IA para recursos humanos sin exponer datos del personal

En el área de recursos humanos la inteligencia artificial ahorra horas de verdad: ordena decenas de currículums para un llamado, redacta comunicados, arma preguntas de entrevista, resume encuestas de clima y pasa en limpio notas que nadie quiere escribir. El problema es que casi todo lo que pasa por esa área tiene nombre y apellido. Un currículum trae la cédula, la dirección, el celular y a veces la foto. Un recibo de sueldo trae el sueldo, los aportes al BPS y los descuentos. Una certificación médica trae, a veces, un diagnóstico.

Esta guía explica para qué sirve la IA en recursos humanos, qué datos viajan en cada uso, qué dicen la Ley 18.331 y las normas laborales uruguayas que se cruzan con el tema, y cómo usar estas herramientas sin exponer al personal ni a los postulantes. Está pensada para el área de RR. HH. de una pyme, para el estudio contable que liquida los sueldos de sus clientes y para las consultoras de selección.

Para qué sirve la IA en recursos humanos, y qué datos viajan en cada uso

Estos son los usos más comunes de la IA para recursos humanos, y lo que cada uno suele llevar adentro:

Uso	Qué datos viajan si no se tapan
Ordenar o resumir currículums	Nombre, cédula, dirección, celular, correo, edad, foto, estado civil
Redactar un llamado	Casi ninguno, si se escribe en general
Preparar una entrevista	El currículum del postulante y las notas de quien entrevista
Notas de observación, apercibimientos o sanciones	Nombre, cargo, hechos, a veces la dirección
Revisar recibos de sueldo o la planilla de liquidación	Sueldo, aportes al BPS, FONASA, IRPF, descuentos, cuenta de sueldo
Certificaciones médicas	Días de reposo, a veces el diagnóstico, prestador de salud
Encuestas de clima	Comentarios abiertos que a veces identifican a quien escribe
Asistente interno para consultas	Lo que cada trabajador pregunte, que puede ser muy personal

La conclusión de la tabla es simple: la IA aporta mucho en casi todos los usos, pero en casi todos necesita el contenido, no la identidad. Para mejorar la redacción de una nota, la IA necesita los hechos y el tono; el nombre del trabajador no le suma nada.

Herramientas de IA para recursos humanos: antes de elegir una

Hay dos familias de herramientas. Las generales, como ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot, que sirven para redactar, resumir y ordenar. Y las especializadas, como los sistemas de selección con filtros automáticos de currículums o las plataformas de gestión de personal con funciones de IA.

Antes de elegir cualquiera, conviene responder tres preguntas: ¿con qué cuenta se usa, personal o de la empresa?, ¿el proveedor guarda lo que se le escribe y lo usa para entrenar su modelo?, y ¿quién dentro de la empresa puede ver el historial? Lo que hace cada proveedor con tus datos lo contamos en las guías de Copilot y de los demás asistentes.

En las herramientas especializadas, preguntá además dónde se guardan los currículums, por cuánto tiempo y qué pasa con ellos cuando terminás el contrato. Un sistema de selección junta en poco tiempo miles de documentos con datos de personas que nunca trabajaron con vos.

Lo que dicen las normas laborales

La legislación laboral uruguaya no habla de inteligencia artificial, pero tiene reglas que se aplican a cualquier herramienta que use el área.

La primera es la igualdad de trato en la selección. La Ley 16.045, de 1989, prohíbe toda discriminación que viole el principio de igualdad de trato y de oportunidades para ambos sexos en cualquier sector de la actividad laboral (artículo 1), y la extiende expresamente a los llamados para cubrir cargos, a los criterios de selección y al reclutamiento y la contratación, además de la evaluación, los ascensos, la remuneración y el despido (artículo 2). Si una herramienta descarta currículums por el sexo, o por un dato que lo delata, el problema no es de la herramienta: es de la empresa que la usó.

La segunda es el poder de dirección y sus límites. La empresa puede organizar el trabajo, fijar reglas y sancionar su incumplimiento, pero con razonabilidad y con el procedimiento que corresponda. Eso vale para la política de IA del área, para una sanción redactada con ayuda de un chat y para cualquier control que la empresa haga sobre lo que su personal escribe en esas herramientas.

Lo que dice la Ley 18.331 sobre los datos del personal

Los datos de trabajadores y postulantes son datos personales como cualquier otro, y la Ley 18.331 de protección de datos personales se aplica completa. Cuatro puntos pesan especialmente en recursos humanos.

El primero es la base para tratar los datos. La ley exige, como regla, el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, pero no lo pide cuando los datos derivan de una relación contractual o profesional y son necesarios para cumplirla (artículo 9). Es lo que permite a la empresa liquidar sueldos sin pedir permiso cada mes. Mandar esos datos a un tercero ya es otra cosa: el artículo 17 sólo admite comunicar datos con el consentimiento previo del titular, informado de la finalidad y del destinatario, o en los casos que la propia ley enumera. Si a la herramienta de IA no le llegan datos personales, la discusión ni empieza.

El segundo es la lista de datos sensibles. La ley uruguaya incluye entre ellos la información referida a la salud y la afiliación sindical, junto con el origen racial y étnico, las preferencias políticas y las convicciones religiosas o morales (artículo 4), y para tratarlos exige el consentimiento expreso y escrito del titular (artículo 18). En la práctica, eso significa que una certificación médica con diagnóstico y un descuento de cuota sindical en el recibo de sueldo son datos sensibles. Qué más entra en esa categoría, con ejemplos, está en datos sensibles según la Ley 18.331.

El tercero es la seguridad y la reserva. El artículo 10 pide medidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos, y el artículo 11 obliga a quienes acceden a ellos a guardar reserva, también después de terminada su relación con la empresa. En un área de recursos humanos eso alcanza a la analista, al pasante, al estudio contable que liquida los sueldos y al corredor de seguros que gestiona el seguro colectivo del personal.

El cuarto son las decisiones automatizadas. El artículo 16 dice que una persona puede impugnar una decisión que valore su comportamiento, por ejemplo su rendimiento o su fiabilidad, cuando su único fundamento es un tratamiento automatizado de datos, y tiene derecho a conocer los criterios de valoración y el programa usado. Qué más exige la ley a una empresa, incluida la responsabilidad proactiva, está en la guía de la Ley 18.331.

IA para seleccionar personal: currículums y llamados

El currículum es el documento con más datos personales que maneja el área en un proceso de selección. A veces llega con copia de la cédula, constancias de estudios, certificados de trabajos anteriores y una foto. En los llamados públicos, como los de una intendencia, el expediente de cada postulante es todavía más grueso.

Para ordenar candidatos con IA, la forma más segura es trabajar con un resumen de cada currículum con los datos tapados: experiencia, estudios, habilidades, sin nombre, sin cédula, sin dirección ni foto. Sacar la foto, la edad y el estado civil del texto no es sólo cuestión de privacidad: también reduce el riesgo de que la herramienta, o quien la usa, tome en cuenta datos que no tienen nada que ver con el puesto, que es justo lo que la Ley 16.045 prohíbe hacer con el sexo. Si el puesto es de chofer, qué pedir de la libreta en cada etapa está en cómo tapar los datos de la libreta de conducir.

Tres cuidados más:

• La IA propone, una persona decide. El ranking que arma una herramienta es un borrador. La decisión de quién pasa a entrevista la toma alguien con nombre y cargo. Además de ser lo sensato, es lo que deja la decisión fuera del artículo 16 de la Ley 18.331.
• Revisá los criterios. Si le pedís a la IA «el mejor perfil», va a usar los criterios que encuentre en el texto, incluidos los que no deberían pesar. Decile qué evaluar: experiencia en el puesto, estudios exigidos, conocimientos concretos.
• Guardá lo que hiciste. Si un postulante pregunta por qué no quedó, vas a querer poder explicar los criterios.

Si la lista de postulantes está en una planilla de Excel, la guía para anonimizar datos en Excel explica cómo tapar las columnas antes de usar la IA.

Entrevistas: lo que la persona te contó

En una entrevista la gente cuenta cosas: que está esperando un hijo, que cuida a un familiar enfermo, que se fue de su trabajo anterior por un conflicto. Las notas de la entrevista tienen ese tipo de información, y muchas veces se pasan a un chat para «ordenarlas».

Acá la regla es más estricta que con el currículum: lo que la persona te contó en confianza no se pega en una herramienta externa, ni siquiera con el nombre tapado. Ordená las notas a mano o escribí vos el resumen, y usá la IA sólo para la parte general: las preguntas, la estructura del informe, la redacción final sin datos personales.

Evaluaciones, sanciones y despidos

Las notas más difíciles del área son también las que más se benefician de una buena redacción: una observación por llegadas tarde, un apercibimiento, una comunicación de suspensión. La IA ayuda a que el tono sea respetuoso y los hechos queden claros. Y como son notas que pueden terminar en un reclamo, conviene que estén bien escritas.

Así queda una nota de observación con los datos tapados

Para esto hicimos Nonimo, una app para Windows y Mac que trabaja en tu computadora. Antes de pegar, cambia por etiquetas los datos personales, como nombres, correos, celulares y teléfonos con el +598, direcciones o el número de pasaporte, y te los marca en pantalla para que los revises. Este es el pedido que alguien del área quiere hacer:

Trabajador: Rubén de León Pereyra
Dirección: Calle Inexistente 0, Montevideo
Correo: cliente@example.com

Redactá una nota de observación por tres llegadas tarde en setiembre, con tono respetuoso y citando el reglamento interno.

Y esto es lo que le llega al chat después de presionar la tecla, tal como sale de Nonimo:

Trabajador: [PERSONA_1]
Dirección: [DIRECCION_1]
Correo: [CORREO_1]

Redactá una nota de observación por tres llegadas tarde en setiembre, con tono respetuoso y citando el reglamento interno.

Datos de ejemplo: el nombre es inventado, la calle no existe y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Cuando copiás la respuesta y presionás la misma tecla, el nombre y la dirección vuelven a su lugar. Tu texto se tapa en tu computadora; a Nonimo no le llega.

Lo que la IA no debería hacer con una sanción

La IA puede redactar la nota. No debería decidir la sanción, ni evaluar si la falta es grave, ni elegir a quién se despide. Si el caso puede terminar en un despido por notoria mala conducta, hay exigencias de forma y de prueba que una nota mal hecha puede arruinar. Antes de comunicar una sanción o un despido, que lo revise quien asesora a la empresa en lo laboral. Si es un abogado externo que trabaja con IA, puede contarte cómo lo hace con una cláusula de IA en su contrato de servicios profesionales.

Certificaciones médicas: el dato más delicado

Las certificaciones médicas y los certificados de reposo pueden traer datos de salud, que la Ley 18.331 trata como sensibles, los mismos que cuida en su historia clínica la mutualista que los emitió. Un diagnóstico, aun sin nombre, puede alcanzar para reconocer a alguien en una empresa chica: si en el área de ventas hay una sola persona certificada esa semana, todos saben de quién se habla.

La regla del área debería ser clara: los datos de salud no se pegan en una herramienta de IA, ni con el nombre tapado. Si necesitás ayuda para redactar una comunicación sobre una ausencia, escribila en general («una persona del área está certificada por diez días») y completá vos el resto.

Recibos de sueldo y datos del trabajador

El recibo de sueldo reúne en una hoja el nombre, la cédula, el cargo, la fecha de ingreso, el sueldo nominal, los aportes al BPS, el FONASA, el IRPF, los demás descuentos y, a veces, la cuenta donde se deposita. Es exactamente el tipo de documento que no conviene pegar entero en un chat.

¿Para qué se usa la IA con los recibos? Para revisar las fórmulas de una planilla de liquidación, para explicarle un concepto a un trabajador que no entiende un descuento, para preparar el resumen de los sueldos de un mes. En los tres casos se puede trabajar con los datos tapados o con un ejemplo inventado. Para revisar una fórmula no hace falta el sueldo real de nadie.

Si liquidás los sueldos de varias empresas, como hace un estudio contable, el riesgo se multiplica: un error expone al personal de varias empresas a la vez. Hay una página para estudios contables con lo que conviene revisar.

Encuestas de clima y comentarios abiertos

Las encuestas de clima laboral suelen ser anónimas, pero los comentarios abiertos no siempre lo son. «Mi jefe del turno de la tarde en el depósito de Colonia me grita» identifica a dos personas sin nombrar a ninguna. Antes de pasarle los comentarios a la IA para que los agrupe por tema, leelos y cambiá los detalles que identifican: área, turno, local, cargo cuando es único.

Y una advertencia: si prometiste que la encuesta era anónima, pegar los comentarios en una herramienta externa con datos que permiten reconocer a alguien rompe esa promesa, aunque nadie más lo vea.

Asistentes para el personal: el chat interno de recursos humanos

Algunas empresas arman un asistente interno para responder consultas frecuentes: licencia, aguinaldo, salario vacacional, horarios, permisos. Es útil, y el riesgo está en lo que el personal le escribe. Alguien pregunta por la licencia para cuidar a un familiar y cuenta el diagnóstico; otro pregunta qué pasa si lo despiden y cuenta su conflicto con el jefe.

Si tu empresa arma un asistente así, que el trabajador sepa quién puede leer sus preguntas, cuánto tiempo se guardan y para qué se usan: es lo que pide el derecho de información del artículo 13 de la Ley 18.331. Y que el asistente responda con información general, derivando los casos personales a una persona del área.

Cuando un trabajador pide sus datos

La Ley 18.331 le da a cada persona el derecho de acceso a la información que sobre ella consta en una base de datos, pública o privada (artículo 14). Vale para el personal y para los postulantes: cualquiera puede pedirle a la empresa qué datos tiene sobre él. El acceso es gratuito una vez cada seis meses, salvo un interés legítimo nuevo, y la empresa tiene cinco días hábiles para responder. Si no responde o lo niega sin una razón válida, la persona puede iniciar la acción de habeas data.

¿Qué tiene que ver con la IA? Que esa respuesta es mucho más difícil de dar si los datos del personal estuvieron dando vueltas por cuentas personales de ChatGPT, por chats compartidos o por una plataforma de selección que nadie revisó. La empresa tiene que poder decir qué datos tiene y dónde están.

Con los datos tapados antes de pegar, la respuesta es simple: lo que llegó a la herramienta no permite identificar a nadie, y los datos reales siguen en los sistemas de la empresa. Es un motivo más, y bastante práctico, para que el área trabaje siempre así.

Egresos y liquidación final

Cuando termina una relación laboral, el área prepara la liquidación final, la constancia de trabajo y, a veces, la comunicación del egreso. Son documentos con datos económicos y personales, y además llegan en un momento delicado de la relación. Usá la IA para revisar la redacción y para explicar conceptos, no para pegar la liquidación completa de la persona.

Qué contarle al equipo: una capacitación de veinte minutos

No hace falta un curso largo. En veinte minutos, con ejemplos reales del área y los datos tapados, se puede explicar todo:

1. Qué herramientas se pueden usar y con qué cuenta.
2. Qué datos no se pegan nunca: salud, notas de entrevistas, recibos completos, copias de cédula.
3. Cómo tapar el resto antes de pegar, con una demostración en vivo.
4. Que la IA propone y una persona decide: ninguna contratación, sanción o despido sale de un chat.
5. A quién avisar si algo sale mal, ese mismo día. Si se trata de una vulneración de seguridad con datos personales, el Decreto 64/020 pide comunicarla a la URCDP dentro de las 72 horas, y los pasos están en filtración de datos personales: qué hacer.

Guardá una hoja con la fecha y quiénes participaron. Es la prueba de que la empresa capacitó a su gente, algo que te pueden preguntar un cliente grande o la aseguradora, por ejemplo al renovar el seguro de ciberseguridad.

Cómo hacerlo en la práctica con Nonimo

Nonimo está pensado para que tapar los datos no dependa de la memoria de cada persona del área. Seleccionás el texto, presionás una tecla y pegás en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot: los nombres, los correos, los celulares y las direcciones ya van como etiquetas. Cuando copiás la respuesta y presionás la misma tecla, los datos vuelven a su lugar. Lo ves todo: cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic.

Un número de cuenta de sueldo o un diagnóstico escrito en medio de un párrafo lo revisás vos: se tapa a mano o no se pega. Por eso la regla de los datos de salud va aparte, igual que la tienen los médicos y consultorios que usan IA.

Si en tu empresa hay muchas computadoras, el área de informática puede instalar la extensión de navegador por política, para que funcione igual en todos los equipos. Y si querés tapar archivos completos, como una planilla de postulantes, las herramientas en línea tapan los datos y te devuelven el documento.

Una política para el área, por escrito

Todo lo de esta guía entra en una página: herramientas autorizadas, datos que no se pegan, cómo tapar el resto, quién revisa, a quién avisar. Hay un modelo para copiar en política de uso de IA en empresas, con un apartado sobre cómo sumarla al reglamento interno.

Lo que la IA no debería hacer en recursos humanos

• Decidir a quién se contrata, a quién se sanciona o a quién se despide.
• Leer datos de salud, notas de entrevistas o comentarios de encuestas que identifican a alguien.
• Evaluar el desempeño de una persona sin que nadie revise el resultado.
• Guardar currículums y recibos de sueldo en la cuenta personal de alguien del área.

La IA es una gran asistente para el área. Pero las decisiones sobre personas las toma una persona, y los datos del personal se quedan en la empresa. Lo básico sobre cómo cuidamos la información está en nuestra página de seguridad.

Lo de arriba resume normas uruguayas y no reemplaza la opinión de un abogado laboralista sobre un caso concreto.