Fiduciaire luxembourgeoise : ce que renferme une note de paie
Dans une fiduciaire de la place, l’IA est avant tout un outil de rédaction : un e-mail pour expliquer une fiche de salaire, la réponse à un gérant sur sa déclaration de TVA, le résumé des statuts d’une S.à r.l. avant une assemblée. Ces textes s’ouvrent tous sur des données personnelles : le nom du salarié ou du gérant, son e-mail, son IBAN et souvent son matricule.
Aucune de ces lignes n’est utile à l’assistant. Pour expliquer le passage à temps partiel d’une salariée ou relancer un client sur ses pièces, il lui suffit de connaître la situation, les dates et les montants. Les obligations d’un bureau qui traite les données de ses clients sont détaillées dans les règles du RGPD au Luxembourg pour une fiduciaire.
Le matricule demande une attention particulière : il figure sur la fiche de retenue d’impôt et sur les fiches de salaire, et il commence par la date de naissance. Avant de soumettre une note de paie à l’assistant, voyez où le matricule apparaît dans les papiers de paie, puis le format du numéro de TVA luxembourgeois, présent sur chaque facture.
ChatGPT pour la fiche de salaire : la note avec des étiquettes
Une sélection, une touche, puis un collage dans ChatGPT, Copilot ou Claude : la note de paie part transformée. Le travail se fait sur votre poste avant l’envoi, et Nonimo ne reçoit rien du texte. Dans ce que lit l’assistant, la salariée apparaît comme [PERSONNE_1], son adresse comme [E-MAIL_1] et son compte bancaire comme [IBAN_1].
Dans le cas fictif présenté plus bas, une salariée frontalière qui vient de Thionville passe à 32 heures par semaine au 1er novembre. Nom, matricule, e-mail et IBAN deviennent des étiquettes. Le changement d’horaire et la consigne restent lisibles : ils suffisent à l’assistant.
Pour la réponse, même mouvement en sens inverse : vous la copiez, vous appuyez sur la touche, et les vraies données s’affichent sur votre écran, prêtes pour l’e-mail à la salariée. Pour les frontaliers, dont les dossiers mêlent papiers luxembourgeois et étrangers, les papiers d’un frontalier avant de passer par l’IA aide à repérer les numéros qui restent lisibles.
Avant : ce qui est collé
Note de paie, novembre Salariée : Mme Nadine Reuter Matricule : 1985 0231 004 00 E-mail : n.reuter@example.lu IBAN : LU83 0000 0000 0000 0001 La salariée, frontalière venant de Thionville, passe à 32 heures par semaine au 1er novembre. Rédige l'e-mail qui lui explique l'effet sur sa fiche de salaire.
Après : ce que reçoit l’IA
Note de paie, novembre Salariée : [PERSONNE_1] Matricule : [ID_NACIONAL_LU_1] E-mail : [E-MAIL_1] IBAN : [IBAN_1] La salariée, frontalière venant de Thionville, passe à 32 heures par semaine au 1er novembre. Rédige l'e-mail qui lui explique l'effet sur sa fiche de salaire.
Expert-comptable, domiciliataire, comptable : un secret selon le statut
Au Luxembourg, le mot « fiduciaire » recouvre des métiers et des statuts différents, et le secret professionnel ne se pose pas de la même façon pour tous. Pour les experts-comptables inscrits à l’Ordre des experts-comptables (OEC), la loi du 10 juin 1999 tranche : son article 6 rend l’article 458 du Code pénal applicable à eux et aux personnes à leur service.
Une fiduciaire agréée par la CSSF comme domiciliataire de sociétés est un PSF au sens de la loi du 5 avril 1993 et relève de l’article 41. Les réviseurs d’entreprises, membres de l’IRE, sont tenus au secret par l’article 28 de la loi du 23 juillet 2016 sur la profession de l’audit. Un bureau de comptabilité sans aucun de ces statuts n’est visé par aucun de ces textes en particulier.
Pour ce bureau, la discrétion repose d’abord sur le contrat avec le client et sur le RGPD. Une note portant le nom et l’IBAN d’un salarié les remet à un prestataire que le client n’a jamais retenu. Retirer ces lignes avant l’envoi limite ce qui sort du bureau, et la notification d’une violation de données à la CNPD dit quoi faire si un envoi a déjà eu lieu.
Paie, TVA, sociétés : ce que Nonimo remplace, ce qu’il laisse
Reçoivent une étiquette : les noms, les dates de naissance, les adresses e-mail, les numéros en +352, les IBAN au format LU, le matricule, le numéro de TVA en LU, le numéro RCS d’une société et les deux lignes MRZ d’un passeport luxembourgeois. Ce n’est pas une anonymisation complète : si une donnée reste visible, par exemple un nom seul dans une cellule, sélectionnez-la et choisissez « Masquer ».
Montants, taux de TVA, heures de travail et échéances sont conservés : la paie et la TVA se calculent avec eux. Pour une liste de salaires, masquer la colonne des matricules dans Excel et préparer l’export CSV d’une comptabilité évitent d’envoyer tout le tableau lisible dans un chat.
Une fiduciaire de la place travaille en réseau. La cession de parts d’une société passe par la page IA des avocats au Luxembourg, le compte d’une société domiciliée par l’IA dans les banques de la place, et une société de participation liée à un fonds par l’IA dans les sociétés de gestion de fonds.
IA à la fiduciaire : prix, essai et saison des bilans
Un poste Mac ou Windows suffit pour un premier test : l’application installée, la note de paie fictive de cette page et une pression sur la touche montrent ce qui partirait vers l’assistant. Pour tout le bureau, l’informatique ou le prestataire peut diffuser l’extension pour navigateur de façon centralisée ; écrivez à hello@nonimo.ai.
Le collaborateur qui rédige le plus d’e-mails aux clients en période de bilans est le bon point de départ.
Personal revient à 14,90 € par mois ou 149 € par an pour une personne, et Équipe facture le même montant par membre. Un relevé ou un certificat ponctuel se traite sans installation, avec les outils web pour une pièce comptable luxembourgeoise. Et pour une règle commune à tout le bureau, un modèle de charte IA pour le bureau sert de point de départ.
Les questions de la fiduciaire
Une fiduciaire luxembourgeoise est-elle tenue au secret professionnel ?
Cela dépend de son statut. Pour un expert-comptable, l'article 6 de la loi du 10 juin 1999 rend l'article 458 du Code pénal applicable, à lui et à son personnel. Une fiduciaire agréée comme domiciliataire de sociétés est un PSF et relève de l'article 41 de la loi sur le secteur financier. Pour un bureau sans ces statuts, la discrétion repose sur le contrat et le RGPD.
Peut-on utiliser ChatGPT pour les dossiers de paie ?
Oui, à condition que le texte collé ne désigne plus ni le salarié ni le client. Avec Nonimo, vous sélectionnez la note, vous appuyez sur une touche et le nom, le matricule, l'e-mail, le GSM en +352 et l'IBAN deviennent des étiquettes. Heures, montants et dates sont conservés pour que l'assistant puisse rédiger, et les vraies données reviennent ensuite dans sa réponse, sur votre écran.
Et le matricule inscrit sur les fiches de salaire ?
Il reçoit une étiquette, qu'il soit écrit d'un bloc ou en groupes, comme dans notre exemple. C'est un numéro à traiter avec soin : il commence par la date de naissance et suit la personne d'un dossier à l'autre, alors que l'assistant n'en a aucun besoin pour expliquer une fiche de salaire.
Le numéro de TVA d'un client est-il une donnée personnelle ?
Celui d'une S.à r.l. ou d'une S.A. désigne une société, et le RGPD protège les personnes physiques. Pour un indépendant ou une entreprise individuelle, en revanche, il renvoie à quelqu'un. Dans les deux cas, Nonimo remplace le numéro de TVA en LU par une étiquette, tout comme le numéro RCS.
Quel budget prévoir pour une fiduciaire ?
Personal, prévu pour une personne et deux ordinateurs au maximum, revient à 14,90 € par mois ou 149 € par an. Équipe facture ce même montant pour chaque membre, dans les fiduciaires de 2 à 49 personnes. Une offre d'entrée plafonnée en mots chaque mois permet d'essayer sur ses propres notes de paie avant d'équiper tout le bureau pour la saison des bilans.
Un compte est-il nécessaire pour tester ?
Non. L'application s'installe sur Mac ou sur Windows sans compte. Copiez la note de paie fictive de cette page, appuyez sur la touche et regardez ce que l'assistant recevrait. Copiez ensuite sa réponse et appuyez une seconde fois sur la même touche : la salariée inventée retrouve son nom et son IBAN, sur votre écran.