IA en la escribanía: cómo usarla sin exponer datos

Una escritura pública concentra en una página todos los datos de identidad de una persona: nombre completo, DNI, CUIL, estado civil, nacionalidad, domicilio, y a veces el de su cónyuge. Si es una compraventa, suma la matrícula del inmueble, la nomenclatura catastral, el precio y la forma de pago. Es, probablemente, el documento con más datos personales por renglón de todo el mundo profesional.

Y la escribanía es también un lugar donde la IA puede ahorrar mucho tiempo: revisar la redacción de un poder, comparar un borrador con un modelo, resumir un título antecedente largo, preparar el mail al cliente con la lista de papeles que faltan. Si buscás «IA para escribanos», vas a encontrar sobre todo programas notariales. Esta guía es otra cosa: explica el secreto del escribano, lo que pide la ley de datos personales, qué datos de cada tipo de escritura conviene tapar antes de pegar y cómo hacerlo sin perder tiempo.

IA para escribanos: lo que ya se hace en la escribanía

Antes de hablar de riesgos, conviene ver para qué se usa la IA en una escribanía. Casi todos los usos son razonables, y en ninguno la herramienta necesita saber quién firma.

• Revisar la redacción de un poder. Que las facultades estén completas, que no haya contradicciones, que no se cuele una facultad que el cliente no pidió.
• Comparar un borrador con un modelo. Encontrar qué cláusula falta o qué cambió respecto del modelo habitual.
• Resumir un título antecedente. Una cadena de transmisiones con varias escrituras, ordenada en una línea de tiempo.
• Preparar el mail al cliente. La lista de papeles que faltan para la firma, explicada sin tecnicismos.
• Explicar una cláusula. Para el cliente que no entiende qué es un usufructo o una reserva de dominio.
• Redactar actas. El borrador de un acta de constatación a partir de las notas tomadas en el lugar.

En todos esos casos, lo que la IA necesita es el texto jurídico y el caso: qué tipo de acto, qué facultades, qué cláusulas, qué hechos. El nombre, el DNI y el CUIL de los otorgantes no le aportan nada para hacer mejor su trabajo.

El secreto del escribano

El escribano tiene un deber de secreto propio, que regulan la ley notarial de cada jurisdicción y las normas de ética de cada colegio. Como el detalle cambia de una provincia a otra, y acá no citamos ninguna en particular, conviene que leas la ley de tu jurisdicción y lo que diga tu colegio sobre el uso de herramientas digitales.

El secreto, además, no termina en la persona del escribano. Los empleados de la escribanía ven todo: redactan los borradores, atienden a los clientes, archivan las copias. En la práctica, buena parte del uso de la IA en una escribanía no lo hace el titular sino quien prepara el borrador para que el titular lo revise. Por eso las reglas de esta guía tienen que conocerlas todos, y por eso conviene que estén escritas.

Y el secreto tampoco termina cuando se firma la escritura. Lo que el escribano supo para autorizar un acto, por ejemplo por qué alguien vende o a quién quiere favorecer con una donación, sigue cubierto después, aunque la escritura se inscriba y una parte de su contenido llegue a un registro.

Además de la ley notarial, hay dos normas de alcance nacional que se aplican igual en todo el país.

El Código Penal, en su artículo 156, reprime con multa e inhabilitación especial, en su caso, a quien, teniendo noticia por razón de su estado, oficio, empleo, profesión o arte, de un secreto cuya divulgación pueda causar daño, lo revelare sin justa causa. Un poder que alguien otorga para vender su casa, un testamento o una donación a un hijo son exactamente el tipo de información cuya divulgación puede causar daño.

Y el artículo 157 bis reprime a quien ilegítimamente proporcionare o revelare a otro información registrada en un archivo o banco de datos personales cuyo secreto estuviere obligado a preservar por disposición de la ley. El protocolo y los registros de una escribanía son un archivo de datos personales en el sentido de esa norma.

Lo que pide la ley de datos personales

La Ley 25.326 suma su propia capa, que no depende de la ley notarial.

El artículo 9 obliga al responsable de un archivo de datos a adoptar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, de modo de evitar su consulta o tratamiento no autorizado, y a detectar las desviaciones de información, sean intencionales o no, provengan de la acción humana o del medio técnico. Pegar una escritura con todos sus datos en un chat externo es una desviación por acción humana.

El artículo 10 obliga al secreto a todas las personas que intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos, y esa obligación subsiste aun después de terminada la relación. En una escribanía eso incluye a los empleados que redactan, a quien atiende al público y a quien maneja el archivo. Que la escribana o el escribano titular conozca su deber no alcanza si el empleado que arma el borrador no lo conoce.

Y si alguna escritura lleva datos sensibles, como una cláusula sobre la salud de una persona en un poder preventivo o una referencia a la religión en un testamento, la ley pide todavía más cuidado. Qué entra en esa categoría lo explicamos en datos sensibles.

La escritura pública: un documento con todos los datos

El Código Civil y Comercial define la escritura pública, en su artículo 299, como el instrumento matriz extendido en el protocolo de un escribano público o de otro funcionario autorizado, que contiene uno o más actos jurídicos. El artículo 289 la pone, junto con sus copias o testimonios, entre los instrumentos públicos, y el 296 dice que hace plena fe en cuanto a que se realizó el acto, la fecha, el lugar y los hechos que el oficial público enuncia como cumplidos por él o ante él.

Esa fuerza es la razón por la que la escritura identifica a cada compareciente con tanto detalle. Y es también la razón por la que un borrador de escritura es tan delicado: tiene, antes de firmarse, todos los datos que va a tener después.

Esto es lo que suele llevar una escritura y qué hacer con cada dato antes de pegar en la IA:

Dato	Dónde aparece	Qué hacer
Nombre de los comparecientes	comparecencia, firmas	taparlo, mejor rotulado («Otorgante:») y en su propia línea
DNI y número de trámite	comparecencia	taparlos siempre
CUIT o CUIL	comparecencia, constancias	taparlo siempre
Domicilio	comparecencia	taparlo, rotulado y en su propia línea
Estado civil y cónyuge	comparecencia	cambiar el nombre del cónyuge; el estado civil puede quedar si importa
Matrícula y nomenclatura catastral	descripción del inmueble	cambiarlas a mano por [MATRICULA] y [CATASTRO]
Precio y forma de pago	cláusulas	dejar el precio si importa; tapar a mano el CBU
Datos del título antecedente	antecedentes	cambiar nombres de anteriores titulares

Poderes, compraventas, testamentos y actas: qué tapar en cada uno

Cada tipo de acto tiene su punto delicado.

Poderes. Lo que se revisa son las facultades, y ahí la IA ayuda mucho. Lo que no necesita es saber quién otorga el poder ni a favor de quién. Tapá los dos nombres y todos sus identificadores. Si el poder es para un juicio, el número de expediente y el juzgado también se cambian por una etiqueta.

Compraventas. Además de los datos de las partes, están el inmueble y el dinero. La matrícula y la nomenclatura catastral identifican un inmueble concreto, y con ellas se puede saber quién es su dueño; Nonimo no las reconoce, así que se cambian a mano. El precio puede quedar si la consulta es sobre el precio, pero el CBU de la cuenta donde se paga no tiene que llegar a ningún chat.

Testamentos. Es el acto más íntimo de todos. Dice quién hereda qué, a quién se mejora y a quién no, y a veces por qué. A nuestro criterio, de un testamento sólo conviene pegar en la IA fragmentos sueltos, sin nombres, y nunca el texto completo, aunque esté tapado: el conjunto de disposiciones puede alcanzar para reconocer a una familia.

Donaciones. Suelen ser entre familiares, y el vínculo dice mucho. Un «padre que dona a uno de sus tres hijos» es un dato que, con el inmueble, identifica. Tapá nombres y datos del inmueble, y revisá que el contexto no alcance solo.

Actas. Un acta de constatación puede describir un lugar, un hecho y a las personas presentes. Tapá a las personas y, si el lugar identifica a alguien, también el lugar.

Paso a paso antes de pegar

1. Copiá sólo lo que la consulta necesita. Si querés revisar las facultades de un poder, no hace falta pegar la comparecencia.
2. Poné los datos rotulados y en su propia línea. «DNI 00.000.000» en un renglón, «Domicilio: Calle Inexistente 0» en otro. Así el reconocimiento es más confiable que en un párrafo corrido.
3. Apretá la tecla de Nonimo y mirá qué se tapó antes de pegar.
4. Cambiá a mano lo que la herramienta no reconoce: matrícula, nomenclatura catastral, CBU, número de expediente.
5. Revisá el contexto. ¿Alguien que conozca el caso lo reconocería leyendo esto? Si sí, cambiá esos detalles.
6. Pegá, trabajá con la respuesta y copiala. Al apretar la misma tecla, los datos vuelven a su lugar en tu pantalla.
7. Revisá todo antes de llevarlo al protocolo. Lo que firma el escribano lo leyó el escribano.

Así queda un poder con los datos tapados

Este es el borrador de un poder general para juicios, con los datos de ejemplo de esta guía, antes de tapar nada:

Borrador de poder general para juicios

Otorgante: Nuria Solé Domènech
DNI 00.000.000
N° de trámite: 00000000000
CUIL: 20-00000000-5
Domicilio: Calle Inexistente 0

Revisá la redacción de las facultades: que incluya absolver posiciones, transar y percibir, y que no incluya actos de disposición de inmuebles.

Y así lo recibe el chat después de la tecla de Nonimo, tal cual lo devuelve el motor:

Borrador de poder general para juicios

Otorgante: [PERSONA_1]
DNI [DNI_AR_1]
N° de trámite: [TRAMITE_DNI_AR_1]
CUIL: [CUIT_1]
Domicilio: [DIRECCION_1]

Revisá la redacción de las facultades: que incluya absolver posiciones, transar y percibir, y que no incluya actos de disposición de inmuebles.

Lo que la IA necesita para revisar las facultades sigue entero. El CUIL sale como [CUIT_1] porque los dos números comparten formato. El número de trámite, que también identifica a la persona, sale como [TRAMITE_DNI_AR_1]; por qué conviene taparlo lo contamos en el número de trámite del DNI.

Una advertencia honesta, medida con el mismo motor: el rótulo importa. Con «Otorgante:», «Compareciente:», «Vendedora:» o «Apoderada:», el nombre se tapó. Con «Poderdante:» o «Requirente:» delante, en nuestras pruebas el nombre quedó a la vista. Por eso el paso 3 dice «mirá qué se tapó antes de pegar»: antes de pegar ves exactamente qué se tapó, y si un nombre quedó a la vista, lo cambiás vos por una etiqueta o usás un rótulo que el motor reconozca.

La foto del DNI y los documentos de identidad

Para identificar a los comparecientes, la escribanía recibe copias o fotos del DNI, a veces por WhatsApp o por mail. Esa imagen tiene todos los datos juntos, la firma y la cara, y no tiene por qué llegar a ninguna IA.

Si necesitás un dato del documento para un borrador, copialo a mano en el texto, rotulado, y tapalo antes de pegar. Si tenés que mandar una copia del DNI a un tercero, mandala con los datos que no hacen falta tapados y con una marca de agua que diga para qué es. Cómo hacerlo, a mano y con la aplicación, lo explicamos en tapar datos del DNI.

Software notarial con IA: preguntas para el proveedor

Varios programas de gestión notarial empiezan a traer funciones de IA: redacción asistida, extracción de datos de un documento, búsqueda en el archivo. Pueden ser muy útiles, pero cambian dónde se procesan los datos del protocolo.

Antes de activarlas, preguntale al proveedor, y pedí la respuesta por escrito:

• ¿Dónde se procesan los datos: en mi computadora, en sus servidores o en los de un tercero?
• ¿Se usan los datos de mis escrituras para entrenar modelos?
• ¿Cuánto tiempo se guardan, y qué pasa con ellos si dejo de usar el programa?
• ¿Quién de su empresa puede ver lo que proceso?

El artículo 25 de la Ley 25.326 da la regla de fondo: quien presta servicios de tratamiento de datos por cuenta de terceros no puede aplicarlos o utilizarlos con un fin distinto al que figure en el contrato, ni cederlos a otras personas, y una vez cumplida la prestación los datos deben ser destruidos, salvo autorización expresa para conservarlos con seguridad por un tiempo limitado.

Certificaciones, actas de sociedades y el trabajo de todos los días

No todo en una escribanía es una escritura. Buena parte del trabajo diario son certificaciones de firma, actas de asamblea y directorio, autorizaciones de viaje para menores, declaraciones juradas. Son documentos más cortos, pero con los mismos datos de identidad, y muchas veces con datos de terceros que ni siquiera están en la escribanía.

Un acta de asamblea de una sociedad, por ejemplo, lleva los nombres y documentos de los accionistas presentes, sus tenencias y lo que votó cada uno. Si usás la IA para ordenar el borrador o revisar la redacción, tapá a las personas igual que en una escritura. El nombre de la sociedad y su CUIT pueden importar menos para la privacidad de una persona, pero si la sociedad es chica o familiar, su nombre señala a sus dueños: cambialo por [SOCIEDAD_1] antes de pegar. El CUIT, si va con su rótulo, lo tapa Nonimo.

Las autorizaciones de viaje para menores merecen una mención aparte. Llevan los datos de chicos, de sus padres y a veces de un adulto que los acompaña, con fechas y destino. Es información que, junta, dice dónde va a estar un menor y cuándo. Si alguna vez usás la IA con una de esas autorizaciones, que sea con todo tapado, incluidas las fechas y el destino. Y si la familia te manda además fotos de los pasaportes, lo que conviene tapar en cada uno sigue la misma idea.

Cuando el cliente pregunta si usás IA

Cada vez más clientes preguntan, sobre todo empresas con su propio departamento de cumplimiento. La mejor respuesta es la que podés mostrar: una frase simple, por escrito, que diga cómo trabaja la escribanía.

Un escribano no suele firmar un contrato de honorarios como el de un abogado, pero puede sumar un párrafo al presupuesto o a la solicitud de escritura. Algo así: «La escribanía puede usar herramientas de inteligencia artificial para revisar borradores. Los datos de los otorgantes se reemplazan por marcadores en nuestras computadoras antes de usarlas, y todo lo que se incorpora al protocolo es revisado por el escribano». Dos versiones más completas, pensadas para abogados pero fáciles de adaptar, están en la cláusula de IA en el contrato de honorarios.

Si un cliente prefiere que en su escritura no se use ninguna herramienta de IA, anotalo en el legajo y respetalo. No cuesta nada y dice mucho de cómo trabaja la escribanía.

Inmobiliarias, abogados y contadores: los vecinos de oficio

La escribanía rara vez trabaja sola. En una compraventa intervienen la inmobiliaria que acercó a las partes, a veces el abogado de una de ellas y el contador que calcula los impuestos. Los datos de los clientes pasan por todas esas manos antes de llegar al protocolo, y cada una puede estar usando IA a su manera.

La inmobiliaria arma la reserva y el boleto con los mismos datos que después tiene la escritura. Cómo puede usar la IA sin sacarlos lo contamos en IA para inmobiliarias.

El abogado tiene su propio secreto profesional, con reglas parecidas a las del escribano. Lo desarrollamos en el secreto profesional del abogado frente a la IA.

Y el contador maneja el CUIT, los ingresos y la situación fiscal de las partes. Su caso está en IA para contadores.

Cuánto tiempo ahorra, de verdad

Conviene decirlo para que la prudencia no se lea como desconfianza. Una escribanía que trabaja con la IA de esta manera, con los datos tapados y todo revisado, ahorra tiempo real en las tareas de redacción y revisión, sobre todo en los poderes y en los mails a los clientes. Lo que no ahorra es el control final del escribano, que sigue siendo el mismo de siempre.

Lo que no conviene hacer nunca

Hay unos pocos usos que, a nuestro criterio, no tienen arreglo con la tecla ni con la revisión, y conviene descartarlos de entrada:

• Subir el protocolo escaneado a un chat para «buscar algo». Cada página tiene datos de personas que no tienen nada que ver con tu consulta.
• Pegar la base de clientes para que la IA arme un listado o una campaña. Es entregar a un tercero el archivo completo de la escribanía.
• Pegar un testamento entero, aunque esté tapado. El conjunto de disposiciones cuenta la historia de una familia.
• Usar una cuenta personal de cualquier herramienta para trabajo de la escribanía. Las condiciones las aceptó una persona, no la escribanía, y el historial se va con ella.
• Copiar en una escritura algo que escribió la IA sin leerlo. Lo que firma el escribano tiene que estar verificado por el escribano.

Ninguna de estas reglas frena el trabajo. Sólo separan lo que la IA puede hacer bien de lo que no le corresponde.

Una política para la escribanía

Todo lo anterior funciona si cada persona de la escribanía lo hace igual, también un viernes a la tarde con tres firmas pendientes. Para eso sirve una página escrita, firmada por cada uno, que diga qué herramientas se usan, qué datos no se pegan nunca, cómo se tapan los demás y quién revisa lo que escribe la IA. Un modelo para copiar y adaptar está en la política de uso de IA en la empresa.

Para una escribanía, la lista de datos que no se pegan tendría que nombrar al menos la foto del DNI, el CBU, la matrícula y la nomenclatura catastral sin tapar, y el texto completo de un testamento. Y la regla de revisión tendría que decir, sin vueltas, que nada de lo que escriba la IA llega al protocolo sin que lo haya leído el escribano.

Si a pesar de todo una escritura con nombre llegó a un chat, actuá rápido: anotá qué salió, en qué herramienta y a quién afecta, antes de borrar nada. El paso a paso está en qué hacer ante un incidente de seguridad con IA.

Nonimo en la escribanía

Para que tapar los datos no dependa de la memoria de nadie, hicimos Nonimo. Es una aplicación para Windows y Mac, con extensión para el navegador. Seleccionás el texto, apretás una tecla y, en tu computadora, los nombres que van con su rótulo, como «Otorgante:», «Compareciente:» o «Vendedora:», los correos, los teléfonos con +54 y, rotulados en su propia línea, el DNI, el CUIT o el CUIL, el número de trámite del DNI y el domicilio se cambian por marcadores. Pegás en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot. Cuando copiás la respuesta y apretás la misma tecla, los datos vuelven a su lugar. A nosotros no nos llega ni una palabra de tus escrituras.

Lo que es propio de cada acto, como la matrícula, la nomenclatura catastral o un CBU, lo cambiás vos por una etiqueta antes de pegar. Y si lo que necesitás es mandar un documento completo sin los datos de terceros, las herramientas en línea tapan los datos de un PDF o un Word y te devuelven el archivo listo.

La regla para llevarse es la misma que para cualquier profesión con secreto: a la IA se le da el acto, no a quien lo otorga.