Cómo quitar las notas y los datos de un PowerPoint

Quitar las notas de un PowerPoint antes de mandarlo es lo primero que se aprende después de mandar una presentación con notas que no tenían que salir: el «ojo, este cliente debe tres meses» debajo de la diapositiva de resultados, o el teléfono personal de alguien en el guion del orador. Pero las notas son sólo una parte. La presentación del cierre de mes, el informe al cliente o la propuesta comercial llevan nombres en los títulos, en las tablas, en los gráficos y en el patrón de diapositivas, y en un archivo de treinta diapositivas es fácil que se escape uno.

En esta guía tenés las dos cosas: cómo quitar las notas, los comentarios y las diapositivas ocultas en PowerPoint, y la herramienta de esta página para tapar los datos personales que quedan. Subís el .pptx y en segundos lo descargás con los mails y los nombres y números de documento que van con su rótulo cambiados por marcadores. El archivo se procesa en nuestro servidor y no se guarda nada. Te lo devolvemos como la misma presentación, en TXT o listo para copiar.

Cómo quitar las notas de un PowerPoint

Las notas del orador viven en un archivo propio dentro del .pptx, una por diapositiva. No se ven al presentar, pero viajan con el archivo y cualquiera que lo abra las lee en el panel de abajo. Hay tres formas de sacarlas, según cuántas sean.

Todas a la vez, con el Inspector de documento

Es la forma más rápida y la que conviene usar siempre en una copia:

1. Abrí la copia de la presentación.
2. Andá a Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento.
3. Dejá marcada la casilla Notas de presentación (y, ya que estás, Comentarios y Propiedades del documento e información personal).
4. Hacé clic en Inspeccionar.
5. Al lado de cada cosa encontrada, hacé clic en Quitar todo.
6. Guardá la copia.

El Inspector no se puede deshacer, por eso se usa en una copia. En PowerPoint para Mac está en Herramientas, Proteger presentación o en Archivo, Información, según la versión; si no lo encontrás, usá el método de diapositiva por diapositiva. Es el mismo Inspector que en Word sirve para cerrar el control de cambios antes de mandar.

Diapositiva por diapositiva

Si querés dejar algunas notas y sacar otras, en Vista, Normal, abrí el panel de notas debajo de cada diapositiva, seleccioná el texto y borralo. Para revisar todas las notas juntas, Vista, Página de notas muestra cada diapositiva con sus notas abajo, y se recorre más rápido.

Mandar la presentación sin notas, sin tocar el archivo

Si lo que necesitás es que el otro vea las diapositivas y nada más, exportá a PDF: en Archivo, Exportar, Crear documento PDF/XPS, y en Opciones fijate que en «Publicar» diga Diapositivas y no Páginas de notas. El PDF que sale lleva lo que se ve en cada diapositiva y no lleva las notas. Ojo: sí lleva los nombres y datos que estén escritos en las diapositivas, y para esos hay que censurar el PDF o tapar antes el PowerPoint.

En Mac, en PowerPoint para la web y en Google Slides

Cada versión tiene sus vueltas:

• PowerPoint para Mac. El Inspector de documento no está en todas las versiones. Si no lo encontrás, en Vista, Página de notas recorré las diapositivas y borrá el texto de cada nota. Es más lento, pero seguro. Para revisar que no quedó nada, exportá a PDF eligiendo Páginas de notas: si alguna página tiene texto abajo, te falta borrar esa.
• PowerPoint para la web. No tiene Inspector. Las notas se borran una por una desde el panel de notas, que se abre con el botón Notas de la barra de abajo.
• Google Slides. Las notas del orador se ven debajo de cada diapositiva, y también se borran una por una. Si descargás la presentación como .pptx (Archivo, Descargar, Microsoft PowerPoint), las notas van adentro: borralas antes o pasá después el Inspector en PowerPoint.

En los tres casos, si la presentación va a salir de tu equipo, lo más prolijo es terminar en PowerPoint de escritorio con el Inspector, que además saca los comentarios y las propiedades del archivo.

Cuando presentás compartiendo pantalla

Las notas también se escapan en una videollamada. Si en Zoom, Meet o Teams compartís la ventana de PowerPoint en modo edición, todos ven el panel de notas. Si compartís la pantalla entera mientras usás la Vista del moderador, todos ven tus notas y la diapositiva siguiente. Lo seguro es compartir sólo la ventana de la presentación en curso, la que se ve a pantalla completa, y dejar la Vista del moderador en el otro monitor. Si tenés un solo monitor, antes de la llamada revisá que en las notas no haya nada que no le dirías al cliente en la cara.

Notas que no hace falta sacar

Las notas no son el problema: lo es lo que se escribe en ellas. Una presentación que va a circular puede llevar notas útiles si se escriben pensando en que otro las va a leer. Tres costumbres que ahorran el trabajo de sacarlas después:

• Nada de datos de contacto en las notas. El teléfono del cliente va en tu agenda, no debajo de la diapositiva.
• Nada de opiniones sobre personas. «Es complicado», «debe plata», «no le cuentes lo de la otra sucursal» son frases que se leen en voz alta en el peor momento.
• Notas con el rol, no con el nombre. «Acá habla la gerenta de compras» sirve igual que su nombre y apellido, y no hay que sacarla.

Si en tu equipo varias personas arman presentaciones para clientes, conviene escribir esto en una regla común, junto con qué se puede hacer con IA y qué no. En la política de uso de IA en la empresa te dejamos un modelo.

Cómo tapar los datos de un PowerPoint, paso a paso

1. Prepará una copia y quitá las notas

Una presentación guarda más de lo que proyecta. Antes de subirla, abrí una copia, borrá las diapositivas ocultas que no vas a usar y pasá el Inspector de documento como se explica arriba para sacar las notas y los comentarios, si no los necesitás.

2. Subí el PowerPoint

Arrastrá el .pptx a la herramienta o elegilo con el botón. Se procesa en nuestro servidor y, en cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el archivo ni su texto. El tope es de 10 MB por archivo. Si tu presentación pesa más por las fotos, comprimilas en PowerPoint (Formato de imagen, Comprimir imágenes) antes de subirla.

3. Revisá lo que se tapó

La herramienta lee el texto de las diapositivas y de las notas del orador, y cambia cada dato personal por un marcador que dice qué había. Así, si preferís conservar las notas, también salen tapadas. En una presentación argentina tapa:

• nombres de personas;
• mails;
• teléfonos con +54;
• el CUIL o el CUIT cuando van con su rótulo, por ejemplo detrás de «CUIL:»;
• el DNI cuando va con su rótulo;
• el número de trámite del DNI cuando va rotulado;
• el domicilio cuando va con su rótulo, por ejemplo detrás de «Domicilio:».

Cada persona conserva su número en toda la presentación: si la clienta aparece en la portada y en la diapositiva de cierre, las dos veces es [PERSONA_1]. En la lista de lo que se tapó podés desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno.

Los gráficos se quedan y los datos que los alimentan van tapados. Si alguna parte no se pudo leer, como un SmartArt o una tabla incrustada, la herramienta te lo dice con un aviso. Revisá esas partes en la copia antes de compartirla.

4. Descargá la misma presentación

Descargá el mismo archivo con los datos ya tapados, bajalo en TXT o copialo para pegarlo en tu IA. Las diapositivas conservan su orden, su diseño y su contenido. Si el original traía macros, la copia va sin ellas.

Antes de compartirla, revisala entera. La herramienta encuentra los datos de la lista de arriba, pero quien conoce el caso sabe si algo más señala a alguien: el nombre de una sucursal chica, un cargo único, la foto de una persona. Y si la presentación habla de la salud de un empleado o de un paciente, son datos sensibles que conviene sacar a mano.

Así sale una diapositiva de reunión

Una diapositiva de seguimiento con una clienta, con datos de ejemplo:

ANTES
Reunión con la clienta
Clienta: Nuria Solé Domènech
Mail: cliente@example.com
Próximo paso: firma del contrato el viernes

DESPUÉS
Reunión con la clienta
Clienta: [PERSONA_1]
Mail: [CORREO_1]
Próximo paso: firma del contrato el viernes

Datos de ejemplo: example.com es un dominio reservado para ejemplos.

El próximo paso queda como estaba, porque es lo que le vas a pedir a la IA que convierta en una minuta o en un mail de seguimiento. Lo que se va es quién es la clienta. Qué más conviene sacar antes de dárselo a un chat lo resumimos en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Lo que una presentación guarda aunque no se vea

Un .pptx es un paquete con varios archivos adentro: cada diapositiva en el suyo, las notas en otro, los comentarios aparte, y cada gráfico con su propia planilla de Excel. PowerPoint te muestra las diapositivas. Lo demás sigue en el archivo que subís, y una IA lo lee entero, como contamos en subir documentos a ChatGPT.

lo que no se proyecta	dónde vive	qué hacer en la copia
Notas del orador	en su propio archivo, una por diapositiva	sacarlas con el Inspector
Diapositivas ocultas	dentro de la presentación	borrarlas si no se usan
Comentarios	aparte, con el nombre de quien los escribió	sacarlos con el Inspector
La planilla de un gráfico	incrustada en la presentación	la herramienta la tapa; o pegar el gráfico como imagen
Texto del patrón	en el patrón de diapositivas	cambiarlo en Vista, Patrón de diapositivas
Texto fuera de la diapositiva	en cuadros que quedaron afuera del área visible	borrarlos en la vista Normal con zoom alejado
Propiedades del archivo	autor, empresa, último que guardó	sacarlas con el Inspector

El patrón merece un minuto: es donde muchas plantillas ponen el nombre del cliente o del proyecto, que después sale en todas las diapositivas sin que puedas seleccionarlo en la vista normal.

Y el texto fuera de la diapositiva es un clásico: un cuadro con datos que alguien arrastró afuera del borde para que no se vea al presentar. No se proyecta, pero está. Alejá el zoom en la vista Normal y vas a ver si hay algo flotando alrededor.

Es la misma lógica que con un PDF tachado en negro: lo que la pantalla no muestra sigue en el archivo.

Las fotos y las capturas de pantalla

La herramienta trabaja con el texto. Las fotos, los logos y las capturas de pantalla son imágenes, y lo que haya escrito en ellas queda como estaba. En una presentación es más común de lo que parece:

• La captura del sistema con la ficha de un cliente, pegada para mostrar un proceso.
• La foto del equipo con los nombres de cada uno escritos en la imagen.
• El escaneo de un documento pegado como ejemplo, con un DNI o una firma.
• La captura de un chat con el nombre y la foto de perfil del contacto.

Revisá las imágenes una por una. Si una captura tiene datos, reemplazala por otra hecha con datos de ejemplo, o recortala. Un recuadro de color dibujado encima de la imagen dentro de PowerPoint tapa a la vista, pero la imagen completa sigue en el archivo y se recupera con clic derecho, Guardar como imagen. Recortar con la herramienta Recortar tampoco alcanza: PowerPoint guarda la imagen entera, salvo que después uses Comprimir imágenes con la opción de eliminar las áreas recortadas.

Tapar los datos de un PowerPoint a mano

Si la presentación no puede salir de tu computadora, se puede hacer en PowerPoint, aunque lleva más tiempo y es más fácil que se escape algo:

1. Trabajá en una copia y pasá el Inspector de documento.
2. Usá Reemplazar (Inicio, Reemplazar) para cada nombre que conocés, con una etiqueta propia como «CLIENTA» o «PROVEEDOR». Reemplazar recorre las diapositivas y las notas, pero no el patrón ni los gráficos.
3. Abrí el patrón (Vista, Patrón de diapositivas) y cambiá ahí lo que se repite en todas.
4. Editá los datos de cada gráfico (clic derecho, Editar datos) y cambiá los nombres en la planilla que se abre.
5. Revisá las tablas y los SmartArt uno por uno: a veces Reemplazar no entra en ellos.
6. Revisá las imágenes, como se explica más arriba.

Al final, guardá con otro nombre y abrí el .pptx en la vista Esquema (Vista, Esquema) para leer de corrido todo el texto de las diapositivas. Es la forma más rápida de ver si quedó algún nombre suelto.

Lista de control antes de mandar una presentación

Cinco preguntas, en este orden:

1. ¿Saqué las notas del orador? O las revisé una por una y no dicen nada que no se pueda leer afuera.
2. ¿Borré las diapositivas ocultas y los comentarios? El Inspector los muestra.
3. ¿Miré el patrón y lo que queda fuera del borde? Alejá el zoom y revisá.
4. ¿Tapé los datos de las diapositivas y de los gráficos? Con la herramienta o a mano.
5. ¿Revisé las imágenes? Capturas, fotos, escaneos.

Si las cinco dan sí, la presentación está lista para mandar o para subir a una IA. Si alguna da no, todavía no.

Un último lugar donde aparecen imágenes con datos es el fondo de una diapositiva: una foto de la fachada de la casa de un cliente, con el número de la calle a la vista, o un plano con el nombre del propietario. También son imágenes, y también se revisan.

Para qué se usa en el estudio, la empresa o el consultorio

• Estudios jurídicos que preparan con IA la presentación de un caso para el cliente o para una capacitación interna con casos reales. Para ellos está la página de IA para abogados.
• Estudios contables que presentan resultados a varios clientes y quieren que la IA los ayude a resumirlos. Lo contamos en IA para contadores.
• Recursos humanos, con presentaciones de evaluación de desempeño o de dotación que llevan nombres, mails y a veces el CUIL de cada persona.
• Clínicas y sanatorios que presentan casos en un ateneo o resultados a la dirección médica, con nombres de pacientes en las diapositivas. Tienen su página de IA para médicos.
• Inmobiliarias que presentan una cartera de propiedades con los datos de los propietarios. Tienen su propia página.
• Productores de seguros que arman la presentación anual de un cliente con sus pólizas y siniestros. Lo contamos en IA para productores de seguros.
• Municipios que presentan al concejo un informe con reclamos de vecinos. Lo contamos en IA en municipios.

Si la presentación se armó con datos de una planilla, pasá también la planilla por la herramienta para anonimizar datos en Excel.

Y si la acompaña un contrato o una nota, pasalo por la herramienta de Word.

Las notas de la reunión que guardaste en un TXT se tapan con la herramienta para texto y CSV.

Qué pedirle a la IA con la presentación tapada

Una presentación tapada sirve para casi todo lo que se le pide a una IA con un PowerPoint:

• Resumir treinta diapositivas en un mail de un párrafo para quien no fue a la reunión.
• Escribir las notas del orador de cada diapositiva, ahora que sacaste las viejas.
• Mejorar los títulos para que cada diapositiva diga una sola cosa.
• Convertir el próximo paso de cada cliente en una lista de tareas con fechas.
• Detectar inconsistencias entre las cifras de un gráfico y las del texto.

La respuesta te llega con los mismos marcadores, y vos sabés a quién corresponde cada uno. Si le pedís las notas del orador, revisalas antes de guardarlas en la presentación: es fácil que en el apuro vuelvas a escribir un nombre real ahí.

Por qué conviene sacar el CUIL y el DNI de una diapositiva

Aparecen más de lo que parece: en la portada de una propuesta, en una tabla de beneficiarios, en la diapositiva de datos del cliente. Junto con un nombre, identifican a una persona sin margen de duda. Lo explicamos en qué pueden hacer con tu CUIT o CUIL.

Hay otros números que también aparecen en presentaciones y que la herramienta no reconoce: la CBU o el alias de un cliente en una diapositiva de cobranzas, el número de pasaporte de un viajero, el de la licencia de conducir de un chofer. Esos se tapan a mano en la copia antes de subirla.

Lo que pide la ley cuando la presentación tiene datos de clientes

Si la presentación es sobre clientes, pacientes o empleados de tu empresa, sus datos están protegidos por la Ley 25.326. Su artículo 4 pide que los datos que se usan sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad: una presentación de resultados para el directorio rara vez necesita el nombre de cada cliente. Y su artículo 9 obliga a tomar las medidas técnicas y organizativas para que nadie los consulte sin autorización, lo que incluye no mandarlos en las notas de un archivo que va a circular.

Qué implica para el uso de IA en el trabajo lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos.

Lo que hace la herramienta con tu presentación

La presentación se procesa en nuestro servidor, se tapan los datos y se te devuelve. En cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el archivo ni su texto, y no necesitás cuenta. Cómo lo hacemos lo explicamos en nuestra página de seguridad.

La herramienta sirve para una presentación aislada. Si trabajás con PowerPoint todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA.