Charte IA entreprise : un modèle prêt à adopter au Luxembourg
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Joaquín Trapero in Expert en intelligence artificielle et en protection des données, fondateur de Nonimo.
Au Grand-Duché, la plupart des PME n’ont rien décidé sur l’IA générative : les salariés s’en servent déjà, chacun avec son compte et ses habitudes. Le règlement européen encadre les systèmes eux-mêmes, comme le montre notre page sur l’AI Act vu du Luxembourg. Les consignes de bureau, elles, restent à écrire.
Cette page donne un texte court, rédigé pour une société luxembourgeoise de quelques dizaines de personnes, puis la façon de le faire adopter avec la délégation du personnel. Un modèle ne rend personne conforme à lui seul : il donne une base que votre conseil adaptera.
Aucune loi luxembourgeoise n'impose une charte IA, mais huit clauses suffisent : outils admis, données exclues des outils grand public, relecture, contacts, erreurs, adoption. Dès 15 salariés, soumettez-la à l'avis de la délégation du personnel ; dès 150, son accord est requis si la charte rejoint le règlement intérieur.
Charte IA en huit clauses : le texte pour une société au Luxembourg
Le texte distingue deux familles d’outils. Les outils « validés » sont ceux pour lesquels l’entreprise a ouvert un compte et lu le contrat. Les outils « grand public » regroupent tout le reste : versions gratuites, abonnement payé à titre privé, extension de navigateur, application sur le GSM.
La clause 3 concentre le risque. Elle cite des documents que l’on manipule ici chaque semaine : fiche de retenue d’impôt, certificat d’incapacité de travail, relevé bancaire. Ce que trahit un numéro à treize chiffres est détaillé dans la page consacrée au matricule luxembourgeois.
J’ai écrit la clause 1 en pensant aux frontaliers : le télétravail depuis Thionville, Arlon ou Trèves ne sort pas du champ, et leurs propres papiers ont leurs pièges, décrits dans le guide des documents de frontaliers face à l’IA.
Charte d'utilisation des outils d'intelligence artificielle
Un bouton par clause : gardez celles qui vous servent, remplissez les crochets. L'annexe A, c'est la liste de vos outils validés.
Sont tenus par cette charte, chez [raison sociale] : le personnel salarié, la direction, les stagiaires, les intérimaires mis à disposition et les indépendants sous contrat qui ouvrent nos dossiers. Elle vaut sur le site de [commune], en mission chez un client et en télétravail, au Luxembourg comme dans le pays de résidence d'un frontalier, sur un appareil de la société ou sur un appareil personnel.
Est « validé » un outil d'intelligence artificielle inscrit à l'annexe A, utilisé avec un compte ouvert par [raison sociale]. Tout autre outil est « grand public » : version gratuite, abonnement payé de sa poche, extension de navigateur, application mobile, fonction d'IA ajoutée à un logiciel sans accord du référent. Un outil grand public ne reçoit aucun document de travail.
Sont exclus de tout outil grand public, même pour une simple reformulation : a) le numéro d'identification national (matricule) et les numéros de carte d'identité, de passeport ou de titre de séjour ; b) les IBAN, numéros de compte, de carte bancaire ou de police d'assurance ; c) les données de santé, dont les certificats d'incapacité de travail et les décomptes de la CNS ; d) les fiches de salaire, fiches de retenue d'impôt et évaluations du personnel ; e) toute information sur un client que la loi ou un contrat nous oblige à garder secrète ; f) les identifiants de connexion, codes de certificats et accès aux portails de l'administration ; g) les chiffres, offres et contrats non publiés de [raison sociale]. En cas d'hésitation, l'information est traitée comme exclue.
Un outil validé ne reçoit une information de la clause 3 que si l'annexe A le prévoit pour l'outil et la tâche en cause. Même alors, noms, numéros et adresses cèdent la place à des étiquettes ([CLIENT_1], [IBAN_1]) avant l'envoi, à moins que le travail demandé porte justement sur eux. On colle l'extrait nécessaire, pas la pièce complète.
Ce qu'un outil d'IA a aidé à écrire engage la personne qui le signe ou l'expédie : c'est elle qui le relit. Pour un courrier destiné à un client, à une administration ou à un tribunal, elle recalcule les montants, revoit les dates et retrouve chaque référence légale sur Legilux. Embaucher, noter un collègue ou refuser un service à quelqu'un reste une décision humaine, prise sur pièces.
Référent IA : [prénom nom, fonction], [adresse e-mail]. Protection des données : [prénom nom ou prestataire], [adresse e-mail]. Délégation du personnel : [président ou président·e]. Une question sur un outil, une donnée ou un cas limite est posée au référent avant l'envoi, pas après.
Une information de la clause 3 est partie par erreur : son auteur appelle ou écrit au référent avant la fin de la journée, avec le nom de l'outil, le compte utilisé, l'heure et la nature des données. L'échange n'est pas effacé avant que le référent l'ait vu. C'est ensuite à [raison sociale] de juger si la CNPD doit être avertie. Qui se signale lui-même n'est pas traité comme qui a dissimulé l'erreur.
Ce texte a été soumis à la délégation du personnel selon la mention jointe [voir variantes]. Il est remis à chacun contre accusé de réception et expliqué en séance de formation ; la feuille de présence datée reste aux ressources humaines. La version française fait foi ; une traduction allemande, anglaise ou portugaise est remise sur demande. Le référent le relit tous les douze mois, et plus tôt dès qu'un outil entre à l'annexe A. Les éventuels contrôles de son respect sont décrits en annexe B.
Texte écrit par Nonimo pour une société de services du Grand-Duché ; un avocat en droit du travail doit le relire avant adoption. Exemple de clause 6 remplie, inventé : chez Sauerwiss Transports Sàrl, société fictive, la référente serait joignable à referente-ia@example.com. Pour la suite d'un envoi par erreur : notifier ou non la CNPD.
Délégation du personnel : avis, information et accord selon l’effectif
Le Code du travail ignore le mot « charte », mais il connaît le règlement intérieur : la délégation rend son avis sur ce texte et peut en proposer des modifications (article L.414-3). Annexée au règlement, la charte devient opposable ; c’est le chemin que je prendrais.
À partir de 150 salariés, la marche monte. L’article L.414-9 exige un commun accord pour le règlement intérieur et pour tout programme collectif de formation continue. L’article L.414-5 impose en outre une information et une consultation avant d’introduire un nouvel équipement ou de nouvelles méthodes de travail.
Côté formation, l’article 4 du règlement européen, réécrit en juillet 2026, demande aux déployeurs de favoriser la maîtrise de l’IA ; la lecture de la CNPD est sur notre page ChatGPT au Luxembourg. Détail qui agace : la fiche D17a4 de l’ITM parle encore de « règlement de service ou d’atelier ».
Votre effectif, et la mention d'adoption qui va avec
Choisissez votre tranche ; la ligne en bas de chaque panneau complète la clause 8.
Pas de délégation obligatoire (article L.411-1). Vous adoptez le texte seul, mais remettez-le à chaque personne contre signature. Si un contrôle est prévu plus tard, l'information préalable va à l'Inspection du travail et des mines.
Texte remis individuellement à chaque membre du personnel entre le [date] et le [date], contre accusé de réception. Entrée en vigueur le [date].
Avis de la délégation sur le règlement intérieur (article L.414-3). Envoyez le projet avant une des trois réunions annuelles avec la direction (article L.415-6). L'avis n'oblige pas, mais une proposition de modification force la direction à trancher dans les deux mois. Les plans de formation continue passent aussi par son avis.
Projet communiqué à la délégation du personnel le [date] et discuté lors de la réunion du [date]. Avis rendu le [date], joint au dossier. Réponse de la direction le [date]. Entrée en vigueur le [date].
Commun accord (article L.414-9, points 4 et 6), précédé d'une consultation sur les méthodes de travail (article L.414-5). Sans accord, la charte ne peut pas entrer dans le règlement intérieur. Les réunions trimestrielles de l'article L.414-10 sont l'endroit pour la négocier.
Adopté d'un commun accord entre la direction et la délégation du personnel lors de la réunion du [date], et annexé au règlement intérieur. Entrée en vigueur le [date].
Sources : Code du travail, articles L.411-1, L.414-3, L.414-5, L.414-9, L.414-10 et L.415-6 (version consolidée au 1er juillet 2026) ; fiches D17a2 et D17a4 de l'ITM. L'effectif se compte sur les douze mois précédant l'affichage des élections sociales.
Surveiller l’usage de l’IA au travail : l’article L.261-1 et la clause optionnelle
Une charte peut s’arrêter aux consignes, sans aucun contrôle. Si elle annonce des journaux, un filtrage nominatif ou un relevé des requêtes, c’est un traitement de surveillance : l’article L.261-1 du Code du travail s’applique avant toute mise en service. La procédure complète est dans notre guide RGPD et IA au Luxembourg.
La variante B reprend, crochet par crochet, les rubriques que le paragraphe 2 de cet article exige dans l’information préalable. Les délais d’avis de la CNPD qui suivent sont sur la page RGPD citée plus haut ; ils ne changent rien au texte de l’annexe.
« L’entreprise se réserve le droit de contrôler » ne remplit aucune de ces rubriques : je rayerais cette formule. La variante A convient à la PME qui ne veut rien surveiller ; la B demande un dossier solide, face à une autorité qui sait enquêter (voir les pouvoirs de la CNPD).
Annexe B : deux rédactions possibles du contrôle
Copiez l'une ou l'autre, jamais les deux. La B ne s'active qu'après l'information préalable.
Aucun journal nominatif des requêtes n'est tenu, et personne chez [raison sociale] ne consulte les conversations des collaborateurs avec un outil d'IA. Le seul contrôle porte sur les licences : chaque compte payé par la société doit figurer à l'annexe A. Toute évolution de cette règle suivra la procédure de l'article L.261-1 du Code du travail.
Finalité : [vérifier qu'aucune donnée de la clause 3 n'est transmise / autre]. Modalités : [outil], journaux comprenant [identifiant, date, contenu ou seulement volume des requêtes], consultés par [fonction] uniquement [en cas de signalement / par sondage anonyme]. Conservation : [durée]. [Raison sociale] s'engage à ne pas utiliser ces données à une autre fin. Information préalable donnée à [la délégation du personnel / l'ITM] le [date].
D'après l'article L.261-1 du Code du travail, paragraphe 2. Dans les entreprises d'au moins 150 salariés, un dispositif qui contrôle comportement et performances exige aussi l'accord de la délégation (article L.414-9, point 1).
Charte IA de la Chambre des Députés : dix lignes directrices, un autre public
Cherchez un modèle luxembourgeois public : le texte qui ressort vient du Krautmaart. Le 24 juillet 2024, la Chambre des Députés a publié sa « Charte d’utilisation des systèmes d’intelligence artificielle », trois pages et dix lignes directrices. Elle s’appuie sur le règlement européen, que résume notre page AI Act pour les entreprises du Grand-Duché.
Ne la recopiez pas dans votre entreprise. Elle parle d’évaluation des risques, d’auditabilité et de communication aux parties prenantes : la gouvernance des projets d’IA d’une institution. Elle ne dit rien de ce qu’un collaborateur colle dans un assistant, ni de qui appeler après une erreur.
Trois de ses lignes méritent pourtant un emprunt. Je reprendrais volontiers la dixième en préambule : l’IA sert d’appui au travail humain, sans le remplacer. Cette phrase rassure une délégation mieux que n’importe quel paragraphe technique.
Les dix lignes de la Chambre, lues par une PME
Les lignes surlignées se transposent sans effort dans le modèle ci-dessus.
| N° | Ce que dit la ligne (résumé) | Pour une PME |
|---|---|---|
| 1 | Chaque usage est encadré et assorti d'une évaluation des risques | Réservé aux projets internes d'IA |
| 2 | Usage utile, documenté, auditable | Une ligne de l'annexe A par outil |
| 3 | Communication aux parties prenantes sur la technologie et les sources | Peu utile pour un usage de bureau |
| 4 | Conformité des traitements de données et sécurité adaptée | Clauses 3 et 4 |
| 5 | Usage mesuré, garanties selon l'impact des décisions | Clause 5, sur les décisions |
| 6 | Responsabilité de la Chambre comme utilisatrice, démarche critique continue | Clause 5, sur la relecture |
| 7 | Contrôles contre les discriminations et les biais | Utile si l'IA trie des candidatures |
| 8 | Accompagnement des changements d'organisation | À discuter avec la délégation |
| 9 | Formation et sensibilisation régulières | Clause 8 |
| 10 | L'IA appuie l'activité humaine et ne se substitue pas au personnel | Préambule |
Source : Chambre des Députés, charte d'utilisation des systèmes d'IA, publiée le 24 juillet 2024. Résumés et colonne de droite : lecture de Nonimo.
Annexe métier : secret bancaire, avocats, fonds et fiduciaires
La clause 3, point e, reste générale à dessein. Chaque profession tenue au secret y ajoute sa ligne, car le Code pénal (article 458) et les lois de chaque métier vont plus loin qu’un règlement de bureau. Une banque n’écrira pas la même annexe qu’un cabinet médical de Mersch.
Une ligne par métier me suffit, rédigée avec les mots que les équipes emploient, pas avec ceux de la loi. Le détail juridique de chaque secret se trouve sur sa page, reliée dans le tableau.
Ligne à ajouter à la clause 3 pour un métier tenu au secret
Le menu n'affiche que la ligne de votre secteur.
| Activité | Ajout à la clause 3 | Le secret en détail |
|---|---|---|
| Banque, PSF | h) l'identité d'un client, même sans numéro, et toute note qui permettrait de le reconnaître | Le secret de la LSF et l'IA |
| Gestionnaire de fonds, agent de transfert | h) les registres d'investisseurs, pièces KYC et listes de bénéficiaires effectifs | Back-office de fonds et IA |
| Étude d'avocats | h) le nom des mandants, les faits du dossier et les échanges entre confrères | Le secret de l'avocat face à l'IA |
| Fiduciaire, expert-comptable | h) les déclarations fiscales, comptes annuels non déposés et dossiers de salaires des clients | Nonimo pour les fiduciaires |
| Cabinet médical, kiné | h) tout élément d'un dossier patient, même anonyme en apparence (date de consultation, pathologie rare) | Nonimo pour les médecins |
Exemples de rédaction proposés par Nonimo. Base légale : article 458 du Code pénal et lois propres à chaque profession ; faites valider l'annexe par votre conformité ou votre Ordre.
![Un effectif de 150 salariés devient [COMMUN_ACCORD] : la charte IA annexée au règlement intérieur exige l'accord de la délégation](/guias/fr-lu/charte-ia-delegation-du-personnel-150-salaries-accord.webp "La délégation du personnel à partir de 150 salariés")
Données interdites par la charte : les retirer avant le copier-coller
Une charte se joue au moment où quelqu’un colle un texte. La clause 4 demande des étiquettes à la place des noms et numéros ; encore faut-il les poser sans tout recopier. Mon parti pris : un outil sur le poste vaut mieux qu’un rappel par e-mail.
L’application de Nonimo, pensée pour les bureaux du Grand-Duché, remplace sur l’ordinateur le nom, le matricule, l’IBAN ou l’adresse par une étiquette avant que la phrase ne parte vers l’assistant. Ce qu’elle laisse passer, un contexte trop parlant par exemple, reste à relire.
Quand c’est le relevé complet ou le tableau des salaires qui doit partir, nos outils web de masquage traitent le fichier ; je relirais le résultat ligne par ligne avant de le confier à l’assistant.
Trois façons d'appliquer la clause 3
La colonne marquée est celle que je mettrais en annexe A.
La charte seule
- Chacun juge seul ce qui est exclu
- Le matricule glissé dans une signature passe inaperçu
- Rien ne montre que la règle est suivie
Retrait à la main
- Fonctionne pour un paragraphe
- Lent sur un relevé ou une liste de salaires
- Un oubli suffit, sans aucune alerte
Étiquettes posées sur le poste
- Noms, numéros et IBAN remplacés avant l'envoi
- Aperçu de chaque remplacement
- Le contexte indirect reste à relire par l'auteur
Comparaison de Nonimo. Une étiquette ne change pas la règle : un outil grand public reste exclu pour les documents de travail. Équiper une équipe : les formules Nonimo ; application maison branchée sur un modèle : la passerelle Nonimo, même règle côté serveur.
Sources
- Code du travail, version consolidée au 1er juillet 2026 (Legilux) : articles L.261-1, L.411-1, L.414-1, L.414-3, L.414-5, L.414-9, L.414-10 et L.415-6.
- ITM, fiche D17a4 : domaines d’information et de consultation de la délégation : mise à jour du 30 janvier 2024.
- ITM, fiche D17a2 : entreprises tenues d’avoir une délégation : seuil de 15 salariés.
- Chambre des Députés, « La Chambre se dote d’une Charte sur l’intelligence artificielle » : annonce du 24 juillet 2024.
- Chambre des Députés, charte d’utilisation des systèmes d’IA (PDF) : les dix lignes directrices.
- Chambre des salariés, attributions de la délégation du personnel : consultation sur l’équipement et les méthodes de travail dès 150 salariés.
- Guichet.lu, droits et devoirs de la délégation du personnel : réunions avec la direction et propositions sur le règlement intérieur.
- Règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026 (EUR-Lex) : nouvelle teneur de l’article 4 du règlement sur l’IA, publiée au Journal officiel le 24 juillet 2026.
- CNPD, maîtrise de l’IA dans les organisations : registre interne des formations recommandé.
Consulté le 10 novembre 2026.
Guides associés
Questions fréquentes
Existe-t-il une charte IA d'entreprise en PDF publiée au Luxembourg ?
Pas de modèle officiel destiné aux entreprises. La Chambre des Députés diffuse en PDF sa propre charte de juillet 2024, pensée pour ses services. Les clauses de cette page se copient une à une dans votre traitement de texte.
Une PME luxembourgeoise doit-elle avoir une charte IA ?
Aucune loi ne l'impose sous ce nom. Mais sans règle écrite, chaque salarié décide seul de ce qu'il colle dans un assistant, et l'employeur ne peut ni former ni sanctionner sur une base claire.
À partir de combien de salariés faut-il une délégation du personnel ?
Dès 15 salariés sous contrat de travail. L'effectif se mesure sur les douze mois précédant le premier jour du mois où les élections sont affichées (Code du travail, article L.411-1).
Que signifient information et consultation de la délégation du personnel ?
Recevoir le dossier assez tôt pour l'examiner, puis en discuter avec l'employeur. La délégation peut rendre un avis et obtient une réponse motivée ; l'article L.414-1 du Code du travail en donne la définition.
La délégation du personnel peut-elle bloquer une charte IA ?
Seulement à partir de 150 salariés. Là, le règlement intérieur et les installations qui contrôlent comportement et performances se décident d'un commun accord. En dessous, elle rend un avis que la direction n'est pas tenue de suivre.
Les frontaliers sont-ils concernés par la charte IA de leur employeur ?
Oui, comme tout le personnel. Le texte suit le contrat de travail luxembourgeois, y compris les jours de télétravail passés en France, en Belgique ou en Allemagne.