Anonimizá tu Word: sacá los datos antes de subirlo a la IA

Anonimizar un Word antes de mandarlo o de pegarlo en Copilot o en otra IA es más que cambiar el nombre que ves en la primera página. Un contrato de alquiler, una carta a un cliente sobre una intimación de la DGI o el borrador de un escrito repiten el mismo nombre en el encabezado, en las cláusulas y en la firma, y basta con que se te pase una vez para que el documento ya no sirva. Con la herramienta de esta página subís el .docx y en segundos lo tenés con los datos personales cambiados por etiquetas, listo para revisar.

Funciona con contratos, escritos, informes, cartas, presupuestos y currículums. No guardamos tu documento. Te lo devolvemos como un Word nuevo, en TXT o listo para copiar. Si lo que tenés es un RTF o un documento de LibreOffice, usá la herramienta para texto, CSV, ODT y RTF.

Cómo tapar datos en un Word, paso a paso

1. Prepará una copia

Antes de subirlo, abrí una copia del documento, aceptá todos los cambios y eliminá los comentarios. Un cambio sin aceptar guarda el texto borrado dentro del archivo, y cada comentario lleva el nombre de quien lo escribió. Los botones exactos están en cómo quitar el control de cambios en Word.

Aprovechá para mirar el encabezado y el pie de página. Es donde muchos estudios ponen el nombre del cliente, el número de expediente o el correo de quien redactó, y donde menos se mira.

2. Subí el Word

Arrastrá el .docx a la herramienta o elegilo con el botón.

Si tu documento es un .doc viejo, abrilo en Word y guardalo como .docx antes de subirlo.

3. Revisá lo que se tapó

La herramienta cambia cada dato personal del documento, como un nombre, un correo, un celular o una dirección, por una etiqueta que dice qué había, y te lo muestra marcado para que lo revises.

Cada persona conserva su número en todo el documento: si la arrendataria aparece en la comparecencia y en la firma, las dos veces sale como [PERSONA_2]. Así el texto se sigue entendiendo, y una IA puede revisar una cláusula sin saber de quién es.

En la lista de lo que se tapó podés desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. También podés hacer clic en el documento. Y si ves algo que debería ir tapado, seleccionalo y hacé clic en Tapar.

4. Descargá o copiá

Descargá un Word nuevo con el texto ya tapado, bajalo en TXT o copialo para pegarlo en tu IA. El Word que descargás no es el original retocado: está escrito a partir del texto con etiquetas, así que debajo no queda nada que recuperar. No conserva el diseño, los estilos ni el membrete del encabezado.

Revisalo antes de compartirlo. Quien conoce el caso sabe si algo más apunta a alguien, como un cargo único, el nombre de la mutualista junto a un diagnóstico o una afiliación sindical; si es así, seleccionalo y hacé clic en Tapar.

Así queda un contrato de alquiler

El borrador de un contrato de una inmobiliaria de Montevideo, con datos de ejemplo:

ANTES
CONTRATO DE ALQUILER
Arrendador: Walter Pintos Silveira
Arrendataria: Martina Acosta Rivero
Dirección: Calle Inexistente 0, Montevideo
Correo de la arrendataria: cliente@example.com
Celular: +598 99 000 000
El precio se paga del 1 al 10 de cada mes. Los gastos comunes son de cargo de la arrendataria. El plazo es de dos años. Garantía: póliza de seguro de alquiler a nombre de Gustavo Moreira Sosa.
Firma de la arrendataria: Martina Acosta Rivero

DESPUÉS
CONTRATO DE ALQUILER
Arrendador: [PERSONA_1]
Arrendataria: [PERSONA_2]
Dirección: [DIRECCION_1]
Correo de la arrendataria: [CORREO_1]
Celular: [TELEFONO_1]
El precio se paga del 1 al 10 de cada mes. Los gastos comunes son de cargo de la arrendataria. El plazo es de dos años. Garantía: póliza de seguro de alquiler a nombre de [PERSONA_3].
Firma de la arrendataria: [PERSONA_2]

Datos de ejemplo: el celular es de ceros, la calle no existe, los nombres son inventados y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Tres cosas para mirar. El nombre de la firma sale con la misma etiqueta que el de arriba, porque es la misma persona. El titular de la garantía, que aparece en medio de una cláusula y no en una línea propia, también salió tapado, con su propia etiqueta. Y el plazo, la fecha de pago y quién paga los gastos comunes quedan como estaban, porque no identifican a nadie y son justo lo que le vas a preguntar a la IA.

Lo que falta en el ejemplo es tan importante como lo que está. Un contrato real trae la cédula de cada parte, a veces el RUT del arrendador si es una empresa, el padrón del inmueble y, en la cláusula del pago, una cuenta bancaria. Revisá el resultado: si un dato queda a la vista (por ejemplo, la cédula o el RUT), seleccionalo y hacé clic en Tapar. El criterio completo, dato por dato, está en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Anonimizar un documento Word: por qué los trucos de siempre fallan

Un .docx no es una hoja: es un paquete con varios archivos adentro. El cuerpo va en uno, los comentarios en otro, el encabezado, el pie y las notas al pie en otros. Word junta todo y te muestra una página, pero lo que decide no mostrar sigue en el archivo que mandás. Una IA lee el archivo, no la pantalla. Con una presentación pasa lo mismo, como contamos en la guía para quitar notas de un PowerPoint.

truco	qué hace	¿tapa el dato?
Letra blanca o diminuta	cambia cómo se ve el texto	no: el texto sigue ahí
Recuadro negro encima	dibuja una figura sobre la página	no: se copia por debajo
Resaltado negro	pinta el fondo del texto	no: se copia igual
Texto oculto (formato de fuente)	deja de mostrarlo en pantalla	no: sigue en el archivo
Ocultar las marcas de revisión	deja de mostrar los cambios	no: siguen en el archivo
Cambiar el dato por una etiqueta	saca el dato y deja una etiqueta	sí

La herramienta hace lo último. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo, y lo contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Anonimizar los comentarios de Word

Los comentarios son el escondite más común en un documento que pasó por varias manos. Cada uno guarda el nombre de quien lo escribió, la fecha y, muchas veces, un dato que no tenía que estar en el texto: «confirmar con la señora del 3.º B», «el cliente dice que cambió de celular». Si el documento va a salir, hay dos caminos: eliminar todos los comentarios de la copia, que es lo más simple, o, si alguien necesita leerlos, copiarlos a un texto aparte y pasarlos por la herramienta. Lo que no sirve es ocultarlos: siguen en el archivo.

Lo que guarda el archivo además del texto

Hay tres lugares que se olvidan seguido:

• Las propiedades del documento. En Archivo, Información, Word guarda el autor, la organización y a veces un título con el nombre del cliente. El Word que descargás de la herramienta es nuevo y no las lleva, pero si mandás el original, pasale antes el Inspector de documento. El mismo problema en un PDF lo vemos en cómo quitar los metadatos de un PDF.
• Los campos y las referencias. Un contrato armado con combinación de correspondencia puede tener vínculos a la planilla de Excel de donde salieron los datos.
• Los objetos incrustados. Una planilla de Excel pegada dentro del Word es un archivo aparte. Si lleva nombres o montos de clientes, sacala y pasala por la herramienta para anonimizar datos en Excel, o borrala del documento y escribí a mano la cifra que necesitás.

Buscar y reemplazar no alcanza

El atajo de siempre es Reemplazar (Ctrl+L en Word en español): buscar el apellido y cambiarlo por «X». Sirve para un dato que conocés, pero falla por tres lados. Primero, sólo encuentra lo que buscás: si el contrato menciona a un garante que no tenías en mente, sigue ahí. Segundo, no encuentra las variantes: «Acosta», «ACOSTA», el apellido con una tilde de más o el nombre partido entre dos líneas. Y tercero, no mira los comentarios, el encabezado ni los cuadros de texto si no le decís que lo haga.

La herramienta no busca un nombre que vos le das: revisa el documento entero y te muestra marcado cada dato personal que tapa. Igual conviene revisar el resultado, pero arrancás de un documento ya tapado en vez de uno en blanco.

Quitar datos personales de un Word a mano

Hay documentos que, por política del estudio o por pedido del cliente, no pueden salir de la computadora ni siquiera para taparlos. En ese caso, Word mismo tiene lo necesario, aunque lleva más tiempo. Los nombres de menú son los de Word en español, en Windows:

1. Trabajá en una copia. Archivo, Guardar como, con un nombre que lo diga, como «contrato-tapado.docx».
2. Aceptá los cambios y eliminá los comentarios. En la pestaña Revisar, la flecha de Aceptar, Aceptar todos los cambios. Después, en Revisar, la flecha de Eliminar, Eliminar todos los comentarios del documento.
3. Pasá el Inspector de documento. Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento. Dejá marcadas las casillas de comentarios y revisiones, propiedades e información personal, encabezados y pies de página, y texto oculto; hacé clic en Inspeccionar y después en Quitar todo en cada fila que lo ofrezca. Ojo: quitar los encabezados los borra enteros, también el membrete.
4. Buscá los datos con forma fija. Con Buscar (Ctrl+B en Word en español), buscar «@» te lleva a cada correo, buscar «09» o «+598» a cada celular, y buscar «C.I.» o «RUT» a cada uno de esos números.
5. Reemplazá cada nombre por una etiqueta propia, como «ARRENDATARIA» o «GARANTE», y usá siempre la misma para la misma persona. Reemplazar no distingue mayúsculas de minúsculas, salvo que lo pidas en Más.
6. Mirá el encabezado, el pie, las notas al pie y los cuadros de texto, que Buscar no siempre recorre.
7. Guardá y comprobá. Seleccioná todo, pegalo en el Bloc de notas y buscá cada apellido.

En Word para Mac no hay Inspector de documento. Ahí aceptá los cambios y eliminá los comentarios desde la pestaña Revisar, y revisá las propiedades a mano en Archivo, Propiedades.

Guardar el Word como PDF al final no tapa nada por sí solo: si el dato estaba en el Word, va a estar en el PDF. Tampoco una marca de agua en el PDF: dice para quién es la copia, pero no saca ningún dato. Y si es algo que te toca seguido, la app de Nonimo hace todo esto en tu computadora.

Descargarlo en Word o TXT: cuál conviene

La herramienta te da tres salidas, y cada una sirve para algo distinto:

• Word nuevo. Para seguir trabajando el texto en Word: corregirlo, agregar cláusulas, mandarlo como borrador. No trae el diseño del original, así que no es el documento para firmar.
• TXT. Para pegarlo en una IA, en un sistema o en un correo sin arrastrar formato. Es la salida más liviana y la más fácil de revisar.
• Copiar. Para lo inmediato: lo pegás en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot y listo.

Si lo que necesitás es el mismo archivo con su formato, con el membrete y los estilos, y con los datos tapados, eso lo hace la app de Nonimo en tu computadora.

Anonimizar texto de Word para pedirle algo a la IA

Un documento tapado no pierde lo que importa para trabajar. La IA no necesita saber quién es [PERSONA_1] para decirte si una cláusula de rescisión es clara, si falta el plazo de preaviso o si una cláusula contradice a otra. Algunos pedidos que funcionan igual de bien con etiquetas:

• Revisar la redacción de una cláusula o de un escrito entero, con cambios sugeridos.
• Resumir un contrato largo en diez puntos para mandárselo al cliente.
• Comparar dos versiones de un mismo contrato y listar las diferencias.
• Redactar la respuesta a un telegrama colacionado o a una intimación, a partir de lo que dice el documento.
• Armar una lista de control de lo que falta firmar o adjuntar.

La respuesta te llega con las mismas etiquetas. Si le pediste un correo para [PERSONA_2], el correo dice «Estimada [PERSONA_2]». Volver a poner el nombre es cosa de buscar y reemplazar en tu borrador final, que ya no sale de tu computadora. La app de Nonimo hace ese paso sola: tapa al pegar y devuelve los datos al copiar la respuesta.

Un consejo práctico: si el documento tiene varias personas, decile a la IA quién es quién por su rol, sin nombres. «[PERSONA_1] es el arrendador y [PERSONA_2] es la arrendataria» alcanza para que las respuestas tengan sentido.

Las personas que aparecen sin que las busques

En un Word casi nunca hay una sola persona. El titular es fácil de ver, porque está al principio. Las demás aparecen en medio del texto y son las que más se escapan:

• En un contrato de alquiler: el garante, su cónyuge, el administrador del edificio, el corredor de la inmobiliaria.
• En un escrito judicial: los testigos, el perito, el abogado de la otra parte, los hijos que se nombran en un juicio de pensión alimenticia.
• En un documento de personal: el contacto de emergencia, el médico que firmó la certificación, el compañero que estuvo en el incidente.
• En un correo reenviado y pegado en el Word: la firma de cada persona de la cadena, con su celular y su cargo.

La herramienta le da a cada persona que tapa su propia etiqueta: [PERSONA_1], [PERSONA_2], [PERSONA_3]. Al revisar el resultado, contá cuántas etiquetas distintas hay y preguntate si coincide con el número de personas que sabés que aparecen. Si falta alguna, buscala.

Los datos de los niños merecen un cuidado extra. Un juicio de pensión alimenticia o un informe de la escuela suele nombrar a niños con su edad y su escuela, y esa combinación los identifica aunque se tape el apellido. Si la IA no necesita la edad ni la escuela para tu pregunta, sacalas.

La cédula en un Word: por qué conviene sacarla aunque no sea secreta

El número de cédula no es una clave: aparece en contratos, en recibos de sueldo y en cualquier formulario. Pero junto con el nombre identifica a una persona sin margen de duda, y es el dato que más se pide para contratar servicios, hacer trámites o intentar hacerse pasar por alguien. Por qué no conviene que circule lo explicamos en qué pueden hacer con tu número de cédula.

Si la IA no lo necesita para contestar, que es lo más común, borralo de la copia antes de subirla. Si se queda en el texto, revisá el resultado: si quedó a la vista, seleccionalo y hacé clic en Tapar. Lo mismo vale para el RUT de una empresa unipersonal, que en muchos casos lleva el nombre del titular al lado, y para la matrícula de un vehículo en un contrato de compraventa.

Lo que pide la ley cuando el Word tiene datos de clientes

Si el documento es de un cliente o de un trabajador de tu empresa, sus datos están protegidos por la Ley 18.331 de Protección de Datos Personales. Tres artículos se cruzan con lo que pasa todos los días en una oficina:

• El artículo 7 pide que los datos que se tratan sean adecuados y no excesivos para la finalidad con que se obtuvieron.
• El artículo 10 pide al responsable tomar las medidas necesarias para la seguridad y la confidencialidad de los datos, y evitar su tratamiento no autorizado.
• El artículo 11 dice que quien obtiene datos de una base en forma legítima tiene que usarlos en forma reservada y no difundirlos a terceros, y que quienes acceden a ellos por su trabajo quedan obligados al secreto profesional; esa obligación sigue después de terminada la relación.

Para un estudio jurídico o contable hay una razón más que la ley de datos: lo que el cliente cuenta está alcanzado por el secreto profesional, y el artículo 302 del Código Penal castiga revelar sin justa causa un secreto conocido por la profesión cuando eso causa perjuicio. Lo contamos en secreto profesional del abogado e IA.

Pegar el contrato completo en un chat de IA es, en los hechos, mandarle esos datos a un tercero, y casi nunca es proporcional a lo que se le pregunta. Tapar antes es la forma más simple de cumplir con todo a la vez. Qué más implica la ley cuando la IA entra en la oficina está en la guía de la Ley 18.331.

Revisalo antes de mandarlo: cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic. Y si lo que tenés que mandar junto con el contrato es la copia de la cédula de un cliente, ponele antes una marca de agua a la cédula que diga para quién es.

Para qué se usa en el estudio, la inmobiliaria o la clínica

• Estudios jurídicos que quieren que una IA revise una cláusula, resuma un escrito o proponga una contestación sin mandarle los nombres de las partes. Lo contamos en IA para estudios jurídicos.
• Estudios contables que redactan con IA el correo al cliente sobre una intimación de la DGI, un convenio con el BPS o el cierre del ejercicio.
• Inmobiliarias que comparten un contrato de alquiler como modelo sin los datos del inquilino anterior ni de su garante.
• Médicos y policlínicas que le piden a la IA la carta a la mutualista o el resumen para una interconsulta sin el nombre del paciente.
• Escribanías que trabajan con IA el borrador de una promesa de compraventa o de un poder, con los datos de los comparecientes tapados antes. Lo vemos en IA en la escribanía.
• Corredores de seguros que redactan la denuncia de un siniestro con los datos del asegurado.
• Recursos humanos, con cartas, contratos y comunicaciones que nombran a cada trabajador. Lo vemos uso por uso en IA para recursos humanos.

Y si trabajás con clientes que te piden por contrato no usar IA con su información, o que te lo permiten con condiciones, eso se escribe en la cláusula de IA del contrato de servicios profesionales.

Si el Word ya llegó a la IA

Si ya pegaste el contrato completo en un chat, tapar los datos ahora no lo saca de ahí. Lo que sí podés hacer es borrar esa conversación y revisar qué guarda el servicio. Para la próxima, el orden es este: primero se tapan los datos, después se pega. Qué guarda ChatGPT de un archivo subido lo contamos en la guía sobre subir documentos a ChatGPT.

Si lo que salió fue un documento con datos de muchos clientes, puede tratarse de una filtración, y conviene seguir los pasos de qué hacer ante una filtración de datos personales: saber qué salió, a quién y cómo avisar.

Lo que hace la herramienta con tu documento

No guardamos tu documento, y no necesitás cuenta.

La herramienta sirve para un documento suelto. Si trabajás con Word todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla, conserva el formato del original y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA. Tu texto se tapa en tu computadora; a Nonimo no le llega.