Cómo anonimizar datos en Excel antes de compartirlo

Anonimizar datos en Excel antes de subir la planilla a una IA es el paso que más se saltea, y es justo el archivo que más gente junta: toda la nómina de la empresa, toda la cartera de clientes, todos los inquilinos de un edificio. Con la herramienta de esta página subís el .xlsx y en segundos lo descargás con los mails, los teléfonos y los nombres y números de documento que van con su rótulo cambiados por marcadores, y con los importes intactos para que la IA pueda trabajar con ellos.

Funciona con planillas de sueldos, listados de clientes, cobranzas, bases de interesados y liquidaciones de alquileres. El libro se procesa en nuestro servidor y no se guarda nada. Te lo devolvemos como el mismo Excel, en TXT o listo para copiar. Si el sistema te da la exportación en CSV, hay una herramienta para el CSV y el texto.

Cómo anonimizar datos en Excel, paso a paso

1. Prepará una copia del libro

Trabajá siempre sobre una copia. Antes de subirla, mostrá las hojas, filas y columnas ocultas, y preguntate qué necesita la IA para tu pregunta. Si querés saber cuánto debe cada inquilino, le alcanzan el nombre y el saldo: las demás columnas sobran, y lo que sobra se elimina de la copia, no se vuelve a ocultar. Para decidir columna por columna sirve la lista de datos que no conviene compartir con una IA.

Las columnas que conviene eliminar casi siempre: la CBU o el alias, el número de pasaporte, la fecha de nacimiento si no hace a la pregunta, y la de observaciones, donde cada uno escribió lo que quiso.

2. Subí el Excel

Arrastrá el .xlsx a la herramienta o elegilo con el botón. Se procesa en nuestro servidor y, en cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el archivo ni su contenido. El tope es de 10 MB por archivo.

Si el libro es un .xls viejo, abrilo en Excel y guardalo como .xlsx antes de subirlo. Si es un .xlsm con macros, la copia que descargás va sin ellas.

3. Revisá lo que se tapó

La herramienta recorre las celdas y cambia cada dato personal por un marcador que dice qué había. En una planilla argentina tapa:

• nombres de personas;
• mails;
• teléfonos con +54;
• el CUIL o el CUIT cuando van con su rótulo, por ejemplo en una columna titulada «CUIL»;
• el DNI cuando va con su rótulo;
• el número de trámite del DNI cuando va rotulado;
• el domicilio cuando va con su rótulo, por ejemplo en una columna titulada «Domicilio».

Los importes, las fechas de pago, los conceptos y los totales quedan como están. Y cada persona conserva su número en todo el libro: si Andrés Valmorquiz Ruiz aparece en la hoja de enero y en la de febrero, en las dos es el mismo marcador. Así la IA puede sumar, comparar o detectar atrasos por persona sin saber quién es.

En la lista de lo que se tapó podés desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. Y si en alguna fila un nombre o un número quedó a la vista, seleccionalo y hacé clic en Tapar, o usá el botón Tapar columna que aparece en el encabezado de cada columna para taparla entera de una vez.

4. Descargá el mismo Excel

Descargá el mismo archivo con los datos ya tapados, bajalo en TXT o copialo para pegarlo en tu IA. El libro conserva sus hojas, sus columnas, sus fórmulas y sus cifras. Los gráficos se quedan, y los datos que los alimentan van tapados. Si el original traía macros, la copia va sin ellas. Si traía partes que no se pueden tapar, como tablas dinámicas o comentarios, la copia sale sin algunas de ellas, y la herramienta te lo avisa debajo de la descarga.

Antes de compartirlo, revisalo. Una planilla tiene una trampa que un contrato no tiene: cada fila es una persona. Si sacás el nombre pero dejás el puesto, la sucursal y la fecha de ingreso, en una empresa de veinte personas cualquiera sabe de quién se trata. Y si el listado trae licencias médicas o diagnósticos, son datos sensibles que conviene sacar a mano.

Así sale una planilla de cobranzas pendientes

Un reporte de cobranzas de una inmobiliaria, con datos de ejemplo:

Nombre	Mail	Importe
Nuria Solé Domènech	cliente@example.com	$ 185.000,00
Andrés Valmorquiz Ruiz	pagos@example.com	$ 97.500,50

Después de pasar por la herramienta:

Nombre	Mail	Importe
[PERSONA_1]	[CORREO_1]	$ 185.000,00
[PERSONA_2]	[CORREO_2]	$ 97.500,50

Datos de ejemplo: example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Ahora podés pedirle a la IA que redacte un recordatorio de pago para cada fila, que calcule el total vencido o que ordene a los inquilinos por saldo, y la respuesta te llega con los mismos marcadores. Vos sabés quién es cada uno. Un productor de seguros hace lo mismo con las renovaciones del mes.

Con el CUIL y el DNI en columnas

Una planilla de sueldos o de clientes suele traer el CUIL y el DNI en columnas propias. Con datos de ejemplo:

Nombre	CUIL	DNI	Importe
Nuria Solé Domènech	20-00000000-5	00.000.000	$ 185.000,00

Después de pasar por la herramienta:

Nombre	CUIL	DNI	Importe
[PERSONA_1]	[CUIT_1]	[DNI_AR_1]	$ 185.000,00

Datos de ejemplo: el CUIL y el DNI son de ceros.

El título de la columna hace de rótulo: por eso el CUIL y el DNI salen tapados aunque la celda tenga sólo el número. El CUIL sale como [CUIT_1] porque tiene la misma forma que un CUIT, y el título de la columna sigue diciendo qué era.

Ocultar datos en Excel no es lo mismo que taparlos

Mucha gente busca «ocultar datos en Excel» y encuentra cómo ocultar una columna o ponerle formato a una celda para que no se vea. Sirve para imprimir una planilla más limpia o para trabajar más cómodo, pero no saca nada del archivo. Un .xlsx es un paquete con varios archivos adentro: uno dice qué hojas tiene el libro y cuáles están ocultas, cada hoja vive en su propio archivo, las notas van aparte. Excel te muestra una parte. El resto sigue en el archivo que subís, y la IA lo lee entero, como contamos en qué hace Claude con tus datos.

lo que parece oculto	qué hace Excel	¿lo lee otro programa?
Una columna oculta	deja de mostrarla	sí, con todos sus valores
Una hoja oculta	saca su pestaña	sí, completa
Una celda con formato ;;;	la pinta en blanco	sí, el valor sigue adentro
Una celda con letra blanca	la hace invisible en pantalla	sí, igual que las demás
Una nota en una celda	muestra sólo un indicador	sí, con el nombre de quien la escribió
Un filtro aplicado	esconde las filas que no cumplen	sí, todas las filas

Por eso el primer paso es mostrarlo todo y borrar lo que sobra, antes de subir nada. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo: lo que la pantalla esconde sigue en el archivo, como contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Cómo mostrar todo lo oculto de un libro

En una copia, antes de subirla:

1. Hojas ocultas: clic derecho en cualquier pestaña y Mostrar. Si la opción está gris, no hay hojas ocultas.
2. Filas y columnas ocultas: seleccioná toda la hoja con el triángulo de la esquina, clic derecho en el encabezado de una columna y Mostrar. Después lo mismo con las filas.
3. Filtros: en Datos, Borrar, para que se vean todas las filas.
4. Notas y comentarios: en Revisar, Mostrar todas las notas, y borrá las que no hagan falta.
5. Nombres definidos: en Fórmulas, Administrador de nombres. A veces un rango con nombre apunta a una hoja que ya borraste o a otro libro.

Si después de mostrar todo aparece una hoja con la base completa de clientes que nadie recordaba, eliminala antes de subir el libro.

Lo que hay que mirar en una planilla argentina

Algunas cosas son propias de cómo se arman las planillas acá:

• El CUIL o el CUIT en una columna sin rótulo. Muchos sistemas de sueldos exportan el CUIL en una columna que se llama «Documento», «Nro.» o directamente sin título. La herramienta tapa el CUIL cuando va con su rótulo; si tu columna no lo tiene, cambiale el título a «CUIL» en la copia antes de subirla, o eliminala si la IA no la necesita.
• La CBU de cada proveedor o empleado. Es común en planillas de pagos. La herramienta no la reconoce: eliminá esa columna.
• El número de legajo. No es un dato que la herramienta busque, y en una empresa chica alcanza para saber quién es. Si la IA no lo necesita, sacalo.
• Los importes con coma decimal. En Argentina se escribe $ 185.000,00, con punto de miles y coma decimal. La herramienta no toca los importes, así que salen igual que entraron.

Si la planilla es de sueldos y tiene datos de obra social o licencias por enfermedad, tené presente que la salud es un dato sensible. Lo vemos uso por uso en IA para recursos humanos.

Anonimizar datos en Excel a mano, con fórmulas

Si la planilla no puede salir de tu computadora, Excel mismo te deja reemplazar los nombres por códigos. Lleva unos minutos y conviene hacerlo siempre igual:

1. Trabajá en una copia y mostrá todo lo oculto, como en el paso 1.
2. Armá una hoja de equivalencias. Copiá la columna de nombres a una hoja nueva, quitá los duplicados (Datos, Quitar duplicados) y al lado escribí un código para cada uno, por ejemplo con la fórmula =“CLIENTE_“&FILA()-1 arrastrada hacia abajo.
3. Reemplazá en la hoja principal. En una columna nueva, usá BUSCARV para traer el código de cada nombre desde la hoja de equivalencias. Después copiá esa columna y pegala como valores, para que no quede la fórmula apuntando a los nombres.
4. Borrá las columnas originales de nombre, mail, teléfono, CUIL y DNI.
5. Sacá la hoja de equivalencias del libro. Movela a otro archivo que no sale de tu computadora. Si queda en el mismo libro, aunque la ocultes, viaja con él.

Al final tenés lo mismo que hace la herramienta, con la diferencia de que vos guardás la tabla para volver a poner los nombres. Es más trabajo, y es fácil olvidarse de una columna de observaciones o de una hoja que nadie miraba, así que repasá la lista de lo oculto antes de mandar el archivo.

Si la planilla está en Google Sheets

La herramienta trabaja con archivos .xlsx. Desde Google Sheets, en Archivo, Descargar, elegí Microsoft Excel (.xlsx), y subí ese archivo. Lo que descargues ya tapado lo podés volver a abrir en Sheets si te queda más cómodo. Tené en cuenta que una hoja compartida por enlace con «cualquier persona que tenga el vínculo» la puede abrir cualquiera que reciba ese enlace: para compartirla sin datos, compartí la copia tapada. Y si en tu cuenta de Google usás Gemini, mirá qué guarda y por cuánto tiempo.

Para qué se usa en el estudio contable, en sueldos o en la inmobiliaria

• Estudios contables que piden a la IA que concilie, clasifique o explique movimientos de varios clientes a la vez, o que arme el resumen mensual de vencimientos. Lo contamos en IA para contadores.
• Liquidación de sueldos y recursos humanos, con planillas que llevan nombre, CUIL, mail y teléfono de cada persona, y que se suben a un chat para calcular vacaciones, aguinaldo o una liquidación final.
• Consultorios y clínicas con la agenda o los cobros de sus pacientes en una planilla, con nombre, mail y obra social. Lo contamos en IA para médicos.
• Inmobiliarias con liquidaciones de alquileres, listados de inquilinos o seguimientos de interesados. Tienen su propia página.
• Estudios jurídicos que llevan en Excel la lista de causas con el nombre de cada cliente. Para ellos está la página de IA para abogados.
• Municipios con padrones de beneficiarios de un programa o listados de reclamos de vecinos, que quieren analizarlos sin exponer a nadie. Lo contamos en IA en municipios.

Si lo que vas a compartir es el contrato o la nota que acompaña a la planilla, usá la herramienta para tapar datos en Word.

Y si lo que acompaña a la planilla es la presentación de resultados, pasala por la herramienta de PowerPoint.

Qué pedirle a la IA con la planilla anonimizada

La planilla tapada sirve para casi todo lo que se le pide a una IA con un Excel, porque lo que importa son los números y la estructura, no quién es cada fila:

• Calcular: el total vencido, el promedio por cliente, los días de atraso de cada fila.
• Ordenar y agrupar: por saldo, por mes, por sucursal.
• Detectar: pagos duplicados, importes fuera de lo normal, filas incompletas.
• Escribir: un recordatorio de pago por fila, un resumen para el dueño, una explicación de una diferencia.
• Armar fórmulas: pedirle que te escriba la fórmula que necesitás, explicándole las columnas.

Para lo último ni siquiera hace falta subir la planilla: alcanza con describirle las columnas. Es la forma más segura de usar IA con Excel, porque no viaja ningún dato.

Qué columnas necesita la IA según la pregunta

La forma más segura de anonimizar datos en Excel es no subir lo que no hace falta. Antes de tapar, mirá qué le vas a preguntar a la IA y quedate sólo con las columnas que necesita para contestar:

la pregunta	lo que necesita	lo que sobra
¿Cuánto debe cada inquilino?	un identificador por fila y el saldo	mail, teléfono, CUIL, CBU
¿Qué clientes pagan tarde?	identificador, fecha de vencimiento y fecha de pago	domicilio, DNI, observaciones
¿Cuánto aguinaldo le toca a cada empleado?	identificador, mejor sueldo del semestre y días trabajados	CUIL, obra social, domicilio
¿Qué productos se venden más por mes?	producto, fecha e importe	todo lo del cliente
Redactá un recordatorio de pago	identificador, importe y vencimiento	todo lo demás

El identificador puede ser el marcador que pone la herramienta, [PERSONA_1], o un código que armes vos. Lo que no hace falta casi nunca es el nombre real.

Los errores más comunes

• Ocultar en lugar de borrar. La columna oculta viaja entera.
• Olvidarse de las otras hojas. El libro de cobranzas trae una hoja «Base» con todos los datos de los clientes.
• Dejar la columna de observaciones. Es donde aparecen el nombre del garante, un teléfono escrito a mano o el motivo de un atraso.
• Subir el original en vez de la copia. Ponele a la copia un nombre que lo diga, como «cobranzas-tapado.xlsx».

Anonimizar no siempre alcanza: el problema de las filas

La palabra anonimizar promete más de lo que una herramienta puede dar sola. Tapar el nombre, el mail y el CUIL de una fila es seudonimizar: la persona sigue ahí, con otro nombre, y quien tenga la planilla original puede volver a unirla. Para que un dato sea anónimo de verdad, nadie tiene que poder saber de quién es, ni siquiera cruzándolo con otra información.

La Ley 25.326 lo llama disociación: todo tratamiento de datos personales de manera que la información obtenida no pueda asociarse a persona determinada o determinable. En una planilla, eso pide más que tapar las columnas de identidad. Pide mirar las combinaciones: puesto más sucursal más fecha de ingreso, o barrio más edad más profesión.

La diferencia y cómo se hace en la práctica la contamos en anonimización y disociación de datos.

Para el uso de todos los días, como pedirle a una IA que redacte recordatorios o sume saldos, tapar las columnas de identidad y sacar las que sobran es lo razonable. Para publicar una base o entregarla a un tercero que no tiene por qué saber nada, hace falta ir más allá.

Por qué conviene sacar el CUIL y el DNI de un listado

En una sola persona ya dicen mucho. En un listado de cien personas son cien llaves para cien trámites. Por qué no conviene que circulen lo explicamos en qué pueden hacer con tu CUIT o CUIL.

Si la planilla es de los clientes o los empleados de tu empresa, la ley que aplica es la 25.326. Su artículo 4 pide que los datos que se usan sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad, y su artículo 9 obliga a tomar medidas de seguridad para que no se consulten sin autorización. Subir la base entera de clientes a un chat para preguntar el total vencido no pasa la primera prueba. Lo que implica para el uso de IA lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos.

Si la planilla ya llegó a la IA

Si ya subiste el libro con los datos a la vista, borrá la conversación y revisá qué guarda el servicio, como explicamos en cómo borrar el historial de ChatGPT.

Si la planilla tenía datos de muchos clientes o empleados, puede tratarse de un incidente de seguridad, y en la guía de incidentes con datos personales contamos qué hacer.

Lo que hace la herramienta con tu libro

El Excel se procesa en nuestro servidor, se tapan los datos y se te devuelve. En cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el archivo ni su contenido, y no necesitás cuenta. Cómo lo hacemos lo explicamos en nuestra página de seguridad.

La herramienta sirve para un libro suelto. Si trabajás con planillas todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA.