los garantes y los recibos de sueldo que piden para alquilar.

Si querés una lista más larga, con el porqué de cada dato, la armamos en qué datos tapar antes de usar la IA.

Tapar antes de pegar: la regla que hace posible todo lo demás

Una política que sólo prohíbe invita a saltársela en silencio. El punto 3 da la salida: casi cualquier consulta funciona igual con los datos cambiados por marcadores. Para redactar un recordatorio de pago, la IA necesita el mes de la factura y el tono, no el nombre del cliente.

Hacerlo a mano funciona para un mail, pero no para veinte por día. Para eso hicimos Nonimo, una aplicación para Windows y Mac, con extensión para el navegador, que en tu computadora cambia por marcadores los nombres que van con su rótulo, como «Cliente:» o «Nombre:», los correos, los teléfonos con +54 y, rotulados en su propia línea, el DNI, el CUIT o el CUIL, el número de trámite del DNI y el domicilio. Seleccionás el texto, apretás una tecla y pegás en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot. Cuando copiás la respuesta y apretás la misma tecla, los datos vuelven a su lugar.

Así queda un pedido típico de administración. Antes:

Cliente: Nuria Solé Domènech
CUIL: 20-00000000-5
Correo: cliente@example.com
Tel.: +54 9 11 0000-0000

Redactá un recordatorio amable: la factura de septiembre venció el día 10 y sigue impaga. Ofrecé pagarla en dos cuotas.

Y lo que le llega al chat después de la tecla, tal cual lo devuelve el motor:

Cliente: [PERSONA_1]
CUIL: [CUIT_1]
Correo: [CORREO_1]
Tel.: [TELEFONO_1]

Redactá un recordatorio amable: la factura de septiembre venció el día 10 y sigue impaga. Ofrecé pagarla en dos cuotas.

Dos detalles. El CUIL sale como [CUIT_1] porque los dos números comparten formato, y está bien así. Y lo que no está en la lista de Nonimo, como un CBU o un alias, sigue en el texto: si tu consulta lo lleva, tapalo vos antes de pegar, y por eso el punto 2 del modelo lo nombra igual. Antes de pegar ves qué se tapó, y cualquier dato lo podés devolver con un clic si hacía falta.

Con esto, el punto 3 deja de depender de la memoria de cada persona. Y si lo que hay que procesar es un archivo completo, nuestras herramientas en línea tapan los datos de un PDF, un Word o un Excel y te devuelven el documento listo.

Qué significa técnicamente que un dato deje de identificar a alguien lo explicamos en anonimización y disociación de datos.

Revisión humana: quien firma, revisa

El punto 4 tiene dos partes. La primera es de calidad: la IA se equivoca con aplomo, inventa artículos de leyes, redondea cifras y confunde fechas. Quien firma un documento responde por él, lo haya escrito una persona o un chat. La regla es simple: lo que sale con tu firma o con el logo de la empresa lo leyó entero alguien de la empresa.

La segunda es de trato a las personas. Una decisión sobre un despido, una sanción o un crédito afecta a alguien con nombre y apellido, y la Ley de Contrato de Trabajo prohíbe en su artículo 17 cualquier tipo de discriminación entre los trabajadores por motivo de sexo, raza, nacionalidad, religión, política, gremio o edad. Un sistema que ordena currículums o evalúa desempeño puede arrastrar sesgos que nadie ve si nadie revisa. Por eso el modelo deja esas decisiones en manos de una persona: la IA puede ordenar información y proponer un borrador, pero no decide.

Si un dato sale por error

El punto 5 pide un nombre y un interno, no un comité. En una empresa chica, la primera llamada tiene que ir a alguien que esté en la oficina ese día.

«Antes de borrar nada» está ahí a propósito. La reacción natural es borrar la conversación y hacer como si nada. Pero primero hay que anotar qué salió, en qué herramienta, a qué hora y a quién afecta, porque eso es lo que vas a necesitar si después tenés que explicarlo a un cliente o a tu aseguradora. Recién después se borra, sabiendo que borrar el historial de ChatGPT no siempre lo saca de inmediato de los servidores.

Las medidas recomendadas por la AAIP en la Resolución 47/2018 incluyen la detección, evaluación, contención y respuesta ante incidentes de seguridad. Qué hacer paso a paso, y cuándo conviene avisar, lo explicamos en qué hacer ante un incidente de seguridad con IA.

La política y la Ley de Contrato de Trabajo

Acá hay un punto que conviene tener claro, porque es lo que te va a preguntar el encargado de personal: ¿puedo imponer esta política?

La Ley de Contrato de Trabajo le da al empleador facultades para organizar económica y técnicamente la empresa (artículo 64) y facultades de dirección, que deben ejercerse con carácter funcional, atendiendo a los fines de la empresa y preservando los derechos personales y patrimoniales del trabajador (artículo 65). A nuestro juicio, decidir qué herramientas se usan para trabajar y cómo se prepara un texto antes de mandarlo afuera entra cómodamente en esas facultades.

Del otro lado, el artículo 86 dice que el trabajador debe observar las órdenes e instrucciones que se le impartan sobre el modo de ejecución del trabajo. Y el artículo 85, el deber de fidelidad, le pide guardar reserva o secreto de las informaciones a que tenga acceso y que exijan tal comportamiento. La política no inventa un deber nuevo: pone por escrito, para un caso concreto, un deber que la ley ya trae.

Las sanciones son otra historia. El artículo 67 permite aplicar medidas disciplinarias proporcionadas a las faltas o incumplimientos demostrados, y el trabajador puede cuestionarlas dentro de los treinta días corridos de notificadas. Para que una sanción por pegar datos en un chat se sostenga, ayuda mucho que la regla estuviera escrita, firmada y explicada antes. Si tu actividad tiene convenio colectivo, revisá también lo que diga. Y ante una sanción concreta, consultá a tu asesor laboral: esta guía no reemplaza ese consejo.

Una última cosa sobre el control. El artículo 70 exige que los controles personales salvaguarden la dignidad del trabajador, y el 71 que sean conocidos por él. Si vas a revisar el uso que cada persona hace de la herramienta, decilo en la política. Lo que no conviene es controlar a escondidas y descubrir después que la prueba no sirve.

Qué responder al cuestionario de seguridad de un cliente

Si tu empresa le presta servicios a una empresa grande, un banco o una aseguradora, tarde o temprano te llega un cuestionario de seguridad de la información. Desde hace un tiempo, casi todos traen preguntas sobre inteligencia artificial. No son preguntas de examen: lo que quieren saber es si los datos que te pasan pueden terminar en un chat sin control.

Las preguntas cambian de un cuestionario a otro, pero suelen girar alrededor de estas, y estas son las respuestas que podés dar si aplicaste la política de esta guía. Adaptalas a lo que de verdad hacés.

¿Su organización tiene una política sobre el uso de herramientas de IA generativa? Sí. Política de uso de inteligencia artificial, versión [1] del [fecha], firmada por todo el personal que trata datos de clientes. Podemos enviarla junto con este cuestionario.

¿Qué herramientas de IA están autorizadas y con qué tipo de cuenta? Sólo [herramienta], con cuenta de empresa administrada por [cargo]. Las cuentas personales están prohibidas para tareas de trabajo.

¿Se ingresan datos personales o confidenciales del cliente en herramientas de IA? No en forma identificable. Los nombres, documentos, correos, teléfonos y domicilios se tapan en la computadora de cada persona antes de pegar, con una herramienta y, donde la herramienta no llega, a mano, y se reemplazan por marcadores. Los datos sensibles y los bancarios no se pegan.

¿Cómo se garantiza que eso se cumpla? Con una herramienta instalada en los equipos de quienes trabajan con datos de clientes, que tapa esos datos en el momento de pegar, y con la firma de la política por cada persona. [Si es el caso: la extensión del navegador se instala por política desde sistemas.]

¿Quién revisa los resultados generados por IA? La persona que firma o envía el documento lo lee completo y lo verifica. La IA no toma decisiones sobre personas.

¿Tienen un procedimiento ante incidentes que involucren IA? Sí. Responsable designado [cargo], aviso el mismo día, registro de qué dato salió, en qué herramienta y a quién afecta, y comunicación al cliente cuando corresponda.

¿Con qué frecuencia se revisa la política? Una vez por año y cada vez que se incorpora una herramienta o cambian las condiciones de una aprobada. Última revisión: [fecha].

Dos consejos que valen para todo el cuestionario. El primero: no contestes «sí» a algo que no podés mostrar. Si te piden la política y no existe, el problema ya no es la IA sino la confianza. Mejor un «todavía no, estará lista el [fecha]» que una afirmación que se cae al primer pedido de prueba. El segundo: guardá la versión que mandaste. Si el año que viene te llega el mismo cuestionario, vas a querer contestar igual o explicar qué cambió.

Las solicitudes de seguro cibernético hacen preguntas parecidas, y lo que respondas ahí puede pesar el día que pidas una cobertura. Lo contamos en el seguro de ciberriesgo cuando la fuga viene de la IA.

Cómo ponerla en marcha en una semana

1. Elegí las herramientas. Una o dos, con cuenta de empresa. Leé sus condiciones de privacidad antes de aprobarlas y anotá la fecha en que lo hiciste.
2. Ajustá la lista del punto 2 a los documentos de tu rubro. Un productor de seguros, por ejemplo, va a sumar la póliza y la denuncia de siniestro, como contamos en IA para productores de seguros.
3. Instalá lo necesario para tapar en las computadoras de quienes trabajan con datos de clientes, para que el punto 3 se cumpla sin esfuerzo. Si son muchas, sistemas puede instalar la extensión del navegador por política.
4. Explicala en una reunión corta, con ejemplos reales de tu oficina y los datos ya tapados. Diez minutos con un caso concreto valen más que el documento entero leído en voz alta.
5. Juntá las firmas y guardalas con la versión y la fecha. Esa hoja es la prueba que te piden en el cuestionario de un cliente o en la solicitud de un seguro.
6. Revisá tu política de privacidad, porque la política de uso dice lo que pasa adentro y la de privacidad le cuenta al cliente qué hacés con sus datos. Qué poner en ella lo vimos en la guía de inteligencia artificial y protección de datos que enlazamos más arriba.

Si tu empresa presta servicios profesionales, la política tiene una pieza gemela hacia afuera: la cláusula de IA en el contrato de honorarios, que le cuenta al cliente cómo trabajás con la IA.

Si sos abogado, la política es también la forma de cuidar el secreto profesional al usar inteligencia artificial.

Cómo se aplica todo esto en el día a día de un estudio lo contamos en IA para abogados.

Y si sos contador, el mismo criterio sirve para el estudio contable, con la clave fiscal y los extractos al tope de la lista.

Y si trabajás en una municipalidad, el modelo te sirve de base, pero tu marco suma las normas de acceso a la información pública de tu jurisdicción: lo repasamos en IA en municipios.

Lo que la política no hace sola

Una política es una hoja. Lo que la vuelve real es que la gente sepa cumplirla sin pensar. Por eso el punto 3 es el corazón del modelo: si tapar los datos cuesta una tecla, la regla se cumple; si cuesta cinco minutos de edición manual, la regla se cumple el primer día y después no.

Tampoco reemplaza el criterio. Habrá textos que, aun sin nombres, cuentan demasiado: un conflicto único en una ciudad chica, una cifra que salió en los diarios, una combinación de edad, cargo y fecha que alcanza para saber de quién se habla. Ahí la pregunta que tiene que hacerse cada persona es simple: ¿alguien que conozca el caso lo reconocería leyendo esto? Si la respuesta es sí, se cambian también esos detalles.

Y no reemplaza la revisión. Cada año, o cuando una herramienta cambie sus condiciones, sentate media hora con la política, fijate qué se cumplió y qué no, y corregí lo que haga falta. Una política que se revisa es una política que se usa. Cómo funciona Nonimo por dentro, y por qué a nosotros no nos llega ningún texto, está en nuestra página de seguridad.